«MARCHE DE COMMUNICATION DU SALON ACTIV AGE» CAHIER DES CHARGES

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1 Marché de service passé selon la procédure adaptée (Article 28 du code des marchés publics) avec faculté de négociations «MARCHE DE COMMUNICATION DU SALON ACTIV AGE» CAHIER DES CHARGES DÉNOMINATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR : Chambre de Commerce et d'industrie des Ardennes 19 boulevard Fabert SEDAN ADRESSE POSTALE : Chambre de Commerce et d'industrie des Ardennes 18 A Avenue Georges CORNEAU - BP CHARLEVILLE-MEZIERES Tél : SERVICE ACHETEUR : Pôle Services 18 A Avenue Georges CORNEAU - BP CHARLEVILLE-MEZIERES Tél : DATES ET LIEU D EXÉCUTION DU SALON : Dates : vendredi 16 après-midi, samedi 17 et dimanche 18 octobre 2015 Lieu : 75 Forest Avenue CHARLEVILLE-MEZIERES DATE ET HEURE LIMITE DE RÉCEPTION DES OFFRES : Le lundi 11 mai 2015 à 16 heures. - 1/8 -

2 CONTEXTE : Dans le cadre de ses actions menées en faveur des structures de la Silver économie, la Chambre de Commerce et d Industrie des Ardennes, organise lors de la «semaine bleue» les 16 après-midi, 17 et 18 octobre 2015 la deuxième édition du Salon ACTIV AGE, le salon des seniors ardennais. Il doit permettre aux entreprises ardennaises dont l activité est liée aux seniors de rencontrer leur cible, se faire connaître, prendre des contacts, promouvoir leur activité et faire du business. Cet évènement sera également l occasion pour les plus de 50 ans de rencontrer des organismes publics et des associations caritatives. Ce salon doit permettre aux visiteurs de connaître les biens et services dédiés aux seniors. OBJET : La communication a pour but de : Promouvoir la deuxième édition de ce salon auprès du grand public mais aussi des exposants et des partenaires Annoncer les animations prévues au grand public ainsi que les conférences d informations en matière de prévoyance, d aides financières et de retraite et de médicosocial LES EXPOSANTS ENVISAGES : Les structures du secteur de la Silver économie, les associations caritatives, proposant des biens et/ou des services en faveur des personnes de plus de 50 ans. Les secteurs d activité représentés : Aménagement de l habitat et produits d aides à l autonomie Logement et hébergement Loisirs, culture Prévoyance, assurance Santé Services à la personne Sport, confort et bien être Technologies Transports et déplacements Voyage et vacances LES VISITEURS ATTENDUS : Cet évènement s adresse au grand public et en particulier aux personnes de plus de 50 ans, les seniors encore actifs mais aussi les plus âgés. Cette manifestation pourra également s adresser aux aidants pour les personnes les plus âgées. - 2/8 -

3 PRESTATIONS DE COMMUNICATION : Le prestataire aura pour mission de : Informer et médiatiser le salon Activ Age auprès du grand public Permettre une accroche immédiate et toucher le plus grand nombre d exposants et de visiteurs au sein du département des Ardennes Proposer un message incitatif pour faire venir les visiteurs de tout le département Valoriser les actions menées pendant le salon (conférences, animations ) Faire monter en puissance la communication au fur et à mesure de l approche de l évènement Conforter l installation pérenne de la manifestation à la salle «75 Forest Avenue» située Avenue Forest en précisant sa situation afin de le rendre facilement et immédiatement identifiable notamment en l associant à un point de repère connu des visiteurs attendus (par exemple à en face des établissements Deville à Charleville-Mézières) Les moyens utilisés pour la communication : L accent devra être donné sur la diffusion de flyers, affichettes, mailings. Les réseaux sociaux pourront être utilisés Les messages auront pour cible également toutes les communautés d agglomération et communautés de communes du département Le nom ACTIV AGE propriété de la CCI ARDENNES devra être utilisé ainsi que le logo qui s y rattache. Les messages véhiculés dans le cadre de la communication du salon devront : Permettre au grand public de retenir les dates de l évènement, rendre incontournable cette seconde édition du salon Activ Age, inciter tant les tempes grises que les tempes blanches. Dans le cadre de sa mission le prestataire devra fournir un plan communication contenant : La définition du plan média Une évolution du 1 er visuel ACTIV AGE Des messages et slogans La réalisation d un dossier d inscription pour les exposants Des documents illustratifs d accompagnement sur tous les supports retenus Un planning PROPRIETE : Il est précisé que tous les documents créés pour l évènement, dans le cadre du présent marché public, resteront l entière et exclusive propriété de la CCI ARDENNES qui pourra les exploiter librement, que ces documents soient les créations accroches, slogans, visuels, documents médias ou les sources. Ces droits cédés à la CCI ARDENNES comprennent l ensemble des droits patrimoniaux de reproduction et de représentation notamment d adaptation, d arrangement, de correction, de traduction, d incorporations afférentes aux résultats. L entreprise retenue devra fournir les fichiers sources. - 3/8 -

4 BUDGET DE LA PRESTATION : Le budget de la communication est estimé à TTC (achat des médias compris). Le recours aux prestations supplémentaires éventuelles est autorisé dans la limite de TTC. DOCUMENTS DE LA PROCEDURE ADAPTEE : LE DOSSIER DE CONSULTATION COMPREND LES DOCUMENTS SUIVANTS : Un cahier des charges Une lettre de candidature «DC1» Une déclaration du candidat «NOTI2» MISE A DISPOSITION DU DCE PAR VOIE ELECTRONIQUE : Conformément à l article 56 du CMP, les dossiers de consultation sont téléchargeables et pourront être remis sous format électronique, comme décrit dans l annexe du présent règlement de consultation. DELAI GLOBAL DE PAIEMENT : Les règlements de ce marché se feront par virement bancaire 30 jours à compter de la date de réception de la facture, conformément au Décret n du 28 avril 2008 modifiant le décret n du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai maximum de paiement dans les marchés publics. DELAI DE VALIDITE DES OFFRES : Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la réception des offres. MODALITES DE REMISE DES OFFRES : Le choix du mode de transmission initial est irréversible : l utilisation d un mode différencié entre la candidature et l offre n est pas autorisée. EN CAS DE DEPOT A L ACCUEIL DE LA CCI DES ARDENNES : il se fait contre récépissé Horaires de réception des plis : du lundi au vendredi : de 8h30 à 12h00 et de 13h45 à 17h30-4/8 -

5 EN CAS D'ENVOI POSTAL les plis doivent être adressés de la manière suivante : Les plis doivent être transmis par la poste en recommandé avec accusé de réception ou par tout autre moyen permettant de prouver la date certaine de réception. Les plis fermés doivent comporter les mentions obligatoires (sans ces mentions : le pli ne sera pas ouvert) : NE PAS OUVRIR MAPA «MARCHE DE COMMUNICATION DU SALON ACTIV AGE» A L ADRESSE SUIVANTE : Chambre de Commerce et d Industrie des Ardennes Direction administrative et moyens généraux 18 avenue Georges Corneau BP CHARLEVILLE-MEZIERES Date limite de réception des offres : le lundi 11 mai à 16 heures Très important : l attention des candidats est attirée sur le fait que les plis, non parvenus à ces date et heure, ne seront pas pris en compte. Il leur appartient donc de tenir compte des délais d acheminement du courrier. EN CAS DE DEPOT SUR LA PLATEFORME DE DEMATERIALISATION DES ACHATS DE L ETAT : Conformément à l'article 56 II 2 du Code des marchés publics, les candidats peuvent présenter leur offre sous forme dématérialisée sur la plateforme de dématérialisation de la CCI ARDENNES (cf. modalités en annexe du présent règlement de la consultation) avant le 11 mai h 00 dernier délai. Les fichiers doivent impérativement être compressés (format.zip) avant toute transmission sous peine de ne pas être pris en charge par la plateforme. Les modalités techniques de remise des offres dématérialisées sont indiquées dans l annexe 1 jointe au présent document. Il est rappelé aux candidats qu en vertu de l article 56 I, l ensemble des échanges entre l administration et les candidats tout au long de la procédure se fera également par voie dématérialisée. Copie de sauvegarde : Conformément à l arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des marchés publics, les candidats peuvent transmettre, parallèlement à l envoi électronique de leurs plis, une copie de sauvegarde sur support électronique (CD, DVD, ) ou bien sur support papier. - 5/8 -

6 La copie de sauvegarde doit parvenir à l administration dans les délais impartis pour la remise des candidatures et des offres. Seul sera pris en compte l horodatage d arrivée des plis. Les candidats sont seuls responsables du bon acheminement de leur réponse à la personne publique. Il leur appartient donc de procéder à l envoi par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l heure de leur réception, mais aussi de tenir compte des horaires d ouverture et délais d acheminement le cas échéant par rapport à la date et l heure limites de remise des offres. La copie de sauvegarde doit être placée dans un pli scellé comportant lisiblement la mention suivante : NE PAS OUVRIR MAPA «MARCHE DE COMMUNICATION DU SALON ACTIV AGE COPIE DE SAUVEGARDE - NOM DU CANDIDAT A L ADRESSE SUIVANTE : Chambre de Commerce et d Industrie des Ardennes Direction Administrative et Moyens généraux 18 avenue Georges Corneau BP CHARLEVILLE-MEZIERES Les plis peuvent être expédiés par tout type d envoi permettant de déterminer de façon certaine la date et l heure de leur réception (notamment envoi en recommandé avec accusé de réception) ou remis contre récépissé à l adresse cidessus. La copie de sauvegarde sera ouverte par l administration : - lorsqu'un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique, - lorsqu'une candidature ou une offre transmise par voie électronique n'est pas parvenue dans les délais ou n'a pu être ouverte, sous réserve que la copie de sauvegarde soit parvenue dans les délais. Si le pli contenant la copie de sauvegarde n est pas ouvert, il sera détruit par l administration PIECES A FOURNIR A L APPUI DE L OFFRE PAR LE CANDIDAT : Une attestation selon laquelle ils sont en règle avec les obligations fiscales et sociales exigées par le code des marchés publics ou le formulaire NOTI2 (ex DC7) et qu ils ne font pas l objet d une liquidation judiciaire La déclaration de candidature (ou formulaire DC1) Une présentation de l entreprise Une note méthodologique de la mission envisagée et des supports proposés avec un calendrier d exécution (rétro planning) Les maquettes de l ensemble des visuels proposés Un devis détaillé et chiffré - 6/8 -

7 Les éventuelles prestations supplémentaires devront faire l objet d un devis séparé Le cahier des charges signé et daté par lui Une liste de références des 3 dernières années CRITÈRES D ATTRIBUTION DES OFFRES : A. Pour l attribution des offres, il sera tenu compte de l offre économiquement la plus avantageuse selon les critères pondérés suivants : 1 Prix 20 % 2 Valeur technique de l offre 40 % 3 Propositions visuelles 40 % La valeur technique de l offre sera analysée sur : Les références et les expériences dans le domaine Les moyens techniques proposés La composition de l équipe La qualité du calendrier d exécution Le détail du plan de communication Les propositions visuelles seront analysées sur : La cohérence de la cible Le côté accrocheur des messages définis Les aspects innovants du plan de communication proposé B. Après étude des offres, le pouvoir adjudicateur pourra engager librement les négociations qui lui paraissent utiles avec les candidats de son choix ayant présenté une offre (art 28 du Code des Marchés Publics). Il se réserve le droit de donner suite ou non aux prestations optionnelles. Des marchés complémentaires seront possibles (art 35 du Code des Marchés Publics). C. La Chambre de Commerce et d Industrie des Ardennes se réserve le droit : De ne pas donner suite à la consultation sans avoir à justifier de sa décision D apporter au plus tard 10 jours avant la date limite fixée pour la remise des offres, des modifications de détails au dossier de consultation SOUS TRAITANCE : En cas de sous-traitance, le titulaire se conformera aux exigences de la loi n du 31 décembre 1975 modifiée et aux dispositions des articles 112 à 117 du code des Marchés Publics relatives à la sous-traitance. La sous-traitance de la conduite des prestations n est pas autorisée. Conformément à l article 112 du code des Marchés Publics, le titulaire ne peut sous-traiter l exécution des prestations qu à condition d avoir obtenu de la CCI des Ardennes l acceptation de chaque sous-traitant et l agrément de ses conditions de paiement. - 7/8 -

8 Conformément à l article 113 du code des Marchés Publics, en cas de sous-traitance, le titulaire reste seul responsable de l exécution de toutes les obligations résultant du présent marché. A ce titre, les défaillances de ces sous-traitants relevant du non-respect de leurs engagements ou de la cessation d activité sont traitées comme des défaillances du titulaire. Conformément à l article 114 du code des Marchés Publics, pour chaque sous-traitant présenté postérieurement à la notification du marché, le titulaire doit adresser à la CCI des Ardennes, en envoi recommandé avec avis de réception postal ou contre récépissé, un dossier de demande comprenant : Une déclaration spéciale visée mentionnant la nature des prestations dont la soustraitance est prévue ; le nom, ou la dénomination sociale et l adresse du soustraitant proposé ; le montant prévisionnel des sommes à payer directement au sous-traitant ; les conditions de paiement prévus par le projet de contrat de soustraitance ; les capacités professionnelles et financières du sous-traitant ; Une déclaration du sous-traitant indiquant qu il ne tombe pas sous le coup des interdictions d accéder aux marchés publics ; Les documents permettant d établir qu aucune cession ou nantissement de créance ne fait obstacle au paiement direct du sous-traitant. L acceptation du sous-traitant et l agrément de ses conditions de paiement sont constatés par un acte spécial signé par le titulaire et la CCI des Ardennes. Conformément à l article 115 du code des Marchés Publics, lorsque le montant du contrat de sous-traitance est supérieur ou égal à 600 TTC, le sous-traitant qui a été accepté et dont les conditions de paiement ont été agréées par la CCI des Ardennes est payé directement pour la partie du marché dont il assure l exécution. VOIES DE RECOURS : La juridiction compétente est : Tribunal administratif de CHALONS EN CHAMPAGNE 25 rue du Lycée Châlons en Champagne Tel : Fax : /8 -

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