Cahier des charges pour la création du site internet Pays Sologne Val Sud

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1 Cahier des charges pour la création du site internet Pays Sologne Val Sud Septembre 2011 Domaine du Ciran Ménestreau-en-Villette Tél: Fax : ; site Leader: Cahier des charges du site internet /11

2 SOMMAIRE 1. Présentation du maître d ouvrage Les objectifs du nouveau site et le public ciblé... 4 a. Les principes directeurs pour l élaboration du site... 4 b. Le public ciblé Modalités fonctionnelles et techniques :... 6 a. La déclinaison graphique... 6 b. Les conditions de navigation et de repérage dans le site... 6 c. Nom du domaine... 6 d. Référencement du site... 6 e. Hébergement du site... 7 f. Le contenu... 8 g. Le prestataire devra proposer des améliorations et des nouveautés Les attentes du Syndicat de Pays par rapport au prestataire et son offre : a. Missions dévolues au prestataire b. Références et compétences c. Eléments et documents à fournir d. Date limite de réception des offres : Cahier des charges du site internet /11

3 1. Présentation du maître d ouvrage Le périmètre du Pays s étend sur 29 communes des cantons de Cléry St André, la Ferté St Aubin, Sully sur Loire et Jargeau (hormis les communes de Jargeau et Darvoy) soit habitants. Le Pays est organisé en Syndicat Mixte auquel adhèrent les 29 communes du territoire et 3 communautés de communes : la Communauté de Communes du Val d Ardoux, la Communauté de Communes de la Ferté Saint Aubin et la Communauté de Communes Val Sol. Le Pays Sologne Val Sud se définit comme un «territoire de projet» au sens de la Loi d Orientation pour l Aménagement et le Développement Durable du Territoire du 25 juin 1999, dite Loi Voynet. Le Syndicat a pour objet de fédérer les acteurs locaux autour d un projet commun de développement et d aménagement global et durable du territoire. Il constitue un niveau privilégié de partenariat et de concertation entre l ensemble des acteurs locaux publics et privés qui œuvrent au développement du territoire. Il exerce des activités d études, d animation, de coordination et de gestion. A cet effet : Il suscite, organise et coordonne les réflexions relatives au développement et à l aménagement du territoire, s appuyant sur la «Charte de développement du territoire» qui détermine les enjeux de développement du Pays et entérine les orientations stratégiques de développement à moyen terme. Il a notamment pour rôle de conclure des contrats particuliers portant sur les principales politiques qui concourent au développement durable du Pays, dont la mise en œuvre de programmes d aménagement et de développement des communes et groupements de communes concernées en application des procédures nationales, régionales, départementales et européennes. Le Syndicat a en charge l élaboration, la mise en œuvre, la révision, le bilan et l évaluation du Contrat Régional de Pays. Ce Contrat représente la traduction opérationnelle d un certain nombre d objectifs inscrits dans la Charte de développement. La maîtrise d ouvrage des différents projets inscrits relève des communes, des groupements de communes, des associations et personnes privées du territoire selon les modalités d exécution établie pour chaque action et conformément au règlement d application des Contrats de Pays du Conseil Régional. Le Syndicat mixte n a pas vocation à être Maître d Ouvrage d opérations d aménagement ou d équipements. Dans le cadre du Contrat de Pays, le Syndicat est gestionnaire de fonds délégué par le Conseil Régional, selon une convention particulière d application. Il gère les fonds versés et répartit des subventions aux bénéficiaires pour les investissements prévus dans la dite convention et contrôle leur emploi. Il exerce des activités d étude de toutes les actions utiles au développement et à l aménagement des communes et groupements de communes concernées : logement, activités économiques (artisanat et commerce), environnement (biodiversité), mobilité, énergie, service à la population, urbanisme, cadre de vie, agriculture, forêt, culture, sport, tourisme (Pays à vélo), patrimoine. Le Syndicat Mixte a notamment pour objet la gestion et le suivi de l Opération Collective de Modernisation de l artisanat, du commerce et des services (O.C.M.A.CS). Il sera gestionnaire et transitaire des fonds publics destinés aux artisans et commerçants qui effectueront les opérations en investissements prévus au titre de la dite OCMACS. Cahier des charges du site internet /11

4 2. Les objectifs du nouveau site et le public ciblé Créer en 2003, le site internet et le site extranet du Pays Sologne Val Sud (www.pays-sologne-valsud.fr) doivent être aujourd hui renouvelés afin de les rendre plus modernes et de les adapter aux nouvelles technologies. Le Pays souhaite poursuivre sa communication par le biais de son site internet. Après 8 ans d existence, différents du site points sont à améliorer : Il devra poursuivre les objectifs fixés en 2003, soit : Faciliter et renforcer l information et la communication entre la population et le Pays Sologne Val Sud, entre le Pays et les communes qui le composent et les communes entre elles, Permettre l accès du plus grand nombre aux nouvelles technologies de l information et de communication. Réflexions pour l organisation de manifestations de sensibilisation, de formation pour le «grand public», Assurer la promotion du territoire vers l extérieur, Faciliter la diffusion de l information et développer la communication interne (par le site extranet) au Pays (avec les habitants et l ensemble des acteurs) et également avec l extérieur, Diffuser une information plus dense et de façon continue, Faciliter la mise en réseau, stimuler les synergie entre les acteurs, Offrir une vitrine du territoire : faire la promotion du territoire, mieux faire connaître les spécificités, les ressources, les atouts du territoire, Proposer une communication attractive et interactive a. Les principes directeurs pour l élaboration du site Le site se veut donc être un outil fonctionnel au service d une meilleure communication par et pour le Pays. Le site du Pays n aura pas vocation à présenter exhaustivement chaque contexte communal et les projets ou actions strictement communales. Le site du Pays ne doit pas être conçu comme un «catalogue» des actions menées par l ensemble des acteurs locaux. Cependant il favorisera les renvois vers les personnes ressources, les bons interlocuteurs selon les thématiques abordées, à travers des liens vers les sites et la diffusion de coordonnées. Ainsi, en aucun cas, il ne se substituera à la structure compétente pour diffuser une information (en matière touristique, sportive, culturelle, sociale) mais pourra ponctuellement la relayer. En 2003 très peu de communes avaient un site internet. Aujourd hui en 2011 : 20 communes sur 29 et 2 communautés de communes sur 3 possèdent un site internet. Le Pays doit donc revoir les informations diffusées sur son site et simplifier la rubrique sur les communes. Il sera toutefois nécessaire de maintenir un module cartographique interactif.. Cahier des charges du site internet /11

5 Ainsi, le site devra permettre de délivrer des informations sur le «Syndicat Mixte» (organisation, fonctionnement, missions, ), les particularités du territoire (état des lieux du territoire dans les domaines démographique, économique, environnementale, ), les orientations stratégiques du territoire, le contenu du Contrat de Pays, les différents dispositifs d aide existants, les échanges d expériences et d informations, les questionnements divers par le biais d un forum de discussion (mettre en place un filtre pour éviter les «spams» et donner de l attractivité à cette rubrique) la mise à disposition de compte-rendus de réunion, de dossiers, de textes de lois par un archivage l obtention de coordonnées des communes du Pays, de partenaires à travers un annuaire «dynamique» de suivre l actualité du Syndicat : réunions à venir, échéances diverses, état d avancement de projets ou de réflexions, (site extranet) d obtenir des informations sur les dispositifs en cours (ex : Contrat de Pays, OCMACS) permettre d accéder à des modules thématiques (Loire à vélo, inondation, bois énergie, prospectives des territoires ruraux, etc) Le Pays souhaite à travers ce site rendre sa démarche transparente auprès de l ensemble des acteurs du territoire et laisser la possibilité à chacun de s exprimer, ouvrir le débat et faciliter ainsi la démarche participative des citoyens et des partenaires. Après 8 ans d existence le site internet actuel du Pays n a pas répondu dans sa totalité à cette démarche, le forum ainsi que le site extranet n ont pas eu le succès escompté. Facteurs d attractivité du site, un langage adapté, un graphisme attrayant et une navigation simple seront impérativement explicités par le prestataires. b. Le public ciblé La population, les élus du territoire, les agents des communes et des groupements de communes, les membres du Conseil de développement, les partenaires du Syndicat (Conseil Régional, Conseil Général, Chambres Consulaires, les services déconcentrés de l Etat...), les porteurs de projets privés (agriculteurs, artisans, commerçants, ). Il faudra également prendre en compte les normes que la loi sur le handicap de 2005 impose au site Internet public d être accessible aux personnes handicapées et d adopter pour cela la norme W3C. Cahier des charges du site internet /11

6 3. Modalités fonctionnelles et techniques : Le Pays y accordera une attention particulière, condition d attractivité du site et de fidélisation des utilisateurs. a. La déclinaison graphique Il sera attendu du cabinet une véritable capacité de création graphique. A travers le logo et les supports de communication dont le pays disposent et en particulier le bulletin d information distribué aux habitants, ces éléments graphiques et devront être repris dans les aspects graphiques du site (couleurs, ambiances, symboles, ). Aux membres de la commission : le travail du prestataire en terme de graphisme sera très important, il faudra que notre site internet soit réellement modifié. Le Pays souhaite conserver une partie des rubriques existantes (réalisé en 2003) et souhaite que le prestataire axe son travail sur la forme du site plutôt que sur le fond. b. Les conditions de navigation et de repérage dans le site Certains éléments de repérage dans le site et d animation du site s avèrent intéressants d intégrer : la taille des pages en adéquation avec la taille des écrans des utilisateurs, une navigation simple et rapide évitant les trop nombreux clics avant d atteindre une page, des animations visuelles et sonores, proposer des techniques pour faciliter le repérage dans le site, Important : le Pays souhaite intégrer des vidéos (vidéo, diaporama, logiciel de lecture...), des diaporamas de photos, etc afin de le rendre plus attractif et interactif : Il faudra être vigilent sur l intégration des coûts de ce type de prestations dès le début et ne pas accumuler les devis supplémentaires une fois le prestataire choisi. Les membres de la commission sont invités à réfléchir sur les différentes nouveautés qui pourraient être intégrés au site : c. Nom du domaine Le Pays Sologne Val Sud possède déjà un nom de domaine, le prestataire devra en tenir compte et nous indiquer si il y a des modifications à réaliser. d. Référencement du site Les contraintes de référencement doivent être prises en compte par le prestataire dès la phase de conception initiale du site. Le prestataire identifiera avec la collectivité, les termes qui devront être référencés. Un contrôle de référencement du site sera effectué par le prestataire 3 mois après la mise en ligne du site et donnera lieu à un compte-rendu détaillé. La commission devra indiquer ses attentes en termes de référencement. Cahier des charges du site internet /11

7 e. Hébergement du site Le prestataire devra fournir un détail de l infrastructure d hébergement. Cet aspect hébergement pourra être sous traité par le prestataire retenu. Le problème d hébergement survenu en juin 2011 remet en question la pérennité de l hébergement de notre site internet. Le prestataire devra tenir compte de ce problème et nous indiqués les solutions ou idées envisagés. Le candidat précisera : - l ensemble des coûts afférents (initialisation et abonnement) - les coordonnées de son hébergeur - les engagements de continuité de services contractuels de ce dernier Cahier des charges du site internet /11

8 f. Le contenu Les membres de la commission sont invités à faire part de leurs remarques/ commentaires sur les différentes rubriques existantes. L idée est de supprimer et de créer de nouvelles rubriques afin de renouveler le contenu de notre site internet. Il est évident qu une majorité de rubriques existantes sont toujours d actualité et représente encore très bien le Pays Sologne Val Sud : nous pouvons les laisser ainsi, les renommer... NAVIGATION GAUCHE RUBRIQUE : Grand thèmes abordés Elément/thèmes développés/ affichés sur la page Remarques : > Actualités > Le Pays Les actualités du pays Un territoire de projet Une expérience de développement local Ses communes Son organisation et son fonctionnement Le projet de développement du Pays Le conseil de développement > Pays à vivre Les partenaires Accueil petite enfance Aide aux personnes âgées Habitat > Pays à découvrir Emploi, insertion Les offices du tourisme et organismes relais Sites à découvrir Les marchés > S implanter, se développer > Actions phares > Dispositifs d aide Contrat de Pays > Lettres de pays > Contact > Situation géographique Les activités culturelles et sportives Hébergement et restauration Registre des parcs d'activités du Pays Les activités économiques du Pays Le Pays Sologne Val Sud : un territoire ouvert et accessible Les dispositifs d'aide Les groupements d'entreprises du territoire Les partenaires économiques Présentation des différents projets réalisés dans le cadre du contrat de pays Cahier des charges du site internet /11

9 BARRE DE NAVIGATION DU HAUT RUBRIQUE : Grand Elément/thèmes développés/affichés sur la page thèmes abordés > Forum Espace de dialogue ID en Campagne CONTRAT REGIONAL DE PAYS de 3ème GENERATION BIODIVERSITE Charte de développement actualisée du Pays ORAC LA MOBILITE RISQUE D'INONDATION Agenda 21 > Bibliothèque Contrat Régional de Pays LEADER RAPPORT PSVS ARBO'BOIS Charte architecturale et paysagère En direct de la ferme! SENTIERS DE RANDONNEE DU PAYS Etude sur les services à la population Divers TOURISME > Calendrier Calendrier des manifestations ayant lieu sur le Pays Les agriculteurs et la vente directe Les Pays de la Région Centre GAL > Liens Sites institutionnels et partenaires Restauration Hébergement Tourisme et loisirs Les liens pratiques > Glossaire Définition par ordre alphabétique > Quiz Question générales sur le Pays, le Loiret et la Région Centre Remarques Cahier des charges du site internet /11

10 g. Le prestataire devra proposer des améliorations et des nouveautés Principalement sur les thèmes ci-dessous : Le graphisme Flux RSS Créer un moteur de recherche sur le site Une galerie photo Cartographie interactive Formulaire ou documents à remplir en ligne Langue étrangère La fréquentation du site extranet Faciliter les mises à jour : autonomie des personnes en charge du site internet Faire du site internet /extranet du Pays, un site réellement interactif et facile d accès Ne pas figer les pages avec des photos/images impossible à changer Création d une «lettre de pays électronique» (newsletters) Enfin, il devra reprendre notre site internet actuel et le mettre «aux goûts du jour» Cette liste n est pas fermée, les suggestions sont les bienvenues 4. Les attentes du Syndicat de Pays par rapport au prestataire et son offre : a. Missions dévolues au prestataire Le Syndicat de Pays attend du prestataire qu il le conseille, l appuie et l accompagne dans sa démarche de création de site internet.. b. Références et compétences Le Pays privilégiera les agences de communication dotées de compétences multiples : informaticiens, graphistes, L aspect de concertation au cours de la phase de création du site est également un élément essentiel. Le Pays aura en effet besoin de s entourer d un Comité de pilotage réunissant les élus de la commission communication, les différents utilisateurs du site et les partenaires pourvoyeurs d information. Ainsi, l agence de communication aura en charge l animation du groupe de travail chargé de l élaboration du site. Cahier des charges du site internet /11

11 c. Eléments et documents à fournir Le prestataire devra chiffrer précisément le coût de chacune des missions attendues (en les distinguant) : La conception graphique du site La réalisation/développement du site (dont la mise en place de bases de données) L hébergement du site et la maintenance du site Formation à l utilisation de mise à jour du site pour les services du Syndicat de Pays Le prestataire devra mentionner la méthodologie qu il propose, un calendrier prévisionnel de réalisation du site, tenant compte de la pluralité des utilisateurs et d une nécessaire concertation au cours de la phase de création du site. Les modalités de la concertation doivent être mentionnées également. L offre doit préciser les références du prestataire en matière de réalisation de sites internet, notamment auprès de collectivités locales ou organismes publics. Les différentes compétences et moyens humains dont dispose le prestataire doivent figurer dans l offre. d. Date limite de réception des offres : La date de retour des offres de prestataires est arrêtée??? Toute agence peut contacter le Pays pour obtenir plus d informations dans ce délai. Le démarrage effectif de la mission dévolue au prestataire est prévu début??? Cahier des charges du site internet /11

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