Objet de la consultation : Refonte du site Internet de l'office de Tourisme Loire et Nohain et création des supports de communication Web

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1 CAHIER DES CHARGES Objet de la consultation : Refonte du site Internet de l'office de Tourisme Loire et Nohain et création des supports de communication Web Organisme concerné Maître d'ouvrage : Office de Tourisme de France Loire et Nohain Place JH des Etages B.P COSNE-COURS-SUR-LOIRE CEDEX 1/ Objet de la consultation 2/ Contexte général 3/ Objectifs du projet 4/ Public cible du projet 5/ Contenus du site Internet 6/ Contraintes techniques 7/ Services annexes souhaités : 8/ Formation 9/ Procédure SOMMAIRE 1/ Objet de la consultation Le prestataire sera chargé de concevoir la nouvelle version du site Internet de l'office de Tourisme Loire et Nohain et créer des supports de communication Web (newsletter pro et grand public). Le présent cahier des charges définit le contexte, les objectifs du projet, les publics cibles, les contenus du site, les contraintes techniques et la méthodologie qui sont attendus. 2/ Contexte général L'Office de Tourisme Loire et Nohain existe sous le statut d'etablissement Public Industriel et Commerciale (EPIC) depuis mars 2012 (auparavant structure sous statut associatif). L'Office de Tourisme est en phase de développement avec une prise en charge complète de la compétence tourisme sur le territoire de la Communauté de Communes Loire et Nohain. Il a pour Office de Tourisme Loire et Nohain / 20/03/2014 / P 1

2 missions principales : l'information, l'accueil et la promotion du territoire de la Communauté de Communes Loire et Nohain (9 communes). Ses actions doivent se conformer aux nouvelles exigences de classement des OT (catégorie 2) et de la Démarche Qualité Tourisme. - Présentation sommaire du territoire La Communauté de Communes Loire et Nohain est située en région Bourgogne, dans la Nièvre (à 50 km au nord de Nevers) sur l'axe ligérien à la limite des départements du Cher, du Loiret et de l'yonne. Nombre de structures d'hébergements et de restauration de la destination : Hôtels : 7 Campings : 1 Chambres d'hôtes : 8 Gîtes Meublés touristiques : 22 Restaurants : 23 Une réflexion est en cours sur la pertinence du nom choisi (Office de Tourisme Loire et Nohain anciennement Office de Tourisme de Cosne et sa région). La structure n'a pas encore établi de charte graphique ni définie de logo. - La présence de l'office de Tourisme sur le web L'Office de Tourisme Loire et Nohain dispose actuellement : - d'un site web : Il est à destination du grand public et traduit uniquement en Anglais. Il a été réalisé en 2010 et mis en ligne en Il est mis à jour quotidiennement par les salariés de l'ot (principalement la page agenda). Chiffres 2013 : Nbre de visites : (en 2012 : ) Nbre de visiteurs uniques : (en 2012 : ) La fréquentation du site Internet est en constante augmentation chaque année (+20 %). Nouvelles visites : 73,64 % Durée moyenne de visite : 2:24 Origine des Internautes : 92 % France, 1,55 % Belgique et 1,05 % Royaume Uni Site traduit en Anglais Système d'exploitation : 71 % Windows et 17 % (Android et IOS) * - d'1 page Facebook "Loire et Nohain Tourisme" La stratégie de communication via cette page a été élaborée avec l'adt Nièvre et quelques OT Nivernais pilotes. Mise en ligne en mars 2013, 1039 fans au 20/03/ personnes touchées sur l'année posts mis en ligne - un travail sur la présence sur le web est réalisé avec l'agence de Développement Touristique (Nièvre). L'ADRT met également des outils web à disposition des OT (base de données départementale, carnet de voyage ) 3/ Objectifs du projet Objectif général : Le prestataire sera chargé de concevoir la nouvelle version du site Internet de l'office de Tourisme Loire et Nohain et créer des supports de communication web. Office de Tourisme Loire et Nohain / 20/03/2014 / P 2

3 C'est-à-dire : - création d'une charte graphique web - refonte graphique et technique du site Internet - création d'un site mobile ou mise en responsive design (à définir) - création de newsletters. Objectifs spécifiques : Le site actuel a été mis en place en 2011 et ne répond plus aux attentes et besoins des touristes et de l'office de Tourisme. Sa conception technique obsolète ne permet pas une mise en réseau et des échanges d'informations avec nos partenaires touristiques. Les objectifs de ce nouveau site sont multiples : 1) répondre aux nouvelles exigences liées au classement des OT et à la Démarche Qualité Site Internet trilingue (Français, Anglais, Allemand) avec un nom de domaine dédié à l office de tourisme et mis à jour. Le site devra comporter, à minima, les différentes rubriques : accès, hébergement, restauration, activités loisirs. Intégration des nouvelles technologies 2) Intégrer le web 2.0 (réseaux sociaux) et rendre le site Internet plus interactif (lien pinterest, avis consommateurs..) 3) Etre accessible aux nouveaux moyens de communication : androids, tablettes.. 4) Etre plus simple, plus clair dans la navigation et donner une part importante aux visuels Il faudra prendre en compte les notions suivantes : "Avant le séjour" séduction + préparation "Pendant le séjour" suggestion + assistance pratique "Après le séjour" fidélisation + témoignage +partage d'expérience 5) Permettre une autonomie dans la gestion quotidienne du site en interne 6) Intégrer les nouveaux outils mis à disposition par les différents partenaires (ADRT..) Base de données Départementales (Hébergement, Restauration et agenda) Carnet de voyage Module boutique Pour information : possibilité de voir ces différents modules sur le site de l'adt : 4/ Public cible du projet L'Office de Tourisme Loire et Nohain a accueilli en 2013 : visiteurs et a répondu à demandes au comptoir. Les activités et loisirs pratiqués par les touristes sont avant tout des activités nature (Présence de la Loire), vélo (Loire à Vélo), produits du terroir (AOC pour le vignoble et les crottins), culture (deux musées principaux : Musée de la Loire et des Beaux Arts et Nouveau Musée de la Machine Agricole). Les cibles, objectifs et thématiques définies par l'ot sont notifiés dans le tableau de bord de la matrice de concordance établie pour l'année Office de Tourisme Loire et Nohain / 20/03/2014 / P 3

4 5/ Contenus du site Internet Un travail sur les contenus éditoriaux est en cours. L'arborescence reprendra à minima les thématiques imposées par le label Qualité Tourisme (à savoir : à minima, les différentes rubriques : accès, hébergement, restauration, activités loisirs). Le premier niveau d'arborescence du site actuel (Découvrir / Manger / Dormir / Agenda) devra donc être maintenu. Il faudra cependant prévoir l'intégration : - d'un espace promotionnel (titre, visuel, lien) - d'un espace pro pour nos partenaires permettant dans un premier temps le téléchargement de documents et de photographies, accessible avec un mot de passe unique à tous les prestataires - la possibilité d'ajouter des albums photos, diaporama - de la base de données départementale (un fichier JavaScript, un fichier de style CSS et une base d'images icônes à placer sur les serveurs et à inclure dans les pages du site) - de widget facebook - de l'application carnet de voyage (iframe) - de l'application boutique - d'un espace téléchargement (photographies, documents sous format PDF ) - d'un formulaire de contact Le contenu (photographies et textes en français, anglais et allemand) seront fournies par l'office de Tourisme Loire et Nohain. D'une manière générale, toutes les sources des éléments graphiques devront être cédés libres de droits à l'office de Tourisme Loire et Nohain pour une durée illimitée. Office de Tourisme Loire et Nohain / 20/03/2014 / P 4

5 6/ Contraintes techniques Mise en forme du site - Adaptation tablette souhaitée - Version mobile souhaitée Etude de deux propositions : * en responsive design ou *création d'un site mobile en déclinant le site classique mais avec une adaptation et un enrichissement des contenus pour les situations de mobilité (avant, pendant et après leur séjour). Le prestataire devra être force de proposition quant aux avantages et inconvénients de chaque solution. Gestion du site Le prestataire devra gérer l'hébergement du site, la sauvegarde des données et le nom de domaine. Il devra être force de proposition pour aider au choix notamment sur la réflexion autour du nom de domaine et de l'adresse url choisie. Il devra mettre à disposition un CMS simple et intuitif permettant : - la création, modification, suppression de contenus et de pages - la modification de l'arborescence, des menus - l'ajout et modification de balise méta 7/ Services annexes souhaités : - Messagerie : mise à disposition de 10 adresses s, accès à la gestion des adresses, accès webmail des messageries (optimisation mobile) - Gestionnaire de contacts et envoi d' ing - Création d'une maquette de newsletter déclinée graphiquement du site 8/ Formation Le prestataire devra assurer une formation initiale au CMS à l'ensemble du personnel de l'office de Tourisme (quatre personnes). Une hotline devra être mise à disposition les 3 premiers mois suivant la mise en ligne du site internet. Ensuite, un contact permanent sera fourni (mail, tel ou SAV) pour permettre la remontée et la résolution des bugs éventuels. 9/ Procédure Livrables En réponse à la consultation et afin de sélectionner le prestataire : -Un devis précis -Une maquette graphique de home page du site et d'une page interne - Un planning de réalisation avec une méthodologie de travail, les moyens humains affectés à la réalisation et un engagement sur la date de mise en ligne -Référence de sites Internet et mobiles réalisés pour des structures similaires Livrables attendus en fin de mission : -une charte graphique web -des maquettes graphiques web pour le site Internet et le site mobile Office de Tourisme Loire et Nohain / 20/03/2014 / P 5

6 -mise en place technique du site web et du site mobile -maquette de newsletter et mise en html -Formation au CMS (back office du site) et SAV Critères de sélection Les offres seront notées sur 20, examinées selon les 4 critères suivants : 1/ Créativité et originalité de la proposition 2/ Prix 3/ Conformité de l'offre aux dispositions du présent cahier des charges 4/ Qualité de l'interface et de l'ergonomie proposées Rétroplanning La réception des offres est fixée au 02 mai 2014 Le choix du prestataire sera effectué courant du mois de mai Date de début du projet : Mi Mai 2014 Le travail nécessitant de nombreuses validations, le prestataire devra fournir régulièrement des états intermédiaires de son travail. Objectif de mise en ligne : Novembre 2014 Les propositions en deux exemplaire doivent être envoyées par recommandé à : Office de Tourisme de France Loire et Nohain A l'attention de la Direction (appel d'offre Site Internet) Place JH des Etages B.P COSNE-COURS-SUR-LOIRE CEDEX Au plus tard au 2 mai 2014 minuit Le suivi du dossier est sous la direction de : Mlle Anne MAIGNIEN Directrice de l'office de Tourisme Loire et Nohain Mail : Tel : Office de Tourisme Loire et Nohain / 20/03/2014 / P 6

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