GUIDE DU PARTENAIRE DE L OFFICE DE TOURISME

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1 GUIDE DU PARTENAIRE DE L OFFICE DE TOURISME

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3 POURQUOI DEVENIR PARTENAIRE DE VOTRE OFFICE DE TOURISME? L Office de Tourisme est un outil de valorisation de notre destination, de votre activité. Au-delà de ses missions de service public (accueil des visiteurs et information), il peut vous accompagner dans la professionnalisation de votre structure. Dans le cadre de l harmonisation des pratiques touristiques en Pyrénées béarnaises, une offre commune de services vous est proposée pour vous permettre de choisir le niveau d accompagnement qui vous convient. Nos missions de base : L Office de Tourisme du Piémont Oloronais est ouvert toute l année du lundi au samedi, de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00 (accueil téléphonique jusqu à 18h30). En saison, du 14 juillet au 25 août du lundi au samedi de 9h00 à 13h00 et de 14h00 à 19h00. Le dimanche de 10h00 à 13h00. Pour vous, nos conseillers en séjour : informent les visiteurs, répondent aux appels téléphoniques et demandes de courriel, fax et courrier, diffusent la documentation touristique au comptoir, par courriel ou par courrier, communiquent les tarifs et les disponibilités des hébergements et activités des partenaires, saisissent plus de 400 prestataires / an dans la base de données régionale TOURINSOFT, saisissent les manifestations dans la base de données régionale TOURINSOFT, gèrent la billetterie de certaines manifestations et spectacles, assurent la réservation des visites et sorties à la découverte du territoire, approvisionnent les présentoirs de documentation, valorisent les spécificités de notre territoire et des Pyrénées béarnaises. En tant que partenaire de l Office de Tourisme, vous bénéficiez : du savoir-faire et de l expérience d une équipe professionnelle, d un interlocuteur privilégié pour chacune de vos démarches, d un accompagnement et de conseils dans la réalisation de vos projets, d informations sur les évolutions règlementaires de votre activité. 3

4 Pack DE BASE : 90 Présence sur les éditions de l Office de Tourisme : Publication de votre offre touristique sur l ensemble de nos supports. Ces éditions sont remises au comptoir, adressées sur demande par courrier ou courriel, téléchargeable sur notre site Internet sous format PDF. Mise en libre service à l Office de Tourisme de vos supports de communication : Des présentoirs situés dans l accueil de l Office de Tourisme sont réservés aux partenaires qui souhaitent promouvoir leur prestation. Mise à disposition d un kit de brochures pour vos clients dans votre structure : L Office de Tourisme adresse annuellement un jeu de ses éditions pour l espace d information que vous mettez à disposition de vos clients. Tout au long de l année, vous pouvez venir retirer la documentation nécessaire aux besoins de votre activité. Envoi mensuel de la liste des animations : L Office de Tourisme sollicite chaque mois les mairies du territoire et recense les animations des associations pour vous les transmettre. Saisie et actualisation de vos données : Le personnel de l Office de Tourisme saisie dans la base de données régionale TOURINSOFT tous les prestataires du Piémont Oloronais pour vous permettre d être présents sur tous les sites Internet partenaires et les éditions locales et départementales. Visibilité sur le site Internet de l Office de Tourisme : Chaque partenaire bénéficie d une page dédié à son activité : coordonnées avec lien direct vers votre propre site et/ ou adresse , descriptif, grille tarifaire, diaporama (jusqu à 10 photos), géo localisation. 24

5 Le personnel de l Office de Tourisme vous conseille dans la présentation web de votre page Internet (descriptif, tarif et photos). Mise à disposition de photothèque et vidéos : L Office de Tourisme vous autorisera à utiliser les photos et vidéos durant votre partenariat sous réserve de mentionner le crédit photo. Mise à disposition d au moins deux fois par an d atelier de sensibilisation sur le e-tourisme : Vous serez conviés à vous inscrire à ces ateliers pour mieux appréhender les enjeux sur Internet. Visibilité sur le site mobile mespyrenees.com : En partenariat avec le comité départemental du tourisme 64, les cinq territoires qui composent les Pyrénées béarnaises (Vallée d Ossau, vallée d Aspe, vallée de Barétous, vallée de Josbaig et le Piémont Oloronais) proposent désormais aux touristes en mobilité - mais aussi aux habitants, de consulter sur leur téléphone portable l ensemble des informations touristiques et pratiques figurant dans la zone géographique sur laquelle ils se trouvent. Accompagnement au classement : L Office de Tourisme propose un accompagnement technique pour le classement des hébergements en Nouvelles Normes (pré visites conseil, suivi administratif). 5

6 Accompagnement à l obtention des labels de qualité et thématiques : Le personnel de l Office de Tourisme s est formé pour vous accompagner dans le conseil et le dépôt de dossiers de candidatures des labels suivants : Tourisme et Handicap, Pêche 64, Rando 64, Vélo 64, Assiettes de Pays, Destination vignobles. Propositions de formations (PLFI) Dans le cadre du partenariat avec le territoire des Pyrénées béarnaises, chaque partenaire peut bénéficier d un programme de formations gratuites. En 2013 : Programme local de Formation inter filière Formation Pays d Art et d Histoire Mise à disposition du logo et de la charte graphique des Pyrénées béarnaises : Les partenaires qui le souhaitent peuvent utiliser l ensemble des outils de communication de la marque Pyrénées béarnaises pour renforcer l identité de notre destination. Mise à disposition des fiches randonnées en Piémont Oloronais : Possibilité de télécharger et d offrir des fiches de randonnées à vos hôtes. L Office de Tourisme informe ses prestataires des interventions ponctuelles menées sur les différentes boucles (travaux, fermetures de tronçons, avis spécifiques). 26

7 Mise en place d événements thématiques : L Office de Tourisme organise Les Journées de la Gastronomie (comprenant le Concours International de la Photo Culinaire) pour promouvoir la destination. Il apporte également son aide à l organisation d événements sportifs et culturels et en assure les billetteries. Mise à disposition de visites guidées pour vos clients : Programme annuel de visites d avril à octobre avec la guide conférencière de l Office de Tourisme. 7

8 Pack DE BASE : 110 en complément du pack de base Aujourd hui, du fait des évolutions technologiques, Internet bouleverse les modes de consommation. Nos missions, et par conséquent nos métiers évoluent. Ensemble, nous devons nous adapter aux nouvelles exigences du marché. Pour cela, l Office de Tourisme engage une stratégie numérique de territoire. Assistance à la production et à la commercialisation : L Office de Tourisme dispose d un service réceptif, il monte des produits touristiques et des séjours pour individuels et groupes, dans le respect de la loi du 13 juillet 1992 sur l organisation et la vente de voyages ou de séjours. Le personnel est qualifié pour vous apporter une assistance à la production et à la commercialisation. Conseils personnalisés pour votre stratégie web (photos, écriture web, sites d avis, réseaux sociaux ) : Suite au diagnostic réalisé par l Office de Tourisme, vous pourrez bénéficier d un accompagnement jusqu à concurrence de 4 heures sur l année pour une optimisation du référencement de votre prestation sur Internet. Mise à disposition d une centrale de réservation : L Office de Tourisme du Piémont Oloronais s est associé à d autres Offices de Tourisme du département des Pyrénées atlantiques pour bénéficier d un service de réservation. Une convention annuelle établira les modalités de commercialisation. L objectif est de mutualiser les moyens pour offrir à chaque partenaire qui le souhaite : une plateforme de vente en ligne possibilité de partager la gestion de votre planning avec le réseau commercial un lien vers un module gratuit de réservation en ligne pour ceux qui disposent d un site Internet (marque blanche) la gestion administrative et financière des dossiers traités par le réseau commercial un plan d actions marketing complémentaire à celui de l Office de Tourisme. 28

9 Valorisation de votre offre promotionnelle sur les sites Internet Accès à la rubrique L OFFRE DU MOIS du site Internet de l Office de Tourisme dans les conditions de la convention de commercialisation en vigueur pour l année (réductions tarifaires ou nuitées offertes). Accès à la rubrique BONS PLANS du site Internet portail dans les conditions de la convention de commercialisation en vigueur pour l année (réductions tarifaires ou nuitées offertes). Participation aux opérations de promotion collective dirigées vers les clientèles cibles à l échelle des Pyrénées béarnaises : En fonction des axes stratégiques, la priorité sera réservée aux partenaires détenteurs du Pack Plus. Gestion de votre fichier client : Possibilité d envoi d une newsletter sur la base de votre fichier client. Pour être partenaire de l Office de Tourisme du Piémont Oloronais : Pack de base (par activité ou structure) : 90 Pack Plus (par activité ou structure) : 110 Supplément présence sur le livret Tourisme d affaire : 50 Association : 50 Remise de 20 % pour une double ou multi-activité. 9

10 notre équipe à votre service Marie CAZABAN Directrice Stratégies marketing et territoriales, suivi des porteurs de projets, événementiels, communication, relations presse, partenariats et financements. Sébastien SARASA Accueil, chargé de la production et de la commercialisation de l offre, labellisation pêche 64, référent qualité Qualité Tourisme, site Internet. Marie-Pierre SERRANO Accueil, classement et suivi des hébergeurs, éditions, site Internet, labellisation Assiettes de Pays, Rando 64, Vélo 64, FFCT, et Tourisme et Handicap. Aurélie LACHAMBRE Accueil, guide conférencière, production de visites individuelles et groupes, site Internet : réseaux sociaux. Martine MIRANDE Accueil (responsable des conseillers en séjour, espace accueil et stocks brochures), site Internet : agenda des animations. Nicole BOURÉ Accueil, taxe de séjour, suivi administratif des partenaires commerciaux. Céline LASCARAY Comptabilité. Lucienne BERNASQUÉ Entretien et logistique. 210