CAHIER DES CHARGES Refonte du site Internet & newsletter de la filière Normandie AeroEspace. Site Internet actuel :

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1 CAHIER DES CHARGES Refonte du site Internet & newsletter de la filière Normandie AeroEspace Site Internet actuel : Date d envoi de la demande : 20 mars 2014 Date limite de remise des offres : 14 avril h Choix de l agence : semaine 17 Date de lancement du site : 30 juin 2014

2 1. PRESENTATION DE NAE Avec près de emplois, la Normandie se positionne au premier plan des régions aéronautique, spatiale, de défense et de sécurité. Présente aussi bien en Haute qu en Basse-Normandie, Normandie AeroEspace (NAE) compte parmi ses adhérents plusieurs grands industriels tels que Safran (présent à travers Snecma, Morpho et Aircelle), Zodiac, Thalesou encore UTC Aerospace Systems, mais également tout un maillage de PME-PMI, laboratoires et établissements d enseignement. Afin de soutenir ces structures dans toutes les dimensions de leur développement, la filière Normandie AeroEspace s est structurée en association autour de 4 axes: Recherche, Technologie & Innovation (RTI), Business & Performance, Emploi & Formation et la Communication. Or, afin de valoriser ces axes de développement, ainsi que les actions qu ils portent, ou encore afin de relayer les messages clés de l ensemble de la filière, celle-ci doit pouvoir s appuyer sur des outils de communication en cohérence avec sa stratégie, en particulier via son site Internet 2. PRESENTATION DU PROJET 2.1. Acteurs du projet et répartition des rôles Chef de projet NAE Marion MOREL Responsable de l axe communication communication@nae.fr Rôle de NAE : gérer le projet ; valider les phases de choix (graphisme, ergonomie, contenus) ; valider le respect du cahier des charges ; veiller au respect des délais ; fournir les contenus de base (logos, icones, photos, textes ). Rôle du prestataire concevoir et réaliser la refonte du site Internet d après le présent cahier des charges ; proposer un planning de réalisation en accord avec NAE ; respecter les délais ; être force de propositions et de conseils Constat Le site actuel de NAE a été créé fin 2006 ; il a connu quelques ajustements mais aujourd hui cette version est statique, manque de dynamisme et d interaction. Site actuel - Solution technique actuelle obsolète - Difficultés de mise à jour et site pas vivant (pas d actualités ) NAE AO Site Internet & Newsletter Page 2 sur 12

3 - Le design ne répond plus à l ergonomie web actuelle : responsive design - Les membres et leurs compétences ne sont pas assez mis en valeur et l ergonomie ne correspond pas à ce qu en attendent les acheteurs en quelques secondes - Pas de perception immédiate de la valeur ajoutée de NAE en visitant le site par les différents publics cibles. - Pas de statistiques Prestataires actuels - Création du site : Agir Communication - Administration du site : via Wordpress - Hébergement : CRIHAN - Gestion des noms de domaine : NAE 2.3. Objectif général La présente consultation concerne la refonte complète de ce site avec pour objectifs : - De donner une image plus moderne, plus innovante de la filière - De rendre le site plus interactif, avec plus de visuels dynamiques - Mieux informer les visiteurs sur les activités de NAE, ses membres - Simplifier la recherche de contenu - De développer le référencement - D augmenter la fréquentation du site - De rendre la gestion du Back Office plus fonctionnelle sur l ensemble des contenus - D avoir accès facilement à des statistiques visiteurs - D intégrer des contenus divers Calendrier : la mise en ligne est prévue pour le 30 juin Objectifs du site Grands objectifs web de NAE : - Faire du site Internet NAE un outil vendeur et attractif pour ses membres : donner immédiatement envie aux grands clients du secteur, donner une image de professionnalisme, être un outil efficace de recherche de fournisseurs, - Informer sur l actualité et la veille (support blog), expliquer les actions de NAE pour les démystifier, promouvoir les actions de cet axe (axes stratégiques-projetsactions ) pour accéder à de nouveaux décideurs RTI - Aider nos entreprises dans leurs recrutements ou leurs besoins d ajustements RH - Donner envie aux jeunes, aux demandeurs d emploi et aux salariés en reconversion de rejoindre notre secteur, et de s inscrire aux formations NAE - Montrer que la Normandie est une région aéronautique de premier plan, qui dégage de l attractivité - Donner les actualités de nos membres, ainsi que celles de la filière, de façon attractive - Donner envie à des prospects ou sponsors de rejoindre NAE - Inciter au sponsoring, et mettre en avant nos partenaires - Un outil d information et de promotion à travers une présentation claire et dynamique: organisation, missions, réseau & membres, activité, compétences - Un outil innovant, clair et simple dans la navigation NAE AO Site Internet & Newsletter Page 3 sur 12

4 - Un outil de fidélisation et de référence pour les membres et partenaires - Renforcer et augmenter la notoriété de NAE sur Internet - Fidéliser les membres actuels, développer le sentiment d appartenance - Annuaire dynamique des membres (avec recherche par mots clés) - Valoriser les évènements organisés par NAE et / ou ses partenaires - Diffuser et / ou relayer les appels à projets (AAP) pour les membres ou les appels d offres pour NAE - Fédérer les salariés sur les activités aéronautiques, les faire converger sur NAE en tant qu ambassadeurs - Intégrer des données pour les partenaires, les écoles - Diffusion d une newsletter: Actualité des membres, Evènements, Actualités sur les 4 axes - Rendre NAE autonome dans la gestion du site pour la mise à jour des contenus - Déployer une fonction «Recherche» plein texte - Prévoir l intégration de flux RSS - Optimiser le référencement naturel (SEO), maillage, netlinking - Améliorer la visibilité du site sur le web et augmenter son audience - Orienter rapidement les visiteurs vers le contenu qui les intéresse 3. PUBLICS CIBLES La cible du site est prioritairement constituée des acteurs de la filière aéronautique, spatiale, de la défense et de la sécurité, membres et prospects : Grandes Entreprises, PME, centres de Recherche et Organismes de Formation, collectivités territoriales Le site de NAE doit aussi répondre aux attentes d un public plus large comme : Les acheteurs des grands groupes de l aéronautique, du spatial, de la défense et de la sécurité Les jeunes, demandeurs d emploi ou personnes en reconversion Les salariés des partenaires les porteurs de projets innovants les journalistes les professeurs, conseillers d orientation le grand public Le site proposera des liens vers les sites des partenaires de l écosystème de la filière : financeurs, développement économique, partenaires, GIFAS 4. GRAPHISME & ERGONOMIE Le design et l ergonomie du site doivent refléter l innovation, l excellence, le dynamisme et la culture «réseau» de NAE Charte Graphique Début 2014 une nouvelle charte graphique vient d être formalisée, le prestataire devra s en inspirer pour développer le site. NAE AO Site Internet & Newsletter Page 4 sur 12

5 Le site doit être moderne, innovant, dynamique, clair, ergonomique, réactif et facilement évolutif. Certains éléments iconographiques seront fournis : photos, pictogrammes visuels mais le prestataire sera force de proposition Ergonomie L information recherchée doit être rapidement accessible, c est pourquoi l ergonomie du site doit mettre l accent sur l orientation du visiteur. Ensuite l évolution au sein de l interface doit être simple et intuitive, afin de ne pas dissuader l internaute. La page d accueil devra guider rapidement l internaute vers le contenu qui l intéresse (axe, article, document ). Une proposition d arborescence par le prestataire est attendue. Toujours dans un souci de simplicité et de rapidité d accès à l information, un module de recherche interne au site devra être intégré Accessibilité du site Le site devra prendre en compte l accès aux personnes en situation de handicap ainsi que l audience sénior. 5. ARBORESCENCE Dans un esprit de modernisation, l arborescence actuelle du site sera réaménagée pour pouvoir intégrer de nouvelles rubriques et fonctionnalités. Le prestataire sera force de proposition sur l architecture du site. Les principales rubriques seront : Présentation de la filière - Mission - Chiffres-clés - Les 4 axes de NAE - Organisation : gouvernance et équipe - Les 4 axes de travail et les actions associées - Emploi & Formation - Business & Performance - Recherche, Technologie & Innovation (RTI) - Communication Concernant l axe emploi /Formation, NAE a acheté fin 2013, un outil de gestion des candidatures «multiposting» qui permettra aux différents internautes de déposer des candidatures, postuler en ligne, générer une CVthèque Cet outil s intègrera complètement dans le site. Le prestataire du site et de «multiposting» auront à échanger pour une mise en place optimum. Les Membres - Présentation des membres avec logo + lien vers site web NAE AO Site Internet & Newsletter Page 5 sur 12

6 - Annuaire des compétences - Carte interactive avec la localisation des membres Actualités - Agenda / Evénement - Presse - Newsletter : inscription (+ consultation des éditions précédentes) Contact - Formulaire de contact - Comment adhérer à NAE - Coordonnées complètes + plan d accès 6. ELEMENTS CONSTITUTIFS DU SITE 6.1. Structure commune des pages Header / bandeau haut : Un bandeau haut de page visible et identique d une page à l autre comportant les raccourcis vers les rubriques : Actualités Moteur de recherche Retour à la page d accueil Le prestataire sera force de proposition sur les items présents sur le header. Footer / pied de page On y retrouvera différents liens et raccourcis vers les rubriques : Une ligne en bas de pied de page comprenant «Contact» «Plan du site» «Mentions légales» «Liens» «Flux RSS» Les logos des financeurs de NAE avec logo cliquable Le prestataire sera force de proposition sur les items présents sur le footer et leur organisation. Intégrer la problématique du référencement dans la réalisation du bandeau et du pied de page et de la page d accueil tout particulièrement idéalement, le titres des rubriques, le texte du bandeau et les éléments du pied de page sont référençables Page d accueil Objectifs : Donner une image innovante et dynamique de NAE Faciliter la navigation et le parcours de l internaute dans sa recherche d information Valoriser l action de NAE et de ses membres NAE AO Site Internet & Newsletter Page 6 sur 12

7 Un carrousel (gérable en back office : texte & visuels) pour la mise en valeur d actions spécifiques. Cette page sera : Dynamique et claire avec des couleurs et des visuels attractifs, permettant d intégrer de la vidéo, des animations, des infos déroulantes. conçue dans un esprit «portail», afin de faciliter l accès à un maximum d informations pour l utilisateur. Vidéo : Considérer l intégration de vidéos (exploitation des réseaux Youtube ou Daylimotion ou Vimeo envisageable). Menu principal du site Ce menu : permettra un accès direct aux pages sera géré dynamiquement à partir de l interface administration. Il devra être présent en permanence sur le site quel que soit le niveau de navigation. Les sous-rubriques pourront apparaître au passage de la souris avec des liens directs vers les pages correspondantes Eléments et fonctionnalités Page Axes Le prestataire fera une proposition originale de présentation de notre activité «axe par axe» Annuaire des membres Le prestataire proposera une présentation innovante et dynamique des 93 membres de NAE sur la base de l annuaire PDF et papier édité par NAE Annuaire des compétences Ce module très utile doit être proposé par le prestataire. Nécessité de pouvoir importer un fichier Excel avec les données de chaque membre. Organisation : présentation de l équipe et de la gouvernance Le prestataire proposera une présentation claire et sympathique des équipes. Moteur de recherche Il permettra une recherche «plein texte» sur toutes les pages du site. Il devra être présent en permanence sur le site quel que soit le niveau de navigation. Sont également souhaités : Une fonction de recherche avancée Proposition de termes de recherche connexes si la recherche ne donne pas de résultat NAE AO Site Internet & Newsletter Page 7 sur 12

8 Actualités Il est composé d une page avec les documents téléchargeables (PDF, Word, Excel ), l agenda, les newsletters, les communiqués de presse, Il sera accessible en permanence sur le site quel que soit le niveau de navigation en haut de page. Espace Membres Le prestataire prévoira un encart/onglet «Accès espace Membre» qui redirigera vers un outil en cours de réflexion chez NAE. Plan du site Le plan du site sera généré automatiquement dès lors qu une modification est effectuée dans l arborescence du site à partir du module d administration. Il sera présent en permanence sur le site quel que soit le niveau de navigation en pied de page. Mentions légales Elles seront présentes en pied de page en permanence sur le site quel que soit le niveau de navigation. Liens utiles Une liste de liens sera proposée vers des sites partenaires de NAE par catégories. Catégories et listes devront pouvoir être actualisées depuis l interface d administration. Il sera accessible en permanence sur le site quel que soit le niveau de navigation (pied de page) Contact Il sera accessible en permanence sur le site quel que soit le niveau de navigation (header ou footer). Les contacts mail et téléphone sont interactifs et entrainent l appel ou l écriture d un mail : Formulaire de contact Formulaire de demande d adhésion Coordonnées complètes (adresse, téléphone, fax, mail) Plan d accès : Positionnement Google maps 6.4. Newsletter NAE génère via Wordpress 4 newsletters par an : février, juin, octobre et décembre. Elles sont réalisées suite à la réception d informations issues de ses membres et partenaires. NAE souhaite que le prestataire soit force de proposition pour la création de ces newsletters via le même outil que pour la gestion du site Internet. Les internautes devront avoir la possibilité de s inscrire depuis le site et de se désinscrire depuis la newsletter. Eléments constitutifs de la newsletter Le prestataire sera également devra être force de proposition sur le format et bonnes pratiques sur la réalisation de newsletter. Rubriques envisagées : Les actualités selon les 4 axes Les actualités des membres NAE AO Site Internet & Newsletter Page 8 sur 12

9 Les évènements (Agenda) Informations permanentes en pied de page - Logos des financeurs - Coordonnées (contact NAE) - Désinscription + infos CNIL Archivage Le prestataire qui réalisera le site internet devra intégrer le module et prévoir le stockage des lettres dans le site pour un accès aux archives. Diffusion Le prestataire proposera un outil d ing pour l envoi des newsletters. Aujourd hui NAE a un compte campaign monitor. Webdesign & format : dynamique, aéré et soigné en cohérence avec la charte graphique. Le format sera compatible avec les terminaux mobiles : smartphones et tablettes (responsive design). Statistiques : le prestataire intègrera un module permettant de faire des statistiques suite à l envoi des newsletters Compatibilité, performance et accessibilité Compatibilité technique Le prestataire s engage à la compatibilité avec les navigateurs Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome, Safari et pour les systèmes d exploitation Windows, Mac et Linux ainsi que pour les principaux systèmes d exploitation mobiles : ios, Android, Blackberry. L accès au site ne devra pas nécessiter de plugins additionnels hormis les players multimédia standard. Performance Le temps d'affichage devra être correct pour des liaisons à bas débit. Niveau d accessibilité Créer une page 404 pour rediriger l utilisateur lorsqu une page ou un lien n est pas accessible Gestion des contenus Le site devra être construit sur une solution Open Source: Le prestataire devra montrer la pertinence de sa solution, en lien avec les objectifs du site. Le prestataire présentera dans sa réponse les outils utilisés. L'ensemble des fonctionnalités du module de gestion du contenu a pour objectif de permettre, de manière simple, intuitive et efficace, l'utilisation, l'acquisition, l'organisation et la publication (création, validation, et diffusion ) des contenus. NAE AO Site Internet & Newsletter Page 9 sur 12

10 La solution de gestion de contenus devra être capable de gérer l'ensemble des contenus et menus, aussi bien pour les pages dont le contenu évolue peu dans le temps, que pour les pages régulièrement actualisées. Toutes ces informations doivent pouvoir être gérées à partir d'une interface d'administration simple et ergonomique. Toute information doit pouvoir être créée, modifiée, déplacée ou supprimée Interface d'administration Cette interface d administration doit être accessible par un login et un mot de passe attribué à des personnes physiques identifiées. En cas de perte de mot de passe, l utilisateur du site doit pouvoir le réinitialiser sans l aide de l administrateur du site. 2 niveaux : Super administrateur (2 personnes) Administration totale du site Administrateur / Contributeur (collaborateurs NAE) Rédaction et publication d articles, évènements, Modification du contenu des pages Le super administrateur doit pouvoir créer, modifier et supprimer de nouveaux administrateurs Accompagnement Gestion des contenus du site NAE doit pouvoir maîtriser la mise à jour de son site, et ne pas être tributaire du prestataire qui réalise le site. La solution technique qui sera retenue permettra d assurer la gestion du contenu (modification des informations, création ou suppression de rubriques, etc.) sans intervention externe. Ces tâches doivent pouvoir être réalisées en interne par des personnes non expertes Formation à l'administration du site Le prestataire assurera la formation d une équipe de 2 à 3 personnes afin qu elle soit en mesure de mettre en ligne l'ensemble du contenu et d'utiliser toutes les fonctions. Le prestataire précisera le temps nécessaire pour cette formation qui se déroulera dans les locaux de NAE. A l'issue de cette formation, le prestataire prévoira une assistance téléphonique à ces personnes, durant les heures ouvrables, pendant une période de 1 an Hébergement, maintenance, référencement Hébergement Le site est hébergé au CRIHAN Le prestataire sera force de proposition sur au moins deux solutions différentes d hébergement. NAE AO Site Internet & Newsletter Page 10 sur 12

11 Contrat de maintenance Le prestataire devra inclure une proposition tarifaire de maintenance du site sous forme de jours d interventions, utilisables pour la réalisation d évolutions mineures sur le projet ou la correction de problèmes techniques. Le prestataire décrira précisément les coûts journée, les délais et moyens d interventions. 7. CESSION DES DROITS Le prestataire devra céder l ensemble des droits, texte, images, photographies, icônes et fournir une copie du site sur CD-Rom. 8. REFERENCEMENT Le référencement actuel devra être optimisé. NAE est en attente de conseils sur les mots clés à valoriser et la technique de rédaction à utiliser. Le nom de domaine nae.fr est conservé. 9. LIVRABLES ATTENDUS Choix du prestataire Nous demandons, dans la réponse à cette consultation : Une brève note d intention resituant le projet et sa compréhension par le prestataire avec un descriptif de l approche méthodologique Une présentation de l équipe dédiée + CV Un devis détaillé présentant clairement les différents postes. Ce devis devra être un forfait comprenant tous frais de déplacement, autant de réunions et de modifications que nécessaire Un planning prévisionnel Au minimum deux maquettes différentes de page d accueil et de page-type. Néanmoins, le prestataire s engage à fournir autant de propositions que nécessaire Critères de choix du prestataire 1. Pertinence et complétude de la proposition : compréhension + solution technique (coeff 2) 2. Budget (coeff 3) 3. Créativité et attractivité du concept présenté (coeff 2) 4. Références (coeff 1) Les pièces livrées pendant et après la réalisation du site sont les suivantes : planning de réalisation avec un engagement sur la date de mise en ligne arborescence détaillée du site plateforme de test : maquette du site afin de vérifier que le site est conforme aux objectifs. La maquette permet également de valider la navigation dans le site. Elle doit être réalisée avec des liens statiques en HTML pour simuler l affichage de tous les types de contenus : NAE AO Site Internet & Newsletter Page 11 sur 12

12 fichiers informatiques source (pages HTML, graphismes, bases de données, programmes ) ; documents décrivant le site, son fonctionnement et son back-office version des navigateurs compatibles identifiant et mot de passe pour accéder au serveur tous ces livrables devront être disponibles sur support papier et sur CD-Rom. 10. REPONSES A LA CONSULTATION Les réponses sont à nous envoyer par mail à l attention de Marion Morel : communication@nae.fr Date limite de dépôt des dossiers : au plus tard le 14 avril h. Le premier tri des propositions sera réalisé à partir des dossiers à réception. Des entretiens de sélection pourront être organisés dans nos locaux. La décision d attribution du marché sera communiquée semaine 17. Démarrage du projet : dès le prestataire sélectionné Pour tout renseignement complémentaire concernant la prestation attendue, contacter Marion Morel (communication@nae.fr / ). NAE AO Site Internet & Newsletter Page 12 sur 12