DU CAHIER DES CHARGES GUIDE D UTILISATION SITE WEB

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2 Préface Ce guide d utilisation est conçu pour vous aider à remplir le cahier des charges pour la réalisation d un site web. Pour vous aider à réfléchir sur votre cahier des charges, vous pouvez vous appuyer sur vos notes et analyses préalables, et également sur : Une ou plusieurs personnes identifiées dans votre structure ayant un niveau de connaissance suffisant par rapport à l enjeu. Cahier des charges disponible en ligne sur Faire appel à un professionnel pour vous aider à définir votre besoin et vous accompagner tout au long de la réalisation de votre projet. Prendre conseil auprès de 2

3 Sommaire Contexte... p4 Enjeux... p4 Objectifs et public visé...p5 Spécifications techniques du site... p6 Ressources documentaires fournies... p6 Composants Multimédia... P7 Données...p7 Charte graphique... p8 Principes de navigation ( arborescence)... p9 Fonction à développer sur le site...p10 Renseignements techniques...p10 Promotion et suivi du site... p12 Pilotage du projet... p15 3

4 Contexte Enjeux Il ne faut pas confondre les enjeux et les objectifs d un site web. Par enjeu, on entend le degré d implication du site par rapport à l activité de l entreprise. Les questions que vous devez vous poser pour répondre à cette rubrique sont les suivantes : Quelle est l importance stratégique du site web dans l entreprise? Est-ce que le site web conditionne le fonctionnement de l entreprise? Quel est le niveau de risque de cet investissement? Quel retour et quel succès espérez-vous? En cas de perspective commerciale, quel est le chiffre d affaire escompté par rapport aux autres canaux de distribution? Quelles conséquences a ce projet sur votre entreprise? Pour une société de e-commerce, le site web est central dans l activité de l entreprise, alors que pour une société industrielle, un site vitrine n impacte que faiblement son activité. Sur le système d information de l entreprise? Sur le système de communication? Sur les habitudes de fonctionnement de votre structure? 4

5 Objectifs et public visé Objectifs On entend par «objectifs» les résultats à atteindre. Vous pouvez avoir plusieurs objectifs dans votre projet de site web et un public visé par objectif. Exemples d objectifs : Améliorer l image de l entreprise; Faire connaître un produit ou une gamme de produits; Vendre en ligne; Public visé Il existe différents types d utilisateurs de site web. Il est indispensable de préciser ceux auxquels s adresse votre site, afin d adapter au mieux : La charte graphique; L ergonomie; Le contenu; Le style général. Améliorer la communication interne; Améliorer la relation avec les partenaires (clients / fournisseurs) Un site web multilingue se prévoit dès le départ car il nécessite un développement et des compétences spécifiques. 5

6 Spécifications techniques du site Dans cette rubrique, vous énumérez les ressources dont vous disposez, leur état ainsi que celles que vous souhaitez voir réalisées lors de la prestation. Ressources documentaires fournies Textes Si vous disposez de documents (plaquettes commerciales, fiches techniques ), il faut vérifier que leur contenu soit applicable au web. Ce travail peut être réalisé en collaboration avec le prestataire qui sera retenu. Disposez-vous des traductions de vos textes? Allez-vous sous-traiter la traduction au prestataire retenu? Allez-vous le faire en interne? Le style du web n est pas le style d une plaquette. Le web a son propre mode de fonctionnement qui impose d adapter les documents de l entreprise au vocabulaire des moteurs de recherche. Images Assurez-vous que vous possédez le droit des images qui apparaitront sur votre site. Vérifiez auprès du photographe, de l agence de communication que vous pouvez réutiliser les images de vos autres supports. Vous ne pouvez réutiliser des images prises sur l internet que si elles sont libres de droit (la plupart du temps, ce n est pas le cas). Indiquez si les images sont numérisées ou sur un support matériel (papier, diapos ), précisez le type (JPG, Tiff, GIF, PDF ) et les dimensions (en pixels). En général, donnez toutes les informations qui permettront d estimer le temps de travail pour les adapter aux contraintes du web. Précisez si le prestataire doit réaliser des photos ou se fournir dans une photothèque. Dans ce cas, donnez des indications sur le style de photos attendues afin que le prestataire puisse établir un devis pour cette prestation supplémentaire. 6

7 Composants Multimédia Vidéos Indiquez le nombre de vidéos à mettre en ligne et leurs durées estimées. Si elles n existent pas, le prestataire doit-il les réaliser? Si elles existent, précisez le format (certains nécessiteront une adaptation aux contraintes du web). Vérifiez aussi la qualité des supports. Son Souhaitez-vous sonoriser votre site? Précisez s il s agit d ambiance ou la mise en ligne de ressources sonores (vérifiez les droits). Tous les ordinateurs n ont pas le son activé, les informations importantes doivent être reprise sous forme de texte. Précisez si vous possédez ces ressources ainsi que leurs formats, ou s il faut les enregistrer ou les acheter. Animations Flash et 3D Des animations Flash existent-elles? Faut-il les modifier? Dans ce cas, possédez-vous les sources? Sinon, décrire les animations envisagées sous forme de scénario et les ressources nécessaires (logos, photos, sons, textes ), en précisant celles à produire et en vérifiant leurs droits d utilisations. Données Doit-on créer une base de données? Si la base de données existe, précisez-en le format (Excel, Access, SQL, Dbase, Oracle ). La base de données sur le site web doit-elle être synchronisée avec celle de l entreprise? Si oui, précisez-en le type et la périodicité (manuel / automatique). 7

8 Spécifications techniques du site Graphiques On entend par «graphiques» des statistiques rendues sous forme visuelles (créés en temps réel). Précisez la source à partir de laquelle ils seront générés et la forme souhaitée (camembert, histogramme ). Cartographie Donnez la source, la forme et l interactivité des données à projeter sur une carte (points avec bulles interactives, itinéraires, surfaces ). Précisez si vous avez des exigences sur le fond de carte à utiliser (carte IGN, googlemaps, yahoomaps ). Charte graphique La charte graphique d un site web est le document de travail qui contient l ensemble des règles fondamentales d utilisation des signes graphiques qui constituent et respectent l identité d un produit, d un service ou d une entreprise. Elle est la base pour tous les différents intervenants du développement du site web. Elle s inspire d un ensemble de ressources existantes (logos, couleurs dominantes, documents papier ) voire, au mieux, de la charte graphique globale de l entreprise. Précisez les ressources qui existent dans votre entreprise (ex : logos, papier à entête, plaquette, carte de visite ). Possédez-vous ces ressources sous forme numérique? La création ou l amélioration d un site est l occasion d une affirmation, d une évolution ou d une remise à plat de l identité graphique d une entreprise. Précisez si vous êtes intéressé par une telle démarche. Déclinaison thématique Page accueil spécifique : Il est possible d introduire son site web grâce à une page d accueil spécifique différente de l architecture principale du site. Informez, le plus clairement possible, votre prestataire sur vos attentes, car cela implique des développements supplémentaires. 8

9 Nombre de thématiques : Une thématique est, par exemple, une déclinaison du site suivant les saisons (été / hiver), suivant le public visé (professionnel / particulier), suivant la fonction du site (forum, communication institutionnelle ). Chaque thématique nécessite un développement spécifique suivant la variation entre les thèmes. Précisez les éléments qui varient. Si vous n avez aucune idée précise, exprimez vos souhaits. Exigences spécifiques : Précisez la forme et l usage des ressources graphiques thématiques. Déclinaison linguistique L ajout de langues supplémentaires modifie les éléments graphiques et la structure du site. L utilisation d alphabets différents du latin implique que la charte graphique doit tenir compte d autres orientations du texte et d autres encodages. Principes de navigation (arborescence) L arborescence représente l organisation hiérarchique des contenus. C est une étape nécessaire pour identifier et quantifier les contenus, et prévoir le parcours d un visiteur sur le site. Exemple schéma : Rubrique 1 Sousrubrique 1 Accueil Rubrique 2 Rubrique 3 Rubrique 4 (Formulaire, devis ) Sousrubrique 2 Catalogue Base de données Prévoyez le respect des normes d accessibilité (malvoyants, mobilité réduite ). Fournissez les informations qui doivent figurer sur le site. L arborescence sera revue et modifiée selon les recommandations techniques du prestataire. 9

10 Spécifications techniques du site Fonctions à développer sur le site Il s agit de décrire les fonctionnalités attendues sur le site, leurs vocations, les données à traiter et les résultats attendus. Modules d ergonomie Précisez les fonctions que vous souhaitez proposer pour faciliter la navigation des visiteurs sur votre site. Gestion et administration du site Précisez les éléments et fonctions du site que vous souhaitez gérer vous-même (gestion des utilisateurs, création et mise à jour des contenus ). Communiquer Précisez les modules que vous souhaitez utiliser, par exemple, pour la gestion des contacts, l échange ou la fidélisation Gérer un intranet / extranet Précisez les fonctions et les données que vous souhaitez restreindre 10 à des utilisateurs identifiés (clients, fournisseurs, personnel de l entreprise ). Renseignements techniques Nom de domaine C est l adresse de votre site Internet (exemple : Choisir votre nom de domaine Le choix du nom de domaine est essentiel car il véhicule l identité de votre entreprise sur l internet. Simple à mémoriser, il doit être court et significatif. Avant toute validation, s assurer que le nom voulu est disponible. Quelle(s) extensions(s) choisir pour votre nom de domaine?.fr : personne morale dont le siège doit être en France. Les personnes physiques majeures peuvent choisir cette extension, mais ils doivent justifier d une adresse en France de plus de 3 mois..com : indispensable pour un site à vocation commerciale.

11 .net : correspondait aux organismes liés à la gestion de l internet. Aujourd hui l acquisition de cette extension est ouverte à tous..org : correspond aux organismes à but non lucratif..eu : réservé aux organisations, administrations, particuliers et entreprises ayant leur siège social, succursale ou domiciliation dans l un des pays de l Union Européenne. Hébergement du site Indiquez les renseignements concernant les fonctions logicielles (courriel, base de données ), les languages informatiques (php ) et l espace de stockage nécessaire (sites,documents annexes ). Si vous ne disposez pas d hébergement, le prestataire vous préconisera une solution adaptée à votre projet. Si vous disposez un hébergement, indiquez toutes les informations techniques à votre prestataire, qui vérifiera qu il convient aux besoins techniques de votre site web. En effet, certains développement (ex : base de données) nécessitent des options d herbergement adaptées. Comptes de messagerie Boite implique un espace d hébergement accessible par un nom de type : Alias : donne l apparence de plusieurs adresses qui convergent vers une seule boite . Nom de la boite Alias Redirection / renvoi Adresse associée à votre nom de domaine qui redirige les messages vers une boite existante n appartenant pas à votre nom de domaine. Nom de votre boite Redirection 11

12 Promotion et suivi du site Indicateurs et objectifs d audience, de vente et de visibilité En définissant clairement les attentes de performance du site, vous serez capable d en évaluer la pertinence et le retour sur investissement, après coup. Exemples : «J aimerais avoir 100 contacts.»; «Je projette visites par mois.»; «J espère de chiffre d affaire par mois.»; Nombre de pages vues; Nombre de téléchargement Stratégie Il s agit de définir les techniques et les outils de l internet utilisés pour faire connaitre votre site sur le web. Ils varient selon les domaines et les périodes d activités. Ils nécessitent des budgets cohérents par rapport à vos objectifs. Dans certains cas, il faudra avoir recours à des outils payants. Une véritable stratégie doit être 12 mise en place. Elle se traduit ensuite, au niveau opérationnel, en plans d actions par domaines, permanents ou ponctuels. Référencement C est l art d améliorer la position d un site dans les réponses fournies par les moteurs de recherche. Il s articule autour de plusieurs stratégies distinctes et complémentaires, dont : Le référencement naturel (structure du site, stastistique de passage, liens ); Le référencement volontaire (payant ou non) Référencement naturel Il s appuie sur un ensemble d éléments contenus dans le site, analysés par les moteurs de recherche qui indexent en conséquence les pages selon leur pertinence.

13 Achat de Mots Clés (ou Référencement payant ou liens commerciaux) Offre initiée par Google puis proposée depuis par les principaux outils de recherche (Google Adwords, Yahoo Search Marketing, MSN Adcenter, MIVA ). Elle permet à un annonceur d acheter un emplacement dans une page de résultats relative à une recherche par mot clé. Le contenu de l emplacement publicitaire peut être graphique ou textuel. La facturation s effectue selon des enchères et le nombre de clic. Référencement sur les annuaires Action de référencer un site web sur les annuaires web spécialisés (thématiques, comparateurs de prix, etc.). Cette action de promotion n est pas automatique et doit être effectuée manuellement auprès de ces sites. Fastidieuse, rarement gratuite, souvent coûteuse, elle doit être faite de manière rigoureuse et ciblée. Elle permet une qualification plus précises de son public cible. Campagne publicitaire en ligne Ensemble d actions publicitaires sur l internet réalisées dans une période limitée dans le temps, pour promouvoir un produit, un service ou une marque. La facturation s effectue généralement au coût par millier de pages vues (CPM) de sa publicité, au coût par clic (CPC) ou au coût par acte (CPA). CPM : Les annonceurs rémunèrent les sites pour y afficher de la publicité. Il est utile à une marque qui veut augmenter sa visibilité, sa notoriété. CPC : si un internaute clique sur un lien ou une bannière, il bascule sur un site tiers qui rémunère le site hébergeant la publicité en fonction du nombre de visites générées par ces clics. Il est intéressant pour un annonceur qui veut acquérir un trafic qualifié. CPA : L annonceur ne rémunère le site média que si le visiteur ayant cliqué sur le lien publicitaire transforme effectivement sa visite en achat ou en quelconque action monétisable. Il est adapté à ceux qui souhaitent limiter leurs investissements publicitaires. 13

14 Promotion et suivi du site Suivi des statistiques de fréquentation Il est impératif d avoir un suivi du site : fréquentation, comportement des usagers Il permet d évaluer les performances et d adapter la stratégie pour répondre aux objectifs fixés. Budget promotion du site La promotion du site est essentielle et ne doit pas être négligée en amont de sa création ou en cas de refonte. Il est important d appuyer également la promotion de votre site à d autres modes de communication plus classiques (plaquette commerciale, publicité dans un magazine ). 14

15 Pilotage du projet Interlocuteurs Indiquez le nom et la fonction des interlocuteurs du projet. Ce sont des collaborateurs internes ou des spécialistes extérieurs. Ils doivent avoir une bonne connaissance des enjeux et du fonctionnement de l entreprise, ainsi que certains pouvoirs d arbitrage et de décision et quelques notions à propos de l internet et de l informatique. Il est indispensable de procéder à plusieurs validations au cours du projet afin d éviter de le remettre en cause à chaque étape. Calendrier prévisionnel / Planning Indiquez les échéances et les évolutions que vous prévoyez. Informez le prestataire de l importance des dates afin qu il gère au mieux les priorités. 15

16 Les outils pour la réalisation du cahier des charges ont été réalisés par l intermédiaire de l Association et grâce à l expertise des sociétés : Absolute Création, Alexis Montpeyroux graphiste, Aricia, Atelier Internet, Baps, Studio Morgan Valcke, Optimic, Jordel Médias, Juracom, Weelbi.net, Partenaire Audiovisuel : JuraWebtv, Retrouvez les vidéos des Ateliers «Objectifs Web» sur Conception graphique : SL graphique, Neublans * Crédits photos : Fotolia Ce document est distribué sous licence Creatives Commons : BY NC SA Partenaires financiers :

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