TABLEAU DE BORD : SYSTEME D INFORMATION ET OUTIL DE PILOTAGE DE LA PERFOMANCE

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1 TABLEAU DE BORD : SYSTEME D INFORMATION ET OUTIL DE PILOTAGE DE LA PERFOMANCE INTRODUCTION GENERALE La situation concurrentielle des dernières années a confronté les entreprises à des problèmes économiques. En conséquence, le management a dû réagir en mettant en œuvre de nouvelles stratégies et assurer parallèlement un pilotage de l entreprise en adéquation avec les nouveaux objectifs. C est dans cette optique que nous allons vous présenter le concept de Tableau de Bord : système d information et outil de pilotage de la performance TABLEAU DE BORD : SYSTEME D INFORMATION ET OUTIL DE PILOTAGE DE LA PERFOMANCE Avant de s intéresser au Tableau de Bord, il sera judicieux dans un premier temps d aborder le concept de «performance» sous un aspect un peu plus large ainsi que sur un aspect beaucoup plus technique notamment dans le domaine de la gestion. Comme mentionné précédemment, la performance dans le langage courant désigne le succès ou l exploit. Elle désigne donc le résultat d une action ou d un fonctionnement. En matière de gestion, la performance peut-être définie comme la réalisation des objectifs de l entreprise. Afin de procéder à un meilleur suivi de la performance réalisé au sein d une entreprise, les managers ont à leurs dispositions divers outils de pilotage composés de divers supports d informations. En générale, on distingue trois catégories d outils de pilotage : Les outils prévisionnels : ils permettent d étudier le futur et de s y intéresser en fonction des opportunités et de son savoir-faire, Les outils qui comparent les résultats aux objectifs : ils permettent d interpréter l écart et prendre les décisions correctives, Les outils de performance : ils constatent les performances et tendent à fournir des explications plausibles. Ces différents outils participent tous au pilotage de la performance mais à des niveaux ou à des stades différents et ils se distinguent clairement de l outil de performance le plus important qu est Tableau de Bord et si votre entreprise éprouve des difficultés à mettre sur pied des outils de pilotage adapté aux besoins de votre structure, le cabinet FIE MUN CONSULTING met à votre disposition son expertise en matière de conception d outil de pilotage de la performance de votre entreprise. 1/6

2 1.2. TABLEAU DE BORD : DESCRIPTION ET HISTORIQUE Le Tableau de Bord est décrit comme étant un outil de pilotage de l activité au sein d une entreprise ainsi qu un instrument d évaluation de la performance managérial. Le Tableau de Bord prend ses origines au début du 20eme siècle, essentiellement orientés production, est née de la nécessite opérationnelle de contrôler les activités d usine. Dans les années 50, la diffusion de méthodes de gestion américaine introduisant entre autre la notion de centre de responsabilité, a engendré la multiplication des Tableau de Bord. Pour chaque centre, on voit alors un Tableau de Bord dans lequel sont intégrées des données budgétaires. Jusqu aux années 80, le TDB est présenté comme un outil de reporting, mais les années 90 font évoluer le Tableau de Bord vers une approche plus orientée TABLEAU DE BORD : RAISON DE SA MISE SUR PIED Pendant longtemps on a assimilé le pilotage de la performance d un organe avec la gestion des couts. Ainsi, les premiers systèmes de suivi étaient focalisés sur les indicateurs de suivi de production et d évolution des coûts. Peu à peu, il est apparu aux décideurs que la valeur d un produit ne dépendait pas exclusivement de son prix mais d autres critères comme la qualité du produit ou sa rapidité de livraison. Par conséquent, les entreprises ont pris leurs distances avec les systèmes de gestion de la performance exclusivement lié au cadre financier. Il est apparu donc la nécessité de mettre sur pied un système de pilotage apte à suivre ces indicateurs qui n étaient plus seulement financiers. Le Tableau de Bord offre à une entreprise une vision multidimensionnelle de la performance. C est ce qui fait sa pertinence, contrairement aux autres outils de suivi de réalisation. D autre part, la mission d un Tableau de Bord est également de doter l organisation d un système d information en permettant à chaque responsable d une unité de gestion (division, département, ) de disposer d indicateurs synthétiques. Le responsable peut ainsi comparer ses performances réelles à ces objectifs et ainsi réagir en conséquence à son niveau. Plus encore, la décision de mettre sur place un système de Tableau de Bord vient tout naturellement dans le cheminement du déploiement d une stratégie. En effet, après avoir déployé ses plans d actions et s être doté d un nouveau système d information, il faut disposer d un outil de pilotage de la performance. Eprouvez- vous des réticences sur l utilité d un système d information et d un outil de pilotage au sein de votre organisation? FIE MUN CONSULTING vous accompagne dans la compréhension/coache sur l importance de cette thématique pour la gestion et le développement de votre organisation. 2/6

3 1.4. OBJECTIFS D UN TABLEAU DE BORD Un Tableau de Bord n a pas pour objectif de fournir une information exhaustive sur l état de fonctionnement d une entreprise, mais il doit se concentrer sur les objectif clé du fonctionnement de l organisation concernée. Sinon il risque de submerger le manager sous une masse d informations difficilement exploitables et non hiérarchisées. Le Tableau de Bord doit permettre au manager de sélectionner l information clés afin de déclencher l alerte le plus rapidement possible. Il a donc pour rôle de : Réduire l incertitude Stabiliser l information Faciliter la communication Dynamiser la réflexion Le Tableau de Bord permet donc à son pilote dans une entreprise, comme dans un avion, de maitriser sa trajectoire. Mais ceci nécessite néanmoins que le pilote soit compétent et désigné, qu il est un objectif, une trajectoire souhaitée et dispose de levier afin d agir sur les moyens qui lui ont été délégués ELABORATION D UN TABLEAU DE BORD La mise en place d un Tableau de Bord se résume en quatre étapes. Tout d abord, il faut : Définir les missions et les objectifs de l organisation, Identifier les variables dont la maitrise conditionne l atteinte des objectifs, Choisir des indicateurs reflétant l évolution des valeurs clés, Etablir pour chaque indicateur une base de référence afin de savoir dans quel état est l indicateur : bon, à surveiller ou mauvais MISSION ET OBJECTIFS DE L ORGANISATION Pour y parvenir, il faut élaborer un organigramme de gestion précisant les responsabilités et les domaines d intervention de chaque manager. Pour définir la mission d un service, il nous faut répondre aux questions suivantes: Que fait le service? Pour qui travaille-t-il? Pourquoi travail-t-il? 3/6

4 A l aide de ces éléments, nous pouvons déduire les objectifs quantitatifs et qualitatifs de l organisation. Pour que la détermination des objectifs soit effective, il est nécessaire que la clarification des missions et des objectifs se fait au travers d une démarche interactive ou la personne en charge de l élaboration du Tableau de Bord doit rencontrer les opérationnelles, rencontre qui permettra de déterminer les missions et les objectifs de chacun ainsi que les différentes délégations d autorité LE CHOIX DES INDICATEURS Le rôle des indicateurs est de rendre compte de l évolution d un facteur clé de gestion. Pour un facteur clé, plusieurs indicateurs sont généralement envisageables. En aucun cas, il ne faut multiplier les indicateurs au risque d obtenir trop d information non hiérarchisées et de ne plus être en mesure de cerner les phénomènes majeurs. Il existe une typologie des indicateurs, la littérature en désigne trois: Les indicateurs de moyens : qui ont pour objectifs de comparer les résultats au regard des moyens déployés, Les indicateurs d environnement : qui permettent aux décideurs de se situer par rapport à son environnement et lui permettre ainsi d orienter correctement son action, Les indicateurs de résultat : qui mesurent les résultats produits par l organisation (niveau d activité, délai, coût). Il serait important de souligner ici que la mise en place d un Tableau de Bord n est pas une œuvre solitaire mais un travail interactif entre les différents responsables opérationnels au sein d une entreprise. Il cherche à orienter le comportement des acteurs dans le sens de l accomplissement des objectifs. Par conséquent la participation des équipes pour déterminer ces indicateurs de performance est obligatoire ainsi que celle des entreprises de contrôle de gestion LA MISE EN PLACE DES REFERENCES Etant donné que la fonction d un Tableau de Bord est d informer les décideurs d éventuelles dérives de leurs plans d actions et de les avertir des risques de nonatteintes des objectifs, l information du Tableau de Bord doit être dynamique et parlante. Pour réaliser ceci, il faut nécessairement que les résultats de l organisation soient comparés à des références qui peuvent provenir de trois sources: Les valeurs cibles : c est-à-dire des objectifs chiffrés visés qui figurent dans les lettres d orientations, Les données passées : les valeurs du mois ou des années passées, Les normes externes : on compare les unités de gestion (usine, services.) entre elles ou bien on se compare par rapport aux concurrent. 4/6

5 La finalisation d un Tableau de Bord est essentielle afin de mettre en place des clignotants et présentation qui permettent d accélérer l analyse. Afin que le pilotage soit efficace, il est nécessaire que le délai de partition du Tableau de Bord soit en adéquation avec le «délai de réactivité» du processus. Avez-vous des difficultés à mettre sur pied un outil de pilotage qui soit en parfaite adéquation avec les réalités de votre organisation? FIE MUN CONSULTING met à la disposition de votre structure des outils de pilotage de la performance organisationnelle et de système d information pour une vision multidimensionnelle de la performance CONCLUSION La mise en place d un outil de pilotage nécessite une très bonne connaissance des activités de l entreprise, de son organisation et de sa stratégie. Ainsi, il est nécessaire que les responsables opérationnelles s impliquent et participent au processus d élaboration d un Tableau de Bord afin d apporter leur vision. Mais il faut également que les contrôleurs de gestion soient présents dans cette démarche. Pour conclure, nous pouvons dire qu un échange fructueux entre les contrôleurs de gestion et les responsables opérationnelles sera la clé de la mise en place d un outil de pilotage efficace. Soucieux de votre rentabilité? FMC vous apporte la solution idoine pour toutes vos questions pour vous éviter de naviguer à vue. 5/6