LE KIT DU MANAGER DE PROJETS

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1 LE KIT DU MANAGER DE PROJETS Ce kit est basé sur les travaux du Professeur Hugues Marchat (parus aux éditions Eyrolles) complétés par les expériences opérationnelles de Denis Lannel.

2 Sommaire Travailler en mode projet : qu estce que cela veut dire? La Gestion de Projet : méthodes et outils Le suivi des projets 2

3 Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? 1.1 Pourquoi travailler en mode projet? Pour : - Identifier clairement les responsabilités - Gagner du temps par une organisation transversale - Mieux répartir les efforts dans le temps et entre les Acteurs - Orienter les efforts vers la cible - Faire + avec moins Les apports du mode projet : - Un langage commun - La garantie de reproductibilité - La consolidation des données 3

4 Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? 1.2 Comment démarre un projet Un projet naît d une idée, d un besoin Le projet gère la réalisation du produit mais également l accompagnement à la mise en place 4

5 Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? 1.3.Management transversal de projet 1 Métier, 1 petite entreprise ou un service de l entreprise Manag Produits Livrables Objectifs du Projet Equipe Projet Manag Manag Manag Pilote X X de projet X X X Métier A Métier B Métier C 5

6 Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? 1.4 Les acteurs et leur rôle dans un projet Sponsor Pilote de projet DG Experts Ressources Equipe projet 6

7 Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? 1.4 Les acteurs et leur rôle dans un projet Acteurs DG Pilote de projet Equipe projet Rôle Orienter Arbitrer Valider/Stratég ie Coordonner Piloter Rendre compte Proposer Concevoir Réaliser 7

8 Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? 1.5 Les 3 phases d un projet Les trois phases de la conduite du projet : Préparer, Piloter et Progresser Réalisation sans oublier la communication tout au long du projet Réalisation 8

9 1.6 Dans un projet, 3 facteurs à suivre C : Coût T : Temps Q : Qualité 9

10 Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? 1.7 Les difficultés dans un projet... Une majorité des projets ne respectent pas ces 3 facteurs ce qui engendre des difficultés 10

11 Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? 1.8 Les principales sources d échec 11

12 Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? 1.9 et les remèdes Les 9 clés de succès du projet Une situation initiale bien analysée Un objectif clair compris commun et SMART Qui fait quoi? Coordination efficace Prévenir plutôt que guérir Evaluer, réajuster en étant réactif Formaliser par écrit Communiquer Oser se remettre en cause 12

13 Sommaire Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? La Gestion de Projet : méthodes et outils Le suivi des projets 13

14 Le Management de Projets : méthodes et nos outils Les 3 phases de la conduite du projet : Préparer, Piloter et Progresser 14

15 Phase I : Préparer Etape 1 : Formuler la demande afin d établir la commande 15

16 Phase I : Préparer Etape 1: Formuler la demande / commande Comprendre l idée et le contexte Évaluer ou valider la faisabilité du projet Préciser l objet et les résultats à atteindre Présenter le projet à la DG Officialiser la nomination du chef du projet Comment? Cerner les points clés : but, contexte, objectifs souhaités 16

17 Phase I : Préparer Etape 1: Formuler la commande Une commande mal exprimée Un résultat non conforme aux besoins réels 17

18 Phase I : Préparer Etape 2 : Mettre la commande en mode projet 18

19 Phase I : Préparer Etape 2 : Mettre la commande en mode projet Comment? En rédigeant la fiche projet L objectif doit être Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste Temporel mais aussi Clair, Compris, Commun Formaliser les objectifs exprimés en objectifs opérationnels Appréhender le contexte Désigner les différents acteurs du projet Servir de référentiel durant la vie du projet Qui? + Le Sponsor PMO Le Chef de Projet 19

20 Phase I : Préparer Etape 3 : Préparer la communication sur le projet 20

21 Phase I : Préparer Etape 3 : Préparer la communication sur le projet Qui? Le Chef de Projet Ne pas oublier que le passage en Mode Projet = Mode Confidentiel. Comment? Le DG 21

22 Phase I : Préparer Etape 3 : Préparer la communication sur le projet Ecrire le plan de communication Externe et Interne. Fixer le degré de confidentialité 22

23 Phase I : Préparer Etape 4 : Construire le planning détaillé 23

24 Phase I : Préparer Etape 4 : Construire le planning détaillé Qui? Le Chef de Projet LES EXPERTS 24

25 Phase I : Préparer Etape 4 : Construire le planning détaillé 25

26 Phase I : Préparer Étape 4 : Construire le planning détaillé Vous pouvez utiliser GANTT ou MS PROJECT pour élaborer votre planning 26

27 Phase I : Préparer Étape 5 : Chiffrer les coûts 27

28 Qui? Phase I : Préparer Étape 5 : Chiffrer les coûts Le Chef de Projet Évaluer les coûts globaux Suivre et prévoir les coûts générés par la réalisation des livrables Comment? Récupérer les tâches issues du planning détaillé. MAD Indiquer le nombre de jours travaillés pour réaliser la tâche Une fois les besoins identifiés par type de ressources (humaines, matérielles..), indiquer pour chaque tâche le coût moyen journalier des ressources 28

29 Phase I : Préparer Étape 5 : Chiffrer les coûts Budget détaillé Nom du projet : en KMAD Coût unitaire de la soustraitance d une Etapes Charges (J/H) Coût total étape Totaux Les achats matériels prévus dans le projet : (détailler les achats avec les coûts et donner un montant global) Auteur : Date de création : N de version : Nom du fichier : Date de modification : 1 Modèle du livrable : Budget détaillé 29

30 Phase I : Préparer Étape 6 : Analyser les risques 30

31 Phase I : Préparer Étape 6 : Analyser les risques Identifier les risques du projet Quantifier l impact des risques sur le projet Maîtriser les risques Comment? Identifier tous les éléments pouvant avoir un impact négatif sur le projet, Regrouper les risques par grands thèmes et par ordre d importance Lister les impacts générés par les risques sur le projet N oubliez pas les risques «de ne pas réaliser ce projet» 31

32 Phase I : Préparer Étape 6 : Analyser les risques Exemples de risques Qui? Le Chef de Projet 32

33 Phase I : Préparer Etape 7 : Valider le cadrage du projet 33

34 Phase I : Préparer Etape 7 : Valider le cadrage du projet S assurer de la cohérence de toutes étapes réalisées dans cette phase de conception Finaliser la note de cadrage/ le cahier des charges Officialiser le lancement des tâches de réalisation 2.Fiche projet Rédiger la note de cadrage La note de cadrage/ le cahier des charges est le document qui consolide tous les livrables de la phase préparation 34

35 Phase I : Préparer Etape 7: Valider le cadrage du projet Comment? 35

36 La Gestion de Projet : méthodes et outils Phase II : Piloter 36

37 Phase II : Piloter Etape 8 : Suivre l avancement du projet 37

38 Phase II : Piloter Etape 8 : Suivre l avancement du projet Suivre le degré d avancement du projet (planning MS Project/GANTT Suivre les coûts Suivre la qualité des livrables étape par étape Anticiper les dérives éventuelles en terme de délais et de coûts, de qualité Pour suivre l avancement du projet, utiliser le planning et le budget détaillé dans la phase préparation. Où et quand? Réunions projet régulières Comment? Récupérer les informations sur les tâches«réalisées» et celles «à réaliser» Mesurer les écarts Qui Qui?? Le Chef Projet Le Chef de Projet Comité de pilotage (mensuel) Prendre en compte les actions curatives Planifier et chiffrer les actions curatives Mettre à jour le planning et le budget 38

39 Phase II : Piloter Etape 9 : Assurer le Reporting 39

40 Phase II : Piloter Etape 9 : Assurer le Reporting Centraliser l information Alimenter les tableaux de bord Fournir une analyse critique Communiquer aux parties prenantes Le contenu. Réalisation des tâches et actions Suivi des risques et du budget Respect des plannings Avancement global Qui? C : Coût T : Temps Q : Qualité Comment? Collecter l information Exploiter les indicateurs Relever les anomalies Formaliser le Reporting Le Chef de Projet 40

41 La Gestion de Projet : méthodes et outils Phase III : Progresser 41

42 Phase III : Progresser Étape 10 : Faire le bilan du projet 42

43 Phase 3 : Progresser Etape 10 : Faire le bilan Qui? L équipe projet Tirer des enseignements du projet Évaluer et comparer les résultats obtenus et objectifs initiaux Capitaliser les expériences Officialiser la clôture du projet Comment? Retracer l historique Évaluer et faire le bilan du triangle réussite S assurer du transfert du savoir Fêter la fin du projet!!! 43

44 Sommaire Travailler en mode projet : qu est-ce que cela veut dire? La Gestion de Projet : méthodes et outils Le suivi des projets 44

45 Le suivi des projets Organisation Suivi PMO Suivi chef de projet Portefeuille 1 Projet 1 Portefeuille 2 Portefeuille N 45

46 Le suivi des projets Rôle du PMO : - Contrôler l état d avancement du portefeuille ou du programme - Donner à la Direction Générale une vue d ensemble sur le programme - Assister les chefs de projets - Veiller sur l application de la méthodologie gestion de projet Les apports du PMO : - La coordination - Le suivi de l avancement - La consolidation des données - Le reporting global 46