PEPI GPI (Gestion de Projet Informatique) - Note de Cadrage décembre

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1 I N S T I T U T N A T IO N A L D E L A R E C H E R C H E A G R O N O M I Q U E Pepi Gestion de Projets Informatiques PEPI GPI (Gestion de Projet Informatique) - Note de Cadrage décembre Préambule Que veut on faire? Avec qui? Les métiers chefs de projets de la BAP E La population cible Comment? (Les axes de travail et actions) Axes de travail Axes de travail inter-pepis Objectifs et actions En Organisation et fonctionnement Évaluation... 8 PEPI GPI Note de cadrage-v1.1.doc Page 1 sur 8

2 1 Préambule Différentes études Standish Group, Gartner, exposent régulièrement les difficultés rencontrées par les projets informatiques. Si les chiffres donnés sont parfois controversés, ils convergent sur le fait qu une minorité rencontrent les objectifs affichés initialement (30 %), au moins 20 % sont abandonnés, les 50 % restant subissent des augmentations de délais, de coûts ou des réductions de périmètre. Concernant nos propres domaines, nous avons tous en tête des projets qui corroborent ces observations. Par rapport à la situation catastrophique décrite par le Standish Group en 1995, il semble que la situation s améliore. L évolution des pratiques de l ensemble des professionnels de l informatique y est certainement pour quelque chose. A l instar et en synergie des autres groupes Pepi de l Inra, l objectif du Pepi «Gestion de Projets Informatiques» se situe bien là : contribuer à accroître le taux de réussite des projets informatiques pour qu ils soient créateurs de valeur, réelle et perçue, pour l Institut. 2 Que veut on faire? La fédération PEPI des conducteurs de projets informatiques de l'inra se propose d'identifier et promouvoir les bonnes pratiques pour améliorer la pertinence et le taux de succès des projets informatiques de l'institut. Elle doit permettre de traduire en compétences collectives, i.e. au bénéfice de l ensemble de nos projets, les savoir-faire individuels et ainsi enclencher un processus d amélioration continue de la gestion de projet informatique : - dégager les bonnes pratiques, adaptées aux différents contextes de projets rencontrés : prototypage et développements itératifs intégrés à la recherche, mise en œuvre d applications d appui à la recherche, de systèmes de gestion de données d expérimentation - les faire évoluer et en faire émerger de nouvelles adressant les nouveaux challenges liés à l évolution des besoins de recherche et à l évolution des architectures informatiques (haut débit, interopérabilité des systèmes, architectures orientées services ) - les diffuser. Les actions entreprises doivent renforcer les compétences dans la conduite des projets afin d améliorer leur taux de succès, ce qui se traduit en termes de modes de pilotage et de gestion (prise en compte du caractère évolutif des besoins dans la planification par exemple), de respect des exigences (périmètre fonctionnel et technique, coûts, délais) et de qualité des produits et services associés. Elles s intéressent à l ensemble des champs de compétences de la conduite de projet : - planification, gestion des ressources ; - ressources humaines : vie d équipe, gestion des compétences ; - culture générale informatique et des domaines applicatifs ; - vie des produits ; - relation avec les utilisateurs ; - qualité et gestion des risques. Page 2 sur 8

3 3 Avec qui? 3.1 Les métiers chefs de projets de la BAP E La population concernée peut se définir au travers des activités clés du management de projet définis dans les profils Referens, quelle que soit la spécialisation (développement, systèmes et réseaux, statistiques, calcul scientifique) : - piloter, structurer et planifier ; - encadrer ; - définir et gérer les moyens. Elle se qualifie également au travers des deux grands domaines d applications qui nous intéressent : informatique scientifique et informatique d appui. Chaque responsable de projet sera invité à se projeter sur ces domaines (souvent il exerce en partie les deux) et on cherchera à en dégager les caractères communs mais aussi les spécificités qui peuvent influer sur la conduite des activités. Dans le premier cas, les projets informatiques sont intégrés à des problématiques de recherche dans lesquelles le chef de projet est fortement impliqué, il est amené à porter des réponses à appel d'offres. En informatique d'appui, le chef de projet se positionne souvent en assistance à maîtrise d'ouvrage et, dans la mise en œuvre des projets, il pilote fréquemment des sous-traitants. 3.2 La population cible Pour entrer rapidement dans une activité de production du Pepi GPI, la population visée de prime abord est celle des informaticiens «reconnus» au travers de l examen professionnel, identifiée principalement au travers de l attribution de la prime de fonction informatique : - 44 chefs de projets (au 1 er juin 2010) : correspondant aux différents profils Referens d Ingénieurs de Recherches pour la grande majorité et quelques ingénieurs d études (profils E2B et E2C) ; - auxquels se rajoutent 5 IR0. L élargissement de cette population est envisagée avec pragmatisme pour ne pas alourdir significativement l exercice du Pepi GPI. Il se traduira dans un premier temps par l accès à l information produite par le Pepi, puis dans la mesure du possible à la participation aux actions du Pepi (séminaires, formations, groupes de travail ) 4 Comment? (Les axes de travail et actions) 4.1 Axes de travail Un projet, ce sont des objectifs définis, avec un délai et des moyens attribués, réalisé par des personnes qui y sont affectées. Un projet informatique a de spécifique la mise en œuvre d'un cycle de développement qui définit les grandes étapes de réalisation -une planification- et la manière dont on passe d'une étape à l'autre (ex : modèle incrémental, en V/spirale, extreme programming). Page 3 sur 8

4 Les points décrits ci-dessous sont plutôt du ressort du Pepi GPI. D autres problématiques sont à travailler en étroite collaboration avec les autres Pepis (voir 4.2) Point 1 : la genèse et clôture d un projet - Mode de lancement des projets (ANR, Européens, besoin émanant d utilisateurs ou d'une direction ) - Ce point traite des aspects comme l'analyse de l existant, le recueil et compréhension des besoins, l innovation. - Comment naissent les projets? Le rôle de force de proposition des chefs de projets. - Les appels d offres : adéquation entre les appels et les réponses, comment maximiser le taux de succès? - Y a t il des clefs pour la réussite d un projet? Savoir détecter les éléments, les indicateurs pendant et après sa conception (ex : participation/implication des utilisateurs, expression des besoins). - Identification d une maîtrise d ouvrage impliquée. Souvent les utilisateurs sont maîtrise d ouvrage, comment formaliser ce rôle? - A partir de quand un projet en est un? En d'autres termes si la définition «projet = engagement» (objectifs, moyens humains+financiers, échéances...) est mal respectée cela reste-t-il un véritable projet pour nous? Si oui, avec quelles conséquences? - Étude de l'existant : savoir choisir une communauté, une base à étendre, analyse de logiciels libres (www.qsos.org) Point 2 : Conduite du changement et gestion de la relation avec les utilisateurs - La connaissance de l adhésion des utilisateurs à un projet et gestion de leur implication. - L appréhension du métier des futurs utilisateurs d un projet. Fournir un cahier des charges informatique. - La formation des utilisateurs, la conduite du changement, savoir gérer l évolution des objectifs et des besoins. Point 3 : Gouvernance, organisation et conduite de projet - Découpage d un projet, temporel et vertical, quelle granularité? Mise en place d'un (comité de) pilotage, cadencement/parallélisations. - Comment gérer des objectifs flous ou l absence de cahier des charges? - Cas des projets européens où il est nécessaire de prévoir un plan de secours en cas d échec. - La sous-traitance, quand, pourquoi et comment externaliser tout ou partie de la réalisation d un projet? Intégrer la sous-traitance dans le projet. Peut-elle réellement répondre aux besoins des chercheurs de l INRA? Page 4 sur 8

5 - Comment impliquer efficacement des personnels temporaires? Pepi Gestion de Projets Informatiques - Gestion de projet avec des ressources humaines distribuées géographiquement? Point 4 : Évaluation, négociations et gestion des ressources - Évaluer la quantité de travail et les niveaux de compétence en fonction d exigences techniques ou contextuelles. - Gérer des ressources humaines (permanents, CDD, thésards, stagiaires, ) recrutement, formation. - Redéfinir des ressources. Point 5 : Évaluation et gestion des risques - Évaluer les risques de la genèse à la clôture d un projet. - Savoir arrêter un projet. - Gérer des risques humains : turn-over, conflits, inaptitude, surcharge - Gérer le respect d échéances et gérer la conformité. - S assurer de l aptitude de la production. - Risques liés aux choix technologiques (libre, langages, OS...). Point 6 : Suivi de l avancement - Un suivi d avancement adapté pour s assurer de la tenue des engagements, de l adéquation des ressources aux objectifs, et pour maintenir la mobilisation (éviter les effets tunnels). - Comment suivre «au plus près» l'avancement de l'équipe projet sans alourdir (et stresser?) ses tâches propres? - pratiques, outillage, reporting. Point 7 : sécurité - Évaluation et gestion du risque sécurité. Exemple : pertes de données, malveillance ; - Sécurité et sous-traitance. 4.2 Axes de travail inter-pepis Les points suivants sont à travailler en étroite collaboration avec les autres Pepis, entre autres le Pepi Ingénierie du développement Logiciel. Page 5 sur 8

6 Point 8 : élaboration des spécifications générales, fonctionnelles et techniques - Adaptation du cycle et des modes de production à la nature et au contexte de projets, cycles cascade, V, itératif, méthodes agiles. - Impacts sur les modes de recueil et formalisation des besoins, sur la production. - Documentation projet, cohérence spécifications et produits. Point 9 : certification et gestion de la qualité : - Assurance et contrôle de la qualité du projet et des produits du projet : les moyens à mettre en œuvre, traçabilité, mesure de la qualité projet. - Gestion documentaire : documents de suivi de projet, définition, élaboration d un plan d assurance qualité, contrat de service (accueil, hébergement, ), documents des produits du projet, compte rendu de réunions. - Reconnaissance de la qualité : opportunité d une certification extérieure. Point 10 : tests et recettes fonctionnelles - Place des tests dans le cycle de vie du projet, développement piloté par les tests. - Tests de mise en œuvre, tests fonctionnels. - Pilotage des recettes. 4.3 Objectifs et actions Comment assurer la longévité et l efficacité dans l animation qui se met en place? En tenant compte du caractère transversal de la fédération Pepi et du temps que chacun pourra et acceptera d y consacrer. Plutôt que de convenir d un travail continu qui présente le risque d essouffler les participants, le choix est délibérément fait de centrer la production sur un temps fort. L organisation d un séminaire annuel de contenu attractif, i.e. correspondant aux attentes de la population cible, est ce point central qui doit permettre de construire la fédération et de déclencher l intérêt pour d autres opérations ciblées (groupes de travail, formations ). Connaître dans la durée la communauté des chefs de projets et sa production - A l aide d enquêtes régulières : initialisées en 2011, elles doivent fournir des indicateurs permettant d évaluer les attentes, l intérêt, les progrès. Elles doivent permettre de caractériser les projets (par famille : appui, scientifique ; leur organisation ; leurs dimensions), d identifier les pratiques et outils en usage, les indicateurs de réussite. - Un séminaire annuel (format de 2 à 3 jours) : temps fort de partage et de travail sur les différents axes permettant une production diffusable (50 % du temps du séminaire), c est également un moment d ouverture (25 %) culture générale et technologique - adressé au travers de conférences invitées, et qui doit permettre de programmer les actions du Pepi (groupes de travail, formations ). Page 6 sur 8

7 Partager et construire ensemble les bonnes pratiques adaptées à nos contextes, diffuser l information - Séminaire annuel (voir description ci-dessus). - Ouverture d un wiki pour l élaboration collaborative d information. - Création de deux listes de diffusion : une restreinte au Pepi, une ouverte à l ensemble de la population intéressée par la gestion des projets informatiques. Se former et former (dans le Pepi et plus ) En tant que lieu d échange et de transfert de connaissances, le Pepi est vecteur de formation pour ses participants. Au-delà, les enquêtes régulières et le séminaire annuel doivent déboucher sur un plan de formation annuel. Interagir avec les autres Pepis En charge du pilotage et de la structuration de la production, le chef de projet est en prise avec les informaticiens placés sous sa responsabilité. L organisation de la production, la mise en place d une démarche qualité ont une influence directe sur les pratiques et compétences à maîtriser dans les phases d élaboration des projets (spécifications, développement, tests, déploiement ), dans la gestion des produits du projet et des services associés (voir 4.2). Ces sujets doivent être investis de manière transverse par les différents Pepis, en particulier avec le Pepi Ingénierie du Développement Logiciel. Les modalités de travail sur ces champs transverses sont à déterminer. 4.4 En 2011 C est l année d initialisation du fonctionnement du Pepi. Les 1ères actions ciblent les objectifs énoncés ci-dessus et sont centrées sur 3 actions : 1) Enquête en cours d élaboration auprès de la population cible (format court à réponses fermées) ; 2) Programmation du 1 er séminaire annuel (prévision : automne 2011) ; 3) Mise en place des outils de communication et de production collaborative (wiki) 2 nd semestre. 5 Organisation et fonctionnement Le PEPI fonctionne avec un bureau dont le rôle est de : - définir les orientations (proposition et mise en œuvre), les faire valider ; - programmer et organiser les séminaires (aide logistique de la FPN indispensable) ; - piloter les actions (formations, groupes de travail, création/dépouillement des enquêtes, ) ; - contribuer aux travaux inter-pepis ; Page 7 sur 8

8 - rendre compte des travaux du Pepi. Pepi Gestion de Projets Informatiques Le bureau du Pepi est installé pour un an sur la base des participants ayant contribué à la phase de cadrage. Sa composition sera revue à l issue de la première année. Il est animé par un membre nommé qui représente le Pepi aux instances de pilotage et dans les travaux interpepis (avec délégation si nécessaire). Le budget nécessaire à l activité du Pepi est évalué à 25K pour la 1 ère année, montant réparti comme suit : fonctionnement bureau (5 k ), séminaire (15 k ), formations (5 k ). 6 Évaluation L évaluation de l opération Pepi pourra se mesurer de manière factuelle par : - la mise en œuvre effective des opérations planifiées en 2011 : enquête auprès des chefs de projet, séminaire, listes de diffusion, groupes de travail ; - la réponse adhésion, participation, contribution de la population cible à l offre qui lui est faite ; - la production issue des actions : séminaire, groupe de travail. Sur le plus long terme, l enquête périodique (annuelle) doit permettre d identifier des progressions sur les pratiques. Page 8 sur 8

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