Valorisation des résultats de la recherche. Objet et domaine d application du manuel Qualité...2

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1 Valorisation des résultats de la recherche Version : décembre 2003 Objet et domaine d application du manuel...2 Champ d application du manuel 2 Périmètre d application du manuel 2 Terminologie 2 Présentation du manuel...3 Rôle et importance du manuel 3 Diffusion 3 Orientations générales de politique...3 Organisation et fonctionnement de la Valorisation...5 Missions de valorisation du CNRS 5 Organisation et fonctionnement de la valorisation 5 Organisation de la...6 Instances de l organisation de la 6 Organigramme 6 Cycle annuel du management de la 8 Système documentaire 9 Système de management de la...10 Exigences générales 10 Exigences relatives à la documentation 11 Responsabilité de la direction 11 Politique qualité 11 Planification 11 Responsabilité, autorité et communication 12 Revue effectuée par la direction 12 Mesure, analyse et amélioration...12 Surveillance et mesure 12 Analyse des données 12 Amélioration 13 Annexe : Composition du Comité...13 Version Nature des modifications Date 1 document en relecture Décembre 2003

2 Objet et domaine d application du manuel Le présent manuel a pour vocation de décrire le système de management de la qualité que le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) met en place pour assurer la qualité des activités, prestations et produits relatifs à la valorisation des résultats de la recherche. Conformément aux priorités énoncées dans le contrat d action pluriannuel CNRS-État, cette première version, 1.0 du manuel, vise prioritairement la qualité : des contrats de collaboration de recherche négociés avec les entreprises ; les activités de protection et d exploitation de la propriété intellectuelle. D autre part, elle s inspire des lignes directrices des recommandations applicables en matière de management de la qualité telles qu elles sont définies dans la norme ISO 9004 : 2000, «Systèmes de management de la qualité, lignes directrices pour l amélioration des performances». Partant d une phase expérimentale, le développement et le déploiement du système qualité du CNRS s inscrit dans une démarche de construction progressive, dès lors le champ du système a vocation à être étendu à de nouveaux processus et s enrichira régulièrement de nouvelles dispositions. Le terme valorisation désigne ici l ensemble des activités conduisant au travers de partenariats multiformes entre la communauté scientifique et le monde socio-économique, à donner une valeur ajoutée économique, sociale ou culturelle aux résultats de la recherche. Champ d application du manuel Le champ couvert par le management de la est constitué de : la négociation et la signature des contrats de collaboration de recherche, pilotés par le CNRS, ainsi que la protection et l exploitation, en partenariats industriels, des résultats de la recherche. Il exclut notamment au stade actuel : les contrats cadre, les contrats européens, la détection des inventions, la gestion financière des contrats... Les exigences qualité relatives à ces processus et produits seront traitées dans une prochaine version. Périmètre d application du manuel Le management de la s applique à l ensemble des directions, délégations et unités pour la partie de leurs activités relevant du champ d application visé cidessus. Terminologie Le processus 1 est défini comme un ensemble d activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d entrée en éléments de sortie, produits ou services. Le terme procédure doit être compris comme une manière spécifiée d effectuer une activité ou un processus. Le terme parties intéressées recouvre de façon générique les personnes ou groupes de personnes ayant un intérêt dans le fonctionnement du CNRS ; il s agit : de nos tutelles, de nos partenaires de l enseignement supérieur et des entreprises, comme de l ensemble des acteurs internes, direction, unités de recherche et personnels au sein des différents services. La qualité d un contrat de collaboration de recherche mesure l aptitude du contrat à répondre aux exigences des parties intéressées. Par système de management de la qualité de la valorisation (SMQV) il faut comprendre l ensemble des éléments corrélés permettant d orienter et de contrôler le CNRS en matière de qualité des produits et services de la valorisation, tels : la politique qualité, la démarche d écoute des parties intéressées, l ensemble du système documentaire, l organisation de la qualité au niveau central et local, le plan annuel d amélioration de la qualité 1 Processus et procédure : il s agit des définitions retenues par l ISO (Organisation internationale de normalisation), norme ISO 9000 : 2000, Principes essentiels et vocabulaire 2/14 Version 1

3 Présentation du manuel Rôle et importance du manuel Le manuel (MQ) joue un quadruple rôle : il énonce la politique qualité et les objectifs décidés par la Direction ; il décrit l organisation mise en place pour maintenir et développer cette politique et atteindre les objectifs qui lui sont associés ; Il explicite les lignes directrices permettant à toutes les directions, délégations et unités d organiser leur propre système de management de la qualité d une manière cohérente les unes par rapport aux autres. Il fixe l organisation du système documentaire. Orientations générales de politique La déclaration générale de politique qualité (cf. infra), signée début mars 2003, synthétise l engagement de la direction quant au développement et à la mise en oeuvre du système de management de la qualité, et à l amélioration continue de son efficacité. Le manuel témoigne, tant en interne qu à l extérieur, de l image du professionnalisme du CNRS, au siège et en région, en matière de management de la. Il contribue à instituer une relation de confiance avec les parties intéressées. C est un document vivant qui sera mis à jour en tant que de besoin sous la responsabilité du responsable de la modernisation et de la qualité du CNRS. La gestion du manuel est décrite dans la procédure Système de management de la qualité de la valorisation (SMQV ; disponibilité mars 2004). Diffusion Le manuel ne contient aucune information confidentielle. Il peut être diffusé à l extérieur du CNRS aux partenaires et aux industriels qui en font la demande ou en réponse à une exigence contractuelle sous réserve de l accord du responsable de la modernisation et de la du CNRS. Il est diffusé en interne à tous les agents chercheurs, ingénieurs et techniciens via le site, (diffusion contrôlée). La procédure SMQV précise les modalités de diffusion du manuel qualité. Version 1 3/14

4 Campus Michel-Ange, le 3 mars 2003 Déclaration générale de politique pour le management de la Le CNRS s est donné pour objectif de renforcer son ouverture vers la demande socio-économique en développant ses partenariats avec les entreprises, au moyen notamment de la politique de négociation d accords-cadres de collaborations, en dynamisant ses actions de transferts de technologies, de valorisation et de soutien à la création d entreprises. De ce point de vue, nos interlocuteurs attendent de l établissement, efficacité, rigueur dans la gestion et clarté dans les décisions. Pour répondre à ces exigences, les entités du CNRS doivent s adapter constamment en améliorant régulièrement leurs méthodes de travail, leurs outils et en maîtrisant les processus au cœur des métiers. Les démarches sont, dans cette logique, des instruments au service de la mise en œuvre des priorités énoncées par le projet d établissement du CNRS. Nos efforts dans le domaine de la contribueront à améliorer notre capacité à assurer nos missions et, ainsi, à accroître le bénéfice que la collectivité nationale est en droit d attendre de nos activités. Conformément au contrat d action pluriannuel CNRS-Etat, la mise en place puis la généralisation progressive de ces démarches concernent d abord les activités de valorisation et, dans un premier temps, les contrats de collaboration de recherche négociés avec les entreprises Appliquée à la valorisation, la politique du CNRS traduit la volonté de mieux prendre en compte, et satisfaire, les attentes des parties intéressées : partenaires du CNRS, enseignement supérieur et entreprises, comme l ensemble des acteurs internes, unités de recherche et personnels au sein des différents services. Le secrétaire général et le directeur de la délégation aux entreprises sont chargés de la mise en oeuvre de cette politique. Ainsi, notre ambition est de cibler, dans un premier temps, les priorités suivantes pour progresser dans ces domaines : Privilégier la protection des intérêts de la collectivité nationale et du CNRS par la maîtrise de la propriété intellectuelle ; Préserver au niveau de chaque contrat les droits à publication des chercheurs tout en veillant à la protection de la propriété intellectuelle ; Garantir une contribution équilibrée des partenaires aux coûts totaux des recherches engagées en collaboration ; Maîtriser les délais internes au CNRS de négociation, rédaction et signature des contrats ; Assurer une mise en œuvre homogène, au sein de l établissement, des bonnes pratiques édictées ; Se concerter avec les établissements d enseignement supérieur dans le sens d une harmonisation de nos processus et de nos outils ; Définir et mettre en place un dispositif de pilotage du système de management de la, sous-tendu par la définition et le suivi d indicateurs de la mesure des progrès réalisés. Le système de management de la devra clarifier le rôle de chacun, responsabiliser et valoriser les initiatives, et reconnaître les qualifications et les métiers exercés, en prévoyant les mesures d accompagnement appropriées, en terme de formation notamment. Chaque année la direction générale arrêtera, après consultation des parties intéressées, les actions à réaliser et mobilisera les moyens humains et financiers nécessaires pour y parvenir. Les directeurs des services centraux, les directeurs d unités et les délégués régionaux s engageront résolument dans cette démarche en y associant étroitement leurs équipe. Geneviève Berger 4/14 Version 1

5 Organisation et fonctionnement de la Valorisation Missions de valorisation du CNRS Le décret fondateur du CNRS n du 24 novembre 1982 modifié dispose que le Centre national de la recherche scientifique a pour mission, dans le cadre de la politique scientifique définie par le gouvernement, en relation avec les besoins culturels, économiques et sociaux de la nation et en liaison avec les établissements d enseignement supérieur, de contribuer à l application et à la valorisation des résultats de la recherche. Organisation et fonctionnement de la valorisation L organigramme ci-dessous résume les entités impliquées dans la mise en œuvre du système de management de la de la valorisation. BPC Secrétariat général DRH DSI DAJ DFI Direction générale Départements scientifiques Délégation aux entreprises DRES DRI partenaires. A cet effet, avec la participation de la direction des contrats et des affaires juridiques, elle négocie ces accords, en assure le suivi et en évalue les résultats. Elle veille au respect des principes définis en matière de propriété intellectuelle dans les collaborations que le CNRS noue avec le secteur économique. Elle contribue à l élaboration de la politique de la formation destinée aux personnels de l Établissement dans le domaine de la propriété intellectuelle et participe à la politique de communication en direction des entreprises. Elle veille, avec le concours du secrétaire général, à ce que les délégations soient associées au traitement des dossiers de valorisation qui les concernent. Elle assure la responsabilité des décisions en matière de protection des résultats, de brevets et licences. La DAE est placée sous l autorité du directeur de la délégation aux entreprises, il s entoure d un adjoint nommé par le directeur général. Pour l accomplissement de ses missions, elle agit en étroite liaison avec les départements scientifiques et les directions concernées du secrétariat général. Afin d assurer la cohérence des actions du CNRS en matière de relations avec les entreprises, elle participe à la coordination de l activité des services du partenariat et de la valorisation des délégations. Délégations régionales Unités de recherche Les délégués régionaux Les délégués régionaux, nommés par le directeur général, assurent la représentation du centre et coordonnent ses activités dans leur circonscription. Le secrétaire général Le secrétaire général assiste le directeur général pour la gestion administrative et financière du centre et coordonne l activité des délégués régionaux. Les processus de la L articulation des processus de la valorisation est schématisée par la figure suivante. La délégation aux entreprises La délégation aux entreprises (DAE) met en œuvre la politique de valorisation des résultats de la recherche et de partenariat avec les entreprises, selon les orientations arrêtées par le directeur général du CNRS. Dans le domaine des relations avec les entreprises, elle est chargée de conduire la politique d accords cadre et de conventions de création de laboratoires mixtes et communs qui lient le CNRS à ses Version 1 5/14

6 Industriel Chercheur Europe Demandeur Chercheur Exploitant Entrepreneur Demande de cadre de collaboration Projet de recherche Appel à candidatures Demande Résultat de recherche Les processus de la valorisation Accords cadres (AC) Contrats européens Organisation de la Instances de l organisation de la Pour atteindre les objectifs poursuivis, le système de management de la qualité est structuré de telle façon qu il soit réactif aussi bien au niveau central qu au niveau régional. Le Comité, coprésidé par le secrétaire général et le directeur de la DAE, est constitué de membres représentatifs des directions du siège, des délégations et des unités. Réuni au moins une fois par an en revue du système de management de la de la valorisation, ce comité définit et suit la mise en œuvre de la politique. En particulier, il arrête le plan annuel d amélioration de la qualité proposé par le responsable de la modernisation et de la en concertation avec la DAE. Ce plan est élaboré à partir des propositions d amélioration du SMQV, auxquelles contribuent aussi bien les directeurs des directions du siège, les délégués, les responsables d entité que les agents ayant des responsabilités sectorielles, administratives ou techniques : fiches de progrès, plan local d amélioration de la qualité, audits AC Autres contrats : Prestations de services, Équipes conseil Protection Recherche technologie Projet d innovation Projet de collaboration Projet de collaboration CE CE Brevets Contrats de collaboration de recherche (CCR) CCR Gestion des contrats et recrutements Contrat Contrat Courtage de technologies Création d entreprise CCR Factures CCR Crédits et CDD Industriel Chercheur Demandeur Cette organisation permet aux agents qui sont au contact avec les bénéficiaires de faire remonter à la direction les progrès qu il convient de planifier par un management adéquat des ressources afin de s assurer que la réalisation des prestations rencontre la satisfaction des parties intéressées. Cession de droit Dans ce contexte, les principes et Exploitant Droit d exploitation recommandations prescrits par la norme ISO Entreprise créée Entrepreneur apparaissent, à moyen DAE/BPC le 1er novembre 2003 terme, comme la meilleure façon de garantir et pérenniser vis-à-vis de nos tutelles, des personnels et de nos partenaires les aspirations de la direction du CNRS à l amélioration continue. Organigramme L architecture de l organisation du CNRS repose sur deux principes, l un de déconcentration, l autre de cohérence. Le principe de déconcentration vise à rapprocher la gestion du Centre des unités et des hommes. Le délégué régional a pour mission de coordonner les activités du Centre à l échelon de sa circonscription, d apporter aux laboratoires l assistance commune dont ils ont besoin et de développer une gestion de proximité assouplie. Le principe de cohérence vise a exploiter au mieux les capacités multiples de l organisme. Il se traduit, sur le plan de la gestion, par la mission de coordination dévolue au secrétaire général. L organigramme reflète ces principes. Il se décompose en deux niveaux, central et local. Par souci de réactivité, un certain niveau de qualité est géré à l échelon local. 2 Six principes centraux du management de la : orientation client, leadership, implication du personnel, approche processus, management par approche système, amélioration continue. 6/14 Version 1

7 Organisation centrale de la qualité La responsabilité de la direction est exercée à trois niveaux : le secrétaire général conjointement avec le directeur de la DAE, le Comité et le responsable de la Modernisation et de la. Responsabilités conjointes du secrétaire général et du directeur de la DAE Le secrétaire général et le directeur de la DAE exercent conjointement leurs responsabilités dans le domaine de la qualité en s appuyant sur le Comité et sur le responsable de la Modernisation et de la. Ils ont notamment pour responsabilités : de définir et faire valider en comité de direction la définition des missions et responsabilités relevant de la valorisation et des politiques associées ; de communiquer à l ensemble des agents la «déclaration générale de politique», signée en mars 2003, qui définit et résume la politique et les objectifs qualité du CNRS, et constitue son engagement dans ce domaine visà-vis des parties intéressées ; de proposer au comité de direction les améliorations du système de management de la ; d assurer la disponibilité des ressources dans le cadre du budget voté ; de nommer les membres du Comité ; de coprésider le Comité. Responsabilités du Comité Le Comité a notamment pour mission : d évaluer l état du système de management de la qualité et son adéquation à la politique qualité ; d arrêter le plan annuel d amélioration de la (PAAQ). Attributions du responsable de la modernisation et de la du CNRS Le responsable de la Modernisation et de la du CNRS gère le système de management de la qualité (cf. procédure SMQV), avec son équipe. Il mène notamment les actions suivantes : identifier ou contribuer à l identification des processus à partir desquels est élaboré le système de management de la qualité de la valorisation (SMQV) ; élaborer et mettre à jour le système de management de la qualité de la valorisation, en vérifier la cohérence, en assurer la gestion documentaire (identification, diffusion, disponibilité, site qualité sur Intranet), et établir son tableau de bord ; s assurer que les animateurs locaux de la ont reçu une formation adéquate pour appliquer et faire appliquer aux agents le système de management de la qualité de la valorisation ; piloter et gérer les mesures, analyses et améliorations (audits internes, fiches de progrès, bonnes pratiques) ; concevoir et faire développer les applications informatiques nécessaires à une bonne gestion du système de management de la qualité ; planifier les audits internes et s assurer que les auditeurs sont indépendants et ont reçu une formation adéquate ; évaluer la qualité des activités de support (informatique, formation ), dans le cadre de l élaboration des processus d appui à la valorisation ; proposer au Comité le projet de plan annuel d amélioration de la (PAAQ), en rédiger la version définitive présentée en revue de comité de direction ; assurer le secrétariat des réunions du comité qualité et préparer les revues du comité de direction. Organisation locale de la Au niveau local, l organigramme qualité se décline sur trois plans : le responsable d entité (directeur, délégué régional, directeur d unité ), l animateur local de la 3, l agent. Le responsable d entité Le responsable d entité (directeur, délégué régional, directeur d entité ) exerce la responsabilité qualité au plan local en prenant appui sur l animateur local de la. A ce titre, il contribue à consolider la démarche qualité sur cinq points en particulier : il élabore le plan local d amélioration de la qualité (PLAQ) en s appuyant notamment sur les suggestions de l animateur local de la et des autres agents et sur le résultat des audits. 3 Ce rôle peut être tenu par le responsable de l entité Version 1 7/14

8 Pour les délégations régionales le PLAQ est annexé au dossier de groupe objectifs-moyens (GOM) ; il valide et signe les notes de service qualité 4 (NSQ) préparées par ses collaborateurs ; il émet des fiches de progrès et donne éventuellement son avis sur celles qui sont émises par ses collaborateurs ; il désigne l animateur local de la. Animateur local de la L animateur local de la est la clef du dispositif au plan local : il s assure que les agents ont accès au système de management de la qualité en vigueur dans son intégralité, sur quelque support (informatique ou papier) que ce soit ; il élabore ou contribue à l élaboration des notes de service qualité (NSQ) de l entité, s assure de leur diffusion et de leur application, conserve les originaux des différentes versions et s assure que les agents disposent des dernières versions ; il forme l ensemble des agents du site au système de management de la qualité ; il donne son avis sur toutes les fiches de progrès, soit seul, soit dans le cadre d un groupe qualité local institué à cet effet, en vérifie l application et en contrôle a posteriori l efficacité ; il élabore avec les agents concernés sous forme de fiches de progrès les plans d actions résultant des audits (internes ou de certification) et en vérifie la mise en oeuvre effective ; il veille à la bonne gestion des enregistrements qualité ; il établit ou fait établir, à l échelon local, certains tableaux de suivi (objectifs qualité, audits internes) et les communique au responsable de la modernisation et de la qualité. s il a reçu la formation d auditeur interne, il réalise ou participe à la réalisation d audits internes dans d autres sites que le sien. Agents Les Agents font vivre au quotidien le système de management de la qualité : ils élaborent ou contribuent à l élaboration des documents de planification du site : NSQ, PLAQ ; ils contribuent à l amélioration du système de management de la qualité et de la relation avec les clients en émettant des fiches de progrès ; ils assurent la qualité et la traçabilité de la relation avec les parties intéressées ; ils veillent à l application des procédures. Cycle annuel du management de la Le cycle de vie du système de management de la a pour point focal la revue de direction au cours de laquelle le plan annuel d amélioration de la est présenté, éventuellement amendé et validé. A la suite de cette revue, sont déclenchées successivement plusieurs actions : mise à jour du SMQV, formation des agents à la qualité, mesure et analyse des résultats (audits internes ) et préparation du PAAQ. Le cycle se présente comme suit : Réunion du Comité janvier Préparation du PAAQ décembre Revue par le comité de direction fin février / début mars Cycle du management de la qualité Analyse des résultats Audits internes novembre Mise à jour du système mars / avril Formation Mai-juin et/ou septembre / octobre 4 En tant que de besoin les procédures qualité sont complétées au plan local par des notes de service qualité (NSQ) dans lesquelles le responsable d entité définit les responsabilités des agents quant à la réalisation de certaines tâches. 8/14 Version 1

9 Système documentaire Le système de management de la du CNRS repose sur 3 ensembles d éléments habituellement représentés sous forme de pyramide dont le manuel est le sommet, les procédures le corps et les modes opératoires la base : Présentation de la valorisation au CNRS et de sa politique qualité. Processus général de réalisation. Extérieur Manuel Qui fait quoi Manuel des Procédures qualité Intérieur Comment Guides opératoires Le manuel (MQ) Le manuel est la synthèse du système du CNRS. Il présente l organisation et les missions de la valorisation, définit le champ du SMQV, expose l engagement de la direction en terme de politique d objectifs. Il examine l organisation de la et expose comment les exigences de la norme ISO 9004 : 2000 sont interprétées dans le cadre des activités de valorisation du CNRS. Le manuel des procédures (MPQ) Le manuel des procédures regroupe chacune des procédures qui constituent le cœur du système. Celles-ci s intéressent plus particulièrement aux acteurs et à leurs activités (qui fait quoi?) et sont représentatives du processus d élaboration des prestations et des moyens internes et externes nécessaires à leur réalisation. Elles montrent comment le CNRS entend maîtriser ses processus en vue de la satisfaction des bénéficiaires. Les guides opératoires (GO) Les guides opératoires exposent aussi bien le contenu des prestations et produits que la manière de les réaliser. Ils peuvent aussi détailler certains points d organisation et de méthodologie relatifs soit aux prestations elles-mêmes soit aux moyens mis en œuvre pour les réaliser. Tous contribuent plus ou moins directement au SMQV. Version 1 9/14

10 Autres documents du système de management de la Plusieurs autres documents contribuent à étayer le SMQV du CNRS : le plan annuel d amélioration de la (PAAQ) présenté en revue de Direction, avec ses différentes annexes ; les plans locaux d amélioration de la qualité (PLAQ) ; Les rapports d audit interne, ainsi que leur synthèse ; Les comptes rendus de réunion du Comité ; Les notes de service qualité (NSQ) qui complètent localement les procédures qualité pour définir les responsabilités quant à la réalisation de certaines tâches ; Les fiches de progrès, de chaque site. Sommaire du manuel des Procédures Les procédures ont pour objet de retracer les processus constitutifs des activités de valorisation de la recherche, les différents moyens qui sont apportés (moyens internes et externes, système d information, ressources humaines, gestion budgétaire) et les modalités de gestion du système qualité. Le tableau ciaprès en dresse le sommaire : Sommaire des guides opératoires (GO) A ce jour un guide opératoire en cours d élaboration : Guide pour la détermination du coût des contrats. Site web qualité Les documents du système de management de la qualité sont publiés sur le site Intranet qualité du CNRS et sont accessibles aux agents sous réserve de certaines habilitations. Chacun disposera ainsi de la dernière version à jour de la documentation. Documents hors système qualité ayant une incidence sur la qualité Plusieurs autres documents, hors système, sont susceptibles d avoir une incidence sur la qualité. C est le cas notamment : Les contrats quadriennaux de développement, dès lors que le volet recherche énonce des dispositions relatives à la qualité (ce qui est le cas des contrats récents) ; Les contrats d action pluriannuels des départements scientifiques lorsqu ils fixent des ambitions relatives à l amélioration de la qualité dans leur discipline ; Le référentiel du groupe de travail Valor Ouest ; Certaines conventions ou protocoles passés entre le CNRS et l un de ses partenaires. Code Libellé Disponi bilité BPC BPC Contrats de collaboration de recherche Mesure, analyse et amélioration Fév Déc BPC Soutien au transfert Fév XXBPC 04-00XXBPC 04-00XXBPC Procédure en cours de révision 2 Propriété des résultats de la recherche Suivi du courtage technologique Coopération des personnels titulaires du CNRS avec les entreprises dans le cadre de la loi sur l innovation et la recherche Mai 2004 Mai 2004 Nov Système de management de la Exigences générales La CNRS établi son SMQV selon une architecture documentaire (manuel qualité, procédures qualité, notes de service qualité, guides opératoires, imprimés de référence) principalement décrite dans le présent manuel et dans la procédure Système de management de la Valorisation (disponible en 2004). La mise en œuvre du SMQV repose sur : la désignation du responsable Modernisation & qualité du CNRS (cf décision n BPC du 19 avril 2000) ; un système de formation qui touche tous les agents (cf. procédure SMQV) ; 10/14 Version 1

11 l engagement de chaque niveau de direction au siège, en région et dans les unités pour la mise en œuvre la politique qualité du CNRS et d en réaliser les objectifs. Le SMQV est entretenu grâce au dispositif d amélioration permanente mis en place : audits internes, fiches de progrès, revue de direction, plan annuel d amélioration de la qualité (PAAQ) du CNRS, plans locaux d amélioration de la qualité (PLAQ) propres à chaque entité. Exigences relatives à la documentation La documentation du SMQV est décrite de façon exhaustive dans le présent manuel et dans la procédure système de management de la. Maîtrise des documents La gestion documentaire est précisément décrite dans la procédure SMQV. Elle peut être complétée localement par des dispositions décrites dans des notes de service qualité. La maîtrise des documents concerne également tous les supports informatiques de ces documents ainsi que les supports servant à la transmission des données (réseaux locaux, messageries, Internet, Intranet, forums, etc.).. Maîtrise des enregistrements Les enregistrements requis dans le cadre du SMQV du CNRS sont signalés dans les différentes procédures : procédure Contrats de collaboration de recherche (fiche d évaluation du coût d un contrat, copie du contrat signé, copie des annexes scientifique, technique et financières) ; procédure Protection et exploitation de la propriété intellectuelle (disponible en 2004) ; Responsabilité de la direction Engagement de la direction L engagement de la Direction est manifesté globalement dans la déclaration générale de politique et décliné à tous les niveaux appropriés au siège, en région et dans les unités par la mise en œuvre de la politique qualité et la réalisation des objectifs qualité. L amélioration permanente du SMQV résulte de la mise en œuvre de divers instruments : audits internes, fiches de progrès, revue de direction, plan annuel d amélioration de la qualité (PAAQ) du CNRS, plans locaux d amélioration de la qualité (PLAQ). Écoute des parties interessées La détermination des exigences des parties intéressées est effectuée ponctuellement, prestation par prestation, dans le cadre de chacune des procédures. Plus globalement, le CNRS organise périodiquement une enquête de satisfaction auprès d un échantillon représentatif des parties intéressées. De façon ponctuelle, certaines entités organisent des enquêtes afin de faire évoluer les prestations qu elles dispensent. Politique qualité La politique qualité, qui comprend également les objectifs qualité, est définie dans le présent manuel. La révision de la politique et des objectifs qualité est effectuée dans le cadre de la revue effectuée chaque année par la direction. Son adéquation aux finalités du CNRS est vérifiée lors des réunions du comité et chaque année en revue de comité de direction. Planification Objectifs qualité Les objectifs qualité sont définis dans le présent manuel et mesurés par les indicateurs fixés dans la procédure mesure, analyse et amélioration. Leur réalisation est analysée et leur cohérence avec la politique qualité est vérifiée en réunion du Comité puis en revue de Comité de direction. Toutes les autres procédures concourent directement ou indirectement à la réalisation des objectifs qualité. Planification du SMQV Le SMQV obéit à un cycle de vie annuel calé sur la revue annuelle effectuée par le comité de direction et décrit dans le présent manuel et la procédure SMQV. La mise à jour du SMQV résulte des conclusions de la revue de direction et s appuie sur le plan annuel d amélioration de la qualité qui en est issu. Le responsable de la Modernisation et de la du Version 1 11/14

12 CNRS est chargé de veiller à la cohérence de l ensemble des documents du SMQV. Responsabilité, autorité et communication Responsabilité et autorité En dehors du manuel, les responsabilités et autorités sont définies et communiquées dans les organigrammes et précisées, pour certaines d entre elles, dans les notes de service qualité. Le représentant de la direction pour l ensemble du CNRS responsable Modernisation et du CNRS (RMQ) est un membre de l encadrement désigné par le secrétaire général du CNRS. Au niveau des directions, services et délégations, chaque responsable peut désigner un animateur, responsable local, parmi ses collaborateurs. Communication interne La communication interne entre les différentes composantes du CNRS est effectuée essentiellement par l intermédiaire de l Intranet et du plan messagerie et, au sein de chaque site, au cours des réunions de service. L efficacité du SMQV, mesurée notamment par les fiches de progrès, les audits internes et le processus de mesure, analyse et amélioration, est communiquée par la publication de tous les rapports d audit et du plan annuel d amélioration de la qualité (PAAQ) sur l Intranet. Revue effectuée par la direction La revue du système effectuée par le Comité de direction a lieu au moins une fois par an après la réunion du Comité coprésidé par le secrétaire générale et le directeur de la DAE. L ensemble du dispositif est décrit dans la procédure mesure, analyse et amélioration. La liste des membres du Comité figure en annexe du présent manuel. Mesure, analyse et amélioration Surveillance et mesure Satisfaction des parties intéressées La mesure de la satisfaction des parties intéressées est opérée à deux niveaux : au plan central, le CNRS organise périodiquement une enquête de satisfaction auprès d un échantillon représentatif des parties intéressées ; au plan régional, les délégations adressent à leurs bénéficiaires un questionnaire d évaluation des prestations réalisées ; ces questionnaires d évaluation retournés par les bénéficiaires font l objet d une exploitation, les synthèses sont adressées au responsable de la et de la Modernisation. Audit interne Les audits internes sont effectués périodiquement pour un nombre prédéterminé d entités. L ensemble du dispositif mis en place pour réaliser les audits internes est décrit dans la procédure SMQV. La formation à l'audit qualité interne est également évoquée dans la procédure GRH Mesure des prestations et des produits Le CNRS mesure les caractéristiques de ses produits et prestations afin de vérifier que les exigences correspondantes sont satisfaites. Les dispositions relatives aux mesures sont décrites dans la procédure Mesure, analyse et amélioration. Analyse des données Au plan central, les données permettant de mesurer la pertinence et l efficacité du SMQV et d évaluer les possibilités d amélioration de son efficacité sont essentiellement constituées par les données d entrée de la réunion du comité : tableaux de suivi des objectifs qualité, résultats des audits internes, bilan des fiches de progrès, bilan des formations, évaluation des prestations... Leur analyse est effectuée dans le cadre de l élaboration du Plan annuel d amélioration de la. 12/14 Version 1

13 L analyse des données concerne aussi bien les procédures relevant des processus de réalisation, que celles relatives à la mesure et à l analyse des résultats. Annexe : Composition du Comité Amélioration Amélioration continue La déclaration générale de politique affirme nettement le principe de l amélioration continue qui irrigue l ensemble du système de management de la. L efficacité du SMQV est analysée dans le cadre des réunions du Comité ainsi qu à l occasion des revues effectuées par le Comité de direction. Celles-ci ont pour principal objet d arrêter le PAAQ. Au plan régional, chaque délégation élabore un PLAQ sur des bases similaires. Par ailleurs, les fiches de progrès constituent l instrument régulier des améliorations ponctuelles. Actions correctives A chaque fois que l identification de la cause d une non-conformité du produit aux objectifs met en évidence un besoin d amélioration du processus ou une maîtrise insuffisante des moyens ou de l organisation, une fiche de progrès est émise. Le système des fiches de progrès est décrit dans la procédure SMQV (disponibilité mars 2004). Le secrétaire général, coprésident Le directeur de la délégation aux entreprises, coprésident La directrice adjointe de la délégation aux entreprises Un responsable de service du partenariat et de la valorisation, délégation Alsace La directrice des affaires juridiques Le directeur de l institut de recherche sur la catalyse La directrice des ressources humaines Le responsable du bureau de pilotage et de coordination Le directeur des relations avec l enseignement supérieur Le responsable de la modernisation et de la qualité Le délégué régional, délégation Bretagne et Pays de la Loire Le directeur scientifique, département sciences pour l ingénieur Le directeur scientifique adjoint, département sciences de la vie Un représentant de l industrie. Actions préventives Les actions préventives peuvent aussi être réalisées sur la base des fiches de progrès (et les boucles correctives qui en découlent) ou d autres dispositions prévues au titre de la procédure SMQV (audit qualité interne, revue de direction). Version 1 13/14

14 Annexes 14/14 Version 1