Lettre de mission. Services de consultant pour une évaluation à mi-parcours de la Stratégie de l UIP

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1 UNION INTERPARLEMENTAIRE INTER-PARLIAMENTARY UNION 5, CHEMIN DU POMMIER CASE POSTALE LE GRAND-SACONNEX / GENÈVE (SUISSE) Lettre de mission Services de consultant pour une évaluation à mi-parcours de la Stratégie de l UIP RAPPEL L Union interparlementaire (UIP) est l organisation mondiale des parlements. Fondée en 1889, elle regroupe aujourd hui 163 Parlements nationaux membres et près de 45 organisations parlementaires en qualité de membres associés ou d observateurs permanents. L UIP est l enceinte mondiale du dialogue, de la coopération et de l action parlementaires. Elle soutient la démocratie et aide parlements et parlementaires à s acquitter de leur mandat. L UIP facilite le débat, le dialogue et la coopération politique parlementaire. Elle soutient et défend la démocratie et l état de droit. Elle définit des normes, diffuse de l information sur les bonnes pratiques, soutient et développe les capacités et l efficacité parlementaires. Elle défend les droits de l homme des parlementaires et promeut des valeurs, normes et principes universels. Elle soutient l égalité entre hommes et femmes ainsi que la participation des femmes, des minorités et des peuples autochtones à la vie politique et publique. Elle aide les parlements à gérer des priorités internationales de plus en plus complexes et à conférer une dimension parlementaire au travail des Nations Unies et des institutions multilatérales similaires. L UIP soutient l action et les objectifs des Nations Unies. Elle travaille étroitement avec nombre d institutions spécialisées de l ONU, notamment le PNUD, l UNICEF, ONU Femmes, le HCR et le HCDH. Elle coopère avec les organisations interparlementaires régionales, ainsi qu avec des organisations intergouvernementales et non gouvernementales. L UIP emploie près de 45 personnes en son siège à Genève et à son bureau de New- York. Le Secrétariat comprend quatre divisions 1 sous l autorité du Secrétaire général qui est élu par le Conseil directeur. 1 Division des programmes, Division des Parlements Membres et des relations extérieures, Division des services administratifs et Division de la Communication.

2 2. Les recettes de l UIP proviennent pour l essentiel (approximativement 85 %) des contributions des Membres, des contributions du personnel et d autres sources diverses telles que la vente de publications et du produit d intérêts. Les 15 pour cent restants proviennent de contributions volontaires destinées à financer l exécution de projets, notamment en faveur de la démocratie et du développement. Le budget 2013 s élève à CHF 13,6 millions et celui de 2014 à CHF 13,7 millions. 2. INTRODUCTION En 2011, l UIP a adopté sa toute première Stratégie. Elle couvre la période L objet en était de donner un cap et plus de cohérence au travail de l UIP en privilégiant l efficacité et les domaines dans lesquels l UIP peut apporter une valeur ajoutée. La Stratégie fixe le cap du développement de l Organisation dans trois directions stratégiques, définit les objectifs y afférents ainsi que les résultats espérés à la fin des cinq ans. Les orientations stratégiques donnent la priorité à trois domaines d action démocratie et parlements, participation internationale des parlements et l UIP en tant qu instrument de la coopération parlementaire. En 2011, au moment de l adoption de la Stratégie, le Conseil directeur a opté pour une mise en œuvre souple, en fonction des ressources disponibles ou dont l Organisation pourra éventuellement disposer. Il a également décidé de procéder à une évaluation à mi-parcours, de manière à dresser le bilan de la Stratégie au bout de deux ans. L UIP effectuera cette évaluation à mi-parcours entre le 18 décembre 2013 et le 20 mars Elle est d autant plus nécessaire dans le climat d austérité économique et financière qui prévaut. Confrontés à l austérité, les Parlements Membres ont du mal à s acquitter de leurs contributions. Certains d entre eux ont demandé une réduction des contributions. Or l UIP est de plus en plus sollicitée dans le cadre de son mandat. Depuis le début de la crise financière, l UIP a pris des mesures pour accroître son efficacité et sa transparence. La Stratégie s inscrit dans ce cadre. Sans relâche, elle étudie et met en œuvre de nouveaux moyens pour réduire ses dépenses. Elle a mis en place un sous-comité des finances - relevant de son comité exécutif - chargé d éclairer l Organisation sur tous les aspects financiers. Les Membres souhaitent que l UIP fasse encore plus d économies tout en préservant son aptitude à leur rendre des services efficaces et effectifs. L évaluation prévue vise à l aider dans ce sens. 3. OBJECTIF ET CHAMP D ACTION Elle doit permettre de dresser un premier bilan de la mise en œuvre de la Stratégie, d identifier les domaines dans lesquels l UIP a eu une action marquante et de formuler des recommandations permettant d ajuster éventuellement la Stratégie au vu des

3 3. ressources limitées de l Organisation. L évaluation doit donc aider l UIP à se concentrer sur les domaines dans lesquels elle peut apporter une valeur ajoutée, à éviter les doubles emplois, en un mot à être encore plus efficace et utile. Des recommandations doivent en découler, qui permettront aux Membres de cibler plus étroitement les priorités de l Organisation et de trouver de nouveaux moyens d en réduire les dépenses. Les conclusions de l évaluation devront éclairer la préparation du programme et du budget pour 2015 et au-delà. Etant donné qu une partie du budget de l Organisation est financée par des entités extérieures et des donateurs, l évaluation doit aussi permettre aux donateurs de mieux comprendre la manière dont l Organisation fonctionne, l utilisation qui est faite de leurs deniers ainsi que les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs. En somme, l évaluation doit permettre aux donateurs de mesurer le travail et l efficacité de l Organisation. Ainsi pourront-ils prendre des décisions éclairées sur le financement futur de l UIP. L évaluation portera sur les années écoulées depuis l adoption de la Stratégie, c est-àdire 2012 et 2013, et devra se fonder sur les bilans précédents, notamment : le bilan organisationnel de 2006 de l UIP, l évaluation de 2011 du programme de coopération technique de l UIP et l évaluation 2010 et 2013 du programme relatif à l égalité entre hommes et femmes. 4. PRINCIPAUX ELEMENTS DE L EVALUATION L évaluation devra donner lieu à un rapport comportant un bilan détaillé des activités de l UIP pour la période , en mesurant l impact et la pertinence, faisant le point sur l utilité de l action de l UIP dans les domaines concernés et identifiant les améliorations pouvant être apportées. Ce rapport comportera également des recommandations pour un ajustement de la Stratégie, si nécessaire, afin d accroître l efficacité et de tenir compte des capacités de contribution des Membres au budget de l Organisation. Il devra également indiquer les domaines où l UIP apporte une valeur ajoutée (noyau dur de l activité) et où elle doit poursuivre et développer son action. Il devra enfin recenser les domaines où l impact de l UIP est moindre, voire inexistant. 5. QUESTIONS CLES L évaluation devra porter sur toutes les orientations stratégiques et tous les objectifs de la Stratégie. En faisant le point sur l efficacité, l impact, l efficience et la pertinence, l évaluation devra répondre notamment aux questions suivantes : Efficacité et impact Comment l UIP se définit-elle et définit-elle les services qu elle rend? Quels sont les critères permettant de définir les priorités d action et les activités à mettre en œuvre?

4 4. Dans quelle mesure le budget et le plan d action annuels de l UIP reflètent-ils les éléments de la Stratégie? Quels résultats ont été obtenus et quels progrès ont été accomplis par rapport aux objectifs définis dans la Stratégie pour ? Dans quel domaine la valeur ajoutée apportée par l UIP est-elle la plus grande? Quelle est la valeur ajoutée apportée par l UIP dans les domaines où d autres organisations internationales et des parlements nationaux mènent une action similaire? Comment l'uip mesure-t-elle l'impact de ses activités et programmes? Comment pourrait-elle améliorer la manière dont elle mesure l'impact de ses activités et programmes et dont elle communique sur cet impact? Les conditions requises pour avoir un impact à long terme sont-elles réunies (leur pérennité et leur utilité pour la suite, résultats obtenus, appropriation par les Membres, activités de suivi pour faciliter les processus, etc.)? Dans quelle mesure le travail de l UIP a-t-il contribué à l instauration de l égalité entre hommes et femmes? Quels sont le rôle, la pertinence et la valeur des partenaires de l UIP pour l obtention de résultats et quels sont les risques généraux pouvant être identifiés? Pertinence Les activités de l UIP répondent-elles aux besoins des Parlements Membres et aux priorités qui ont été définies? Dans quelle mesure les Parlements Membres participent-ils à la conception des programmes de l UIP? Les activités sont-elles conformes à la Déclaration de Paris et au Programme d action d Accra? Les principes clés de la coordination entre partenaires au développement et de l'harmonisation de l'aide sont-ils respectés? Les Parlements membres de l'uip (parlementaires et personnel parlementaire) sont-ils satisfaits des résultats obtenus à ce jour? Quels sont les domaines d action qui ont été jugés prioritaires par l UIP pour la période concernée et y-a-t-il eu des modifications? L UIP doit-elle conserver les mêmes priorités, redéfinir leur champ d action ou les suspendre? Les activités de l UIP répondent-elles à une évaluation des besoins en matière d égalité entre hommes et femmes? Des bilans préliminaires en la matière sontils effectués avant la conception des programmes? Efficience Quelle est la source de financement pour les ressources affectées aux activités de l UIP? Les ressources affectées aux programmes de l UIP sont-elles suffisantes? Sont-elles utilisées au mieux? Quelles mesures permettraient d améliorer le coût/efficacité sans nuire aux résultats? Quelles mesures ont été prises pour le suivi de l affectation des ressources et permettent-elles d estimer correctement les dépenses y afférentes? Le personnel mettant en œuvre les activités et les programmes de l UIP est-il suffisant au vu du travail à accomplir? Les activités progressent-elles dans le respect du calendrier? Quels facteurs facilitent ou entravent le respect des délais?

5 5. Mise en œuvre des programmes La mise en œuvre des activités s inscrit-elle dans un calendrier de résultats aux niveaux institutionnel (UIP) et national (avec un suivi par les parlements Membres)? Les indicateurs de performance inscrits dans le programme et le budget 2012 et 2013 permettent-ils de mesurer correctement les résultats? Les indicateurs du respect de l égalité entre hommes et femmes et des droits de l homme dans toutes les activités de l UIP sont-ils adéquats? Les lignes de base établies sont-elles correctes? La mise en œuvre des programmes obéit-elle à des outils de gestion de projet fondés sur les bonnes pratiques (planification, conception, suivi et évaluation)? Les tableaux de résultats au niveau des projets sont-ils correctement reliés aux objectifs organisationnels et aux résultats attendus? Des mécanismes de suivi et d évaluation adéquats ont-ils été mis en place pour assurer : a) que l information sur les résultats obtenus soit recueillie; b) que l information sur les progrès accomplis soit disponible; et c) que les leçons retenues servent à la conception des activités futures? Coordination Les rôles et responsabilités au sein du Secrétariat pour les prestations de services de l Organisation sont-ils clairement définis? Les thèmes transversaux sont-ils correctement pris en compte sur l ensemble des prestations de service? Les mécanismes de coordination existants permettent-ils des prestations efficientes et efficaces? Quelles mesures doivent être prises pour améliorer la mise en œuvre des activités? Quelles synergies doivent être recherchées entre les diverses fonctions du Secrétariat? L UIP se positionne-t-elle par rapport aux autres institutions intervenant dans des domaines d action similaires aux siens et coordonne-t-elle son action avec la leur? D autres questions peuvent être ajoutées par l équipe d évaluation. 6. METHODOLOGIE L évaluation doit comporter une étude des documents pertinents et des entretiens avec les principales parties prenantes; à savoir : examen des documents susceptibles d éclairer la mission, notamment, les Statuts, les Règlements et la Stratégie de l UIP, ses programmes et budgets annuels, rapports annuels sur les résultats financiers, ainsi que les rapports sur les évaluations précédentes, sur les progrès et les rapports de donateurs de manière à comprendre le fonctionnement de l UIP; des entretiens avec des membres et des dirigeants de l UIP portant sur un échantillon représentatif de parlementaires, y compris de membres du Comité exécutif de l UIP et de son sous-comité des finances. L équipe d évaluation

6 6. pourra aussi concevoir un questionnaire qui sera géré, pour son compte, par le Secrétariat de l UIP. S il le faut, l équipe pourra se rendre dans certains pays représentant les groupes géopolitiques de l UIP ainsi que dans les pays dont le parlement a reçu ou reçoit une aide de l UIP; des entretiens avec le personnel de l UIP; des entretiens avec les représentants d institutions, de départements et de programmes de l ONU; des entretiens avec les principaux donateurs de l UIP; et des entretiens avec d autres parties prenantes dont la consultation aura été jugée nécessaire par l équipe d évaluation. 7. RAPPORTS Le consultant aura à présenter : I. Un projet de rapport exposant l évaluation conformément aux conditions définies dans les sections 3 et 4 Objectif et champ d action et Principaux éléments de l évaluation, et dans le respect des indications figurant ci-après dans la présente section, au plus tard le 2 février II. Les principales conclusions de l évaluation lors de réunions avec l UIP (Sous- Comité des finances, Secrétariat de l UIP) au plus tard le 10 février III. Le rapport final sur l évaluation, tenant compte des commentaires formulés par l UIP. IV. Le rapport final aux instances dirigeantes de l UIP, au plus tard le 12 mars Le projet de rapport sera soumis à l UIP à Genève. Un rapport final devra être présenté dans les deux semaines suivant réception des commentaires de l UIP. Le rapport, rédigé en anglais ou en français, n aura pas à être revu et corrigé par l UIP. Il doit être bref et concis et ne comportera pas, en principe plus de 30 pages. Les éventuels documents complémentaires seront présentés en pièces jointes ou en annexe. Le rapport comportera une synthèse, les principales conclusions et des recommandations. 8. CALENDRIER L évaluation doit commencer au plus tard le 18 décembre 2013 et être achevée au plus tard le 20 mars Voir le document joint qui présente un projet de calendrier. Les détails concernant la durée et le calendrier du travail du consultant seront déterminés en coordination avec lui.

7 7. 9. ASPECTS PRATIQUES Le Secrétariat de l UIP aidera le consultant à organiser les réunions avec les parties prenantes et pour les démarches telles que les réservations de billets d avion et de chambres d hôtels. 10. QUALIFICATIONS REQUISES Les qualifications requises pour les services de consultant impliquent la fourniture de documents prouvant l expérience professionnelle en matière d examen et d évaluation organisationnels, de préférence dans un contexte international. Une expérience auprès d organisations travaillant avec des parlements ou dans le domaine politique sera un atout. Une expérience dans les évaluations en matière de parité hommes-femmes sera également utile. La maitrise de l anglais et du français est requise sachant que les documents de l évaluation sont rédigés dans ces deux langues. 11. CONDITIONS DE LA SOUMISSION Les candidats doivent : Expliquer comment ils entendent accomplir cette mission et décrire l organisation et les personnes qui travailleront avec eux. Exposer les qualifications de chaque personne et de chaque sous-traitant devant intervenir et joindre un CV pour chacun d entre eux. Indiquer le degré de maitrise de l anglais et du français, à l écrit et à l oral, des personnes et des sous-traitants devant travailler avec eux. Décrire l expérience qu ils ont de missions similaires au cours des trois dernières années et fournir au moins deux références, avec indication des noms et des numéros de téléphone. Les personnes indiquées en référence peuvent être contactées pour confirmation. Indiquer le coût total de la mission, sous forme d honoraires quotidiens pour chaque catégorie de personnel, de frais remboursables et de tous autres frais connexes. Tous les coûts doivent être libellés en francs suisses, hors taxes. Présenter un calendrier détaillé pour la mission.

8 8. Date limite Les candidatures doivent être adressées au : Directrice de la Division des services administratifs Union interparlementaire Chemin du Pommier, 5 Case postale 330 CH-1218 Grand-Saconnex, Genève Suisse Tél. : Fax : postbox@mail.ipu.org Les candidatures devront être reçues au plus tard le 30 novembre PROJET DE CALENDRIER Activité Date limite Finaliser la lettre de mission 30 octobre 2013 Publier la lettre de mission 1-30 novembre 2013 Recruter les ou les consultants 16 décembre 2013 Début du travail de consultant 18 décembre 2013 Soumission de l avant-projet de rapport à l UIP 2 février 2014 Discussions avec l UIP 10 février Réponse de l UIP au(x) consultant(s) 15 février 2014 Soumission de second projet par le(s) consultant(s) à l UIP 20 février 2014 Discussion avec le Sous-Comité des finances et le Comité exécutif 21 février -20 mars 2014