Méthodologie d Ouverture, de Dépouillement et d Evaluation des Offres Relatives à la Consultation 09 S V.E.De.R

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1 Programme Projet Instrument Européen de Voisinage et de Partenariat - Coopération Transfrontalière Italie- "Valorisation Energétique des Résidus V.E.De.R PS2.3/02" Composante.2 Communication et Diffusion Catégorie dépenses 6.7 TITRE REFERENCE de Conférences et Séminaires Consultation pour l organisation de deux ateliers relatifs à la consultation du public pour la concrétisation de l approche participative dans le cadre de l évaluation et de l examen des impacts environnementaux et sociaux pour l installation d une unité de valorisation énergétique de la biomasse agricole et agro-industrielle Unité Biogaz au sein de l Agro-combinat "Thibar" du Gouvernorat de Béja 09 S V.E.De.R Méthodologie d Ouverture, de Dépouillement et d Evaluation des Offres Relatives à la Consultation 09 S V.E.De.R I. Réception et enregistrement des offres Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres dès leur réception en indiquant la date et l'heure. Il doit délivrer un reçu pour les offres remises en mains propres. Les enveloppes contenant les offres doivent rester scellées et tenues au sein du Secrétariat permanent des Marchés Publics, en lieu sûr, jusqu à leur ouverture. Les enveloppes extérieures contenant les offres doivent être numérotées dans l ordre de réception (qu elles aient été ou non reçues avant la date limite de réception des offres). II. Méthodologie d ouverture des offres II.1. Première partie: phase préparatoire Cette première réunion du comité d évaluation a lieu avant l évaluation proprement dite. Au préalable, le dossier de la consultation doit avoir été communiqué aux membres du comité d évaluation. Le président rappelle l objet de la consultation et explique les procédures à suivre par le comité d évaluation, notamment l utilisation de la grille d évaluation, l application des critères d attribution et les pondérations prévues dans le dossier de la consultation. II.2. Deuxième partie: Ouverture des offres

2 Le comité d ouverture et d évaluation des offres procède à l ouverture desdites offres conformément au phasage ci-dessous énoncée : Étapes 1. Toutes les enveloppes contenant les offres sont remises au président. 2. Toutes les enveloppes doivent être numérotées selon l ordre dans lequel elles ont été reçues. 3. Le président vérifie que toutes les enveloppes qui ont été reçues sont présentes lors de la séance d ouverture des offres. 4. Le président vérifie que toutes les enveloppes sont scellées et en bon état. 5. Le président et le secrétaire ouvrent les enveloppes extérieures dans l ordre de réception afin de: marquer le numéro de l enveloppe de l offre sur toutes les copies de l offre technique ainsi que sur l enveloppe contenant l offre financière. parapher la première page de chaque document original ainsi que l enveloppe contenant l offre financière. 6. Pour chaque enveloppe, le président et le secrétaire vérifient que le récapitulatif des offres reçues consigne correctement: le numéro d enregistrement marqué sur l enveloppe le nom du soumissionnaire la date (et l heure, pour toute enveloppe reçue le dernier jour de remise des offres) de réception l état de l enveloppe extérieure si l offre technique et l offre financière ont été envoyées dans des enveloppes séparées si le soumissionnaire a inclus le formulaire de soumission de l offre incluant la déclaration si une déclaration de disponibilité et d exclusivité a été incluse pour chacun des experts principaux de l offre la décision globale quant à la conformité de l offre avec les prescriptions administratives au cours de la séance d ouverture des offres. 7. Le Président rappelle aux membres du Comité ce qui suit: Les participants à cette évaluation qui pourraient se trouver, pour quelle raison que ce soit, dans une situation de conflit d'intérêt, directe ou indirecte, réelle ou potentielle, doivent l'indiquer et se retirer de cette procédure. Se trouve en situation de conflit d'intérêt toute personne ayant des "intérêts conjoints" avec un ou plusieurs soumissionnaires et partenaires le cas échéant, ainsi que soustraitants, pouvant compromettre l'exercice objectif et impartial de ses fonctions en tant que membre de ce Comité. Des "intérêts conjoints" peuvent résulter entre autres de motifs familiaux, affectifs, d'affinité politique ou nationale, d'intérêt économique (tel qu'un contrat d'emploi). Si un membre fait état d'un conflit d'intérêt au Président, ce

3 dernier doit lui demander de se retirer de la procédure. Après le retrait éventuel d'une personne en conflit d'intérêt, le Président rappelle ce qui suit: Tous les participants à l'évaluation de cet appel d'offres doivent garantir leur impartialité et leur confidentialité afin d'éviter tout conflit d'intérêt qui pourrait nuire aux principes de l'évaluation d'une concurrence loyale. Tous les membres du comité d évaluation et les éventuels observateurs signent leur déclaration d impartialité et de confidentialité. 8. Le président signe le récapitulatif des offres reçues. 9. Le président demande au secrétaire de conserver les offres financières en lieu sûr. 10. Tous les membres du comité d évaluation signent le rapport d ouverture des offres. III.3. Troisième partie : Vérification de la conformité avec les prescriptions de forme Le comité doit décider si les offres satisfont ou non aux prescriptions de forme. Sa décision doit figurer dans le résumé des offres reçues, qui est joint au rapport d ouverture. Le président doit vérifier qu aucun membre du comité d évaluation ne se trouve dans une situation de conflit d intérêts potentiel avec l'un quelconque des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte, des offres reçues, des membres du consortium éventuel et des éventuels sous-traitants identifiés). III.4. Quatrième partie : Offres financières Les enveloppes contenant les offres financières doivent rester scellées. Elles sont conservées, au sein du Secrétariat Permanent des Marchés Publics, en lieu sûr jusqu'à la fin de l'évaluation technique des offres. IV. Méthodologie d Évaluation des offres Si la majorité des membres du comité d'évaluation le demande, le président peut demander par écrit aux soumissionnaires de clarifier leurs offres, en leur donnant la possibilité de répondre dans un délai raisonnable déterminé par le comité. IV.1. Première partie : conformité avec les prescriptions administratives Le comité vérifie la conformité des offres avec le dossier de consultation, notamment avec la grille de conformité administrative, ci-dessous énoncée :

4 N de l'enveloppe de l'offre Formulaire de soumission de l'offre dûment rempli? (Oui/Non) Déclaration du soumissionnaire signée (le cas échéant, par chaque membre du consortium)? (Oui/Non) Langue de l'offre comme requis? Organisation & méthodologie inclus? Experts principaux (liste + CV)? pour les marchés requérant des experts principaux Les experts principaux sont-ils présents dans une seule offre en tant qu'experts principaux? pour les marchés requérant des experts principaux Tous les experts principaux ont-ils signé une déclaration d'exclusivité et de disponibilité? pour les marchés requérant des experts principaux La sous-traitance est-elle acceptable? (Oui/Non/ Non- Applicable) La nationalité des soustraitants est-elle éligible? (Oui/Non) Décision globale? (Accepté / Rejeté) GRILLE DE CONFORMITÉ ADMINISTRATIVE Nom du soumissionn aire

5 Toute erreur formelle importante ou toute réserve majeure affectant l exécution de la consultation ou faussant la concurrence conduit au rejet de l'offre concernée. IV.2. Deuxième partie: Evaluation Technique (100 points): Pendant que le comité d évaluation examine les offres techniques, les offres financières restant scellées. Chaque évaluateur attribue une note à chaque offre technique sur un score maximum de 100 points, conformément à la grille d évaluation technique (qui précise les critères et sous-critères techniques et leur pondération) du dossier de consultation. Seules les offres obtenant un score de 80 points ou plus sont retenues. Ni le comité ni les évaluateurs ne peuvent modifier la grille d évaluation technique communiquée aux soumissionnaires dans le dossier de consultation. En pratique, il est recommandé de noter chaque offre en fonction de chaque critère successivement, plutôt que de noter une offre après l autre sur l ensemble des critères. Si le contenu d une offre est incomplet ou s'écarte d une manière substantielle d'un ou plusieurs critères techniques d attribution spécifiés dans le dossier de consultation (par exemple, le profil exigé pour un expert donné), l offre doit être éliminée d office, sans être notée, mais cela doit être justifié dans le rapport d'évaluation. Pour ce qui concerne la méthode d évaluation, il sera procédé à l évaluation des offres techniques sur la base des critères suivants : Organisation / Méthodologie et Durée d intervention...60 points ; Qualification et Expérience de l équipe...40 points ; Remarque : L offre sera écartée dans le cas où Le soumissionnaire n a pas organisé dans son cursus des conférences, des séminaires et des ateliers relatifs au secteur Environnement et/ou Energie. IV.2.1. Organisation / Méthodologie et durée d intervention (60 points) : Prestations Barème Notations Raisonnement/Motif 10 points 10 points si le soumissionnaire a présenté : La fourniture bien développée, précise et pertinente de : o Toute remarque relative aux termes de référence, importante pour la bonne réalisation des activités, en particulier des objectifs et des résultats escomptés, montrant le degré de compréhension de la consultation ; o Avis sur les principaux sujets relatifs à la réalisation des objectifs principaux de la consultation et des résultats escomptés ; 5

6 Stratégie 30 points Un descriptif bien développé, précis et pertinent des risques et des hypothèses ayant une incidence sur l'exécution de la consultation ; 5 points si le soumissionnaire a présenté : La fourniture moyennement développée de : o Toute remarque relative aux termes de référence, importante pour la bonne réalisation des activités, en particulier des objectifs et des résultats escomptés, montrant le degré de compréhension de la consultation; o Avis sur les principaux sujets relatifs à la réalisation des objectifs principaux de la consultation et des résultats escomptés ; Un descriptif moyennement développé des risques et des hypothèses ayant une incidence sur l'exécution de la consultation; 0 points en cas d absence de : o Fourniture de remarque relative aux termes de référence, importante pour la bonne réalisation des activités, en particulier des objectifs et des résultats escomptés, montrant le degré de compréhension de la consultation un descriptif de la méthode (plan de travail) et du descriptif des tâches confiées à chaque intervenant de l équipe ; o Avis sur les principaux sujets relatifs à la réalisation des objectifs principaux de la consultation et des résultats escomptés ; o Descriptif des risques et des hypothèses ayant une incidence sur l'exécution de la consultation 30 points si le soumissionnaire a présenté : Un aperçu bien développé, précis et pertinent de l'approche proposée pour la mise en œuvre de la consultation ; Une liste bien développée, précise et pertinente des activités proposées considérées comme nécessaires pour atteindre les objectifs de la consultation ; Un descriptif bien développé, précis et pertinent des ressources et résultats correspondants. 15 points si le soumissionnaire a présenté : Un aperçu moyennement développé de l'approche proposée pour la mise en œuvre de la consultation ; Une liste moyennement développée des activités proposées considérées comme nécessaires pour atteindre les objectifs de la consultation ; Un descriptif moyennement développé des ressources et résultats correspondants. 6

7 Structure d'appui Calendrier des activités 5 points 15 points 0 points en cas d absence d un aperçu de l'approche proposée pour la mise en œuvre de la consultation de la liste des activités proposées considérées comme nécessaires pour atteindre les objectifs de la consultation d un descriptif moyennement développé des ressources et résultats correspondants 5 points si le soumissionnaire a présenté : Un Descriptif des structures d'appui ("back-stopping") qui seront mises à la disposition pendant l'exécution de la consultation. Le rôle de la structure d'appui sera évalué et doit être clairement expliqué dans l'organisation et la méthodologie, incluant la liste du personnel et leur nombre, les tâches à accomplir pour assurer cette fonction, ainsi que les systèmes de qualité disponibles, les méthodes et outils de capitalisation du savoir, disponibles; Un descriptif des accords de sous-traitance éventuellement conclus indiquant clairement les missions confiées au sous-traitant et déclaration du soumissionnaire garantissant l'éligibilité du soustraitant ; 0 points en cas d absence d un descriptif des structures d'appui ("backstopping") qui seront mises à la disposition de l'équipe d'experts par le prestataire pendant l'exécution de la consultation. Le rôle de la structure d'appui sera évalué et doit être clairement expliqué dans l'organisation et la méthodologie, incluant la liste du personnel et leur nombre, les tâches à accomplir pour assurer cette fonction, ainsi que les systèmes de qualité disponibles, les méthodes et outils de capitalisation du savoir, disponibles. 15 points si le soumissionnaire a présenté : Un descriptif bien développé, précis et pertinent du calendrier, chronologie et durée des activités proposées, en tenant compte du temps de mobilisation ; Un descriptif bien développé, précis et pertinent de l identification et répartition dans le temps des principales étapes de l'exécution du marché, en précisant notamment comment les résultats obtenus seront pris en compte dans les rapports, en particulier dans ceux stipulés dans les termes de référence ; Un descriptif bien développé, précis et pertinent des méthodologies prévues dans l'offre incluant un plan de travail envisageant les ressources à mobiliser. 10 points si le soumissionnaire a présenté : Un descriptif moyennement développé du calendrier, chronologie et durée des activités proposées, en tenant compte du temps de mobilisation ; Un descriptif moyennement développé de l identification et répartition dans le temps des principales étapes de l'exécution du marché, en précisant notamment comment les résultats obtenus seront pris en compte dans les rapports, en particulier dans ceux stipulés dans les termes de référence ; 7

8 Note totale Un descriptif moyennement développé des méthodologies prévues dans l'offre incluant un plan de travail envisageant les ressources à mobiliser. 0 points en cas d absence d un descriptif du calendrier, chronologie et durée des activités proposées, en tenant compte du temps de mobilisation - de l identification et répartition dans le temps des principales étapes de l'exécution du marché, en précisant notamment comment les résultats obtenus seront pris en compte dans les rapports, en particulier dans ceux stipulés dans les termes de référence - des méthodologies prévues dans l'offre incluant un plan de travail envisageant les ressources à mobiliser. 60 points IV.2.2. Qualification et expérience de l équipe (40 points) : IV Qualifications et compétences N Expertise / Spécialité Critère de notation Note plafonnée 01 Société attestant d expertise Le soumissionnaire bénéficiera d une note de 15 points dans le domaine de par organisation et assistance à l élaboration de l organisation et de conférences, de séminaires et d ateliers d ordre l assistance à l élaboration internationales réalisée et achevée au cours des dix des conférences, des dernières années ( ), avec une note maximale séminaires et des ateliers totale de 30 points. d ordre internationales 30 Note Total 30 IV Expérience professionnelle générale N Expertise / Spécialité Critère de notation Note plafonnée Expérience dans Le soumissionnaire bénéficiera d une note de 2.5 l organisation des points par conférence, séminaire et atelier réalisée et 01 conférences, des séminaires achevée au cours des dix dernières années (2004- et des ateliers dans le cadre 2014) dans le cadre de la vulgarisation d activités 5 de la vulgarisation d activités impliquant la société civil impliquant la société civil, avec une note maximale totale de 05 points Note Total 5 IV Expérience professionnelle spécifique N Expertise / Spécialité Critère de notation Note plafonnée Expérience dans Le soumissionnaire bénéficiera d une note de l organisation des points par conférences, séminaires et ateliers réalisés et 5 conférences, des séminaires achevée relatifs au secteur Environnement et/ou 8

9 et des ateliers relatifs au secteur Environnement et/ou Energie Energie au cours des dix dernières années ( ), avec une note maximale totale de 05 points. Note Total 5 Les soumissionnaires doivent être notés en fonction des critères figurant dans les termes de référence. Ils doivent satisfaire aux conditions minimales requises pour chaque critère, sinon l offre correspondante doit être rejetée. Les soumissionnaires doivent fournir des pièces justificatives requises. Ces pièces peuvent comporter selon la nature des détails requis, les copies des diplômes mentionnés dans le CV, de même que les certificats des employeurs et les références établissant l'expérience professionnelle indiquée dans le CV. Si des justificatifs manquants sont demandés, ils ne peuvent concerner que l'expérience pertinente et les diplômes requis par les termes de référence. Seuls seront pris en compte les diplômes et expériences étayées par des pièces justificatives. Chaque évaluateur remplit une grille d évaluation pour chaque offre technique. Il évalue les atouts et faiblesses des chacune d elles. Une fois l évaluation technique terminée, le comité d évaluation se réunit pour comparer les notes attribuées par chacun des évaluateurs. Ces derniers expliquent leur choix et justifient leur notation. Le comité débat de chaque offre technique et chaque évaluateur lui attribue une note finale, le cas échéant en modifiant sa grille d évaluation individuelle pour tenir compte du débat avec les autres membres du comité. En cas de différences majeures entre les évaluateurs, ces derniers doivent justifier leur notation. Après avoir évalué chacune des offres techniques, chaque évaluateur signe sa grille d évaluation (une pour chaque offre technique) et la remet au secrétaire du comité d évaluation. Ce dernier doit alors faire la synthèse des remarques des membres du comité dans le rapport d évaluation. Enfin, le secrétaire calcule la note globale finale, correspondant à la moyenne arithmétique des notes individuelles finales. Avant de conclure définitivement l évaluation des offres techniques, le comité d'évaluation peut s'entretenir avec les experts principaux proposés dans les offres techniquement conformes (c est-à-dire celles qui ont obtenu une note moyenne égale ou supérieure à 80 points au terme de l évaluation technique). Il est recommandé d'auditionner également les soumissionnaires ayant reçu des notes proches du seuil d'acceptation des offres techniques. Les entretiens doivent avoir lieu à intervalles rapprochés pour permettre les comparaisons. Le comité d évaluation convient à l'avance du cadre de l'entretien et pose les mêmes questions à tous les experts et autres membres du personnel entendus. 9

10 Le calendrier indicatif de ces entretiens doit être mentionné dans le dossier de consultation. Le jour et l heure de l entretien doivent être communiqués aux soumissionnaires au minimum 10 jours à l avance. En cas de force majeure empêchant le soumissionnaire de participer à l entretien, les parties conviennent d'une date et d'une heure alternative. Si le soumissionnaire n est pas en mesure de participer à cette seconde occasion d'entretien, son offre peut être éliminée. Le comité d'évaluation peut ajuster les notes des experts interviewés, à l issue de ces entretiens mais sans modifier ni la composition ni la pondération des critères fixés dans la grille d évaluation technique et en justifiant ces ajustements. Cette procédure doit être consignée dans le rapport d évaluation. Une fois que le comité d évaluation a établi la note moyenne attribuée à chaque offre technique (la moyenne arithmétique des notes finales attribuées par chaque membre votant), toute offre qui n a pas atteint le score minimum de 80 points est éliminée. Si aucune offre n atteint 80 points ou plus, la procédure de consultation est annulée. Parmi les offres atteignant le seuil de 80 points, la meilleure offre technique reçoit 100 points. Les autres offres se voient attribuer une note calculée selon l équation suivante : Note technique = (note finale de l offre technique en question / note finale de la meilleure offre technique) x 100. IV.3. Dépouillement des offres financières : À l issue de l évaluation technique, les enveloppes contenant les offres financières qui n ont pas été éliminées au cours de l évaluation technique (c est-à-dire celles qui ont atteint une note moyenne égale ou supérieure à 80 points) sont ouvertes et tous les exemplaires originaux de ces offres financières sont paraphés par le président et le secrétaire du comité d évaluation, scellées et être conservées. Elles doivent être archivées par le pouvoir adjudicateur avec les autres documents concernant la consultation. Le comité d évaluation doit s assurer que l offre financière satisfait à l ensemble des prescriptions de forme. Si ce n'est pas le cas, elle peut être rejetée. Tout rejet fondé sur ces motifs devra être dûment justifié dans le rapport d évaluation. Le comité d évaluation vérifie que les offres financières ne comportent pas d éventuelles erreurs arithmétiques évidentes. Celles-ci sont corrigées sans préjudice pour le soumissionnaire. Les enveloppes contenant les offres financières des soumissionnaires rejetés à l'issue de l'évaluation technique doivent rester scellées et être conservées. Elles doivent être archivées par le pouvoir adjudicateur avec les autres documents concernant la consultation. 1. Le montant total du marché comprend les honoraires (y compris les frais généraux), la provision pour dépenses accessoires (le cas échéant montant forfaitaire) telles que spécifiée dans le dossier de 10

11 consultation. Ce montant total est comparé au budget maximal disponible pour le marché. Les offres dépassant le budget maximal alloué au marché sont éliminées. Le comité d évaluation procède ensuite à la comparaison financière des honoraires et les montants forfaitaires des différentes offres financières. L offre présentant les honoraires et les montants forfaitaires les plus bas reçoit 100 points. Les autres offres se voient attribuer une note calculée selon l équation suivante: Note financière = (total des honoraires et montants forfaitaires les plus bas / total des honoraires et montants forfaitaires de l offre en question) x 100. Lors de l évaluation des offres financières, le comité d évaluation compare uniquement le total des honoraires et montants forfaitaires. IV.4. Evaluation et classement des offres : Le choix de l offre économiquement la plus avantageuse résulte d une pondération des notes technique et financière selon une clef de répartition 80/20. Autrement dit: Les points attribués aux offres techniques sont multipliés par un coefficient de 0,80 Les points attribués aux offres financières sont multipliés par un coefficient de 0,20. Les notes techniques et financières pondérées sont additionnées pour identifier l'offre ayant obtenue la meilleure note c'est-à-dire le meilleur rapport qualité/prix. Il est essentiel que les calculs soient effectués en respectant strictement les instructions ci-dessus. Le comité d'évaluation doit recommander d'attribuer le marché à l offre atteignant la note globale la plus élevée à la condition que les pièces justificatives correspondant aux critères de sélection et d'exclusion soient vérifiées et acceptées. Au terme de ses délibérations, le comité d évaluation peut recommander: D'attribuer la consultation au soumissionnaire ayant soumis une offre: Conforme aux prescriptions de forme et aux règles d éligibilité; Dont le budget total ne dépasse pas le budget maximum disponible pour la consultation; Satisfaisant aux prescriptions techniques minimales stipulées dans le dossier de consultation; Et Correspondant à l offre économiquement la plus avantageuse (satisfaisant à l ensemble des conditions ci-dessus); Ou d'annuler la consultation Le pouvoir adjudicateur prend sa décision sur la base du rapport d'évaluation établi par le comité. 11