PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT

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1 PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT TERMES DE REFERENCE I. Information sur la consultation/contrat de service Titre Projet Type de contrat Durée initiale Lieu d affectation CONSULTANT NATIONAL ARCHIVISTE-DOCUMENTALISTE Bureau IC (Contrat Individuel) 3 mois Bujumbura I. Contexte général et objectifs de la mission Dans le cadre de la mise en place d un plan de secours informatique et la migration des données sur le cloud, le PNUD BURUNDI est dans le processus de mise en place du Starter Kit Intranet (ISK). Le Starter Kit Intranet (ISK) est un site intranet conçu pour les bureaux du PNUD pour permettre la gestion de documents en ligne et simplifier ainsi le partage des informations, la collaboration inter et intra- bureaux et la recherche aisée des documents. Le bureau du PNUD Burundi a accumulé un important volume de documents à numériser. Ces documents sont constitués principalement des dossiers du personnel, des Finances, du Procurement et des unités du programme. Vu le volume croissant et la nécessité d améliorer le partage d information, une gestion électronique des documents s impose dans l optique de réduire le temps de recherche et d accès à l information. C est dans ce cadre que le programme des Nations Unies pour le développement, souhaite recruter un consultant spécialisé en documentation et techniques d archivage pour la numérisation et l archivage électronique de ses documents. *

2 II. Tâches et activités principales Mettre en place un système de classement et d archivage efficace et créer des espaces de stockage «Documentation» des unités sur le serveur avec un classement électronique permettant une recherche rapide des documents. Les principales tâches du Spécialiste porteront sur : Le tri et la mise à jour du classement physique La réorganisation du classement de manière chronologique. L archivage des dossiers des plus anciens aux plus récents La numérisation des documents essentiels La création des espaces de stockage «Documentation» par unité La mise en place d un système d archivage électronique Le classement électronique des documents essentiels. L archiviste- Documentaliste devra procéder au classement physique par rubriques ou par tout autre mécanisme efficace et facile d accès par les collègues de l unité. L archiviste- Documentaliste sera chargé de numériser et de répertorier les documents essentiels En conséquence, l archiviste- Documentaliste sera chargé de : - Alimenter le système mis en place de gestion électronique de documents; Proposer un plan de nommage des archives ; Taxonomie : Hiérarchisation et protocole de nommage des dossiers et des fichiers. Proposer une structure hiérarchique de conservation de l information permettant une recherche rapide ; Métadonnées : Nom des documents, propriétés (sujet, titre, catégories, mots clés). Proposer/Alimenter les mots clés du moteur de recherche - Réorganiser et répertorier les documents dans une base de données ; - Préparer un plan de classement (critères de codification, etc,) et procéder à une présentation claire afin de faciliter les recherches et permettre un suivi pour la mise à jour des dossiers des unités, sur la base dudit plan de classement ; - Numériser tous les documents essentiels du bureau - Procéder à l archivage électronique des documents sur le serveur du bureau

3 III. Résultats attendus Au terme de cette consultance le consultant devra produire les résultats suivants : Un plan de classement des archives du bureau est élaboré et adopté ; Le classement du bureau est réorganisé de manière chronologique ; Les documents essentiels du bureau sont identifiés ; Le catalogage des dossiers est fait sous la forme normalisée ; Un système de gestion électronique des archives (E- archivage) et conçu et mis en place ; L accès aux informations est rapide et se fait par des mots clés ; Les dossiers essentiels sont numérisés et postés sur l intranet. Le personnel des unités Ressources Humaines, Finances, procurement et les unités de programme est formé sur les techniques d archivage ; Le personnel des unités ont acquis les connaissances nécessaires pour assurer le suivi et la mise à jour du système d archivage électronique ; Un rapport sur la mise en place du système d archivage électronique est produit et présenté.

4 IV. Composition, durée de la mission et profil des intervenants Le travail sera réalisé par un consultant national pour une durée de 3 mois calendrier. Un rapport à mis parcours montrant les résultats intermédiaires sera produit et soumis au PNUD et un rapport globale de consultance comprenant les résultats attendus sera produit 5 jours avant la fin de la consultance. Consultant national: Education Etre détenteur d un diplôme d études supérieures de documentaliste/archiviste (minimum BAC plus quatre ans) ou un profil estimé équivalent. Expérience professionnelle Maitrise de l outil informatique, gestion de base de données. Connaissance de l e- documentation. Langue Maitrise du français et une bonne connaissance de l Anglais

5 V. Méthode de sélection Les candidatures reçues seront évaluées sur la base de leurs qualifications et leurs expériences. Ainsi, le consultant intéressé est invité à soumettre une proposition technique (bref exposé de la méthodologie/approche à appliquer pour exécuter le travail) ainsi qu une proposition financière détaillée. L évaluation des propositions se déroule en deux temps. L évaluation de la Proposition technique est achevée avant l ouverture et la comparaison des propositions financières. La proposition technique est évaluée sur la base de son degré de réponse aux termes de référence. La proposition financière des soumissions ne sera considérée que pour les Soumissionnaires qui remplissent les critères requis et ayant obtenu au moins un score de 70% après l évaluation de son offre technique. Lors d une deuxième étape, les offres financières de tous les Soumissionnaires ayant obtenu la note technique minimale de 70% lors de l évaluation technique seront comparées. L approche utilisée est celle du meilleur rapport qualité/prix (ou score combiné) : elle combine les qualifications des soumissionnaires ayant obtenu au moins un score de 70% à l issue de l évaluation de l offre technique et sa proposition financière. La proposition financière représentera 30 % de l ensemble des points de l évaluation du soumissionnaire. Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu le pourcentage le plus élevé, après la combinaison des scores de l évaluation de l offre technique (représentant 70% du total) et ceux de l offre financière (représentant 30% du total). Le Soumissionnaire devra donc présenter la partie opérationnelle et technique de sa proposition comme suit : Méthodologie proposée Dans cette section, le Soumissionnaire devra démontrer qu il est prêt à répondre efficacement aux spécifications stipulées, en identifiant chacun des éléments spécifiques proposés et en abordant chacune des exigences spécifiées une à une; en donnant une description détaillée de la méthodologie qu il entend utiliser; et en démontrant comment la méthode proposée répond aux spécifications stipulées ou les surpasse. La partie opérationnelle et technique de la Proposition ne doit contenir aucune information sur les coûts des services offerts quelle qu elle soit. Ces informations tarifaires doivent être fournies séparément dans les Tableaux de coûts appropriés.

6 VI. Contenu du prix de la soumission et échéancier des paiements Le prix du contrat doit inclure tous les frais nécessaires pour la réalisation des résultats. Le consultant national retenu est le seul responsable du produit final. Il est de leur devoir de prévenir le Bureau PNUD Burundi, au cas où ils rencontreraient des obstacles de nature à leur empêcher de livrer les résultats conformément au calendrier convenu. Le rapport sera évalué sur la base des termes de référence. L évaluation du rapport provisoire se fera 5 jours ouvrables après sa soumission par le consultant recruté, qui disposera de 5 jours ouvrables supplémentaires pour prendre en compte les commentaires reçus. Le paiement définitif sera effectué après la livraison du rapport final et évaluation satisfaisante. VII. Présentation recommandée de la soumission Le consultant intéressé et qualifié est invité à déposer leurs dossiers de candidature au plus tard en date du 18 août 2014 à 12h00. La proposition technique et la proposition financière seront préparées dans des enveloppes séparées contenues dans une grande enveloppe portant la mention «Offre pour recrutement d un consultant national archiviste- documentaliste» Les dossiers de candidatures doivent comprendre: a- Une proposition technique comprenant les documents tels que formulaire de soumission (annexe 2) par rapport à : La qualification du prestataire de service requis dans le La méthodologie proposée pour la fourniture des services projet de plan de travail, méthodologie et approche. b- Une proposition financière détaillée conformément aux exigences du PNUD. La date limite de soumission des candidatures est fixée 18 août 2014 à 12h00.

7 VIII. Critères d évaluation sélection de la meilleure offre Les critères d évaluation technique sont les suivants : - Expertise du soumissionnaire - Plan d approche et méthodologie proposée La sélection de la meilleure offre sera basée sur la méthode du score combiné (notation technique et soumission financière) décrite dans les pages précédentes IX. Conditions de rejet des soumissions Les propositions doivent offrir des services couvrant l ensemble des spécifications stipulées. Les propositions qui ne couvriront qu une partie de ces spécifications seront rejetées. Le Soumissionnaire est tenu d examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d invitation à soumissionner. Tout non- respect de ces documents se fera au détriment du Soumissionnaire et sera susceptible d avoir un effet négatif sur l évaluation de la Proposition. Toutes les offres reçues après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse, seront rejetées. ne remplissant pas les conditions d éligibilité; ne renfermant pas les renseignements exigés pour la présentation des soumissions; présentées avec de faux documents ou renseignements comportant des divergences entre les renseignements contenus dans l enveloppe extérieure et ceux portés dans l enveloppe intérieure.

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