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2 Annexe 1 TERMES DE REFERENCE POUR L ACQUISITION D UN LOGICIEL DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES. I. Contexte. Dans le cadre des activités de Professionnalisation et d encadrement des COOPEC affiliées en Gestion des Credits et Epargne, la MECRECO/COOCEC souhaite développer à l aide d un fournisseur un logiciel de gestion des ressources humaines (RH) comprenant un module de gestion des carrières et un module de paie. II. Objectif. L objectif est la recherche d une maison spécialisée en développement pouvant fournir et installer en réseau étendu et en monoposte, un logiciel de gestion des ressources humaines (module de gestion des carrières et module de paie) sur toute l étendue du territoire du Burundi, ainsi que dispenser la formation des utilisateurs. Le logiciel sera installé dans un premier temps en réseau local à la Direction Générale puis en réseau dans toutes les Coordination et les agences de MECRECO (4 Coordinations plus 42 Agences). III. Etat des lieux. La MECRECO/COCEC ne dispose pas aujourd hui d une Base de Données du recensement de son personnel couplé d un système de biométrie pour la capture des empreintes digitales et d un module de gestion de la paie qui tourne. IV. Description du logiciel. Dans le but de pallier cette situation, la MECRECO/COOCEC voudrait mettre en place un logiciel intégré de gestion des RH permettant de gérer la carrière de son personnel et de réaliser la paie en fonction des données du personnel. Ce logiciel, devra tourner en réseau étendu (l interconnexion à distance devra être fonctionnel,..) et devra répondre aux critères techniques généraux suivants : 1. Etre conçu dans un langage de programmation orienté objet ; 2. Etre indépendant du moteur de base de données, c'est à dire pouvant offrir la possibilité d utiliser différents types de bases de données (MS SQL Server, Oracle, MySQL ) ; 3. Offrir une option de reporting intégrée permettant à l utilisateur de créer et de paramétrer les états de sortie (statistiques et historiques) sans devoir faire appel au fournisseur ; 4. Etre Multi Utilisateurs c est à dire qu il sera capable de gérer plusieurs utilisateurs à la fois, chacun n ayant accès qu aux menus et aux données auxquels il a droit grâce à un Login et un mot de passe ; 5. Etre capable de fonctionner en réseau et se connecter à un serveur distant ; 6. Garantir la sécurité physique des données c est à dire qu il doit avoir des fonctions de gestion et de réplication des données sur un réseau à plusieurs serveurs ; 7. Fonctionner en temps réel et offrir la possibilité de mise à jour instantanée et en ligne des informations ; 8. Etre évolutif ; 9. Utiliser la technologie Web ; 10. Offrir une sécurité totale au niveau de la gestion des accès et des données ; 11. Offrir une interface utilisateur graphique ; 12. Disposer d une fonction qui fait que les données saisies par les utilisateurs doivent être approuvées par le superviseur avant d être enregistrées dans la base de données (les

3 données sont en stand by dans la base avant d être réellement enregistrées après approbation du superviseur) 13. Permettre de prendre en charge la gestion de la carte sécuritaire d identification des Salariés (voir le recensement général des Agents). 14. Etre de conception souple et modulaire c est à dire que les modules du système sont conçus comme des modules séparés tout en étant fortement intégrés ; 15. Permettre la souplesse d ajout progressif ultérieur de modules au système et ce en fonction des besoins, de s'interfacer éventuellement aux autres applications inter administrative ; 16. Le logiciel sera livré avec les codes sources 17. Sécurité : Le volet sécurité revêt un caractère important dans le système envisagé. Les principaux aspects à prendre en compte sont les suivants : - Sécurité d accès : L accès au système doit être strictement contrôlé. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au système en fournissant leur mot de passe. Chaque utilisateur doit pouvoir changer son mot de passe chaque fois qu il le désire sans avoir recours à une tierce personne. Par ailleurs, le système envisagé doit disposer des mécanismes de sécurité permettant de détecter et d empêcher à temps toute tentative d accès ou de violation du système par des intrus et ce grâce à l interfaçage ou l intégration de solutions d authentification forte du marché : o Base de données partagée et conçue avec un système de gestion de base de données relationnel (SGBDR) puissant, solide et avec une sécurité optimale, o Droits d'accès par option, par utilisateur avec niveau élevé de confidentialité, par mot de passe, o Droits d'accès sur les employés: confidentialité assurée sur toutes les données associées à chaque employé, o Mise en veille/verrouillage temporaire de l'application par l'utilisateur, o Traçabilité de l'information assurée : nom de l'utilisateur, date de modification, options utilisées, etc. o Profils d'utilisation selon le degré de responsabilité, o Archivage électronique des données et visualisation par mot de passe, - Habilitation : Un système d habilitation hiérarchisé (avec gestion d un profil utilisateur), administrable au niveau central, doit permettre d accorder ou de soustraire, aux utilisateurs, l accès aux différentes opérations de traitements et consultations. Ce système doit permettre une banalisation du poste de travail à travers tout le réseau. - Auditabilité : La traçabilité de toutes les opérations effectuées sur le système doit être prévue. - Confidentialité : Le système doit également assurer la confidentialité des données échangées sur le réseau. - Sauvegarde : En plus des procédures de sauvegarde que l administrateur du système pourra entreprendre en fonction de ses besoins, le système doit disposer de procédures de sauvegarde enclenchées systématiquement en fonctions d évènements préalablement paramétrés dans le système. Le logiciel recherché est composé de deux modules qui doivent fonctionner de façon intégrée. Il s agit de :

4 18. Module de gestion des carrières Ce module doit offrir entre autres les possibilités suivantes : - la gestion des historiques de la carrière des Salariés en tenant compte des spécificités des différents statuts régissant le personnel de la MECRECO et des statuts particuliers ; o la gestion des avancements ; o la gestion des mutations ; o la gestion des signalements ; o la gestion des stages et des primes y afférents ; o le suivi des états disciplinaires de chaque membre du personnel MECRECO ; o la codification des formations par niveaux ; o les statistiques d effectifs et de pyramide par catégorie et par grade ; o la production de tableaux de bord sur la gestion de la carrière (liste par grade, liste des Agent par catégorie, les effectifs par catégorie, le tableau récapitulatif d une structure/agence/mecre par exemple, etc..) et cela à l aide d un moteur de recherche intégré au logiciel ; - La gestion de la situation familiale ; - L intégration des données du recensement des Salariés ; - La production automatisée de certains documents d usage courant ; - la production des états destinés à la Mutuelle de Santé et aux organisations patronales (INSS, DGI, INPP, Inspection du travail, ONEM). - Le contrôle des données par la réalisation des requêtes à critères variés. - Comme une fonction spéciale, le logiciel permettra au service du personnel d enregistrer les éléments de la fiche d identification individuelle et d équipements/matériels mis à la disposition de l Agent. - Le système devra intégrer la gestion électronique des documents manuels constituant le dossier administratif : - Scanning et stockage électronique des différents documents dans le dossier du concerné ; - Possibilité de lister et visualisation des documents scannés correspondant au dossier d un membre du personnel de la MECRECO ; - Possibilités d archivage électronique et sauvegarde des données sur un serveur de backup ou un support externe 19. Module de gestion des traitements Le module de gestion des traitements doit permettre de : - Prendre automatiquement en charge les informations en provenance du module de la gestion de la carrière après leur validation par les services du personnel : o Le salaire de base ; o Les différentes primes et indemnités ; o Tout autre avantage financier lié à la situation administrative - Tenir à jour la table des barèmes par catégorie et par grade et permettre ainsi le calcul automatique des salaires; - Gérer le remboursement des crédits auprès des institutions bancaires ; - Saisir, vérifier et mettre à jour à tout instant les composantes de la paie dont notamment : o Le salaire de base ; o Les différentes primes et indemnités ; o Tout autre avantage financier lié à la situation administrative ; - Les différentes allocations légales (logement, allocations familiales) ; - Les différentes cotisations pour l employé et pour l employeur (INSS, DGI, INPP, ONEM, ) - Les autres retenues et les faire valider par les services du personnel; - Permettre la production des historiques des barèmes et les éléments de la paie; - produire la paie et ses différents états pour les bruts et les nets à payer à partir des éléments validés par les services du personnel ;

5 - Produire, s il y a lieu, des listings multicritères à savoir entre autres : o Les listings détaillés nominatifs des salaires bruts et des salaires nets ; o Les listings nominatifs et récapitulatifs des autres retenues (autres que légales) selon plusieurs critères ; o Les listings nominatifs par lieux de paiement ; o Les accréditifs (bulletins de paie) - Faire les différents regroupements à savoir entre autres : o Les regroupements par lieu de paiement et/ou par institution financière ; o Les regroupements des retenues selon plusieurs critères (type de retenue, bénéficiaire, adresse de paiement ) - Permettre de faire des simulations de la paie avec différents critères ; - Permettre la production de statistiques et de tableaux de bord sur la gestion des traitements ; - Formater les données aux formats d échange qui auront été convenus avec les autres partenaires tels que la Mutuelle de Santé, l INSS, DGI, les institutions financières etc. ; - Alerter les gestionnaires dans le cas où une rémunération se trouve en dehors des règles qui auront été fixées ; - Permettre de générer des rappels (salaires, cotisations ) sans que le bénéficiaire en soit pénalisé au niveau des impôts ; - Générer les états de paie V. Les prestations à assurer par le fournisseur. Le fournisseur devra assurer les prestations dans la mise en œuvre du logiciel demandé : - La livraison et l installation d un logiciel de gestion des ressources humaines devant comprendre un module de gestion des carrières, un module de gestion des traitements ; - La préparation de l installation, installation et configuration du logiciel avec la totale collaboration des personnels de la MECRECO, dans l optique d un transfert de compétences ; - L intervention dans le transfert des données du recensement ; - La migration des données du système existant vers le nouveau système; - La formation de 50 utilisateurs et de 5 administrateurs de la base de données; - L assistance au démarrage ; - L assistance, la maintenance et le service après vente ; - Un manuel technique pour usage des informaticiens ; - Un manuel des utilisateurs ; Le soumissionnaire doit fournir : - Une documentation technique complète et des prospectus (ou catalogue) relatifs à chaque produit objet du marché, comprenant notamment une description détaillée des caractéristiques techniques du produit. - Le soumissionnaire est invité à présenter une offre pour la maintenance et l assistance au démarrage. VI. Assistance à la Mise en œuvre et Formation La MECRECO/COOCEC souhaite que le fournisseur l accompagne tout au long de la mise en œuvre de la solution et qu il s'engage sur le résultat. Pour ce faire, le soumissionnaire devra fournir un plan détaillé de mise en œuvre de la solution incluant les actions de formation et d accompagnement prévues. Le soumissionnaire devra prendre toutes les mesures qu'il jugera nécessaires pour que la mise en œuvre soit assurée dans un délai n'excédant pas deux (2) mois à compter de la date de signature du contrat. Le soumissionnaire indiquera les conditions qu il jugera nécessaires pour la réalisation du projet dans ce délai. Il indiquera notamment les préalables qu il estime nécessaires et que la

6 MECRECO/COOCEC doit mettre à sa disposition pour lui permettre de respecter ce délai (moyens humains et matériels, logistique ). Le prestataire devra proposer dans son offre un plan de formation sur les modules suivants : - Formation de 50 utilisateurs sur les applicatifs mis en place ; - Formation de 5 informaticiens à l exploitation des applicatifs, au fonctionnement logique du logiciel (structure des tables), à l administration de la base de données utilisée comme support de données et à la maintenance du système (gestion des accès, sauvegardes, ) Le soumissionnaire du logiciel s engage à assurer la maintenance du logiciel proposé au delà de la période de garantie pour une durée à convenir entre les deux parties sur la base d un contrat de maintenance annuel renouvelable année par année par tacite reconduction et qui sera signé en même temps que le présent marché. Le soumissionnaire du logiciel doit proposer un projet de contrat de maintenance couvrant les trois aspects suivants : - La maintenance corrective ; - La maintenance adaptative ; - La maintenance évolutive. VII. Profil du soumissionnaire - Avoir une solide expérience dans la mise en place de projets d envergure similaires (références vérifiables): - Bases de données professionnelles - Gestion électronique des documents - Biométrie - Disposer d un personnel qualifié, compétent et expérimenté (ingénieurs informaticiens, concepteurs, formateurs et responsable de projet avec CVs vérifiables) VI. Présentation des offres L offre financière se fait séparément de l offre technique. Cette dernière ne doit contenir aucune indication financière et doit être soumise dans une enveloppe séparée. VII. Durée d exécution (développement, installation, formation) : 2 mois

7 ANNEXE FORMULAIRE DE SOUMISSION DE L OFFRE A l attention de la MECRECO/COOCEC Monsieur/Madame, Après examen des Documents d invitation à soumissionner, dont nous accusons dûment réception par la présente, nous, soussignés, proposons de fournir et de livrer (description des biens) conformément auxdits documents d appel d offre pour la somme totale de (montant total en lettres et en chiffres) En cas d acceptation de notre offre, nous nous engageons à livrer les biens dans un délai de (nombre de jours) jours calendaires à compter de la réception du bon de commande. Nous convenons de nous conformer à cette offre pour une période de 120 jours à compter de la date fixée pour l ouverture des offres dans l invitation à la soumission, et cette proposition continuera de nous engager et pourra être acceptée à tout moment préalablement à l expiration de cette période. Il est entendu que vous n avez aucune obligation d accepter quelque offre que vous recevez. Fait le (jour/mois) de l année.... Signature (En qualité de) Dûment autorisé (é) à signer l offre pour et au nom de.