Invitation à soumissionner (RFP) RFP 01/2012

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1 Programme des Nations Unies pour le développement SENEGAL Invitation à soumissionner (RFP) RFP 01/2012 Monsieur/Madame, Objet : RFP 01/2012 : Invitation à soumissionner pour la sélection de Cabinet d Audit des projets sous exécution nationale. 1. Vous êtes invités à soumettre une proposition pour exécuter l audit des projets sous exécution nationale (exercice 2011). 2. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre proposition : i. Instructions aux Soumissionnaires (Annexe I) ii. Conditions générales du Contrat... (Annexe II) iii. Termes de Référence de la mission (Annexe III) iv. Formulaire de soumission de la Proposition (Annexe IV) v. Tableau des coûts.. (Annexe V) vi. Fiche d enregistrement (Annexe VI) 3. Votre offre comprendra une proposition technique et une proposition financière, placées sous plis scellés distincts, et devra nous parvenir à l adresse suivante, Représentant Résident du PNUD au Sénégal Immeuble Wolle Ndiaye, Route du Méridien Président, Almadies B.P. 154 Dakar Sénégal Si vos propositions techniques et financières ne sont pas scellées dans des enveloppes séparées, votre offre sera rejetée. Les offres doivent être déposées à l adresse indiquée au plus tard le 17 février 2012 à 12H00 heure GMT. Toutes les offres reçues après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse, seront rejetées. 4. Si vous avez besoin d informations complémentaires, vous pouvez soumettre vos questions à l adresse suivante : [email protected] ; nous nous efforcerons de vous les fournir rapidement. Cependant, tout retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun cas constituer un motif de report de la date de soumission de votre proposition. 5. Vous êtes prié(e) d accuser réception de cette lettre et de nous confirmer par écrit votre intention de soumettre ou non une offre.

2 Fait à Dakar, le 26/01/2012 Francis James, Représentant Résident a.i.du PNUD 2

3 Annexe I I. Instructions aux Soumissionnaires Cher soumissionnaire nous recommandons vivement que vous lisiez attentivement les instructions suivantes avant de soumissionner ; la non observance de ces instructions peut entraîner le rejet de votre offre. A. Introduction 1. Généralités L Objet de l invitation à soumissionner est de sélectionner un cabinet ou plusieurs cabinets pour réaliser la mission d audit des projets sous exécution nationale. 2. Coût de la proposition Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de la Proposition. Le PNUD ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses, quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu par la Proposition. B. Documents d invitation à soumissionner 3. Contenu des documents d invitation à soumissionner Les propositions doivent offrir des services couvrant l ensemble des spécifications stipulées pour chaque lot. Les propositions qui ne couvriront qu une partie de ces spécifications seront rejetées. Le Soumissionnaire est tenu d examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d invitation à soumissionner. Tout non-respect de ces documents se fera au détriment du Soumissionnaire et sera susceptible d avoir un effet négatif sur l évaluation de la Proposition. 4. Clarification des Documents d invitation à soumissionner Tout Soumissionnaire éventuel qui aurait besoin de clarifications à propos des Documents d invitation à soumissionner peut en informer par écrit le PNUD à l adresse postale ou par à l adresse suivante : [email protected]. Le PNUD répondra par écrit à toute demande de clarification concernant le Document d invitation à soumissionner qui lui parviendra au plus tard le 25 Janvier Des exemplaires écrits de la réponse de l Organisation (incluant une explication de la demande de clarification mais sans identification de la source de la demande) seront envoyés à tous les Soumissionnaires éventuels qui auraient retiré les documents d invitation à soumissionner et auraient mentionné par écrit leur intention de soumissionner. 5. Modification des Documents d invitation à soumissionner 3

4 A tout moment avant la date limite de dépôt des Propositions, le PNUD peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une demande de clarification faite par un Soumissionnaire éventuel, modifier les Documents d invitation à soumissionner en procédant à un amendement. Tous les Soumissionnaires éventuels qui auront mentionné par écrit leur intention de soumissionner seront informés de tous les amendements qui pourraient être apportés aux Documents d invitation à soumissionner. Afin de ménager aux Soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour prendre en compte les amendements dans la préparation de leurs offres, le PNUD pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions. C. Préparation des Propositions 6. Langue de la Proposition Les Propositions préparées par le Soumissionnaire de même que toutes les correspondances et documents relatifs à la Proposition échangés entre le Soumissionnaire et le PNUD seront écrits en français. Tout autre document écrit fourni par le Soumissionnaire peut être rédigé dans une autre langue, à condition qu il soit accompagné d une traduction de ses parties pertinentes en français, auquel cas, aux fins d interprétation de la Proposition, le texte en français prévaudra. 7. Documents constitutifs de la Proposition La Proposition comprendra les documents suivants : a.) Le formulaire de soumission de la Proposition ; b.) L enveloppe technique et opérationnelle de la Proposition, comprendra les documents suivants : i. Immatriculation au Nouveau Registre du Commerce ii. Identification Nationale iii. Attestation de Sécurité Sociale iv. Attestation fiscale v. Agrément du Cabinet par le Ministère de tutelle vi. Références bancaires vii. Liste de missions d audit exécutées au Sénégal viii. Références du Cabinet ix. CVs détaillés de l équipe de travail c.) L enveloppe financière comprendra les tableaux des coûts, rempli conformément aux clauses 8 et 9 ; 8. Les propositions Techniques et Financières doivent être signées par une personne dûment autorisée à représenter le Soumissionnaire pour ce qui touche au présent contrat ; toutes propositions non signées seront rejetées. 9. Le formulaire de Proposition Le Soumissionnaire devra présenter la partie opérationnelle et technique de sa Proposition comme suit : 4

5 a.) Plan de gestion Cette partie devra fournir des informations sur l entreprise, incluant notamment la date de constitution de la société ainsi que l Etat ou le pays de constitution, ainsi qu une description sommaire des activités présentes du Soumissionnaire. L information devra se concentrer sur les services en rapport avec la Proposition. Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles qui seront chargées de l exécution du contrat, de même que l approche globale de gestion d un projet de ce genre. Le Soumissionnaire devra commenter l expérience qu il a recueillie dans le cadre de projets similaires et devra identifier la ou les personnes chargées de représenter le Soumissionnaire dans ses rapports futurs avec le PNUD. b.) Plan des ressources Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des ressources humaines et matérielles dont le Soumissionnaire dispose pour assurer la bonne exécution de la mission. Elle devra donner une description des capacités et installations actuelles du Soumissionnaire ainsi que tout projet d expansion de celles-ci. c.) Méthode proposée Dans cette section, le Soumissionnaire devra démontrer qu il est prêt à répondre efficacement aux Termes de Référence stipulés, en identifiant chacun des éléments spécifiques proposé et en abordant chacune des exigences spécifiées une par une; en donnant une description détaillée des critères de performance essentiels proposés qu il entend garantir; et en démontrant comment la méthode proposée répond aux spécifications stipulées ou les surpasse. La partie opérationnelle et technique de la Proposition ne doit contenir aucune information sur les coûts des services offerts quelle qu elle soit. Ces informations tarifaires doivent être fournies séparément dans les Tableaux de coûts appropriés, compris dans l enveloppe financière. Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit obligatoirement correspondre à celui utilisé dans le corps du Document d invitation à soumissionner. Toutes références relatives aux brochures et autres documents descriptifs devront être incluses dans les paragraphes de réponse appropriés, bien que ces brochures et documents eux-mêmes puissent être fournis sous forme d annexes à la Proposition ou à la réponse. Toute information que le Soumissionnaire considère comme étant déposée devra le cas échéant dûment porter la mention «marque déposée» à côté de la partie du texte y relative, et sera traitée comme telle. 5

6 10. Les coûts de la Proposition Le Soumissionnaire indiquera les coûts des services qu il se propose de fournir en vertu du présent contrat dans un tableau des coûts, dont un exemplaire est joint aux présents Documents d invitation à soumissionner. 11. Devises de la Proposition Tous les coûts seront indiqués en dollars américains ou en toute autre devise convertible. Le taux de change applicable étant celui des Nations Unies. 12. Période de validité des propositions Les Propositions resteront valides pour une période de cent vingt (120) jours à partir de la date de soumission des Propositions arrêtée par le PNUD, conformément à la clause relative à la date limite. Une Proposition dont la durée de validité est inférieure à ces 120 jours sera rejetée pour cause de non-conformité aux spécifications. En cas de circonstances exceptionnelles, le PNUD pourra demander au Soumissionnaire d accepter une prolongation de la période de validité de son offre. Cette requête et les réponses y relatives doivent être formulées par écrit. Il ne sera pas demandé ni permis au Soumissionnaire acceptant cette requête de modifier sa Proposition. 13 Format et signature des propositions Le Soumissionnaire doit préparer deux exemplaires de la Proposition, portant respectivement et distinctement la mention «Original» et «Copie de la Proposition». En cas de divergences entre les deux documents, c est l original qui doit faire autorité. Les deux exemplaires de la Proposition doivent être dactylographiés ou écrits à l encre indélébile, et doivent être signés par le Soumissionnaire ou par la ou les personnes dûment autorisées à représenter le Soumissionnaire pour ce qui touche au présent Contrat. Cette dernière autorisation doit être dûment appuyée en joignant à la Proposition une procuration écrite. Une Proposition ne doit comporter ni interligne, ni suppression, ni rature, à l exception de celles jugées nécessaires pour corriger des erreurs faites par le Soumissionnaire, auquel cas ces corrections doivent être paraphées par la ou les personnes signataires de la Proposition. 14. Paiement Le PNUD doit payer l Entrepreneur après acceptation par le PNUD des factures soumises par l Entrepreneur, à l achèvement des échéances de réalisation correspondantes. 15. Soumission des Propositions Les propositions seront faites selon les indications ci-dessous décrites. 6

7 16. Scellage et marquage des Propositions Le Soumissionnaire devra sceller la Proposition dans une enveloppe extérieure renfermant deux enveloppes intérieures, comme indiqué ci-dessous. (a) L enveloppe extérieure doit être : adressée au Représentant Résident du PNUD au Sénégal Immeuble Wolle Ndiaye, Route du Méridien Président, Almadies B.P. 154 Dakar Sénégal Et portant la Mention RFP n 01/2012 Invitation à soumissionner pour la sélection de Cabinet d Audit des projets sous exécution nationale. (b) Les deux enveloppes intérieures doivent porter le nom et l adresse du Soumissionnaire. La première enveloppe intérieure doit contenir les informations spécifiées à la Clause 7.b ci-dessus (Formulaire de Proposition), les exemplaires portant respectivement la mention «Original» et «Copie». La seconde enveloppe intérieure doit contenir le Tableau des coûts, qui doit être dûment identifié comme tel. Il faut noter que si les enveloppes intérieures ne sont pas scellées et marquées conformément aux instructions stipulées dans la présente clause, le PNUD ne pourra être tenue pour responsable au cas où ces enveloppes seraient égarées ou ouvertes prématurément. 17. Délai de soumission des propositions Le PNUD doit recevoir les Propositions à l adresse indiquée dans la clause relative au Scellage et marquage des Propositions, au plus tard le jour et l heure locaux stipulés. Le PNUD pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions en modifiant les Documents d invitation à soumissionner conformément à la clause relative à la Modification des Documents d invitation à soumissionner, auquel cas tous les droits et obligations du PNUD et des Soumissionnaires précédemment soumis à l ancien délai seront alors soumis au nouveau délai tel que prorogé. 7

8 18. Propositions déposées hors délai Toute proposition reçue par le PNUD après la date limite tel que spécifiée dans la clause relative au Délai de soumission des Propositions sera rejetée. 19. Modification et retrait des Propositions Le Soumissionnaire peut retirer sa Proposition après dépôt, à la condition qu une notification écrite soit reçue par le PNUD avant la date butoir de soumission des Propositions. La notification de retrait du Soumissionnaire doit être préparée, scellée, marquée et envoyée conformément aux dispositions de la clause relative au Délai de soumission des propositions. La notification de retrait peut aussi être adressée par télex ou par fax, mais elle doit dans ce cas être suivie d une copie de confirmation signée. Aucune Proposition ne peut être modifiée après le délai de soumission des Propositions. Aucune Proposition ne peut être retirée dans la période se situant entre le délai de soumission des Propositions et la date d expiration de la période de validité de la Proposition spécifiée par le Soumissionnaire dans le Formulaire de soumission de la Proposition. 20. Ouverture et évaluation des Propositions 20.1 Ouverture des Propositions Le PNUD procèdera à l ouverture des Propositions en présence d un comité composé à cet effet Clarification des Propositions Pour faciliter l examen, l évaluation et la comparaison des Propositions, l Acquéreur peut, à sa discrétion, demander au Soumissionnaire de clarifier sa Proposition. La demande de clarification et la réponse doivent être formulées par écrit, et aucun changement des coûts ou du contenu de la Proposition ne sera demandé, proposé ni permis. 21 Examen préliminaire L Acquéreur examinera les Propositions pour s assurer qu elles sont complètes, qu elles ne comportent aucune erreur de calcul, que les documents ont été dûment signés et que ces Propositions répondent globalement aux conditions stipulées. Les erreurs arithmétiques seront rectifiées sur la base suivante : s il existe une divergence entre le prix unitaire et le prix total obtenu par multiplication du prix unitaire et de la quantité, le prix unitaire prévaudra, et le prix total sera corrigé en prenant celui-ci comme base. Si le Soumissionnaire n accepte pas la correction des erreurs, sa Proposition sera rejetée. S il existe une divergence entre les montants en chiffres et en lettres, c est le montant en lettres qui prévaudra. Avant examen détaillé, l Acquéreur évaluera le degré de réponse substantielle de chaque Proposition par rapport à l invitation à soumissionner (RFP). Aux fins de ces Clauses, une Proposition apportant une réponse substantielle est une Proposition qui se conforme à toutes les spécifications et conditions de l invitation à soumissionner sans déviation majeure. La détermination par l Acquéreur du degré de réponse de la Proposition doit être basée sur le contenu de la Proposition elle-même, sans considération de quelque raison extrinsèque que ce soit. 8

9 Une Proposition dont le degré de réponse substantielle est jugé insuffisant par l Acquéreur sera rejetée sans que le Soumissionnaire puisse la rendre a posteriori plus conforme en la corrigeant. Seront donc rejetées, les soumissions : déposées après le délai d appel d offres ; ne remplissant pas les conditions de participation à la consultation ; ne renfermant pas les renseignements exigés pour la présentation des soumissions ; présentées par une même personne sous différentes dénominations sans être en association momentanée reconnue présentées avec de faux documents ou renseignements comportant des divergences entre les renseignements contenus dans l enveloppe extérieure et ceux portés dans l enveloppe intérieure. Les critères ainsi édictés sont classés suivant l ordre décroissant de gravité. A l issue de cette phase d évaluation, le comité d évaluation notera sur le procès verbal les informations ci-après : Le nombre et l état des soumissions reçues Les soumissions rejetées et les raisons claires de leur rejet. 22 Evaluation et comparaison des Propositions L évaluation des Propositions se déroule en deux temps. L évaluation de la Proposition technique est achevée avant l ouverture et la comparaison des propositions financières. Les propositions financières ne seront ouvertes que pour les soumissions qui auront reçu la note technique minimale de 70% sur un score total maximum de 1000 points pour ce qui est de l évaluation des propositions techniques. La proposition technique est évaluée sur la base de son degré de réponse à la Mission (TOR). Les évaluations se feront sur la base des critères définis ci-après : CRITERES Notes techniques obtenues par : Notes Cabinet1 Cabinet2 Cabinet3 Max. 1. Expertise du Cabinet 1.1 Expérience Générale (Minimum ans) 1.2 Expérience pertinente (liste des 80 missions d audit effectuées en général) 1.3 Expérience pertinente (liste des 120 missions d audit effectuées pour le compte du PNUD ou autres agences des Nations Unies) Sous total Expérience Conformité du plan de travail et méthodologie 2.1Compréhension de la mission 2.2 Méthodologie proposée 2.2 Délai moyen de réalisation de la mission 2.3 Connaissance des procédures du

10 SNU Sous total Conformité du plan de travail et Méthodologie 3. Qualification et compétence du personnel clé 3.1 Directeur de Mission (CV) 3.2 Chef de Mission (CV) 3.3 Juniors (nombre et CVs) Sous total Qualification et compétence du personnel clé GRAND TOTAL 1000* Les notes techniques des soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de 70 points ou plus seront pondérées à 70% Lors d une deuxième étape, les offres financières de tous les prestataires ayant obtenu la note technique minimale de 70% seront comparées. Une note financière sera déterminée pour chacun des soumissionnaires sur la base de la formule suivante : Note Financière Cabinet A = (Offre financière la moins disante/offre financière Cabinet A) * 30) 23 Attribution du Contrat Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu le cumul des notes techniques et financières le plus élevé. 24 Critères d attribution du Contrat Le PNUD se réserve le droit d accepter ou de rejeter toute Proposition, ainsi que d annuler le processus d invitation à soumissionner et de rejeter toutes les Propositions à quelque moment que ce soit préalablement à l attribution du Contrat, sans encourir de ce fait aucune responsabilité visà-vis du Soumissionnaire concerné et sans avoir aucune obligation d informer le ou les Soumissionnaires des raisons qui ont motivé l action de l Acquéreur. Avant l expiration de la période de validité de la proposition, le Bureau attribuera le Contrat au Soumissionnaire le plus qualifié et dont la Proposition, après évaluation, est considérée comme répondant la mieux aux besoins de l organisation et aux exigences de l activité concernée. 25 Droit de l Acquéreur de modifier ses exigences au moment de l attribution L Acquéreur se réserve le droit, au moment de l attribution du contrat, de modifier la quantité de biens et services spécifiée dans l invitation à soumissionner, sans modification des coûts ou des autres spécifications et conditions. 26 Signature du Contrat Le Soumissionnaire retenu doit signer, dater et renvoyer le contrat à l Acquéreur dans un délai de 30 jours à compter de la réception du contrat. 10

11 Annexe II Conditions Générales du Contrat 1. STATUT JURIDIQUE Le Prestataire sera considéré comme ayant le statut juridique d un prestataire indépendant vis-à-vis du SNU. Le personnel du Prestataire ou ses sous-traitants ne seront en aucune façon considérée comme des employés ou des agents SNU ou des Nations Unies. 2. SOURCE DES INSTRUCTIONS Le Prestataire ne doit ni chercher ni accepter d instructions d une quelconque autorité externe au SNU pour ce qui concerne l exécution des services fournis en vertu de ce Contrat. Le Prestataire se gardera de toute action susceptible de porter préjudice au SNU, et remplira ses engagements en s attachant au plus haut point à préserver les intérêts du SNU. 3. RESPONSABILITE DU PRESTATAIRE VIS-A-VIS DE SES EMPLOYES Le Prestataire sera responsable de la compétence professionnelle et technique de ses employés et doit sélectionner, pour l exécution du travail en vertu du présent Contrat, des personnes fiables qui œuvreront effectivement à l exécution de ce Contrat, respecteront les us et coutumes locales et se conformeront aux normes de conduite morales et éthiques les plus élevées. 4. AFFECTATION Le prestataire ne doit pas affecter, transférer, prendre d engagements ni entreprendre d autres dispositions de tout ou d une partie de ce Contrat, ni de quelque droit, demandes ou obligation du Prestataire en vertu de ce Contrat sans autorisation préalable écrite du SNU. 5. SOUS-TRAITANCE Au cas où le Prestataire aurait recours au service de sous-traitants, le Prestataire devra obtenir l accord et l autorisation préalable écrits du SNU pour tous les sous-traitants. L approbation d un sous-traitant par le SNU ne soustrait nullement le Prestataire des obligations qu il a prises en vertu de ce Contrat, quelles qu elles soient. Les termes de tous les contrats de sous-traitance seront assujettis et conformes aux dispositions de ce Contrat. 6. ABSENCE D AVANTAGES POUR LES FONCTIONNAIRES Le Prestataire garantit qu aucun fonctionnaire du SNU n a reçu ni ne se verra offrir par le Prestataire quelque avantage direct ou indirect découlant de ce Contrat ou de son attribution. Le Prestataire reconnaît que tout non-respect de cette disposition constitue une entorse à une clause essentielle de ce Contrat. 11

12 7. DEDOMMAGEMENT Le Prestataire dédommagera, protégera et défendra, à ses propres frais, le SNU, ses fonctionnaires, agents et employés de et contre toutes poursuites judiciaires, réclamations et responsabilités de quelque nature que ce soit, y compris leurs coûts et dépenses, découlant d actes ou d omissions de la part du Prestataire, de ses employés, responsables, agents ou sous-traitants, dans le cadre de l exécution de ce Contrat. Cette disposition s applique, entre autres, aux demandes et responsabilités relatives à l indemnité d invalidité des travailleurs, à la responsabilité liée aux produits et à la nature des inventions ou appareils brevetés, au matériel de droit réservé ou à toute autre propriété intellectuelle du Prestataire, de ses employés, officiels, agents ou sous-traitants. Les obligations prises en vertu de cet Article ne deviennent pas caduques à la fin de ce Contrat. 8. ASSURANCE ET RESPONSABILITE CIVILE 8.1 Le Prestataire souscrira et maintiendra ensuite une assurance couvrant tous les risques relativement à ses biens et à tout équipement utilisé dans le cadre de l exécution de ce Contrat. 8.2 Le Prestataire souscrira et maintiendra ensuite une assurance relative à l indemnité d invalidité des travailleurs ou équivalent, pour couvrir les demandes en cas de blessure ou de décès dans l exécution de ce Contrat. 8.3 Le Prestataire souscrira et maintiendra ensuite une assurance une assurance de responsabilité civile d un montant adéquat pour couvrir les réclamations de tiers pour décès ou blessure ou pour perte ou endommagement de biens découlant de ou en rapport avec la fourniture de services en vertu du présent Contrat ou avec tous véhicules, bateaux, avions ou tout autre équipement appartenant à ou loués par le Prestataire, ses employés, responsables, agents ou sous-traitants qui travaillent ou fournissent des services en rapport avec ce Contrat. 8.4 A l exception de l assurance relative à l indemnité d invalidité, toutes les autres polices d assurance devront : (i). mentionner le SNU comme assuré additionnel ; (ii). inclure dans l assurance une renonciation des droits du Prestataire à poursuivre le SNU ; (iii). inclure une disposition permettant au SNU de recevoir un préavis écrit de trente (30) jours de la part de l assureur avant toute annulation ou changement de la couverture d assurance. 8.5 Le Prestataire fournira au SNU, sur demande, une preuve satisfaisante de l assurance requise en vertu de cet Article. 12

13 9. CHARGES ET RECOURS Le Prestataire ne mettra pas ni ne permettra que soit joint quelque recours, saisie-arrêt ou autre charge aux dossiers de toute administration ou détenus par le SNU et relatifs à des sommes dues ou à devoir pour un travail fait ou du matériel fourni en vertu de ce Contrat, ou pour cause de toute autre demande faite à l encontre du Prestataire. 10. PROPRIETE DES EQUIPEMENTS Les équipements et fournitures pouvant être fournis par le SNU resteront la propriété du SNU, et devront lui être restitués au terme de ce Contrat ou quand le Prestataire n en aura plus besoin. Ce matériel, au moment de sa restitution au SNU, devra être rendu dans les mêmes conditions de fonctionnement qu au moment de sa remise par le SNU, mis à part l usure et les accrocs inhérents à son utilisation normale. Le Prestataire sera tenu de dédommager le SNU si ces articles sont détruits ou endommagés pour des raisons qui ne découlent pas d une utilisation normale. 11. DROITS D AUTEUR, BREVETS ET AUTRES DROITS DE PROPRIETE Le SNU conserve les droits de toute propriété intellectuelle et autres droits de propriété, y compris, mais non limité, aux brevets, droits d auteur et marques déposées, en ce qui concerne les produits ou documents et autre matériel qui ont une relation directe avec le présent Contrat ou qui sont préparés, produits ou recueillis pour, ou dans le cadre de, l exécution du présent Contrat. A la demande du SNU, le Prestataire prendra les dispositions nécessaires, fournira tous les documents requis et de manière plus générale contribuera à garantir de tels droits de propriété ainsi qu à assurer leur transfert au SNU, conformément aux exigences des lois en vigueur. 12. UTILISATION DU NOM, DE L EMBLEME ET DU SCEAU OFFICIEL DU SNU Le Prestataire ne doit pas faire état ou rendre public le fait qu il travaille comme Prestataire pour le SNU. De la même manière, le Prestataire ne saurait utiliser de quelque manière que ce soit le nom, l emblème ou le sceau officiel du SNU ou des Nations Unies, non plus que toute abréviation du nom du SNU, dans le cadre de ses affaires ou autres. 13. NATURE CONFIDENTIELLE DES DOCUMENTS ET DES INFORMATIONS 13.1 Toutes les cartes, dessins, photos, mosaïques, plans, rapports, recommandations, évaluations, documents et toutes autres données recueillies ou reçues par le Prestataire en vertu du présent Contrat seront la propriété du SNU, devront être considérés comme confidentiels, et ne devront être remis qu aux fonctionnaires autorisés du SNU à l achèvement des tâches menées à bien en vertu de ce Contrat Le Prestataire ne devra à aucun moment communiquer à quelque personne, Gouvernement ou autorité extérieures au SNU que ce soit quelque information que ce soit à laquelle il a accès du fait de son association avec le SNU, et qui n est pas du domaine public, sauf s il en a obtenu l autorisation du SNU; par ailleurs, le Prestataire ne devra pas non plus utiliser ces informations pour son avantage personnel. Ces obligations demeurent en vigueur à l expiration du présent Contrat. 13

14 14. CAS DE FORCE MAJEURE; AUTRES CHANGEMENTS DE CONDITIONS 14.1 Le terme de Force majeure, telle qu entendu dans cet Article, englobe les actes de Dieu, les guerres (déclarées ou pas), les invasions, les révolutions, les insurrections ou tout autre acte de même nature ou toute autre force sur laquelle les Parties n ont aucun contrôle En cas de force majeure, et aussi rapidement que possible après la survenue de toute cause constituant une telle situation, le Prestataire devra en informer le SNU par écrit, en donnant tous les détails, si le Prestataire se trouve, à cause de ces évènements, dans l incapacité d honorer ses engagements et de s acquitter de ses responsabilités en vertu de ce Contrat. Le Prestataire devra également notifier le SNU de tout changement dans les conditions ou de tout événement qui pourrait influer ou serait susceptible d influer sur sa capacité à s acquitter de ses responsabilités en vertu du présent Contrat. Cette notification devra inclure les mesures que le Prestataire se propose de prendre, y compris toute alternative raisonnable destinée à assurer la réalisation des activités qui ne seraient pas affectées par la Force majeure. A réception de la notification requise en vertu de cet Article, le SNU prendra, à sa discrétion, les mesures qu il juge nécessaires ou appropriées en la circonstance, y compris la prolongation de la durée du Contrat afin de permettre au Prestataire de s acquitter de ses obligations en vertu de ce Contrat Si, pour raison de Force majeure, le Prestataire se trouve en position d incapacité totale ou partielle d honorer ses engagements ou de s acquitter de ses responsabilités en vertu de ce Contrat, le SNU aura le droit de suspendre ou de résilier ce Contrat sur la base des mêmes termes et conditions que ceux stipulés dans l Article 15, «Résiliation», à la différence près que le préavis sera de sept (7) jours au lieu de trente (30) jours. 15. RESILIATION 15.1 Chacune des parties peut résilier tout ou partie de ce Contrat pour un motif, sur préavis écrit de trente (30) jours adressé à l autre partie. L initiation de procédures d arbitrage, conformément à l Article 16 «Règlement des Différends» ci-dessous, ne devra pas être considérée comme une résiliation de ce Contrat Le SNU se réserve le droit de résilier sans motif ce Contrat à tout moment, sur préavis écrit de quinze (15) jours, adressé au Prestataire, auquel cas le PNUD devra rembourser au Prestataire tous les coûts raisonnables encourus par le Prestataire avant réception du préavis de résiliation En cas de résiliation du Contrat par le SNU en vertu de cet Article, aucun paiement ne sera dû au Prestataire par le SNU, sauf pour ce qui concerne les tâches et services dûment exécutés de manière satisfaisante conformément aux termes exprès de ce Contrat. Le Prestataire doit alors prendre des mesures immédiates pour achever les tâches et services d une manière prompte et ordonnée et de manière à minimiser les coûts et les dépenses supplémentaires Dans l éventualité où le Prestataire serait déclaré en faillite, serait en liquidation ou deviendrait insolvable, ou en cas de subrogation de ses droits à des créanciers, ou encore au cas où un Administrateur serait nommé pour cause d insolvabilité du Prestataire, le SNU pourra résilier ce Contrat sur le champ, sans préjudice de ses droits ou d un quelconque recours qu il pourrait avoir. Le Prestataire a l obligation d informer immédiatement le SNU de la survenue d un des événements décrits ci-dessus. 14

15 16. REGLEMENT DES DIFFERENDS 16.1 Règlement à l amiable Les Parties devront déployer les plus grands efforts pour régler à l amiable tous différends, controverses ou réclamations découlant de, ou relatifs à, ce Contrat, ou à toute entorse, résiliation ou non validité du présent Contrat. Quand les Parties désirent rechercher un tel règlement à l amiable grâce à une conciliation, celle-ci doit prendre place conformément au Règlement de conciliation de la CNUDCI, ou conformément à toute autre procédure pouvant être convenue entre les parties Arbitrage Si un différend, une controverse ou une réclamation découlant de, ou relatives à, ce présent Contrat, ou si une entorse, une résiliation ou une invalidité relative à ce Contrat ne sont pas réglées à l amiable, conformément au paragraphe précédent de cet Article dans les soixante (60) jours suivant la réception par l une des Parties de la requête de l autre Partie quant à un tel règlement à l amiable, un tel différend, controverse ou réclamation sera soumis par l une ou l autre des Parties au règlement d arbitrage du CNUDCI, y compris à ses dispositions relatives à la loi applicable. Le tribunal d arbitrage n aura pas autorité pour accorder des dommages et intérêts. Les Parties seront liées par toute décision d arbitrage rendue suite à un tel arbitrage, et la considéreront comme un jugement final de toute controverse, réclamation ou différend. 17. PRIVILEGES ET IMMUNITES Aucun élément de ce Contrat, ou relatif à ce dernier, ne sera considéré comme étant une renonciation, expresse ou implicite, des privilèges et des immunités des Nations Unies ou de ses organes subsidiaires. 18. EXONERATION D IMPOTS 18.1 La Section 7 de la Convention sur les Privilèges et Immunités des Nations Unies stipule, entre autres, que les Nations Unies et ses organes subsidiaires sont exonérés de tous impôts, à l exception de ceux relatifs aux services d utilité publique, et sont exonérés des droits de douane et des charges assimilées en ce qui concerne les articles importés ou exportés pour leur utilisation officielle. Au cas où une autorité gouvernementale refuserait de reconnaître aux Nations Unies l exonération de tels impôts, droits de douane ou charges, le Prestataire devra immédiatement contacter le SNU pour déterminer une procédure alternative mutuellement acceptable De même, le Prestataire autorise le SNU à déduire de la facture du Prestataire tout montant correspondant aux impôts, droits de douane et autres charges, à moins que le Prestataire n ait consulté le SNU préalablement au paiement de ceux-ci et ait obtenu, à chaque fois, l autorisation expresse du SNU pour payer ces impôts, droits de douane ou autres charges. Dans ce cas, le Prestataire devra fournir au SNU la preuve écrite que le paiement de ces 15

16 impôts, droits de douane ou autres charges a été effectué effectivement et préalablement autorisé. 19. LE TRAVAIL DES ENFANTS 19.1 Le Prestataire atteste et garantit que ni lui ni aucun de ses fournisseurs n est engagé dans des pratiques non conformes aux droits stipulés dans la Convention sur les Droits de l Enfant, y compris l Article 32 de celle-ci, qui, entre autres, stipule qu un enfant doit être protégé contre tout travail susceptible d être dangereux ou d interférer avec son éducation, ou qui est préjudiciable à sa santé ou à son développement physique, mental, spirituel, moral ou social Toute entorse à cet engagement donnera le droit au SNU de résilier ce Contrat immédiatement après notification au Prestataire, sans frais pour le SNU. 20. LES MINES 20.1 Le Prestataire atteste et garantit que ni lui ni aucun de ses fournisseurs n est engagé activement et directement dans des activités patentes de brevetage, de développement, de montage, de production, de commercialisation, de fabrication des mines ou d autres activités touchant à des éléments principalement utilisés dans la fabrication des Mines. Le terme «Mines» englobe les dispositifs définis aux paragraphes 1, 4 et 5 du Protocole II de l Article 2 annexé à la Convention de 1980 sur l interdiction ou la limitation de l emploi de certaines armes classiques qui peuvent être considérées comme produisant des effets traumatiques excessifs ou comme frappant sans discrimination Toute entorse à cet engagement donnera le droit au SNU de résilier ce Contrat immédiatement après notification au Prestataire, sans être tenu par des frais de résiliation ou tout autre responsabilité de toute sorte de la part du SNU. 21. RESPECT DE LA LOI Le Prestataire respectera les lois, ordonnances, règles et règlements relatifs à la mise en œuvre de ses obligations en vertu du présent Contrat. 22. AUTORITE DE MODIFICATION Aucune modification ou changement de ce Contrat, aucune renonciation à quelque disposition que ce soit ni aucune relation contractuelle additionnelle de quelque sorte que ce soit avec le Prestataire ne sera valide et applicable pour ce qui est du SNU, à moins de faire l objet d un amendement à ce Contrat signé par un fonctionnaire du SNU dûment autorisé. 16

17 Annexe III TERMES DE REFERENCES POUR L AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DES PROJETS ET PROGRAMMES SOUS EXECUTION NATIONALE (NGO/NIM) FINANCES PAR LE PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT (PNUD) EXERCICE 2011 Février

18 TABLE DES MATIÈRES A. Données générales B. Administration du projet C. Consultations avec les parties concernées D. Description des rapports financiers (CDR) devant faire l objet d un audit E. Objectifs et Champ d application de l audit F. Le rapport d audit et la lettre aux administrateurs a. Le rapport d audit b. Lettre aux Administrateurs (note de gestion) c. La certification des CDR d. Le Rapport sur le suivi des recommandations Annexe 1: Champ d application de l audit Annexe 2: Qualifications d un Auditeur Annexe 3: Rapport d audit type Annexe 4: Définition des Opinions d Audit Annexe 6: Catégorisation des conclusions d audit selon le Degré de Gravité du Risque Annexe 7: Classification des causes possibles des Conclusions d Audit Annexe 8: Liste des projets à auditer Annexe 9: Modèle pour examen et Signature Des plans d action actualisés concernant les observations et les recommandations des audits de l année précédente Annexe 10: Modèle pour données et observations d audit 18

19 Introduction Tout au long de ce document, l expression «agent de réalisation» dénomme l institution désignée pour administrer le projet. Quand le projet relève de la réalisation nationale (NIM), l expression se rapporte à une institution gouvernementale et quand il est exécuté par une ONG, elle désigne une ONG. Par «service gouvernemental de coordination», il faut entendre l institution gouvernementale qui est la contrepartie officielle du PNUD. Ces termes de référence (TDR) types visent à offrir aux bureaux de pays du PNUD et à l organisme gouvernemental de mise en œuvre (ou à l ONG) une orientation leur permettant de s accorder sur les termes de référence de projets gérés par les gouvernements (ou les ONG). Ces audits sont réalisés sous la responsabilité du bureau de pays du PNUD. Ces termes de référence mettent en lumière le champ d application des audits (Partie E et Annexe 1) ainsi que les domaines à traiter dans le rapport d audit et la lettre aux administrateurs (Partie F et Annexe 3) de la manière suivante : Les auditeurs doivent certifier, exprimer une opinion et chiffrer l impact financier sur : (i) Le rapport combiné des dépenses (CDR) pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2011 (ii) L état de position de trésorerie communiqué par le projet au 31 décembre 2011 (iii) L état des actifs et de l équipement au 31 décembre 2011 Les auditeurs doivent indiquer les risques associés à leurs conclusions et les classer par ordre de gravité : élevé, moyen, ou faible. Les auditeurs doivent fournir un classement des causes possibles des conclusions de l audit. Les auditeurs doivent chiffrer l impact financier net des réserves si l opinion de l audit formulée sur le CDR est assortie de réserves, d un refus d exprimer une opinion ou défavorable. L exercice d audit doit être assuré de manière satisfaisante conformément aux spécifications des TDR. Les rapports des dépenses combinées (CDR) doivent être dûment certifiés par les agents d exécution et les auditeurs, signés par la direction du bureau de pays du PNUD et joints aux rapports d audit ; il en va de même pour l état de position de trésorerie et l état des avoirs et de l équipement. Si le projet ne détient pas d avoirs ou d équipement et s il n y a pas de petite caisse ou de compte bancaire, les auditeurs doivent clairement indiquer ce fait dans la page d opinion et le certifier. L annexe 1 de ces TDR précise les services attendus de l audit ou le champ d application normal de l audit. L annexe 2 définit les qualifications requises et peut faciliter le processus de sélection d un auditeur. L annexe 3 comporte un modèle de rapport d audit que doit présenter l auditeur. Une lettre aux administrateurs doit être jointe au rapport d audit. L annexe 4 fournit une définition des opinions d audit L annexe 5 porte sur la conduite à tenir en ce qui concerne les observations de l année passée dont les recommandations n ont pas été mis en œuvre. L annexe 6 définit les trois catégories de risques des conclusions d audit L annexe 7 fournit la classification des causes possibles des conclusions d audit L annexe 8 donne la liste des Projets à auditer 19

20 L annexe 9 comporte un modèle de plan d action de suivi certifié actualisé de l année précédente (2010). L annexe 10 fournit un modèle de données et d observations d audit pour les audits de l exercice 2011 que les auditeurs doivent remettre Données générales Le Gouvernement qui exécute les projets et programmes est responsable de la gestion de toutes les ressources que le PNUD alloue aux projets ; à ce titre, il doit rendre compte à l Administrateur de la manière dont celles-ci ont été utilisées. Les fonds obtenus du PNUD ou par son entremise sont gérés par le Gouvernement conformément à ses règles de gestion financière, règlements, pratiques et procédures dans la mesure où elles permettent d assurer un contrôle adéquat. Lorsque les procédures du Gouvernement sont muettes sur une question, celles du PNUD s appliquent. Le Gouvernement doit tenir la comptabilité et les états financiers nécessaires pour lui permettre de rendre compte de l utilisation des fonds obtenus du PNUD ou par son entremise. Au titre de l exercice 2011, les programmes et projets dont la liste est jointe en annexe des présents Termes de référence (TDR) ont bénéficié de l appui financier du PNUD dans le cadre de sa coopération avec le Gouvernement. Ces Projets et Programmes concourent à l atteinte des objectifs de développement clairement définis par les deux parties dans les domaines de la lutte contre la pauvreté, la Bonne Gouvernance, la préservation de l Environnement pour un développement durable. Administration du projet L article XVII du Règlement Financier du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) concernant la vérification extérieure des comptes s applique, mutatis mutandis, à la vérification des comptes relatifs aux projets exécutés par des Gouvernements. L Administrateur veille à ce que le Gouvernement qui exécute des projets fasse en sorte que les vérifications suivent dans la mesure du possible des principes et procédures prescrits en matière de vérification des comptes par l Organisation des Nations Unies en ce qui concerne les fonds obtenus du PNUD ou par son entremise et soumet tous les ans des rapports de vérification des comptes en même temps que les rapports spécifiés dans les descriptifs de projet. Les présents Termes de référence précisent les exigences au sujet des services d audit requis, de même que les domaines devant être visés dans le rapport d audit et la note de gestion, comme suit : - les vérificateurs doivent certifier, exprimer une opinion et quantifier l impact financier sur chacun des éléments ci-après : l Etat des dépenses (REC) ; la situation de trésorerie du projet au 31 décembre de l année 2011; l Etat de l actif et du matériel au 31 décembre de l année 2011 (inventaires des biens et équipements et inventaires matière) ; la régularité des processus d acquisitions et de passation des marchés financés sur les ressources du PNUD ; la régularité et la conformité des processus de recrutement du personnel de projet. 20

21 - les vérificateurs doivent indiquer les risques associés aux conclusions de l audit et procéder à une catégorisation selon la gravité des risques : Elevé, Moyen ou Faible ; - les vérificateurs doivent faire une classification des causes possibles des résultats de l audit. Consultations avec les parties concernées Le processus de sélection du cabinet est assuré par le PNUD. En conséquence, le contrat sera signé avec le PNUD. Néanmoins, le cabinet devra travailler en étroite collaboration avec les différentes parties concernées, au 1er chef la partie nationale. Description des rapports financiers (CDR) devant faire l objet d un audit Le rapport devant faire l objet d un audit est dénommé Rapport combiné des dépenses (CDR). Ce rapport est préparé par le PNUD, à l aide du progiciel de comptabilité interne appelé ATLAS. Le CDR qui sert d état financier officiel, doit obligatoirement être certifié par les auditeurs. S ils sont certifiés, les états financiers du projet, doivent être en accord avec les dépenses apparaissant dans le CDR et doivent être joints au rapport d audit. Comme cela est indiqué de manière plus détaillée ciaprès, le CDR combine les dépenses de trois sources de décaissement pour une année civile. Ces trois sources de décaissement sont les suivantes : 1. Agent d exécution (gouvernement ou ONG) 2. PNUD Les procédures du PNUD exigent de l agent d exécution de présenter au bureau de pays du PNUD un rapport financier trimestriel indiquant (1) l utilisation de l avance, (2) une liste des décaissements effectués depuis le précédent rapport financier, et (3) la demande d une nouvelle avance toutes les fois que des fonds lui sont avancés. Le bureau de pays du PNUD enregistre les décaissements dans ATLAS tout au long de l année quand les rapports financiers sont reçus. Ces décaissements de l agent d exécution sont inscrits dans la colonne de dépenses Gouvernement du CDR. Les décaissements effectués par le PNUD sur ses propres comptes bancaires sont entrés dans ATLAS par le bureau de pays du PNUD. Ces décaissements du PNUD sont inscrits dans la colonne dépenses du PNUD du CDR. Ils peuvent être classés soit comme paiements directs, soit comme services d appui du PNUD. Cette distinction, si elle est fort importante aux fins de l audit, n apparaît pas dans le CDR et ne peut être fournie que par le bureau de pays du PNUD sous forme de tableau d appui. Une courte description de ces deux catégories de décaissement est donnée ci-après : a) Paiements directs Ce terme désigne les cas où l agent de réalisation est responsable de la dépense, mais a demandé au PNUD d effectuer en son nom le paiement au vendeur/consultant. L agent de réalisation doit rendre compte du décaissement et garder en bon ordre toute la documentation d appui. Le PNUD se borne à effectuer les paiements sur la base de demandes dûment autorisées et remet à l agent de réalisation la copie du bon de décaissement s y rapportant comme preuve que le paiement a été effectué. b) Services d appui du PNUD Ce terme désigne les cas où l agent de réalisation et le PNUD ont convenu que le PNUD fournirait des services d appui au projet et ont signé une lettre d Accord. Ces services d appui doivent être définis dans la Lettre d Accord. Le PNUD est entièrement responsable de ces dépenses et doit en rendre compte ; en conséquence, il garde en bon ordre toute la documentation d appui concernant le décaissement. Cette dépense est à l extérieur du champ de l audit et par conséquent, ne 21

22 sera pas examinée par les auditeurs. La limitation du champ ne doit pas servir de raison d exprimer une opinion assortie de réserves sur le CDR. 3. Institutions des Nations Unies L institution des Nations Unies fait part de ses dépenses au PNUD et au gouvernement. Le bureau de pays du PNUD entre les dépenses dans ATLAS. Ces dépenses d une institution des Nations Unies sont inscrites dans la colonne de dépenses UN Agencies [Institution des Nations Unies] du CDR. Après réception du rapport financier du quatrième trimestre remis par l agent d exécution et du rapport des dépenses de fin d année remis par l institution des Nations Unies, le PNUD établit le CDR à la fin de l année, et le présente à l agent de réalisation pour signature. Le PNUD fournira à l auditeur le CDR annuel. Objectifs et Champ d application de l audit L objectif premier de toute vérification des comptes relatifs à un projet exécuté par un gouvernement est d obtenir une assurance raisonnable que les ressources sont gérées par le gouvernement conformément à ses procédures (règles de gestion, règlements, pratiques), au descriptif du projet, aux règles applicables à l exécution, au suivi et à l évaluation du projet et à l établissement des rapports ainsi qu aux procédures concernant la comptabilité et les rapports financiers touchant les projets exécutés par des gouvernements. Dans la gestion des ressources mises à disposition par le PNUD, le Gouvernement a, à l égard de ce dernier, certaines responsabilités qui tiennent à la fois à l'obligation d assurer une bonne administration de ces fonds et à celle de soumettre des rapports au PNUD à ce sujet. L audit comptable et financier porte sur l année 2011 et la vérification des comptes relatifs à un projet exécuté par le Gouvernement vise à donner au PNUD des assurances raisonnables que : - les décaissements effectués aux fins du projet l ont été conformément au descriptif; - les décaissements effectués pour les besoins du projet son valables et étayés par des pièces justificatives adéquates approuvées par le Gouvernement ; - les rapports financiers concernant chaque projet sont complets et exacts : ces rapports financiers feront impérativement référence au Rapport de Dépenses Combinées (CDR) qui regroupent les dépenses globales de l exercice clôturé des projets, exécutées par les trois sources possibles de déboursement que constituent le PNUD, le Gouvernement (ou l ONG), une Agence des Nations Unies. Ces CDR sont produits par le PNUD et devront être certifiés par l auditeur. - le Gouvernement a mis en place un système de gestion, de contrôle interne et de comptabilité approprié ; - les opérations de suivi-évaluation-contrôle sont réalisées et les rapports sont établis comme prévu et - les biens durables affectés au projet ont été acquis, utilisés, contrôlés et/ou dévolus conformément aux règles applicables. En conséquence, les points suivants sont à vérifier auprès des projets : 22

23 - situation financière du projet en dépenses et certification; - gestion du compte bancaire ; - registres comptables ; - planification, programmation et budgétisation des activités ; - gestion de la trésorerie ; - gestion des processus d achat ; - gestion du personnel ; - gestion des Ressources Humaines ; - gestion de la comptabilité des matières et inventaires. La vérification doit être réalisée conformément aux standards Audit ISA ou INTOSAI et aux normes généralement acceptées en la matière. Le Vérificateur devant en outre faire appel à son jugement professionnel. Aussi, il se chargera : - de restituer les résultats de la mission d audit à la rencontre qui sera organisée à cet effet, - du suivi de la mise en œuvre des recommandations et - Les précisions ci-après devraient tout de même être apportées : - la présentation de tout ou partie de l entité soumise à l audit. (à savoir si le bureau du projet se trouve dans un département ministériel ou dans une institution distincte) ; - que l audit sera conduit suivant les normes ISA1 ou de l INTOSAI2 ; - que l audit couvre la période du 1 er janvier au 31 décembre de l année 2011; - que l audit porte sur les dépenses de la partie chargée de l exécution qui par définition comprennent (1) tous les décaissements énumérés dans les rapports trimestriels présentés par la partie chargée de l exécution et (2) les paiements directs effectués par le PNUD à la demande de la partie chargée de l exécution ; - que l auditeur veillera à l exactitude mathématique du CDR en s assurant que les dépenses décrites dans les documents justificatifs (les rapports financiers trimestriels, la liste des paiements directs effectués par le PNUD à la demande du gouvernement, la liste des décaissements du PNUD dans le cadre de ses services d appui et l état des dépenses de l agence de l ONU) correspondent aux dépenses, par les sources de financement, dans le CDR ; - que l auditeur précisera dans le rapport d audit le montant des dépenses non couvertes par l audit parce qu effectuées par le PNUD dans le cadre de ses services d appui et le montant des dépenses globales non couvertes car effectuées par l agence de l ONU. - que l auditeur précisera dans le rapport si la conduite de l audit n a pas été conforme aux normes susvisées et indiquera les normes et procédures alternatives utilisées ; que l auditeur donnera une opinion sur la situation financière globale de chaque projet au cours de la période du 1 er janvier au 31 décembre de l année Il devra certifier : o l Etat des dépenses (CDR) pour la période du 1 er janvier au 31 décembre 2011 ; o la Situation de trésorerie du projet au 31 décembre de l année 2011 ; 1. Normes internationales de vérification (ISA) publiées par le Comité international des procédés de vérification comptable de la Fédération internationale des Comptables 2 Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques 23

24 o o l Etat de l actif et du matériel détenus par le projet au 31 décembre de l année L équipement à disposition est cumulatif depuis le démarrage du projet et ainsi l état ne comporte pas que les articles achetés au cours d une année donnée ; les procédures de passation de marché et d acquisition du projet. L auditeur est tenu, s il y a lieu, de chiffrer l impact financier net de toute réserve formulée sur un audit (opinion négative : réserves, défavorable, refus d exprimer une opinion) sur l état des dépenses (CDR) dans les cas où cela s applique. Il est à noter que la certification et l opinion de l auditeur doivent porter sur la conformité des CDR avec les dépenses effectuées directement par le projet et les paiements directs faits par le PNUD à la demande du Projet et dont il détient les pièces justificatives. Il reste entendu que les dépenses faites directement par le PNUD contenues dans les CDR feront l objet d un audit du PNUD. Remarque : Une opinion d audit doit appartenir à l un des types suivants : a) avec réserves (négative), (b) sans réserves (favorable), (c) défavorable (négative), ou (d) refus d exprimer une opinion (négative). Si l opinion d audit est autre que «sans réserves» (favorable), le rapport d audit doit obligatoirement décrire tant la nature que le montant des effets possibles sur les états financiers. Le rapport doit aussi faire mention de la partie de la lettre aux administrateurs consacrée au numéro de l observation d audit correspondante et des mesures prises ou prévues en vue de remédier aux problèmes motivant les réserves. On trouvera à l annexe 4 une définition des opinions d audit. Le rapport d audit et la lettre aux administrateurs Revue de l évolution du projet La revue générale de l évolution du projet peut s articuler autour des phases spécifiques ci-après : - revue annuelle et trimestrielle des plans de travail, des rapports financiers trimestriels et des demandes de paiement direct, et évaluation du respect des délais ainsi que du document du projet ou le Plan Annuel de Travail (PAT), du Manuel des procédures opérationnelles du Projet ; - revue des rapports annuels du projet préparés par la partie chargée de la mise en œuvre et évaluation de la conformité aux directives en la matière et de l accomplissement par la partie chargée de la mise en œuvre de sa mission de suivi décrite dans le document du projet ou le PTA ; - vérification du suivi ou non par la partie chargée de la mise en œuvre des décisions/recommandations des activités sus citées ; - évaluation du rythme d avancement du projet et observations sur les raisons des retards ; - commentaires sur la conformité des services de mise en œuvre de l /des agence(s) de l ONU au projet du document ou au PAT. Evaluation du contrôle interne Le vérificateur doit réaliser une évaluation générale des contrôles internes sur la base des normes établies en la matière. L Organisation Internationale des Institutions Supérieures de Contrôle des Finances Publiques (INTOSAI) fournit un exemple de normes de contrôle interne établies. Les normes de l INTOSAI doivent encadrer la mise en place de structures efficaces de contrôle interne par les gestionnaires publics. 24

25 Pour plus d informations, les Directives pour les normes de contrôle interne sont disponibles sur le site web de l INTOSAI Outre l évaluation générale ci-dessus, il peut y avoir des phases supplémentaires à savoir: - la revue des dépenses effectuées par la partie chargée de l exécution et l évaluation de leur conformité au document du projet, au PAT et aux budgets, du respect du Manuel des procédures opérationnelles du programme ; - la revue du processus d approvisionnement/d adjudication des marchés et évaluation de sa transparence et de sa compétitivité ; - la revue de l utilisation, du contrôle et de l élimination des équipements indispensables et l évaluation du respect du manuel des procédures du Programme, la vérification de la pertinence des équipements acquis par rapport aux besoins identifiés et de la conformité de leur usage aux fins prévues. - la revue du processus de recrutement du personnel du projet et des consultants et l évaluation de sa transparence et de sa compétitivité ; - la revue des livres de compte de la partie chargée de l exécution et l évaluation de leur pertinence dans l enregistrement des entrées et sorties exactes et exhaustives des fonds et dans la préparation des rapports financiers trimestriels ; - la revue des registres des demandes de paiement direct et la vérification de leur signature par des responsables gouvernementaux habilités ; - le classement des dossiers (physique, IT et back-up). Recommandations en vue de l amélioration Les recommandations doivent être adressées à une entité précise pour éviter toute confusion quant au responsable de la mise en œuvre. La réponse de l entité doit figurer dans la note de gestion, immédiatement après la recommandation. De même, le vérificateur peut souhaiter faire des commentaires sur les bonnes pratiques (s il y en a) développées par la partie chargée de la mise en œuvre et qui doivent être partagées avec les personnels d autres projets. Infrastructures disponibles et droit d accès La nature et le lieu de conservation de tous les registres du projet doivent être décrits. Des précisions doivent notamment être apportées sur les registres gardés au siège de la partie chargée de la mise en œuvre et ceux qui se trouvent dans d autres bureaux. Sur la période couverte par la mission, l auditeur a un accès total à tous les documents et registres (y compris les livres des comptes, les accords juridiques, les procès-verbaux des réunions du Comité de Pilotage, les comptes bancaires, les factures et les contrats, etc.) et à tous les employés de l entité. L auditeur sera mis au fait de ce qu il a un droit d accès aux banques, aux consultants, aux entrepreneurs et à d autres personnes ou cabinets engagés par la direction du projet. 1. PRODUITS ATTENDUS Chaque projet vérifié devra faire l objet d un rapport distinct. L auditeur devra donner une opinion sur la situation financière et comptable du projet pour la période allant du 1 er janvier au 31 décembre de l année Le vérificateur devra signer le rapport combiné (CDR) sur l exécution du projet, qui sert de base à l examen financier, y apposer son sceau et le joindre au rapport de vérification. 25

26 Les rapports d audit devront être remis trente (30) jours après la date de signature du contrat. Ce rapport comprend deux parties : a. Le rapport d audit Il doit exprimer sans ambiguïté l opinion du vérificateur et doit indiquer : - que c est un rapport à objectif spécial ainsi que l usage qui en sera fait; - les normes de vérification utilisées (les normes ISA, ou des normes nationales qui se conforment aux normes ISA sur tous les aspects importants); - la période visée par l opinion; - l exclusion des transactions imputables au PNUD (dans le cadre de ses services d appui) ou à une agence de l ONU; - si l Etat des Dépenses (CDR) pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2011 est présenté de manière conforme et fidèle. Que les décaissements sont bien effectués pour les fins ayant motivé l allocation de fonds au projet; - l impact financier net des réserves formulées sur le CDR, le cas échéant. - Le CDR présente-t-il ou non correctement les dépenses engagées pour le projet durant la période allant du 1er janvier au 31 décembre 2011 et indique-t-il si les fonds ont été utilisés aux fins pour lesquelles ils avaient été affectés au projet? - si l état de l actif et du matériel au 31 décembre est présenté de manière fidèle et conforme et - si la situation de trésorerie rapportée par le projet au 31 décembre est présentée de manière fidèle et conforme b. Lettre aux Administrateurs (note de gestion) Cette lettre doit couvrir les aspects/domaines suivants : - la revue générale de l avancement du projet par rapport aux repères d évolution et à la date d achèvement prévue qui doivent tous être indiqués dans le document du projet ou le PAT. Ce n est pas le lieu d établir si des accords spécifiques liés à des critères de performance ou de rendement précis ont été respectés. Des observations peuvent, toutefois, être formulées globalement sur le respect des certains accords importants tels que sur la mise en œuvre rentable et efficace du projet, sans pour autant avoir la valeur juridique d une opinion de vérificateur ; - l évaluation du système de contrôle interne du projet avec toujours un accent sur (i) l efficacité du système dans la fourniture à la direction du projet d informations utiles et opportunes qui permettent une gestion saine du projet et (ii) l efficacité générale du système de contrôle interne dans la protection des actifs et des ressources du projet ; 26

27 - la description de toute faiblesse spécifique du contrôle interne relevée dans la gestion financière du projet et des procédés de vérification appliqués pour pallier ou compenser les faiblesses. Les recommandations visant à remédier/éliminer les faiblesses de contrôle interne relevées doivent être incluses ; - la note de gestion doit également comprendre les éléments ci-après : le classement des conclusions de l audit selon la gravité du risque : Elevé, Moyen ou Faible ; le classement des causes possibles des conclusions de l audit. Ces causes sont définies à l annexe 6; des commentaires sur la mise en œuvre des recommandations de l audit précédent (état de la mise en œuvre) ; remarques/réponse du Projet ou du PNUD selon le cas. c. La certification des CDR L auditeur procédera à la certification de l Etat des Dépenses (CDR) pour la période du 1 er janvier au 31 décembre du point de vue de sa conformité et de sa fidélité et que les décaissements sont bien effectués pour les fins ayant motivé l allocation de fonds au projet. d. Le Rapport sur le suivi des recommandations L auditeur dressera un rapport spécifique sur le suivi des recommandations après avoir pris en compte les observations du projet: - Suivi des recommandations de l audit de l exercice 2010, sur la base du plan d action élaboré à cet effet. - Le plan d actions de mise en œuvre des recommandations pour l exercice 2011 sera élaboré et partagé à l atelier de restitution des travaux d audit. 27

28 Annexe 1: Champ d application de l audit Les services d audit portent sur la gestion globale de la mise en œuvre, du contrôle et de la supervision du projet. Le travail de vérification doit comprendre la revue des plans de travail, des rapports d activité, des ressources du projet, des budgets du projet, des dépenses du projet, de l exécution du projet, des recrutements, de la clôture opérationnelle et financière des projets (le cas échéant) et le transfert ou la cession des actifs. A cet effet, l audit doit couvrir les performances dans les domaines ci-après au niveau du projet : Ressources humaines L audit doit s attarder sur la compétitivité, la transparence et l efficacité dans le recrutement et l embauche du personnel et inclure l évaluation des performances, le contrôle de l assiduité, le calcul des salaires et des allocations, la préparation des fiches de solde et des paiements, et la gestion des dossiers du personnel. Finances L audit doit vérifier l harmonie des opérations comptables et financières et des systèmes d établissement des rapports. Doivent y figurer, le contrôle budgétaire, la gestion de trésorerie, le certificateur et l ordonnateur, la réception des fonds, le décaissement des fonds, l enregistrement de toutes les transactions financières dans les rapports des dépenses, l entretien et le contrôle des registres. Passation des marchés L audit doit s assurer de la compétitivité, la transparence et l efficacité des activités d approvisionnement du projet afin de veiller à ce que les équipements et services acquis satisfassent aux exigences du gouvernement ou du PNUD. L audit doit porter sur : selon les cas, les délégations de pouvoir ; les seuils des marchés ; les avis d appel d offres et d appel à propositions ; l évaluation des offres et des propositions et l approbation/signature des contrats ou des ordres d achat; les procédures de réception et d inspection afin de vérifier la conformité aux prescriptions du cahier de charges et, le cas échéant, le recours à des experts indépendants pour vérifier la livraison d équipements hautement techniques et coûteux ; l évaluation des procédures mises en place pour atténuer les risques d acquisition d équipements qui ne répondent pas aux prescriptions ou qui s avèrent défectueux plus tard ; la gestion et le contrôle des commandes rectificatives. En ce qui concerne l établissement des contrats, l audit doit également couvrir le recours aux cabinets de consultants et la pertinence des procédures de recours à un personnel aux compétences et à l expérience avérées, ainsi que l évaluation de leur travail avant le paiement final. Gestion des actifs L audit doit s intéresser au matériel (surtout aux véhicules et au matériel de bureau) acquis pour le projet. Les procédures de réception, de stockage et d élimination doivent également être passées en revue. 28

29 Gestion de trésorerie L audit doit porter sur les fonds en espèces détenus par le projet et revoir les procédures de protection des fonds. Administration générale L audit doit s attarder sur les déplacements, la gestion du matériel roulant, les services d expédition, les locaux du bureau et la location-gérance, la bureautique et la préservation de dossiers. Système d information L audit doit s intéresser aux systèmes d information et de communication, ainsi qu au contrôle et à la sécurité des équipements et des données. 29

30 Annexe 2: Qualifications d un Auditeur L auditeur doit être complètement impartial et franc de tout intérêt dans la gestion ou les aspects financiers de l entité auditée. Au cours de la période visée par l audit ou pendant la conduite de l audit, l auditeur ne peut être employé, être directeur ou avoir des liens financiers ou d affaire quelconque avec l un des cadres de la direction de l entité. L attention de l auditeur est attirée sur une totale exigence légale au sujet de l indépendance et d'exiger qu'il communique toute relation susceptible de compromettre son indépendance. L auditeur doit jouir d'une expérience en matière d'application des normes de vérification internationales (ISA) ou de celles de l organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI), selon les cas. Il doit s entourer d un personnel qualifié et ayant une parfaite connaissance des normes ISA et de l INTOSAI, y compris une expérience avérée dans le contrôle des comptes d entités similaires par la taille et la complexité à celle soumise à l audit. Le dirigeant de la société d audit qui aura la responsabilité de signer l opinion doit fournir au client son curriculum vitae (CV), en même temps que ceux des administrateurs, superviseurs et membres clefs du personnel proposés pour faire partie de l équipe d audit. Il conviendra d indiquer les qualifications professionnelles requises/minimales que doivent posséder les auditeurs de rang élevé chargés de conduire l audit. Les CV doivent comporter des détails sur les audits conduits par les membres du personnel prévus, y compris sur les tâches en cours de nature à indiquer leur capacité d entreprendre l audit. Le PNUD encourage les cabinets d Audit nationaux et internationaux qui n ont pas encore travaillé avec l institution dans l audit des projets d exécution nationale à soumissionner afin de renouveler et diversifier ses partenaires. Les nouveaux partenaires aux compétences et qualifications avérées, conformément aux TdRs ci-joints seront considérés favorablement par rapport aux prestataires ayant déjà fourni des travaux similaires pour le compte des projets du PNUD DANS LES 2/3 années précédant cet Appel d Offres. 30

31 Annexe 3: Rapport d audit type Rapport de l auditeur au : Directeur national du projet et Représentant résident a) Certification de l état des dépenses de l UNDP -Rapport combiné des dépenses (CDR) Rapport des Auditeurs indépendants au PNUD (insérer N et titre de Projet) (Référence ISA 700) Nous avons procédé à l audit de l État des dépenses («le CDR») ci-joint concernant le projet du PNUD numéro [N d award et de projet Atlas] [insérer titre du Projet] pour la période allant du 1er janvier 2011 au 31 décembre Cet état relève de la responsabilité du bureau de pays du PNUD. Notre responsabilité propre est d exprimer sur le CDR une opinion qui se fonde sur notre audit. Nous avons réalisé notre audit suivant les normes internationales d Audit (ISA). Ces normes exigent que nous planifiions et conduisions l audit pour avoir l assurance raisonnable de l absence d inexactitudes importantes dans l état. Un audit implique l examen, par sondage, des justificatifs des montants et des informations présentés dans l état. L audit comprend également l évaluation des principes comptables appliqués et des prévisions budgétaires de la direction, de même que l évaluation de la présentation générale de l état. Nous croyons que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion. À notre avis, l État des dépenses présente fidèlement (opinion sans réserves, positive), dans tous ses aspects significatifs, les dépenses s élevant à [insérer le montant en USD] engagées par le projet pour la période allant du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011, i) en conformité au budget approuvé, ii) pour le but auquel, il était destiné, iii) en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD et iv) de manière conforme aux documents et pièces justificatives fournies. Ou (opinion avec réserves négative) À notre avis, le CDR, à l exception des raisons indiquées ci-dessus aux paragraphes (1), (2), (3), etc. présente fidèlement, dans tous ses aspects significatifs, les dépenses s élevant à [indiquer le montant en USD] engagées par le projet pour la période allant du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011 en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD. L impact financier net total de cette opinion avec réserves s élève à [indiquer le montant en USD] Ou (refus d exprimer une opinion opinion d audit négative) Nous avons été incapables d obtenir des preuves d audit appropriées suffisantes et sommes en conséquence dans l incapacité de formuler une opinion sur l état des dépenses s élevant à [insérer le montant en USD] engagées par le projet pour la période allant du 1er janvier 2011 au 31 décembre L impact financier net total de ce refus d exprimer une opinion s élève à [indiquer le montant en USD]. Remarque : Le montant total indiqué doit être le montant des dépenses figurant sur le CDR. Ou (opinion d audit défavorable négative) Nous avons relevé des écarts significatifs entre et l état des dépenses. De ce fait, nous n exprimons pas d opinion sur l état des dépenses s élevant à [indiquer le montant en USD] engagées par le projet pour la période allant du 1er janvier 2011 au 31 décembre L impact financier net total de cette opinion défavorable s élève à [indiquer le montant en USD]. Signature de l auditeur Date Adresse de l auditeur 31

32 b) Certification de l État des actifs et de l équipement (référence ISA 700) Nous avons procédé à l audit de l État des actifs et de l équipement («l état») ci-joint concernant le projet du PNUD numéro [N d award et de projet Atlas] au 31 décembre Cet état relève de la responsabilité de l administrateur du projet. Notre responsabilité propre est d exprimer sur l état une opinion qui se fonde sur notre audit. Nous avons conduit notre audit conformément aux Normes internationales d audit (ISA). Ces normes exigent que nous planifiions et conduisions l audit pour avoir l assurance raisonnable de l absence d inexactitudes importantes dans l état. Un audit implique l examen, par sondage, des justificatifs des montants et des informations présentés dans l état. L audit comprend également l évaluation des principes comptables appliqués et des prévisions budgétaires de la direction, de même que l évaluation de la présentation générale de l état. Nous pensons que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion. À notre avis, l État des actifs et de l équipement présente fidèlement (sans réserves/favorables), dans tous ses aspects significatifs, le solde d inventaire du projet s élevant à [indiquer le montant en USD] au 31 décembre 2011, en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD. Ou (opinion avec réserves négative) À notre avis, l état des actifs, à l exception des raisons indiquées ci-dessus aux paragraphes (1), (2), (3), etc. présente fidèlement, dans tous ses aspects significatifs, le solde d inventaire du projet s élevant à [indiquer le montant en USD] au 31 décembre 2011, en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD. L impact financier net total de cette opinion avec réserves s élève à [indiquer le montant en USD] Ou (refus d exprimer une opinion opinion d audit négative) Nous avons été incapables d obtenir des preuves d audit appropriées suffisantes et sommes en conséquence dans l incapacité de formuler une opinion sur l état des actifs s élevant à [insérer le montant en USD] au 31 décembre 2011, L impact financier net total de ce refus d exprimer une opinion s élève à [indiquer le montant en USD]. Ou (opinion d audit défavorable négative) Nous avons relevé des écarts significatifs entre et l état des actifs. De ce fait, nous n exprimons pas d opinion sur le solde d inventaire du Projet s élevant à [indiquer le montant en USD] au 31 décembre L impact financier net total de cette opinion défavorable s élève à [indiquer le montant en USD] Signature de l auditeur Date Adresse de l auditeur c) Certification de l État de la situation de trésorerie ( référence ISA 700) Nous avons procédé à l audit de l État de la situation de trésorerie («l état») ci-joint concernant le projet du PNUD numéro [N d award et de projet Atlas] au 31 décembre Cet état relève de la responsabilité de l administrateur du projet. Notre responsabilité propre est d exprimer sur l état une opinion qui se fonde sur notre audit. Nous avons réalisé notre audit suivant les normes internationales d Audit (ISA). Ces normes exigent que nous planifiions et conduisions l audit pour avoir l assurance raisonnable de l absence d inexactitudes importantes dans l état. Un audit implique l examen, par sondage, des justificatifs des montants et des informations présentés dans l état. L audit comprend également l évaluation des principes comptables appliqués et des prévisions budgétaires de la direction, de même que l évaluation de la présentation générale de l état. Nous pensons que notre audit fournit une base raisonnable à notre opinion. 32

33 À notre avis, l État de la situation de trésorerie présente fidèlement (opinion d audit sans réserve, positive), dans tous ses aspects significatifs, le solde de trésorerie du projet s élevant à [insérer le montant en USD] au 31 décembre 2011 en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD Ou (opinion avec réserves négative) À notre avis, l état de la situation de trésorerie, à l exception des raisons indiquées ci-dessus aux paragraphes (1), (2), (3), etc. présente fidèlement, dans tous ses aspects significatifs, le solde de trésorerie s élevant à [indiquer le montant en USD] au 31 décembre 2011 en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD. L impact financier net total de cette opinion avec réserves s élève à [indiquer le montant en USD] Ou (refus d exprimer une opinion opinion d audit négative) Nous avons été incapables d obtenir des preuves d audit appropriées suffisantes et sommes en conséquence dans l incapacité de formuler une opinion sur l état de la trésorerie s élevant à [insérer le montant en USD] au 31 décembre L impact financier net total de ce refus d exprimer une opinion s élève à [indiquer le montant en USD]. Ou (opinion d audit défavorable négative) Nous avons relevé des écarts significatifs entre et l état de trésorerie. De ce fait, nous n exprimons pas d opinion sur le solde de trésorerie du Projet s élevant à [indiquer le montant en USD] au 31 décembre L impact financier net total de cette opinion défavorable s élève à [indiquer le montant en USD] Signature de l auditeur Date Adresse de l auditeur Le présent rapport est destiné exclusivement à l information et à l utilisation du PNUD et du Gouvernement du Senegal (ou de l ONG). Délivré le : NOM DE L AUDITEUR (en caractères d imprimerie): SIGNATURE DE L AUDITEUR : TIMBRE ET SCEAU DU CABINET D AUDIT : ADRESSE DU CABINET D AUDIT : N DE TÉL. DU CABINET D AUDIT : Remarque : Les opinions d audit doivent appartenir à l un des types suivants : (a) avec réserves, (b) sans réserves, (c) défavorable, ou (d) refus d exprimer une opinion. Si l opinion d audit est autre que «sans réserves», le rapport d audit doit décrire tant la nature que le montant des effets possibles sur les états financiers (IMPACT FINANCIER NET). On trouvera à l annexe 4 une définition des opinions d audit. 33

34 Annexe 4: Définition des Opinions d Audit Opinion sans réserves (positive) Un auditeur doit émettre une opinion sans réserve lorsqu il conclut que les états financiers donnent une image véridique et fidèle de la situation ou sont présentés fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, en conformité avec le cadre de rapport financier applicable. Opinion avec réserves (opinion d audit négative) Un auditeur doit émettre une opinion avec réserves lorsqu il conclut qu il lui est impossible d émettre une opinion sans réserve mais que l effet d un désaccord avec l administrateur du projet ou d une limitation du champ de l audit n est pas significatif et étendu au point de nécessiter une opinion défavorable ou le refus d exprimer une opinion. Une opinion avec réserves doit être exprimée sous la forme «à l exception» des effets de la question sur laquelle portent les réserves. Refus d exprimer une opinion (opinion d audit négative) L auditeur doit opter pour le refus d exprimer une opinion lorsque l effet possible d une limitation du champ de l audit est significatif et étendu au point qu il n a pas été en mesure de trouver suffisamment d éléments probants pour pouvoir exprimer une opinion sur les états financiers. Opinion défavorable (opinion d audit négative) L auditeur doit exprimer une opinion défavorable lorsque les états financiers sont présentés de manière trompeuse, erronée et ne reflètent pas les frais engagés et reportés dans les états financiers (CDR, état de position de trésorerie, état des actifs et de l équipement). L auditeur doit exprimer une opinion défavorable lorsque l effet d un désaccord sur les états financiers est significatif et étendu au point de l amener à conclure que l expression de réserves ne suffit pas à dévoiler le caractère trompeur ou incomplet des états financiers. 34

35 Annexe 5 : Normes International d Audit (ISA) Suite à la norme d'audit internationale entrée en vigueur depuis Décembre 2010, il ya une nouvelle exigence concernant une opinion d'audit défavorable lors de l exercice de l année précédente. Cette norme exige que, les auditeurs, en exprimant leur opinion sur les états de l année en cours, tiennent compte de l'effet /impact possible d'une observation (à risque moyen ou élevé) de l année précédente dont la recommandation y relative n a pas été mise en oeuvre. Ce type d observation doit être reconduit pour l exercice en cours. 35

36 Annexe 6: Catégorisation des conclusions d audit selon le Degré de Gravité du Risque Élevé La mesure à prendre est jugée impérative pour éviter au PNUD d encourir des risques élevés (en d autres termes, le fait de ne pas prendre cette mesure pourrait entraîner de très graves conséquences et problèmes). Moyen La mesure à prendre est jugée nécessaire pour éviter des risques sérieux (en d autres termes, le fait de ne pas prendre cette mesure pourrait avoir de graves conséquences). Faible La mesure à prendre est jugée souhaitable et devrait assurer un contrôle plus strict ou une meilleure utilisation des fonds engagés 36

37 Annexe 7: Classification des causes possibles des Conclusions d Audit 1. Absence de politiques, procédures, directives ou insuffisance de ces dernières 2. Absence d encadrement/de supervision au niveau du projet ou insuffisance de ces derniers 3. Encadrement/suivi insuffisant au niveau du bureau de pays du PNUD 4. Manque ou/insuffisance de ressources (préciser : ressources financières, humaines ou techniques) 5. Planification insuffisante 6. Formation insuffisante 7. Erreur humaine 8. Contournement intentionnel des contrôles internes 9. Structure d encadrement inadaptée 37

38 ANNEXE 8 : Liste des projets/programmes à auditer- Exercice 2011 N projet Titre du projet Cellule d Appui a la mise en œuvre des Projets et Programmes (CAP) Projet de Gestion Intégrée des Ecosystèmes dans quatre Paysages Représentatifs du Sénégal (PGIES) Appui à la Lutte Antimines en Casamance (PALAC) Appui à la Lettre de Politique Sectorielle Micro finance (PA/PLS) Renforcement des Capacités de Bonne Gouvernance (PRECABG) Ref Adm Pub/ Bonne Gouvernance (PRECABG) Appui à la Coordination et la Promotion du Volontariat (ACROPOV) Appui au Développement Economique Local en ancrage au Programme National de Développement Local- (PADEL/PNDL) Programme d appui à la mise en œuvre de la stratégie de Réduction de la Pauvreté (PRP) Programme d appui à la mise en œuvre de la stratégie de Réduction de la Pauvreté (PRP) FDL3/FDL Amélioration et valorisation des Systèmes Forestiers au Sénégal (PASEF) Gestion et Restauration des Terres Dégradées du Bassin Arachidier (PROGERT); Programme National des Plateformes Multifonctionnelles (PN.PTFM) Adaptation au changement climatique-réponse au changement du littoral et à ses dimensions humaines en Afrique de l Ouest dans le cadre de la gestion intégrée du littoral (ACCC) PIMS 2596 POPS FSP: Reducing H (PROGEDIME) Vers un développement local Mo (TACC) Initiatives Pilotes Irrigation (Irrigation Bakel) Promouvoir Initiatives et Industrie Culturelles (C/D) Programme Appui Aux Réseaux Territoriaux ( Art Gold) Prog. Nat. Mobilisation Expert (TOKTEN) Cohésion Sociale Et Emploi Jeune (YERP) AP. ADAPT. CHANG. (INTAC) 38

39 Annexe 9: Modèle pour examen et Signature Des plans d action actualisés concernant les observations et les recommandations des audits de l année précédente

40 N de l award : N du Projet : Type d opinion : N obs Observation Recommandation Secteur de vérification Motif de l audit Gravité du risque Proj/BP Remarques aux administrateurs Action(s) prévue Date d exécution prévue Unité d action Person Respsble. de l action Point de la situation Date réelle de l exéc. Description de l actualisation de la situation N de l award : N du Projet : Type d opinion : N obs. Observation Recommandation Secteur de vérification Motif de l audit Gravité du risque Proj/BP Remarques aux administrateurs Action(s) prévue Date d exécution prévue Unité d action Person Respsble. de l action Point de la situation Date réelle de l exéc. Description de l actualisation de la situation N de l award : N du Projet : Type d opinion : N obs. Observation Recommandation Secteur de vérification Motif de l audit Gravité du risque Proj/BP Remarques aux administrateurs Action(s) prévue Date d exécution prévue Unité d action Person Respsble. de l action Point de la situation Date réelle de l exéc. Description de l actualisation de la situation Partenaire d exécution (PI) Bureau de pays du PNUD Auditeurs du gouvernement/cabinet d audit Signature du représentant de l IP : Signature du représentant de l UNDP : Signature du représentant du cabinet d audit : Nom et titre (caractères d imprimerie): Nom et titre (caractères d imprimerie): Nom et titre (caractères d imprimerie): Date: Date: Date: Timbre et sceau du cabinet d audit : Remarque : Pour «État de la situation», on peut utiliser les valeurs suivantes : En cours, Non mis en œuvre, S.O. ou retiré. «S.O.» signifie sans objet et serait utilisé si un changement total dans le contexte de travail d un projet rendait non applicables les observations formulées dans l audit de l année précédente. Par exemple, le projet est clos. Autre exemple d utilisation de S.O. : un projet avait son propre compte bancaire et les recommandations de l année précédente indiquaient la nécessité d effectuer un état de rapprochement bancaire mensuel. L année suivante, l auditeur note que le compte a été clos. On pourrait utiliser «Retirée» s il y a un changement global dans l environnement de travail d un projet qui rend caduques les observations et recommandations d audit de l année précédente. «Retirée» s utilise très rarement.

41 Annexe 10: Modèle pour données et observations d audit Les auditeurs ONG/NIM doivent fournir les informations demandées dans les quatre tableaux ci-dessous et signer. Le BP peut obtenir la version électronique du document Word et copier/coller les renseignements concernant chaque projet/rapport d audit dans CARDS. Tableau 1 Modèle pour la communication des résultats de l audit des CDR Rapport combiné des dépenses du PNUD au 31 décembre N d award N de projet Montant audité et certifié (USD) Opinion d audit (sans réserves, avec réserves, défavorable, refus d exprimer une opinion) Montant total des réserves exprimées sur l opinion d audit (si l opinion est avec réserves, défavorable ou refus d exprimer une opinion) Raison (s) des réserves formulées sur l audit et ventilation du montant (IFN) (USD) Observation(s) qui ont entraîné des réserves sur l opinion d audit (indiquer le ou le numéro de l observation ou des obs. et la page du rapport d audit /de la lettre aux administrateurs) Tableau 2 Modèle pour la communication des résultats de l audit de l état de position de trésorerie État de position de trésorerie Valeur de l état de position de trésorerie Au 31 décembre 2011 N d award N de projet (USD) Opinion d audit- État de position de trésorerie Montant total des réserves - État de position de trésorerie (USS) 41 Page sur 45

42 Tableau 3 pour la communication des résultats de l audit de l état des actifs et de l équipement État des actifs et du matériel t Valeur des actifs et du matériel Au 31 décembre 2011 (cumulatif à partir du début su projet ) N de l award N du projet (USD) Opinion d audit - État des actifs et de l équipement) Montant total des réserves sur l état des actifs et de l équipement (USD) Tableau 4 Modèle pour la communication des observations d audit et des recommandations No d award N de projet N de l observation Observation d audit Recommandation Secteur de vérification Motif de l audit Gravité du risque Projet/BP Remarques aux administrateurs Nom et fonction de l auditeur : Signature de l auditeur: Nom et timbre du cabinet d audit : Date: 42 Page sur 45

43 Tableau 5 Modèle pour la communication du plan d actions issu des observations d audit No d attribution N de projet N de l observation Observation d audit Impact sur l opinion d audit O/N Gravité de l opinion (élevé, moyen, faible Causes possibles (cf. annexe 6) Plan d actions Responsable Dates cibles Nom et fonction de l auditeur : Signature de l auditeur: Nom et timbre du cabinet d audit : Date: 43 Page sur 45

44 ANNEXE IV FORMULAIRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION Monsieur/Madame Après examen des Documents d invitation à soumission, dont nous accusons dûment réception par la présente, nous, soussignés, proposons nos services professionnels en qualité de consultant (profession/activité pour Projet/programme/bureau) pour le montant établi conformément au tableau des coûts joint à la présente Proposition et faisant partie intégrante de celle ci. En cas d acceptation de notre Proposition, nous nous engageons à mettre en œuvre et à assurer la fourniture intégrante de tous les services spécifiés dans le contrat dans les délais stipulés. Nous convenons de nous conformer à cette Proposition pour une période de cent vingt (120) jours à compter de la date fixée pour le dépôt des Propositions dans l invitation à la soumission, et cette proposition continuera de nous engager et pourra être acceptée à tout moment préalablement à l expiration de cette période. Il est entendu que vous n avez aucune obligation d accepter quelque Propositions que vous recevez. Fait le. de l année. F. Signature (En qualité de) Dûment autorisé (é) à signer la Proposition pour et au nom de : INFORMATION SUR L ENTREPRISE Nom et Adresse : Téléphone N Fax N Web site : Signature autorisée

45 ANNEXE V TABLEAU DES COUTS Il est demandé à chaque cabinet soumissionnaire de présenter son enveloppe financière sur la base d une estimation de temps requis pour faire l audit d un projet et les catégories et nombre de personnels qui seront mobilisés pour la mission d audit. Le Cabinet soumissionnaire présentera son budget horaire conformément au tableau ci-dessous : Budget horaire par catégorie de personnel et par montant des dépenses Mobilisation de personnel Dépenses en US$ (x 1000) Associé Senior Manager Assistant Manager Seniors Auditors Juniors Auditors TOTAL (Nbre d heures/groupe) 1 er Groupe 2 ième Groupe 3 ième Groupe 4 ième Moins de 100 De 100 à moins de 500 De 500 à moins de 1000 Groupe Au déla de 1000 Total Calcul des Honoraires par projet Type de Personnel Nombre Taux horaires Honoraires d heures Associé Senior Manager Assistant Manager Seniors Auditors Juniors Auditors GRAND TOTAL Frais de Debours Tous les frais de debours relatifs à la mission et autorisés par le PNUD seront remboursés sur présentation de documents justificatifs des frais encourus 45 Page sur 45