Septième cycle GUIDE POUR LE SUIVI DES PROJETS, L ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS, LA RÉVISION ET LA PROLONGATION DE PROJETS

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1 Septième cycle GUIDE POUR LE SUIVI DES PROJETS, L ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS, LA RÉVISION ET LA PROLONGATION DE PROJETS Pour tous les modèles de rapports, veuillez visiter le site du FNUD : Ce document établit un guide détaillé pour le suivi et l établissement de rapports ainsi que pour la révision et la prolongation de projets ayant reçu une subvention du FNUD dans le cadre de son de subvention. Les rapports soumis au FNUD sont considérés comme faisant partie du domaine public (à moins d entente contraire) et, à ce titre, peuvent être consultés par le Groupe consultatif du Programme, le Conseil consultatif du FNUD, ou mis en ligne sur le site du FNUD. Le FNUD utilisera également les rapports soumis pendant la durée de vie du projet pour déterminer si le projet en question progresse de façon satisfaisante et pour recommander des ajustements en termes de portée, de mise en œuvre et de financement, en fonction des besoins. Tous les rapports doivent être rédigés en anglais ou en français, les deux langues de travail du Secrétariat de l ONU. 1. Arrangements de gestion de projet L Organisation de la Société Civile (OSC) qui reçoit la subvention doit s acquitter de toutes les responsabilités substantives et financières ainsi que des obligations en matière de suivi et d établissement de rapports auprès du FNUD. Elle est responsable de la gestion du projet dans son ensemble. 2. Suivi de projet Le suivi des projets du FNUD s effectue de différentes façons : A. Toutes les agences de mise en œuvre, pour tous les projets, doivent assurer le suivi de leurs propres activités et sont responsables de la collecte des données de base. L agence de mise en œuvre doit utiliser les données de base recueillies pour effectuer le suivi du projet pendant la totalité de sa durée. De plus, les données de base seront utilisées dans l évaluation finale du projet. B. Des observateurs seront désignés par le FNUD pour observer les objectifs intermédiaires du projet tels que spécifiés dans le document de projet. C. En outre, le FNUD contrôlera l avancée de tous les projets grâce à l examen des rapports intermédiaires et d exécution de projet et mènera à l occasion des visites de suivi du projet selon les besoins. 3. Établissement de rapports de projet L agence de mise en œuvre est tenue de soumettre les rapports suivants : i) Rapports intermédiaires et annuels, ii) Rapport narratif final et iii) Rapports financiers d utilisation. Veuillez vous reporter au Tableau 1 pour connaître les dates de remise des rapports. De plus, le FNUD peut demander des mises à jour à tout moment pendant la durée du projet. 1

2 4. Exigences en matière de suivi et d établissement de rapports pour les projets CSOP Des modèles de rapport d états financiers et narratifs sont disponibles sur le site internet du FNUD. Les rapports n utilisant pas le modèle approprié ne seront pas acceptés. 4.1 Rapport d étape clés et rapport financier d utilisation A. Le FNUD désignera un observateur pour évaluer les étapes clés 2 et 3. Cet individu ou cette entité n auront aucune responsabilité vis à vis d aucun aspect de mise en œuvre du projet Afin d organiser le contrôle des étapes clés tels que décrits dans le planning des décaissements du document de projet, l agence de mise en œuvre doit fournir au FNUD les détails logistiques de l activité de l étape clé deux mois avant sa date prévue. Les détails logistiques incluent les dates, les lieux, les coordonnées des personnes à contacter, l ordre du jour et les documents connexes. L observateur du FNUD contactera l agence de mise en œuvre directement pour organiser les derniers arrangements. L observateur assistera à l activité, prendra des notes et des photos et recueillera les documents. L agence de mise en œuvre devra fournir tous les documents nécessaires tels que l ordre du jour des réunions, une liste de présence signée par les participants, les publications, brochures, etc. Par la suite, l observateur compilera tous les détails sur l étape clé et soumettra au FNUD un rapport de vérification des étapes clés (MVR). Dans certains cas, le FNUD pourra décider d effectuer un examen sur dossier au lieu de dépêcher des observateurs sur place. Dans ce cas, l agence de mise en œuvre devra soumettre un rapport MVR, des photos de l activité et tout autre document connexe. B. Une fois que l étape clé est réalisée, l agence de mise en œuvre doit envoyer au FNUD un rapport financier d utilisation (FUR) de l étape clé, certifié par le comptable/auditeur indépendant inscrit au document de projet. Ces rapports financiers doivent être préparés en conformité avec le modèle du FNUD et refléter les montants déboursés à cette date. L objectif du rapport FUR est de comparer les dépenses du projet par rapport au budget total du projet déterminé dans le document de projet signé. Au moins 70% de la première tranche doit avoir été dépensé avant que la tranche suivante ne puisse être versée. En cas de changement dans le planning de financement ou dans la répartition du budget, une courte explication doit être annexée. Le FNUD passera en revue le FUR et approuvera la demande de financement ou reviendra au projet pour des renseignements ou une discussion supplémentaire. Les modifications apportées au budget du projet approuvé requièrent l accord préalable du FNUD. Toute réaffectation financière faîte sans l approbation du FNUD sera refusée, et un remboursement des fonds au FNUD pourrait être exigé. L agence de mise en œuvre sera tenue responsable de toute dépense supplémentaire. *** Les objectifs intermédiaires choisis pour le projet conformément au document de projet signé doivent correspondre au besoin d une nouvelle tranche de fonds. Par conséquent, il incombe à l agence de mise en œuvre d informer le FNUD sans délai de tout changement dans le planning des objectifs intermédiaires se répercutant sur le décaissement des fonds. 2

3 4.2 Rapport d exécution à mi-parcours Le rapport d exécution à mi-parcours doit être soumis au FNUD au plus tard 13 mois après la Date de début du projet (telle qu indiquée sur la page de couverture du document de projet). Le rapport doit inclure des informations détaillées sur l état de la mise en œuvre du projet : les activités déjà complétées et celles en cours, un bref compte-rendu sur la manière dont les fonds ont été utilisés et sur les produits/résultats et les impacts/effets déjà visibles ainsi que tout changement apporté au projet par rapport au document de projet initial signé. Le rapport doit également justifier tout changement apporté à la mise en œuvre du projet comparativement au document de projet signé. Le FNUD utilisera ce rapport pour déterminer si le projet progresse de manière satisfaisante et si des ajustements devraient être apportés à sa mise en œuvre, ses activités ou son financement. Le modèle de rapport d exécution à mi-parcours à suivre est disponible sur le site Internet du FNUD. 4.3 Rapport narratif final L agence de mise en œuvre doit soumettre un rapport narratif final un mois après la fin du projet. Ce rapport doit contenir des informations détaillées sur la mise en œuvre du projet et décrire les produits/résultats et les impacts/effets réalisés en accord avec le document de projet signé. Il doit aussi justifier toute modification apportée à la stratégie de projet approuvé comparativement au document de projet signé et souligner toutes les leçons apprises et les bonnes pratiques générées par le projet. Le modèle de rapport narratif final est disponible sur le site Internet du FNUD. 4.4 Rapport financier d utilisation final Un rapport financier d utilisation final, certifié par un auditeur indépendant et externe, doit être soumis au plus tard trois mois après la date de fin du projet. Ce rapport doit inclure tous les détails financiers pertinents, notamment les dépenses et tout revenu ou tous intérêts gagnés. Le rapport financier d utilisation final (FFUR) est disponible sur le site Internet du FNUD. 4.5 Évaluation de fin de projet Le FNUD informera les bénéficiaires de subventions si une évaluation du projet doit être menée. Dans le cas où une évaluation d un projet CSOP est requise, le FNUD mandatera directement une évaluation de projet ou demandera à l agence de mise en œuvre d organiser une évaluation indépendante à l aide des fonds alloués par le FNUD à cette fin. L agence de mise en œuvre est tenue de prendre toutes les mesures nécessaires afin de faciliter l évaluation de la façon requise et au moment demandé par le FNUD ou par une tierce partie en son nom. Le rapport d évaluation final peut être publié sur le site Internet du FNUD L agence de mise en œuvre est tenue de présenter le FNUD en tant que donateur dans les bannières, inscriptions et autres supports écrits associés au projet subventionné par le FNUD ainsi que dans le matériel de communication approprié incluant le site internet de l organisation bénéficiaire et toute publication résultante de l exécution du projet financé par le FNUD. Toute présentation doit inclure le logo du FNUD. Toute mention reconnaissant la contribution du FNUD doit inclure les mots ''Le Fonds des Nations- Unies pour la Démocratie'' 3

4 5. Prolongation et révision de projet 5.1 Révisions de projets A. Révisions nécessitant l approbation préalable du FNUD Les changements qui modifient la portée d un projet (produits/résultats, réalisations et objectifs) nécessitent une révision substantielle de projet (voir 5.2) approuvée par le Secrétariat du FNUD. Toute réaffectation financière importante comparativement au budget du projet approuvé nécessite l approbation préalable du FNUD. La demande doit être soumise faite à l aide du Formulaire de demande de révision budgétaire d'un projet disponible sur le site internet. Ces changements doivent être également mentionnés à la fois dans les rapports d exécution intermédiaires et narratifs finaux envoyés au FNUD. Toute réaffectation financière pour laquelle une demande d approbation n a pas été soumise préalablement au FNUD peut être refusée. Il peut alors être possible que les fonds doivent être remboursés au FNUD. B. Révisions ne nécessitant pas l approbation préalable du FNUD Les changements apportés à un projet ne modifiant pas sa portée ne nécessitent pas de révision de projet approuvée par le FNUD. Par exemple, des changements apportés à des activités pour assurer la réalisation des résultats ne nécessitent pas de révision de projet. Bien qu aucune procédure d approbation particulière ne soit requise, ces changements doivent être mentionnés à la fois dans les rapports d exécution intermédiaires et narratifs finaux envoyés au FNUD. 5.2 Révisions substantielles Conditions Une révision substantielle implique une modification, soit dans l objectif, soit dans les réalisations ou résultats/produits du projet. À condition que le projet continue à entrer dans le cadre des objectifs du FNUD et reste en cohérence avec la proposition de projet, des révisions peuvent être apportées à tout moment pendant le cycle de vie du projet, dans l une des trois circonstances suivantes : Procédure A) En réponse à des changements dans le contexte national, régional ou mondial, B) Pour ajuster la conception et l allocation des ressources afin d assurer le fonctionnement efficace du projet dans un environnement en mutation, et/ou C) Pour améliorer la conception ou la mise en œuvre du projet en clarifiant les objectifs, ajustant les résultats, indicateurs, hypothèses ou conditions, et en ajoutant ou supprimant des activités. Les révisions substantives de projets résultent d un processus participatif impliquant les principales parties prenantes. Elles peuvent être suscitées par les délibérations de l équipe de projet, par les rapports des bénéficiaires ou par le suivi, l évaluation ou la revue des activités. Si un projet ne se déroule pas comme prévu, l agence de mise en œuvre, et le cas échéant l agence d exécution, devra discuter avec tous les partenaires sur la manière d améliorer la mise en œuvre du projet. Un document de révision doit alors être rédigé et signé par tous les signataires du document de projet signé d origine. 4

5 Le document de révision doit décrire les modifications apportées aux sections pertinentes du document de projet signé et contenir ce qui suit : Une page de garde justifiant des changements Une autre page qui détaille toute modification dans les objectifs, les résultats, les activités ou dans les ressources en y incluant les nouvelles sections en remplacement des anciennes sections contenues dans le document de projet. Une version corrigée du cadre des résultats et du budget. 5.3 Prolongation de la durée d un projet Le FNUD préfère que les projets soient mis en œuvre conformément au calendrier du document de projet et ne prendra en considération que des prolongations sans contrepartie dans des circonstances exceptionnelles. Dans ces cas-là, la prolongation des projets doit être demandée au moyen du Formulaire de Demande de Prolongation du Projet, qui est disponible sur le site. De telles prolongations n entraînent pas de modification du budget global du projet. Veuillez noter que les salaires et les dépenses d'appui ne doivent pas dépasser les montants qui ont été auparavant alloués dans le budget du document de projet final. Les demandes de prolongations ne seront prises en considérations que pour des périodes courtes et justifiées et ne dépassant en aucune circonstance 12 mois. Procédure Dans des circonstances normales, les prolongations de projet doivent être demandées par l agence de mise en œuvre (ou l agence d exécution le cas échéant), après consultation de tous les partenaires du projet, au moins deux mois avant la date de fin de projet initialement prévue. Toute prolongation de projet doit être demandée à l aide du Formulaire de demande de prolongation de projet disponible sur le site internet. Outre le formulaire de demande de prolongation de projet, un Cadre de Résultats mis à jour doit être annexé et doit préciser de façon claire les activités déjà complétées au moment de la demande ainsi que celles qui seront mises en œuvre pendant la prolongation du projet. En fonction de la durée de prolongation, les obligations en matière d établissement de rapports au FNUD pourront être modifiées et les nouvelles exigences seront notifiées au moment de l approbation de la demande d extension. Pour les prolongations de 4 mois ou plus, un rapport d évolution du projet dans le cadre d une prolongation devra être fourni au FNUD à mi-parcours de la période de prolongation. Ce rapport devra fournir des informations sur la progression des activités et des résultats obtenus conformément à la version révisée du Cadre de Résultats. Ce rapport ne devra pas excéder 3 pages. Aucun modèle spécifique n est requis. 5

6 ÉCHÉANCIER DE L ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS DU FNUD Le cas échéant, les modèles de rapports mentionnés ci-dessous sont disponibles sur le site Internet du FNUD à la section relative aux formulaires pour le 7 ème cycle. Tous les rapports doivent être envoyés par au responsable de projets du FNUD en mettant en copie democracyfund@un.org. Titre du rapport Préparé par Soumis par/à Délai Rapport d objectif intermédiaire Rapport financier d utilisation Rapport d exécution intermédiaire Observateur du FNUD L OSC et certifié par un comptable/auditeur indépendant Par UNDEF à l observateur du FNUD Par l OSC au FNUD Suite à l observation d un objectif intermédiaire Après complétion de chaque objectif intermédiaire (n o 2 et 3) L OSC Par l OSC au FNUD 13 mois après la date de début du projet (1) Rapport narratif final L OSC Par l OSC au FNUD 1 mois après la fin du projet ou 25 mois après la date de début du projet (1) Rapport financier certifié final Rapport d'évaluation L OSC et certifié par un comptable/auditeur indépendant Organisme indépendant ou par décision du FNUD avec consultation de l OSC Par l OSC au FNUD Organisme indépendant ou par décision du FNUD avec consultation de l OSC 3 mois après la fin du projet ou 27 mois après la date de début du projet (1) Après soumission du rapport narratif final Rapport d'évolution du projet dans le cadre d'une prolongation (le cas échéant) L OSC Par l OSC au FNUD Pour les prolongations de 4 mois et plus, à mi-parcours de la période de prolongation (1) La date de début du projet est décidée par le FNUD conformément à la date de décaissement de la 1 re tranche de subventions à l OSC. Elle est indiquée sur la page de couverture du document de projet. 6