Table des matières détaillée

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1 Michel Roberge. La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques : documents administratifs, documents d'archives, documentation de référence. Québec : Éditions Michel Roberge, pages. ISBN Table des matières détaillée Avant propos Introduction 0.7 De l archivistique à la gestion intégrée des documents (GID) 0.9 Des documents en format papier aux documents technologiques 0.13 Première partie L environnement d un système de GID Module 1 Les organisations et leurs caractéristiques Des entités juridiques 1.2 Les organismes publics au Québec 1.2 Le Lieutenant gouverneur, l Assemblée nationale et les organismes en relevant 1.2 Les ministères et les organismes du gouvernement (MO) 1.2 Les tribunaux, coroners et commissaires enquêteurs 1.3 Les organismes des réseaux publics 1.3 Les organismes municipaux 1.3 Les organismes de santé et de services sociaux 1.4 Les organismes d éducation 1.4 Les organismes privés assimilés à des organismes publics 1.4 Les organismes de santé et de services sociaux 1.4 Les organismes d éducation 1.4 Les ordres professionnels 1.4 Les organisations du secteur privé québécois 1.5 Les entreprises à but lucratif 1.5 Les organismes à but non lucratif (OBNL) 1.5 Les autres organisations 1.5 La mission et les valeurs 1.7

2 Les produits, les services et les clients 1.9 Les domaines, les fonctions et les activités 1.11 Les domaines d affaires 1.11 Le domaine de la gestion interne 1.11 Les activités 1.12 Les politiques, les normes, les directives, les procédures et les processus d affaires 1.13 La structure administrative 1.15 L environnement technologique 1.17 La gestion d une organisation 1.19 Module 2 Les ressources à gérer Les documents et les dossiers 2.1 Les documents 2.1 L information 2.2 Les supports et leurs formats 2.3 Le papier 2.5 Les supports technologiques 2.7 Les microformes 2.7 Les supports informatiques 2.11 Les supports électromagnétiques 2.11 Les supports magnétiques 2.12 Les supports optiques 2.12 Les supports électroniques 2.15 Les supports logiques 2.16 Les caractéristiques spécifiques des documents technologiques 2.18 Les fichiers informatiques 2.20 Les courriels 2.22 Internet : sites Web, intranets et extranets 2.25 Le transfert de support 2.28 La valeur des documents 2.30 Leur authenticité 2.30 Leur fiabilité 2.30 Leur intégrité 2.30 Leur exploitabilité 2.30 La création des documents 2.32 Les documents structurés 2.32 Les formulaires 2.33 Les méthodes pour la création des documents 2.33 Typologie des documents 2.36 Les dossiers 2.37 Les dossiers en format papier 2.37

3 Les dossiers technologiques 2.37 Les dossiers hybrides 2.38 Typologie des dossiers 2.38 Les catégories de documents et de dossiers 2.39 Les documents et les dossiers organisationnels 2.39 Les documents et les dossiers administratifs 2.39 Les documents et les dossiers actifs 2.40 Les documents et les dossiers semi actifs 2.40 Les documents et les dossiers inactifs 2.40 Les documents et les dossiers à protéger 2.41 Les documents et les dossiers essentiels 2.41 Les documents et les dossiers confidentiels 2.42 Les documents et les dossiers d archives 2.43 La documentation de référence 2.44 Les contenants 2.47 Les contenants pour le papier 2.47 Les contenants pour les microformes 2.47 Les contenants pour les supports informatiques 2.47 La hiérarchie des contenants 2.48 Le papier électronique 2.49 Module 3 Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques Les normes et les bonnes pratiques internationales 3.3 La normalisation ISO 3.3 Les normes ISO pour la gestion des documents administratifs 3.4 Les principales normes ISO 3.4 Les normes générales 3.4 Les normes sur les métadonnées 3.5 Les normes sur la micrographie 3.6 Les normes sur la numérisation 3.8 Les normes sur les supports technologiques 3.8 La norme ISO Records Management 3.9 La norme ISO PDF/A La norme ISO Dublin Core 3.11 Les normes ISO pour la gestion des documents d archives 3.12 Les principales normes ISO 3.12 Les normes générales 3.12 Les normes sur l archivage des documents en format papier 3.12 Les normes sur l archivage des films photographiques 3.12 Les normes sur l archivage des supports technologiques 3.12 La norme ISO Système ouvert d archivage d information (OAIS) 3.13 Les normes ISO pour la gestion de la documentation de référence 3.14 Les principales normes ISO 3.14

4 Les normes sur l indexation 3.14 Les normes sur les thésaurus 3.14 Les normes sur les références bibliographiques 3.14 Les normes sur les numéros normalisés 3.15 Les normes sur les microformes 3.15 Les principaux systèmes normalisés de classification 3.16 La classification décimale Dewey (CDD) 3.16 La classification décimale universelle (CDU) 3.17 La normalisation AFNOR 3.18 Les normes du Conseil international des archives (CIA) 3.19 La norme ISAD(G) Description archivistique 3.19 Les normes complémentaires à ISAD(G) 3.20 La norme ICA ISDF Description des fonctions 3.20 La norme ICA ISDIAH Description des institutions d archives 3.20 La norme ISAAR(CPF) Notices d autorité relatives aux noms de producteurs d archives 3.20 Quelques autres normes américaines 3.21 Les normes de l Association for Records Managers and Administrators (ARMA) 3.21 Les normes de l Association for Information and Image Management (AIIM) 3.22 Les normes de la Society of American Archivists (SAA) 3.25 Les normes de la National Information Standards Organization (NISO) 3.26 L Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard 3.28 Le projet InterPARES 3.30 MoReq2 Modèle d exigences pour l organisation de l archivage électronique 3.32 Le Référentiel général d interopérabilité (RGI) France 3.33 Les Directives pour la gestion et l archivage numérique des e mails Belgique 3.34 La conservation à long terme des documents numérisés France 3.35 Les politiques, les directives et les bonnes pratiques au Québec 3.37 Les documents communs 3.37 La gestion des documents administratifs 3.38 Les organismes publics 3.38 Les documents communs 3.38 La numérisation des documents administratifs : méthodes et recommandations 3.42 Les ministères et les organismes du gouvernement du Québec 3.44 Les orientations gouvernementales en matière d administration électronique 3.44 La politique administrative de gestion des documents actifs 3.45 La politique administrative de gestion des documents semi actifs 3.49 La directive sur la sécurité de l'information gouvernementale 3.52 Le Cadre de référence gouvernemental pour la gestion intégrée des documents 3.57 Les outils documentaires 3.59 Les profils de métadonnées gouvernementaux 3.59 Le calendrier de conservation 3.61 Le Thésaurus de l activité gouvernementale (TAG) 3.62 Les schèmes de classification 3.65 Les orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouv du Québec 3.65 Les organismes des réseaux publics 3.66 Les organismes municipaux 3.67 Les organismes de santé et de services sociaux 3.70

5 Les organismes d éducation 3.71 Les organisations du secteur privé 3.72 La gestion des documents d archives 3.73 Les organismes publics 3.73 La politique de gestion des documents inactifs des organismes publics 3.73 Les ministères et les organismes du gouvernement du Québec 3.81 Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) 3.82 Les organisations du secteur privé 3.83 La politique de soutien aux archives privées 3.83 La gestion de la documentation de référence 3.87 Le Cadre de classement des publications gouvernementales du Québec (CCPGQ) 3.87 Les normes, les politiques, les directives et les bonnes pratiques au Canada 3.91 Les documents communs 3.91 Les normes de l Office des normes générales du Canada (ONGC) 3.91 Les normes sur les microformes et les documents technologiques 3.91 La norme CAN/CGSB Microfilms et images électroniques 3.92 La norme CAN/CGSB Enregistrements électroniques Preuve documentaire 3.93 Les principes de Sedona Canada : l administration de la preuve électronique 3.94 La gestion des documents administratifs 3.96 Les ministères et les organismes du gouvernement du Canada 3.96 La Direction du dirigeant principal de l information (DDPI) 3.96 Les politiques et les directives de la DDPI 3.96 Le cadre de la gestion de l information (CGI) 3.97 Le portail de la gestion de l information (GI) 3.99 Les normes de gestion de l information 3.99 Les politiques et les directives de gestion de l information Les outils, les guides et les pratiques de gestion de l information Bibliothèque et Archives Canada (BAC) Les provinces et les territoires du Canada La gestion des documents d archives Le Conseil canadien des archives (CCA) Les Règles de description des documents d archives (RDDA) Bibliothèque et Archives Canada (BAC) Les provinces et les territoires du Canada La gestion de la documentation de référence Bibliothèque et Archives Canada (BAC) Les Règles de catalogage anglo américaines (RCAA2) Les normes MARC Des méthodologies propriétaires La méthodologie DocumentFaire La méthodologie DFA/ALO 3.115

6 Module 4 L environnement légal et réglementaire Les lois et les règlements du gouvernement du Québec 4.3 Les lois et les règlements visant les organismes publics 4.3 La Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 4.3 Le Règlement sur la diffusion de l information et sur la protection des renseignements personnels 4.14 La Loi sur les biens culturels 4.19 Les lois visant des ministères et des organismes du gouvernement du Québec 4.26 La Loi sur l administration publique 4.26 La Loi sur le ministère des Services gouvernementaux 4.29 La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 4.31 Les lois et les règlements visant à la fois les organismes publics et les organisations du secteur privé 4.40 Le Code civil du Québec 4.40 La Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec 4.47 La Loi sur les archives 4.53 Le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques 4.62 Le Règlement sur l agrément d un service d archives privées 4.66 La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information 4.70 D autres lois pouvant viser des organismes publics ou des organisations du secteur privé 4.85 Les lois et les règlements du Canada 4.89 Les lois visant les ministères et les organismes du gouvernement du Canada 4.89 La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada 4.89 Le Règlement sur le dépôt légal de publications 4.94 La loi et le règlement sur l accès à l information 4.96 La loi et le règlement sur la protection des renseignements personnels 4.98 La Loi sur la protection de l information Les lois et les règlements visant à la fois les organismes publics et les organisations du secteur privé La loi et le règlement sur le droit d auteur La Loi sur la preuve au Canada Le Règlement sur les signatures électroniques sécurisées La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques Les lois des provinces et des territoires canadiens La règlementation de la gouvernance des entreprises publiques : l exemple de la Loi Sarbanes Oxley 4.119

7 Module 5 Les métiers de la gestion intégrée des documents (GID) Les types d intervenants en GID 5.1 Les professionnels de la GID 5.2 Les professionnels en gestion des documents administratifs 5.2 Les intervenants en conception de systèmes de GID : les analystes en processus 5.2 Les intervenants en développement de systèmes de GID : les architectes documentaires 5.3 Les intervenants en déploiement de systèmes de GID 5.3 Les agents de changement 5.3 Les documestres 5.3 Les intervenants en évaluation et en maintenance de systèmes de GID : les analystes auditeurs 5.4 Les archivistes 5.5 Les bibliothécaires 5.5 Les techniciens en GID 5.5 Les techniciens en gestion des documents administratifs 5.5 Les techniciens en gestion des documents d archives de conservation permanente 5.6 Les techniciens en gestion de la documentation de référence 5.6 Les archivistes médicales 5.6 Les webmestres et les édimestres 5.7 Les gestionnaires des documents : l ensemble du personnel de l organisation 5.7 La formation institutionnelle en GID 5.9 La formation au Québec 5.9 La formation professionnelle 5.10 La formation universitaire de premier cycle 5.10 La formation universitaire de deuxième cycle 5.15 La formation universitaire de troisième cycle 5.18 La formation technique 5.19 La formation en techniques de la documentation 5.19 La formation en gestion des archives médicales 5.20 La formation au Canada 5.21 La formation ailleurs dans la Francophonie 5.24 Les principales associations professionnelles en GID 5.27 Les associations au Québec 5.27 Les associations au Canada 5.27 Les associations aux États Unis 5.28 Les associations internationales 5.28 D autres associations ailleurs dans la Francophonie 5.29

8 Deuxième partie Le concept de GID Module 6 La GID et sa place dans une organisation La définition de la GID 6.1 Le système de GID et les processus d affaires 6.9 Le système de GID et les autres systèmes de l organisation 6.11 Module 7 Les composantes d un système de GID Les documents normatifs 7.3 Les politiques administratives 7.3 La politique organisationnelle de GID 7.3 Les politiques complémentaires 7.4 Les normes, les directives et les procédures 7.5 Les formulaires 7.5 Les schémas de classification 7.7 Le schéma de classification pour les documents administratifs 7.7 Les qualités d un schéma de classification des documents administratifs 7.9 Les rubriques d un schéma de classification des documents administratifs 7.11 Les types de codes de classification 7.15 Les subdivisions complémentaires 7.19 La construction d un schéma de classification des documents administratifs 7.21 La maintenance d un schéma de classification des documents administratifs 7.25 Le ou les schémas de classification pour la documentation de référence 7.27 Les autres schémas de classification 7.29 Le calendrier de conservation des documents administratifs 7.31 L établissement des règles de conservation 7.35 Le contenu du calendrier de conservation 7.37 L identification des documents et des dossiers à protéger 7.39 La maintenance d un calendrier de conservation 7.41 Le thésaurus, la liste des mots clés et des noms normalisés 7.43 Le thésaurus 7.43 La construction d un thésaurus 7.45 La maintenance d un thésaurus 7.47 La liste des mots clés 7.48 La liste des noms normalisés 7.48

9 Le logiciel de GID 7.49 L environnement technologique 7.50 Les fonctions 7.50 L administration de la base de données 7.50 L enregistrement et la gestion des unités documentaires 7.51 La recherche 7.51 La production de rapports et d étiquettes 7.52 L application du calendrier de conservation 7.52 La gestion des flux de travaux spécifiques 7.53 Les fonctionnalités complémentaires 7.53 Les métadonnées 7.54 Le Manuel de GID 7.59 Module 8 Les fonctions d un système de GID Les fonctions en amont et en périphérie du système de GID 8.3 Les fonctions en amont du système de GID 8.3 La création des documents 8.3 La création quotidienne des documents administratifs 8.3 La création des formulaires 8.5 La publication de documents édités 8.6 La réception et l expédition quotidienne des documents 8.9 La réception et l expédition des documents administratifs 8.9 La réception de la documentation de référence 8.9 Le transfert de support des documents reçus 8.10 L authentification des documents produits ou expédiés 8.10 La reproduction des documents 8.12 Les fonctions en périphérie du système de GID 8.13 La mise à jour de certains documents administratifs 8.13 La création et la mise à jour du site Web, de l intranet et de l extranet 8.14 Les autres systèmes informatiques et bases de données 8.16 La gestion des documents et des dossiers administratifs 8.17 La gestion des documents et des dossiers actifs 8.17 La création, l identification, l enregistrement, la description, le classement des actifs 8.18 La création des dossiers 8.18 L identification des dossiers 8.18 L enregistrement des dossiers 8.19 La description des dossiers 8.19 Le classement des dossiers 8.19 L identification, l enregistrement, la description et le classement des documents actifs 8.20 Les documents en format papier 8.21 L identification des documents en format papier 8.21 L enregistrement de certains documents en format papier 8.23 La description de certains documents en format papier 8.23

10 Le classement des documents en format papier 8.24 Les documents de grande taille en format papier 8.25 Les fichiers informatiques 8.26 L identification des supports de fichiers informatiques 8.26 La dénomination des fichiers informatiques 8.27 L enregistrement des fichiers informatiques 8.27 La description des fichiers informatiques 8.27 Le classement des fichiers informatiques 8.28 Les documents microfilmés 8.29 L identification des microformes 8.29 L enregistrement des documents microfilmés 8.30 La description des documents microfilmés 8.31 Le classement des documents microfilmés 8.31 Les autres documents 8.32 L indexation du contenu des fichiers informatiques 8.32 Le contrôle de la circulation des documents et des dossiers actifs 8.32 Le contrôle de l utilisation des documents technologiques actifs 8.33 La gestion des documents et des dossiers semi actifs 8.34 Le local d entreposage des documents et des dossiers semi actifs 8.34 Le transfert des documents et des dossiers 8.37 La gestion des fichiers informatiques semi actifs 8.41 Le contrôle de l utilisation et de la circulation des documents et des dossiers semi actifs 8.41 La réactivation de documents ou de dossiers 8.42 La gestion du sort final des documents et des dossiers devenus inactifs 8.43 Le versement des documents et des dossiers à archiver ou à trier 8.43 La destruction des documents et des dossiers en format papier et des microformes 8.46 La destruction des documents technologiques 8.47 La gestion des documents d archives de conservation permanente 8.49 La constitution du ou des fonds d archives de l organisation 8.49 L acquisition d autres fonds ou de collections d archives 8.49 Le traitement des documents d archives 8.50 La préservation et l utilisation des documents d archives 8.51 La gestion de la documentation de référence 8.53 L acquisition et l enregistrement des documents 8.53 La gestion des abonnements à des publications en série 8.54 La localisation sectorielle de certains documents 8.54 Le contrôle de la circulation des documents 8.54 L élagage des documents périmés 8.55 La gestion des autres informations consignées sur un support 8.57

11 Module 9 Le transfert et la migration des supports La numérisation des documents 9.3 Pourquoi numériser des documents? 9.3 Les types de numérisation 9.4 La numérisation simple 9.4 La numérisation avec reconnaissance optique des caractères (OCR/ROC) 9.5 La conversion de fichiers informatiques en images numériques 9.5 Quelques caractéristiques technologiques des images numériques 9.7 La systématisation des processus 9.9 Les ressources requises 9.10 Les ressources technologiques : le matériel 9.10 Le balayeur optique 9.10 L ordinateur 9.16 Les supports de stockage 9.17 Les graveurs/lecteurs de disques optiques 9.17 Les ressources technologiques : les logiciels 9.18 Les ressources humaines 9.20 Les ressources financières 9.21 Le processus de réalisation 9.22 La préparation des documents à numériser 9.22 La conversion des documents en images numériques 9.23 La numérisation simple des documents 9.23 Quelques problèmes spécifiques à anticiper 9.23 Le processus de numérisation 9.24 La reconnaissance optique des caractères (OCR/ROC) 9.27 Quelques problèmes spécifiques à anticiper 9.27 Le processus de reconnaissance optique des caractères 9.28 L indexation et le repérage des documents numérisés 9.30 L indexation des images numérisées 9.30 L indexation automatique des documents issus de la reconnaissance optique des caractères (OCR/ROC) 9.31 Les outils d indexation et de repérage des images numériques en format PDF 9.31 Le microfilmage des documents 9.33 Pourquoi microfilmer des documents? 9.33 Les types de microfilmage 9.34 Le microfilmage des documents en format papier 9.34 Les sorties d ordinateur sur microforme (COM/SOM) 9.35 Quelques caractéristiques technologiques du microfilm 9.36 La systématisation des processus 9.39 Les ressources requises 9.40 Les ressources technologiques : le matériel 9.40 Les caméras 9.40 Les films photographiques 9.42 Les films en rouleau 9.42 Les jaquettes 9.44

12 Les cartes à fenêtre 9.45 Les microfiches classiques 9.45 Les microformes COM/SOM 9.45 Le matériel pour le traitement des films 9.46 Le matériel pour la duplication des films 9.46 Les lecteurs/imprimeurs/numériseurs de microformes 9.47 Les ressources humaines 9.47 Les ressources financières 9.47 Le processus de réalisation 9.48 L indexation et le repérage des documents microfilmés 9.49 L indexation des images sur des microfilms en rouleau 9.49 L indexation des images sur des jaquettes et des microfiches 9.51 L intégration dans le logiciel de GID 9.53 La migration des supports technologiques 9.55 Pourquoi migrer les supports? 9.55 Les types de migration de support 9.56 La systématisation des processus 9.56 Les ressources requises 9.57 Le processus de réalisation 9.57 Les aspects légaux liés au transfert et à la migration des supports 9.59 La documentation du processus de transfert de support 9.60 La documentation du processus de migration de support 9.60 La documentation du processus de destruction des documents ou des supports 9.61 Troisième partie La gestion d un projet de GID Module 10 La gestion d un projet de mise en place d un nouveau système de GID La conception du système 10.5 La rencontre initiale avec les décideurs 10.5 La sensibilisation des gestionnaires et du personnel visé 10.5 L évaluation de la situation et la proposition d un plan d action 10.7 La réalisation d études spécifiques 10.9 La faisabilité du transfert de support de certaines séries documentaires 10.9 La gestion de la documentation de référence 10.9 Les espaces physiques et technologiques pour la conservation des documents La réflexion sur l approche conceptuelle et opérationnelle La mise en place d un cadre de gestion de projet L élaboration d un plan de gestion du changement et de communication La gestion du changement Le plan de communication 10.15

13 Le développement du système La rédaction de la politique organisationnelle de GID L établissement du nouveau schéma de classification des documents administratifs L établissement du nouveau calendrier de conservation La rédaction de normes, de directives et de procédures La production du Manuel de gestion intégrée des documents (GID) Le déploiement du système La stratégie de déploiement La production d un plan et du matériel de formation du personnel La mise en place de la solution technologique La formation du personnel L application initiale du calendrier de conservation Le traitement des documents et des dossiers Le traitement des documents et des dossiers en format papier Le traitement des fichiers informatiques L évaluation et la maintenance du système Les audits sectoriels en cours de déploiement du système Le bilan organisationnel de fin de projet et les mesures pour la pérennité du système Les audits périodiques sectoriels et organisationnels Module 11 La gestion d un projet de mise à niveau d un système existant L audit organisationnel d un système existant 11.3 La mise à niveau du système 11.5 La mise en place d un cadre de gestion de projet 11.5 L élaboration d un plan de gestion du changement et de communication 11.5 L actualisation ou la rédaction de la politique organisationnelle de GID 11.5 La mise à niveau des outils de gestion documentaire 11.7 L actualisation du schéma de classification 11.7 L actualisation du calendrier de conservation 11.8 L actualisation des normes, des directives et des procédures 11.9 L actualisation du Manuel de gestion intégrée des documents (GID) 11.9 La mise à niveau de l application logicielle ou la sélection d une nouvelle application Le déploiement des nouveautés La stratégie de déploiement La production d un plan et du matériel de formation du personnel La formation du personnel L application initiale du calendrier de conservation Le traitement des documents et des dossiers L évaluation de la mise à niveau du système La maintenance du système 11.15

14 Quatrième partie Les facteurs de succès Module 12 Les facteurs de succès La clarté du projet et de ses objectifs 12.3 Une réponse à des besoins clairement identifiés 12.3 Le champ d action du projet 12.4 Le respect de certaines exigences 12.4 L engagement de la direction, des gestionnaires et de l ensemble du personnel 12.7 La volonté affirmée et continue de la haute direction 12.7 L appui des gestionnaires 12.7 La sensibilisation du personnel 12.7 La nomination de documestres organisationnel et sectoriels 12.8 Une démarche de gestion de projet 12.9 L utilisation d une méthodologie structurée 12.9 Un projet collaboratif 12.9 La planification du changement Les audits sectoriels en cours de déploiement La qualité des composantes du système La qualité des outils de gestion documentaire La qualité de la solution logicielle L assurance de la pérennité du système Conclusion Lexique Index Remerciements