GESTION DES ARCHIVES

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1 GESTION DES ARCHIVES Principes et législation NOTIONS FONDAMENTALES D ARCHIVISTIQUE Définition de l archive Définition du producteur d archives Les outils de gestion des archives Principes Outils fondés sur les principes Les finalités de l archivage 1

2 NOTIONS FONDAMENTALES D ARCHIVISTIQUE Définition de l archive NOTIONS FONDAMENTALES D ARCHIVISTIQUE Définition de l archive : document qui, quel que soit son support, sa date ou sa forme matérielle, est créé ou reçu par tout organisme, personne ou groupe de personnes dans l exercice de ses fonctions ou activités et est destiné par sa nature à être conservé par cet organisme, personne ou groupe de personnes 2

3 SUPPORT SUPPORT Définition : Matériau utilisé pour recevoir une information documentaire 3

4 SUPPORT papier, parchemin, papyrus, tablette de cire, écorce, pierre support numérique : disque dur, disquette, clé USB, CD-Rom, DVD autres : bandes magnétiques, films photographiques, DATE 4

5 DATE Définition des trois âges des archives : Archives courantes ou dynamiques archives qui présentent une valeur ou utilité administrative pour leur producteur ou le successeur en droit de ce dernier. DATE Définition des trois âges des archives : Archives intermédiaires archives qui ont cessé d être considérées comme des archives courantes et dont le délai de conservation n est pas expiré. 5

6 DATE Définition des trois âges des archives : Archives statiques archives qui n ont plus de valeur administrative et dont le délai de conservation est expiré. DATE Définition des trois âges des archives : Archives statiques Archives définitives : qui présentent une valeur permanente et dont la destination est la conservation pour une durée illimitée Archives éliminables 6

7 DÉLAI DE CONSERVATION période pendant laquelle des archives doivent être conservées par leur producteur ou le successeur en droit de ce dernier et au terme de laquelle est appliquée la décision concernant leur destination définitive, c est-à- dire la conservation permanente ou l élimination. DÉLAI D UTILITÉ ADMINISTRATIVE Période pendant laquelle des archives présentent une valeur administrative pour leur producteur ou le successeur en droit de ce dernier < ou = au délai de conservation! 7

8 PRODUCTEUR D ARCHIVES PRODUCTEUR D ARCHIVES Tout organisme, toute personne ou tout groupe de personnes qui, dans l exercice de ses fonctions ou activités, constitue ou a constitué des archives Distinct du créateur du document! 8

9 QUI POSSÈDE LES ARCHIVES? QUI POSSÈDE LES ARCHIVES? Le producteur Le successeur en droit : tout producteur qui, à la suite d un transfert complet ou partiel de fonctions ou d activités a repris tout ou partie des archives produites par son ou ses prédécesseurs en droit L acquéreur : uniquement dans le cas d archives privées! 9

10 QUI CONSERVE LES ARCHIVES? QUI CONSERVE LES ARCHIVES? Le producteur Le successeur en droit Un service d archives : le plus souvent dépositaire, parfois acquéreur 10

11 FONDS D ARCHIVES FONDS D ARCHIVES Ensemble d archives constitué de façon organique par un producteur 11

12 FONDS D ARCHIVES Ensemble d archives constitué de façon organique par un producteur A distinguer du bloc d archives! A distinguer d une collection! BLOC D ARCHIVES Ensemble d archives constituant l unité matérielle de base pour la gestion d un dépôt d archives. Un fonds peut se composer de plusieurs blocs d archives (ex. versements successifs) 12

13 COLLECTION COLLECTION Ensemble de documents de toute provenance réunis artificiellement dans un but déterminé 13

14 LE FONDS EST DONC UN ENSEMBLE STRUCTURÉ SUR BASE DE L ORGANISATION ADMINISTRATIVE DU PRODUCTEUR ET DES FONCTIONS QU IL ASSUME LES OUTILS DE GESTION DES ARCHIVES Que faire des documents produits dans votre service, dans votre administration? 14

15 CLASSEMENT CLASSEMENT Ensemble des opérations de mise en ordre d un fonds ou d une partie de fonds en application des règles de l archivistique 15

16 CLASSEMENT Ensemble des opérations de mise en ordre d un fonds ou d une partie de fonds en application des règles de l archivistique Mais quelles sont ces règles? PRINCIPE DE RESPECT DES FONDS 16

17 PRINCIPE DE RESPECT DES FONDS Principe selon lequel chaque document d archives doit être maintenu dans le fonds auquel il appartient de façon organique = principe de provenance PRINCIPE DE RESPECT DE LA STRUCTURE ARCHIVISTIQUE 17

18 PRINCIPE DE RESPECT DE LA STRUCTURE ARCHIVISTIQUE Principe selon lequel un fonds d archives doit conserver son classement primitif, à savoir celui établi par le producteur COMMENT RESPECTER CES RÈGLES? En respectant un plan de classement établi a priori En appliquant un cadre de classement établi a posteriori 18

19 PLAN DE CLASSEMENT Schéma prédéterminé servant de guide pour le classement d un fonds d archives courantes CADRE DE CLASSEMENT Schéma prédéterminé servant de guide pour le classement d un fonds d archives définitives 19

20 OUTILS COMPLÉMENTAIRES Tableau de gestion Tableau de tri Inventaire TABLEAU DE GESTION Nomenclature systématique de catégories d archives produites par un producteur et qui mentionne les indications relatives à leur traitement,, leur conservation et leur communication pendant les phases courante et intermédiaire 20

21 TABLEAU DE TRI Nomenclature systématique de catégories d archives produites par un ou plusieurs producteurs et qui mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive Conformément à la loi actuelle : approbation nécessaire des Archives de l Etat, sauf pour les archives produites par les services dépendant de la Région wallonne (décret de 2001) TABLEAU DE TRI Nomenclature systématique de catégories d archives produites par un ou plusieurs producteurs et qui mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive Suivra idéalement la structure du plan de classement 21

22 TABLEAU DE TRI Typologie documentaire Durée d utilité administrative Délai de conservation Destination définitive Remarques Minutes des actes 75 ans 75 ans A Certaines minutes sont antérieures à la création des Comités INVENTAIRE 22

23 INVENTAIRE Instrument de recherche fournissant un état descriptif plus ou moins détaillé et présenté selon un ordre systématique des articles d un fonds INVENTAIRE Extrait I. Personnel 1. Extrait du registre aux délibérations du Conseil communal concernant la nomination du cantonnier communal pièce II. Comptabilité 2. Budgets liasse 3. Comptes liasse 23

24 FINALITÉ DE L ARCHIVAGE FINALITÉ DE L ARCHIVAGE Garantir l authenticité,, au sens de la diplomatique, des documents 24

25 FINALITÉ DE L ARCHIVAGE Garantir l authenticité,, au sens de la diplomatique, des documents C est-à-dire éviter les faux FINALITÉ DE L ARCHIVAGE Garantir l authenticité,, au sens de la diplomatique, des documents C est-à-dire éviter les faux Pour les besoins de fonctionnement du service Pour préserver les droits du citoyen Pour préserver les droits du producteur Pour garantir le contrôle démocratique 25

26 FINALITÉ DE L ARCHIVAGE Garantir l authenticité,, au sens de la diplomatique, des documents C est-à-dire éviter les faux Pour préserver le patrimoine culturel Pour servir à la recherche scientifique Pour entretenir la mémoire du producteur Pour entretenir la mémoire de notre société EN RÉSUMÉ L authenticité des documents est garante de leur fiabilité authentique Archiver, c est in fine gérer et conserver de l information 26

27 EN RÉSUMÉ L authenticité des documents est garante de leur fiabilité démocratique Archiver participe à la bonne gouvernance dans une société EN RÉSUMÉ L authenticité des documents est garante de leur fiabilité Archiver contribue à préserver l argumentation de la légalité des actes administratifs 27

28 MOYENS D ATTEINDRE CETTE FINALITÉ MOYENS D ATTEINDRE CETTE FINALITÉ Préserver l intégrité des documents, donc assurer leur sécurité 28

29 MOYENS D ATTEINDRE CETTE FINALITÉ Préserver l intégrité des documents, donc assurer leur sécurité Garantir leur accessibilité et leur lisibilité Même sur support numérique! MOYENS D ATTEINDRE CETTE FINALITÉ Préserver l intégrité des documents, donc assurer leur sécurité Garantir leur accessibilité et leur lisibilité Procurer les métadonnées du document 29

30 MOYENS D ATTEINDRE CETTE FINALITÉ Procurer les métadonnées du document C est-à-dire documenter le contexte de la production, de l utilisation et de la conservation des documents Il s agit donc d assurer la traçabilité des documents MOYENS D ATTEINDRE CETTE FINALITÉ Organiser, classer les archives, les inventorier, les conserver dans de bonnes conditions matérielles et les communiquer aux usagers selon des moyens sécurisés, rapides, précis, conviviaux 30

31 MOYENS D ATTEINDRE CETTE FINALITÉ Gérer les documents Gestion des documents = Records Management LÉGISLATION Hiérarchie des normes Législation archivistique Code de la démocratie locale Loi organique des CPAS Législation indirecte 31

32 HIÉRARCHIE DES NORMES Droit international Droit européen découlant des traités ratifiés par la Belgique Droit interne Constitution Lois spéciales Lois - Décrets HIÉRARCHIE DES NORMES Droit interne Constitution Lois spéciales Lois - Décrets Arrêtés royaux Arrêtés du gouvernement régional ou communautaire Arrêtés ministériels Règlements et circulaires 32

33 LA LOI DU 24 JUIN 1955 MODIFIÉE EN 2009 LA LOI DU 24 JUIN 1955 MODIFIÉE EN 2009 Distinction archives publiques / archives privées 33

34 LA LOI DU 24 JUIN 1955 MODIFIÉE EN 2009 Obligation de versement (dépôt légal) : pouvoir exécutif / pouvoir judiciaire provinces LA LOI DU 24 JUIN 1955 MODIFIÉE EN 2009 Possibilité de versement (dépôt par contrat) : communes établissements publics archives privées 34

35 LOI DU 24 JUIN 1955 MODIFIÉE EN 2009 Art Les documents versés aux Archives de l'état en vertu de l'article 1er, alinéa 1er, sont publics. Le Roi détermine les modalités selon lesquelles ils sont communiqués au public, notamment l accès et le fonctionnement de la salle de lecture, les conditions matérielles qui limitent l accès aux documents et les conditions de reproduction. 2. Les expéditions ou extraits sont délivrés par les conservateurs des archives, signés par eux et munis du sceau du dépôt; ils font ainsi foi en justice. LOI DU 24 JUIN 1955 MODIFIÉE EN 2009 Les documents de plus de 30 ans produits par les SPF, les cours et tribunaux, l administration provinciale, sont publics Rôle en matière de justice des Archives de l Etat Authenticité garantie 35

36 LOI DU 24 JUIN 1955 MODIFIÉE EN 2009 Art. 5.. Les autorités visées à l'article 1er, alinéas 1 et 2, ne pourront procéder à la destruction de documents sans avoir obtenu l'autorisation de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués. Art Les documents détenus par les autorités visées à l'article 1er, alinéas 1 et 2, sont sous la surveillance de l'archiviste général du Royaume ou de ses délégués. 2. Le Roi détermine la manière dont cette surveillance doit être exercée. LOI DU 24 JUIN 1955 MODIFIÉE EN 2009 Principe de surveillance des archives publiques définies à l article 1 er de la loi, y compris donc des provinces, des communes et des établissements publics (CPAS, fabriques d église) Quid des autres organismes publics : intercommunales? 36

37 LOI DU 24 JUIN 1955 MODIFIÉE EN 2009 Autorisation d élimination des archives publiques à demander aux Archives de l Etat CODE DE LA DÉMOCRATIE LOCALE Responsabilité 37

38 CODE DE LA DÉMOCRATIE LOCALE Responsabilité Art. L Le (collège communal) veille à la garde des archives et des titres; il en dresse les inventaires en double expédition, ainsi que des chartes et autres documents anciens de la commune, et empêche qu aucune pièce ne soit vendue ou distraite du dépôt. CODE DE LA DÉMOCRATIE LOCALE Responsabilité Art. L Le collège provincial est responsable de l organisation des archives de l administration provinciale. Art. L Le Directeur général a la garde des archives Il est tenu de donner communication, sans déplacement, à toute personne intéressée des actes du conseil ou du collège et des pièces déposées aux archives. 38

39 LOI ORGANIQUE DES CPAS DE 1976 Art. 45. Sous l autorité du président du (conseil de l action sociale), le directeur général instruit les affaires, dirige l administration et est le chef du personnel. Il a la garde des archives. Art. 94 Sous l'autorité du comité de gestion, le directeur de l'hôpital instruit les affaires, dirige les travaux de l'administration, assure la gestion journalière de l'hôpital et a la garde des archives de l'hôpital. RESPONSABILITÉ DES ARCHIVES Province : collège et directeur général Commune : collège CPAS : directeur général Hôpital dépendant du CPAS : directeur Intercommunale :? 39

40 LÉGISLATION INDIRECTE Publicité de l administration Protection des données personnelles Droit d auteur PUBLICITÉ DE L ADMINISTRATION Art. L Le présent livre règle une matière visée à l article 78 de la Constitution. Art. L Les dispositions du présent livre ne préjudicient pas aux dispositions législatives qui prévoient une publicité plus étendue de l administration. 40

41 PUBLICITÉ DE L ADMINISTRATION Art. L Le présent livre s applique aux autorités administratives provinciales et communales. Pour l application du présent livre, on entend par: 2 document administratif: toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose; 3 document à caractère personnel: document administratif comportant une appréciation ou un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, ou la description d un comportement dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à cette personne. PUBLICITÉ DE L ADMINISTRATION Code de la démocratie locale art. L L Publicité passive 41

42 PUBLICITÉ PASSIVE Art. L Le droit de consulter un document administratif d une autorité administrative provinciale ou communale et de recevoir une copie du document consiste en ce que chacun, selon les conditions prévues par le présent livre, peut prendre connaissance sur place de tout document administratif, obtenir des explications à son sujet et en recevoir communication sous forme de copie. Pour les documents à caractère personnel, le demandeur doit justifier d un intérêt. PUBLICITÉ PASSIVE Art. L Sans préjudice des autres exceptions établies par la loi ou le décret pour des motifs relevant de l exercice des compétences de l autorité fédérale, de la Communauté ou de la Région, l autorité administrative provinciale ou communale peut rejeter une demande de consultation, d explication ou de communication sous forme de copie d un document administratif dans la mesure où la demande: 1 concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet; 2 concerne un avis ou une opinion communiqués librement et à titre confidentiel à l autorité; 3 est manifestement abusive; 4 est formulée de façon manifestement trop vague. Lorsque, en application de l alinéa précédent, un document administratif ne doit ou ne peut être soustrait que partiellement à la publicité, la consultation, l explication ou la communication sous forme de copie est limitée à la partie restante. 42

43 PUBLICITÉ PASSIVE Concerne des dossiers clos Doit faire l objet d une demande précise Le refus éventuel doit être motivé PUBLICITÉ PASSIVE Art. L er er. Lorsque le demandeur rencontre des difficultés pour obtenir la consultation ou la correction d un document administratif en vertu du présent livre (... Décret du 16 mars 2006, art. 8), il peut adresser à l autorité administrative provinciale ou communale concernée une demande de reconsidération. Au même moment, il demande à la Commission d accès aux documents administratifs créé par la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l administration, d émettre un avis. La commission communique son avis au demandeur et à l autorité administrative provinciale ou communale concernée dans les trente jours de la réception de la demande. En cas d absence de communication dans le délai prescrit, l avis est négligé. L autorité administrative provinciale ou communale communique sa décision d approbation ou de refus de la demande de reconsidération au demandeur et à la Commission dans un délai de quinze jours de la réception de l avis ou de l écoulement du délai dans lequel l avis devait être communiqué. En cas d absence de communication dans le délai prescrit, l autorité est réputée avoir rejeté la demande. Le demandeur peut introduire un recours contre cette décision, conformément aux lois sur le Conseil d Etat, coordonnées par arrêté royal du 12 janvier Le recours devant le Conseil d Etat est accompagné, le cas échéant, de l avis de la commission. 43

44 ET LES ENTITÉS FÉDÉRÉES? Décret wallon sur les archives de 2001 Article 1 er. Au sens du présent décret, on entend par archives: l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits et reçus par tout producteur d archives visé à l article 2, dans l exercice de son activité. ET LES ENTITÉS FÉDÉRÉES? Décret wallon sur les archives de 2001 Art. 2. Le Gouvernement conserve en bon état et en bon ordre, assure la gestion appropriée et organise le dépôt des archives définitives: 1 de ses services; 2 des cabinets ministériels; 3 des organismes d intérêt public. 44

45 ET LES ENTITÉS FÉDÉRÉES? Décret wallon sur les archives de 2001 Art. 5. En ce qui concerne les archives contenant des données à caractère personnel, telles que définies par l article 1 er, 5, de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée, la personne concernée peut, pour des raisons prépondérantes et légitimes tenant à sa situation particulière, s opposer à la divulgation d archives la concernant, durant la période de trente ans qui suit la date de production de l archive. Durant la période de trente ans, la personne concernée doit être consultée lors de toute demande de consultation, d explication ou de communication sous forme de copie des archives visées à l alinéa 1 er à moins qu elle n ait donné son consentement initialement. ET LES ENTITÉS FÉDÉRÉES? Décret wallon sur les archives de 2001 Art. 8. Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles. = appartiennent au domaine public 45

46 DOMAINE PUBLIC Les archives produites par des services publics à quelque niveau que ce soit sont : Inaliénables Imprescriptibles Restent la propriété de l autorité qui les a produites! SI VOUS AVEZ DES QUESTIONS Emmanuel Bodart, Archives de l Etat à Namur, Boulevard Cauchy, Namur Tél : emmanuel.bodart@arch.be 46