La collecte des archives

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1 Initiation à l'archivistique : découverte des fondamentaux Vincent Lacorde Septembre 2014 La collecte des archives

2 Introduction Les missions des services d Archives publics Conseil Collecte Classement Conservation Communication Action culturelle La collecte peut être passive ou active

3 La collecte des archives dans les services d Archives d publics plan Les archives - archives publiques/privées - Le cycle de vie des documents - Le plan de classement - Le tableau de gestion - Le préarchivage - Le versement - L'élimination Les archives orales Les archives électroniques

4 Quoi collecter? Deux grands types d archives d au regard de la loi 1) Archives publiques Deux catégories = deux modes d entrée : - Archives publiques (Etat, CT, notaires, Sce public ) : versement dans un service d'archives public pour les archives définitives Séries du cadre de classement Archive, document, support, donnée, record : notion d «information publique» Archives communales

5 Deux grands types d archives d au regard de la loi 2) Archives privées - Archives privées (les autres : associations, entreprises, personnes ) don, achat, dépôt, leg, dation Série J en AD ou Z en AC Hommes d Etat «protocole de remise» L213-4 Défiscalisation possible - lois sur le mécénat Droit de préemption art L212-32et33 / R Dossiers clients notaires Formes particulières d archives publiques ou privées : orales (J ou W), électroniques (Num ou cadre de classement) Le sort de la documentation

6 La compétence territoriale des services d Archivesd Qui collecte les archives publiques ou privées? Les archives publiques sont conservées selon leur origine par les Archives nationales ou par les services dépendant des collectivités territoriales (archives régionales, départementales ou communales). Les ministères de la défense et des affaires étrangères gèrent leurs fonds d'archives (Décret n du 3 décembre 1979 modifié 2009). Depuis 2012 (JO 14/04/2012) un délégué interministériel (le DGP) placé auprès du premier ministre est en charge de la politique archivistique française (notamment numérisation et mise en ligne) via un comité interministériel regroupant la culture, les affaires étrangères et la défense. Référentiel général de gestion des archives (R2GA en 7 fiches). Archives communales, régionales et groupements de communes gestion des archives et collections locales Archives départementales gestion des archives publiques du département Archives nationales Services centraux de l Etat : Paris Rohan-Soubise (minutier central notaires Paris + Ancien régime), Fontainebleau (archives e- + AV + fonds sériels après 1958), Pierrefitte (fonds après 1790 et AP), Aix - ANOM, Roubaix - ANMT, Espeyran - C N microfilm numérisation. D autres personnes publiques ou privées - notamment associations, musées, établissements publics - peuvent collecter des archives selon leur domaine de compétence.

7 Les missions Au sein du service interministériel des archives de France, le bureau des Missions coordonne le réseau des missions des Archives placées auprès des grands départements ministériels. Le service est constitué des conservateurs et chargés d études documentaires installés au sein des ministères (11 missions) et de l échelon central. Responsabilité interministérielle : contrôle et collecte des archives contemporaines produites par les ministères et les établissements publics à compétence nationale

8 Les Collectivités s territoriales L'état civil de 150 ans de date, les documents cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins trente ans et les autres documents de plus de cent ans, des communes de moins de 2000 habitants, sont obligatoirement déposés aux archives du département, sauf déclaration auprès du préfet (Cdp L212-11) ou, sous réserve de conditions satisfaisantes de conservation, déposées auprès du groupement de collectivités dont elles font partie (circ Siaf 2009/016). Lorsqu'il est mis fin à l'existence d'un ministère ou établissement détenteur d'archives publiques, celles-ci doivent être versées à un service public d archives. Cdp L Versement des documents à conservation définitive : dossier constitutif, registres de délibérations, budgets et comptes, dossiers thématiques des activités Ces documents, dans les communes de habitants ou plus, peuvent être déposés, après délibération du conseil municipal, aux archives du groupement de collectivités territoriales dont elles sont membres, par convention, aux archives de la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci ou aux archives du département. Cdp L 212 art 12 Les régions peuvent confier la conservation de leurs archives aux archives du département où se trouve le chef-lieu de la région. Les groupements de collectivités territoriales peuvent également confier la conservation de leurs archives, au service d archives de l une des communes membres du groupement ou les déposer au service départemental d archives compétent. (Cdp L )

9 Connaître le cycle de vie pour organiser les procédures L archivage est conçu en amont pour: -éviter d être confronté à de trop grosses masses de documents à traiter -éviter de récupérer plusieurs fois les mêmes documents -organiser la conservation des documents électroniques

10 Etapes : les trois âges des archives archives courantes : dossiers qui servent à la gestion quotidienne des affaires. conservés dans les bureaux, à proximité des utilisateurs Dossier clos, très volumineux ou manque de place dans les bureaux archives intermédiaires : dossiers clos mais susceptibles d être réouverts pour des impératifs juridiques ou de gestion. conservés à proximité des bureaux, dans un local dédié Délais de recours éteints, fin d'utilisation administrative Sélection archives définitives : dossiers dont la valeur administrative est périmée mais conservés pour leur intérêt historique ou juridique conservés dans un service d archives

11 Le schéma du cycle de vie la collecte d'archives contemporaines destruction archives courantes archives intermédiaires archives historiques Bureaux Outils : Plan de classement Préarchivage et tableau de gestion (Possible dépôt chez une personne agréée) Conservation (Bâtiment public) SAE DUA Doc électroniques GED modifiables «Records manager» gestion de l information-documentation (doc d'activité) Sort final Doc électroniques Coffre fort é- Valeur probante et pérennité «Achivist»

12 Archives courantes et plan de classement - Le plan de classement est «un système logique qui préside à l organisation des dossiers dans les bureaux». Il consiste à lister et codifier les documents de façon simple et permanente (codification numérique, alphanumérique ou alphabétique). - L adéquation plan de classement avec plan d archivage facilite les versements et les éliminations. - S applique aux dossiers papier ou numériques / plan de nommage des fichiers. - Assez rare dans les services

13 0 Documentation 1 Sport Plan de classement : exemple 1.1 Associations Documentation Football Pétanque Tennis E E Verser après 5 ans 1.2 Evénements 1.3 Equipements Tounoi de vélo Course à pieds Piscine Gymnase 2 Culture

14 Archives intermédiaires : le tableau de gestion Tableau synthétique récapitulant les documents produits par un service dans le cadre de ses activités et définissant son cycle de vie. Issu des échanges entre l'archiviste et le producteur d'archives : état des lieux dans le service, compétences du service, recensement et classement des documents produits, détermination de leur cycle de vie, évaluation de leur intérêt historique. - outil contractuel (Zone de validation conjointe par les deux parties) - outil de dialogue (Zone de présentation du service producteur) (échanges entre le producteur d'archives et l'archiviste) - outil de gestion prévisionnelle du cycle de vie des documents (Zone du tableau de tri et d archivage et annexes : liste des sigles, récapitulatif des documents à conserver définitivement, liste des documents ayant existé mais n étant plus tenus) (rationalise la gestion, notamment les besoins en espace, sélection des doublons) - outil d organisation et de normalisation (accompagne les procédures de versement ou d'élimination, charte d'archivage) - outil de sélection des archives (motive l'élimination, la conservation ou le tri)

15 Où trouver des tableaux de gestion Site SIAF, Archives de France : les circulaires Instruction DGP/SIAF/2010/ mars 06 (centralisation des TDG) sur un espace collaboratif mis en place sur le site intranet du Ministère de la Culture (Sémaphore). Partage de tableaux de gestion. Pour déposer des tableaux, contacter le Bureau de la Gestion, de la Sélection et de la Collecte (crée un identifiant). <https://semaphore.culture.gouv.fr/> En 2012, l espace Sémaphore contient 350 tableaux de gestion, fruit d une collaboration AAF - Siaf. Renseignements : bureau de la gestion, de la sélection et de la collecte du SIAF Aude Roelly, / Antoine Meissonnier Base juridique développée par le SIAF, pour la collecte des archives (BaJuCA). Reprend les informations de la chronique bimensuelle de veille juridique diffusée par le bureau de la gestion, de la sélection et de la collecte (BGSC) et de la jurisprudence. La BaJuCA est accessible en ligne depuis l'url suivante : https://www.zotero.org/groups/archives_de_france_-_base_juridique_pour_la_collecte_des_archives Réseaux, collègues, Forums : archives.fr sur yahoo Un tdg pour les services transversaux ou fonctionnels : Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 - Tri et conservation des archives produites par les services communs à l ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales.

16 Forme du tableau de gestion Catégorie de documents DUA Sort final Observations Factures 10 ans D Circ DAF Recensement des dossiers produits ou reçus par missions et attributions en respectant s il existe le plan de classement Les documents sont indispensables à l activité du service et/ou du citoyen pour faire valoir ses droits, délais de prescription ou recours A compter de quel événement court la DUA généralement date de clôture du dossier Précisions sur les documents : texte réglementaire instituant la mission, texte justifiant la DUA par ex. : délais de recours ou prescription Choix opéré en fin de DUA selon le contenu, le volume, le classement (doublons ): C = conservation définitive et versement aux Archives (le V pour verst dans le service d'archives public compétent apparaît, circ 2012 arch comm), ou D = destruction (parfois E = élimination) ou T = tri selon critères définis dans la zone «observations» (géographique, alphabétique, chronologique, qualitatif, quantitatif, aléatoire) En projet : échantillonnage systématique selon nombre de dossiers homogènes

17 Etablissements pénitentiaires Exemple de tableau de gestion

18 La Poste Tdg 2001 Exemple de tableau de gestion

19 Autre exemple Autre exemple Arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique

20 Le préarchivage Correspond à la gestion des archives intermédiaires Nécessite un local ou un espace dédié Nécessite une personne formée chargée de l archivage, parfois géré par les Services producteurs Le pré archivage existe toujours Gestion du local et des flux d archives équivalente à celle d un service d archives constitué : cotation en série continue pour les documents à conserver + rangement en salle de préarchivage ou en magasin directement. Bordereaux d'éliminables à part ou en fin de bordereau, cotation EL (éliminables) ou PA (pré archivage). Ne pas insérer et coter d éliminables dans les versements.

21 Le pré archivage «a minima» un local dédié géré par les services producteurs Service X Service Y Des boites bien identifiées : pas d'abréviations, dates extrêmes Un exemple de pratique

22 Le versement Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d archives passe de leur producteur au service chargé de leur conservation définitive. Caractère obligatoire dans le secteur public (décret du 3 décembre 1979) Le versement s appuie sur un outil : le bordereau de versement Circ. AD 79-6 du 31 déc : Instruction sur le traitement des documents des archives départementales postérieurs au 10 juillet Circ. AD 94-8 DU 5 Sept : Traitement des archives contemporaines. Indexation. Instruments de recherche

23 Le bordereau de versement Il constitue à la fois : - une pièce réglementaire - un instrument de recherche qui permet de communiquer les documents au public En principe, aucun versement n est reçu s il est dépourvu de bordereau.

24 Bordereau : exemple Le contrôle de conformité

25 DG Bord 2 W Bord 5 W SP Service au Public Bord 3 W Bord 4 W ST Bord 1 W 1 2 Services administratifs Collections par service Bord DG Bord SP Bord ST Bord 2 W Bord 3 W Bord 1 W Bord 5 W Bord 4 W Récolement Bord 1 W Bord 2 W Bord 3 W Bord 4 W Bord 5 W Service Archives 1 W W 4 W 1 1 W 2 2 W 3 4 W 2 2 W 1 3 W 1 5 W 1 5 W 2

26 Le bordereau d éd élimination Il décrit : - le service concerné - les documents proposés à l élimination - leurs dates extrêmes - le texte de référence si possible - le tableau de gestion de référence s il existe La signature conjointe du responsable du service producteur et du directeur des Archives donne au bordereau d élimination sa valeur administrative. La liste des documents ou catégories de documents destinés à l élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l autorité qui les a produits ou reçus et l administration des archives. Cdp L Le visa du ministre chargé de la culture ou de son représentant est requis pour l'élimination des documents des collectivités territoriales. Cgct R

27 Exemple R. Robert 0,60 ml Factures ,60 ml Accord sous réserve de conserver le grand livre

28 Les archives orales Collecte de témoignages pour éclairer la connaissance d un fonds d archives, d un événement, d un fait historique Utile pour les historiens, archivistes, ethnologues, linguistes, dialectologues, phonéticiens, éthnomusicologues, sociologues La collecte est organisée : questionnaire préalable, entretien semi directif Un contrat entre le témoin et l organisme collecteur formalise les droits Aspect technique important : de la bande magnétique au tout numérique Les fichiers son des entretiens sont classés, nommés, cotés. Des copies de conservation (Wav) et de communication (Mp3) sont réalisées. Fiches d'indexation chronothématique de l'entretien : indexer les fichiers son par plages numériques correspondant aux thèmes distingués A visiter : phonothèque des Hautes-Alpes (transcriptions intégrales) :

29 Le registre des entrées es 1) Date d entrée 2) Fournisseur 6) Métrage 5) Cotes 3) Analyse 4) Observations

30 Exercice Bordereau de versement / bordereau d'élimination / tableau de gestion Je range mon bureau en versant des dossiers aux archives et en éliminant des dossiers

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