Audit de modernisation relatif à l archivage. Rapport interministériel complémentaire

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1 1 Audit de modernisation relatif à l archivage Rapport interministériel complémentaire Mars 2007

2 Audit archivage Constats Audits de modernisation 1. Cadre de l audit L audit de modernisation sur l archivage porte sur l ensemble des 15 ministères en dehors des pouvoirs publics constitutionnels (Présidence, Parlement, Cour des comptes), ainsi que sur certains services déconcentrés. Dans le cadre des réflexions relatives à l économie de l immatériel et de la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), la problématique de l archivage constitue aujourd hui un enjeu majeur pour la modernisation de l Etat notamment par sa contribution directe aux trois objectifs de performance qu elle définit (efficacité socio-économique, efficience de gestion, qualité de service). 2. État des lieux L archivage représente un enjeu budgétaire significatif, et un coût réel quoique mal identifié. Des effectifs identifiés pour la fonction archivage à vocation patrimoniale : pour le traitement des archives définitives, le rapport Stirn (oct 2005) mentionne 777 ETP (26M ) dans le périmètre de la direction des archives de France (DAF) pour la fonction archivage intermédiaire, l effectif total s élèverait à plus de ETP (tous ministères confondus, administrations centrales et services déconcentrés, hors DAF et archives départementales) Un coût complet de l archivage intermédiaire d environ 200 millions d euros (administrations centrales et services déconcentrés) répartis comme suit : 107 millions d euros en coûts de personnel 77 millions d euros en coûts d infrastructure 8 millions d euros «divers» (prestations externes, informatique ) Plus de kilomètres linéaires d archives intermédiaires en stock et en transit dont de nombreux arriérés en attente d être triés. Des projets d investissement significatifs : la Courneuve (ministère des affaires étrangères - 57M ), centre de Pierrefitte (Archives de France - 119M ). En matière d archivage papier, la situation est très hétérogène entre les ministères : l approche «logistique» non maîtrisée contraste avec une approche intégrée aux processus de production. En matière d archivage électronique, les expérimentations demeurent trop partielles et isolées. Les processus dématérialisés d archivage sont peu nombreux. L audit identifie quatre principales perspectives d évolution : promouvoir la qualité de l offre de service rendu en interne et en externe rationaliser l archivage courant et intermédiaire intégrer la problématique de l archivage dès la création d un document mettre en œuvre une politique de dématérialisation et d archivage électronique dès la production des documents MINEFI - DGME

3 Propositions Audit archivage Audits de modernisation 3. Recommandations A court terme, une fonction archivage optimisée et pilotée aux processus rationalisés : Mises en œuvre à horizon d un an, les recommandations suivantes permettront de faire évoluer l archivage d une fonction support intervenant en «bout de chaîne» à une fonction dynamique de gestion de l information dans le temps : Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de l archivage à travers notamment la formalisation d une charte interministérielle de l archivage déclinée en contrats d engagements réciproques dans les ministères Piloter l archivage en mode LOLF : transparence sur les coûts, bilan des arriérés, objectifs et indicateurs de performance de l archivage Renforcer structurellement la fonction archivage en institutionnalisant le rôle de «correspondant archivage» et en clarifiant les périmètres d intervention respectifs entre producteurs et archivistes Engager une ré-ingéniérie des processus d archivage papier dans une logique de réduction des dépenses et d optimisation des processus : le contrôle et le tri des flux devant faire l objet d un archivage définitif devraient être pris en compte davantage en amont les archives intermédiaires peu sollicitées pourraient être délocalisées dans des structures dédiées de l administration (économie annuelle d environ 11 millions d euros au bout de trois ans) les stocks très peu sollicités pourraient être externalisés (la conservation représente un coût trois fois moindre en externe qu en interne) Intégrer l archivage électronique aux schémas directeurs informatiques des ministères et spécifier les données des applications informatiques présentant un fort enjeu d archivage Intégrer un module d archivage électronique aux systèmes d information ou les interfacer à des applications dédiées d archivage Développer des plates-formes d archivage électronique juridiquement sécurisées Valoriser l information archivée, notamment sous forme numérique, en faisant évoluer qualitativement la fonction archivage d un rôle de support à un engagement de service contractualisé vis-à-vis des producteurs de documents, et à terme vis-à-vis des clients externes A moyen terme, la généralisation d une gestion des documents et de l information dans le temps s appuyant sur une fonction archivage intégrée : à horizon de trois ans, l objectif est de généraliser la pratique du «records management» qui consiste, quel que soit le support, à garantir la traçabilité, l authenticité et la pérennité des informations, en prenant en compte l ensemble du cycle de vie des données et des documents dès leur création. 4. Impacts attendus La mise en œuvre des recommandations de l audit doit avoir pour effets : d améliorer la performance de la fonction archivage, en termes à la fois d efficacité, d efficience et de qualité de service de transformer l information archivée en ressource immatérielle stratégique, accessible en ligne autant que la technique le permet et en respectant une réglementation appelée à évoluer de diminuer les coûts cachés d un «mauvais» archivage en ne conservant que les seules informations nécessaires (à titre juridique et/ ou patrimonial) de développer l archivage électronique d informations de façon à en garantir la fiabilité et la pérennité MINEFI - DGME

4 PRINCIPAUX ELEMENTS DE PERIMETRE DE L'AUDIT Périmètre de l audit Eléments de périmètre de l'audit Nombre d usagers concernés Nombre L ensemble des «clients» en interne (intra administration) et en externe (inter administrations, chercheurs, particuliers ) désirant avoir accès aux informations archivées L ensemble des agents de la fonction publique confrontés à l archivage et plus spécifiquement les services directement impliqués dans la fonction archivage Nombre de ml d archives km linéaires d archives intermédiaires pour l ensemble des services qu ils soient dédiés ou non à l archivage km linéaires d archives définitives s agissant du réseau de la direction des archives de France uniquement Périmètre financier concerné (pour l archivage intermédiaire) Eléments de périmètre financier Montants Commentaires Dépenses de personnel Dépenses infrastructures Dépenses diverses (prestations externes, informatique ) Coût de l archivage intermédiaire par mètre linéaire 107 millions d euros 77 millions d euros 8 millions d euros 53,3 euros Administrations centrales et services déconcentrés Administrations centrales et services déconcentrés Administrations centrales et services déconcentrés 21,5 /ml dédiés à l activité «tri et sélection» Effectifs concernés Nombre d'agents Service(s) Commentaires Environ ETP Fonction archivage intermédiaire 777 ETP Archivage Définitif Il s agit des effectifs directement impliqués dans le processus de la fonction archivage intermédiaire, tous ministères confondus, administrations centrales et services déconcentrés, hors direction des archives de France et archives départementales Ce nombre englobe les conservateurs (directeurs et adjoints) travaillant en archives départementales et les effectifs des 5 centres d archives nationales

5 PRINCIPALES RECOMMANDATIONS Numéro Recommandations Chapitre du rapport correspondant Echéance de mise en œuvre 01 Communiquer autour de la nouvelle dynamique de l archivage III.1.a 6 à 12 mois 02 Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de l archivage III.1.b 6 à 12 mois 03 Elaborer en amont une politique de gestion de l information III.1.c 6 à 12 mois 04 Renforcer la fonction archivage III.1.d 6 à 12 mois 05 Développer le pilotage de la fonction archivage en mode LOLF III.1.e 6 à 12 mois 06 Améliorer la mise à disposition des instructions archivistiques et des instruments de recherche pour les services producteurs (intranet/extranet) III.1.f 6 à 12 mois 07 Assurer la prise en compte des enjeux de l archivage par les directeurs et responsables de programme III.2.a 12 à 24 mois 08 Maîtriser les enjeux juridiques liés à l archivage électronique III.2.b 12 à 24 mois 09 Engager une ré-ingénierie des processus en matière d archivage papier et électronique III.2.c 12 à 24 mois 10 Mettre en place un contrôle interne du respect des processus et des procédures III.2.d 12 à 24 mois 11 Faciliter l accès aux informations archivées dans une dynamique d offre de service III.2.e 12 à 24 mois 12 Garantir la traçabilité des informations III.3.a 3 à 5 ans 13 Intégrer un module d archivage dans les principaux systèmes d information et faciliter l interfaçage entre les différents systèmes d information et les plates-formes III.3.b 3 à 5 ans 14 Développer et assurer la mise en service opérationnelle de plates-formes d archivage électroniques sécurisées III.3.c 3 à 5 ans 15 Développer l offre de service vis-à-vis des clients externes III.3.d 3 à 5 ans

6 PRINCIPALES AMELIORATIONS QUALITATIVES ATTENDUES Amélioration attendue Transformation de la perception de la fonction archivage (information triée et conservée = ressource immatérielle) Recommandations Principaux bénéficiaires correspondantes Citoyen Usager Contribuable Agents Nature de l'amélioration attendue (*) 1, 7,11 x x x 2 Indicateur(s) de mesure envisageable(s) - Suivi d avancement du plan de transformation - Nombre d écoles de la fonction publique ayant mis en œuvre une sensibilisation dans le cadre de la formation initiale Meilleure visibilité de la fonction archivage 2, 7, 11 x x 5 - Suivi d avancement du plan de transformation - Nombre de modules de formation continue intégrant un volet archivage Meilleure connaissance et application des instructions archivistiques, utilisation des instruments de recherche par les services producteurs Identification claire et coordination des rôles et responsabilités des acteurs impliqués 4, 6,11 x 1 4, 6, 10, 11 x 5 - Consultations des documents par les producteurs - Nombre de formations proposées / dispensées - Présence de correspondants archivage dans les référentiels emplois - Nombre de contrats d engagement réciproques Intégration des problématiques de l archivage papier et électronique en amont 3, 9, 14 x x x x 3 - Nombre de schémas directeurs informatiques ayant intégré les questions relatives à l archivage électronique - Nombre d applications existantes ou en développement comportant un module d archivage Application des politiques de gestion de l information 2, 7, 11 x x x 3 - Suivi d avancement du plan de transformation - Nombre de personnes ayant bénéficié de formations

7 Amélioration attendue Recommandations Principaux bénéficiaires correspondantes Citoyen Usager Contribuable Agents Nature de l'amélioration attendue (*) Indicateur(s) de mesure envisageable(s) Réduction des stocks d arriérés 5, 9, 11 x x 7 - Nombre de directions ayant fait l objet d un état des lieux - Fréquence des versements par direction - Volumes triés / volumes en stock Pilotage effectif de la fonction archivage en mode LOLF 5, 11 x x x 2, 7 - Nombre de tableaux de bord - Nombre de contrats d engagement réciproques - Nombre de missions d inspection intégrant un volet archivage Amélioration de l offre de service interne et externe Conservation sécurisée et fiable des documents électroniques 6, 11, 15, 16 x x 6, 1 8, 13, 15 x x 9 Qualité des processus d archivage électronique 9, 10 x x x 3, 4, 5, 6 Accès facilité et valorisation des informations archivées 12, 13, 15, 16 x x 6, 1 Traçabilité des informations archivées 9, 13, 14, 15 x x 6 - Suivi d avancement du plan de transformation - Nombre de tableaux de gestion mis à jour - Répertoires et instructions archivistiques mis en ligne - Fréquence des contacts entres services producteurs et d archivage - Mise en place d un label archivage électronique sécurisé - Nombre d applications pour lesquelles des modules d export de données ont été intégrés - Nombre de processus pour lesquels le standard d échange est appliqué - Nombre de procédures normalisées - Nombre de plates-formes d archivage opérationnelles - Volume de demandes de consultations - Suivi d avancement du plan de transformation - Nombre de tableaux de gestions actualisés

8 PRINCIPAUX GAINS FINANCIERS ATTENDUS Gains financiers attendus Réduction des coûts de stockage des archives intermédiaires peu sollicitées Echéance indicative d'obtention des gains 3 ans Montant 11 millions d euros par an Augmentatio n des recettes Nature Réduction des dépenses X Dépenses évitées ou en moindre progression Commentaires Hypothèse fondée sur un transfert des 30% d archives «peu sollicitées» depuis les bâtiments dont le coût se situe dans la norme de 21,5 /ml vers des locaux aux coûts d infrastructure plus faible (6 /ml) ; en considérant les investissements nécessaires dans la réhabilitation et dans des installations de rayonnage pour accueillir ce stock, le «délai de récupération» pour rentabiliser l'investissement initial serait d un peu plus de 3 ans. (*) : Nature des améliorations attendues : (1) Amélioration de l'égalité d'accès aux services publics, (2) Meilleure adaptation des missions de l'etat aux besoins; meilleure allocation des moyens de l'etat par rapport aux besoins, (3) Simplification des procédures, (4) Réduction des délais de traitement, (5) Modernisation du fonctionnement des structures de l'etat, (6) Meilleur accès à l'information, (7) Renforcement des capacités de pilotage / de contrôle de l'etat, (8) Amélioration des conditions de travail des agents, (9) Autres

9 Sommaire détaillé Conseil général des technologies de l information, Direction générale de la 2 I. Des transformations pour améliorer la performance de l archivage 1. Rappel des enjeux a. Renforcer la politique d archivage pour une meilleure prise en compte de l archivage électronique b. Clarifier et coordonner les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans la fonction archivage c. Optimiser les opérations de sélection et de tri des archives et améliorer les outils d. Améliorer la mise à disposition des informations archivées II. III. IV. 2. Des recommandations pour améliorer la performance de l archivage en tant que ressource immatérielle a. A très court terme, l optimisation de la fonction archivage b. A court terme, le développement effectif d une fonction archivage intégrée et pilotée c. A moyen terme, la généralisation d une gestion des documents dans le temps («records management») d. Synthèse des actions recommandées à court et moyen terme e. Principales actions à mener par étape du processus archivage f. Une approche interministérielle qui doit s accompagner d une mise en œuvre spécifique par ministère Analyse des coûts de la fonction archivage intermédiaire Annexes 1. Détail des transformations et actions recommandées à très court terme 2. Détail des transformations et actions recommandées à court terme 3. Détail des transformations et actions recommandées à moyen terme 4. Annexes de l étude sur les coûts de la fonction archivage intermédiaire 5. Glossaire Pièces jointes 1. Fiches illustratives 2. Référentiels clés (SDAE, DCSSI, DAF) et études complémentaires 3. Aperçu comparatif de la dématérialisation des pièces de marché public dans l Union Européenne 4. Aperçu de l archivage et de la gestion de l information au Canada

10 3 1. Rappel des enjeux Dans le cadre des réflexions relatives à l économie de l immatériel* et de la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF), la problématique de l archivage constitue aujourd hui un enjeu majeur pour la modernisation de l Etat notamment par sa contribution directe aux trois objectifs de performance qu elle définit : l efficacité socio-économique : la ré-ingénierie des processus d archivage, puis leur dématérialisation, optimisera les moyens alloués à la fonction et réduira les délais de mise à disposition de la ressource en terme d information ; l efficience de gestion : la prise en compte de l archivage en amont réduira les coûts associés au traitement et au stockage des archives au sein de l ensemble des ministères ; la qualité de service : le positionnement de la fonction archivage comme prestataire de service vis-à-vis des services producteurs et des citoyens assurera une meilleure prise en compte de leurs besoins respectifs. Au regard des constats dressés dans le rapport d analyse de l existant, quatre principaux besoins d évolution émergent : 1. En terme de politique : la politique d archivage doit être renforcée pour assurer une meilleure prise en compte de l archivage électronique 2. En terme d organisation : les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans la fonction archivage doivent être clarifiés et coordonnés 3. En terme d outils : les outils de traitement et de gestion des informations à archiver gagneraient à être perfectionnés 4. Enfin, en terme de communication et d approche client, la mise à disposition des informations archivées peut être améliorée Ces évolutions apparaissent nécessaires tant pour répondre aux difficultés rencontrées par les ministères que pour essaimer des bonnes pratiques aujourd hui disparates et non systématiquement partagées. * Rapport de la Commission sur l économie de l immatériel cf IV.2

11 4 1. Rappel des enjeux a Renforcer la politique d archivage pour une meilleure prise en compte de l archivage électronique L analyse de l existant a révélé une dichotomie entre, d un côté, une politique d archivage papier existante mais plus ou moins développée selon les ministères et, de l autre côté, un archivage électronique réglementé au niveau interministériel (référentiels DCSSI, SDAE/DAF) mais inexistant ou embryonnaire dans les ministères. Cette dichotomie se traduit par : Une fonction archivage peu valorisée car les enjeux sous-jacents sont insuffisamment appréhendés par la hiérarchie des ministères, singulièrement pour l archivage électronique ; L absence d applications dédiées à l archivage ou la non-intégration de modules d archivage dans les applications existantes ; L absence d archivage des documents numériques (bases de données, courriels, documents bureautiques) ; La re-matérialisation systématique des informations électroniques ; Des formations initiales pour les archivistes et des compétences techniques qui permettent peu d appréhender des problématiques d archivage électronique ; Une culture de la performance et de la gestion au sens «LOLF» peu voire pas du tout intégrée au fonctionnement de l archivage.

12 5 1. Rappel des enjeux b Clarifier et coordonner les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans la fonction archivage Le besoin de clarification des rôles et responsabilités est double. Il s agit : d améliorer la connaissance du corpus réglementaire et archivistique par les producteurs La circulaire de 2001 est en effet insuffisamment appliquée, notamment en ce qui concerne : le renforcement du réseau de correspondants archivage au sein des différents services ; la bonne gestion des archives courantes et intermédiaires par les services producteurs. De même, les processus de versement des archives ne sont pas toujours bien connus et respectés, et en particulier le processus de versement des archives électroniques. de renforcer la collaboration entre les services producteurs et les services d archivage La diversité des modèles organisationnels des ministères se traduit par une intégration plus ou moins forte de la fonction archivage auprès des services producteurs (existence de relais, correspondant ou simple interlocuteur). La part des directions faisant appel au service d archivage ou prenant en compte les enjeux de l archivage varie fortement en fonction des ministères.

13 6 1. Rappel des enjeux c Optimiser les opérations de tri et de sélection des archives et améliorer les outils La confusion des rôles et responsabilités complexifie de facto le processus d archivage : l absence de traitement des archives en amont, et dès la création d un document, génère une lourde charge de tri en aval, voire le cas échéant des arriérés conséquents ; la multi gestion de certains dossiers, comme par exemple les dossiers de personnel ou de marchés publics, engendre des mauvaises pratiques de conservation locale et d accumulation des archives. De surcroît, le processus n est pas simplifié par les outils existant : les outils d archivage mis à disposition sont limités, souvent obsolètes, répondent peu à des besoins de gestion et s intègrent peu voire pas aux autres outils SI. Dès lors, le besoin d évolution porte tant sur l optimisation des opérations de tri et de sélection que sur l automatisation des activités de versement ou de consultation. Du fait des progrès de l électronique, il appelle également une évolution du métier de l archiviste qui, d expert en sélection et en tri est amené à se spécialiser sur le cycle de vie de l information, sur sa modélisation et sa structuration.

14 7 1. Rappel des enjeux d Améliorer la mise à disposition des informations archivées Enfin, en termes de communication et d approche client, l amélioration de la mise à disposition des informations archivées apparaît nécessaire, et ce pour plusieurs raisons : A l inverse du MAE, du MINEFI et du MINDEF, les missions d archives des ministères membres du réseau DAF n ont pas comme mission première de mettre en valeur les archives collectées. Par conséquent, les archives intermédiaires sont peu mises à disposition des clients internes comme externes. Peu de services en charge de l archivage s inscrivent dans une logique de développement de leur offre de service. L évolution de la société de l information rend inéluctable la mise à disposition des informations sur internet, sous peine de les voir disparaître et sous la réserve du respect des droits des personnes ; dès lors, l avenir de l archivage comme composante clé de l information passe nécessairement par la mise en ligne des documents. Enfin, la méconnaissance des durées d utilité administrative et l absence de traçabilité des archives limitent la mise à disposition des informations archivées. Il en résulte un manque de valorisation de la production de l Etat. En effet, la pérennisation de la mémoire de l action de l Etat passe par la mise en ligne systématique de toute information dans le respect des dispositions réglementaires. Ce besoin d évolution s inscrit pleinement dans l obligation de transparence de l administration envers les citoyens.

15 Sommaire détaillé Conseil général des technologies de l information, Direction générale de la 8 I. Des transformations pour améliorer la performance de l archivage 1. Rappel des enjeux a. Renforcer la politique d archivage pour une meilleure prise en compte de l archivage électronique b. Clarifier et coordonner les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans la fonction archivage c. Optimiser les opérations de sélection et de tri des archives et améliorer les outils d. Améliorer la mise à disposition des informations archivées II. III. IV. 2. Des recommandations pour améliorer la performance de l archivage en tant que ressource immatérielle a. A très court terme, l optimisation de la fonction archivage b. A court terme, le développement effectif d une fonction archivage intégrée et pilotée c. A moyen terme, la généralisation d une gestion des documents dans le temps («records management») d. Synthèse des actions recommandées à court et moyen terme e. Principales actions à mener par étape du processus archivage f. Une approche interministérielle qui doit s accompagner d une mise en œuvre spécifique par ministère Analyse des coûts de la fonction archivage intermédiaire Annexes 1. Détail des transformations et actions recommandées à très court terme 2. Détail des transformations et actions recommandées à court terme 3. Détail des transformations et actions recommandées à moyen terme 4. Annexes de l étude sur les coûts de la fonction archivage intermédiaire 5. Glossaire Pièces jointes 1. Fiches illustratives 2. Référentiels clés (SDAE, DCSSI, DAF) et études complémentaires 3. Aperçu comparatif de la dématérialisation des pièces de marché public dans l Union Européenne 4. Aperçu de l archivage et de la gestion de l information au Canada

16 9 2. Des recommandations pour améliorer la performance de l archivage Une nouvelle dynamique pour l archivage L archivage n est pas un stockage a posteriori des informations mais une conservation dynamique des données tout au long de leur cycle de vie, engageant la responsabilité de l Etat et des acteurs dans un contexte de judiciarisation croissante de la société. Ainsi, un archivage optimisé implique : la conservation des seuls documents nécessaires au sens opérationnel, juridique et patrimonial la possibilité d avoir accès à tout moment à un document la garantie d une conservation sécurisée des documents archivés la mise à disposition des informations de manière à anticiper les besoins des clients potentiels Pour ce faire, des transformations sont à envisager : 1. A très court terme, une fonction archivage optimisée et des coûts transparents 2. A court terme, une fonction archivage pilotée et intégrée, via la ré-ingénierie des processus sous-jacents 3. A moyen terme, la généralisation d une gestion de l information dans le temps (démarche de records management )

17 10 2. Des recommandations pour améliorer la performance de l archivage a A très court terme : l optimisation de la fonction archivage A très court terme (moins d un an), il s agit de mettre en place les mesures prioritaires nécessaires à l optimisation de l archivage. L enjeu de modernisation consiste ainsi à faire évoluer l archivage d une fonction de support intervenant en «bout de chaine» à une fonction dynamique de gestion de l information dans le temps, en la considérant de facto comme une ressource stratégique. Ce positionnement, au confluent de l ensemble des processus, nécessite d opérer des transformations d ordre politique, organisationnel et procédural. D ici 6 à 12 mois, il s agit ainsi de Communiquer autour de la nouvelle dynamique de l archivage en associant les termes «information» et «gestion documentaire» et en assurant progressivement une sensibilisation de l ensemble des agents à cette nouvelle dynamique ; Responsabiliser les directeurs et responsables de programme aux enjeux de l archivage en les associant à l élaboration d une charte interministérielle de l archivage sous l égide du Comité Interministériel des Archives de France (CIAF) qui serait réuni à cette occasion (créé en 2002, il n a à ce jour jamais été réuni) ; Définir une politique de gestion de l information qui permette en amont de prendre en compte les enjeux de l archivage «papier» et électronique, notamment dans le cadre de la conception / refonte d applications métiers et plus globalement des schémas directeurs informatiques ; Renforcer structurellement la fonction archivage, ceci consistant à : Ancrer la fonction de «correspondant archivage» au sein des services producteurs par une inscription de cette fonction dans les répertoires d emplois des ministères ; Clarifier les rôles et responsabilités des services impliqués (producteurs, informaticiens, archivistes) : dans le cadre du développement de l archivage électronique, une coordination des périmètres d intervention respectifs et une montée en compétence de certains acteurs, notamment des archivistes, apparaît indispensable.

18 11 2. Des recommandations pour améliorer la performance de l archivage a A très court terme : l optimisation de la fonction archivage Développer le pilotage de la fonction archivage en mode LOLF pour assurer le suivi de l activité dans le but, à très court terme, de résorber les arriérés et d optimiser les espaces de stockage : La fonction archivage ne peut être optimisée sans que sa performance soit mesurée et ses coûts retranscrits en tant que tels dans les programmes LOLF des ministères : De ce fait, la mise en place d un contrôle de gestion au sein de la fonction archivage s impose. Toute action de rationalisation (campagnes de tri, résorption des arriérés) nécessite des moyens à mettre en regard de l enjeu économique des stocks conservés au sein des ministères. Le pilotage de la fonction implique : - la définition d objectifs et d indicateurs retraçant la performance de la fonction tant en termes économique (indicateurs financiers) que d efficacité (indicateurs de productivité) et de qualité de service (indicateurs de satisfaction client) ; - la mise en place de tableaux de bord qui constitueront à terme des outils indispensables au dialogue de gestion du service d archivage lors des discussions budgétaires ; - l évaluation du suivi des objectifs fixés pour les directeurs et les responsables de programme, adossée aux dispositifs de sanction de la performance (primes, incitations ). Systématiser la mise à disposition et/ou la mise en ligne sur intranet/extranet des instructions archivistiques (dont les tableaux de gestion et les plans de classement) et des instruments de recherche (bordereaux de versements et répertoires des archives) pour les services producteurs. Cette systématisation doit s accompagner en priorité d une généralisation de la dématérialisation des bordereaux de versement.

19 12 2. Des recommandations pour améliorer la performance de l archivage a A très court terme : l optimisation de la fonction archivage Optimiser l archivage «papier» par la rationalisation et la dématérialisation des processus : Le contrôle et le tri des flux devant faire l objet d un archivage définitif doivent être mieux anticipés en amont ; Les archives intermédiaires peu sollicitées doivent être délocalisées dans des structures dédiées de l administration (locaux d archivage) : potentielle économie annuelle de 11 millions d euros au bout de trois ans ; Les stocks non sollicités pourraient être externalisés (la conservation représentant un coût trois fois moindre en externe qu en interne à l administration) sous réserve d un contrôle strict par les services d archivage quant à l élaboration des cahiers des charges et leur contrôle et application ; L accélération de l archivage électronique de certains types d archives sérielles permettrait, d une part de rationaliser leur traitement et de favoriser leur recherche et leur communication, et d autre part de libérer, sous réserve d une étude juridique attentive, une partie des espaces de stockage des dossiers de papier. A l inverse, les coûts liés à la conservation sécurisée des données numériques devront être pris en compte (coûts des outils matériels et logiciels, coûts des personnels gérant ces données numériques sur le long terme).

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