Achats de prestations logistiques : les bonnes pratiques

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1 Salon Logistics Parc Exposition La Beaujoire Nantes Achats de prestations logistiques : les bonnes pratiques par Philippe de COUESBOUC, cabinet conseil Creach Partenaire, administrateur CDAF (Compagnie des Dirigeants et Acheteurs de France)

2 Tendances des marchés Périmètre des prestations logistiques Stratégie d achat Définition du cahier des charges Passation des contrats Pilotage de la réalisation des prestations

3 Du simple achat ponctuel d une prestation de transport, traitée comme n importe quelle sous-traitance de capacité, le périmètre des achats de prestations logistiques s est considérablement étendu Correspondant à un souci des entreprises de se recentrer sur leur cœur de métier, nous avons d abord assisté à une sous-traitance globale des transports Au-delà des opérations de transport, l externalisation concerne aujourd hui toutes les opérations logistiques, voire les systèmes d information associés En moyenne, on considère que plus de 30% des budgets logistiques sont maintenant externalisés

4 Tendances des marchés Périmètre des prestations logistiques Stratégie d achat Définition du cahier des charges Passation des contrats Pilotage de la réalisation des prestations

5 Les prestations logistiques peuvent concerner des flux amont (approvisionnement), des flux entre sites de production (fabrication), des flux de livraison aux clients finaux (distribution) La dimension internationale est de plus en plus présente sur l ensemble des flux (sourcing international, sites de production en zone dollar, exportation dans les pays à forte croissance ) Pour chacun des flux, les prestations peuvent concerner (classement Murphy) - des activités de distribution - des activités industrielles - des activités commerciales - la gestion de l information - des activités d ingénierie

6 Activités de distribution - transport (aérien, terrestre, maritime) - formalités douanières - entreposage (location de volumes, location de sites, gestion de stock) - manipulation de la marchandise (conditionnement, marquage, emballage, constitution de lots, tris, dégroupages, traçage code-barres) - placement des produits en rayon Activités industrielles - finition (peinture, pose de marquages) - essais, tests qualité - magasins avancés - préparation de commandes - réparation de produits - récupération et traitement des déchets (emballage..)

7 Activités commerciales - facturation clients - merchandising dans les points de vente - prises de commande - publicité et promotion - étude de marchés, prévisions Gestion de l information - gestion des stocks - traçabilité, gestion dates péremption - utilisation de logiciels, EDI - gestion indicateurs de performance - développement de systèmes (nouvelles fonctionnalités, interfaçage ) Activités d ingénierie (conseil, audit, gestion de projet)

8 Tendances des marchés Périmètre des prestations logistiques Stratégie d achat Définition du cahier des charges Passation des contrats Pilotage de la réalisation des prestations

9 L achat de prestations logistiques, a fortiori si on parle de prestations globales, suppose la définition au préalable d une stratégie d achat Cette stratégie dépend évidemment de la politique de l entreprise - ses marchés (clients, concurrents, produits) - ses objectifs commerciaux (positionnement clients, produits, pays) - ses besoins (finances, ressources humaines) - ses contraintes (réglementations, attentes clients) La première étape concerne la définition du make or buy (qui peut varier dans le temps), c est-à-dire la définition du périmètre des prestations qui vont être sous-traitées : au-delà des problématiques d occupation des ressources internes, c est souvent le résultat de considérations financières - objectif de réduction des coûts (exemple : coût d un service transport interne) - variabilisation des coûts (abaissement du point mort) - transfert des besoins d investissement - amélioration connaissance des coûts - flexibilité de fonctionnement

10 La deuxième étape est relative à la connaissance des marchés fournisseurs Depuis 2010, la sortie de la crise financière et la croissance des échanges avec les pays BRIC et asiatiques permettent de retrouver une croissance à deux chiffres sur un marché des prestations logistiques qui avait chuté en 2009 (- 18% pour le CA des 17 principaux prestataires logistiques présents en Europe). Aujourd hui, les facteurs structurels laissent augurer des perspectives encourageantes du fait d un marché encore externalisé à moins d un tiers et d un contexte où, pour les grands groupes, le savoir faire logistique est un élément clé de compétitivité Le marché européen des prestations logistiques est estimé à 750Mds (120Mds pour la France) et représente 1 million d entreprises employant plus de 5 millions de personnes Les prestataires sont issus d un des 3 secteurs d activité (le transport, la logistique, l organisation) et se développent sur les autres secteurs, pour répondre à la demande globale, soit en absorbant des prestataires des autres secteurs, soit en nouant des partenariats (source étude Eurostaf)

11 La troisième étape concerne la définition de la stratégie d achat proprement dite Définition du périmètre de sous-traitance en fonction des besoins de l entreprise et de la capacité des prestataires à y répondre - quelles lignes de produits? pour quels types de clients? - quelles activités? pour quelles zones géographiques? - en totalité ou partiellement? Définition de la relation fournisseur - mise en concurrence large ou AO restreint? - partenariat sur quelle durée? avec plans de progrès (investissements )? - partenaires multiples (pour accroître la flexibilité) ou unique (effet volume) - conditions d out-sourcing (exemple, reprise personnel) et d in-sourcing Analyse de risques - variations de volumes (scenarii haut et bas) - prestations pas au niveau attendu, prestataire défaillant - évolution des contraintes (règlementations) - impossibilité de retour en arrière (exemple SI propriétaire)

12 Tendances des marchés Périmètre des prestations logistiques Stratégie d achat Définition du cahier des charges Passation des contrats Pilotage de la réalisation des prestations

13 La définition du cahier des charges est peut-être l étape la plus importante du processus, car c est elle qui va induire le coût global de la prestation et le niveau de risques pour l entreprise Le cahier des charges a pour objet de préciser, entre autres - le périmètre des prestations, en fonction de la stratégie d achat retenue - les hypothèses de volumes, fréquences, horizons d information - les objectifs de performance attendus - les conditions et exigences (exemple émission CO2, SI, traitement déchets) - les modalités de transfert en cas d externalisation Sauf dans le cas d une sous-traitance de capacité, un cahier des charges ne doit pas être descriptif, c est-à-dire intégrer a priori des solutions, mais rester sur le plan fonctionnel (qu est ce qu on veut faire, quels résultats sont attendus?): ce sont les prestataires qui sont censés être les experts et qui doivent proposer les solutions les mieux adaptées

14 La définition du cahier des charges doit faire l objet d un travail d équipe, associant les logisticiens (prescripteurs), les financiers, la qualité, les services techniques et commerciaux (utilisateurs), et bien sûr, l acheteur qui doît jouer un rôle de filtre (éviter les surenchères) et de garant de l application de la stratégie retenue Après le lancement de l appel d offre auprès des prestataires présélectionnés, la phase de discussion technico-économique doît être utilisée pour - s assurer de la bonne compréhension des prestataires de ce qu on attend d eux - optimiser le cahier des charges, tant au niveau du périmètre que des objectifs de performance (exemple taux de service à 100%) - préciser les règles du jeu pour le suivi de la réalisation du contrat (KPI, traitement des litiges ) Il faut s attacher à mener de manière «cloisonnée» les discussions avec les différents prestataires

15 Tendances des marchés Périmètre des prestations logistiques Stratégie d achat Définition du cahier des charges Passation des contrats Pilotage de la réalisation des prestations

16 Avant attribution et rédaction du contrat, une analyse de risques doit être menée : cette analyse doit permettre d identifier les risques, d en mesurer leur criticité (fréquence/impact) et de définir les actions pour les réduire Les domaines de risque peuvent concerner, entre autres : - défaillance technique (prestations non-conformes, incendie entrepôts) - défaillance financière du prestataire - mauvaise compréhension du cahier des charges - SI incompatibles ou propriétaires - insuffisance de flexibilité et/ou de réactivité - incapacité à accompagner le progrès - évolution des règlementations L analyse de ces risques peut conduire à mener des audits d évaluation supplémentaires, à amender le cahier des charges, à choisir plusieurs prestataires, à intégrer des clauses dans le contrat, à mettre en place des procédures de surveillance, à revoir certaines assurances ou à anticiper des solutions de back-up

17 L attribution du contrat à un ou plusieurs prestataires doit s effectuer en concertation avec l ensemble des clients internes, afin d éviter la remise en cause ultérieure des conditions du contrat Par ailleurs, il est recommandé de prendre les décisions en se basant sur une grille de critères (possibilité de pondération) tels que : - conformité commerciale et capacité financière - conformité technique et capacité industrielle (y compris sous-traitances) - capacité à atteindre les objectifs de performance - capacité à maîtriser flexibilité et réactivité - capacité à maîtriser les règlementations - prise en compte des contraintes sociétales et environnementales

18 Compte tenu de la diversité des cas de figures, il n existe pas de contrat type Le contrat résulte des discussions technico-économiques négociées avec le ou les prestataires : il doit être équilibré, ce qui n est souvent pas le cas des CGV de certains prestataires (aucune responsabilité ) Les clauses doivent refléter le bon sens, respecter les lois (réglementations, délais de paiement ) et se référer aux Incoterms : attention également à ne pas empiler des clauses de pénalités, pour répondre à certains risques identifiés, qui risqueraient d être dissuasives Pour certains contrats critiques, il est recommandé de faire signer conjointement le contrat et le cahier des charges final

19 Tendances des marchés Périmètre des prestations logistiques Stratégie d achat Définition du cahier des charges Passation des contrats Pilotage de la réalisation des prestations

20 La réalisation des prestations doit être «co-pilotée» sur le plan - opérationnel - et stratégique si nécessaire (partenariat, externalisation) Au plan opérationnel, on suivra - les KPI opérationnels - le traitement des litiges - la réalisation du plan de réduction des risques - la performance du prestataire en fin de contrat -Au plan stratégique, on suivra - les KPI - l avancement des plans de progrès - l actualisation de l analyse de risques stratégiques - la volonté de coopération du prestataire

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