L assistance à maîtrise des projets logistiques risqués

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1 L assistance à maîtrise des projets logistiques risqués Congrès Eurolog 21 juin 2006 Michel Fender Professeur Ecole nationale des ponts et chaussées Président Département Management Industriel, ENPC Co-directeur Mastère Management des Systèmes Logstiques, ENPC

2 Sommaire I. Contexte et problématiques 1. Le projet : moteur de déploiement de l innovation logistique 2. Cycle de vie des projets logistiques 3. Typologie des projets logistiques 4. Enjeux des projets innovateurs 5. Conclusion II. III. IV. Les risques dans le déploiement d une innovation logistique Les conditions de réussite dans le déploiement d une innovation logistique Principes de gestion de projet 1. Principe de distinction mode projet / mode exploitation 2. Principe de distinction gestion des contenants / gestion des contenus 3. Principe de segmentation des tâches V. Application: implication des acteurs

3 I. Contexte et problématiques

4 . Le projet : moteur de déploiement de l innovation logistique Automatisation d une plate-forme de distribution (e-retailer) Externalisation du processus supply chain et mise en œuvre d une solution 4PL (telecom) Exemples Exemples d innovation d innovation logistique logistique en en mode mode projet projet Mise en place d une solution de logistique internationale pour les pièces de rechange (constructeur aéronautique) Mise en œuvre d une solution logistique intégrée (équipementier aéronautique) Déploiement d un nouveau business modèle logstique (industrie de pointe aux US)

5 Exemple: automatisation entrepôt Zone ODS Très fortes rotations Stock marchandise Stock de commandes Fortes rotations Faibles rotations «L assistance à maîtrise d ouvrage des projets logistiques risqués» 21 juin Page 5

6 Exemple: évolution stratégie Supply Chain MODELE ACTUEL Source Source 11 France France Source Source 22 EEC EEC Source Source 11 France France Clients Clients Monde Monde hub hub Europe Europe MODELE FUTUR Control Tower Source Source 22 EEC EEC Clients Clients Europe/US Europe/US hub hub Europe Europe Source Source 33 Asie Asie hub hub Asie Asie Source Source 4/MTS 4/MTS Europe Europe «L assistance à maîtrise d ouvrage des projets logistiques risqués» 21 juin Page 6 Clients Clients Asie/LA Asie/LA

7 2. Cycle de vie des projets logistiques: 3 phases essentielles Durée du projet à court / moyen terme Projets Vision Scénarios Business Case Conception Spécifications Réalisation Mise en service Montée en charge Exploitation Périmètre Compétitivité Structures Architectures fonctionnelles Ressources Volumes et transition Performances

8 3. Typologie des projets logistiques Nature des champs fonctionnels adressés Multiplicité des acteurs Prestataires logistiques Fournisseurs de solutions SI Fournisseurs d équipement Fournisseurs de systèmes mécaniques Étendue de la chaîne logistique Approvisionnement Entreposage Distribution Systèmes d information Infrastructures physiques / équipements Processus / opérations Intégré Autonome Conception Réalisation Mise en oeuvre Niveau d intégration du projet Périmètre projet

9 4. Enjeux et risques des projets innovateurs Avant tout démarrage d un projet logistique, une évaluation fine des risques et de la structure de projet permet d abaisser le niveau de risque et le niveau de complexité pour rendre attractif un projet qui ne l était pas Elevés Niveau de complexité Faibles Peu attractifs Avant analyse du risque Après analyse du risque Attractifs mais risqués et compliqués Opportunité Elevés Risques Faibles Faibles Enjeux Elevés

10 5. Conclusions Le mode projet est devenu un mode d implantation naturelle des innovations logistiques qui permet de: limiter et anticiper les éléments de risque de l innovation paralléliser les tâches en travaillant sur deux environnements en parallèle : le mode projet le mode exploitation de gérer simultanément des environnements différents (conception, réalisation, mise en service, ) La prise en compte des risques est une composante essentielle de tout projet logistique Les risques sont étroitement liés au niveau de complexité d un projet Les risques sont présents tout au long du cycle de vie d un projet mais leur nature varie selon les différentes étapes du cycle de vie d un projet

11 II. Les risques dans le déploiement d une innovation logistique

12 Nature des risques et cycle de vie du projet La nature des risques varie selon le cycle de vie du projet (cas militaire pièces de rechange) : Spécifications Conception Réalisation Tests et recettage Mise en oeuvre Risque de «non complétude» fonctionnelle Risque d intégration «Il est indispensable de concevoir des solutions adaptées à chaque étape du cycle de vie du projet»

13 Dynamique de gestion des risques Le chef de projet doit être en mesure d identifier les risques, d évaluer les impacts éventuelles et de concevoir des solutions alternatives afin de réduire ou éliminer les risques tout au long du cycle de vie d un projet : Identifier Qualifier Mesurer Concevoir des solutions alternatives

14 Démarche de maîtrise des risques Exemples de solutions réductrices ou éliminatrices du risque : Avant le démarrage Maîtrise du risque Au moment du démarrage Après le démarrage (Montée en charge) Vérifier la complétude des mises en œuvre d un point de vue physique, logique et opérationnel (One Day Life) Disposer de deux environnements simultanés de test et production Réaliser des tests unitaires et d intégration pour limiter le risque au démarrage Définir les solutions de secours et de retour en arrière Analyser les risques et les contraintes des solutions de retour en arrière Définir les scénarii de transition depuis le démarrage jusqu à la stabilisation totale du système Faire cohabiter l ancien et le nouveau système Mettre en place des pilotes fonctionnels, volumétriques et de mesure de la performance Assurer une montée en charge flexible et progressive afin de circonscrire le périmètre de risque

15 Nature des risques et cycle de vie du projet / Gestion des contenus (1/6) La mise en cohérence des différents champs fonctionnels (Cas aéronautique 2) Le rôle de l intégrateur fonctionnel pour valider la mise en cohérence des différents champs fonctionnels L interaction entre l intégrateur fonctionnel et les responsables des différents champs fonctionnels (douanes, transport, entreposage, WMS, systèmes de planification, ) Transport Systèmes d information Intégrateur Fonctionnel Douanes Entreposage Transfert de Propriété La gestion de la complétude fonctionnelle (Cas e-retailer) la réalisation d exercices de «visioning» (One-Day-Life) entre l intégrateur fonctionnel et l intégrateur opérationnel : vérifier que l ensemble de contraintes opérationnelles ont bien été prises en compte dans les spécifications de la solution soulever et permettre d identifier les points en suspens (infrastructure, systèmes d information, réseau, )

16 Nature des risques et cycle de vie du projet / Gestion des contenus La maîtrise des réalisations et l analyse des écarts (Cas e-retailer) l équipe projet n a pas disposé d un prototype de la solution dans la phase de réalisation : la validation de l ergonomie du système par les utilisateurs finaux n a pas pu été réalisée, impliquant des risques de non appropriation de la nouvelle solution les écarts du système ont été détectés dans des phases très avancées du projet, impliquant des risques de modifications du système très élevés La parallèlisation des réalisations / tests & recettage, «simultaneous developping» (Cas e-retailer) Stratégique Définition Feed-back, demandes de modifications du système (versionning) Tactique Opérationnel Réalisation module 1 Réalisation module 2 Tests module 1 Réalisation module 3 Tests module 2 Réalisation module «n» Tests module 3 Tests module «n» Parallèlisation des tâches Raccourcissement des délais et maîtrise de risque de développement de solutions non adaptées

17 Nature des risques et cycle de vie du projet / Gestion des contenus La conception et définition d un plan de tests selon les différents niveaux d intégration : Tests unitaires : valider les différents processus standard et exceptionnels par module fonctionnel (réception, préparation, expédition, ) Tests d intégration des modules fonctionnels : valider les interfaces entre les différents modules (tester l ensemble de processus) Tests d intégration des différents systèmes d information : valider le correct interfaçage entre le nouveau système d information et les autres systèmes d information (autres systèmes d information d entreposage, système d information commercial, )

18 Nature des risques et cycle de vie du projet / Gestion des contenus La définition d un plan de montée en charge modulaire (Cas e-retailer) : minimiser le risque de mise en place d une nouvelle fonctionnalité en diminuant le palier de commandes à chaque nouvelle introduction d un pilote Volume Volume 50 cdes 200 cdes Lot fonctionnel 1 Fonctionnalités Lot fonctionnel 1 Fonctionnalités Volume Volume 50 cdes 200 cdes Fonctionnalités Fonctionnalités Lot fonctionnel 1 Lot fonctionnel 1 Lot fonctionnel 2 Lot fonctionnel 2

19 Nature des risques et cycle de vie du projet / Gestion des contenus Réaliser des pilotes fonctionnels, volumétriques et de performance pour réaliser la recette définitive du système 100% fonctionnalités 100% capacité 100% performance Recette provisoire Recette définitive E.1 : Remplissage E.2 : Pilotes Fonctionnalités E. 3 : Pilotes Capacité E. 4 : Pilotes Performance Phase de Tests Phase de montée en charge

20 III. Les conditions de réussite dans le déploiement d une innovation logistique

21 Les trois facteurs de succès La réussite d un projet logistique implique principalement la maîtrise de trois facteurs: Maîtriser les risques d intégration Réussite du projet Maîtriser la phase de transition Maîtriser les délais de mise en œuvre

22 1. La maîtrise de l intégration Le binôme intégrateur fonctionnel et intégrateur opérationnel est essentiel dans la mise en œuvre de projets complexes car il permet : de maîtriser le risque d intégration de basculer du mode projet en mode exploitation Spécifications Conception Réalisation Tests et recettage Mise en oeuvre Intégrateur Opérationnel Intégrateur Fonctionnel Exploitation «Avant

23 2. La maîtrise des phases de transition Le passage du mode projet en mode exploitation doit être réalisé tout en respectant les contraintes suivantes : Assurer une livraison non stop Garantir le niveau de service délivré au client Faire cohabiter l ancien et le nouveau système Projet Projet Exploitation «Avant» Exploitation «Après»» Savoir Maîtriser le Changement «Avec» et «Dans» l Exploitation Courante

24 3. Maîtrise des délais de mise en œuvre La maîtrise des délais de mise en œuvre d un projet est essentielle car la rapidité de déploiement de la solution implique des coûts d opportunité pour l entreprise Pour maîtriser les délais voir les raccourcir, il est indispensable de travailler sur plusieurs environnements en parallèle : Conception de la solution Intégrateur fonctionnel Réalisation Tests et recettage Intégrateur opérationnel

25 IV. Principes d un projet logistique maîtrisé

26 Principes d un projet logistique maîtrisé La maîtrise d un projet logistique s appuie sur trois principes de gestion principaux : Principe de distinction mode projet / mode exploitation Principe de distinction gestion des contenants / gestion des contenus Principe segmentation des tâches relatives à un projet

27 1. Principe de distinction mode projet / mode exploitation (1/2) Les tâches d exploitation sont gérées en mode projet, puis progressivement en mode exploitation jusqu à la stabilisation totale du système (cas pièces de rechange aéronautique) MAI JUIN JUIL AOU SEPT OCT NOV DEC JAN FEV MAR Projet 1 «négociation-contrat» AVR DEBUT NEGOCIATION. F I N NEGOCIATION NOTIFICATION Projet 2 «préparation-lancement» PHASE A (Négociation) PHASE B (Préparation) PHASE C (Montée en charge) Tâches de Gestion de projet Taches de mise à disposition de ressources Taches d d exploitation principale Taches d d exploitation connexe MODE PROJET MODE EXPLOITATION

28 1. Principe de distinction mode projet / mode exploitation (2/2) Comparatif des avantages entre le mode projet / mode exploitation : Mode projet Mode exploitation Système Ressources humaines Tâches Maîtrise des risques Mesure de performance Non Non stabilisé stabilisé voir voir non non sécurisé sécurisé Temporaires, Temporaires, profil profil développeur développeur et et expert expert Mode Mode opératoire opératoire en en cours cours de de création création Elevée Elevée % d avancement d avancement : : délais délais et et coûts coûts Stabilisé Stabilisé Définitives, Définitives, profil profil gestionnaire gestionnaire Mode Mode opératoire opératoire récurrent récurrent Limitée Limitée Niveau Niveau de de service service et et efficacité efficacité (productivité) (productivité)

29 2. Principe de distinction gestion des contenants / gestion des contenus Un projet logistique maîtrisé passe par une gestion optimale des deux grands domaines de la gestion du projet : le pilotage ou contrôle (gestion des contenants ou des tâches) la complétude fonctionnelle tout au long du cycle de vie du projet (gestion des contenus fonctionnels) Pilotage / Contrôle Gestion des contenants ou tâches STRUCTURATION PLANIFICATION Gestions des contrats Reporting Gestion des configurations Gestion des risques Gestion d avancement, délais et coûts FERMETURE Cycle de vie du projet Gestion des contenus fonctionnels Spécifications Réalisation Tests Mise à disposition Formation Démarrage Montée en charge

30 3. Principe de segmentation des tâches La maîtrise d un projet passe par la segmentation de 4 types de tâches principales d un projet : Tâches Tâches de de mise mise à à disposition disposition des des ressources ressources Tâches Tâches d exploitation d exploitation principales principales à à contenu contenu logistique logistique Segmentation des tâches Tâches d exploitation connexes Tâches d exploitation connexes Tâches de management de projet Tâches de management de projet

31 V. Acteurs dans le management du projet

32 Mapping des acteurs d un projet Prestataires SI Prestataires SI Prestataires Prestataires Transport Transport Prestataires Prestataires Infrastructures / Bâtiment Infrastructures / Bâtiment Prestataires Prestataires Infrastructures / Mécanique Infrastructures / Mécanique Consultants AMO Consultants AMO Chef de Projet Chef de Projet Consultant / Consultant / Administrateur de Projet Administrateur de Projet Chef de Projet SI Chef de Projet SI Chef de Projet Opérationnel Chef de Projet Opérationnel Chef de Projet Infrastructures Chef de Projet Infrastructures Experts SI Experts SI Intégrateur Opérationnel AMO Juridique/Org. AMO Juridique/Org. Bureau de Contrôle Bureau de Contrôle Intégrateur Fonctionnel

33 La charte de projet comme principe d interaction et de définition des responsabilités d un projet Comité Stratégique Comité Financier Steering Comitee 1 Réunions internes prestataire WMS Réunion d'avancement 3 2 Réunions internes prestataire Mécanisation Interfaces SI/WMS Comité de coordination SI Comité Opérationnel Comité de coordination Infrastructures Autres prestatires SI RT R. d'avancement projet interne RT Dév. spécifiques autres prestataires SI Réunions internes SI Comité d'architecture applicative Réunions internes Comité d'infrastructure technique Réunions internes Infrastructure 6 7 Projet Réseau

34 Acteurs dans la gestion des contenants Dans la gestion des contenants, les acteurs principaux sont : Assistant à maîtrise d ouvrage Administrateur du projet Périmètre principal d action selon le cycle de vie du projet : tout au long du cycle de vie du projet Missions : Faciliter le lien entre la maîtrise d œuvre et la maîtrise d ouvrage Assurer la visibilité sur le niveau de risque en termes technique, fonctionnel et contractuel Alerter les membres du comité stratégique sur les risques encourus Proposer des solutions et participer aux arbitrages Périmètre principal d action selon le cycle de vie du projet : tout au long du cycle de vie du projet Missions : Garantir la cohérence, la mise à jour, l intégrité et l accessibilité de la base de connaissance du projet Assurer la traçabilité des évènements et des documents Définir et mettre en place de workflows

35 Acteurs dans la gestion des contenus Dans la gestion des contenus, les acteurs principaux sont : Intégrateur fonctionnel Intégrateur opérationnel Périmètre principal d action selon le cycle de vie du projet : phase de conception phase de réalisation phase de tests Missions : Risques : Assurer la cohérence dans la définition des différents champs fonctionnels composants de la solution logistique Veiller à la qualité et complétude de la réalisation et la conception des solutions pré-définies Identifier et remonter les risques fonctionnels non complétude fonctionnelle Périmètre principal d action selon le cycle de vie du projet : phase de formation phase de mise en œuvre phase de montée en charge Missions : Assister le chef de projet opérationnel dans sa mission de définition : du scénario de fonctionnement de la solution logistique en activité, des scénarios de transition et des solutions de secours du plan opérationnel et de montée en charge Identifier et remonter les risques opérationnels Risques : risque d intégration

36 Merci de votre attention Et maintenant, à vos projets logistiques risqués mais sous contrôle! fender@enpc.fr