CONSEIL GENERAL DE LA CREUSE Direction des Affaires Générales Service des Marchés Publics

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1 CONSEIL GENERAL DE LA CREUSE Direction des Affaires Générales Service des Marchés Publics 1 - Lire un tableau de gestion: Il s'agit d'un état des documents produits et reçus par les services. A ce titre, il reflète l'organisation des services. Aussi, il sert à gérer les archives courantes (dossiers servant à la gestion quotidienne des affaires, conservés dans les bureaux) et intermédiaires (dossiers n'étant plus d'usage courant mais conservés pour des impératifs de gestion et/ou juridiques au service de préarchivage). Enfin, il permet de procéder à l'archivage des archives définitives dites historiques qui seront, quant à elles, conservées aux Archives départementales. 2 - Lire un tableau de gestion d archives Le tableau se présente en quatre colonnes : - Colonne n 1 : Nature du document Les différentes catégories de documents ou de dossiers reçus et produits par le service sont énumérées. - La Colonne durée d utilité n 2 : Durée administrative d utilité administrative est la durée pendant () laquelle les différentes sections du service conservent les documents mentionnés dans la première colonne. Cette durée est définie d un commun accord avec les Archives départementales en tenant compte des besoins d information nécessaires au bon fonctionnement des services, ainsi que des obligations légales ou juridiques. - Colonne n 3 : Sort final Les mentions de conservation, de tri ou de destruction portées dans cette colonne doivent être interprétées de la façon suivante : C : versement pour conservation définitive aux Archives départementales après avoir établi un bordereau de versement, D : destruction après obtention d un visa d élimination du Directeur des Archives départementales. : conservation partielle après tri selon les modalités définies dans cette colonne et dans la colonne. - Colonne n 4 : Cette colonne permet de préciser les modalités de tri, de justifier le sort final, d apporter des informations complémentaires sur la nature des documents et de préciser le cas échéant les dates extrêmes et le métrage linéaire. 1

2 Archivage: - Bordereaux de versements aux Archives Départementales de la Creuse - Visas d'élimination validés Permanent 1- Généralités C Chronos 5 ans D Documentation Validité D Notes de service 5 ans Conserver les notes dont le service est producteur. Organigrammes du service Validité C 1. ÉUDES PRÉALABLES Étude d impact. Étude de faisabilité. Étude technique (étude de sols dans le cas s de de travaux). Programme. Avant-projet sommaire. Avant-projet détaillé. 10 ans C Garantie décennale du constructeur (code civil, article 1792 et suiv.). 2. PUBLICIÉ 2

3 Dossier de consultation des entreprises ou DCE (documents non signés et formulaires vierges): - CCP; - devis estimatif; Annonces légales (insertion au Moniteur, au BOAMP, et au JOUE). Retrait des dossiers: récipissé de retrait. 5 ans D 10 ans D 3. RECEPION E EXAMEN DES OFFRES 10 ans D Remise des dossiers: récipissé de dépôt ou accusé de réception. Liste des entrprises ayant retiré un dossier. Liste des candidatures. Commission d'ouverture des plis: 10 ans D - convocations; - procès verbal. C Rapport d'analyse des offres 10 ans C 4. ARIBUION E NOIFICAION 4.1 Procédure fructueuse 3

4 Offres non retenues - CCP; Lettre de rejet de candidature Offres retenues Marchés de travaux. - cahier des clauses administratives particulières; - cahier des clauses techniques particulières; 5 ans (fonds français) ou 3 ans à compter de la clôture du programme (fonds européens) D Critère de tri:conserver tant que l'immeuble existe, les s de travaux importants (construction, modification de l'immeuble) et conserver définitivement les s intéressant l'histoire de l'architecture, de l'art ou des techniques, de la protection de l'nevironnement ou de l'aménagement du territoire. 4

5 Procès verbal d'attribution de la CAO 10 ans C Critère de tri: Prescription de faux en écriture publique. Notification: accusé de réception 10 ans Marchés de services - Marchés de maîtrise doeuvre ou de définition - CCP; Procès verbal d'attribution Notification: accusé de réception Critère de tri:conserver tant que l'immeuble existe, les s de travaux importants (construction, modification de l'immeuble) et conserver définitivement les s intéressant l'histoire de l'architecture, de l'art ou des techniques, de la protection de l'nevironnement ou de l'aménagement du territoire. - Marchés récurrents (entretien courant, menus travaux, contrôle technique, sécurité, etc ) D 5

6 - CCP; - bordereau des prix unitaires. Procès verbal d'attribution. Notification: accusé de réception 10 fin ans de à l'execution compter de du la Marchés de fournitures Le dossier doit être conservé 10 ans au moins au titre de la prescription des faux en écriture publique. Critère de tri: On conservera les s de fournitures très spécifiques. - CCP; - bordereau des prix unitaires. 4.2 Procédure infructueuse suivie ou non d'une nouvelle consultation 6

7 - CCP; Procès verbal de la commission d'attribution Notification du caractère infructueux de la consultation: accusé de réception. - CCP; 5 ans D 10 ans C 5 ans D 4.3 Procédure sans suite 5 ans D 5. EXECUION 7

8 Ordres de service (de démarrage des travaux, de règlement d'un lot du, etc ) 10 ans D 5.1 Suivi technique Marchés de travaux Planning de travaux 10 ans D Plans d'exécution d'ouvrage (PEO) 10 ans Critère de tri: Selon l'intérêt du et des documents. Suivi général: notes, rapports, comptes rendus de chantier et de coordination, correspondance, photographies. 10 ans Critère de tri: Selon l'intérêt du et des documents. Contrôle technique: rapport. 10 ans Contrôle de sécurité: avis, rapport. 10 ans Liste de réserves. Procès verbal de levée de réserves Procès verbal de réception. Dossier des ouvrages exécutés (DOE) 10 ans Garantie décennale du constructeur (code civil, article 1792 et suiv.). Marchés de services et de fournitures Notes, rapports, comptes rendus de réunions, correspondance, photographies. 5.2 Suivi financier Mandats ou certificats de paiement 10 ans D 10 ans Critère de tri: Selon l'intérêt du et des documents. 8

9 Cautions bancaires et mainlevées de 10 ans D cautionnement. Décompte général définitif. 10 ans Critère de tri: Conserver le DGD correspondant aux s dont le dossier est conservé. Certificat pour solde. 10 ans D 6. LISES ANNUELLES DES MARCHES Listings annuels des s publics 10 ans C 9