GUIDE DES BONNES PRATIQUES D ARCHIVAGE A L USAGE DES COMPOSANTES

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1 SECRETARIAT GENERAL BUREAU DES ARCHIVES GUIDE DES BONNES PRATIQUES D ARCHIVAGE A L USAGE DES COMPOSANTES Université Paris Diderot-Paris 7 Responsable du Bureau des archives : Charlotte Maday (charlotte.maday@univ-paris-diderot.fr, ) Chargée des archives des composantes : Magalie Moysan (magalie.moysan@univ-paris-diderot.fr, ) Tous les acteurs de l université produisent des documents, et donc des archives. Il convient alors de s assurer de leur bonne conservation à long terme, pour des raisons juridiques, scientifiques et historiques. Ce guide est destiné aux personnels administratifs et scientifiques des composantes. Il vise à les aider dans la gestion quotidienne de leurs archives, ainsi que dans leurs contacts avec le Bureau des archives.

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3 Sommaire 1. Que sont les archives? Définition légale des archives Les trois âges des archives Pourquoi conserver ses archives? Responsabilités Le rôle de l archiviste Bien tenir ses archives Réfléchir à l archivage dès la création du document Tenue des dossiers Verser ses archives Trier ses archives... 7 a. Tableaux de gestion... 7 b. Recommandations matérielles Rédiger un bordereau de versement Le transfert des boîtes Procédures d élimination... 9 a. Eliminations sur site b. Eliminations par le Bureau des archives Les archives personnelles des scientifiques La consultation des archives Par les composantes Par le public a. Qui peut consulter les archives des services? b. Quels sont les dossiers non communicables? c. La procédure de dérogation Lexique... 13

4 1. QUE SONT LES ARCHIVES? 1. Définition légale des archives Les archives sont définies comme «l ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l exercice de leur activité.» Code du Patrimoine, art. L La notion d archives est indépendante : De la date : tout document est considéré comme archive dès son élaboration ou sa réception. De la forme : document manuscrit, texte imprimé ou dactylographié, plan, affiche, Du support : papier, photographie, bande audiovisuelle, document numérique 2. Les trois âges des archives Les archives courantes : ce sont les dossiers en cours, encore utiles pour la gestion quotidienne. Ils sont conservés dans les bureaux. Ex : Les dossiers administratifs des personnels en poste sont des archives courantes jusqu au départ de l agent. Les archives intermédiaires : ce sont les dossiers clos. Les affaires ont été traitées, mais les dossiers doivent être conservés à proximité des laboratoires ou UFR d origine, en raison des prescriptions légales, d une éventuelle réouverture ou de demandes de consultations par le service versant. Ex : Les dossiers administratifs des personnels qui ont quitté la composante, mais dont les dossiers sont susceptibles d être complétés (retraite ) sont des archives intermédiaires. Les archives définitives : ce sont les documents qui ont une valeur pérenne et présentent un intérêt pour la recherche historique et le patrimoine culturel scientifique. Ex : A terme, les cours donnés par les enseignants-chercheurs deviennent des archives définitives, qui serviront à l élaboration d une histoire de l enseignement. Création Validation Fin d usage immédiat Echéance légale Utilité immédiate Utilité juridique Utilité historique Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives Plan de classement Versement au Bureau des archives Versement aux Tableaux de gestion Récolement Archives nationales Guide des bonnes pratiques Classement

5 3. Pourquoi conserver ses archives? Tous les acteurs de l université peuvent trouver un intérêt à l optimisation de la gestion des archives : Les laboratoires et les composantes bénéficient d une meilleure gestion des archives, qui facilite le travail au quotidien et garantit de meilleures conditions de conservation. Les chercheurs peuvent garantir plus facilement la paternité de leurs idées en retraçant l historique de leurs recherches et retrouvent aisément la trace de leurs travaux. L université : les archives permettent de mieux gérer l établissement, de retracer l histoire de l université pour constituer un socle scientifique plus solide, de créer une mémoire et une histoire collectives. 4. Responsabilités Les archives des universités sont publiques. Elles sont donc imprescriptibles et inaliénables, et doivent être conservées dans un service public d archives. Tout chercheur, et tout fonctionnaire en général, est responsable des documents qu il produit ou reçoit dans le cadre de son travail. Mais il n en est pas propriétaire : à son départ l ensemble des archives est à remettre au Bureau des archives. Les archives constituent à la fois des preuves en cas de litige et une mémoire scientifique. A l université Paris VII-Paris Diderot, le Bureau des archives a la responsabilité de la gestion des archives. Il assure donc le traitement, la conservation et la communication des archives dans le respect des règles fixées par l Etat, sous le contrôle scientifique et technique de la Mission des Archives nationales auprès des ministères de l Education nationale et de l Enseignement supérieur et de la recherche. Le Service interministériel des Archives de France, par délégation du ministre de la Culture, exerce un contrôle sur l ensemble des archives publiques et définit les normes d archivage. Les archives ne peuvent être ni aliénées ni détruites sans autorisation du Bureau des archives et du Service interministériel des Archives de France. Toute infraction à ces principes est passible d amendes et de peines d emprisonnement. (Code pénal, art )

6 5. Le rôle de l archiviste L archiviste doit maîtriser toutes les étapes de la chaîne archivistique : âge courant, âge intermédiaire, âge définitif. Pour cela, il doit mettre en œuvre les moyens permettant d assurer au mieux, dès la création des documents, leur collecte, leur traitement, leur conservation et leur communication au public. Intervention de l archiviste Contrôle de la conservation Evaluation et tri Formation et contrôle Information et conseil Conservation physique, inventaire, valorisation Ses grandes missions sont : 1. L audit, l expertise et la formation : il évalue les besoins en termes d archivage, forme les personnels à la gestion de leur production documentaire et élabore des outils de traitement des archives dès leur création. 2. La collecte et l évaluation : il assure la veille et la collecte des archives auprès des services producteurs de l établissement, et procède au tri, au classement et aux éliminations. 3. Le classement et la conservation : il organise le fonds d archives de façon cohérente et prend des mesures pour assurer la conservation des documents. 4. La communication : il élabore des outils d aide à la recherche, communique les documents aux différents publics, oriente et guide les utilisateurs dans leurs recherches. 5. La valorisation : il valorise le patrimoine historique de l université par la communication des archives au plus grand nombre ; il participe à des expositions et à des publications et collabore à des groupes de réflexion et de travail autour des archives. 2. BIEN TENIR SES ARCHIVES 1. Réfléchir à l archivage dès la création du document Tout document est une «archive» dès sa création. Il a donc un sort final : la conservation ou l élimination. Pour éviter de prendre trop de temps au moment de l archivage, il est essentiel de penser à la place qu occupera l archive dès sa création.

7 2. Tenue des dossiers Quelques conseils pour la tenue quotidienne des dossiers : Tout document doit être classé dans un dossier Afin de faciliter le travail au quotidien et de gagner du temps au moment de l archivage des dossiers, pensez à structurer les dossiers selon le principe : un dossier / une idée, et à noter le titre du dossier sur la pochette. Les titres «divers» ou «autre» sont à proscrire, car peu signifiants. Chaque dossier doit être identifié par un titre et des dates extrêmes. Il est préférable de n ouvrir qu un seul dossier par affaire. Si le dossier devient trop volumineux, le scinder en sous-dossiers en identifiant lisiblement le dossier «père» si nécessaire. Organiser logiquement les documents à l intérieur d un dossier (ordre chronologique, thématique ) Si possible, opérer des tris réguliers (brouillons, doubles et copies, ) 3. VERSER SES ARCHIVES 1. Trier ses archives a. Tableaux de gestion Toutes les archives ne sont pas à conserver indéfiniment, pour des raisons d intérêt et de place. Pour vous aider dans la sélection des documents à conserver, le Bureau des archives met à votre disposition des tableaux de gestion. Un tableau de gestion aborde toute la production documentaire d une entité et statue sur le sort final des documents. Il est réalisé par l archiviste en collaboration avec le personnel des entités. Il se présente sous cette forme : Typologie des documents Format de DUA Sort final Observations l information Ex : Sujets des examens Papier 2 ans C Selon instruction Education du 22 février 2005, point 3.3 La première colonne indique la typologie des documents produits ou reçus. La deuxième colonne précise si le document se trouve en format électronique ou papier. La troisième concerne la durée d utilité administrative (DUA), c est-à-dire le délai pendant lequel les documents sont nécessaires à l activité du service (âges courant et intermédiaire). Le sort final est le sort du document à la fin de la durée d utilité administrative. Il consiste en : «Conserver»(C): conservation intégrale et versement du document au Bureau des archives. «Détruire»(D) «Trier»(T): tri selon les modalités indiquées en observations. La colonne «Observations» donne des précisions à la fois sur la gestion des archives pendant leur DUA et sur les modalités du tri à opérer pour le document lorsque T est indiqué en sort final.

8 Pour d éventuelles questions, vous pouvez contacter Magalie Moysan (magalie.moysan@univ-parisdiderot.fr) ou Charlotte Maday (charlotte.maday@univ-paris-diderot.fr) b. Recommandations matérielles Agrafes/trombone : il est préférable de limiter l utilisation d agrafes et de trombones en métal, qui nuisent à la qualité du papier sur le long terme. Préférez-leur des trombones en plastique. Elastiques : il est souhaitable d utiliser le moins d élastiques possibles, car à terme ils adhèrent au papier et lui nuisent. Pochettes plastiques : sur le long terme, les pochettes adhèrent au papier et rendent l encre moins lisible. Il est recommandé d utiliser des pochettes cartonnées plus respectueuses du papier. Cartons d archives : il est indispensable qu un carton d archives soit solide, facilement maniable et bien identifié. Préférez donc des cartons de petite contenance (10 cm), que vous numéroterez de 1 à n (cf bordereau de versement). Ruban adhésif : il est recommandé d utiliser le moins de ruban adhésif possible. Son utilisation entraîne une dégradation du document (perte d information). 2. Rédiger un bordereau de versement Un bordereau de versement est une liste qui décrit par boîte le contenu des dossiers à remettre au service d archives. Il doit obligatoirement être rédigé en deux exemplaires : un pour le service versant, et un pour le Bureau des archives. Pour obtenir des modèles de bordereaux, vous pouvez contacter le service des archives. Pour chaque boîte, figurent les informations suivantes : Numéro de Description du contenu Dates la boite 1 Ex : Copies d examen Le numéro de la boîte : les boites sont à numéroter de 1 à n. Pour éviter des erreurs, les bis et ter sont à proscrire. Le numéro attribué est à reporter visiblement sur les boites. Description du contenu : la description du contenu doit être lisible et intelligible par une personne étrangère au laboratoire ou à l UFR. Elle doit être aussi précise que possible. Ainsi, il est préférable d évitez les «divers» et autres «généralités». Pour cela, il faut se souvenir de la raison de la création du dossier. Deux boîtes ne doivent jamais comporter une description identique. Elles doivent pouvoir se différencier par la typologie, les dates des documents, Si la boîte contient plusieurs dossiers différents, lister les différentes typologies de documents. Dates extrêmes : Ce sont les dates des documents les plus anciens et les plus récents contenus dans la boîte.

9 3. Le transfert des boîtes Conditionner les dossiers dans des boîtes d archivage et les numéroter de 1 à n. Les boîtes doivent être remplies de manière à pouvoir fermer correctement (sans forcer). Remplir le bordereau de versement puis le faire parvenir au Bureau des archives par voie électronique afin que l archiviste puisse y apporter d éventuelles corrections et en valider le contenu. Après vérification du bordereau, l archiviste donne son accord pour le versement et lui attribue une cote. Le service versant reporte la cote sur les boites d archives. Faire signer le bordereau de versement par le responsable de l UFR ou du laboratoire et transmettre le bordereau signé au Bureau des archives. Le Bureau des archives contacte le service versant pour fixer la date du transfert. Celui-ci ne doit pas oublier de préciser le lieu (bâtiment, étage, bureau ) où les cartons sont entreposés, et tenir prêts les moyens d accès aux cartons (clefs, badges ) pour les agents du Bureau des archives. Après vérification de la cohérence entre le bordereau de versement et les boîtes d archives, celles-ci sont rangées dans les magasins d archives. Le Bureau des archives renvoie le bordereau signé au service versant, qui le conserve comme preuve du versement. 4. Procédures d élimination Les archives propres des établissements de recherche et d enseignement scientifiques sont des archives publiques. Elles sont donc inaliénables. Cela signifie qu elles ne peuvent en aucun cas être aliénées ou détruites sans autorisation du Bureau des archives et du Service interministériel des Archives de France. «Lorsque les services, établissements ou organismes désirent éliminer les documents qu ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la Direction des Archives de France et du bureau des archives. Toute élimination est interdite sans visa.» Décret du 3 décembre 1979, art. 16. «Le fait, par une personne dépositaire de l autorité publique ou chargée d une mission de service publique, [ ], de détruire, détourner ou soustraire un acte, un titre ou des fonds publics ou privés, ou effets, pièces ou titres en tenant lieu, ou tout autre objet qui lui ont été remis en raison de ses fonctions ou de sa mission est puni de dix ans d emprisonnement et de euros d amende.» Code pénal, art Il convient de respecter la procédure en vigueur avant toute destruction matérielle de documents. Cette procédure concerne les documents qui ne présentent pas d intérêt historique et qui sont arrivés au terme de leur durée d utilité administrative.

10 a. Eliminations sur site Comment procéder? Vérifier à partir du tableau de gestion que les documents peuvent être détruits. Mettre les dossiers en cartons, numérotés de 1 à n. Rédiger le bordereau d élimination en trois exemplaires : c est le document réglementaire qui permet la destruction des documents. Soumettre le bordereau au Bureau des archives. La délivrance du visa autorise l UFR ou le laboratoire à détruire les dossiers et le décharge de toute responsabilité. Après obtention du visa d élimination, le Bureau des archives prend en charge les documents pour les détruire. Pour des raisons de confidentialité, les documents sont détruits par broyage, déchiquetage ou incinération. Un exemplaire du bordereau d élimination est adressé au service versant pour conservation. Comment remplir le bordereau d élimination? Il n est pas nécessaire de décrire chaque boîte : Reporter le numéro attribué aux cartons dans la colonne de gauche. Indiquer le contenu (nature des documents) d un ensemble de boîtes Indiquer les dates extrêmes des documents. Indiquer si possible la référence aux textes réglementaires ou au tableau de gestion existant. Chiffrer le métrage linéaire. Il s agit du nombre de mètres que représentent les boites mises bout à bout : 10 boîtes de 10 cm font 1 mètre. Ce métr age sert à évaluer la quantité de documents pour faciliter la prise en charge par le Bureau des archives. Exemple : N Contenu Dates Justification 1-25 Refus d admission en licence et master Tableau de gestion, point b. Eliminations par le Bureau des archives Il s agit des documents versés en tant qu éliminables à terme et arrivés au terme de la durée légale de conservation. Le bureau des archives prépare un bordereau d élimination (trois exemplaires) qu il envoie pour visa au chef du service versant. Celui-ci doit en prendre connaissance, les viser et retourner les documents au bureau des archives. Les bordereaux d élimination sont ensuite transmis aux Archives nationales pour visa. Dès l obtention du visa, il est procédé à la destruction des archives suivant les mêmes principes que pour les éliminations pratiquées par les services. Après destruction, un exemplaire du bordereau est adressé au service producteur pour conservation. En cas de désaccord, le service versant doit motiver par des nécessités juridiques son opposition à l élimination. Les archives sont alors conservées.

11 Dans le cas où le refus d éliminer ne peut être justifié par des motifs juridiques, les boîtes sont remises à la disposition du service versant. «Les services, établissements et organismes ne peuvent s opposer à l élimination d archives versées par eux [ ] qu en raison des nécessités juridiques. Lorsqu il n existe pas de nécessités juridiques justifiant le refus d élimination, les services, établissements et organismes peuvent reprendre les documents dont l élimination est proposée. Cette faculté peut s exercer dans un délai de trois mois, à l expiration duquel la Direction des Archives de France est habilitée à procéder à l élimination.» Décret du 3 décembre Les archives personnelles des scientifiques Les archives personnelles des scientifiques sont souvent considérées par les scientifiques euxmêmes comme des archives privées, au sens juridique du terme, alors même que l essentiel de leur activité de recherche s est déroulé dans le cadre d un établissement d enseignement ou de recherche à caractère public. Les archives personnelles des scientifiques semblent se confondre avec les archives des laboratoires et il est difficile d établir une distinction formelle entre archives personnelles et archives de laboratoires. Dans ces cas complexes, le Bureau des archives vous propose d établir une convention de don ou une convention de dépôt avec l université. Le Bureau des archives garantit la confidentialité de vos données dans le respect des délais formulés par le Code du patrimoine, et vous donne la possibilité d approuver ou non la communication de vos archives à un tiers. 4. LA CONSULTATION DES ARCHIVES Le Bureau des archives est composé d archivistes formés au respect des règles de confidentialité. Par ailleurs, les données à caractère personnel, les brevets et expertises ne peuvent être divulgués au public sans accord préalable du laboratoire. L accès à ces données est limité. 1. Par les composantes Tant qu ils ne sont pas librement communicables au public extérieur (Code du patrimoine, article L213-2), les documents versés au Bureau des archives par la composante ne sont communicables immédiatement qu à lui seul. Le service versant a libre accès aux documents qu il a produits après leur versement. Pour retrouver un dossier archivé, il faut chercher sa cote sur le bordereau de versement, puis formuler une demande de communication au Bureau des archives par mail (magalie.moysan@univparis-diderot.fr ). Dans un souci de traçabilité, les demandes téléphoniques ne sont pas prises en compte. La demande de communication contient les éléments suivants : la cote précise figurant sur le bordereau de versement incluant le numéro de carton, l analyse du document (nom de la personne pour un dossier nominatif ), l intitulé précis du laboratoire demandeur avec les coordonnées de la personne qui souhaite obtenir communication d un document.

12 Le document parvient au laboratoire accompagné d un bulletin de communication qu il doit impérativement conserver. Une fois la consultation du dossier terminé, merci de le retourner au Bureau des archives, qui le réintégrera dans son fonds. 2. Par le public a. Qui peut consulter les archives des services? Certains documents sont communicables immédiatement : tout dossier communicable au moment du versement le reste, à toute personne qui en fait la demande. En ce qui concerne les autres documents, seul le service versant y a accès immédiatement. Les autres services ne peuvent les consulter sans son autorisation (loi CADA du 17 juillet 1978 et Code du patrimoine). La communication des dossiers à l usage de partenaires extérieurs est placée sous la responsabilité du service concerné. Le prêt de documents est exclu pour les publics extérieurs ; seules des photocopies ou des versions numériques sont accordées. b. Quels sont les dossiers non communicables? Les dossiers non communicables au moment du versement ne sont pas communicables au public avant l expiration de différents délais (Code du patrimoine, article L213-2) : Dossiers comportant des renseignements individuels à caractère médical : 25 ans à compter de la date de décès de l intéressé ou 120 ans à compter de sa date de naissance. Dossiers de personnels : 50 ans à compter de la date du document le plus récent inclus dans le dossier. Affaires portées devant les juridictions : 75 ans à compter de la date du document le plus récent inclus dans le dossier ou 25 ans à compter de la date de décès de l intéressé si ce dernier délai est plus bref. Documents mettant en cause la vie privée : 50 ans à compter de la date du document le plus récent inclus dans le dossier. Documents portant atteinte au secret en matière commerciale et industrielle : 25 ans à compter de la date du document le plus récent inclus dans le dossier. c. La procédure de dérogation Pour obtenir communication d un dossier non communicable au regard de la loi, le demandeur peut faire usage de la procédure de dérogation. Il peut demander un formulaire de dérogation au Bureau des archives, par mail ou téléphone. Les archives peuvent être consultées si la demande de dérogation formulée auprès du Bureau des archives, puis soumise au Service interministériel des Archives de France, reçoit une réponse favorable. L autorisation de dérogation doit faire état : De la liste des documents qui peuvent être communiqués, De l identité des personnes admises à en prendre connaissance, De l engagement sur l honneur de ne divulguer aucun élément pouvant porter atteinte à la vie privée.

13 5. LEXIQUE Bordereau d élimination : état des documents soumis par un service producteur au visa d'élimination de l'archiviste, ou proposés à l élimination par un service d archives. Bordereau de versement : pièce justificative de l opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant. Le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d instrument de recherche. Convention de dépôt : le dépôt n entraîne pas de transfert de propriété et est révocable. Il est souvent considéré comme un acte préalable au don. Convention de don : acte permettant le transfert de la propriété des archives. Les dons peuvent être assortis de conditions quant à la conservation et la communicabilité des documents. Cote : Ensemble de symboles (lettres, chiffres et signes) identifiant chaque article dans un service d archives, matérialisant son classement dans son fonds ou sa série (cote intellectuelle) et permettant de le localiser sur les tablettes des magasins (cote de rangement). Mètres linéaires : mesure qui s applique aux archives. Il faut 10 boîtes d archives de 10 cm pour faire un mètre linéaire. Service versant : nom générique des services confiant leurs documents au Bureau des archives par des versements réguliers. Tableau de gestion : tableau synthétique permettant aux services versants de gérer l archivage ou l élimination de leurs documents. Le tableau précise les référentiels et les dispositions légales qui président à cette sélection. Typologie documentaire : toute appellation qui définit la forme diplomatique ou matérielle d un document et qui constitue un élément de sa description. Récolement : établissement par ordre topographique d une liste des documents présents dans un local. Il sert notamment à s assurer qu aucun document n est manquant, et à évaluer le temps nécessaire au classement. Versement : opération matérielle et administrative par laquelle la responsabilité de la conservation d archives passe du producteur au Bureau des archives.

14 Annexe : Procédure d archivage Composantes Décision d archivage : prise de contact avec le bureau des archives Organisation des dossiers en interne Conservation définitive Préarchivage Elimination immédiate Bordereau de versement Demande d élimination aux Archives nationales Transfert au Bureau des archives Conservation définitive Conservation temporaire Destruction après obtention du visa des Archives nationales Consultation sur place Communication au service versant Versement aux Archives nationales Demande d élimination aux Archives nationales Destruction après obtention du visa des Archives nationales