Solution documentaire globale. Présentation du 14 janvier 2010

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1 Cadic Intégrale Solution documentaire globale 1

2 Cadic SA et ses activités Société française, créée en 1986, éditeur de Siège : 146 rue Montmartre PARIS Domaine d activité : Information Documentation - Archives Chiffre d affaires 01/04/ /03/2009 : 2,5 M 40 collaborateurs Evolution de l offre 1997 : moteur de recherche, gestion documentaire, multi-plateformes 2001 : architecture tout web, sans déploiement 2006 : Cadic Intégrale, élargissement de l offre Club des Utilisateurs composé de 150 membres actifs Rencontres régulières des utilisateurs et des responsables R&D et Produit au sein de Commissions thématiques Rencontre annuelle organisée par nos soins 2

3 Quelques références récentes Ministère de la Défense, DGA, CEDOCAR Projet pour l ensemble des centres de ressources documentaires du ministère et les organismes affiliés. Application «Bibliothèques numériques» appelée ISATIS. Ministère de la Défense, DCSID Application (Intranet documentaire sites métier). Portail de la documentation métier des personnels du Service d Infrastructure de la Défense et outil de communication transverse. Archives Nationales d Outremer Gestion des fonds d archives publiques de la présence coloniale, d archives privées et d entreprises relatives à l outre-mer, de la bibliothèque d études, de la cartothèque et de l iconothèque. Portail documentaire. Météo France Mise en place d un «guichet unique» d accès aux ressources (catalogue du SIGB, bases GED internes, entrepôt OAI, photos, ressources électroniques externes), sur l Intranet et le site Internet. Reprises JLB et Superdoc. Cour des Comptes Application PRODIJ (Production des documents internes des juridictions). Publication de contenus, Portail documentaire collaboratif. Documentation française SIGB (Unimarc), GED, Publication de contenus, Portail documentaire collaboratif. Institut Polytechnique Lasalle-Beauvais SIGB (Unimarc), GED. Portail documentaire. Quatrem 1ère informatisation. Bibliothéconomie, GED et Portail Intranet. Maison Européenne de la Photographie 1 ère informatisation de la Bibliothèque et de la Vidéothèque. Portail documentaire. Conseil général de Haute-Savoie (CG74) Ré-informatisation de la Bibliothèque des Archives et de la Bibliothèque du Grand Séminaire. Association Interdoc Création d une base partagée de référencement d articles de périodiques. Import de données provenant des systèmes locaux des adhérents et export pour alimentation de ces systèmes. Accessible depuis le site Internet de l association. 3

4 L offre Cadic Intégrale Serveur d application Moteur de recherche Extensions linguistiques WebAdmin - WebScript Statistiques ExImport - Iso2709 ModifGlob Intégration Urls Services Web / SOAP - XML Authentification Saisie Recherche Récupération des résultats en XML API (Interface de programmation de l application) Portail Authentification Interne Annuaire LDAP, AD, CAS Single Sign On Gestion des droits d accès aux données et aux documents aux formulaires à la Page d accueil personnalisée à l Espace Personnel Produits documentaires Fils RSS, Revue de presse, Dossiers documentaires,... Recherche fédérée Web, Z39.50, bases internes Moissonneur OAI Journal des transactions Gestion de métadonnées Saisie - Alimentation Format libre ISBD UNIMARC ISAD/G EAD Bibliothéconomie (Acquisitions, Périodiques et Bulletinage, Prêts, Récolement, ) Gestion des Archives (Services versants, Entrées, Versements, Communication, Récolement,...) Gestion des Collections Muséales (Inventaire, Registre, Entrées, Mouvements,...) Thesaurus et Plan de classement Passerelle SuDoc Publication et Gestion de contenu Gestion électronique de documents Workflow documentaire Gestion du cycle de vie jusqu à l Archivage électronique Connecteur Messagerie Publication sur support amovible Serveurs XML, RSS, Z39.50, OAI Indexation riche par les moteurs Web publics Interface d alimentation HAL Multimédia Photothèque Gestion des droits de diffusion Visualiseur : zoom, rotation, miroir,... Diffusion échantillonnée Audio-Vidéothèque VOD Vidéo à la demande Diffusion broadcast streaming Analyse intelligente 4

5 Module de Gestion des archives 5

6 Module de Gestion des archives - Fonctionnalités (1) 1. GESTION DES ENTREES ET DES VERSEMENTS Gestion des services versants Préparation des versements Identification du versement Gestion des entrées Définition du contexte de versement Affectation d un code de localisation Edition Création des services versants (norme ISAAR) Mise à jour des fiches d'identité des services versants (code, nom, adresse, téléphone, etc.) Gestion de l'historique des services versants (fusion, scission, etc.) Liste des dossiers à verser aux centres d'archives Production des bordereaux de versements Référence intitulé, dates de création des dossiers Enregistrement du bordereau de versement et émission AR (n versement, service,...) Possibilités d'entrées extraordinaires Enregistrement des transferts par dossier (cote de classement, localisation, durée de conservation) -Nom - Producteur - Date de constitution de l unité - Historique de la conservation Composé des identifiants cumulés des différents niveaux de localisation (magasin, épi, travée, tablette) Edition d'étiquette de localisation et des cotes de rangements En versement ou passage en archives définitives 6

7 Module de Gestion des archives - Fonctionnalités (2) 2. GESTION DES MAGASINS Gestion des magasins et des espaces de stockage Identification automatique de la localisation et mise à jour du fichier de récolement Mise à jour des informations de traçabilité des documents ou des dossiers Gestion du métrage et du taux d occupation des magasins Mise à jour de l historique de transfert Gestion du récolement 3. GESTION DES ELIMINATIONS ET DES REVISIONS Edition de tableau de gestion Liste Mise à jour Mise à jour des informations de récolement Edition d un répertoire des localisations par magasin Pour les inventaires : - saisie des codes des unités d archives présentes physiquement en magasin et comparaison avec fichier informatique - édition d un rapport des anomalies Tableau de suivi Liste des documents ou dossiers ayant atteint la limite d'utilité administrative Mise à jour des bases de données pour retrait des documents éliminés 7

8 Module de Gestion des archives - Fonctionnalités (3) 4. GESTION DOCUMENTAIRE Gestion des langages contrôlés Listes d autorité pour contrôler la saisie Thesaurus W Fiche descriptive pour les différents types de documents identifiés Vérification des contenus Analyse en conformité avec les normes en vigueur Moteur de recherche 5. GESTION DES RECHERCHES ET DES COMMUNICATIONS Communications Métadonnées relatives à l'identification, l'indexation, relations entre les dossiers Liste des classements, tri et édition d'instruments de recherche par fonds et par série Conformité aux règles de conservation, tris, élimination, classement Description ISAD(G) Production d instruments de recherche (EAD) Fonctionnalités de recherche standards de Cadic Intégrale Prise en charge de la demande de communication déposée à distance par le service demandeur Vérification de l'habilitation du service demandeur, la disponibilité des dossiers et affectation d'un identifiant à la communication Edition d'un bon de livraison et d'un fantôme Prise en charge des sorties et retours des dossiers et mise à jour des informations de traçabilité Edition de liste de documents en communication et gestion de la relance avec les services versants Edition des historiques de versements par service 8

9 Module de Gestion des archives - Fonctionnalités (4) 4. GESTION DES RECHERCHES ET DES COMMUNICATIONS (suite) Recherche demandée à distance Gestion des visas Prise en charge de la demande de communication en salle Vérification de la conformité de la demande Edition d une fiche fantôme Prise en charge de la sortie des documents Edition d un bon de communication Gestion des lecteurs Enregistrement du bordereau de consultation interne/externe/archives historiques Affectation de la demande à un correspondant d'archives chargé de répondre avec une date limite Emis par les services versants Gestion des dérogations Identifiant du lecteur, des dossiers objet de la communication Disponibilité des dossiers, communicabilité - Date de sortie - Date de retour prévue - Service - Nom du demandeur Mise à jour du fichier de traçabilité Fiche fantôme Inscription des nouveaux lecteurs en salle de lecture 9

10 Module de Gestion des archives - Fonctionnalités (5) 6. PILOTAGE ET STATISTIQUES Gestion des entrées et des versements Gestion des magasins Gestion des recherches et communications Gestion des lecteurs 7. AUTRES FONCTIONNALITES Gestion des profils d utilisateurs Ergonomie, navigation dans l outil Import / Export Traçabilité Etat des versements par service et par période Statistique des fréquences de versements par service Etat des activités des centres d archives Liste de mètres linéaires occupés disponibles et en accroissement net par magasin, épi, travée, tablette Liste des accroissements (en mètre linéaire) par services versants Analyse statistique de l'historique des transferts et mise à jour de l'échéancier de transfert Liste des dossiers demandés par date, par demandeur, par dossier, etc. Nombre de dérogations aux règles de communicabilité Nombre de visas accordés Nombre de documents communiqués en salle Statistiques sur les documents les plus sollicités, les moins sollicités Edition de liste de lecteurs par catégorie (chercheur, historien, étudiants, etc.) Liste des demandes des lecteurs par catégories (dossiers, registres) Paramétrable Interface Web Modèles paramétrables, EAD Enregistrement date de début et date de fin de chaque étape dans le processus de travail 10

11 Références Archives Administration et Collectivités Ministère de la Justice du Maroc Le ministère a déployé Cadic Intégrale pour la gestion de ses archives physiques. Les six centres d'archives du ministère accueillent près de 70 kilomètres linéaires de documents. Musée National du Sport Le musée a retenu Cadic Intégrale pour la gestion de ses fonds documentaires, de ses collections muséales et de ses fonds d archives. Conseil général de la Gironde Publication des fonds d archives EAD. Mairie d Angers Publication des fonds d archives EAD et ISAD(G). Conseil général des Alpes-Maritimes (06) Gestion des bases documentaires du Service Documentation et du Service des Archives. Entreprise Sonatrach Direction AVAL (1ère société algérienne, spécialisée dans le traitement des hydrocarbures et de leurs dérivés) Après la mise en œuvre de Cadic Intégrale pour la gestion de la documentation technique, la société a acquis le module de Gestion des archives pour l ensemble de ses services centraux. 11

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