Microsoft Office SharePoint Server Guide d évaluation

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1 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Guide d évaluation Février 2007

2 Synthèse Ce guide d évaluation est conçu pour vous présenter les objectifs et les fonctionnalités de Microsoft Office SharePoint Server 2007, et pour vous permettre de mettre en œuvre ce produit. Il montre les solutions et les avantages apportés par Office SharePoint Server 2007, ainsi que la description des fonctionnalités nouvelles ou améliorées en ce qui concerne le portail, les recherches, la gestion de contenu, l intégration et les formulaires métier, et l analyse décisionnelle. Ce guide constitue une présentation pratique des principales fonctionnalités du produit. Il se termine en fournissant des informations utiles aux administrateurs et développeurs. Grâce à ce guide, le lecteur pourra évaluer en profondeur Office SharePoint Server 2007 et le prendre en mains. Pour obtenir les informations les plus récentes sur Office SharePoint Server 2007, visitez la page Technologies et produits SharePoint ( Pour obtenir d autres ressources sur ce produit, reportez-vous à la section «Informations supplémentaires», à la fin de ce guide.

3 Sommaire Introduction... 1 Ressources disponibles pour évaluer Office SharePoint Server Produits et technologies Microsoft SharePoint... 3 Windows SharePoint Services Microsoft Office SharePoint Server Il existe aussi des produits destinés à faciliter les recherches d information et la gestion des formulaires Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Search... 4 Microsoft Office Forms Server Windows SharePoint Services Comparaison entre les différentes versions de Microsoft Office SharePoint Server Fonctionnalités d Office SharePoint Server Collaboration... 9 Portail Personnalisation Profils utilisateurs et le magasin des données de profil Navigation et annuaire du site Ciblage d audience Des WebPart pour simplifier la recherche de contenu Contenu et structure du site WebPart Documents et Sites SharePoint Modèles de site de portail Recherche de contenu d entreprise Pertinence Recherche des personnes Recherche des données métier Expérience utilisateur Sécurité Extension de la recherche Administration et capacité à monter en charge de la fonction de recherche Gestion du contenu Gestion de documents Gestion des enregistrements Gestion de contenus Web Création de contenu Web Formulaires et intégration Catalogue de données métiers Aide à la décision Aide décisionnelle via le Web à l'aide d'excel Services Interopérabilité des produits et technologies Microsoft SharePoint Interopérabilité Services Web Développement personnalisé Architecture d Office SharePoint Server Services et application... 67

4 Services de plateforme Services du système d'exploitation Services partagés Installation d un serveur d évaluation Matériel nécessaire Logiciels nécessaires Base de données Serveur de base de données Système d'exploitation Composants Windows Microsoft.NET Framework Installer et configurer Office SharePoint Server 2007 avec Microsoft SQL Server 2005 Express Edition Étapes de post-installation Présentation du produit Exercice 1 Prise en main Exercice 2 Administration d un site Création d un groupe Exercice 3 Composants WebPart Ajout de composants WebPart Exercice 4 Composants WebPart pour informations communes Exercice 5 Sécurité Sécurité au niveau de l élément Version et historique d un élément Corbeille Exercice 6 Notifications Alertes Notifications par courrier électronique Flux RSS Exercice 7 Utilisation de Microsoft Office Outlook Calendriers et tâches partagées Exercice 8 Ciblage de l audience Exercice 9 Profil et Mes sites Réseau social Exercice 10 Créer une liste SharePoint pour suivre les avis de revendeurs à partir du Catalogue de données métiers Créer la liste Avis de revendeurs Exercice 11 Flux de travail Informations complémentaires

5 Introduction Bienvenue dans le guide d évaluation de Microsoft Office SharePoint Server La lecture de ce guide doit vous donner suffisamment d informations et de connaissances sur Office SharePoint Server 2007 pour évaluer ce produit Microsoft. Office SharePoint Server 2007 aide les entreprises à obtenir un meilleur contrôle et une plus grande visibilité sur les contenus, à rationnaliser les processus métier et à simplifier l accès et le partage d informations. De plus, Office SharePoint Server 2007 donne aux professionnels de l informatique les outils dont ils ont besoin pour l administration des serveurs, l extension d applications et l interopérabilité. Office SharePoint Server 2007 représente un emplacement unique où les employés convergent pour trouver des ressources, accéder aux connaissances de l entreprise et exploiter des informations pour prendre de meilleures décisions. Office SharePoint Server 2007 vous aide à : Mieux exploiter vos informations. Vous prenez de meilleures décisions car vous avez accès, en un seul point, à toutes les informations dont vous avez besoin ; des fonctionnalités vous aident à trouver du contenu pertinent. Vous disposez d un contrôle accru sur le stockage, la sécurité, la diffusion, l utilisation et l administration des documents et d autres contenus électroniques comme des pages Web, des fichiers PDF et des messages électroniques. Des outils simplifient le transfert d informations des sites de collaboration vers les portails, ainsi que la réutilisation et la diffusion de contenu. La gestion de contenus en plusieurs langues est simplifiée par des modèles de bibliothèques de documents qui maintiennent une relation entre la version originale et les versions traduites d un document. Enfin, des bibliothèques de diapositives permettent de facilement partager et réutiliser des diapositives Microsoft Office PowerPoint Rationnaliser vos processus métier. Office SharePoint Server 2007 accélère les processus de partage à l intérieur comme à l extérieur de l entreprise. Il facilite la mise en place de processus métier, la participation à ces processus ainsi que leur suivi et l utilisation des rapports, via une expérience utilisateur cohérente avec celle d applications connues. Enfin, il optimise les interactions entre les individus, les contenus et les processus, dans l entreprise aussi bien qu entre différentes entreprises. Simplifier le travail en commun. Office SharePoint Server 2007 simplifie la réutilisation des informations. Il exploite des flux de travail pour automatiser les activités courantes 1

6 comme la révision de documents, l approbation, le suivi d erreurs et la signature. Il vous permet de vous concentrer sur des tâches stratégiques à valeur ajoutée plutôt que sur des activités répétitives. Il améliore la collaboration au sein des équipes. Il renforce vos relations avec les clients, les partenaires et les fournisseurs en leur donnant accès à des processus fondés sur des formulaires, sans installer de logiciels clients. Vous pouvez personnaliser vos stratégies de gestion de documents, et définir des droits d accès très fins, des périodes de conservation, des actions lors de l expiration de ces périodes, et des paramètres d audit de documents. L intégration de ces stratégies dans des applications connues facilite le respect des règles de conformité par les employés. Faciliter l administration du serveur, l extensibilité et l interopérabilité. Office SharePoint Server 2007 exploite une plateforme unique et intégrée, et propose une interface d administration cohérente pour gérer des applications intranet, extranet et Internet. Vous disposez d API (interfaces de programmation d application) puissantes et de services Web XML pour étendre la portée et les fonctionnalités de votre portail. La section ci-dessous, intitulée «Principales fonctionnalités d Office SharePoint Server 2007» décrit en détail les nouvelles fonctionnalités et celles qui ont été améliorées dans cette version d Office SharePoint Server, notamment : Les portails La recherche La gestion de contenu, y compris les documents, les enregistrements et les contenus Web Les formulaires et l intégration L aide à la décision Ce guide vous apporte toutes les informations qui vous permettent d évaluer les nouvelles fonctionnalités et de les présenter à vos collègues, clients et partenaires. Pour obtenir des informations supplémentaires sur Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, visitez la page Guide des technologies Windows SharePoint Services ( Cette page vous permettra une évaluation approfondie de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Le document que vous lisez actuellement décrit brièvement la technologie Windows SharePoint Services 3.0 et passe ensuite aux nombreuses améliorations introduites dans Office SharePoint Server Dernière remarque : La description complète de toutes les fonctionnalités incluses dans Office SharePoint Server 2007 dépasse largement le cadre de ce guide. Nous abordons ici les fonctionnalités d Office SharePoint Server 2007 d une façon assez large, en insistant sur 2

7 celles susceptibles de vous apporter la plus grande valeur ajoutée. Certaines fonctionnalités vous apparaîtront comme fondamentales au cours de votre évaluation de ce produit. D autres nécessiteront une approche plus fine et plus technique pour montrer leur valeur. Nous vous conseillons d étudier les ressources référencées ci-dessous pour obtenir des informations plus détaillées. Ressources disponibles pour évaluer Office SharePoint Server 2007 De nombreuses ressources sont disponibles pour vous aider à évaluer Office SharePoint Server 2007 : La documentation du produit vous aide à installer Office SharePoint Server Le site Web des technologies et des produits SharePoint ( propose de nombreux livres blancs et d autres ressources. Le site Web SharePoint sur MSDN ( propose des ressources techniques plus particulièrement destinées au développeur travaillant sur les technologies et les produits Microsoft SharePoint. Le site Web Microsoft TechNet ( propose un ensemble cohérent de ressources pour vous aider à déployer, à maintenir et à prendre en charge Office SharePoint Server Le Microsoft SharePoint Products and Technologies Team Blog ( est le blog officiel du groupe SharePoint Products and Technologies. Nous vous conseillons d exploiter ces ressources pour vous aider à installer et à évaluer Office SharePoint Server Produits et technologies Microsoft SharePoint Les produits et les technologies Microsoft SharePoint répondent à toute une gamme de besoins variés pour fournir des solutions et des applications Web qui soient puissantes, évolutives et flexibles. Ces produits et ces technologies se combinent de nombreuses façons différentes pour répondre aux besoins spécifiques d une organisation dans le cadre d applications Web. 3

8 L ensemble des produits et technologies Microsoft SharePoint se compose des éléments suivants : Windows SharePoint Services 3.0 Windows SharePoint Services 3.0 constitue la plateforme de base pour les produits SharePoint. Elle fournit un ensemble de fonctionnalités qui sont exploitées et étendues par d autres produits SharePoint. Pour une description détaillée de Windows SharePoint Services 3.0, veuillez vous reporter à la section intitulée Windows SharePoint Services 3.0. Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Office SharePoint Server 2007 regroupe des fonctionnalités pour que les entreprises soient plus efficaces dans la gestion de contenu, la recherche d informations, l accélération des processus de mise en commun, et le partage des informations entre tous les départements ; l objectif étant une meilleure visibilité des données de l entreprise. Office SharePoint Server 2007 prend en charge toutes les applications intranet, extranet et Web de l entreprise sur une plateforme unique, en remplaçant des systèmes éparpillés. De plus, ce serveur de gestion de contenu et de collaboration donne aux informaticiens et aux développeurs la plateforme et les outils dont ils ont besoin pour l administration de serveur, l extension des applications et l interopérabilité. Ce document est centré sur l évaluation de Microsoft Office SharePoint Server Il existe aussi des produits destinés à faciliter les recherches d information et la gestion des formulaires. Microsoft Office SharePoint Server 2007 for Search Les sites Web des entreprises doivent permettre de retrouver efficacement des informations dans l entreprise. C est une condition importante si l on souhaite que ces sites connaissent le succès. La recherche, dans Office SharePoint Server 2007, est un service partagé qui permet la collecte, l indexation et la recherche d informations et de contenu. Ce service propose la recherche en texte intégral via une syntaxe d interrogation proche de SQL. Il permet aussi la recherche sur des mots clés. La recherche d informations est abordée plus en détail dans la section de ce document intitulée «Recherche de contenu d entreprise». Vous pouvez aussi consulter le Guide d'évaluation de la recherche de contenu dans Microsoft Office SharePoint Server 2007 ( 4

9 Microsoft Office Forms Server 2007 Microsoft Office Forms Server 2007 fournit des solutions reposant sur des formulaires. Ainsi, dans l entreprise, chacun peut en toute sécurité participer à des processus en exploitant des formulaires via un navigateur Web. Le service de formulaires Microsoft Office InfoPath Forms Services peut être installé sur un serveur indépendant. Il est aussi disponible dans Microsoft Office SharePoint Server Il exploite des formulaires électroniques diffusés à partir du serveur pour rationnaliser des processus métier et rendre la collecte, la distribution et l intégration de données plus efficaces qu avec des formulaires papier. Différentes options de licences existent sur ces produits. Pour en savoir plus sur le conditionnement et les licences de ces produits, veuillez consulter Comment acheter Microsoft Office SharePoint Server 2007 ( Notez que ce guide décrit essentiellement les fonctionnalités correspondant à la licence CAL (accès client) de Microsoft Office SharePoint Server 2007, Enterprise Edition. Certaines fonctionnalités décrites ici, par exemple les formulaires, l intégration et l aide à la décision, ne sont pas disponibles avec la seule licence CAL. Windows SharePoint Services 3.0 Microsoft Office SharePoint Server 2007 reprend les fonctionnalités de Windows SharePoint Services 3.0 et les complète. Windows SharePoint Services 3.0 utilise des services de base de données et du système d exploitation pour prendre en charge aussi bien les exigences d une petite équipe que celles pour mettre en œuvre des solutions de portail pour une grande entreprise, destinées à des centaines de milliers d employés, ou des portails d entreprise sur le Web pour des millions d utilisateurs. Microsoft Office SharePoint Server 2007 est construit au-dessus de Windows SharePoint Services 3.0 afin d apporter une solution complète aux entreprises de toutes tailles. Il répond à des besoins importants comme la gestion de contenu, les processus métier et la simplification de l accès et du partage des informations entre les départements de l entreprise. Windows SharePoint Services 3.0 apporte des performances élevées, une grande fiabilité, une capacité à monter en charge et une sécurité de haut niveau pour la gestion de site : 5

10 Stockage. Il permet à du contenu comme des documents (Office, PDF, fichiers binaires), des pages Web, des listes et d autres types d information de résider dans un référentiel de données commun (Microsoft SQL Server ), avec des fonctions de gestion des données, de contrôle des versions, de gestion des métadonnées et de recherche au niveau du site. Sécurité. Il fournit les éléments essentiels à l administration de la sécurité en employant divers mécanismes d authentification (Kerberos, NTLM, authentification basique, Active Directory, LDAP, formulaires ASP.NET et authentification unique sur le Web), une gestion des stratégies et des groupes, et des niveaux de permissions applicables aussi bien à un individu qu à un site entier. Administration. Windows SharePoint Services 3.0 permet aussi bien la centralisation de l administration que la délégation de tâches pour des sites Windows SharePoint Services, ce qui facilite l exploitation au quotidien et la gestion des applications. Il permet aussi un contrôle continu de l activité sur le site. Déploiement. Sa structure permet des architectures flexibles, distribuées et évolutives, pour les serveurs Web comme pour ceux des bases de données. Windows SharePoint Services 3.0 simplifie la configuration et la gestion des fonctionnalités du site. Modèle de site. Il fournit une infrastructure reposant sur des modèles pour le déploiement de sites personnalisés. Il automatise la navigation et propose une interface utilisateur cohérente. Cela autorise une personnalisation importante et souple du formatage et de la mise en page du site. Extensibilité. Il possède une API (interface de programmation d application) qui simplifie le développement d applications spécifiques bâties sur l architecture Windows SharePoint Services, en employant des services Web XML et SOAP, des gestionnaires d événements pour l intégration avec d autres applications, et des méthodes pour faciliter la migration de contenu vers des sites Windows SharePoint Services. Windows SharePoint Services 3.0 apporte les fonctions de collaboration suivantes: Collaboration autour des documents Wikis et blogs Flux RSS Échanges et discussions Gestion de tâches de projets Contacts, calendriers et tâches Intégration avec la messagerie électronique 6

11 Intégration avec des applications d Office system 2007 Prise en charge hors connexion de bibliothèques de documents et de listes SharePoint via Office Outlook 2007 Ces fonctions de collaboration sont des éléments essentiels pour construire de riches applications métier. Microsoft Office SharePoint Server 2007 reprend ces fonctionnalités et les prolonge en ajoutant de nouvelles fonctions pour des solutions de productivité encore plus performantes. Ce document décrit en détail ces extensions. Pour une présentation détaillée et des conseils pour évaluer Windows SharePoint Services 3.0, veuillez vous reporter au Guide d'évaluation ( Comparaison entre les différentes versions de Microsoft Office SharePoint Server 2007 Pour obtenir une comparaison détaillée entre les différents produits SharePoint et les différents types de licences de Microsoft Office SharePoint Server 2007, veuillez vous reporter au tableau en téléchargement ( Fonctionnalités d Office SharePoint Server 2007 Lors de l étude de Microsoft Office SharePoint Server 2007 pour concevoir des solutions Web d entreprise, six axes majeurs doivent être explorés, comme le montre la figure suivante : 7

12 Aide à la décision Collaboration Formulaires métier Services de plateforme Espaces de travail, admin., sécurité, stockage, topologie, modèle de si te Portail Gestion de contenu Recherche Figure 1. Principaux domaines de fonctionnalités d Office SharePoint Server Ces domaines sont les suivants : 1. Collaboration. Il s agit des technologies qui permettent à des équipes de travailler efficacement, en fournissant des mécanismes sûrs, intuitifs et flexibles pour partager des informations via des wikis et des blogs, pour collaborer sur des documents et les diffuser, pour maintenir des listes de tâches, réaliser des sondages, développer et faire évoluer des modèles de sites adaptés à des utilisations spécifiques, et pour mettre en œuvre des flux d informations. 2. Portail. Ces fonctionnalités visent à personnaliser l expérience utilisateur d un site Web d entreprise, à adapter le contenu à divers publics en fonction de règles, à rendre la navigation plus intuitive tout en l adaptant aux droits de l utilisateur, à fournir une structure et une administration complète du contenu du site, etc. 3. Recherche de contenu dans l entreprise. Il est important de pouvoir rapidement et facilement trouver du contenu pertinent au milieu de sites multiples, de bibliothèques de documents, de référentiels de données d application, de partages de 8

13 fichiers, de sites Web, de dossiers publics Microsoft Exchange, de bases de données Lotus Notes, et de trouver la personne appropriée qui peut répondre à des questions. 4. Gestion de contenu. Ces fonctionnalités servent à la création, à la publication et à la gestion de contenu, que ce contenu existe sous la forme de documents traditionnels ou de pages Web. Elles incluent la gestion des documents, des enregistrements et du contenu Web. 5. Formulaires et intégration. Ces fonctionnalités servent à mettre en œuvre rapidement et efficacement des processus fondés sur des formulaires, depuis leur conception jusqu à la publication vers les utilisateurs, en utilisant un navigateur Web standard ou une application client riche comme Microsoft Office InfoPath Elles permettent aussi de se connecter à des systèmes structurés comme des bases de données ou des applications métier, et à accéder aux informations de différentes façons. 6. Aide à la décision. Ces fonctionnalités facilitent l accès aux informations importantes via différents mécanismes, comme des tableurs sur des serveurs, qui accèdent à des données en temps réel et qui effectuent des analyses sophistiquées pour présenter des indicateurs de performance clés sur les sites Web de l entreprise. Nous reviendrons en détail sur chacun de ces domaines de fonctionnalités. Collaboration La collaboration est l une des demandes les plus importantes dans la majorité des mises en œuvre de portails d entreprise. Les fonctions centrales de collaboration dans Office SharePoint Server 2007 sont fournies par les technologies sous-jacentes de Windows SharePoint Services 3.0. Il devient ainsi plus facile de partager des documents, de suivre l avancement de tâches, d utiliser la messagerie plus efficacement et de partager des idées et des informations. Toutes ces fonctionnalités et ces services fournis par Windows SharePoint Services 3.0 se retrouvent dans les installations Office SharePoint Server Pour une présentation détaillée et des conseils pour évaluer Windows SharePoint Services 3.0, veuillez vous reporter au Guide d'évaluation ( 9

14 Portail Il faut noter l absence du mot «portail» dans Microsoft Office SharePoint Server En effet, Office SharePoint Server 2007 est davantage qu un simple portail en raison de la richesse des fonctionnalités qu il propose. Le terme «portail» prend diverses connotations selon les individus et les entreprises et toute solution de portail doit être par définition extrêmement flexible et adaptable aux besoins uniques de chaque entreprise. Office SharePoint Server 2007 est une solution de ce type. Elle est bâtie sur Windows SharePoint Services 3.0 pour permettre la personnalisation et l adaptation dont les entreprises ont besoin pour proposer des solutions flexibles à de nombreux utilisateurs. Les demandes sont très diverses ; toutefois, certains groupes de fonctionnalités se retrouvent dans de nombreux portails. Voici ce que propose Office SharePoint Server 2007 : Personnalisation. Le contenu de l entreprise doit être accessible et exploitable de différentes manières par chaque utilisateur. Il s adapte en fonction de l utilisateur ou d un groupe d individus. La personnalisation joue ici un rôle important. Profil de l utilisateur. Pour chaque utilisateur, Office SharePoint Server 2007 est à même de profiler les préférences, les compétences et l appartenance à des groupes au sein de l entreprise. Ce n est pas seulement la méthode par laquelle le contenu est personnalisé en fonction de l individu, c est aussi la manière selon laquelle chaque individu se présente aux autres dans l entreprise. Navigation. Le portail présente automatiquement une navigation intuitive, compréhensible et adaptée sur mesure. L utilisateur peut ainsi naviguer facilement dans des hiérarchies potentiellement complexes d informations. Ciblage en fonction de l auditoire. L entreprise diffuse un contenu adapté aux besoins de chacun. Chaque individu accède aux seules informations qui le concernent. Composants WebPart. Il s agit de «mini-applications» qui fournissent du contenu de façon très personnalisée, en fonction de la logique d une application et/ou des préférences de l utilisateur. Ce contenu est présenté dans un contexte de portail, à côté d un autre contenu que l utilisateur a demandé. Contenu et structure du site. L utilisateur explore la structure et le contenu du portail et des sous-sites en parcourant une arborescence personnalisée en fonction de ses permissions de sécurité. Consolidation de bibliothèques et de sites. Les individus contribuent au développement du contenu du portail, par exemple via divers sites et sous-sites, des 10

15 bibliothèques de documents et des listes d événements. Chaque individu est capable de retrouver rapidement ce contenu, même s il est éparpillé sur l ensemble du portail. Modèles. Les sites, sous-sites, bibliothèques et listes sont accessibles via un ensemble de modèles qui assurent la cohérence de l interface et simplifient le travail de chaque utilisateur. Un non-informaticien peut ainsi sélectionner rapidement un modèle afin d élaborer un contenu qui s intègrera parfaitement dans l infrastructure du portail. Décrivons maintenant chacun de ces groupes de fonctionnalités. Personnalisation Trouver un contenu pertinent peut constituer un véritable défi sur des sites de tailles importantes. D autant plus s il s agit de l intranet d une grande entreprise. Pour résoudre ce problème, une solution consiste à permettre à chaque utilisateur de personnaliser le site en fonction de ses besoins, et d adapter le contenu du site en fonction de l utilisateur. La personnalisation joue donc un rôle important pour adapter le contenu à l utilisateur. Si le site le permet, l utilisateur peut créer son propre site, définir les contenus qui l intéressent, et recevoir un contenu ciblé en fonction de ses centres d intérêt et des communautés auxquelles il appartient. Si ces fonctionnalités sont bien exploitées, il en résulte une diffusion et une utilisation plus efficaces des informations et des applications disponibles sur le site Web. L utilisateur trouve rapidement les données pertinentes dont il a besoin pour son métier. Office SharePoint Server 2007 autorise ce genre de personnalisation de trois façons différentes. 1. Personnalisation du site assurée par l utilisateur («Par moi») : L utilisateur crée son propre site («Mon site») et le personnalise en sélectionnant le contenu qui l intéresse et qui correspond à son poste, à ses tâches et à ses compétences. L affichage peut être affiné ultérieurement en appliquant des filtres sur le contenu. L utilisateur peut aussi accéder à du contenu via des communautés en ligne, des flux RSS et des recherches qu il lance. Le site personnel peut héberger un blog géré par l utilisateur. D autres peuvent s y abonner. Des WebPart sont disponibles pour fournir un contenu ou des applications supplémentaires. L utilisateur peut personnaliser ce contenu. 11

16 Exemple d utilisation La personnalisation de l affichage du blog David Richards, directeur du marketing, a créé un nouveau blog sur son site Web personnel pour diffuser des informations concernant les ressources marketing. La chef de produit Cathy Merriam souhaite rendre visible ce blog sur son site personnel. Elle trouve le site de David et y voit le lien «Blog». Elle copie l URL de la page du blog de David et ajoute un nouveau WebPart Billets de blog récents sur sa propre page. Elle change ensuite l URL du WebPart en URL du blog de David. Désormais, les billets les plus récents de ce blog apparaîtront sur la page d accueil du site de Cathy. Figure 2. Exemple de page Mon site sur le site Web personnel de David Richards. 2. Information sur l utilisateur («À mon sujet») : Il s agit de métadonnées sur l utilisateur en fonction de la description de son poste, de son département, de son appartenance aux groupes de services Active Directory, de 12

17 son abonnement à des communautés, ou encore d informations communiquées par l utilisateur sur ses centres d intérêts ou ses compétences. Ces informations servent à cibler le contenu envoyé à cet utilisateur, à adapter la navigation vers ses centres d intérêt, et à faciliter la recherche de personnes (capacité à trouver des individus sur un site en fonction de leurs compétences ou de leurs centres d intérêt). Des définitions d auditoires peuvent être élaborées à partir de ces informations afin de permettre un ciblage du contenu en fonction de règles. Les blogs des utilisateurs fournissent des informations utiles aux autres dans l entreprise. Ils donnent une vue directe sur le travail et les capacités de chacun. Le contenu des blogs peut être indexé et faire l objet d une recherche. Il est important de diffuser ces informations mais il est tout aussi important de les protéger. Par exemple, un utilisateur peut vouloir diffuser son numéro de téléphone personnel à certaines personnes uniquement, par exemple son chef hiérarchique. Exemple d utilisation Définir un profil personnel La chef de produit Cathy Merriam souhaite mettre à jour son profil personnel afin que d autres dans l entreprise puisse la trouver facilement en fonction de ses compétences. Elle se rend sur la page Mon profil et clique sur le lien Détails. Elle constate que l administrateur du portail a rendu de nombreux champs accessibles à tous (comme Nom, Titre, Image et Responsabilités) et que l utilisateur peut déterminer qui accède à l informations Compétences : Moi seul, Mon responsable, Mon groupe de travail, Mes collègues, Tout le monde. Elle conserve la sélection Tout le monde, insère le texte «Préparation de témoignages, présentations, composition d équipes, rédaction technique» dans le champ Compétences, et enregistre son profil. Ces données seront prises en compte lors de futures recherches lancées par d autres au sein de l entreprise. 3. Information ciblées pour l utilisateur («Pour moi») : Les créateurs de contenu ont souvent besoin de cibler l information pour divers utilisateurs dans l entreprise. Souvent, cela s effectue en suivant un cadre organisationnel (diffusion au sein d une division ou d un département par exemple). Mais il est souvent nécessaire de cibler des utilisateurs selon un autre schéma, par exemple en fonction des compétences ou des centres d intérêts. 13

18 Le contenu (documents, pages, WebPart ou même des sites Web entiers) peuvent être ciblés pour des groupes spécifiques, des abonnés à des communautés en ligne, des listes de distribution ou en fonction des métadonnées de chacun. Exemple d utilisation Cibler un WebPart Un responsable a l autorité de modifier une page Web. Il souhaite qu un WebPart de cette page n apparaisse que pour un certain auditoire. Il se rend sur la page, et il choisit l option Modifier la page dans le menu Actions du site. Dans le menu Modifier du WebPart, il sélectionne Modifier le composant WebPart partagé. Dans le groupe Avancé des paramètres du WebPart, il précise le nom de l auditoire dans le champ Audiences ciblées et clique sur le bouton OK. Puis il enregistre la page. Si aucun flux de travail n est associé à cette page, elle est immédiatement publiée. Désormais, seuls les individus membres de l audience indiquée verront ce WebPart lorsqu ils parcourront cette page. Profils utilisateurs et le magasin des données de profil Pour mettre en place toutes ces personnalisations, un magasin stockant tous les profils des utilisateurs est nécessaire. Ce stockage contiendra les préférences des utilisateurs, comme les paramètres des WebPart personnalisés utilisés dans les sites personnels («Mon site»). Il mémorise aussi d autres informations comme le département, la division et les groupes auxquels appartient l utilisateur dans les listes de distribution Microsoft Exchange Server et dans les sites Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Dans Office SharePoint Server 2007, un site personnel d utilisateur («Mon site») contient une page de profil. Cette page indique les collègues et les appartenances de l utilisateur, en plus de ce qui est commun entre l utilisateur et le visiteur. Elle donne aussi une vue consolidée des documents de l utilisateur, des blogs et des informations personnelles du profil. Office SharePoint Server 2007 permet aux administrateurs de définir des règles de confidentialité dans les propriétés des profils des utilisateurs, des collègues et des membres, et de restreindre à certains individus seulement l accès aux informations personnelles. En raison de ces règles, la visibilité des propriétés, des collègues, des liens et des membres peut être limitée à Moi uniquement, Mon responsable, Mon groupe de travail, Mes collègues et Tout le monde. 14

19 Les informations des profils sont importantes car elles servent lors de la recherche de personnes : il est possible de rechercher dans l entreprise des individus en fonction de certaines caractéristiques comme des compétences ou des centres d intérêt. La définition de la plupart des informations présentes dans un profil provient de certaines sources d autorité comme l annuaire Active Directory, les annuaires LDAP et/ou des applications de l entreprise. Les données d Active Directory peuvent être importées directement dans le magasin des données des profils. Il en est de même pour le contenu d annuaires LDAP. Lorsque les données sont disponibles dans le magasin des données des profils, les utilisateurs peuvent les mettre à jour et fournir des informations supplémentaires. Pour les entreprises qui gèrent plusieurs langues, ces informations peuvent être fournies dans différentes langues. Par exemple, le titre du poste peut être diffusé en anglais, en français, en allemand et en espagnol. La valeur utilisée dépendra de la langue de l utilisateur qui lance une recherche ou qui accède à ces informations. Les données du profil sont évidemment utilisées dans le site personnel de l utilisateur («Mon site»). Il crée et configure une vue personnalisée du portail, et les paramètres de cet affichage sont enregistrés dans le magasin des données des profils. En plus de «Mon site», Office SharePoint Server 2007 permet la création de sites de personnalisation qui fournissent des affichages personnalisés du site d un utilisateur. Ces sites exploitent les audiences ciblées pour afficher certaines informations comme «Mon responsable DRH» et «Mes chiffres de ventes». Office SharePoint Server 2007 ajoute automatiquement le responsable de l utilisateur, ses homologues, et envoie des rapports aux collègues de l utilisateur. En outre, Office SharePoint Server 2007 permet l ajout de collègues (personnes connues de l utilisateur), ce qui facilite la navigation vers les pages publiques des sites personnels («Mon site») de ces collègues. Office SharePoint Server 2007 fournit un WebPart Dispositif de suivi des collègues, sur Mon site, qui avertit l utilisateur de toute modification intervenant chez ses collègues. Lors d une recherche d individus dans l entreprise, les résultats peuvent être groupés en fonction de la distance sociale, les collègues étant affichés en premier. Le profil de l utilisateur est aussi employé pour mettre en œuvre le concept de «contexte partagé». Lorsqu un utilisateur visite la page de profil d un autre individu, Office SharePoint Server 2007 souligne tous les points communs entre les deux utilisateurs, comme : 15

20 Leur responsable commun Les listes de distribution et les sites Windows SharePoint Services 3.0 dont ils sont tous les deux membres. Les collègues qu ils ont en commun Les profils servent à définir le premier niveau de ciblage des audiences et la portée des recherches d individus. Il est possible de trouver des individus par leurs noms ou par les propriétés dans leurs profils publics. La fonctionnalité Recherche dans Office SharePoint Server 2007 prend en charge les requêtes fondées sur des propriétés, le regroupement des réponses en fonction de la distance sociale, l affinement de la recherche et donne des résultats plus riches. Exemple d utilisation Gérer un profil personnel Diane Tibbot souhaite mieux faire connaître à toute l entreprise ses principales compétences et, dans le même temps, elle veut restreindre l accès à certaines informations plus spécifiques la concernant en réservant cet accès à son équipe proche. À partir de la page Mon site, elle clique sur l onglet Mon profil et elle voit une représentation de sa position dans l entreprise, une liste de ses principaux collègues, son appartenance à diverses listes de distribution, et des liens vers des sites internes et externes qu elle souhaite partager avec ses collègues. Elle clique sur le lien Détails dans la barre de navigation Lancement rapide. Cela la conduit à la page Modifier les détails où elle gère ses informations de profil. Elle constate qu elle ne peut pas modifier certains éléments, comme son nom et sa position. En revanche, elle peut modifier d autres champs, comme sa photographie dont des règles autorisent la diffusion dans toute l entreprise. Elle entre le texte suivant dans le champ Compétences : «Gestion de projet, résolution de conflit, constitution d équipes». Puis elle choisit dans un menu l audience qui aura le droit de consulter ce contenu. Le menu propose Moi seul, Mon responsable, Mon groupe de travail, Mes collègues ou Tout le monde. Pour ses compétences, elle choisit Tout le monde. Elle souhaite aussi communiquer son numéro de téléphone portable aux membres de son groupe de travail ; elle saisit le numéro dans le champ Téléphone mobile et sélectionne Mon groupe de travail dans le menu. Navigation et annuaire du site Dans un portail, la navigation doit faciliter un accès rapide et intuitif aux zones pertinentes pour les utilisateurs. Indépendamment de la structure du portail, certains liens «généraux» doivent toujours exister (par exemple, Aide ou Support), en plus des liens «généraux» dans 16

21 le contexte de l utilisateur : Mon site et Mes liens. Les liens généraux pour l entreprise sont définis par les administrateurs du site et souvent regroupés sous un onglet dans le haut de la page. Dans les modèles fournis avec Office SharePoint Server 2007, un utilisateur authentifié verra un lien Mon site dans le haut de toutes les pages, et un menu Mes liens qu il pourra modifier à tout moment. Ainsi, il accèdera rapidement à la vue personnalisée du portail en plus des sites (internes et externes) qui sont les plus importants pour lui. L avantage d un menu Mes liens sur le portail par rapport aux Favoris du navigateur est que ce menu Mes liens est accessible à l utilisateur authentifié, quel que soit l ordinateur sur lequel il travaille. Un autre élément très important dans la navigation est la présentation dynamique des liens vers des sites auxquels l utilisateur a accès. Dans les modèles fournis avec Office SharePoint Server 2007, ces liens apparaissent sous forme d onglets dans la partie supérieure du navigateur. Ils incluent les sites auxquels l utilisateur a accès mais aussi les sites qui ont été ciblés pour une catégorie à laquelle appartient l utilisateur (audience). Le menu Mes liens inclut des liens personnalisés et répertorie les si tes dont l utilisateur est membre. Les liens dans ces menus sont fonction des privilèges de l utilisateur et incluent des liens ciblés. Figure 3. Page d accueil de portail montrant une navigation personnalisée. 17

22 Dans Office SharePoint Server 2007, les contrôles de navigation du site utilisent un modèle de fournisseur ASP.NET comme moyen pour lier les contrôles de navigation à la hiérarchie sous-jacente du site. Les contrôles par défaut sont Menu et Arborescence hiérarchique. Ils sont liés à la source de données sous-jacente PortalSiteMapProvider. Le contrôle Menu crée des menus à la volée en fonction de la hiérarchie du site. Des liens créés («statiques») peuvent aussi être ajoutés au menu sans écrire aucune ligne de code. (De plus, l apparence et le comportement de ce menu sont personnalisables.) Le contrôle Arborescence hiérarchique affiche le chemin de navigation à partir de la racine du site jusqu à l emplacement actuel. Pour aller plus loin dans la personnalisation des comportements et des apparences, un développeur peut mettre en place des contrôles de navigation personnalisés. L approche recommandée consiste à utiliser des contrôles liés à un fournisseur de carte du site considéré comme une source de données, et de séparer ainsi les données de la présentation dans l application Web. Les contrôles de navigation qui existent dans Office SharePoint Server 2007 peuvent être sous-classés et modifiés dans ce but. De plus, il est possible d employer le Menu standard d ASP.NET 2.0, le contrôle TreeView et des contrôles SiteMapPath. Ces contrôles prennent tous en charge le modèle fournisseur. Et, bien sûr, le développeur est libre de mettre en œuvre des contrôles entièrement personnalisés pour le site. Le kit de développement (SDK) d Office SharePoint Server 2007 fournit un ensemble très complet de classes.net qui peuvent être employées pour créer une navigation de site dynamique et répondre à de nombreuses exigences. Annuaire de sites Au début de la conception d un portail, il faut définir la structure générale du site et des soussites. La navigation aide l utilisateur à parcourir les différents sites et sous-sites du portail. Toutefois, à mesure que le portail croît en taille et en complexité, parcourir la structure hiérarchique pose des problèmes pratiques. Des sous-sites peuvent être référencés par d autres ; certains sites peuvent être totalement externes au portail et leurs hiérarchies ne peuvent pas être automatiquement découvertes par la navigation par défaut du portail. Les grandes entreprises ont en général besoin de définir un certain nombre de catégories pour permettre la présentation des informations dans le contexte de la structure de l entreprise ou par secteurs d activités. 18

23 Dans Office SharePoint Server 2007, l Annuaire de sites résout tous ces problèmes. N importe quel site peut être assigné à un nombre quelconque de catégories dans cet annuaire. Les sites peuvent être internes ou externes ; ils ne font pas nécessairement partie du portail. L Annuaire de sites fournit une vue rapide des catégorisations (ordres de classement) qui existent dans le portail. Normalement, l Annuaire de sites fait partie de la navigation générale du portail. Un lien vers l Annuaire de sites reste toujours accessible, quel que soit l endroit où se situe l utilisateur dans le portail. Exemple d utilisation Créer diverses catégorisations pour un site Le directeur du marketing, David Richards, a créé un nouveau site pour regrouper des informations sur un nouvel ensemble d offres de services que son entreprise souhaite proposer à des clients et à des distributeurs référencés. Il désire que ce site apparaisse à la fois sous «Initiatives marketing» et «Services». L administrateur du portail a déjà créé ces catégories en allant dans l Annuaire des sites, en sélectionnant Modifier la page et en cliquant sur le lien Créer une nouvelle catégorie. Depuis la page d accueil du portail de l entreprise, David clique sur l onglet Sites, dans le haut de la page. Il voit maintenant l Annuaire des sites. Il sélectionne les valeurs appropriées dans les catégories «Initiatives marketing» et «Services». Désormais, lorsque des utilisateurs parcourent l Annuaire des sites et cliquent sur l une ou l autre de ces catégories, ils voient le nouveau site de David. Ciblage d audience Par le ciblage, un contenu peut être destiné à une ou à plusieurs audiences spécifiques du portail. Office SharePoint Server 2007 prend en charge un ciblage basé sur des règles, sur des groupes Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, ou sur l appartenance à des listes de distribution. Ces audiences peuvent couvrir un ou plusieurs sites du portail. De plus, Office SharePoint Server 2007 offre la possibilité de cibler n importe quel élément d une liste, pas uniquement une liste dans sa totalité. Ainsi, n importe quel élément du portail (documents, événements, éléments de listes personnalisées et même sites entiers) peuvent être destinés à des audiences précises. 19

24 Exemple d utilisation Cibler un groupe d utilisateurs SharePoint pour un site Le responsable d un site (avec les droits d administrer le site) souhaite qu un site externe soit destiné à des groupes d utilisateurs spécifiques du portail. Il se rend sur la page d accueil du site et dans le menu Actions du site, il sélectionne Paramètres du site puis Modifier la navigation du site. Il clique ensuite sur l élément Ajouter un lien..., ce qui ouvre la boîte de dialogue Lien de navigation ; il spécifie l URL et le titre du site. Il peut aussi sélectionner les groupes d utilisateurs qui verront ce lien. Lorsqu il a terminé, tous les utilisateurs des groupes indiqués verront ce lien vers un site externe dans les onglets de navigation du portail. Un contenu de WebPart peut être associé à une audience de deux façons différentes : 1) Le WebPart peut être associé à des audiences de telle façon que des membres d audiences différentes voient un WebPart différent sur une page ; et 2), le WebPart peut reconnaître une appartenance de l utilisateur à une audience, un élément ou un lien dans une liste : dans ce cas, il peut être associé à une ou à plusieurs audiences et seuls les membres de ces audiences pourront voir les éléments qui correspondent à leur cible dans le WebPart. Par exemple, dans une zone par défaut nommée Ressources humaines, l administrateur d un site ou le responsable de cette zone pourraient ajouter un nouvel élément dans le WebPart Nouveautés. Cet élément pourrait être associé à une audience composée de tous les nouveaux employés, les dirigeant ainsi vers le site Avantages pour les nouveaux employés. Les audiences sont créées via l interface d administration centrale. Elles sont définies par les administrateurs Fournisseur de services partagés, dans la page Gestion des applications pour les services principaux de la ferme de serveurs fournissant le service de partage des audiences. L interface du site Web Administration centrale de SharePoint affiche un ensemble simple d options pour définir les règles qui s appliquent à l audience. Pour des règles plus complexes, Office SharePoint Server 2007 propose le modèle d objets Audience, accessible par programmation, pour créer et modifier des audiences. Des WebPart pour simplifier la recherche de contenu Office SharePoint Server 2007 propose plusieurs WebPart qui permettent à l utilisateur de trouver rapidement et facilement un contenu approprié. Nous abordons ici deux d entre eux en particulier : l Agrégation de sites et la Requête de contenu. Le WebPart Agrégation de sites est utilisé sur le site personnalisé («Mon site») pour afficher un menu personnalisé qui facilitera la navigation vers des sites fréquemment visités par 20

25 l utilisateur. Plus qu un menu de Favoris lié à un navigateur, les sites sélectionnés dans le WebPart Agrégation de sites s affichent sur la page Web personnalisée. Il peut s agir d autres sites portail ou de sites externes. Le WebPart Requête de contenu est un WebPart général servant à configurer des requêtes spécifiques qui seront placées sur des pages de portail. Les recherches peuvent être adaptées afin de filtrer certains types de contenus spécifiques. N importe quel type de liste SharePoint peut être utilisé, comme des documents et d autres éléments de listes. D autres filtres sont applicables, comme un filtrage sur l audience. De cette façon, le WebPart Requête de contenu peut servir de véhicule pour un contenu destiné à une audience particulière. Exemple d utilisation Ajouter une requête personnalisée pour des pages Wiki possédant un mot spécifique dans le titre Un concepteur de site souhaite ajouter un WebPart sur la partie droite d une page de site pour montrer des pages wiki qui emploient un mot clé particulier dans leurs titres. Il sélectionne Modifier la page dans le menu Actions du site, et dans la partie droite, il clique sur Ajouter un lien WebPart. Il sélectionne WebPart Requête de contenu. Le volet Propriétés de ce WebPart s affiche. Sous la propriété Type de liste, il sélectionne Bibliothèque de pages Wiki, et pour le Type de contenu, il choisit Pages et types publiés. Sous Filtres supplémentaires, il indique que le Titre devrait contenir le mot clé qu il cite. Puis il clique sur OK et publie la nouvelle version de la page. Maintenant, les résultats de cette requête apparaîtront sur la partie droite de la page chaque fois que quelqu un affichera cette page. Il existe de nombreux autres WebPart couvrant une large gamme d applications dans des domaines comme l accès aux données, le suivi de flux RSS, les indicateurs de performance, les liens de résumé et les recherches, pour n en citer que quelques-uns. Pour obtenir des détails sur tous les WebPart fournis avec le produit, veuillez consulter la documentation d Office SharePoint Server Contenu et structure du site À mesure que le portail s étend, sa structure se diversifie et devient plus complexe. Il n y a pas que les sites et les sous-sites à gérer, mais aussi les combinaisons de bibliothèques de documents, de dossiers, de pages, de tâches, d espaces de travail de réunion, de blogs, de wikis, etc. Il devient alors essentiel de mettre en place une structure pour naviguer facilement et rapidement dans cette hiérarchie hétérogène. 21

26 Office SharePoint Server 2007 résout ce problème avec la page Contenu et structure du site, également connue sous le nom Gestionnaire de site. Cette page affiche une arborescence de la hiérarchie des éléments à la façon de l Explorateur Windows, permettant ainsi l accès à tous les niveaux d une collection de sites et à tous les objets à l intérieur de cette collection. Chaque objet peut être sélectionné, et les actions disponibles sont celles applicables au type de l objet sélectionné. Par exemple, la figure suivante montre les actions possibles sur un objet d une page sélectionnée : Figure 4. Gérer le site en utilisant la page Contenu et structure du site. WebPart Documents et Sites SharePoint «Mon site» est un site personnel qui donne à l utilisateur un emplacement central pour gérer les documents qu il a créés, ouverts, sauvegardés ou extraits de n importe quel site Office SharePoint Server 2007 du portail. L utilisateur peut travailler sur ces documents de façon privée, ou les partager sur sa page publique. Il peut aussi utiliser «Mon site» pour accéder à toutes les tâches qui lui sont assignées dans chaque site de l entreprise. 22

27 L utilisateur accède facilement à tous les documents qu il a sauvegardés et à toutes les tâches qui lui sont assignées en utilisant le WebPart Sites SharePoint sur sa page Mon site. Il devient très facile d ajouter des sites à la barre du WebPart et l utilisateur les visite d un simple clic. Le WebPart Sites SharePoint sur une page Mon site est très utile pour répertorier tous les documents qu un utilisateur a créés, enregistrés ou modifiés sur n importe quel site de l entreprise. Ce WebPart affiche automatiquement les documents de cinq sites pour lesquels l utilisateur est référencé dans le groupe SharePoint Membre du site. Ce WebPart répertorie aussi les tâches qui ont été assignées à l utilisateur, quel que soit le site. L utilisateur peut ajouter autant de sites qu il le souhaite au Web Part Sites SharePoint. Sur une page publique, le WebPart Documents permet à l utilisateur de partager des documents avec d autres personnes. Tous les documents que l utilisateur a enregistrés dans les bibliothèques de l entreprise (sauf dans la bibliothèque de documents privés) apparaissent automatiquement dans la liste à laquelle accèdent les autres utilisateurs. L utilisateur peut changer les permissions sur les bibliothèques et les éléments de la liste afin de les retirer de l affichage dans le WebPart Documents. Exemple d utilisation Trouver les documents d un utilisateur Un architecte d informations, impliqué dans divers projets, a publié des documents dans différentes bibliothèques du portail. Il souhaite voir en un seul emplacement la liste de tous ses documents. Dans sa page Mon site, il ajoute au WebPart Sites SharePoint des liens à tous les sites dont il est membre. Lorsqu il clique sur le lien d un site, sous le titre Documents, il voit apparaître ses documents. Il peut alors y accéder directement. Modèles de site de portail Pour construire rapidement un portail, deux conditions principales doivent être respectées : 1) le portail doit exploiter des modèles qui assurent une expérience utilisateur cohérente entre toutes les pages ; et 2) il est nécessaire qu il puisse être mis en œuvre par des utilisateurs n ayant que peu ou pas de connaissances techniques dans la conception ou le développement de sites Web. Une autre condition est que les modèles puissent être personnalisés et adaptés. L entreprise ne doit pas être limitée par des aspects de conception liés aux prototypes fournis dans le logiciel. Cela est particulièrement important dans la création de sites ouverts au public, où l aspect du site est fondamental pour présenter une identité et une image de marque parfaitement reconnaissables. 23

28 Toutes ces conditions sont prises en compte par Microsoft Office SharePoint Server En plus d un ensemble de modèles d espaces de travail de réunion et de collaboration (inclus aussi dans Microsoft Windows SharePoint Services 3.0), Office SharePoint Server 2007 complète la gamme de modèles par deux groupes supplémentaires: Entreprise : Modèles pour un usage général dans des sites portails accessibles dans l entreprise. Publication : Modèles pour des sites qui affichent un contenu publié et accessible aussi bien depuis l intérieur de l entreprise que depuis l extérieur. Les modèles fournis sont totalement opérationnels. Ainsi, l entreprise peut rapidement déployer une large gamme de fonctions et de sites pour un portail. Ces modèles servent aussi de points de départ pour les entreprises qui souhaitent aller au-delà. Exemple d utilisation Créer un nouveau site Un administrateur de site souhaite créer un nouveau site de publication comme un sous-site du site intranet principal. Dans le menu Actions du site du site principal, il sélectionne le lien Créer un site. Sur la page Nouveau site SharePoint, il saisit le titre du site, sa description et son URL. Sous l en-tête Sélection du modèle, il sélectionne l onglet Publication. Puis il choisit le modèle Site de publication avec flux de travail. Il accepte les propositions par défaut pour les permissions et la navigation, il sélectionne les catégories assignées à ce nouveau site (elles apparaissent dans l Annuaire de sites), puis il clique sur le bouton Créer. La page Opération en cours est affichée pendant que le site est créé. Lorsque c est terminé, le nouveau site s affiche et est prêt à être utilisé. Comme toujours avec les modèles SharePoint, la mise en page est totalement personnalisable. La nouvelle mise en page donne alors naissance à de nouveaux modèles qui peuvent être enregistrés dans le référentiel de données et servir de modèles à d autres sites. Ces modèles incluront les éléments fonctionnels et la mise en page. Ils pourront aussi inclure un contenu par défaut. Recherche de contenu d entreprise Remarque : Pour obtenir des informations plus détaillées sur la recherche de contenu avec Microsoft Office SharePoint Server 2007, téléchargez le Guide d'évaluation ( 24

29 Office SharePoint Server 2007 est le produit phare pour effectuer des recherches de contenu d entreprise. La fonction de recherche dans Office SharePoint Server 2007 a été considérablement revue et améliorée dans cette version. De nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées et la pertinence des résultats a été améliorée. La nouvelle génération de fonction de recherche dans Office SharePoint Server 2007 apporte une interface utilisateur intuitive et souple, améliore la pertinence et permet de rechercher dans des informations structurées ou non, comme des bases de données et des applications métier. Elle inclut aussi des outils performants pour effectuer des requêtes avancées. Ces dernières effectuent des recherches sur des propriétés ; l utilisateur avancé peut même saisir directement des mots clés de propriété dans le champ de recherche. La fonctionnalité «Pensiez-vous à» facilite la gestion de mots clés non reconnus, susceptibles d avoir été mal orthographiés. Office SharePoint Server 2007 propose aussi la suppression des doublons dans les résultats. Cela concerne les doublons parfaits mais aussi les résultats très proches les uns des autres. Lorsque des doublons sont ainsi détectés, un lien «doublons» apparaît sous le résultat. Il suffit de cliquer sur ce lien pour les faire apparaître. Dans Office SharePoint Server 2007, la recherche inclut la possibilité de contrôler la portée des requêtes, ce contrôle étant accessible à l utilisateur. Il est aussi possible d indexer une plus large gamme de types et de sources de contenus, y compris des données métier. La recherche peut s effectuer sur des individus, en fonction de leurs compétences ou d autres facteurs (par exemple, leur appartenance à une même audience). La possibilité d entrer ainsi rapidement en contact avec la personne idoine qui peut répondre à une question ou aider à la résolution d un problème, améliore l efficacité dans toute l entreprise. Les employés travaillent mieux ensemble. 25

30 Figure 5. Résultats d une recherche, les mots clés recherchés apparaissent en gras. Pertinence Dans une recherche, la pertinence des résultats est un facteur très important. Sans pertinence, l utilisateur ne trouve pas la bonne information et au final, se détourne de la solution et ne l adopte pas. De nombreux attributs déterminent la pertinence des informations dans un document, une page Web, une base de données ou d autres formes de contenus. Dans Office SharePoint Server 2007, la recherche prend en compte ces attributs pour optimiser la pertinence des résultats. Le moteur de recherche est optimisé pour mener des recherches dans le cadre d une entreprise, par exemple : Il recherche dans le contenu des documents et dans les données des applications métier, pas uniquement dans le contenu Web. Il fournit des résultats pertinents même en l absence de liens dans les documents ou dans les données d applications. Il applique un haut niveau de sécurité et vérifie le droit d accès au contenu. Voici certains éléments pris en compte par l algorithme de pertinence : 26

31 Distance au clic. Une mesure de la distance d un document par rapport à une page d accueil faisant autorité. Texte de l ancre de l hyperlien. Analyse du texte placé dans un lien qui pointe sur un document. Profondeur de la navigation jusqu à l URL. Une mesure de la profondeur dans le site où se situe l URL du document. Création de métadonnées manquantes. Automatisation de la création de métadonnées à partir du contenu de la page (par exemple le titre). Détection automatique de la langue. Détermination de la langue utilisée sur une page à partir du contenu. Toutes ces améliorations dans Office SharePoint Server 2007 améliorent de façon très sensible la pertinence des résultats, notamment pour les requêtes habituelles. Des tests ont montré que les résultats sont 100% meilleurs sur toutes les requêtes, et jusqu à 500% meilleurs sur des requêtes standards par rapport à la version précédente du produit. Exemple d utilisation Effectuer une recherche pointue Dans un grand cabinet juridique, un analyste souhaite étudier l application de la clause «de force majeure» dans les procès que la firme a menés. Tous les documents des procès ont été indexés dans Office SharePoint Server L analyste utilise la recherche de contenu en spécifiant dans sa requête les mots clés «procès force majeure». Sans les améliorations de la nouvelle version, un algorithme simple aurait attribué une note élevée de pertinence aux documents contenant ces trois mots. Mais cela aurait généré une liste impressionnante et inutile de documents. La fonction d analyse de la pertinence d Office SharePoint Server 2007 attribue une note élevée aux documents où «force majeure» est un sujet clé, mettant ainsi en évidence des cas où la force majeure a joué un rôle important. Ainsi, l analyste perd moins de temps à filtrer les résultats. Il trouve rapidement les cas intéressants. Recherche des personnes Pour travailler efficacement dans une entreprise, il faut connaître les individus qui sont des experts dans leurs domaines. Cela accélère la résolution de problèmes. Mais dans une grande entreprise, cette connaissance est difficile à obtenir. Dans Office SharePoint Server 2007, la fonction de recherche vous vient en aide. Recherche de personnes : Les utilisateurs du portail donnent des informations sur eux-mêmes dans leurs pages de profils ou sur leurs sites personnels. Ces informations 27

32 sont indexées par Office SharePoint Server 2007 et servent à répondre aux requêtes. Pour des raisons de sécurité ou de confidentialité, l utilisateur peut réserver l accès à ces informations à certains groupes d individus uniquement ; les règles de sécurité sont définies et gérées par l administrateur du site. Souvent, la pertinence des résultats dans une recherche de personnes, est améliorée si les individus sont regroupés par «distance sociale», c est-à-dire le degré de relation entre ces individus et l auteur de la recherche. Les catégories de distance sociale sont «Mes collègues», «Les collègues de mes collègues» et «Tous les autres». Exemple d utilisation Trouver le chef de projet idoine Dans une grande entreprise, un responsable de développement recherche un chef de projet pour un nouveau projet de développement d application. Il recherche quelqu un possédant une grande expertise de la gestion de projet, qui connaisse les membres de l équipe de développement et qui soit au fait des cas traités par le département. Dans une recherche d individu sur les mots «gestion de projet expérience», la distance sociale permettra au responsable du développement d évaluer si les chefs de projet potentiels lui paraissent appropriés ; une personne éloignée de son équipe sera moins apte qu une personne plus proche. De plus, un individu éloigné du groupe du responsable de développement sera moins à même de comprendre les impératifs du département. Recherche des données métier Dans beaucoup de portails, l indexation du contenu et la recherche se limitent à des documents et à des pages Web (pages publiées, groupes de discussion en ligne et blogs). Il manque souvent la possibilité de rechercher dans les informations des applications métier. Cela concerne l application ERP (ou PGI), la gestion de la relation client (CRM) mais aussi des applications spécifiques à l entreprise. Microsoft Office SharePoint Server 2007 sait indexer tout contenu accessible via le Catalogue de données métiers, et traiter ces données comme n importe quelle autre source. (Consultez la section Catalogue de données métiers dans ce document.) La fonction Recherche d Office SharePoint Server 2007 peut indexer directement les données du Catalogue de données métiers sans que vous ayez à écrire du code. Vous pouvez personnaliser les pages de recherche. 28

33 Exemple d utilisation Rechercher dans les données des clients Une grande entreprise commerciale utilise un système de gestion de la relation client (CRM). Ce système contient des informations sur la hiérarchie de gestion des comptes en plus des informations de contact des clients. Dans l entreprise, les employés ont besoin de rechercher cette information. Une définition d application (c est-à-dire un fichier XML qui définit la connectivité à une base de données et les entités requise) est créée par un développeur pour mapper la connexion à la base de données CRM et les vues de données. Cette définition d application est importée en tant qu application dans le Catalogue de données métiers. Dans l entrée du Catalogue, les entités requises en provenance de l application sont configurées. Le Catalogue de données métier est ensuite défini conne une source de contenu pour la fonction de recherche dans Office SharePoint Server 2007, ce dernier étant lui-même paramétré pour interroger ces données régulièrement. La page Centre de recherche est personnalisée pour ajouter un onglet CRM afin que l utilisateur puisse explorer ces données métier. Désormais, les utilisateurs peuvent interroger les données CRM à partir de la même page qu ils utilisent pour trouver du contenu et des individus dans leur entreprise. Expérience utilisateur Dans Office SharePoint Server 2007, l expérience utilisateur de la recherche a été profondément remaniée par rapport à SharePoint Portal Server La page Centre de recherche contient un nouvel onglet extensible par lequel l utilisateur sélectionne des recherches personnalisées sur du contenu général, des individus et des données métier. De plus, la personnalisation et l extensibilité de l interface utilisateur sont plus puissantes qu auparavant, avec davantage de WebPart et de fonctionnalités. L option Recherche avancée inclut la capacité de spécifier des valeurs et des gammes de valeurs pour les métadonnées. Il est possible d utiliser des mots clés spéciaux pour définir des paramètres additionnels de recherche. 29

34 Figure 6. Recherche avancée dans la page Centre de recherche, montrant une sélection de propriétés de métadonnées. Administration de la fonction de recherche La nouvelle interface d administration de la fonction Recherche dans Office SharePoint Server 2007 présente une vue claire, rationnelle et consolidée des paramètres des activités de recherche, de l état de l interrogation régulière des données métier, des sources de contenus, des portées et de la pertinence. L interface d administration du serveur présente de nombreuses améliorations. Par exemple, elle peut surveiller les journaux d analyses régulières pendant que des recherches sont en cours. Les événements dans les journaux peuvent être filtrés en fonction de la date et de l heure, de l URL ou du site, de la source de contenu, du type de statut (Tous, Réussi, Avertissement, Erreur) et du dernier message d état. L interface d administration de la recherche peut transformer toutes les propriétés des métadonnées interrogées régulièrement en propriétés gérées. Des propriétés gérées 30

35 permettent à une entreprise d attribuer un nom global pour une propriété spécifique qui pourrait correspondre à des propriétés différentes dans les diverses sources de données interrogées et indexées. Par exemple, vous pouvez mappez les métadonnées «Nom du client» et «Entreprise» à deux sources différentes de la propriété gérée «Nom». Ces propriétés gérées peuvent ensuite servir à filtrer les résultats de la recherche, ou simplement afficher leurs valeurs dans les résultats. L interface utilisateur est simple et intuitive. Elle s applique à n importe quelle source de contenu définie. Pour de nouvelles sources de contenu comme le Catalogue de données métier, l interface utilisateur de la recherche peut être modifiée et étendue simplement en modifiant la page de la recherche et en ajoutant une nouvelle page de résultats. Cette opération s effectue entièrement à partir du navigateur dans le portail. Il existe de nombreux WebPart Recherche qui peuvent servir à personnaliser le comportement de la recherche, et des options sont accessibles de la page des résultats, dans le Centre de recherche. Exemple d utilisation Ajouter un nouvel onglet Recherche pour des données métier L administrateur d un site souhaite ajouter un nouvel onglet sur la page principale de la recherche afin d accéder à une nouvelle entrée Catalogue de données métier qui vient d être ajoutée au système et indexée dans Office SharePoint Server Dans le menu Actions du site de la page Recherche, il sélectionne Modifier la page. Pour ajouter le nouvel onglet, il clique simplement sur le lien Ajouter un nouvel onglet, et spécifie un nom pour cet onglet (par exemple Clients) et le nom de la page (par exemple Clients.aspx). Puis il clique sur OK et publie la page. Ensuite, il sélectionne Créer une page dans le menu Actions du site, il spécifie un titre en utilisant le même Nom de l URL (par exemple, Clients pour correspondre à l URL Clients.aspx sur la page des résultats de la recherche), sélectionne la Page des résultats de recherche et clique sur Créer. Lorsque la page est créée, le mode Édition s affiche. L administrateur peut alors modifier ou ajouter des WebPart. Ensuite, il modifie le WebPart Zone de recherche pour préciser l URL des résultats de la recherche (Clients.aspx dans cet exemple). Ensuite, il modifie le WebPart Résultats principaux de la recherche et, sous le groupe Options de requête de résultats, il clique sur le bouton (...) placé à côté de la zone de texte Colonnes sélectionnées. Il colle ici le code XML qui énumère les colonnes des données du Catalogue de données métiers, colonnes qu il souhaite utiliser dans la recherche. Ensuite, sous Propriétés de la vue de données, il clique sur le bouton Éditeur XSL et il place le code XSLT qui mettra en forme les résultats en utilisant les 31

36 colonnes choisies dans le code XML indiqué précédemment. Enfin, il ajoute un nouvel onglet à cette nouvelle page, exactement de la même façon qu il a ajouté l onglet à la page de recherche principale (Clients et Clients.aspx), puis il publie la page. Maintenant, il dispose d'un nouvel onglet pour effectuer des recherches dans les données du Catalogue de données métiers et les résultats s affichent dans une mise en page personnalisée. (Remarque : Les éditions XML et XSLT peuvent s effectuer en utilisant un éditeur de texte et le nouvel Office SharePoint Designer 2007.) Sécurité La principale partie de l administration de la sécurité dans Office SharePoint Server 2007 provient de la couche sécurité incluse dans Windows SharePoint Services 3.0 et dans Internet Information Services (IIS). Une nouvelle fonctionnalité existe : l authentification ASP.NET. Il s agit d un modèle d authentification fondée sur un fournisseur, qui prend en charge LDAP, une base de données Microsoft SQL Server 2005, un service d'annuaire Active Directory à domaine unique, et ADFS (Active Directory Federation Services, disponible dans Windows Server 2003 R2). Pour une présentation plus détaillée de ces fonctionnalités, veuillez consulter la documentation de Windows SharePoint Services 3.0. Les fonctions d administration de la sécurité dans Office SharePoint Server 2007 présentent plusieurs avantages pour la recherche. Voici leur description. Prise en charge de l authentification enfichable et Analyse de la recherche Avec la nouvelle prise en charge dans Windows SharePoint Services 3.0 d une authentification enfichable ASP.NET 2.0, la fonction de recherche dans Office SharePoint Server 2007 est capable d analyser complètement tout le contenu du portail, tout en assurant que les résultats de recherche soient dynamiquement filtrés en fonction des droits d accès de l utilisateur. Compte d accès au contenu par défaut Lecture totale uniquement Dans les versions précédentes du moteur de recherche, l analyseur nécessitait les privilèges d'administrateur pour qu'il puisse parcourir tout le contenu. Dans Office SharePoint Server 2007 for Search, il lui suffit d avoir le privilège Lecture totale. Il n a donc plus besoin des privilèges d administrateur pour réussir une analyse complète. 32

37 Suppression sélective d éléments uniques Il arrive parfois qu un élément soit indexé durant une analyse alors que cela n aurait pas dû se produire. La nouvelle version de la fonction de recherche permet de supprimer physiquement des éléments de ce genre dans l index afin qu ils n apparaissent plus dans les résultats de recherches. Limitation de sécurité lors de la requête Lors d une navigation dans un portail Office SharePoint Server 2007, les sites et les éléments sont toujours «limités» afin que l utilisateur ne puisse accéder qu aux seuls éléments sur lesquels il a le droit d accès. C est aussi vrai sur les résultats de recherches. Dans l affichage des résultats d une recherche, un utilisateur ne verra jamais un lien vers un élément auquel il n a pas le droit d accéder. Office SharePoint Server 2007 propose en outre une nouvelle fonction de sécurité : la possibilité d ajouter une limitation de sécurité lors de la requête. Cela permet de répondre à certains cas spécifiques. Cas d utilisation Utilisation de différents affichages de navigation Dans une entreprise, deux employés appartiennent à des divisions différentes. Les administrateurs du portail ont créé plusieurs sites de haut niveau dans la hiérarchie des sites, accessibles à tous les utilisateurs de l entreprise. Des sites sont aussi créés par division et chaque site n est accessible qu aux employés de la division correspondante. Lorsqu un employé affiche sa page d accueil du portail, l onglet navigation affiche les sites de haut niveau disponibles pour tous les employés. En outre, chaque utilisateur voit les onglets des sites de la division à laquelle il appartient, mais pas ceux des autres divisions. Une navigation Lancement rapide (sur la gauche de chaque page du portail) est limitée de la même façon aux zones auxquelles l utilisateur a accès. Même si un des employés connaît l URL du site d une autre division, il ne pourra pas y accéder sans ouvrir une session avec les identificateurs de sécurité d un utilisateur qui a accès à ce site. Extension de la recherche Office SharePoint Server 2007 inclut un puissant modèle objet qui peut servir pour étendre les fonctionnalités et la configuration de la recherche. L API inclut des interfaces pour l administration de la recherche et pour formuler des requêtes. Avec la possibilité d accéder pratiquement à n importe quelle source de contenu (documents, pages Web, données 33

38 métier), les possibilités d intégration de la recherche dans d autres applications sont quasiment illimitées. Voici plusieurs scénarios d extension : 1. Tirer parti du service Web XML Recherche sur un site non SharePoint en acceptant des mots clés dans une zone texte et en affichant les résultats renvoyés. 2. Construire des gestionnaires de protocoles personnalisés et des ifilter pour étendre les capacités d indexation. 3. Développer des applications de recherche personnalisées qui exploitent le moteur en lui passant des requêtes spécifiques. Administration et capacité à monter en charge de la fonction de recherche La capacité à monter en charge et l administration ont été nettement améliorées dans Office SharePoint Server 2007 : Interface d administration simplifiée : Comme vu précédemment, des améliorations ont été apportées à l interface d administration. Dans Office SharePoint Server 2007, tous les paramètres nécessaires à l exploitation sont regroupés en un seul emplacement. Cela donne une vue générale de ce qui se passe avec les recherches, les analyse et la propagation. Gestion des index : L administration des index a été rationalisée pour donner à l administrateur plus de contrôle. Il n existe désormais plus qu un seul index, il n est donc plus nécessaire de gérer des index séparés. La nouvelle possibilité de définir plusieurs adresses de départ dans une source de contenu facilite l administration de l analyse. Rapports sur les requêtes : Pour améliorer les requêtes, il faut en comprendre l utilisation. Pour cela, les nouveaux rapports d utilisation donnent des informations sur des éléments comme les tendances de volume, les requêtes les plus fréquentes, le taux de liens suivis ou les requêtes sans réponse. De plus, ces rapports peuvent être exportés dans Microsoft Excel pour d autres analyses. Amélioration des performances : Les nouvelles fonctionnalités accélèrent l'analyse et le rafraîchissement du contenu. L analyse des sites SharePoint est plus efficace et la propagation du contenu des index est continue. Une nouvelle fonction Analyser uniquement les changements de sécurité permet de gagner du temps car l administrateur n a pas à effectuer une analyse complète lorsque seules des modifications de sécurité ont été réalisées. 34

39 Capacité à monter en charge : Dans Office SharePoint Server 2007, la capacité à monter en charge a considérablement évolué. Il n existe pas de limite physique au nombre maximal de documents dans un index (bien que la limite recommandée soit de ne pas dépasser 50 millions de documents par index). Le nombre de documents indexés dépend du matériel utilisé. Maintenance : Des fonctionnalités sont bâties dans Office SharePoint Server 2007 afin de faciliter le dépannage. Les administrateurs peuvent déployer un pack MOM (Microsoft Operations Manager) afin de contrôler le fonctionnement des analyses et le temps de réponse aux requêtes, et de connaître les erreurs les plus courantes. Les administrateurs peuvent aussi examiner les journaux d analyse ou utiliser l interface utilisateur de la session d analyse pour examiner les sources de contenu et le nombre de réussites, d avertissements et d erreurs. Il est aussi possible d utiliser l Observateur d événements et d entrer un chemin spécifique pour voir pourquoi un individu ne trouve pas un document. Qu est-ce qui est analysé? Où sont les erreurs ou les avertissements? Gestion du contenu La portée des termes «gestion du contenu» s est largement étendue avec la nouvelle version d Office SharePoint Server Maintenant, pratiquement tout contenu qu une entreprise souhaite publier sur un intranet, un extranet ou un site Web, qu il s agisse de documents individuels, de pages Web, de formulaires, de documents, ou d enregistrements avec des contraintes règlementaires strictes, peuvent être totalement gérées dans l architecture Office SharePoint Server Les fonctions de gestion du contenu d Office SharePoint Server 2007 se répartissent en trois catégories : la gestion de documents, la gestion d enregistrements et la gestion de contenu Web. 35

40 Gestion de documents Figure 7. Une gestion de document avec le modèle Centre de documents, montrant les tâches de flux. Les fonctions de gestion de documents font partie de Windows SharePoint Services depuis le début. La dernière génération de ce produit, Windows SharePoint Services 3.0, améliore sensiblement cette technologie : possibilité d extraire des documents localement, prise en charge d une bibliothèque de documents hors connexion dans Outlook 2007, suivi de version avec numéros de versions majeures et mineures, prise en charge de différents types de contenus, amélioration des stratégies, intégration des flux de travail et vue en arborescence. Pour en savoir davantage sur ces changements, veuillez consulter la documentation et le guide produit de Windows SharePoint Services 3.0. Toutes ces améliorations ont permis d élaborer une base plus puissante sur laquelle a été construit Office SharePoint Server Modèles site de gestion de documents. Office SharePoint Server 2007 inclut des modèles de gestion de documents, immédiatement utilisables sans personnalisation supplémentaire : 36

41 o Le modèle site de bibliothèque de documents gérés définit des sites de gestion de documents à grande échelle. o Le modèle site de bibliothèque de division inclut des bibliothèques de documents gérés, des tableaux de bord, des indicateurs de performance clés et d autres outils de rapport. o Le modèle site de bibliothèque de traduction aide les entreprises à gérer plusieurs traductions de documents. Modèles de flux de travail configurables. Dans beaucoup d entreprises, il est essentiel de pouvoir créer et configurer des flux de travail qui prennent en charge des processus de gouvernance. Office SharePoint Server 2007 propose des modèles de flux de travail configurables qui aident à suivre les processus de révision et d'approbation. Voici les flux de travail inclus : o Approbation : Fait circuler un document pour approbation. Il est possible d approuver ou de rejeter un document, de réassigner la tâche d approbation à quelqu un d autre ou de rejeter des modifications dans le document. o Collecter des commentaires : Fait circuler un document pour révision. Les réviseurs donnent leurs avis qui sont compilés et transmis au propriétaire du document lorsque le flux est terminé. o Collecter des signatures : Collecte des signatures nécessaires pour terminer un document Microsoft Office (commencé dans une application Office). o Approbation de disposition : Gère l expiration et la conservation des documents en permettant aux participants de décider s il faut conserver ou supprimer des documents expirés. Les développeurs peuvent aussi recourir à Microsoft Visual Studio ou Microsoft Office SharePoint Designer 2007 pour définir des flux de travail personnalisés, créer des processus de gestion de documents, aider les utilisateurs à collaborer via des portails et des espaces de travail, et laisser les utilisateurs accéder aux informations stockées dans les systèmes de gestion d'entreprise. Entrée de métadonnées. Tous les documents des bibliothèques SharePoint possèdent des métadonnées. Certaines d entre elles sont générées automatiquement (par exemple la date de création) et d autres sont fournies par l auteur (par exemple le sujet ou des mots clés). La fonctionnalité Métadonnées est totalement personnalisable et extensible. Recherche d entreprise. Dans la gestion de contenu en entreprise, il est très important de pouvoir correctement indexer et rechercher le contenu. Le mécanisme de recherche 37

42 mis en place dans Office SharePoint Server 2007 fournit une solution complète pour répondre à cette exigence. Bibliothèques de diapositives. Ces bibliothèques permettent aux utilisateurs de Microsoft Office PowerPoint 2007 de partager chaque diapositive d une présentation, ce qui permet de réutiliser facilement des diapositives, de suivre l historique d une diapositive, de regrouper des diapositives indépendantes pour en faire une présentation, et d être averti lorsqu une diapositive a changé. Les utilisateurs peuvent publier leurs présentations dans une bibliothèque de diapositives PowerPoint directement à partir de PowerPoint Flux de travail Des flux de travail sont disponibles dans Office SharePoint Server 2007 pour toutes les bibliothèques et les listes afin de contrôler la publication de documents et d éléments de listes. Il est possible de définir ces flux de telle sorte qu ils démarrent automatiquement ou manuellement, et plusieurs flux peuvent être assignés à une bibliothèque ou à une liste en fonction des besoins de l entreprise. Des flux de travail peuvent déclencher des messages électroniques destinés aux participants, et les tâches d un flux peuvent être affichées sur des pages du portail. 38

43 Figure 8. Ajouter un flux de travail à une bibliothèque de documents. 39

44 Figure 9. Personnaliser un flux de travail. Les modèles de flux inclus dans Office SharePoint Server 2007 peuvent être appliqués et configurés sans aucun développement supplémentaire. Ces modèles de flux préfabriqués répondront à la plupart des besoins des entreprises. Les flux sont configurables sur de 40

45 nombreux points, y compris la capacité de spécifier si un flux est parallèle ou série et la possibilité de définir les participants à un flux de travail. Bien sûr, certaines entreprises auront leurs propres exigences qui ne pourront pas être satisfaites avec les modèles de flux préfabriqués. Les administrateurs de sites ont alors deux options à leur disposition pour créer des flux de travail spécifiques : 1. Office SharePoint Server 2007 : Office SharePoint Server 2007 peut être utilisé pour concevoir graphiquement des flux de travail avec l Assistant Conception de flux de travail. Cet outil simplifie la conception de flux de travail sans qu il soit nécessaire d écrire du code. Il est bien adapté à la création de flux de travail spécifiques pour des listes ou des sites. 2. Visual Studio et le kit de développement de flux de travail : Avec le WSDK (Workflow Software Development kit) et le concepteur graphique de flux dans Microsoft Visual Studio 2005, les développeurs peuvent bâtir des flux de travail complètement personnalisés. Cet environnement est le plus général et le plus complet pour développer toutes sortes de flux qui peuvent ensuite être déployés sur le portail. Pour obtenir des informations supplémentaires sur les capacités de flux de travail fournies par Microsoft Office system 2007, consultez le document 2007 Office System Document: Understanding Workflow in Microsoft Windows SharePoint Services and the 2007 Microsoft Office System ( Exemple d utilisation Écrire des documents et gérer des flux de travail Un analyste marketing prépare une version préliminaire d un document sur la stratégie marketing. Ce document sera publié dans le Centre de documents marketing de son département. Il rédige le document initial avec Microsoft Office Word 2007 et l enregistre dans la bibliothèque de documents principale du Centre de documents marketing. Puis il décide de retravailler directement le document à partir de la bibliothèque, sans sauvegarder ce document localement dans son poste de travail. La bibliothèque de documents a un flux de travail d approbation série qui démarre automatiquement lorsqu un document est ajouté à la bibliothèque ou modifié. Un ensemble d individus chargés des approbations est déjà configuré. L analyste a la possibilité d ajouter de nouvelles personnes à ce groupe. Lorsqu il soumet le document, il ajoute un message à la notification qui sera envoyée par courrier électronique aux chargés d approbation. Il met en copie quelques-uns de ses collègues afin qu ils puissent voir le document, bien qu ils ne fassent pas partie du flux de révision et 41

46 d approbation. Le message comporte un lien vers le document dans le Centre de documents marketing. À mesure que le flux se déroule, chaque personne impliquée reçoit une tâche et une alerte par courriel pour approuver le document. Ces tâches apparaissent sur la page d accueil du Centre de documents marketing et dans les applications Office Outlook 2007 des personnes concernées. Lorsque tous les membres du groupe ont approuvé le document, le document est publié. Il devient accessible à tous ceux qui ont le droit de le consulter. Gestion des enregistrements Toute entreprise, qu elle soit publique ou privée, à but non lucratif ou commercial, a besoin d une approche stricte pour gérer ses enregistrements. Une gestion adéquate des enregistrements est vitale pour la gestion des connaissances de l entreprise, et pour répondre aux exigences légales et réglementaires. La gestion des enregistrements consiste à collecter, gérer et traiter des enregistrements de l entreprise (des informations qui sont importantes pour l historique des dossiers, les connaissances de l entreprise, ou sur un plan fiscal, social ou réglementaire). Ces opérations doivent se dérouler de façon cohérente et uniforme en respectant les règles de l entreprise. Ces règles dépendent de l activité de l entreprise, des risques légaux, des lois et des réglementations qui s appliquent. Office SharePoint Server 2007 introduit de nouvelles fonctions pour créer et prendre en charge cette gestion des enregistrements dans une entreprise : Stratégie et audit. Les fonctions Stratégie et audit d Office SharePoint Server 2007 proposent : o Plannings d expiration et de conservation des documents en fonction de stratégies et de types de contenus. o Audits et rapports d actions fondés sur des stratégies. o Prise en charge de l étiquetage et du code à barres sans modifier physiquement le document. o Intégration de Windows Rights Management Services (RMS). Référentiel des enregistrements. Au cœur de la gestion des enregistrements dans Office SharePoint Server 2007, existe un référentiel stable, efficace et capable de faire face à des volumes importants. Il est construit sur Windows SharePoint Services. Ce référentiel des enregistrements présente plusieurs fonctionnalités importantes : 42

47 o Des modèles de sites Référentiels des enregistrements spécialisés. o Une chambre forte des enregistrements qui garantit l intégrité des fichiers stockés dans l entrepôt. o Des stratégies d enregistrement des informations qui gèrent de façon cohérente et uniforme l étiquetage, l audit et l expiration des enregistrements. o Des capacités de verrouillage qui permettent aux informaticiens, aux juristes et aux responsables des enregistrements d appliquer des verrous qui bloquent les stratégies de gestion sur certains éléments afin d être sûr que ces éléments restent inchangés pendant un litige, un audit ou d autres investigations. o Une interface de collecte d enregistrements qui facilite aux individus comme aux systèmes automatiques l enregistrement de contenus dans un référentiel d enregistrements, avec un accès en écriture seule sans nécessiter un accès direct aux enregistrements du référentiel. o Un routage des enregistrements qui permet un routage automatique d un contenu vers la destination idoine dans le système de gestion des enregistrements, en fonction du type de contenu. o Une capacité d extension pour des solutions requérant des capacités additionnelles au-delà de celles disponibles dans Office SharePoint Server Enregistrement des courriers électroniques. Office SharePoint Server 2007 fournit des solutions cohérentes, reposant sur des stratégies, pour gérer le contenu des courriers électroniques en symbiose avec Microsoft Office Outlook 2007 et Microsoft Exchange Server Pour cela, deux nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées : o Dossiers courrier gérés. Office SharePoint Server 2007 fonctionne de façon étroite avec Exchange Cette intégration permet aux entreprise de créer dans Exchange des dossiers de courriers électroniques gérés, exposés aux utilisateurs d Office Outlook Les utilisateurs exploitent alors ces dossiers pour envoyer des courriers électroniques à un site Centre d enregistrements qui a été implémenté dans Office SharePoint Server Il suffit de faire un glisser-déplacer des courriels depuis la boîte de réception vers le dossier géré approprié. 43

48 o Stratégies de gestion des courriels. L entreprise peut définir des stratégies sur les dossiers courrier gérés, par exemple la durée de conservation des enregistrements ou des quotas. Exemple d utilisation Gérer des contrats Un administrateur de contrats pour le groupe Ventes d un éditeur de logiciels rédige les termes de licence pour un nouveau client. Le contrat préliminaire réside dans la Bibliothèque des versions préliminaires des termes de licences du groupe Ventes. La bibliothèque est configurée pour gérer un type de contenu personnalisé que l entreprise a créé pour les termes de licences. Cette bibliothèque est connectée à un Référentiel des enregistrements pour les contrats. Lorsque l administrateur du contrat ajoute un nouveau document à cette bibliothèque, une stratégie assignée à la bibliothèque fait apparaître une notification dans Microsoft Office Word 2007, lui signalant que les détails du contrat sont strictement confidentiels et ne doivent être discutés qu avec les clients concernés, les membres du groupe Ventes, la direction générale et le département juridique. Au long de la création du document, des champs de métadonnées personnalisés ont été définis dans la bibliothèque en tant que champs obligatoires. Ainsi, il est possible de s assurer que toutes les informations nécessaires relatives au contrat ont été collectées (par exemple, la date effective finale du contrat ou la date d expiration). Lorsque le document est prêt pour révision et approbation, l administrateur du contrat démarre un flux personnalisé qui s applique à la Bibliothèque des documents préliminaires des termes de licence. Lorsque toutes les approbations requises ont été reçues, le flux envoie la copie approuvée du document dans le Référentiel des enregistrements. Puis la version préliminaire est supprimée de la Bibliothèque des documents préliminaires. Le référentiel a une règle de routage spécifique pour les termes de licences, invoquée en raison du type de contenu associé à ce genre de document. Le document est alors stocké dans un dossier réservé aux contrats de licences. La période de conservation est automatiquement fixée à dix ans à partir de la date effective finale. (Cette règle a été définie par l entreprise.) Lorsque le contrat atteint sa date d expiration, un flux a été configuré dans le référentiel pour collecter les signatures des administrateurs de contrats afin de vérifier que le contrat n est plus actif. 44

49 Une autre stratégie indique que les enregistrements d audit doivent être conservés pour indiquer si le document a été lu. Les options d audit du référentiel des enregistrements sont configurés pour activer cette fonctionnalité. Gestion de contenus Web Office SharePoint Server 2007 intègre des fonctions de gestion de contenus Web qui permettent aux utilisateurs de gérer leurs propres contenus Web. Voici quelques aspects de ces fonctionnalités : Prise en charge de sites Web qui respecte la charte de présentation de l entreprise Contrôles de navigation qui affichent automatiquement les liens de navigation sur le site Création Web à partir d un navigateur avec un éditeur de contenu WYSIWYG Déploiement et publication du contenu par des flux de travail Publication de modèles de sites Prise en charge de sites en plusieurs langues Office SharePoint Server 2007 inclut plusieurs fonctions très utiles pour concevoir, déployer et gérer des portails intranet, des sites Web institutionnels sur Internet et des sites portails de divisions. Ces fonctions vous permettent de créer et de publier un contenu Web dans les délais. Vous pouvez aussi réduire le coût et la charge de travail lors de la gestion de plusieurs sites. Voici ces principales fonctionnalités : 1. Pages Web fondées sur des modèles. En utilisant des fonctions de gestion de contenu Web dans Office SharePoint Server 2007, vous pouvez créer, modifier et gérer des pages Web en partant de modèles. Pour cela, vous créez des mises en page. Une mise en page est un modèle utilisé de concert avec une page maître pour contrôler l apparence, le style et le contenu d une page. Cette mise en page sert de gabarit pour définir où et comment les auteurs peuvent modifier le contenu de la page. Les mises en page sont réalisées en utilisant Office SharePoint Designer Tous les accès aux pages, que ce soit pour les créer ou pour les afficher, s effectuent via ces mises en page. Le contenu stocké dans la base de données est indépendant de ces gabarits. Il est donc possible de changer l apparence du site dans recréer le contenu. Par exemple, si 1000 pages reposent sur une mise en page particulière, il suffit de changer le modèle de mise en page (une page) pour changer l apparence de ces mille pages. De plus, avoir un contenu indépendant de sa mise en page permet un 45

50 rendu dynamique du contenu dans différents formats, pour différents équipements, par exemple pour un ordinateur portable ou pour un équipement mobile. 2. Modèles de sites publiés. Lorsque vous créez un nouveau site Office SharePoint Server 2007, vous commencez par sélectionner un modèle de site parmi tous ceux que vous possédez, y compris les modèles qui prennent en charge des besoins spécifiques de publication de contenu propres à votre entreprise. Les modèles de sites du groupe Publier permettent à l entreprise de créer, déployer et gérer des portails intranet, des sites Web institutionnels sur Internet et des sites pour chaque division. Les modèles du groupe Publier ont tous les fonctions de publication activées, y compris la barre d outils de modification de la page, l éditeur de contenu et l extraction. Voici les modèles proposés : Site d information. Choisissez ce modèle si vous créez un site qui fournira des articles, des informations, des brèves, et des liens vers d autres articles. Il inclut des exemples de mises en page d informations et une archive pour stocker les articles anciens. La mise en page est simple à utiliser pour les rédacteurs. Ce modèle inclut aussi deux composants WebPart qui diffusent les informations de façon efficace : la Visionneuse RSS et La semaine en images. Site de publication avec flux de travail. Choisissez ce modèle de site si vous souhaitez créer un site pour publier des pages Web selon un calendrier, tout en utilisant des flux de travail. Il inclut des bibliothèques d images et de documents pour stocker des actifs de publication Web. Par exemple, vous pouvez créer un site pour afficher des articles techniques qui doivent être revus par des experts du sujet avant publication. Portail de collaboration. Choisissez ce modèle pour commencer une hiérarchie de sites pour un portail intranet au niveau d une division. Il inclut une page d accueil, un site Informations, un annuaire de sites et un Centre de recherche avec onglets. Généralement, ce genre de site compte autant de contributeurs que de lecteurs et il héberge des sites d équipes. Ce modèle est parfait si vous souhaitez créer un portail de division où des employés peuvent collaborer et publier des documents et des pages Web. Ce modèle n est disponible que si vous créez une collection de sites dans la page Administration centrale. 46

51 Portail de publication. Choisissez ce modèle pour commencer une hiérarchie de sites pour un portail sur Internet ou un intranet de grande taille. Ce site peut facilement être adapté à l image de votre entreprise. Il inclut une page d accueil, un sous-site pour les communiqués de presse, un Centre de recherche et une page d ouverture de session. Généralement, ce site compte davantage de lecteurs que de participants. Il publie des pages Web avec un flux d approbation. Par défaut, vous ne pouvez créer que des sous-sites de publication avec flux sous des sites créés avec ce modèle. Ce modèle n est disponible que si vous créez une collection de sites dans la page Administration centrale. 3. Intégration avec Office SharePoint Designer Office SharePoint Designer 2007 est un nouveau produit pour créer et personnaliser les sites Web Office SharePoint Server 2007 et pour construire des applications avec des flux de travail, basées sur les produits et les technologies SharePoint. Office SharePoint Designer 2007 permet de personnaliser un site Office SharePoint Server Ainsi, vous pouvez concevoir et étendre des sites portail ou des pages d un portail avec plus de puissance et de souplesse qu auparavant. Par exemple, vous pouvez utiliser des outils d édition sophistiqués pour mettre au point les feuilles de style CSS (Cascading Style Sheet) des sites SharePoint. Office SharePoint Designer 2007 sert aussi à créer les pages maîtres et les pages de disposition qui contrôlent l apparence du site. 4. Création de pages Web. Pour créer les pages Web, utilisez l éditeur de texte fourni dans Office SharePoint Server En passant en mode Édition, vous pouvez saisir un texte et modifier le contenu d une page via un simple navigateur. L environnement ressemble à Word, en WYSIWYG ; par exemple, vous formatez facilement du texte, vous employez le correcteur orthographique et créez des tableaux. À tout moment, il est possible de passer en mode édition du code HTML si vous souhaitez coder directement en HTML. Voici d autres fonctionnalités utiles en création de pages : Création, organisation et formatage de liens. Composant WebPart pour regrouper du contenu en provenance de différents endroits du site. Vérification de l orthographe sur le contenu que vous créez. Création et modification en un seul emplacement de contenu passe-partout, comme le copyright. 47

52 5. Création de documents dynamiques. Office SharePoint Server 2007 sait créer des pages Web en convertissant des documents créés dans d autres applications comme Word ou InfoPath. Cela présente de nombreux avantages. Par exemple, vous pouvez utiliser des documents Word 2007 pour créer des communiqués de presse qui seront publiés sur le Web. Avantages : Création plus rapide. Des documents Office Word 2007 de grande taille, comme des livres blancs ou des rapports, sont ainsi convertis directement en pages Web. Inutile de les recréer pour les mettre en ligne. Travail hors connexion. En utilisant Office Word 2007 pour créer des pages Web, vous travaillez sur le contenu avec ou sans connexion Internet. Ensemble plus riche de fonctions de création. Office Word 2007 est plus complet et propose davantage de fonctions que l outil intégré dans Office SharePoint Server Flexibilité. Les documents Office Word 2007 peuvent aussi servir dans d autres contextes. Par exemple, vous pouvez créer l annonce d un nouveau produit avec Word et la distribuer par courriels et sur le Web. 6. Variations de site. Le public d un site Web peut être très diversifié : différentes langues, différentes régions, divers équipements informatiques... Tenir à jour et en synchronisme plusieurs versions d un même site est une opération délicate qui prend du temps. Dans Office SharePoint Server 2007, la fonction Variations simplifie le travail des administrateurs en gérant les copies du contenu d un site source dans chaque site cible. Elle est particulièrement utile pour publier dans plusieurs langues. Par exemple, vous pouvez identifier une source (supposons Communiqués de presse anglais) et plusieurs sites destination (supposons Communiqués de presse français, Communiqués de presse allemands) ; Office SharePoint Server 2007 assurera la synchronisation des sites cibles avec le site anglais d origine. Création de contenu Web La création et la publication de documents sont toujours liées à des activités particulières en fonction de la nature du document. Par exemple, la création d un document Office Excel 2007 requiert l utilisation de l application Office Excel 2007 ; sa publication sur un site Office SharePoint Server 2007 peut être lancée depuis Excel ou depuis le navigateur Web. Lorsque le document a été soumis, il peut être immédiatement publié ou soumis à des flux d approbation ; cela dépend de la configuration de la bibliothèque de documents qui l a reçu. 48

53 La création de contenu Web présente quelques aspects très particuliers. Il faut par exemple définir l emplacement de la page le contexte de navigation dans le site. Pour cette raison, il est commode de créer et de publier la page à partir du navigateur Web. Dans Office SharePoint Server 2007, l expérience utilisateur pour la création et la maintenance de pages Web est mise en œuvre dans le contexte de la navigation du site. L auteur utilise simplement le navigateur pour se rendre à l emplacement dans le site où la page sera publiée, et il crée la nouvelle page ou modifie la page existante. (D autre part, Office SharePoint Server 2007 inclut aussi une fonctionnalité nommée création de client dynamique qui permet la création de contenu dans une application Office et qui la convertit en page Web sur le site.) Une autre décision importante lors de la création de pages Web consiste à choisir une mise en page appropriée. Les mises en page disponibles doivent satisfaire différents besoins pour le rendu de contenu et apporter une apparence cohérente dans tout le site. Dans Office SharePoint Server 2007, l auteur sélectionne la mise en page parmi celles que les concepteurs du site ont mis à disposition. Lorsque l auteur a choisi l emplacement et la mise en page, le mode édition de page est lancé et l auteur peut créer son contenu. 49

54 Figure 10. Mode édition de page Web en WYSIWYG. Les concepteurs Web qui créent les mises en page contrôlent les styles qui seront à la disposition des auteurs de contenu. Cela assure la cohérence de la présentation sur l ensemble du site. En plus de fournir le contenu Web visible, les auteurs peuvent fournir des métadonnées pour chaque page qu ils écrivent. Ces métadonnées améliorent l indexation du contenu. Certaines d entre elles peuvent être obligatoires. Dans la publication de pages Web, il est fréquent de réutiliser des contenus entre plusieurs pages. Office SharePoint Server 2007 propose une fonctionnalité «Contenu réutilisable» qui facilite la maintenance de ces fragments communs en les regroupant dans une liste centralisée pour chaque collection de sites. L auteur insère facilement ces fragments dans ses pages. Il est possible d autoriser ou d interdire à un auteur de modifier le contenu de ces fragments. Une approche similaire sert dans la gestion des objets médias, des images et des documents via l utilisation des bibliothèques Images de la collection de sites et 50

55 Documents de la collection de sites qui sont automatiquement créées lors de l installation de Office SharePoint Server Figure 11. Sélection d un contenu réutilisable. Lorsque l auteur a terminé son travail et a sauvegardé sa page, cette page (comme tout autre document dans Office SharePoint Server 2007) peut être soumise à des flux de travail. Par défaut, un flux parallèle est immédiatement disponible. Il est possible d ajouter d autres flux. Comme dans tout flux de travail dans Office SharePoint Server 2007, ces flux sont configurables et personnalisables. Vous pouvez même ajouter des flux totalement nouveaux pour répondre à des besoins précis de votre entreprise. En plus des riches fonctions d édition proposées par l éditeur de contenu HTML, Office SharePoint Server 2007 fournit d autres fonctions de gestion de contenu : Contrôles d images : Contrôles qui permettent à l utilisateur de sélectionner et de formater des images en provenance d une bibliothèque d images. Contrôles Lien de synthèse : Contrôles qui permettent aux auteurs de créer des listes de liens vers d autres sites Web (internes ou externes) et de spécifier comment ces listes doivent être formatées sur la page publiée. Composants WebPart : o Lien de synthèse : Permet la création, le formatage et l organisation de liens vers d autres sites. Ce composant ressemble au contrôle Lien de synthèse cité 51

56 ci-dessus mais avec des fonctionnalités supplémentaires liées au composant WebPart pour la personnalisation et la cible. o o Table des matières : Affiche des vues de navigation en fonction des données. Requête sur le contenu : Permet l insertion de requêtes dynamiques sur la page. Par exemple, un lien «Articles connexes» émet une requête basée sur le sujet de la page. Exemple d utilisation Publier une information Chez l éditeur d une revue, une analyste souhaite publier un article avec une photo, sur le site Web public de la revue. Elle se place dans la section Informations du site et dans le menu Actions du site, elle sélectionne Créer une page. Dans la boîte de dialogue Créer une page, elle fournit le titre de la page, une description et une URL. (Une URL a été créée automatiquement ; il n est peut-être pas nécessaire de la changer.) Elle sélectionne la mise en page qu elle désire pour publier l article («Page d article avec image sur la droite»), puis elle clique sur le bouton Créer. Maintenant, dans le mode édition de page, elle écrit le corps de son article dans le champ intitulé Contenu de la page. Pour la photo, dans le champ Image de la page, elle clique sur le lien Cliquer pour ajouter une nouvelle image. Dans la boîte de dialogue Modifier les propriétés de l image, elle clique sur le bouton Parcourir à côté du champ Image sélectionnée afin d ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner une image. Là, elle clique sur le bouton Télécharger afin de transférer son image scannée dans la bibliothèque Images du site. Après avoir publié l image, elle revient à la boîte de dialogue Sélectionner une image pour rafraîchir la liste et sélectionner l image. Elle donne quelques indications supplémentaires (comme le texte de remplacement, la taille de l affichage) puis elle clique sur OK. Elle vérifie l apparence finale en cliquant sur Archiver dans un brouillon partagé, ce qui enregistre le contenu et ferme le mode édition de page. Elle voit maintenant sa page telle qu elle apparaîtra dans le navigateur d un utilisateur. La page n est pas encore publiée. Le site est configuré avec un flux de travail. Elle doit donc maintenant soumettre la page à l approbation. Elle clique sur le bouton Soumettre pour approbation et elle arrive sur la page Démarrer le flux de travail qui a automatiquement sélectionné un flux de travail Approbation en parallèle. Sur cette page, elle tape un message et sélectionne éventuellement d autres utilisateurs qu elle souhaite avertir de cette proposition de document. Elle clique sur le bouton Démarrer pour lancer le processus. Le 52

57 flux de travail détermine les personnes à avertir de l arrivée de ce nouveau document. Lorsque la page aura été approuvée, elle sera publiée. Formulaires et intégration Les applications Web doivent très souvent fonctionner avec des processus à base de formulaires. Cela implique en général un développement spécifique pour concevoir et mettre en œuvre des solutions sophistiquées. Office SharePoint Server 2007 fournit Office InfoPath Forms Services qui permet la conception de ces formulaires en utilisant Microsoft Office InfoPath Ces formulaires sont ensuite déployés sur des sites Web internes ou externes via Office SharePoint Server Pour les exploiter, un simple navigateur ou un équipement mobile doté d un navigateur suffit, sans nécessiter d autre application client. Office InfoPath Forms Services contrôle et gère les formulaires de façon centralisée via un catalogue de formulaires supervisé par un administrateur. Cela permet à un utilisateur de trouver rapidement le formulaire dont il a besoin, et réduit les temps d arrêt quand une mise à jour des formulaires est nécessaire. Les administrateurs reçoivent tous les outils dont ils ont besoin pour gérer la sécurité et les accès aux formulaires. La conception et la mise en œuvre des formulaires sont largement simplifiées par une méthodologie «à conception unique». Avec Office InfoPath 2007, il est possible de concevoir des formulaires très élaborés qui s utiliseront aussi bien dans l environnement d un client InfoPath que dans des navigateurs Web. Au moment de leur publication, les formulaires sont automatiquement convertis en formulaires Web ASP.NET sans travail supplémentaire pour le concepteur. Pour un formulaire qui ne nécessite pas de composants de code managé, l Assistant de publication d InfoPath 2007 simplifie son processus de publication dans une bibliothèque de documents tout en le rendant disponible sous la forme d un formulaire pour navigateur. Des modèles de formulaires sont publiés dans une bibliothèque de formulaires Office InfoPath Cette bibliothèque peut être configurée par défaut pour que les formulaires s ouvrent dans un navigateur ou dans un client Office InfoPath Elle peut aussi être configurée pour démarrer automatiquement un flux de travail. Pour des utilisateurs d Office InfoPath 2007, les formulaires seront plus efficaces s ils s ouvrent dans le client InfoPath. Si le formulaire nécessite un accès à des données, il peut être configuré, lors de sa conception dans InfoPath, pour accéder à des sources de données de confiance sur des sites Office SharePoint Server Cet accès est réalisé via des 53

58 services Web XML d Office SharePoint Server 2007, ce qui simplifie sa configuration. Le client InfoPath propose en outre des fonctionnalités supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans l interface du navigateur. Des tâches générales d administration des formulaires sont disponibles dans la bibliothèque de formulaires pour voir, analyser et gérer les flux à base de formulaires. Figure 12. Conception de formulaire dans Office InfoPath 2007, avec le Vérificateur de mise en page visible. 54

59 Figure 13. Accès à un formulaire à partir d un navigateur Web. Pour les formulaires qui ont été conçus dans Office Excel ou Office Word, l Assistant Importation de formulaire sait les convertir en formulaires Office InfoPath Cet assistant gère dynamiquement la conversion des champs, les tableaux répétés, les zones de texte riche et d autres éléments. Il génère la structure XML sous-jacente pour le nouveau formulaire. Bien sûr, la compatibilité des formulaires avec une large gamme de navigateurs représente un élément important dans la mise en œuvre de solutions reposant sur les formulaires. Le Vérificateur de mise en page intégré dans Office InfoPath 2007 informe immédiatement les concepteurs de formulaires des problèmes de compatibilité éventuels que les utilisateurs pourraient rencontrer avec ce formulaire. Les concepteurs peuvent ainsi développer des formulaires qui soient compatibles à la fois avec Office InfoPath 2007 et différents navigateurs Web. Exemple d utilisation Mettre en place un formulaire pour les dépenses Jean souhaite mettre en œuvre un formulaire de demande de dépense sur l intranet de l entreprise. Il souhaite aussi que ce formulaire puisse être rempli et transmis via un navigateur Web. En utilisant Office InfoPath 2007, il conçoit un formulaire adapté aux besoins de son département. À mesure qu il travaille sur le formulaire, Jean veut vérifier la 55

60 compatibilité de son formulaire avec différents navigateurs. Dans le client InfoPath, il active l outil Vérificateur de mise en page et configure ses options pour une connexion à une bibliothèque de documents SharePoint. Le Vérificateur de mise en page l avertira s il emploie des éléments fonctionnels qui ne sont pas pris en charge par le navigateur. D autres messages signaleront des optimisations possibles pour le navigateur. Pour publier ce formulaire sur le site, Jean sélectionne Publier dans le menu d InfoPath, ce qui démarre l Assistant de publication. Il indique que le formulaire doit être publier sur un serveur Office SharePoint et saisit l URL de ce serveur. Il précise aussi que le formulaire doit être publier comme modèle dans la bibliothèque de documents. L Assistant crée une nouvelle bibliothèque de formulaires. À la fin, l Assistant propose d ouvrir le formulaire dans le navigateur. Le modèle de formulaire est désormais disponible pour la création de nouvelles demandes de dépenses. Remarque : Dans cet exemple, le modèle de formulaire a été conçu pour être utilisé avec une bibliothèque de documents spécifiques. Le modèle peut aussi être enregistré comme un nouveau type de contenu dans le site SharePoint : cela permettrait de créer des demandes de dépenses dans des bibliothèques de documents dans tout le site. Catalogue de données métiers Le Catalogue de données métiers intègre des données dans l interface utilisateur d Office SharePoint Server 2007, ce qui permet à l utilisateur d accéder à des données externes résidant dans les applications métier de l entreprise. Par le biais du Catalogue de données métiers, une entreprise peut exposer des informations enfermées dans des bases de données et des applications métier, en utilisant des composants WebPart et la fonction de recherche d Office SharePoint Server Cinq composants WebPart sont inclus dans Office SharePoint Server 2007 pour exploiter le Catalogue de données métiers : 1. Composant WebPart Liste de données métiers. Affiche une liste d instances d entités à partir d une application métier enregistrée dans le Catalogue de données métiers. Par exemple, ce WebPart pourrait afficher une liste de clients contenue dans une table faisant partie d une application de gestion de la relation client (CRM). 2. Composant WebPart Élément de données de l entreprise. Affiche les détails d une instance d entité en provenance d une application métier. Par exemple, il serait possible d afficher les détails d un client, ces informations provenant de la base de données d une application CRM. 56

61 3. Composant WebPart Générateur d éléments de données métiers. Crée un élément de donnée métier à partir des paramètres dans la chaîne de requête présente dans l URL, et le connecte à d autres composants WebPart. N est visible que lorsque la page est en mode édition. 4. Composant WebPart Liste liée aux données métiers. Affiche une liste d instances d entités en provenance d une application métier. Par exemple, une liste de commandes passées par un client spécifique pourraient être extraites des données d une application CRM. 5. Composant WebPart Actions de données métiers. Affiche une liste d actions associées à une entité définie dans le Catalogue de données métiers. Par exemple, le composant WebPart pourrait afficher une liste de toutes les actions qu un utilisateur de portail pourrait effectuer sur les informations d un client, s il y est autorisé (par exemple effectuer une mise à jour ou envoyer un courriel). Actions de données métiers. Sans écrire de code personnalisé, l utilisateur crée facilement des actions pour ouvrir des pages Web, afficher les interfaces utilisateur d'applications métier, lancer des formulaires InfoPath et réaliser d'autres actions courantes. Utilisez les liens appropriés qui apparaissent en regard des objets renvoyés par le catalogue de données métiers. Exemple d utilisation Ajouter une action personnalisée Un administrateur reçoit une requête pour créer une action qui permettrait l ajout d une nouvelle information de contact dans la table Contact d une base de données CRM (gestion de la relation client). L administrateur de l application CRM lui fournit une URL qui ouvre une page Web permettant l ajout d une nouvelle information de contact. Un catalogue de données métiers a déjà été créé pour inclure l entité Contact. L administrateur ouvre l Administration centrale et sélectionne le Fournisseur de services partagés (SSP) qui inclut la définition du Catalogue de données métiers. Il voit les entités dans le Catalogue de données métiers et sélectionne l entité Contact. De la page Afficher l entité, il constate qu aucune action n est actuellement définie pour Contact. Il clique sur le lien Ajouter une action sur cette page. Sur la page Ajouter une action, il saisit le nom de l action («Ajouter un nouveau contact»), l URL qui appelle cette action et une icône qui sera associée à cette action dans les menus. Il clique sur OK et l action est maintenant associée à cette entité. L action Ajouter un nouveau contact sera affichée sur les pages du site Web où l entité Contact est 57

62 exposée via une liste de données métiers ou un composant WebPart Actions de données métiers. L administrateur du site crée et gère les définitions disponibles du Catalogue de données métiers. Cela commence avec la création d une Définition d application pour le Catalogue de données métiers (un fichier XML qui décrit la source de données métier), qui est ensuite importée vie l Administration centrale. La figure suivante donne un exemple d une telle définition : Figure 14. Affichage d un exemple d application du Catalogue de données métiers. Pour obtenir des informations détaillées sur la création de définitions d applications pour le Catalogue de données métiers, veuillez vous reporter au Kit de développement logiciel d'office SharePoint Server 2007 ( Un exemple de fichier de définition d'application pour le Catalogue de données métiers qui se connecte à la base de données AdventureWorks SQL Server 2006 Analysis Services Project ( est disponible après 58

63 l installation de SQL Server Si vous avez installé ce produit, vous devrez modifier la propriété RdbConnectionDataSource dans ce fichier pour pointer vers l ordinateur qui héberge SQL Server et la base de données concernée. (Si vous utilisez SQL Server 2000, visitez la page AdventureWorks SQL Server 2000 Sample ( pour obtenir des instructions sur la configuration de cette base de données et la définition d une application pour le Catalogue de données métiers.) Aide à la décision La préparation, le déploiement et le partage d analyses décisionnelles présentent des défis, notamment dans les grandes entreprises. Office SharePoint Server 2007 introduit des fonctions d aide à la décision qui permettent le partage de données métiers avec des collègues, l analyse et l affichage des données, et la prise de décisions en parfaite connaissance de cause. Ces fonctions développent la puissance des sites Web d entreprise en facilitant la prise de décision. Aide décisionnelle via le Web à l'aide d'excel Services Fournir des fonctions d analyse avancée pour des applications d aide à la décision à partir d un serveur central impose généralement des efforts considérables dans le développement d applications serveur. De plus, ce développement est un doublon des fonctions d analyse décisionnelle qui existent déjà dans les postes de travail équipés d Office Excel. C est là qu intervient Excel Services. Excel Services est un mécanisme qui permet aux utilisateurs de publier et d exécuter des feuilles de calcul sur un serveur. Il devient possible d accéder à ces feuilles via un simple navigateur Web, sans installer de modules supplémentaires sur les postes clients. Le serveur accède aux données et aux fonctions d analyse, il les traite avec efficacité et garantit que toutes les vues des documents partagés sont produites à partir d une même source centralisée. Vous pouvez incorporer à un portail ou à un tableau de bord des feuilles de calcul liées aux données et entièrement interactives, comprenant des graphiques, des tableaux ou des tableaux croisés dynamiques, sans aucun autre développement. Dans ce cadre, Office SharePoint Server 2007 intègre la publication de feuilles de calcul avec Office Excel Excel 2007 permet aux auteurs de déterminer les emplacements qui serviront à la publication de leurs feuilles de calcul, qu il s agisse du poste de travail ou du serveur Web de l entreprise. Les professionnels de l information et les 59

64 analystes peuvent publier des feuilles Excel directement dans des bibliothèques SharePoint. Ils disposent des fonctions suivantes : Créer un nouvel espace de travail de documents. Si l auteur de la feuille de calcul a le droit de le faire, il peut créer un nouvel espace de travail sur Office SharePoint Server 2007 pour autoriser le partage et la collaboration sur ce document. Enregistrer dans une bibliothèque de documents. Le document peut directement être enregistré dans une bibliothèque de documents Excel si l auteur a le droit d y accéder. Spécifier des options Excel Services. L auteur peut définir les parties de sa feuille de calcul qui seront accessibles et visibles aux autres utilisateurs. L auteur a la possibilité de publier ses feuilles de calcul sur les emplacements de son choix sur le Web de l entreprise, tout en contrôlant les documents (par exemple pour protéger des informations sensibles ou la logique intégrée dans la feuille). Les utilisateurs autorisés accèdent à ces documents via un navigateur Web ou Office Excel La logique de la modélisation, les informations propriétaires et les données privées sont protégées. Le processus de publication est étroitement intégré dans le logiciel Office Excel Office SharePoint Server 2007 apporte une fonctionnalité importante : les bibliothèques de connexion de données. Il s agit de bibliothèques de documents SharePoint centralisées qui stockent des fichiers de connexion de données Office. Un fichier de connexion de données décrit les connexions à des données externes. La centralisation de ces fichiers facilite le partage, l administration et la découverte des connexions de données compatibles avec un programme Microsoft Office. Il est possible de créer et de publier des fichiers de connexion de données Office qui assurent la connexion à des sources de données d aide à la décision. Les bibliothèques de connexion de données facilitent ce partage, simplifiant ainsi la tâche des utilisateurs qui souhaitent se connecter à une source de données. Voici d autres fonctions d aide à la décision incluses dans Office SharePoint Server 2007 : Tableaux de bord intégrés d aide à la décision. Office SharePoint Server 2007 permet la création de tableaux de bord d aide à la décision interactifs, qui regroupent et affichent des informations en provenance de sources disparates : indicateurs de performance, feuilles de calcul Excel, rapports Microsoft SQL Server Reporting Services, et composants WebPart se connectant aux applications métier. Centre de rapports. Prêt à l'emploi, ce site optimisé pour l'accès aux rapports et pour leur gestion comprend une bibliothèque de rapports, une bibliothèque de connexions de 60

65 données et un modèle de tableau de bord. Ces éléments, hébergés par le nouveau Centre de rapports, permettent de gérer avec cohérence les rapports, les feuilles de calcul et les connexions de données. Indicateurs de performance clés. Les indicateurs de performance renseignent sur les objectifs et les états afin d atteindre les objectifs fixés. À l'aide du composant WebPart Indicateur de performance clé, un utilisateur peut créer une liste d'indicateurs de performance clés dans une page WebPart sans écrire de code. Ce composant WebPart permet d'afficher des indicateurs de performance clés issus de Microsoft SQL Server Analysis Services, de feuilles de calcul Excel, de listes SharePoint ou de données saisies manuellement. Composants WebPart filtres. Les filtres servent à personnaliser les tableaux de bord en communiquant des paramètres partagés entre composants WebPart. Les paramètres transmis peuvent être automatiquement appliqués en fonction de profils utilisateur, de listes SharePoint, du catalogue de données métier, de données saisies manuellement, etc. Exemple d utilisation Publier un classeur Excel sur un portail de ventes pour un accès via un navigateur Dans une équipe de vente, un utilisateur professionnel a préparé un classeur Office Excel 2007 pour analyser les ventes par région. Le classeur inclut un tableau croisé dynamique qui montre les ventes par région et par produit. Il donne aussi un résumé des ventes avec le rang de chaque produit, et les ventes par rapport aux quotas fixés. Des graphiques illustrent les données du tableau croisé dynamique et du résumé. L auteur de ce classeur souhaite publier le classeur sur un portail de ventes Office SharePoint Server 2007 afin que tous les membres de l équipe puissent y accéder à partir de leurs navigateurs. Dans l application Excel, l auteur clique sur le bouton Office puis sur Publier et enfin sur Excel Services. Il clique sur son dossier Documents partagés qui pointe vers une bibliothèque de documents dans Office SharePoint Server Il choisit l option «Ouvrir dans Excel Services» (sous les champs Nom de fichier et Type de fichier) puis il clique sur le bouton Enregistrer. Cela ouvre le navigateur par défaut qui affiche la version serveur du classeur telle qu elle vient d être publiée. Le rendu du classeur dans le navigateur est pratiquement identique à l affichage dans le logiciel Excel. En cliquant sur les menus du tableau croisé dynamique, 61

66 l auteur parcourt les données et constate que le graphique issu du tableau croisé dynamique est bien mis à jour. Dorénavant, les autres membres de l équipe des ventes accèdent à ce classeur d analyse à partir de leurs navigateurs. Même si un commercial est en dehors de l entreprise, il accèdera à ce classeur dès qu il aura une connexion Internet lui donnant accès au portail des ventes de l entreprise. Figure 15. Accès à un classeur Excel en utilisant Excel Services et un navigateur Web. Interopérabilité des produits et technologies Microsoft SharePoint L interopérabilité prend diverses formes dans une architecture Web d entreprise. Nous pourrions en parler pendant des heures. Ici, nous nous limiterons aux concepts suivants : 62

67 1. Interopérabilité. Fonctions incluses dans Office SharePoint Server 2007 pour permettre l accès aux informations et aux applications qui existent sur d autres plateformes et portails, sans avoir besoin de créer des composants WebPart spéciaux ou des applications particulières. 2. Services Web. Services présents dans Office SharePoint Server 2007 qui rendent les informations du portail accessibles à d autres applications. 3. Développement personnalisé. Fonctions dans Office SharePoint Server 2007 qui facilitent le développement de services et de composants d applications qui jouent le rôle de producteurs et de consommateurs de données d application et d informations de portail d entreprise. Interopérabilité L interopérabilité la plus souvent demandée pour un portail d entreprise est la possibilité d accéder aux informations depuis différents lieux, à partir de nombreuses applications différentes. Le plus souvent, l accès au contenu nécessite une authentification spécifique pour chaque application utilisée. Office SharePoint Server 2007 facilite les opérations et rend le contenu du portail immédiatement accessibles : 1. Ouverture de session unique. Ce service, fourni par Office SharePoint Server 2007, enregistre les informations d identification nécessaires à la connexion avec des applications tierces ou avec les systèmes informatiques centraux. Pour les entreprises qui ont déjà mis en place un systèmes d ouverture de session unique, Office SharePoint Server 2007 propose un mécanisme qui permet de spécifier un fournisseur d ouverture de session unique différent de celui d Office SharePoint Server Exemple d utilisation Connecter un composant WebPart à une application ERP Une entreprise a développé un composant WebPart spécifique qui se connecte à l ERP (progiciel de gestion intégré) de l entreprise pour afficher le solde des jours de congés d un employé. Ce composant s affiche sur la page Mon site de chaque employé. L ERP utilise son propre système d authentification. Le service d ouverture de session unique inclus dans Office SharePoint Server 2007 est configuré pour mettre en correspondance les informations d identification de l employé avec celles nécessaires sur l ERP. Les informations d authentification sont transmises à l ERP et la connexion 63

68 entre l ERP et le composant WebPart est établie. Les données obtenues sont ensuite mises en forme et affichées en HTML dans le WebPart de la page Mon site de l utilisateur. 2. Catalogue de données métiers. Les données d autres applications peuvent être directement accessibles via le portail, à la fois comme un contenu sur lequel peuvent s effectuer des recherches et comme des données pour des WebPart. Office SharePoint Server 2007 inclut un certain nombre de WebPart prêts à l emploi pour accéder aux données du Catalogue de données métiers. Pour davantage d informations sur cette fonctionnalité, veuillez vous reporter à la section intitulée «Catalogue de données métiers» dans ce document. Exemple d utilisation Rechercher des informations sur un produit Un analyste du support des ventes a souvent besoin de rechercher des informations de prix sur un produit. L administrateur du portail des ventes a importé une définition d application dans le Catalogue de données métiers, qui se connecte aux informations du produit et aux entités prix dans la base de données des produits de l entreprise. L analyste ajoute un composant WebPart Générateur d éléments de données métiers sur sa page d accueil Mon site et connecte ce WebPart au Catalogue de données métiers en sélectionnant l entité Produit dans le Catalogue, cette entité contenant les informations de prix. L analyste enregistre les modifications de la page. Maintenant, il accède aux informations prix et produit directement à partir de sa page Mon site. 3. Flux RSS. Les utilisateurs peuvent ajouter le WebPart Flux RSS à leurs pages pour accéder à leurs flux RSS favoris directement à partir de leurs pages personnelles. 4. Consommateur WSRP (Web Services for Remote Portlets). Il s agit d une spécification d un comité OASIS qui propose des «services Web orientés présentation pour utilisation par des intermédiaires d agrégation comme des portails» ( Dit plus simplement, il s agit de définir quels blocs HTML peuvent être servis à partir d un service Web XML pour être affichés dans des composants d un portail comme des WebPart. Office SharePoint Server 2007 inclut un WebPart Consommateur WSRP qui permet l affichage d un contenu en provenance d un fournisseur WSRP approuvé. 64

69 5. SAP iview. Dans les portails SAP, c est un composant utilisé pour afficher des informations, des documents et des données d application. Office SharePoint Server 2007 inclut un WebPart SAP iview qui permet l affichage d un contenu en provenance d un portail SAP approuvé. Services Web Lors de la conception, de l élaboration et du déploiement d applications Web, l accès aux fonctionnalités et aux informations de ces applications déterminera l interopérabilité de l architecture. Office SharePoint Server 2007 inclut plusieurs services Web XML qui donnent accès à certaines de ses fonctions : 1. Service Web de fichiers officiels : un service qui permet de proposer des fichiers à un référentiel d enregistrements. 2. Service Web de liens publiés : un service qui permet à des logiciels clients Microsoft et à d autres applications d obtenir la liste des liens publiés sur le serveur et qui sont accessibles à l utilisateur. 3. Service Web de recherche : un service qui expose les fonctionnalités de recherche d Office SharePoint Server 2007 via le service Web Requête. Il permet d accéder à des résultats de recherche à partir d applications Windows et Web en dehors du contexte d un site SharePoint. 4. Service Web de changement de profil utilisateur : un service qui permet de changer le profil d un utilisateur en dehors du contexte d un site SharePoint. 5. Service Web de profil utilisateur : un service qui fournit une interface profil d utilisateur pour des clients distants. 6. Service Web de flux de travail : un service qui donne accès aux flux de travail d un site SharePoint. 7. Services Web de publication : interfaces de services Web XML donnant accès aux fonctions de publication d un site SharePoint. 8. Services Web d administration : services pour prendre en charge l administration Office SharePoint Server

70 Exemple d utilisation Développer une application spécifique pour envoyer des documents à une bibliothèque de documents SharePoint Un bureau d études possède une application de conception graphique utilisée par ses ingénieurs pour créer des dessins techniques. Cette application accepte l ajout de fonctions supplémentaires. Le département informatique de l entreprise développe un composant additionnel pour cette application afin d accéder au service Web PublishingService (à partir de l espace de noms Microsoft.SharePoint.Publishing.WebServices). Cela permet à un utilisateur de publier le dessin directement sur le Centre de documents du portail de l entreprise, où il peut être traité par des flux de travail pour révision et approbation. Développement personnalisé Dans de nombreux cas, les problèmes d interopérabilité sont très pointus et conduisent à un développement spécifique. Par exemple, une entreprise souhaite que le contenu d un portail Office SharePoint Server 2007 soit accessible à un autre portail qui prend en charge des WebPart consommateurs WSRP ou portlets. Cela signifie qu il faut développer un service fournisseur WSRP qui donne accès au contenu d Office SharePoint Server Le produit Office SharePoint Server 2007 contient un vaste ensemble d espaces de noms.net qui permet le développement d applications personnalisées et de services tel que celui-là. Vous trouverez sur MSDN ( une référence complète décrivant ces espaces de noms et leurs classes. Exemple d utilisation Intégrer la recherche dans une application client-serveur personnalisée Une société d édition de livres développe une application client-serveur.net afin de donner à ses employés la possibilité de rechercher dans toutes ses publications. Elle souhaite créer des menus personnalisés qui servent à filtrer les résultats par sujets, par numéros d index dans le catalogue et selon d autres critères. Les publications sont regroupées dans un Centre de documents Office SharePoint Server 2007, indexé par la fonction de recherche d Office SharePoint Server Un service Web XML personnalisé est créé et déployé sur le serveur Office SharePoint Server 2007 afin d accéder aux métadonnées des documents et aux services de recherche via les classes de l espace de noms Microsoft.Office.Server.Search. Un ensemble de méthodes Web est défini. Ces méthodes sont exploitées par des applications client pour remplir des menus et traiter les requêtes soumises par les utilisateurs au service Web de recherche. L application client affiche une fenêtre dont les menus reprennent les 66

71 métadonnées des publications, les résultats de la recherche apparaissant dans une liste défilante. Architecture d Office SharePoint Server 2007 Pour bâtir avec efficacité des solutions Web d entreprise en exploitant Office SharePoint Server 2007, il faut comprendre les éléments d architecture sous-jacents. Cette section présente l architecture d Office SharePoint Server 2007 et indique la correspondance entre les aspects de cette technologie et les fonctions disponibles pour élaborer des solutions d entreprise. Dans la création et la personnalisation d applications Web autour d Office SharePoint Server 2007, les intégrateurs et les développeurs ont accès aux trois couches logiques de l architecture, ce qui leur permet de répondre à n importe quel besoin spécifique. Figure 16. Architecture logique d Office SharePoint Server Services et application La couche supérieure de l architecture logique d Office SharePoint Server 2007 correspond à la fourniture d applications et de services dans des solutions Web. La majeure partie de ce 67

72 document a été centrée sur les six fonctions principales d Office SharePoint Server 2007 : collaboration, portail, recherche, gestion du contenu d entreprise, formulaires et intégration de données, et aide à la décision. Ces éléments ont été traités dans les sections précédentes. Plusieurs technologies Microsoft sont sous-jacentes à ces six fonctions : Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, Office Forms Server 2007, Enterprise Search et Excel Services. Toutes ces technologies sont incluses dans Office SharePoint Server Un autre aspect essentiel de cette couche de haut niveau est représentée par les services partagés. Comme son nom l indique, il s agit d éléments fonctionnels et d outils qui servent dans tous les principaux domaines de l architecture logique, notamment : Modèle de site. Création et gestion de toute la hiérarchie du site, et configuration des éléments fonctionnels dans les collections du site qui constituent le portail Web. Le modèle de site est géré via les interfaces Administration centrale et par des paramètres et des actions individuels dans le contexte du portail. Indexation et recherche. Aspect important de l indexation qui rend les recherches efficaces sur tout le portail. Dans Office SharePoint Server 2007, ces fonctionnalités sont fournies par la partie Recherche. Nous en avons parlé à la section «Recherche d entreprise». Catalogue de données métiers. Capacité d accéder directement aux données métier dans le contexte du portail. L activation de cette fonctionnalité s effectue via l Administration centrale. Nous l avons décrite dans la section «Catalogue de données métiers». Alertes. Un mécanisme qui avertit toute personne impliquée dans la gestion de contenu, les flux de travail et d autres processus métier dans le portail, lorsque des changements se produisent et des processus sont lancés. Ce mécanisme utilise la messagerie électronique et l assignation de tâches. Profils d utilisateurs. Les profils d utilisateurs fournissent des éléments essentiels pour la personnalisation, le ciblage et les flux de travail. Audiences. La définition et la gestion des collections d utilisateurs. Elles permettent de définir la cible des sites, des composants WebPart et de chaque élément du contenu du portail. 68

73 Rapport d utilisation. La création de rapports détaillés et d audits sur le portail. Cette fonction est importante dans la gestion des enregistrements. Ouverture de session unique. La capacité de propager les informations d identification et d authentification de l utilisateur vers différentes applications, y compris vers d autres solutions d ouverture de session unique. Services de plateforme Dans l architecture logique d Office SharePoint Server 2007, cette couche exploite les technologies de Windows SharePoint Services 3.0. Reportez-vous à cette section dans ce document pour connaître le rôle de ces technologies dans le portail Web de l entreprise. Services du système d'exploitation La couche inférieure de l architecture d Office SharePoint Server 2007 fournit des fonctions élémentaires pour concevoir des applications Web d entreprise. Les services de cette couche sont fournis par Windows Server 2003, SQL Server 2005 (ou 2000), la Windows Workflow Foundation et ASP.NET 2.0. Services partagés D un concept similaire aux services partagés de SharePoint Portal Server 2003, le composant services partagés d Office SharePoint Server 2007 a été complètement repensé. Il utilise un nouveau modèle de fournisseur de services. Ce composant regroupe plusieurs services importants qui peuvent être partagés entre des applications Web. Par défaut, ces services sont partagés entre tous les sites d une ferme de serveurs. L utilisation de services partagés réduit les ressources nécessaires pour assurer ces services sur plusieurs sites portails à la fois. Voici une présentation rapide de ces services : Recherche et Alertes. Il inclut les services de recherche et d indexation, et les bases de données ou les fichiers connexes qui prennent en charge les services de recherche. Une portée de recherche est créée : elle inclut tous les sites et les portails qui consomment ce service partagé. Profils utilisateur et Mes sites. Ce service gère les profils des utilisateurs à partir de diverses sources de données (annuaire, saisies et systèmes métiers). Il synchronise les informations entre le magasin de profils et les sites individuels. Il fournit Mes sites pour la collaboration et le partage. 69

74 Audiences. Ce service fournit un contenu ciblé en fonction des utilisateurs. Une audience est définie en fonction du rôle de l utilisateur ou de sa position dans l entreprise. Catalogue de données métiers. Ce service se connecte à des services Web et à des bases de données externes, ce qui vous permet d intégrer des données d applications métiers dans votre solution Office SharePoint Server Après avoir enregistré vos sources de données externes dans le Catalogue de données métier, vous pouvez inclure les données dans des listes, des composants WebPart et des profils d utilisateurs. Rapport d utilisation du portail. Ce service délivre des rapports sur l utilisation du site, incluant le nombre de pages demandées, les pages les plus souvent consultées, le nombre d utilisateurs uniques, les utilisateurs les plus actifs, les pages les plus référencées et les principales pages de destination. Paramètres Excel Services. Ce service effectue sur un serveur les calculs contenus dans un classeur Excel et en assure le rendu en HTML. Il assure aussi le rafraîchissement des données externes au classeur. L architecture SSP (fournisseur de services partagés) apporte d autres solutions de configuration et de déploiement. Elle permet aussi de déléguer des aspects fonctionnels d une administration d application Web. Installation d un serveur d évaluation Cette section décrit les conditions requises et les étapes pour installer un environnement d évaluation d Office SharePoint Server 2007 sur un serveur autonome et unique. (Ces instructions sont aussi disponibles en ligne dans l article Install Office SharePoint Server 2007 on a stand-alone computer Vous pouvez rapidement publier un site SharePoint en déployant Office SharePoint Server 2007 sur un serveur unique. Une configuration autonome est utile si vous souhaitez évaluer certaines fonctions d Office SharePoint Server 2007 comme la collaboration, la gestion de documents et la recherche. Une configuration autonome vous permet aussi de déployer un petit nombre de sites Web et de réduire les tâches administratives. Lorsque vous déployez Office SharePoint Server 2007 sur un serveur unique en utilisant les paramètres par défaut, le programme d installation met en place Microsoft SQL Server 2005 Express Edition et l utilise pour créer la base de données de configuration et la base de données de contenu pour vos sites SharePoint. De plus, le programme d installation crée un fournisseur SSP de 70

75 services partagés, installe le site Web Administration centrale de SharePoint, et crée votre premier site et votre première collection de sites SharePoint. Remarque : Il n est pas possible de passer directement d une installation autonome à une installation sur une ferme de serveurs. Vous installez Office SharePoint Server 2007 sur un ordinateur unique en suivant une de ces deux méthodes : En choisissant Basique. En choisissant Avancée puis Autonome dans l installation d Office SharePoint Server Matériel nécessaire Le tableau ci-dessous répertorie le matériel nécessaire au minimum et recommandé pour déployer Office SharePoint Server 2007 avec SQL Server 2005 Express Edition pour une installation autonome: Composant Au minimum Recommandé Processeur 2,5 gigahertz (GHz) Deux processeurs cadencés à 3 GHz RAM 1 giga-octet (Go) 2 Go Disque Partition formatée NTFS avec un minimum de 3 Go d espace libre Partition formatée NTFS avec un minimum de 3 Go d espace libre + le volume de vos sites Web Lecteur Lecteur de DVD Lecteur de DVD ou copie de la source sur un disque dur local ou accessible par le réseau Affichage Moniteur 1024 x 768 ou de résolution supérieure Réseau Connexion à 56 kbit/s entre le client et le serveur Connexion à 56 kbit/s ou plus rapide entre le client et le serveur 71

76 Logiciels nécessaires Office SharePoint Server 2007 repose sur Microsoft Windows Server 2003 Service Pack 1 (SP1) et SQL Server 2005 (en plus de SQL Server 2000). Les services du système d exploitation incluent : o Microsoft.NET 2.0 Framework, y compris : les pages maîtres ASP.NET 2.0, les pages de contenu et les WebPart des modèles de fournisseur de service enfichable pour la personnalisation, l appartenance, la navigation et la sécurité o o o o Services d accès à la base de données IIS (Internet Information Services) WWF (Windows Workflow Foundation) Services d indexation et de recherche sur le poste de travail Windows SQL Server 2005 est la base de données relationnelle utilisée pour enregistrer tout le contenu, les données et les informations de configuration nécessaires à Office SharePoint Server SQL Server 2005 est le produit recommandé. SQL Server 2005 Express Edition est inclus par défaut dans l installation. SQL Server 2000 est une autre solution possible. Office SharePoint Server 2007 étant bâti sur Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, les conditions qui s appliquent à Windows SharePoint Services 3.0 s appliquent aussi à Office SharePoint Server Remarque : L assistant d installation et de configuration d Office SharePoint Server 2007 modifie de nombreux composants. Par conséquent, si vous désinstallez Office SharePoint Server 2007 et si vous le réinstallez ultérieurement sur le même ordinateur, le programme d installation ne parviendra pas à créer la base de données de configuration et tout le processus d installation s arrêtera. Pour résoudre ce problème, vous devez supprimer la base de données de configuration existante ou utiliser la commande psconfig pour créer une nouvelle base de données de configuration. Microsoft Office system 2007 utilise un programme d installation commun à toutes les versions et les fonctions disponibles dans l installation d Office SharePoint Server 2007 dépendent de la clé que vous avez indiquée pendant l installation. Cela signifie que même en partant du même DVD source, il est possible que l ensemble des fonctionnalités diffère entre deux installations selon la clé indiquée pour Office SharePoint Server

77 Base de données Lorsque vous effectuez une installation basique, SQL Server 2005 Express Edition est automatiquement installé. Lorsque vous effectuez une installation avancée sur un ordinateur autonome qui possède déjà SQL Server, vérifiez que cet ordinateur répond aux conditions minimales, matérielles et logicielles, pour devenir un serveur de base de données. En raison des restrictions de licences Windows, si vous utilisez Windows Server 2003 Web Edition dans un environnement à un seul serveur, vous ne pouvez effectuer qu une installation de base. En effet, les éditions complètes de SQL Server ne peuvent pas être installées sur Windows Server 2003 Web Edition. Toutefois, vous pouvez installer SQL Server 2005 Express Edition ou SQL Server 2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE). Serveur de base de données L ordinateur qui joue le rôle de serveur de base de données doit exécuter SQL Server 2000 ou 2005, avec le service pack le plus récent. Certaines fonctionnalités avancées requièrent SQL Server 2005 Analysis Services avec le service pack le plus récent. Pour plus d informations sur les prérequis matériels et logiciels pour déployer un serveur de base de données, consultez la page SQL Server 2005 System Requirements ( En raison des restrictions de licences Windows, si vous utilisez Windows Server 2003 Web Edition dans un environnement à un seul serveur, vous ne pouvez effectuer qu une installation de base. En effet, les éditions complètes de SQL Server ne peuvent pas être installées sur Windows Server 2003 Web Edition. Toutefois, vous pouvez installer SQL Server 2005 Express Edition ou SQL Server 2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE). Système d'exploitation Office SharePoint Server 2007 fonctionne sur Windows Server 2003 avec le service pack le plus récent. Nous vous conseillons d appliquer toutes les mises à jour critiques. Vous pouvez utiliser les éditions Windows Server 2003 suivantes : Windows Server 2003 Standard Edition Windows Server 2003 Enterprise Edition Windows Server 2003 Datacenter Edition Windows Server 2003 Web Edition 73

78 En raison des restrictions de licences Windows, si vous utilisez Windows Server 2003 Web Edition dans un environnement à un seul serveur, vous ne pouvez effectuer qu une installation de base. En effet, les éditions complètes de SQL Server ne peuvent pas être installées sur Windows Server 2003 Web Edition. Toutefois, vous pouvez installer SQL Server 2005 Express Edition ou SQL Server 2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE). Les fonctions d administration d Office SharePoint Server 2007 nécessitent Microsoft Internet Explorer 6.0 avec le dernier service pack, ou Internet Explorer 7.0. Composants Windows Après avoir installé le système d exploitation et appliquer toutes les mises à jour critiques, vous devez configurer l ordinateur pour qu il devienne un serveur Web, en activant IIS (Internet Information Services) 6.0 et : o o o Les fichiers communs WWW SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Vous devez configurer le serveur pour qu il utilise le mode d isolation du processus de travail IIS 6.0. C est le paramètre défini par défaut dans une nouvelle installation. Toutefois, si vous avez effectué une mise à jour à partir d IIS 5.0 sur Windows Server 2000, le paramètre Exécuter WWW dans le mode d isolation IIS 5.0 est activé. Vous devez changer ce paramètre pour utiliser le mode d isolation du processus de travail IIS 6.0. Pour permettre les notifications par courriel, vous devez configurer les paramètres du courrier électronique entrant et sortant. Pour configurer l envoi des notifications et des alertes par courriel, vous devez spécifier un serveur de messagerie SMTP. Pour configurer votre installation de telle sorte que vos sites SharePoint accepte et archive les courriels entrants, vous devez installer le service SMTP IIS. Microsoft.NET Framework 3.0 Avant d installer Office SharePoint Server 2007, vous devez installer Microsoft.NET Framework version 3.0 et vérifier qu ASP.NET 2.0 est activé. Pour activer ASP.NET 2.0, ouvrez l extension de service Web dans le composant enfichable IIS de la console de gestion MMC. Si ASP.NET 2.0 est installé sur l ordinateur avant qu IIS soit activé, vous devrez activer ASP.NET 2.0 en exécutant la commande aspnet_regiis -i. 74

79 Installer et configurer Office SharePoint Server 2007 avec Microsoft SQL Server 2005 Express Edition Lorsque vous installez Office SharePoint Server 2007 sur un serveur unique, exécutez le programme d installation en choisissant l option Basique. Cette option applique les paramètres par défaut du programme d installation pour mettre en place Office SharePoint Server 2007 et SQL Server 2005 Express Edition. Remarque : Si vous désinstallez Office SharePoint Server 2007 puis si vous réinstallez ultérieurement Office SharePoint Server 2007 sur le même ordinateur, le programme d installation échouera lors de la création de la base de données de configuration, ce qui mettra en échec l ensemble de l installation. Pour empêcher cela, vous pouvez soit effacer toutes les bases de données Office SharePoint Server 2007 existantes soit créer une nouvelle base de données de configuration. Pour créer une nouvelle base de données de configuration, exécutez la commande suivante : psconfig -cmd configdb -create -database <nomunique> Exécuter le programme d installation 1. À partir du média du produit, exécutez Setup.exe. Si vous avez téléchargé le produit, exécutez Officeserver.exe. 2. Sur la page Entrer votre clé de produit, saisissez la clé du produit et cliquez sur Continuer. Remarque : Le programme Setup vérifie la clé du produit et place une coche verte à côté de la zone de texte, puis active le bouton Continuer. Si la clé est incorrecte, Setup place un rond rouge à côté de la zone de texte et affiche un message. 3. Sur la page Lire les termes du contrat de licence logiciel Microsoft, lisez le contrat de licence, sélectionnez J accepte les termes de ce contrat et cliquez sur Continuer. 4. Sur la page Choisir l installation voulue, cliquez sur Basique pour installer le produit à l emplacement par défaut. Pour installer le produit à un autre emplacement, cliquez sur Avancé puis sur l onglet Emplacement du fichier, précisez le nouvel emplacement. 75

80 5. Lorsque l installation se termine, une boîte de dialogue vous propose de terminer la configuration de votre serveur. Vérifiez que la case Exécuter l Assistant Configuration des produits et technologies SharePoint est cochée. 6. Cliquez sur Fermer pour exécuter l Assistant de configuration. Exécuter l Assistant Configuration des produits et technologies SharePoint 1. Sur la page Bienvenue dans les produits et technologies SharePoint, cliquez sur Next. 2. Dans la boîte de dialogue qui vous indique que certains services doivent être redémarrés, cliquez sur Oui. 3. À la page Configuration réussie, cliquez sur Terminer. Votre nouveau site SharePoint s ouvre. Remarque : Si le système vous demande votre nom d utilisateur et votre mot de passe, vous devez ajouter le site SharePoint à la liste des sites de confiance et configurer les paramètres d authentification dans Internet Explorer. Des instructions pour configurer ces paramètres sont fournies par la procédure ci-dessous. Ajouter le site SharePoint à la liste des sites de confiance 1. Dans Internet Explorer, dans le menu Outils, cliquez sur Options Internet. 2. Dans l onglet Sécurité, dans la zone Cliquez sur une zone pour afficher ou modifier les paramètres de sécurité, cliquez sur Sites de confiance puis sur Sites. 3. Décochez la case Exiger un serveur sécurisé ( pour tous les sites de cette zone. 4. Dans la partie Ajouter ce site Web à la zone, saisissez l URL de votre site puis cliquez sur Ajouter. 5. Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Sites de confiance. 6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Internet. 76

81 Si vous utilisez un serveur proxy dans votre entreprise, suivez la procédure ci-dessous pour configurer Internet Explorer de telle sorte qu il n utilise pas le proxy pour les adresses locales. Remarque : Si un message d erreur concernant le serveur proxy apparaît, vous devez configurer les paramètres d Internet Explorer pour qu il n utilise pas le serveur proxy pour les adresses locales. Les instructions pour configurer Internet Explorer sont données ci-dessous. Configurer dans Internet Explorer les paramètres concernant le serveur proxy pour ne pas utiliser le serveur proxy pour les adresses locales 1. Dans Internet Explorer, dans le menu Outils, cliquez sur Options Internet. 2. Dans l onglet Connexions, dans la partie Paramètres du réseau local, cliquez sur Paramètres réseau. 3. Dans la partie Configuration automatique, décochez la case Détecter automatiquement les paramètres de connexion. 4. Dans la partie Serveur proxy, cochez la case Utiliser un serveur proxy pour votre réseau local. 5. Tapez l adresse de votre serveur proxy dans le champ Adresse. 6. Tapez le numéro de port de votre serveur proxy dans le champ Port. 7. Cochez la case Ne pas utiliser de serveur proxy pour les adresses locales. 8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Paramètres du réseau local. 9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options Internet. Étapes de post-installation Une fois l installation terminée, la fenêtre du navigateur s ouvre à la page d accueil de votre nouveau site SharePoint. Bien que vous puissiez immédiatement ajouter du contenu au site ou personnaliser le site, nous vous recommandons de réaliser les tâches administratives suivantes à partir de la page Administration centrale. Créer des sites SharePoint : Une fois le programme d installation terminé, vous disposez d une seule application Web contenant une seule collection de sites SharePoint qui héberge un site SharePoint. Vous pouvez créer d autres collections de sites 77

82 SharePoint, d autres sites et d autres applications Web si la conception de votre site prévoit plusieurs sites ou plusieurs applications Web. Remarque : Plus loin dans ce document (section Présentation du produit), vous allez créer un site nommé Walkthrough (présentation). Cela suppose que vous avez créé une collection de sites à l aide du modèle de site Portail de collaboration (disponible à partir du groupe Publication de la zone de sélection du modèle de site à la page Créer une collection de sites) après la création de votre application Web. Configurer les paramètres du courrier électronique entrant. Vous pouvez configurer ces paramètres pour que les sites SharePoint acceptent et archivent le courrier entrant. Les sites SharePoint peuvent également archiver les discussions électroniques en temps réel, enregistrer les documents envoyés par messagerie électronique et afficher sur les calendriers du site les réunions notifiées par courrier électronique. Vous pouvez en outre configurer le service de gestion d annuaire SharePoint pour prendre en charge la création et l administration des listes de distribution de courrier électronique. Pour plus d informations, voir Configurer les paramètres du courrier électronique entrant ( Configurer les paramètres du courrier électronique sortant. Vous pouvez configurer ces paramètres pour que votre serveur SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) envoie des alertes par courrier électronique aux utilisateurs des sites, et des notifications aux administrateurs. Vous pouvez configurer les adresses de messagerie de provenance et de retour qui figurent sur les alertes sortantes. Pour plus d informations, voir Configurer les paramètres du courrier électronique sortant ( Configurer les paramètres de flux de travail. Précisez si les utilisateurs peuvent assembler de nouveaux flux de travail et si les participants n ayant pas accès au site doivent néanmoins recevoir les documents sous forme de pièces jointes à un courrier électronique de façon à pouvoir participer aux workflows de documents. Pour plus d informations, voir Configurer les paramètres de flux de travail ( Configurer les paramètres de journalisation des diagnostics. Vous pouvez configurer plusieurs de ces paramètres pour faciliter la résolution des problèmes. Vous pouvez notamment activer et configurer les journaux de suivi, les messages d événement, les messages d erreur du mode utilisateur et les événements liés au Programme 78

83 d amélioration du produit. Pour plus d informations, voir Configurer les paramètres de journalisation des diagnostics ( Configurer les paramètres antivirus. Vous pouvez configurer plusieurs de ces paramètres si vous avez installé un logiciel antivirus conçu pour Office SharePoint Server Ces paramètres permettent de décider si l analyse des documents a lieu lors du téléchargement montant ou descendant, et d autoriser ou non les utilisateurs à télécharger des documents infectés. Vous pouvez aussi préciser la durée d exécution du logiciel antivirus avant son délai d expiration, et le nombre de threads d exécution qu il peut utiliser sur le serveur. Pour plus d informations, voir Configurer les paramètres antivirus ( Configurer la recherche. Vous pouvez configurer plusieurs paramètres de recherche et d indexation de façon à personnaliser la façon dont Office SharePoint Server 2007 explore le contenu de votre site ou le contenu externe. Pour plus d informations, voir Configurer le service de recherche d Office SharePoint Server ( Configurer les services Excel. Pour pouvoir utiliser les services Excel, vous devez démarrer le service et ajouter au minimum un emplacement approuvé. Pour plus d informations, voir Configurer les services Excel ( Réalisation des tâches d administration via le site Administration centrale 1. Cliquez sur Démarrer, pointez sur Tous les programmes, puis sur Microsoft Office Server, et cliquez sur Administration centrale de SharePoint. 2. Dans la page d accueil Administration centrale, sous Tâches d administration, cliquez sur la tâche à accomplir. 3. Dans la page Tâches d administration, en regard d Action, cliquez sur la tâche. Présentation du produit Cette section présente, sur le plan fonctionnel, un site de base d Office SharePoint Server Il ne s agit nullement d une présentation exhaustive. Cette vue d ensemble porte essentiellement sur les fonctions de collaboration et de portail. 79

84 Exercice 1 Prise en main Cet exercice donne un aperçu global de plusieurs éléments clé de navigation des sites Office SharePoint Server Création d un site Navigation o Navigation courante o Barres de navigation supérieure et gauche adaptables o Menus apparaissant au passage de la souris 1. Connectez-vous à votre environnement serveur avec des droits d administrateur. 2. Ouvrez un navigateur Internet Explorer. 3. Accédez à l URL correspondant à la collection de sites nouvellement créée. 4. Cliquez sur Sites dans la barre de navigation supérieure pour ouvrir la page Annuaire de sites. 5. Remarquez que, dans la barre d arborescence hiérarchique globale figure le nom du portail («Test Site» dans cet exemple). 6. Notez que dans la barre d arborescence hiérarchique du site figure le chemin d accès complet à la page d accueil du portail. 7. Utilisez le menu déroulant Actions du site et notez les options qui apparaissent au passage de la souris pour les options Afficher les états et Paramètres du site. 80

85 La barre d arborescence hiérarchique globale se situe en haut de la page Web. Elle est automatiquement mise à jour sur l ensemble des hiérarchies de sites SharePoint, et affiche l emplacement du site actif. La barre d arborescence hiérarchique du site apparaît juste au-dessus du titre de la liste. Pour simplifier la navigation et fournir le contexte, elle affiche où se situe l emplacement actuel dans la hiérarchie de site. 8. Cliquez sur l onglet de navigation Sites. 9. Dans le menu Actions du site, sélectionnez Paramètres du site, puis Modifier tous les paramètres du site. 10. Sous Aspect, cliquez sur Navigation. 11. Sous Sous-sites et pages, activez la case à cocher intitulée Afficher les soussites, puis cliquez sur OK. 12. Cliquez sur le lien Créer un site. 81

86 13. À la page Nouveau site SharePoint, saisissez les informations suivantes : Dans la zone Titre, saisissez «Walkthrough Site». Dans la zone Description, saisissez «Exemple de site de présentation pour Office SharePoint Server 2007». Dans la zone Nom de l URL, saisissez «walkthrough». Dans la zone Sélection du modèle, sélectionnez Centre de documents dans le groupe de modèles Entreprise. Sous Catégories de site (allez au bas de la page), activez la case à cocher Répertorier ce nouveau site dans l annuaire de sites. 14. Cliquez sur le bouton Créer et patientez jusqu à la fin de la création du site. 15. Placez la souris sur Sites dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez Walkthrough Site. 16. Cliquez sur le lien Tâches dans le volet de navigation gauche. 17. Observez la barre d arborescence hiérarchique Navigation dans le site située au-dessus de l en-tête Tâches. Vous y voyez apparaître le chemin complet menant au site actuel, à partir du niveau supérieur de la hiérarchie de site. 82

87 18. Revenez à la page d accueil du site en utilisant le lien Walkthrough Site de la barre d arborescence hiérarchique du site. Exercice 2 Administration d un site Cet exercice vous fait découvrir l interface d administration permettant d ajouter des groupes et des utilisateurs au site. Remarque : Pour le propos de cet exercice, les utilisateurs que vous voulez ajouter aux groupes d utilisateurs d Office SharePoint Server 2007 doivent figurer dans votre annuaire. Il vous faudra peut-être créer des comptes test à cet effet. Création d un groupe 1. Dans le site Walkthrough Site de l exercice 1, sélectionnez Paramètres du site à partir du menu Actions du site. 2. Sous la section Utilisateurs et autorisations, sélectionnez Personnes et groupe. 83

88 3. Dans la barre d outils, cliquez sur le menu Nouveau, puis sélectionnez Nouveau groupe. 4. Dans la zone Nom, saisissez «Walkthrough Group». 5. Cliquez sur Créer. 6. Cliquez sur le menu Nouveau de la barre d outils, puis sélectionnez Ajouter des utilisateurs. 7. Utilisez le nouveau Sélecteur de personnes pour ajouter un autre utilisateur au groupe. 8. Cliquez sur le bouton Parcourir en regard de la zone Utilisateurs. Tapez le prénom d un utilisateur dans la zone de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher. Le Sélectionneur de personnes recherche le nom et affiche les résultats dans la zone prévue à cet effet. Dans la zone des résultats, sélectionnez l utilisateur à ajouter, puis cliquez sur Ajouter et OK. 84

89 9. Cliquez sur OK pour mettre un terme à l opération. Vous venez d ajouter au site un utilisateur doté d un faible niveau d autorisation. Vous pouvez utiliser la page Personnes et groupes pour contrôler davantage, et avec plus de souplesse, les visiteurs de votre site. 10. Maintenant, cliquez sur Walkthrough Site dans la barre d arborescence hiérarchique. Exercice 3 Composants WebPart Cet exercice explique comment ajouter des composants WebPart à une page d Office SharePoint Server

90 Ajout de composants WebPart 1. Dans la page d accueil de Walkthrough Site, cliquez sur Actions du site, puis sélectionnez Modifier la page. 2. Dans la Zone de composants WebPart de gauche, cliquez sur le bouton Ajouter un composant WebPart. Sélectionnez le composant WebPart de liste Tâches, puis cliquez sur le bouton Ajouter. 86

91 3. Cliquez sur Quitter le mode Édition en dessous du menu Actions du site. 4. La liste Tâches apparaît désormais dans la liste de gauche des composants WebPart de votre page d accueil. 87

92 Exercice 4 Composants WebPart pour informations communes Cet exercice présente certains des composants WebPart inclus dans Office SharePoint Server 2007 pour faciliter la diffusion d informations communes : Recommandations/Nouvelles du jour Nouvelles Sites récurrents Calendrier 1. Accédez à la page d accueil de votre site test. 2. Observez la vaste zone de contenu au centre de la page : c est la section Recommandations où, par défaut, figurent les informations destinées aux nouveaux utilisateurs. 88

93 3. La section Nouvelles, située juste en dessous des recommandations, affiche des informations liées aux articles de la zone Nouvelles. La zone Nouvelles, quant à elle, est un site de publication doté des fonctionnalités précédemment incluses dans Microsoft Content Management Server Pour plus d informations à ce sujet, voir l exercice consacré à la gestion de contenu. 4. Observez maintenant la section Sites récurrents : elle affiche les sites extraits de l Annuaire de sites et filtrés en fonction de critères définis dans le composant WebPart. Exercice 5 Sécurité Cet exercice explique brièvement en quoi consistent le modèle de sécurité renforcée et la nouvelle Corbeille. Remarque : Pour le propos de cet exercice, les utilisateurs que vous voulez ajouter aux groupes d utilisateurs d Office SharePoint Server 2007 doivent figurer dans votre annuaire. Il vous faudra peut-être créer des comptes test à cet effet. Sécurité au niveau de l élément 1. Cliquez sur le lien Tâches du volet de navigation gauche Arborescence. 2. Créez une tâche : Titre : Important Priorité : (1) Élevée Assigné à : (Affectez la tâche à un utilisateur de votre annuaire) 3. Créez une autre tâche : Titre : Courant Assigné à : (Affectez la tâche au même utilisateur que précédemment) 89

94 4. Placez la souris sur le titre de la tâche «Important». Vous voyez apparaître une liste déroulante qui encadre le titre. Cliquez sur la flèche pour développer le menu déroulant, puis sélectionnez la commande Gérer les autorisations. 5. À la page Gérer les autorisations, sélectionnez Modifier les autorisations dans le menu Actions. Lisez l avertissement, puis cliquez sur OK. 6. Activez la case à cocher «Walkthrough Group», puis choisissez Supprimer les autorisations des utilisateurs dans le menu Actions. 7. Cliquez sur OK dans l invite contextuelle. 8. Cliquez sur Tâches dans la barre d arborescence hiérarchique du site pour revenir à la page de la liste Tâches. 90

95 9. Cliquez sur la flèche en regard du message Bienvenue dans la partie supérieure droite de la page, puis sélectionnez Se connecter en tant qu utilisateur différent. 10. Connectez-vous en utilisant les paramètres de connexion d un autre utilisateur. 11. En tant que ce nouvel utilisateur, vous ne voyez pas apparaître la tâche «Important» une fois les autorisations de l utilisateur précédent modifiées. 12. Sélectionnez Se déconnecter du menu Bienvenue, puis Non dans le menu contextuel pour reprendre l identité de Luis Bonifaz. 13. Cliquez ensuite sur Revenir au site pour revenir au site Walkthrough. Version et historique d un élément 1. Sélectionnez Tâches dans le volet de navigation gauche. 2. Dans la liste Tâches, cliquez sur le menu Paramètres de la barre d outils de la liste, puis sur Paramètres de la liste. 91

96 3. À l instar de la page Paramètres du site, la page Personnaliser la liste a été mise à jour (nouvelles catégories et nouveau format) pour faciliter la navigation. 4. Cliquez sur Paramètres de contrôle de version sous la catégorie Paramètres généraux. 5. Dans la section Historique des versions de l élément, donnez à la case option Créer une version à chaque modification d un élément de la liste? la valeur Oui. Cliquez ensuite sur OK. 6. Cliquez sur Tâches dans la barre d arborescence hiérarchique du site. 92

97 7. Placez la souris sur la tâche «Courant» pour afficher le menu déroulant, puis sélectionnez Modifier un élément. 8. Donnez au Statut la valeur Terminé, puis cliquez sur OK. 9. Placez la souris sur la tâche Courant pour afficher le menu déroulant, puis sélectionnez Historique des versions. 93

98 10. Supprimez la version 1.0 en cliquant sur Supprimer dans le menu déroulant de l élément, qui apparaît lorsque vous placez la souris sur le champ date Modifiée. Cliquez ensuite sur OK pour confirmer les informations. 11. Cliquez sur Walkthrough Site dans la barre d arborescence hiérarchique du site pour revenir à la page d accueil. Corbeille 1. Allez au bas de la page d accueil, puis cliquez sur Corbeille dans le volet de navigation gauche. 2. Vous y trouvez la version 1.0 de l élément «Courant», ainsi que des détails sur l emplacement d origine, la date de suppression et la taille qu il occupe sur le disque. 3. Activez la case à cocher en regard de l élément «Courant (1.0)», puis cliquez sur Restaurer la sélection dans la barre d outils. Cliquez ensuite sur OK pour confirmer les informations. 94

99 4. Si vous aviez décidé de supprimer l élément, il aurait été envoyé à une Corbeille de deuxième niveau réservée à l administrateur. De là, les données peuvent être restaurées en cas d urgence. 5. Cliquez sur Walkthrough Site dans la barre d arborescence hiérarchique du site pour revenir à la page d accueil. Exercice 6 Notifications Cet exercice présente brièvement les changements apportés aux alertes, aux notifications par courrier électronique des listes de tâches et aux flux RSS. Alertes 1. Revenez à la liste Tâches en cliquant sur le lien Tâches du volet de navigation gauche. 2. Cliquez sur le menu Actions de la barre d outils de la liste, puis sélectionnez M avertir. 3. Accédez à la page Nouvelle alerte. Vous constatez que la configuration prévoit l envoi de messages électroniques à d autres utilisateurs, de nouveaux critères 95

100 d événements comme Une tâche m est attribuée et Une tâche de haute priorité est modifiée, et une option permettant de préciser l heure de livraison de vos alertes. 4. Sélectionnez Une tâche de haute priorité est modifiée dans la section Envoyer des alertes pour ces modifications. 5. Cliquez sur OK. Notifications par courrier électronique 1. Cliquez sur le menu Paramètres, puis sélectionnez Paramètres de la liste. 2. Cliquez sur Paramètres avancés dans la catégorie Paramètres généraux de la page Personnaliser les tâches. 96

101 3. Faites défiler jusqu à Notification par courrier électronique, puis vérifiez que la case d option Oui est cochée de façon à activer la notification par courrier électronique pour les éléments Tâche. Cliquez sur OK. 4. Cette liste Tâches enverra des messages électroniques aux utilisateurs auxquels sont confiés de nouvelles tâches. Pour cela, le courrier électronique sortant doit être configuré sur le serveur. 5. Cliquez sur Tâches dans la barre d arborescence hiérarchique du site. 6. Sélectionnez Modifier un élément dans le menu déroulant de la tâche «Important». 7. Donnez au Statut la valeur Terminé, puis cliquez sur OK. 8. Ouvrez Microsoft Office Outlook Affichez le courrier électronique concernant la modification apportée à la tâche «Important». L affichage du courrier électronique peut prendre jusqu à cinq minutes. 97

102 Flux RSS 1. Revenez à votre navigateur. 2. Sélectionnez Afficher le flux RSS dans le menu Actions de la liste Tâches. 98

103 3. Un lien situé vers le haut de la page facilite l abonnement aux flux RSS. Un simple clic suffit comme le montre l exemple ci-dessous. Cliquez sur le lien S abonner à ce flux. 4. Si Internet Explorer 7.0 est votre agrégateur RSS par défaut (voir ci-dessous), il s ouvre et vous donne la possibilité de définir des paramètres avancées pour le flux. Cliquez sur S abonner dans la boîte de dialogue d Internet Explorer (les options varient en fonction de l application utilisée pour l agrégation des flux RSS). 5. Cliquez sur le lien Afficher mes flux. 6. Notez que le flux de la liste a été ajouté et que les éléments de la liste sont synchronisés dans la visionneuse RSS. 7. Ouvrez Outlook 2007, développez le dossier Flux RSS dans l arborescence, puis sélectionnez Walkthrough Site : Tâches. 8. Notez également que le flux est automatiquement synchronisé avec la visionneuse RSS d Outlook Revenez à votre navigateur. 99

104 10. Cliquez sur le lien Walkthrough Site : Tâches pour revenir à l affichage par défaut de la liste des tâches. 11. Cliquez sur Walkthrough Site dans la barre d arborescence hiérarchique du site pour revenir à la page d accueil. Exercice 7 Utilisation de Microsoft Office Outlook 2007 Cet exercice explique comment les nouvelles fonctionnalités d Outlook 2007 s intègrent à la plateforme d Office SharePoint Server Calendriers et tâches partagées Remarque : Pour cet exercice, vous devez accéder à l environnement Office SharePoint Server 2007 depuis un ordinateur doté d Office Outlook À partir de la page d accueil de Walkthrough Site, sélectionnez Modifier la page dans le menu Actions du site. 2. Recherchez Walkthrough Site dans l arborescence et cliquez sur ce nom. 100

105 3. Dans le volet droit, cliquez sur Nouveau, puis sur Liste. 4. À partir de la page Créer, sous Suivi, cliquez sur Calendrier. 5. À partir de la nouvelle page, dans la zone Nom, saisissez simplement Calendrier, puis cliquez sur le bouton Créer. 6. Vous vous trouvez désormais dans la page Calendrier. 7. Créez un nouvel élément Calendrier intitulé Walkthrough. 8. Cliquez sur OK. 9. Si nécessaire, faites défiler la page Calendrier pour visualiser votre nouvelle entrée. 10. Revenez maintenant en haut de la page, cliquez sur Actions, puis sur Se connecter à Outlook. 101

106 11. Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue d Outlook L événement SharePoint s affiche désormais dans Outlook 2007 (vous devrez peut-être faire défiler la fenêtre d Outlook pour voir votre calendrier). 13. Ajoutez un nouvelle entrée dans le calendrier de Walkthrough Site quelques heures après Walkthrough et donnez-lui le nom Nouvel élément. 102

107 14. Appuyez sur F9 pour émettre une commande Envoyer/Recevoir et transmettre les données au serveur. 15. Revenez à votre navigateur, utilisez l option Actualiser du menu du navigateur, vous verrez alors apparaître l élément d Outlook Exercice 8 Ciblage de l audience Remarque 1 : Cet exercice suppose que dans la configuration de SharePoint, le fournisseur de services partagés a été nommé SharedServices1. Si vous l avez nommé différemment, utilisez le nom que vous lui avez attribué à la place de SharedServices1 ci-dessous. Remarque 2 : Cet exercice suppose aussi que vous avez accès à un ou à plusieurs comptes d utilisateurs comportant le mot «Manager» dans leurs titres. Si ce n est pas le cas, remplacez Manager par un autre nom dans cet exercice. Office SharePoint Server 2007 inclut un dispositif perfectionné de ciblage de l audience plus précis, plus efficace, plus utile. Le ciblage de l audience permet aux auteurs de contenu de mettre en exergue certains contenus et de les présenter aux utilisateurs les plus concernés. 103

108 Le ciblage est utilisé comme un attribut additionnel sur des éléments du contenu afin de permettre leur repérage de façon précise par la communauté des utilisateurs du portail. Un ensemble d utilisateurs peut être défini en fonction du rôle des personnes ou de leur position dans l entreprise. Cet ensemble peut être appliqué à des groupes de discussion et à des groupes SharePoint. Le ciblage est possible pour les sites d informations, les sites d applications métiers et les sites de communautés et de collaboration. Deux techniques existent pour cibler un contenu en fonction de l utilisateur : Composants WebPart. Un utilisateur appartenant à une audience particulière verra les composants WebPart qui le concerne. Listes. Une liste d agrégation et de compilation fournit un riche résumé sur une ressource particulière, annotée avec des informations d audience. Dans cet exemple, vous allez créé une audience et attribuer une cible à un composant WebPart dans le nouveau site Test de Windows SharePoint Services. Le fait de pouvoir associer des composants WebPart à des audiences et d effectuer cette opération sur des sites Windows SharePoint Services constitue des nouvelles fonctionnalités de Microsoft Office Fermez toutes les fenêtres des navigateurs Web. 2. Ouvrez Administration centrale de SharePoint à partir du menu Démarrer Tous les programmes Outils d administration. 3. Cliquez sur le lien SharedServices1 dans la navigation gauche. 4. Cliquez sur le lien Se connecter en tant qu utilisateur différent. 5. Connectez-vous avec les informations d authentification Administrateur. 6. Dans la section Audiences, cliquez sur Audiences pour ouvrir la page Gérer les audiences. 7. Cliquez sur le lien Créer une audience. 104

109 8. Donnez à cette nouvelle audience le nom de Managers et cliquez sur OK. 9. Sur la page Ajouter une règle d audience, utilisez les valeurs ci-dessous et cliquez sur OK. Propriété : Titre Opérateur : Contient Valeur : Manager 10. Cliquez sur Gérer les audiences dans le chemin de l arborescence. 11. Cliquez sur Commencer la compilation. 12. Cliquez sur le bouton de la page d accueil du navigateur pour revenir à la page d accueil du portail. 105

110 13. Cliquez sur Walkthrough Site dans le menu déroulant Sites dans la barre de navigation du haut de la page. 14. Cliquez sur la flèche vers le bas de l en-tête du WebPart Annonces et choisissez Modifier le composant WebPart partagé. 15. Le volet Propriétés du composant WebPart s affiche. Développez la section Avancé. 16. Faites défiler jusqu en bas et cliquez sur le bouton Parcourir dans la section Audiences ciblées. 17. La fenêtre Sélectionner l audience apparaît. 18. Dans la liste, cliquez sur Managers, puis cliquez sur Ajouter et sur OK. 106

111 19. Cliquez sur OK pour appliquer les modifications et fermez le volet des propriétés. Connectez-vous sous l identité d un utilisateur qui n a pas le mot Manager dans son titre. Notez que le WebPart Annonces est masqué car cet utilisateur ne fait pas partie de cette audience. Choisissez Se connecter en tant qu utilisateur différent à partir de l élément Bienvenue <nom d utilisateur>, dans le haut de la fenêtre du navigateur. 107

112 Exercice 9 Profil et Mes sites Remarque : Cet exercice suppose que vous disposez d autres utilisateurs dans votre annuaire que vous pourrez ajouter à des groupes d utilisateurs dans Office SharePoint Server 2007, et que ces utilisateurs ont configuré leurs pages Mon site. Si cela n est pas le cas, vous devriez vous connecter sous l identité de chacun de ces utilisateurs et cliquer sur le lien Mon site pour initialiser à chaque fois leurs pages personnelles. Les illustrations suivantes utilisent des noms d individus dans une organisation factice. Un des principaux avantages des affichages personnels «Mon site» est la possibilité de voir tous les éléments qui ont été créés par, assignés à et modifiés par l utilisateur. Les informations sont stockées à de nombreux endroits différents dans l entreprise et le fait de les regrouper dans une vue unique adaptée à l utilisateur constitue une amélioration considérable qui améliore nettement la productivité. Office SharePoint Server 2007 a amélioré les sites personnels «Mon site» : Des informations plus riches Consolidation de sites SharePoint Documents et tâches Collègues et ce qui changé Outlook Web Access en auto-configuration Votre propre site Vous ajoutez vos propres composants WebPart Contrôle fin de la confidentialité sur le profil et le contenu Personnalisation avec Office SharePoint Designer 2007 Meilleure exploitation des fonctionnalités Windows SharePoint Services Prise en charge de documents hors connexion et du calendrier dans Outlook 2007 Blog personnel Flux RSS 1. Cliquez sur Mon site dans le coin supérieur droit de la page du navigateur. 2. Remarquez le composant WebPart Sites SharePoint. Ce composant affiche des onglets pour chaque site où des documents ont été créés par Luis Bonifaz, et pour chaque site où des tâches lui ont été assignées. 108

113 3. Le composant WebPart Sites SharePoint sert à trouver des documents dont vous êtes l auteur sur le portail. Cliquez sur le lien Rechercher tous les documents par Luis Bonifaz. 4. Cliquez sur le bouton Précédent du navigateur pour revenir à Mon accueil. 5. Le composant WebPart peut aussi proposer un affichage rapide d un site. Cliquez sur l'onglet du site Walkthrough. 6. Remarquez le composant WebPart Collègues. 7. À tout moment, vous pouvez ajouter des collègues en cliquant sur Collègues sous Mon profil dans la navigation à gauche. 109

114 8. La page Mes collègues affiche des collègues avec quelques informations sur eux et des options de modification. 9. Cliquez sur Ajouter des collègues. 10. Notez la possibilité d ajouter de nouveaux collègues en suivant des suggestions faites par le système. Ces suggestions sont le résultat d échanges de courriels ou de messagerie instantanée avec ces personnes. 11. Remarquez aussi la section Confidentialité et regroupement qui propose des options pour regrouper vos collègues et pour afficher vos collègues dans votre page publique Mon site. 110

115 12. Cliquez sur Mon site dans le coin supérieur droit afin de revenir à la page Mon site de Luis. 13. Dans la navigation à gauche, cliquez sur Détails sous Mon profil. 14. Descendez dans le bas de la page et remarquez le menu déroulant dans la colonne Visible de. Il permet de définir qui a le droit de voir cette information sur votre site public Mon site. 15. Notez que vous pouvez ajouter une image à votre profil. 111

116 16. Donnez quelques informations dans les paragraphes Centres d intérêts, Compétences et Responsabilités. 17. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Office SharePoint Server 2007 ajoute la fonctionnalité d établir des réseaux sociaux entre employés. Les pages publiques Mon site incluent de nouveaux éléments. Réseau social Utilise les communications et les communautés pour recommander des collègues. Améliore les résultats de recherche. Permet d établir une relation personnelle en découvrant ce que vous avez en commun avec d autres utilisateurs. Des informations implicitement plus riches Des personnes avec lesquelles vous travaillez Des documents écrits par vous Appartenances à un site SharePoint et à des listes de distribution Information déclarée Responsabilités et compétences Importation des systèmes 18. Cliquez sur l onglet Mon profil. Vous voyez apparaître la page publique Mon site de l utilisateur. 112

117 19. Remarquez le composant WebPart Hiérarchie de l organisation. Cette information provient de la propriété Manager du profil de l utilisateur. 20. Remarquez le composant WebPart En commun avec vous. 21. Cliquez sur le nom d un autre utilisateur dans le WebPart Collègues. 22. Examinez la partie En commun avec vous de la page Mon site de l autre utilisateur. (Vos résultats peuvent être différents.) 113

118 23. Revenez à la page Mon profil en cliquant sur le lien Mon site et en sélectionnant l onglet Mon profil. Office SharePoint Server 2007 ajoute de nouvelles fonctionnalités pour contrôler la visibilité des informations sur votre page Mon site : Visible de «Mon responsable», «Mon groupe de travail», «Mes collègues» et «Tout le monde». Contrôle des valeurs des propriétés, des appartenances à des groupes et des collègues. Remarquez que les informations que vous avez ajoutées précédemment sont affichées dans le composant WebPart Informations sur le contact. 24. Cliquez sur le menu déroulant Vue par (dans le haut à droite) et examinez les valeurs. Cela vous permet de prévisualiser votre profil et de voir comment il apparaît pour chaque groupe. 114

119 25. Cliquez sur Modifier les détails sous Informations sur le contact. 26. Changez la valeur dans la liste Visible de pour Compétences : choisissez Mon groupe de travail. 27. Cliquez sur Enregistrer et fermer. 28. Notez que Compétences disparaît de la section Détails. 29. Changez la valeur dans le menu Vue par en sélectionnant Mon groupe de travail. Notez que Compétences réapparaît. 30. Le composant WebPart Appartenances affiche votre appartenance aux groupes. 31. Remarquez le composant WebPart Collègues qui affiche tous vos collègues. 115

120 32. Cliquez sur le lien Gérer les collègues. 33. Cochez la case à côté d un collègue et cliquez sur Modifier les collègues dans la barre d outils. 34. Des options s affichent pour définir la visibilité et le groupement avec ce collègue. 35. Cliquez sur Annuler pour revenir à la page Mes collègues. 116

121 Exercice 10 Créer une liste SharePoint pour suivre les avis de revendeurs à partir du Catalogue de données métiers Remarque : Cet exercice suppose que vous avez une définition d application dans le Catalogue de données métiers, nommée AdventureWorks. La section Catalogue de données métiers de ce document fait référence à cette application et inclut un lien vers un emplacement où vous trouverez un fichier de définition d application qui peut servir à créer l entrée dans le Catalogue. Windows SharePoint Services 3.0 vous permet de créer des types de champs personnalisés. Office SharePoint Server 2007 utilise cette fonction pour définir un nouveau type de champ nommé Données métiers, disponible dans toutes les listes. Le type de champ Données métiers permet aux utilisateurs d ajouter des données à des listes, à partir d applications enregistrées dans le Catalogue de données métiers. Nous allons vous montrer comment ajouter une colonne Revendeur à une liste SharePoint. Créer la liste Avis de revendeurs 1. Dans Internet Explorer, revenez à la page d accueil de votre site portail test. 2. Naviguez vers le site Walkthrough en utilisant le menu déroulant Sites. 3. Cliquez sur Créer dans le menu Actions du site, en haut à droite. La page Créer une page s affiche. 4. Cliquez sur Liste personnalisée dans la section Listes personnalisées. La page Nouvelle s affiche. 117

122 5. Saisissez Avis de revendeurs dans le champ Nom et cliquez sur Créer. La liste Avis de revendeurs apparaît. 6. Cliquez sur Paramètres dans la barre d outils et sélectionnez Créer une colonne. La page Nouvelle colonne s affiche. 7. Utilisez les valeurs suivantes : o o o o Nom de la colonne : Revendeur Le type d informations contenues dans cette colonne est : Données métiers Sous Paramètres de colonne supplémentaire, saisissez : Revendeur (puis cliquez sur l icône Vérifier les types). ) Cliquez sur Ajoutez une colonne pour afficher chacun des champs supplémentaires suivants : Nombre 8. Cliquez sur OK. Vous revenez à la liste qui contient maintenant Revendeur et la colonne Revendeur : Nombre. 9. Cliquez sur Nouveau dans la barre d outils et sélectionnez Nouvel élément. La page Nouvel élément s affiche. 10. Utilisez les valeurs suivantes : o Titre : Impossible de résister à un hiver pluvieux à Seattle 118

123 o Revendeur : revendeurs de bicyclettes en volume, choisis de l une des façons suivantes : Saisissez Bicyclette dans le champ Revendeur et cliquez sur l icône Vérifier les noms. Bicyclette est souligné en rouge et un message s affiche : Concordance exacte introuvable. Cliquez sur Bicyclette et choisissez le revendeur. Cliquez sur l icône Parcourir, choisissez Nom dans le menu déroulant, saisissez Bicyclette dans la zone de recherche et cliquez sur l icône loupe. Sélectionnez le revendeur dans la zone résultats de la recherche. 11. Cliquez sur OK. Le nouvel élément de liste apparaît avec le nom du revendeur et le nombre. L élément nom du revendeur inclut aussi le menu déroulant de toutes les actions du Catalogue de données métiers disponibles pour l entité Revendeur. 119

124 Exercice 11 Flux de travail Office SharePoint Server 2007 rationnalise la collaboration autour des documents en fournissant des flux de travail. Il est aussi possible de définir des flux de travail personnalisés en utilisant des outils comme Microsoft Office SharePoint Designer 2007, Visual Studio.NET 2005 et le kit de développement Workflow SDK. Les tâches d un flux apparaissent sous la forme d une liste SharePoint, affichant le statut de toutes les tâches assignées. 1. À partir de la page d accueil de votre portail test, cliquez sur l onglet Centre de documents. 2. Cliquez sur la liste Documents dans la barre de lancement rapide. 3. Envoyez un nouveau document vers la bibliothèque en cliquant sur Télécharger puis sur Télécharger un document. 120

125 4. À partir de la page Télécharger un document, sélectionnez un document dans votre poste de travail et envoyez-le vers la bibliothèque. Archivez le document lorsque le système vous demande de le faire. 5. Vous pouvez démarrer un flux de travail de différentes façons : o En utilisant l interface utilisateur d Office Tout d abord, dans le navigateur, placez votre souris sur le document et cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du document. Sélectionnez Modifier dans Microsoft Office <Word, Excel ou PowerPoint>. Sous le menu du bouton Office, choisissez Flux de travail et cliquez sur le bouton Démarrer placé à côté du flux désiré. Archivez votre document si cela vous est demandé. o En utilisant l interface utilisateur d Office SharePoint Server Placez votre souris sur la présentation Walkthrough et cliquez pour dérouler le menu. Sélectionnez Flux de travail. 121