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1 Lcommunales es archives rchives

2 es archives communales Les archives sont l ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l exercice de leur activité (art. L du Code du patrimoine). Les archives communales recouvrent tous les documents produits par l administration de la commune, quelle que soit leur date : registres paroissiaux et d état civil, actes de la commune (registres de délibérations), comptes et budgets, autres documents rassemblés dans le cadre de la gestion de la commune (élections, recensements de population, voirie et patrimoine, permis de construire, affaires militaires...). 2 I

3 Les règles applicables, les aides financières La préservation des archives : une obligation 4 Les responsabilités des communes 6 Gérer ses archives, c est notamment... 7 Le rôle de la direction des Archives départementales 8 Les aides financières du Département 10 Les aides financières de l Etat 12 Références législatives et réglementaires 14 Contacts 15 I 3

4 La préservation des archives : une obligation Pour la gestion des affaires communales Une bonne gestion des archives en amont accroît l efficacité de l administration et participe au principe de transparence administrative. Nomination du maire de Bosc-Roger-sur-Buchy, I

5 Pour la justification des droits des administrés Le respect des délais de conservation et des procédures d élimination facilite l accès du citoyen aux documents administratifs en lui permettant de retrouver le document dont il a besoin pour faire valoir ses droits. Registre paroissial de Clais Déclaration de ma rnière Pour la sauvegarde de la mémoire de la commune et de ses habitants Les registres paroissiaux, d état-civil, de délibérations du Conseil municipal, les comptes et les budgets, les recensements de population, les procès-verbaux des opérations électorales, les plans des bâtiments communaux, les matrices cadastrales, les tracés des voies communales,... sont autant de documents qui permettent de retracer l histoire de la commune et de ses habitants. I 5

6 Les responsabilités des communes Les communes sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur (art. L du code du patrimoine). Les frais de conservation constituent une dépense obligatoire (art. L du CGCT). Les archives communales sont des archives publiques inaliénables et imprescriptibles : elles ne peuvent donc être cédées ou vendues. Elles doivent être conservées dans un bâtiment public et communiquées sur place ; le préfet doit être informé de tout sinistre, soustraction ou détournement de documents (art. R et 5 du CGCT). Un récolement ou inventaire des archives est établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Les documents de l état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d archives ayant plus de cent ans de date, conservés dans les archives des communes de moins de habitants, sont obligatoirement déposés aux archives du Département, sauf dérogation accordée par le préfet sur la demande du maire. (art. L du code du patrimoine). Plan de Saint-Nicolas d Aliermont, XVII e s. 6 I

7 Archives municipales du Havre Gérer ses archives, c est notamment... Identifier les dossiers dès leur création. Connaître et respecter les délais de conservation des dossiers. Conditionner les dossiers archivés dans des boites et les inventorier. Conserver les archives dans un local adapté : isolé, fermé à clef, équipé d un extincteur d incendie et de rayonnages métalliques. Épurer régulièrement les archives, toute élimination devant être visée par le directeur des Archives départementales. Communiquer les archives sous réserve des délais portés par la loi et toujours sous la surveillance d un agent communal (la photocopie des documents reliés, notamment des registres d état civil, est interdite pour des raisons de conservation). I 7

8 Visite de classe aux Archives départementales Le rôle de la direction des Archives départementales 8 I

9 Assurer le contrôle scientifique et technique de l État sur les archives des collectivités territoriales Le directeur des Archives départementales est un conservateur d État et assure à ce titre des missions régaliennes. Le contrôle scientifique et technique de l État ( ) porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d élimination des documents courants, intermédiaires et définitifs et sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement, la mise en valeur du patrimoine archivistique. Il s exerce sur pièces ou sur place (art. R du CGCT). Aucune destruction ne doit être faite dans les archives sans l autorisation du directeur des Archives départementales. Il doit être consulté en cas de sous-traitance du classement ou du traitement des documents à un prestataire extérieur. Conseiller La direction des Archives départementales est à la disposition des communes pour leur apporter des conseils sur l organisation et la gestion des archives, les procédures à mettre en place, l aménagement de locaux d archives, la communication au public. Elle organise des formations sur l archivage à l Hôtel du Département ou dans les communes. Conserver Les Archives départementales reçoivent notamment les archives que les communes sont tenues ou décident de déposer (art. L du code du patrimoine). I 9

10 Les aides financières du Département Une aide à la restauration de documents significatifs de l histoire de la commune (communes de moins de habitants) Cette aide concerne la restauration mais aussi la reliure des archives les plus emblématiques : registres paroissiaux et d état civil, registres de délibérations du Conseil municipal, cadastre, plans, etc. Le montant de la subvention est égal à 50 % du montant de la dépense HT dont le plancher a été fixé à et le plafond à Une aide au classement et à la préservation des archives (communes de moins de habitants) Cette aide permet à la commune de faire classer les archives antérieures à 1983, d équiper le local d archivage de rayonnages métalliques, de s assurer contre les risques d incendie et de conditionner les archives dans des boites neutres et ignifugées. Le montant de la subvention est égal à 50 % de la dépense HT dont le plancher a été fixé à HT et le plafond à La commune prendra au préalable l attache de la direction des Archives départementales pour étudier la faisabilité du projet. 10 I

11 Charte conservée dans les archives communales d Harfleur Une aide à l investissement La création ou l aménagement de locaux pour les archives peut être subventionnée dans le cadre de l aide aux bâtiments communaux (subvention de 25 % avec un plancher de HT et un plafond de ). Vous trouverez le détail de ces aides dans le guide des aides publié sur le site Internet du Département : seinemaritime.net I 11

12 Les aides financières de l Etat Une aide au fonctionnement Restauration. Microfilmage de documents fragilisés par une consultation trop fréquente. Projets valorisant les archives (exposition, publication). Acquisition de petit matériel de conditionnement (boîtes de conservation, étagères métalliques). Le taux d intervention maximal est égal à 50 % de la dépense HT. Pour les communes de moins de habitants bénéficiant d une subvention du Département, le taux d intervention maximal de la Drac sera de 30 %, un projet subventionné par l État ne pouvant l être à plus de 80 %. Affiche pour le 14 juillet 1935 Les communes doivent adresser leur demande accompagnée d une délibération du Conseil municipal et de plusieurs devis. L octroi de la subvention est subordonné à l avis favorable de la direction des Archives départementales. 12 I

13 Une aide à l investissement (pour les communes ou groupements de communes de plus de habitants) Nouveaux locaux des Archives municipales de Fécamp, dans la Maison du patrimoine Ville de Fécamp Aménagement d un local d archives comprenant également l équipement en matériel et mobilier. Les communes ou groupements de communes intéressés doivent avoir un service d archives dirigé par un professionnel de catégorie A consacrant l intégralité de son temps de travail aux archives. Le projet doit inclure un espace d accueil pour le public. L octroi de la subvention est subordonné à l avis favorable de la Direction des Archives de France. I 13

14 Références législatives et réglementaires Arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales Décrets d application de la loi n du 3 janvier 1979 sur les archives Code général des collectivités territoriales (art. L et suivants, L , R et suivants) Code du patrimoine (art. L et suivants, L et suivants, L et suivants, L et suivants, L et suivants, L et suivants) Instruction pour le tri et la conservation aux archives communales des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes publié en 1993 par la Direction des Archives de France. 14 I

15 Contacts La direction des Archives départementales Quai Jean Moulin Rouen Cedex 1 Tél. : Fax : Directeur : Vincent MAROTEAUX Responsable des archives communales : Marie-Christine HUBERT La direction régionale des affaires culturelles 2 rue Saint-Sever Cité administrative Rouen Cedex Tél. : Fax : Conseillère pour le livre et la lecture, correspondante pour les archives : Jeanne-Marie RENDU Le centre de gestion de la fonction publique territoriale 3440 route de Neufchâtel Bois-Guillaume Tél. : Fax : Responsable pour les archives : Franck Hartnagel I 15

16 Crédits photographiques : tous droits réservés Création graphique : Département de Seine-Maritime Direction de la communication et de l information

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