Archivage des dossiers

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2 Chaque édifice proposé pour une protection monument historique donne lieu à l'établissement de deux dossiers : - un dossier de protection subdivisé lui-même en un dossier historique et un dossier administratif, - un dossier général qui reflète l'évolution de la vie du monument. Ce dossier général est également divisé en deux parties, dossier de base, dossier récapitulatif des travaux (distinct du dossier des opérations de travaux). Le dossier de protection et le dossier général sont gérés par le service «protection», alors que les dossiers des opérations de travaux sont gérés par le service «travaux-marchés». Une partie de cette documentation est consultable par le public et communicable, toujours sous le contrôle d'un agent du service. S agissant d une documentation originale et précieuse, le public visé est exclusivement celui des professionnels du patrimoine, des chercheurs et étudiants avancés, et la consultation des dossiers d archives doit intervenir après une première enquête dans les bibliothèques et les fonds publics. 139

3 Le dossier de protection Dossier de base Ce dossier doit contenir toutes les pièces nécessaires à la procédure de protection. Il se compose de deux dossiers: dossier historique dossier administratif Les deux dossiers doivent être indépendants et clairement différenciés, ce qui permet de les distinguer au premier coup d œil. Ils peuvent être reliés, mais séparément. Le sommaire de chaque dossier a pour fonction d organiser la documentation et d attester la présence de telle ou telle pièce. C'est dans ce dossier que seront classés dans des chemises séparées: la correspondance, les coupures de presse, la documentation non utilisée dans le dossier de protection ou recueillie postérieurement à celui-ci (articles, travaux universitaires, iconographie...), les actes et documents afférents à la propriété, notamment issus des services fiscaux. Ces derniers documents, vite caducs, pourront être détruits au bout de quelques années. Au terme de la procédure de protection, le dossier de protection est clos, mais il doit être conservé par le service de la protection. Dossier historique Ce dossier est consultable par le public et communicable. Cependant il peut contenir des photographies d'intérieurs d'édifices privés dont la consultation risque de poser des problèmes de confidentialité. Dans ce cas il serait bon de prévoir une fiche de demande d'autorisation de consultation à faire signer par le propriétaire. Dans tous les cas, la consultation du dossier historique doit se faire sous le contrôle d'un agent du service. Dossier administratif Sauf dans le cas des procédures prévues par la loi, il n est pas consultable par le public. Le dossier général Ce dossier reflète la vie du monument après sa protection. Il se divise en deux dossiers, eux-mêmes scindés en autant de chemises que nécessaire. C'est un dossier ouvert. Les chemises «presse» et «documentation» (pour cette dernière sous les mêmes réserves que le dossier historique ) sont consultables par le public. La correspondance, les titres de propriété et les documents émanant des services fiscaux ne peuvent être consultés que par l'administration. Dossier récapitulatif des travaux C'est dans ce dossier que prendront place les pièces suivantes: fiche récapitulative des travaux exécutés sur l'édifice depuis sa protection. Ce récapitulatif se fait à partir des pièces conservées dans les archives des monuments historiques à Paris et de la documentation conservée par le service «travaux et marchés» des C.R.M.H. Agrippa permet sa mise à jour régulière. les études préalables, les DDOE (dossiers des ouvrages exécutés). Mieux vaut retirer les plans de ces dossiers. En vertu de la législation applicable aux archives, ils sont versés aux archives départementales du chef-lieu de région avec les dossiers de travaux qu ils accompagnent. La C.R.M.H. en conservera un second exemplaire dans un meuble à plans. 140

4 Les fiches récapitulatives des travaux sont consultables par le public. Les études préalables et les DDOE le sont une fois les opérations totalement terminées. Le dossier d opérations de travaux A côté des deux dossiers de l édifice gérés par le service de la protection, il existe un troisième dossier géré par le service «travaux et marchés». Il s'agit du dossier d opérations de travaux, à ne pas confondre avec le dossier récapitulatif des travaux relevant du dossier général. Les documents sur les travaux (mémoires, attachements, pièces comptables...), sont conservés par le service «travaux et marchés» jusqu'à la clôture des opérations. Ils sont alors archivés à la C.R.M.H. dans un local adapté à cette fonction pour une période temporaire. A terme, ils sont versés aux archives départementales du chef-lieu de région. Ce versement doit toujours être accompagné d'un bordereau récapitulatif ou d un répertoire numérique. 141

5 ORGANISATION DE LA DOCUMENTATION DES C.R.M.H Service protection Plans Photographies Dossiers en cours Dossiers des édifices protégés Dossier de protection Dossier historique Dossier administratif Dossier général Dossier de base Correspondance Propriété Autre documentation Presse Dossier sommaire des travaux Fiche récapitulative Etudes préalables Dossiers des ouvrages exécutés Service travaux-marchés Plans Dossiers des travaux Dossier technique Dossier administratif 142

6 CONSULTATION DE LA DOCUMENTATION DES C.R.M.H. Consultable et communicable sans restriction (sous contrôle d un agent du service) listes des immeubles protégés «dossier historique» du dossier de protection, sauf intérieurs privés non accessibles au public plans et photographies, sauf même cas que ci-dessus chemises «autre documentation» et «presse» du dossier de base fiche récapitulative des travaux dossiers des ouvrages exécutés Consultable et communicable sous réserves «dossier historique» du dossier de protection relatif aux intérieurs privés non accessibles au public (autorisation du propriétaire nécessaire) procès-verbaux des commissions consultatives (après prise de la mesure juridique) études préalables (après clôture de l opération) dossier des travaux du service Travaux-Marchés (après clôture de l opération ou versement aux archives départementales) Non consultable par le public ni communicable (sauf cas prévus par la loi) ensemble du «dossier administratif» du dossier de protection chemises «correspondance» et «propriété» du dossier de base 143