La maîtrise du cycle de vie du document numérique

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1 La maîtrise du cycle de vie du document numérique Présentation des concepts Rapport établi par le groupe de travail DGME/SDAE - APROGED version 3 du 22 mai 2006 Avec les contributions de ACFCI, ADBS, ADIJ, Alliance TICS, FNTC, Groupe La Poste, MEDEF, Réseau RTP et la participation de la Direction des Archives de France

2 Le passage de l'ère du document papier à l'ère du document numérique ne se caractérise pas uniquement par des mutations technologiques sur les supports, dont la principale serait le remplacement de l'écriture traditionnelle sur un support papier par une écriture électronique. Ce changement révolutionne les manières de communiquer et d'échanger, introduit de nouvelles organisations, génère de nouveaux métiers. On parle de dématérialisation, avec pour objectifs, au delà de la dématérialisation de l'information, la dématérialisation des échanges. Au cœur de ces nouvelles organisations se trouve le document numérique. A la fois initiateur d'événement et porteur d'information, le document numérique devra être identifié, rattaché à son contexte, traité, suivi, stocké, conservé. Par comparaison avec son ancêtre papier, il est beaucoup plus complexe, plus difficile à appréhender directement, plus fragile. Comme tout objet vivant, il peut être caractérisé par les différentes étapes de sa vie : depuis son arrivée dans le périmètre de l'organisation ou sa création, jusqu'à son archivage, suivi éventuellement de sa destruction. On parle ainsi de cycle de vie du document numérique. Même si l'on considère que le rôle du document numérique est de même nature que celui du document papier traditionnel, on devra tenir compte des différences entre les deux formes dans la mise en œuvre de systèmes comportant des documents numériques, ce qui conduira à prendre des dispositions spécifiques sur : la structuration des contenus et la codification des informations, la traçabilité les solutions techniques stables et pérennes Le but de ce rapport est definir et de préciser les principes qui sous-tendent le concept de cycle de vie du document numérique ; il ne prétend pas en faire les analyses détaillées fonctionnelle, organisationnelle et technique qui seront développées dans des travaux complémentaires à venir en Il n a pas, non plus, pour but de se substituer aux différents rapports et recommandations existant, notamment sur les questions relatives à l archivage électronique. Dans le même ordre d idée, les différents textes cités (lois, normes, réglements, rapports,...) ne sont pas, volontairement, explicités, ni résumés. Ce rapport est destiné aux intervenants dans la gestion des documents numériques et notamment ceux qui sont concernés par la mise en œuvre des solutions de gestion correspondantes, afin de les sensibiliser à la continuité et à l enchaînement des opérations de ce qui est regroupé sous la désignation cycle de vie du document numérique. Ce rapport a été établi par un groupe de travail constitué à la demande de l'adae et animé par l'aproged. La méthode de travail pour établir ce rapport a reposé sur un ensemble de réunions rassemblant des représentants des organisations citées et une rédaction progressive par l APROGED. A partir d'une approche des différentes étapes du cycle de vie du document numérique, ce rapport a pour objectifs de fournir aux différents intervenants concernés des recommandations pour la mise en œuvre de solutions permettant la maîtrise du cycle de vie.

3 Table des matières LES ENJEUX 4 NIVEAU STRATEGIQUE 6 NIVEAU TACTIQUE 7 NIVEAU OPERATIONNEL 8 COMMENT MAITRISER LE CYCLE DE VIE 9 DEMARCHE DE MISE EN ŒUVRE 10 ANALYSE PREALABLE 10 ANALYSE ET EVALUATION DE L EXISTANT 10 IDENTIFICATION DES EXIGENCES 11 PROBLEMATIQUE DES CHANGEMENTS ORGANISATIONNELS (ETAPE OPTIONNELLE) 11 ELABORATION DU REFERENTIEL 11 ETAPES DU CYCLE DE VIE 12 CREATION 12 GESTION 14 DIFFUSION 15 CONSERVATION 16 QUELQUES MOYENS DE MISE EN OEUVRE 18 METADONNEES 18 BASES DE DONNÉES 19 SIGNATURE ELECTRONIQUE 19 HORODATAGE 19 FORMATS 20 SUPPORT DE STOCKAGE 20 METHODES DE PERENNISATION 21 ANNEXE 1 GLOSSAIRE DU CYCLE DE VIE DU DOCUMENT NUMÉRIQUE 23 ANNEXE 2 NORMES, STANDARDS ET RÉFÉRENTIELS 27 ANNEXE 3 MÉTADONNÉES 31 DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 3

4 La maîtrise du cycle de vie du document numérique Les Enjeux DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 4

5 Les Enjeux Le document demeure un concept de base parce qu il est un élément commun entre l univers du papier et le monde du numérique. Au sens de sa définition (notamment par l ISO), le document est constitué d informations (qui peuvent être des données au sens informatique du terme) organisées selon une structure logique. Au-delà des définitions et des différentes approches du cycle de vie du document numérique, les enjeux sont aujourd hui stratégiques et manifestes. L analyse de ces enjeux permet de prendre conscience des multiples axes de réflexion nécessaires, et de structurer les principales étapes dans la maîtrise du cycle de vie du document numérique. En partant du principe que l on se situe dans un environnement dans lequel le document est de plus en plus fréquemment numérique et les échanges reposent principalement sur l usage de la messagerie électronique ou des workflow dédiés, une synthèse de ces enjeux attachés aux documents numériques peut être formalisée autour d un objectif principal qui est l amélioration des processus documentaires. Il s ensuit donc qu il est nécessaire, pour faire évoluer les processus de traitements des documents, d harmoniser et de rationaliser les pratiques et les méthodes de travail en diminuant autant que faire se peut, la manipulation du papier. Par ailleurs, il est nécessaire de faciliter et de sécuriser la consultation des archives courantes et intermédiaires et de préparer leur versement en tant que archives définitives. Dans cette optique, la notion de format offrant des garanties sur sa lisibilité en tant qu archives définitives pour le long, voire le très long terme, prend toute sa dimension et ne peut se satisfaire d un effet de mode ou d une solution propriétaire. Dans le même esprit la généralisation de l usage de métadonnées tant pour faciliter les échanges que pour leur recherche ultérieure, est un enjeu majeur qui permet d assurer un meilleur partage de l information. Les métadonnées permettent également la gestion technique des documents (migrations) et facilitent la lisibilité et la traçabilité. Toutes ces exigences s inscrivent dans un environnement dans lequel on doit maîtriser et réduire les budgets de fonctionnement. On peut donc décliner trois objectifs majeurs qui sont associés au cycle de vie du document numérique : maîtriser les outils de création et de gestion, faciliter les échanges et la diffusion, garantir l accessibilité et la conservation. A partir de ces thèmes, les enjeux peuvent être présentés suivant un schéma d analyse classique à trois niveaux : stratégique, tactique et opérationnel. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 5

6 Les Enjeux Niveau Stratégique Sur ce premier niveau, les enjeux se déclinent suivant les dimensions basiques des services et des administrations : organisation, outils et méthodes de travail, coûts, patrimoine. Enjeux organisationnels : l absence d anticipation par rapport au document numérique risque d entraîner un doublement des processus et des chaînes de travail, dédiés tantôt au document papier, tantôt au document électronique, et donc une perte de productivité ; au contraire, l intégration du cycle de vie du document numérique doit aboutir à la définition de fonctions classiques (collecte, conservation, communication) regroupées quel que soit le support des documents. Enjeux de cohérence dans la mise en œuvre de solutions ; la conception, puis la réalisation nécessitent la coopération des différentes fonctions concernées : utilisateurs, concepteurs, organisateurs et archivistes ; c'est l'association de ces compétences qui permettra la prise en compte de l'ensemble des besoins et des contraintes et qui conduira à réaliser des solutions non seulement adaptées mais également cohérentes. Enjeux techniques : le caractère incontournable des systèmes de traitement de l information impose un contexte dans lequel les évolutions technologiques sont très rapides ; ceci nécessite de prendre le temps de s interroger sérieusement avant de faire des choix qui vont s inscrire dans la durée et de ne pas céder à des outils éphémères ou à des effets de mode ; ces choix doivent également être faits en tenant compte de la typologie documentaire. Enjeux humains : cette évolution technique incessante demande un apprentissage permanent afin d éviter des problèmes de comportement face aux étapes du cycle de vie du document numérique ; cette «culture» doit être intégrée dans tous les cursus de formation. Enjeux économiques : les masses de documents à traiter ou à gérer deviennent très importantes et les coûts associés augmentent fortement ; un abandon progressif du monde du papier doit mener vers une reconnaissance entière des documents numériques, et ainsi éviter de multiplier les coûts relatifs à tel ou tel document, décliné à la fois dans sa forme papier et dans sa forme numérique ; de plus, l'emploi de documents numériques permettra de réduire les temps d'accès aux informations et contribuera à l'amélioration de la qualité de service. Enjeux patrimoniaux : les documents numériques font désormais partie du patrimoine informationnel des administrations ; à ce titre, les règles de conservation s appliquent naturellement. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 6

7 Les Enjeux Niveau Tactique L intégration du document numérique dans le système d information apporte un second niveau d enjeux, à travers les fonctions qui lui sont reliés : preuve, compréhension, mémorisation, communication. Fonction de preuve : le cycle de vie du document numérique se déroule avec cette dimension permanente qui consiste à pouvoir à chaque instant apporter la preuve d un engagement ou d un droit, ou l exécution d une obligation ; et ce, en tenant compte de l évolution du contexte juridique, réglementaire ou législatif ; les contraintes liées à la preuve peuvent être simplifiées selon que l'on se situe à l'intérieur de l'administration ou dans des relations avec des tiers. Fonction de compréhension : la possibilité de consulter ou de se référer aux documents numériques peut ou doit faciliter tout décision stratégique, pour l entité ou l organisation ; la référence au document inclut aussi l appréhension de son environnement. Fonction de mémorisation : la constitution de bases de connaissances à partir des documents numériques offre une vue de la mémoire des éléments passés pour effectuer une action aujourd hui ou demain. Fonction de communication : tout au long du cycle de vie, l accès au document numérique doit permettre de prendre connaissance de son contenu et de son contexte, et de le diffuser ; ceci assure à la fois une communication d information et une visibilité de l organisation. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 7

8 Les Enjeux Niveau Operationnel Ce troisième niveau définit des critères ou des objectifs fondamentaux dans le cycle de vie du document numérique, qui permettront de préciser les principales étapes dans la maîtrise du cycle de vie du document numérique, puis de formaliser des recommandations. En support des expressions stratégiques et tactiques des enjeux, quatre principaux sujets peuvent être définis, en termes d enjeux et d objectifs opérationnels : pérennité, intégrité, sécurité, traçabilité. Pérennité : état de ce qui dure longtemps ou toujours. La pérennité est relative au maintien dans le temps des fonctions ou des raisons d'existence d'un objet conservé (ex. le format doc n'est pas pérenne, même s'il est conservé de façon durable; un texte n'est pas pérenne si au bout d'un certain temps sa signification est obsolète ou caduque) Intégrité : état d une chose qui demeure intacte, entière. Sécurité : situation, état tranquille qui résulte de l'absence de danger Traçabilité : aptitude à retrouver l'historique, l'utilisation ou la localisation d'une entité (activité, produit, processus) au moyen d'identifications enregistrées. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 8

9 Comment maîtriser le cycle de vie Comment maîtriser le cycle de vie DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 9

10 Comment maîtriser le cycle de vie Démarche de mise en œuvre La mise en œuvre de solutions permettant la maîtrise du cycle de vie des documents numériques doit s'inscrire dans une démarche dont les étapes principales sont décrites ci-dessous. Analyse préalable Description Analyser et lister les fonctions et les tâches de l'organisme. Ces informations seront ensuite organisées sous forme de schémas qui décriront les liens entre les activités et les documents. Tout document doit être rattaché à une fonction ou une tâche. Standards et référentiels associés Circulaires DAF Code du Patrimoine (s est substitué à la Loi de 1979 sur les archives) Norme ISO parties 1 et 2 Référentiel Z Recommandations Aboutir à la description structurée des fonctions et process (schéma, ordinogramme ). Se procurer tout document de description existant déjà. Ce travail est d'autant plus essentiel en ce qui concerne le cœur de métier de l'organisme. Analyse et évaluation de l existant Description Pour chaque fonction/tâche identifiée : Analyser la production documentaire et évaluer sa conformité aux besoins recensés. Le cas échéant, identifier les manques, les redondances, les «pertes en ligne» ; étudier l opportunité de créer des documents/enregistrements, de générer des traces/preuves de certaines actions. Identifier les durées de conservation et sorts finaux (destruction ou conservation historique) et éventuellement les règles d'accès et de sécurité, d'enregistrement et de classement, d'indexation appliqués à chaque type de document et leur conformité aux exigences. Standards et référentiels associés Norme ISO parties 1 et 2 Recommandations Dans le cadre des services publics d archives, se rapprocher du service des archives compétent. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 10

11 Comment maîtriser le cycle de vie Identification des exigences Description Pour chaque fonction/tâche identifiée, analyser les besoins d informations et de preuves associés (obligations légale, réglementaire, contractuelle ; obligations à l égard des employés, des citoyens, des ayant-droits, des tiers ; besoins opérationnels ; besoins de mémoire de l'activité). Standards et référentiels associés Livre II du Code du patrimoine Autres textes réglementaires (disponibles sur le site de la Direction des Archives de France) Norme ISO parties 1 et 2 Recommandations Intégrer l'analyse de risque en matière juridique. Prendre connaissance des textes pouvant mentionner les responsabilités de l'organisme. Se rapprocher du service juridique ou des juristes de l'organisme. Problématique des changements organisationnels (étape optionnelle) Avec cette opération de migration, il s agit de faire migrer l organisation actuelle (qui ne serait concernée que par une partie de la gestion du cycle de vie) vers une organisation cible (avec une gestion plus complète, voire totale, du cycle de vie). Description Etablir le plan de migration et de conduite du changement Standards et référentiels associés Recommandations Uniquement pour les données informatisées et les processus existants (ne concerne pas les données papier). Elaboration du référentiel Description Pour chaque fonction/tâche identifié, décrire la production documentaire conforme aux besoins recensés (dont les documents à créer ; moins les redondances). A chaque type de document sont associés une durée de conservation dans le système et un sort final à l issue de ce délai. On doit aussi indiquer pour certains types de documents les règles d accès et de sécurité, d enregistrement, de classement, d indexation spécifiques. Ces règles peuvent également être définies à un niveau supérieur, pour un ensemble ou sous-ensemble du système de gestion documentaire. Standards et référentiels associés Tableaux de gestion des documents (produits par les services publics et la DAF) applicables aux services de l'état, des collectivités et services publics : circulaires relatives à la collecte Recommandations Aboutir aux tableaux de gestion. Penser à associer les utilisateurs à cette étape. Définir les clés d'indexation de chaque document (voir métadonnées) DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 11

12 Comment maîtriser le cycle de vie Etapes du cycle de vie L'approche retenue par le groupe de travail pour analyser le cycle de vie repose en priorité sur des critères chronologiques : de la création du document jusqu'à son archivage suivi éventuellement de sa destruction. Pour chacune des "briques du cycle de vie" seront présentées les caractéristiques de constitution ou de gestion du document numérique et les recommandations de mise en oeuvre. De plus une liste de standards et de référentiels est proposée. La définition du document fait référence aux informations qu il contient ; on notera qu il faut distinguer, parmi les informations, le contenu informationnel et les données explicatives (notamment les métadonnées : voir le chapitre Quelques moyens de mise en oeuvre). Les métadonnées pourront être enrichies tout au long du cycle de vie. Création La "brique" création est constituée de 4 étapes décrites ci-dessous. Description Création du document La création peut résulter d un traitement automatisé (ex. production de factures) ou nécessiter l intervention d un agent (ex. rédaction de courrier, numérisation de document). Dans ce second cas, la définition et l application de consignes précises pour la création et la mise en forme sont indispensables pour garantir l'exploitation ultérieure du document. Enregistrement L enregistrement peut répondre à deux besoins complémentaires : la mémorisation du document pour des utilisations ultérieures (consultation, diffusion, archivage), le déclenchement d un cycle de revue et de validation. L enregistrement peut se traduire par la création de copie numérique répondant à des utilisations différenciées : copie révisable, copie de diffusion. Standards et référentiels associés Standards W3C Référentiels d'accessibilité : Loi du 12 février 2005 Référentiel ADAE Standard WAI Règles de nommage de documents. Recommandations Lors de la création, identifier la source déclarée pour créer le document, ou le modèle à utiliser. S'assurer de la connaissance d'un processus associé au document. Penser à l'accessibilité pour les populations mal voyantes Utiliser le format d'enregistrement qui aura été déterminé pour ce document. Voir ci-après la rubrique Formats. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 12

13 Comment maîtriser le cycle de vie L'enregistrement consiste à attribuer une référence (nom de fichier, numéro, cote alphanumérique...) conforme aux règles de gestion de l'organisme. Classement Le classement et le rangement : cette opération consiste à ranger le document dans un espace informatique accessible aux utilisateurs prévus. L'organisation du rangement doit être compatible avec le plan de classement. Le classement peut être réalisé automatiquement en s appuyant sur les métadonnées du document ou nécessiter l intervention d un agent. Dans tous les cas, un responsable devra contrôler le fonctionnement du dispositif afin de garantir la performance et la fiabilité au fil du temps. La logique de classement doit être traduite dans un plan de classement. La conception du plan de classement doit tenir compte de l organisation des activités et des règles de gestion. Indexation L indexation consiste à déterminer des termes ou expressions qui serviront de clés d accès pour retrouver le document dans le système de classement. Cette solution offre une possibilité de recherche transversale par rapport à la logique du système de classement. Le choix des expressions d indexation peut résulter d un traitement informatique analysant le contenu du document (ex. indexation du texte intégral) ou d un processus humain consistant à choisir des descripteurs représentant les concepts utiles du document. Les processus d indexation et de recherche sont étroitement liés. Règles de nommage de documents. NF Z : règles d établissement de thésaurus monolingues (Z pour les thésaurus multilingues) Utiliser ou établir une liste de motsclés, voire se référer au thésaurus existant déjà le cas échéant dans l'organisme ou dans d'autres organismes similaires. Etablir des listes d'autorité. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 13

14 Comment maîtriser le cycle de vie Gestion Le document numérique, constitué d un ensemble (non structuré, semi-structuré ou structuré) d'informations, est établi dans le cadre d'une activité (traitement d'un événement, formalisation d'un droit ou d'un devoir, représentation d'une situation, création intellectuelle ou artistique, etc,...). Les opérations de gestion recouvrent tout ce qui se passe sur le document après sa création. La gestion du document numérique ne doit pas être confondue avec le traitement des évènements que la création (ou l'arrivée du document) provoque ni avec la gestion ou le traitement des informations constitutives du document. Les mots-clés qui caractérisent la gestion des documents numériques sont : sécurité et droits d'accès : capacité à rendre le document accessible aux personnes autorisées administration : modification des métadonnées liées au système "variation" : modification sans incidence sur le contenu informationnel ; il s agit par exemple de documents circulant dans l organisation pour lesquels on souhaite (ou l on doit) noter les étapes successives de traitement : validation et bon à payer d une facture, validation d une note de procédure, ou d un plan "évolution" : modification avec incidence sur le contenu informationnel ; il s agit de documents qui, pour des raisons réglementaires, organisationnelles, techniques,. evolueront sur le principe de versions successives (avec en général une seule version applicable à un instant donné). Description Sécurité et droits d'accès Chiffrement ou cryptage, restriction d'actions sur le contenu, occultation de champs Administration Attribution, localisation Variation Traçabilité, changement d'état ou de statut Evolution Niveau de fidélité au contenu informationnel, gestion des versions, conservation des versions et des états intermédiaires Standards et référentiels associés Référentiel habilitation (ADAE) Recommandations Bien prendre en compte la confidentialité de certaines informations et documents. Ne crypter ou chiffrer que ce qui est absolument nécessaire. Conserver la liste sécurisée des clés de chiffrement et des codes d'accès. Voir ci-après : Méthodes de pérennisation Voir ci-après : Méthodes de pérennisation DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 14

15 Comment maîtriser le cycle de vie Diffusion La diffusion du document est un processus de restitution. Elle se fait après extraction des documents depuis les bases de stockage ou de conservation selon deux modes principaux : une mise à disposition (ou mode pull), une distribution (ou mode push). Description La diffusion est restreinte ou non, organisée selon des modes d'accès ou de transmission, des modes de conditionnement particuliers. Le mode pull s'exécute après connexion et accès en ligne aux bases. Les documents sont visualisables après recherche et sélection par des utilisateurs habilités à le faire. Le mode push consiste en un transfert systématique des documents à des destinataires désignés préalablement. Modes d accès Ils sont définis et décrits dans des annuaires, règlementant les accès aux documents ou la capacité à organiser leurs transferts. Les accès interactifs sont définis pour le mode pull à travers des sessions protégées. Conditionnement Taux de compression, maîtrise d une conversion, cryptage,formatage. Ces choix doivent être pérennes et permettre la meilleure lisibilité pour les utilisateurs, en répondant à des normes ou à des référentiels adaptés. Standards et référentiels associés Référentiel habilitation (ADAE) Recommandations L'habilitation des personnes à pouvoir récupérer les documents doit être gérée et contrôlée et des plans de diffusion peuvent être rédigés. Il faut réfléchir sur les statuts et les usages associés aux documents récupérés par l'utilisateur. Chaque document dispose de droits associés, de contraintes liées à la diffusion. En fonction des besoins, on utilisera un format de diffusion révisable ou non révisable. Par sa nature même, la diffusion peut amener à rematérialiser un document numérique. Cette opération n'est pas qu'une simple impression et là encore il faut réfléchir sur les statuts et les usages des documents ainsi générés sur papier. En particulier, le choix d un format de diffusion (qui peut être différent du format de conservation) doit permettre la lisibilité du document par le destinataire, ce qui conduit à éliminer ou à restreindre l emploi de formats propriétaires. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 15

16 Comment maîtriser le cycle de vie Transmission Opération technique obligatoire en mode push. La diffusion englobe ici la notion de réversibilité, c est-à-dire le restitution en vue d une réintégration dans un autre système de conservation. Peut être sécurisée si nécessaire. Conservation Description Le processus de conservation a pour objet de maintenir dans le temps la lisibilité du document numérique et de ses composants (attributs de présentation, métadonnées, contenu). Il est indissociable de la notion de durée, durée de conservation, à rapprocher du sort final. La conservation a d'importantes finalités : prouver, mémoriser, comprendre, communiquer. Les lois exigent la conservation, mais n'apportent généralement aucune précision concernant les formes de l'archivage (informations que l on peut trouver éventuellement dans des décrets ou des circulaires). Quel que soit le besoin (juridique, réglementaire, patrimonial,...), ce processus repose sur des outils techniques visant à garantir la pérennité, l'intégrité, la sécurité, la traçabilité, la lisibilité. Les formats de fichiers et les supports de stockage sont des éléments fondamentaux à considérer, notamment en cas de migration. (voir détails dans la partie "Technologies" ci-après). A l issue de la durée de conservation, il faut s interroger sur le sort final des archives (voir chapitre Technologies) Pour les Archives publiques, à l issue de la conservation au titre des archives intermédiaires : Elimination du document ou transfert aux Archives Nationales, Régionales, Départementales ou Municipales Standards et référentiels associés Moreq, pour l'organisation de l'archivage électronique Norme NF Z pour la conception et l'exploitation de solutions d'archivage Le projet de norme ISO pour la réversibilité des documents Modèle OAIS (ISO 14721) Standard d échange de données pour l archivage (établi par DGME /SDAE) Code du patrimoine Recommandations C'est généralement la partie faible des systèmes documentaires. Conserver et sauvegarder sur plusieurs supports, détenus dans des endroits différents. La conservation et ses modalités se pensent en amont. Prendre en compte les durées de conservation déterminées. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 16

17 Comment maîtriser le cycle de vie L approche par le cycle de vie du document numérique repose sur le regroupement fonctionnel d opérations ou d actions tout au long de la période qui commence avec la création (ou la réception) du document jusqu à la fin de sa conservation. Il est utile de confronter cette approche avec l approche traditionnelle de l archivistique reposant sur les trois âges ded archives, bien que les finalités ne soient pas les mêmes. Ce rapprochement est représenté sur le schéma ci-dessous. Temps Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives ou destruction Création Gestion Diffusion Conservation Il apparaît clairement sur ce schéma que les étapes du cycle de vie (ou les briques fonctionnelles) se recouvrent, à l exception de l étape de Création. L étape Gestion recouvre l ensemble des périodes courantes et intermédiaires. Les étapes Diffusion et Conservation peuvent couvrir, par définition, l ensemble du cycle de vie. Dans son approche, le concept de cycle de vie du document numérique est proche du records management. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 17

18 Comment maîtriser le cycle de vie Quelques moyens de mise en oeuvre La réalisation de solutions de gestion de documents numériques nécessite de faire des choix d'ordre technique. Les recommandations ci-dessous sont appropriées pour garantir la maîtrise du cycle de vie du document numérique. Métadonnées Les metadonnées sont des informations liées au document numérique dont les buts principaux sont de le décrire, de le localiser et de faciliter sa gestion. Avec l'emploi de plus en plus fréquents de documents numériques semi-structurés (par exemple avec une structure de type XML), tout le document peut être considéré comme un ensemble de métadonnées. On distingue deux catégories de métadonnées : les métadonnées liées au document, pour le décrire et le gérer les métadonnées liées aux systèmes de traitement et d'échanges pour le suivi des différentes actions techniques sur le document. Description Métadonnées liées au document : ce sont les métadonnées : - spécifiques au document (intitulé, n d'identification, date de création, auteur, etc.) ; - liées au cycle de vie du document (à chaque modification, transaction liée aux technologies employées, etc.) ; - métier ; par exemple la métadonnée signale : le code de rattachement à un budget, à un plan plus général, à un autre formulaire, à une géo-localisation pour des photos, etc. Métadonnées liées au système : ce sont les métadonnées automatiquement générées par le système (logiciel ou outil utilisé, n de version du logiciel, etc.) ou par une action humaine (Voir détail dans les annexes du tableau, Annexe 1) Standards et référentiels associés Moreq ISO EAD ISAD (G) Dublin Core W3C/RDF Standard d'échange des données (DAF - ADAE Moreq ISO EAD ISAD (G) Recommandations Définir les métadonnées minimum pour pouvoir procéder aux échanges de documents dans l'organisme et entre organismes. Bien prendre en compte les changements de statut de documents : exemple un bon de commande rédigé, le même bon de commande approuvé, etc. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 18

19 Comment maîtriser le cycle de vie Bases de données Description Lorsqu'il existe une base de données en lien avec les documents, penser aux recommandations pour la recherche, la conservation Le document numérique peut aussi être constitué d'une base de données (exemple de l'informatisation des registres), formatté dans une structure définie, par exemple d export. Standards et référentiels associés CCI (ADAE) Recommandations Ne pas oublier qu une base de données repose sur une organisation des données définie par l éditeur et que la question de la pérennité de cette organisation doit être prise en compte. Signature électronique Description La signature électronique légale Tout autre procédé d'empreinte ou de scellement Standards et référentiels associés Signature électronique définie par la loi (Article du Code Civil) PRIS v2 Recommandations Bien prendre en compte les différents niveaux de signature. Voir en annexe (signature électronique) Horodatage Description Consiste à marquer l'heure et la date. Standards et référentiels associés Norme Iso 8601 (structure de date) Politique d'horodatage de l'adae Norme expérimentale AFNOR Recommandations Pour un horodatage sécurisé, faire appel à un prestataire extérieur à l'organisme : un tiers horodateur. DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 19

20 Comment maîtriser le cycle de vie Formats Description Le format est une composante essentielle du document numérique car il exprime à la fois le vecteur d échange de celui-ci entre systèmes d informations et une garantie d accès dans le temps. Tout au long du cycle de vie du document, la préoccupation du format de représentation des documents doit être constante. Pour conduire à une maîtrise objective du format de représentation des documents tout au long du cycle de vie, on doit disposer d outils adaptés aux différents processus de création, de visualisation, de conversion, de contrôle. Par ailleurs, la conversion entre formats est une fonction majeure à maîtriser. L exportation du contenu d une base de données nécessite l emploi de formats qui facilitent l identification des informations et garantissent leur réutilisation. Standards et référentiels associés Formats ouverts recommandés par l ADAE Cadre commun d interopérabilité de l ADAE Recommandations Parmi tous les formats existants, l'usage de certains est recommandé, notamment : PDF, TIFF, XML, ASCII. La recommandation porte sur l utilisation de XML Support de stockage En raison de l évolution rapide des technologies de stockage (densité, fiabilité, ) et de la baisse des coûts correspondants, il est confirmé que le choix du support de stockage des documents n est pas le point essentiel de la mise en œuvre de solutions de conservation. De nombreux autres aspects doivent être pris en compte, notamment le choix du format. Description En tout état de cause, aucun document électronique ne doit être imprimé ou restitué sous un quelconque support matériel (papier ou microforme) à des fins de stockage. Les types de stockage ne sont pas exclusifs. Stockage selon les besoins de diffusion, de travail ou de conservation : Standards et référentiels associés Recommandations Considérer que toute matérialisation d'un document numérique sur quelque support que ce soit (papier ou microforme) n'est qu'une copie. Choisir le système de stockage adapté aux besoins et au niveau d'exigences (en particulier le niveau DGME/SDAE - APROGED Groupe de Travail «La maîtrise du cycle de vie du document numérique» V3.0 - Page 20