Rencontres ERFA Records Management

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1 Rencontres ERFA Records Management Comité international de la Croix-Rouge Division des archives et de la gestion de l'information Genève 5 novembre 2010 Programme Accueil et introduction Krystyna Ohnesorge, GT RM&AE Renée Zellweger Monin, CICR Historique et contexte du records management au CICR Renée Zellweger Monin, CICR Le projet de nouvelle messagerie professionnelle et de classement électronique: conception, mise en oeuvre et gestion du changement Véronique Mauron Frank, CICR Questions-réponses Pause Un nouveau plan de classement unifié Isabelle Drouin, CICR Vers l'archivage électronique à long terme Alexandre Garcia, CICR Discussion Conclusion Jean-Daniel Zeller, GT RM&AE Verrée 1

2 Historique et contexte du records management au CICR Renée Zellweger Monin Cheffe de la Division des archives et de la gestion de l'information Mission du CICR Le CICR est une organisation impartiale, neutre et indépendante dont la mission exclusivement humanitaire est de protéger la vie et la dignité des victimes de conflits armés et d'autres situations de violence et de leur porter assistance. Le CICR s'efforce de prévenir la souffrance en promouvant et renforçant le droit humanitaire et les principes humanitaires universels. 2

3 Implantation et structure Depuis 1863, "décentralisation" graduelle Aujourd'hui, représentations dans 80 pays du monde / + de 220 sites Gestion de l'information L'information doit être consignée, formalisée et partagée être accessible à qui de droit être conservée adéquatement Enjeux majeurs échange rapide et efficace d'information entre sites cadre de gestion de l'information applicable à tous et partout 3

4 Quelques éléments d'histoire Conscience de l'importance de conserver des documents depuis 1863 Évolution "structurelle"/organisationnelle en termes de gestion d'archives Lignes directrices diverses et références Politique d'archivage Nouvelle politique d'archivage A l'ère de l'électronique 1996: introduction de la première messagerie électronique 2010: introduction de la nouvelle messagerie 4

5 Projet de messagerie professionnelle et de classement électronique Conception, mise en oeuvre et gestion du changement Véronique Mauron Unité Records Management Division des Archives et de la gestion de l'information - CICR Rencontres ERFA - Records Management - Genève - 5 novembre 2010 Un nouveau projet Mandat répondre au nouveau cadre de gestion et de fonctionnement opérationnel du département des opérations, en réponse aux changements dans l'environnement, à l'évolution des technologies SI. Objectifs améliorer l'accès à et le partage de l'information en format électronique, consolider l'organisation de la correspondance professionnelle, son classement, sa mise à disposition et son archivage. 5

6 Étapes du projet Étude préliminaire (groupes de travail) Analyse et définition du cadre organisationnel et fonctionnel du nouveau système Étude principale (groupes de travail) Élaboration des spécifications fonctionnelles et appel d'offres Choix du prestataire Élaboration & validation des spécifications détaillées Réalisation (groupes de travail) Développement, tests, pilotes, formation, préparation au changement Déploiement au siège et sur le terrain Août novembre 2005 Janvier-juin 2006 Octobre-décembre 2006 Janvier-juin 2007 Automne hiver er mars 2010 Structure du nouveau système 6

7 Classement électronique Adéquation aux besoins opérationnels Plan de classement unique Classement électronique Prise en compte de tous les Records Décentralisation chez les traitants Calendrier de conservation intégré Minimise les effets du turn-over Accessibilité, disponibilité, décision Exhaustivité, redevabilité, décision Exhaustivité, autonomie Redevabilité, sécurisation La conception Études préliminaire et principale Implication des Archives en amont Spécifications fonctionnelles conjointes métier-si Choix du partenaire 7

8 Le développement Spécifications détaillées conjointes métier- SI-prestataire Implication métiers dans les tests Temps Collaborateurs La mise en oeuvre Déploiement simultané au siège et sur le terrain des deux nouveaux modules messagerie classement électronique 8

9 Formation Train the trainers prestataire + groupe de projet Archivistes & AGI Site Records Managers jours / 200 pers. Unit Records Managers 3 jours / 120 pers. Utilisateurs elearning - ½ jour / 4000 La gestion du changement Plan de communication Groupes de travail organisationnels Formation 9

10 Les constats Fonctionnel et organisationnel Messagerie Classement électronique Formation Gestion du changement Technique Déploiement Production Un nouveau plan de classement unifié Isabelle Drouin Archiviste, Unité records management 10

11 D'un concept à un autre Point de situation 2005 : Nouvel outil et nouveau postulat Les unités traitantes sont responsables de gérer les Records qu'elles transmettent et reçoivent par la messagerie professionnelle Résultat : Nouvelle structure qui permet le classement électronique Nouvelle approche pour le plan de classement Couvre toutes les activités du CICR Opérationnelles et administratives Au siège et sur le terrain Intègre le calendrier de conservation Durée de conservation et le sort final (destruction ou archivage) de chaque dossier dès sa création 11

12 Réalisation Bases théoriques Importance des standards ISO Le focus: La consultation de l'utilisateur "Chantier Plan de classement" Analyses des structures existantes Rencontres d'information Rencontres de groupes et bilatérales Une préoccupation : l'utilisateur Une seule question: Quelles sont vos activités? Comment travaillez-vous? Éviter: Changement dans la manière de travailler pour le système But : Transcrire les processus de travail 12

13 Une préoccupation : l'utilisateur Représentation de tous les métiers Représentation des activités dites "Terrain" Réactions chez les futurs utilisateurs Les séances Structure et particularités Classification fonctionnelle Une seule Business Function par utilisateur 4 niveaux Business Function, Sub-Function Activity» Task Scope Notes Notice d'utilisation de chaque rubrique du plan de classement Traduction en trois langues 13

14 En chiffres 1 plan de classement 18 chapitres cotes 17 champs données de classement entrées manuellement Quelques constats Écueils Lors de la réalisation Résistance au CHANGEMENT Post-déploiement Constats positifs Merci! 14

15 La BD Filing Plan La BD Filing Plan 15

16 La BD Filing Plan Un dossier 16

17 Vers l'archivage électronique à long terme Alexandre Garcia Archiviste, Division des archives et de la gestion de l'information Le patrimoine numérique du CICR jusqu'à aujourd'hui Conservation : copie papier microfiches (COM) applications métier supports de données amovibles Pas de préservation numérique à long terme 17

18 Mesures décidées par la gouvernance Politique d'archivage : Les documents et dossiers électroniques sont archivés sur leur support d'origine Le records management est un acquis que l institution veut valoriser et systématiser ( ) SI - Schéma directeur CICR, Executive Summary, 2004 : [ICRC must] elaborate and implement a concept of content management that spans the entire information lifecycle, from production to archival Périmètre du projet Archivage à long terme Conservation pérenne des données à valeur historique, au-delà de la durée de vie des systèmes en production 18

19 Première étape : étude stratégique Juin 2006 février 2007 Définition des exigences légales et fonctionnelles Evaluation de 8 systèmes d'information existants Elaboration d'une stratégie de préservation et proposition d'un plan d'action Mise en œuvre Travaux : archivage des bases relationnelles benchmarking suivis de projets SI / SI Project Lifecycle analyse des besoins non couverts en matière d'archivage 19

20 Volets du projet Organisationnel : en amont : suivi des projets SI, évaluation des systèmes et sélection des documents / données à archiver développement des procédures d'archivage Technique : en amont : prérequis pour l'archivage adapter les systèmes en production mise en œuvre d'une plate-forme d'archivage Système d'archivage électronique 2010: étude fonctionnelle et technique Modèle de référence OAIS Suivi des standards existants pour les outils, processus et métadonnées Liens avec les autres projets des Archives du CICR 20

21 Pour toute question supplémentaire 21

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