Une gestion optimisée par l utilisation des logiciels libres

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1 Une gestion optimisée par l utilisation des logiciels libres Cas pratique avec Alfresco Salon du logiciel libre Québec 17 Septembre 2014 Présenté par: Mélanie St-Martin, Coordonnatrice

2 Le contexte initial du projet Gestion documentaire en place, mais pour le papier seulement Efficacité de ces pratiques toute relative: - Documents perdus: contrats, baux, correspondances - Recherches constantes: énormément de temps perdu - Travail en silos, multiples copies Politiques et procédures obsolètes Outils documentaires (plan, calendrier et logiciel) désuets et inadaptés Aucune gestion des documents numériques

3 Notre point de départ Vers une GID 101 La gestion de tous les documents administratifs de l Agence, qu ils soient en formats imprimés ou numériques La gestion de ces documents durant l ensemble de leur cycle de vie : de leur création à leur destruction ou à leur archivage définitif L adoption de principes directeurs, de politiques et de procédures de travail communes à toutes les unités administratives pour une approche cohérente et unifiée

4 UN DÉFI DE TAILLE Le besoin le plus criant n était pas forcément en lien avec la gestion des dossiers papier d archives, mais bel et bien la gestion des documents courants numériques dans un outil convivial et adapté aux utilisateurs tout en répondant adéquatement aux exigences archivistiques.

5 Suivre la philosophie de Bibliothèque et Archives nationale du Québec (BAnQ) «La philosophie de BAnQ en matière de gestion des documents et des archives trouve ses fondements autant dans la tradition archivistique européenne, française en particulier, que dans l'approche américaine du Records Management puisqu'elle inscrit son action dans la globalité en intervenant à tous les stades de vie des documents, ce qui accentue son approche intégrée.» Allocution de Normand Charbonneau, conservateur et directeur général des archives de BAnQ, à l'occasion du Sommet sur les archives au Canada (2014).

6 Au niveau des utilisateurs BAnQ cherche d'ailleurs à montrer l'exemple en se dotant d'un système intégré de gestion des documents et en modifiant son approche de la gestion de ses documents administratifs en ayant pour objectif de simplifier, de responsabiliser les créateurs, de privilégier les dossiers partagés entre collaborateurs. (Charbonneau, 2014)

7 Nos objectifs Intervenir en amont de la création des documents pour encadrer, soutenir et responsabiliser les utilisateurs: À travailler les documents courants ensemble dans une plateforme collaborative À identifier les documents ayant de la valeur afin de les verser aux archives Faire la gestion intégrée des documents, de l information et des connaissances à l Agence des Laurentides, et ce dans un seul outil Démocratiser l accès à l information dans l Agence Favoriser la mobilité en permettant l accès peu importe le lieux!

8 Une ambition de taille dans un contexte difficile Un gain d efficacité et d efficience par la modernisation de nos pratiques! En trame de fond : L INNOVATION!

9 Ce que nos utilisateurs souhaitent «Tout ce que je veux, c est être capable de retrouver mes documents!» Nous croyons que les employés devraient être libres de concentrer leur temps et leur énergie à travailler, pas à réfléchir sur l endroit où ranger leurs documents!

10 Comment? En allégeant le plan de classification Nombre de sous-niveaux Arborescences collaboratives avec des mots que les utilisateurs comprennent En qualifiant l information En construisant des workflows autour des processus d affaires les plus importants pour l organisation En créant une valeur ajoutée

11 La gestion du changement quelques pistes! En assurant l accessibilité aux informations Identification des sources de résistance le plus en amont Leadership positif et actif des promoteurs du projet Mise en place de «Quick Win» permettant un retour rapide sur investissement Comité de direction sans papier qui favorise l appropriation par les cadres supérieurs et soutien la mobilisation du personnel ACCOMPAGNEMENT, ACCOMPAGNEMENT, ACCOMPAGNEMENT!

12 L application du cycle de vie dans Alfresco Adaptation du lifecycle d Alfresco (http://docs.alfresco.com/rm2.2/concepts/rm-record-lifecycle.html)

13 Notre utilisation d Alfresco Gestion conforme des archives Travail collaboratif Archives Gestion des profils d accès Share Record management

14 Architecture Alfresco Utilisateur Interface Web ou de type explorateur Adaptations spécifiques Alfresco SHARE Alfresco RM Noyau d Alfresco MYSQL Dépôt de documents JAVA TOMCAT LINUX

15 Optimisation des processus: Comité de direction sans papier

16 L espace collaboratif du comité de direction Ordre du jour et compterendu dynamique

17 Accès en mode mobile (ipad) Mes tâches Mes sites favoris Mes documents synchronisés Mes fichiers locaux Visualisation des documents

18 Flux documentaire pour la dotation de postes

19 Les résultats quantifiables Aucun contrat/document officiel perdu depuis 2012 Bureau de la direction générale 100% sans papier Comité de direction: 100% sans papier Conseil d administration: 100 % sans papier Comités de gestion régional et national: 100% sans papier Accessible en tout temps et tout lieu avec un jeton de téléaccès Gains de temps et de productivité : Unification des documents permettant une économie de temps Accessibilité aux informations au besoin Gestion automatisée des versions et changements

20 À titre d exemple Diminution du budget de papier ,00 $ 8 500,00 $ Des économies de 7500$ par année Baisse significative des boites à entreposer Donc, baisse des coûts de: Papier Chemises Boites Manutention Entreposage

21 Où en sommes-nous rendus? Le système est implanté auprès des 220 employés de l Agence des Laurentides pour le mode collaboratif (Alfresco SHARE) Plusieurs personnes externes travaillent aussi dans notre système: provenant de l Agence de Laval, Lanaudière, Montérégie et MSSS. Collaboration suprarégionale en démarrage (Regroupement des ressources informationnelles des régions de Lanaudière, Laval et Laurentides) En cours : Soutien et accompagnement des utilisateurs dans l appropriation de la solution: Alfresco version 4.2 Mise en opération et formation au module des archives Mise en place des workflows personnalisés pour l Agence

22 Perspectives d avenir Intensification de la révision des processus et méthodes de travail collaboratives Partenariats dans le réseau de la santé et ailleurs en vue de développer une communauté de pratique pour le collaboratif et pour l archivistique Retour à la communauté des adaptations réalisées (Dépôt sur la forge gouvernementale) Développement d une expertise en Gestion intégrée des documents dans le réseau de la santé

23 Mot de la fin : Ouverture de Alfresco Souhaitent recevoir nos recommandations sur: Gestion des entrepôts physiques (boîtes) Déclaration aux archives en lot (déjà en cours) Étapes du cycle de vie Étapes dans les délais de conservation Impression du plan de classement et calendrier intégré (déjà en cours) Impression des rapports (déjà en cours) Traduction française à compléter (déjà livré dans la version RM 2.2) Les recommandations acceptées deviendront disponibles dans les prochaines versions du module RM

24 Références: Alfresco c est 1,300 clients dans 180 pays Informations sur le site d Alfresco (www.alfresco.com)

25 Des questions?

26 Références L Agence s assure de répondre au cadre légal des archives des organisations publiques: Doivent adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs. Doivent établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de leurs documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. Allocution de Normand Charbonneau, conservateur et directeur général des archives de BAnQ, à l'occasion du Sommet sur les archives au Canada (2014). Repéré à =5bf2fba1-e827-47b8-afdc-c38f2c328d77&an=2014&language_id=3 La gestion des archives avec Alfresco, vue par une archiviste et responsable de gestion documentaire / Yannick Richard de Savoir Faire Linux et Jeanne Darche de l Agence des Laurentides Life cycle of a record / Alfresco Documentation