Acropole Acropole Gestion du courrier - Archivage

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1 Plan du document 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel 2. Descriptif fonctionnel du produit 3. Les liaisons de l'application avec d'autres programmes de la gamme Acropole 4. Les services associés au logiciel

2 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel Point d'entrée capital de ce vaste système de circulation d'informations et de documents à l'intérieur de la commune, l'application se présente en 3 versions superposables répondant chacune aux mêmes spécifications techniques mais recourrant à des technologies de plus en plus évoluées. 1. La version de base traite courriers, s et autres documents à tous les stades, de l'enregistrement à l'archivage sur base des données signalétiques du document (données à encoder). 2. La version moyenne assure le même traitement mais en ajoutant aux données signalétiques du document, son image scannée ainsi que le traitement par code barres. 3. La version supérieure assure le traitement de la version moyenne en y ajoutant la possibilité de lire un document image et de le stocker en format texte en vue de le reprendre directement dans la filière bureautique. Un des atouts majeurs de l'application est de traiter aussi bien en entrée qu'en sortie, tous les e- mails de la commune. Il s'agit d'une sécurité devenue indispensable dans le cadre des échanges de plus en plus nombreux entre les services et les tutelles et autres correspondants extérieurs. La dématérialisation du document papier introduit le risque de diffusion ou de perte, risque couvert et garanti par cette application. L'application est reliée à toutes celles de la gamme Acropole avec mise en archivage allant d'un courrier d'entrée à un compte annuel. Comme dans tout système moderne évolué d'échange d'informations, l'utilisateur est averti instantanément de tout document qui lui est destiné.

3 2. Descriptif fonctionnel du produit 2.1. Encodage d'un document entrant Première caractéristique : le code de classement du document est introduit. L'application permet l'utilisation de tous systèmes de documents existants (CDU, CDN et autres dont les tables de codification sont fournies avec l'application). Le code peut être introduit directement s'il est connu ou recherché dans l'arborescence assistée à l'écran spécial. Les dates de réception du document se proposent par défaut à la date du jour et sont modifiables par calendrier électronique. L'application gère également le stockage physique du document tel que service (dossier, farde et chemise en CDU). Une large zone permet de décrire l'objet, ensuite la nature du document (courrier, fax, recommandé et ) ainsi que son niveau d'accessibilité (privé : accessible uniquement à l'encodeur initial et au destinataire du courrier interne; service : accessible à tous les membres d'un service auquel le document est associé; public : accessible à tous les utilisateurs). Une zone expéditeur reliée à une base de données accessible sur critères multiples (ou mots clés sur nom et adresse) reprend les personnes de contact, les services avec adresses, téléphone, fax et mail à tous les niveaux. Mêmes procédures automatiques pour la recherche de destinataires internes. Le courrier peut être caractérisé en tant que rappel d'un courrier entrant déjà reçu, réponse à un courrier sortant envoyé ou considérant qu'il s'agit d'un retour de courrier à motiver. Le système gère et contrôle la procédure de réponse à la demande en introduisant une notion de délais en jours ou en date calendrier.

4 Fig. 1 : Ecran d'encodage d'un document entrant

5 Fig. 2 : Ecran permettant de créer un expéditeur dans la base de données en ne quittant pas l'écran de départ L'écran d'un document entrant présente de manière synthétique : - la date d'entrée, la date du document et la date d'encodage; - les codes de classement; - la référence interne du document (configurable de façon paramétrée par l'utilisateur); - la nature du document; - le code-barres associé et généré par l'application; - l'image du document scanné en cliquant sur l'étiquette code-barres (voir Figure 3, page suivante); - l'objet; - un titre auquel une fonction au choix peut être attribué; - les données de l'expéditeur;

6 Fig. 3 : Ecran du document d'entrée associé au document traité - une série d'onglets précisant les caractéristiques du document telles que : le destinataire : restituant toutes les données contenues dans le signalétique correspondant (on peut gérer plusieurs destinataires simultanément qu'il s'agisse de personnes ou de services) l'origine : rappel, réponse, etc. l'agent traitant : permettant d'introduire des échéances sur le document par stade de traitement (responsable, délais, mémo de remarques) les réponses : liaison courrier sortant par rapport à un courrier entrant (soit par courrier soit par ). Cette fonction réponse donne liaison automatique avec l'écran de gestion des documents de sortie. les rappels : concernent les documents entrants attachés à un même document original auquel il n'y a pas été donné de réponse. le dossier : précise le classement physique mais on peut stocker dans n'importe quel dossier virtuel ne serait-ce que pour faciliter les recherches. les services : indique les services qui vont avoir accès à un document sans qu'ils n'en soient nécessairement le destinataire. le fichier : permet de joindre des fichiers électroniques (disquette, fichiers joints, etc.) liés au document. Remarque : zone pouvant être utilisée pour une recherche sur tout mot encodé.

7 L'écran indique également le service où se trouve le document original. Seuls les onglets disposant d'un astérisque contiennent des données facilitant ainsi le travail de l'utilisateur en lui évitant l'ouverture de fenêtres ne contenant pas de données Principe de la fonction scan Tout document entrant peut recevoir préalablement (ou a posteriori) une étiquette code-barres générée automatiquement par l'application. L'introduction des données signalétiques du document peut avoir lieu dans un deuxième temps et à ce moment, tout document est retrouvable automatiquement et instantanément par lecture du code-barres à la douchette. Le scannage préalable constitue une sécurité contre les pertes de documents. La fonction scan captant une image d'un document peut être complétée optionnellement par une fonction de lecture transformant ce document en un fichier texte réutilisable par voie bureautique Gestion des documents sortants Un document sortant peut être créé spécifiquement ou généré automatiquement à partir d'un document entrant ce que montre la figure ci-dessous.

8 Le document de réponse présente : - Toutes les données du document entrant déjà encodées; - Il s'agira de choisir un modèle de réponse dans la bibliothèque du système qui pourra reprendre tous les modèles déjà créés par la commune et lui permettre de les compléter par la suite. - Une série d'onglets spécifiques du document de sortie : le destinataire; l'origine; l'agent traitant; le suivi (renvoi de rappel); le dossier de stockage (lien physique ou dossier virtuel); les services (services qui ont accès en mode service); les fichiers (documents électroniques attachés); la remarque (zone mémo dont les caractères font également index); l'historique (gère la chronologie des opérations, modifications et autres préalablement à l'envoi du document). - Sur base de tous ces éléments, une icône permet de générer le document au format bureautique. Fig. 5 : Ecran de gestion des documents sortants assortis d un document généré automatiquement.

9 2.4. Moteur de recherche Au cœur de l application, un moteur de recherche permettra de retrouver tout document sur : son type IN ou OUT ; son type de sécurité ; la date du document, de la réception ou de l envoi sur fourchette dates et phonémiques; la nature (courrier, fax, mail) ; le responsable de l encodage; un service auquel le document est attaché; sur un code classement; sur un code scanner (code barres); sur une combinaison de mots clés contenus dans le titre, l objet, les remarques ou le document lui-même s il a fait l objet d un scan OCR. Fig. 6 : Ecran donnant le résultat d une recherche ; les lignes précédées d une symbolique code barres indiquant les documents qui ont été scannés.

10 par ligne sur laquelle, l utilisateur va cliquer, le bas de l écran présente : l objet; l expéditeur ou le destinataire; le ou les responsables dans l administration; la farde de l original avec les initiales du service; la chemise, stade ultime au classement!

11 2.5. L échéancier Permet à chaque personne de trouver une liste des tâches courrier qu elle doit exécuter en lui précisant : le numéro du courrier; le type du courrier ; le code de classement ; l objet ; l échéance en nature ; l échéance en date. Fig. 7 : Listes des tâches à échéancer pour une personne. En cliquant sur une ligne de la liste, on retrouve les données du document à échéancer.

12 2.6. La gestion des dossiers Le système présente instantanément la liste des dossiers filtrés soit par code de classement (CDU ou autre), soit par service, soit par un ou plusieurs mots clés, soit par dossiers actifs ou archivés. Si le mot clé se trouve dans une farde, celle-ci se présente sous la forme (+) Bleu ; si le mot se trouve dans une chemise, le système ouvre la farde (boule verte). Fig. 8 : Liste de recherche multicritères de dossiers. Les documents se trouvent dans la chemise figurant en bas de liste en stipulant s il s agit d un stockage physique ou virtuel. Comme pour toutes les listes, cette dernière est imprimable à tout moment.

13 2.7. Envoi d un Il s agit de la rédaction d un exactement dans les mêmes conditions que s il s agissait d un courrier, cet étant traité au même titre dans l ensemble des opérations permises par l application. Fig. 9 : Constitution d un comme objet de sortie Registres d entrée et de sortie Les listes des documents entrants et sortants constituant les registres officiels peuvent être générées automatiquement sur base des critères date et service.

14 2.9. Bibliothèque de documents Comme dans toutes les applications Acropole, le système permet de gérer une réserve de modèles (lettre, fax, ) récupérés de documents existants ou créés de toute pièce par l utilisateur Signalétique communale Présente une signalétique de tout le personnel communal et tous les mandataires susceptibles d être référencés ou de travailler dans l application. Un écran décrit la structure hiérarchique d une commune sur laquelle s articulent les cheminements internes des documents.

15 2.11. Les fichiers paramètres Les fichiers paramètres présentent : les structures de classement (CDU et autres); les paramètres globaux (chemin vers les documents, usage d un scanner, d une lecture OCX ou pas); les codes postaux; les calendriers; les jours fériés et spéciaux ; le calcul des jours entre dates; la gestion des étiquettes code-barres ; la gestion des permissions par groupe d utilisateurs. 3. Les liaisons de l'application avec d'autres programmes de la gamme Acropole Acropole Gestion du courrier Archivage est en liaison avec toutes les autres applications de la gamme Acropole.

16 4. Les services associés au logiciel Parmi les services liés au démarrage et au fonctionnement de l'application, il convient de considérer : l'installation : en vos services par un spécialiste de Stésud à concurrence : - de deux demi-journées en version de base - de trois demi-journées en version moyenne - de quatre demi-journées en version supérieure Le passage de la version de base à la version moyenne nécessite l'adjonction d'un scanner interfacé à l'ordinateur. Le passage de la version moyenne à la version supérieure implique l'ajout d'un logiciel de reconnaissance OCX dans le système muni du scanner. la formation : délivrée en vos services sur le logiciel installé et les données reprises à concurrence de trois demi-journées; l'assistance-maintenance : l'assistance : concerne l'intervention d'un spécialiste de Stésud pour toute question de précision d'une formation, d'aide à la montée en charge. C'est aussi l'usage journalier du logiciel ou l'assistance pour un particularisme propre à une opération périodique ou annuelle. L'assistance a lieu par mail, par fax ou par téléphone. Tout appel vers le call-dispatch de Stésud a lieu au prix d'une communication locale sans surfacturation du nombre d'appels ou de leurs durées. Pour toute intervention à distance, notre service de télé-assistance permet à nos spécialistes d'intervenir sur vos systèmes comme s'ils se trouvaient sur place en vos services. la maintenance : elle consiste à apporter toutes les mises à jour légales suite à une évolution de la loi fédérale, régionale ou d'un règlement local n'influençant pas la structure de la base de données. De plus, la maintenance fonctionnelle consiste à apporter de nouvelles fonctions ou de nouvelles facilités permettant un plus grand confort de travail et ce, sur base des suggestions et propositions des utilisateurs.

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