COMMUNIQUER PLUS AISÉMENT AVEC L AWEX.

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1 COMMUNIQUER PLUS AISÉMENT AVEC L AWEX. Vade-mecum des moyens de communication électroniques de l AWEX pour les entreprises. W A L L O N I A E X P O R T & I N V E S T M E N T Agence wallonne à l Exportation et aux Investissements étrangers

2 DE NOUVEAUX SERVICES EN LIGNE POUR MIEUX COMMUNIQUER AVEC L AWEX. Vous êtes déjà client de l AWEX? Ou vous souhaitez vous faire référencer à l AWEX? Utilisez nos nouveaux modes de communication électroniques pour simplifier et accélérer, en toute sécurité, vos contacts avec nos services. Accédez en direct à notre base de données centrale! Vous pourrez corriger en ligne les données de votre fiche signalétique; visualiser l historique de vos contacts avec l AWEX; vérifier l état d avancement de vos dossiers d incitants financiers (mise en service au printemps 2008). Consultez nos mailings interactifs (notamment pour l annonce de nos missions économiques, salons ou journées de contacts) de façon plus lisible et plus conviviale. Ciblez les informations que vous souhaitez effectivement recevoir. Utilisez, sur notre site nos nouveaux formulaires électroniques plus interactifs, dynamiques et intelligents. Ils vous aideront à déposer des demandes plus complètes, directement exploitables par les services de l AWEX. Découvrez notre AWEX télévision. Pour en connaître davantage Suivez ce guide! On a les moyens de vous exporter 2

3 SOMMAIRE 4-5 Demandez votre code d accès 6-9 Les services personnalisés de la base de données des entreprises wallonnes exportatrices Les mailings Les formulaires électroniques AWEX télévision 23 Support en ligne ou par téléphone W A L L O N I A E X P O R T & I N V E S T M E N T 3

4 DEMANDEZ VOTRE CODE D ACCÈS. 1 Connectez-vous sur la page d accueil de notre base de données centrale, à l adresse 2 Dans le volet d authentification (partie de droite), cliquez sur le bouton «Demande de mot de passe». 3 Dans l écran qui suit, introduisez votre adresse mail (celle-ci vous servira ensuite de login), puis votre n d entreprise*. N.B. Dans l hypothèse où votre entreprise n est pas connue de notre base de données, vous êtes invité à remplir quelques champs complémentaires. 4 Validez ensuite votre demande. Vous recevez un message précisant que votre demande a été soumise à l approbation de l AWEX. 5 Votre mot de passe vous sera envoyé par retour de mail dans les meilleurs délais. Combiné à votre login, ce mot de passe : vous donne accès aux données personnelles de votre entreprise contenues dans notre base de données; le cas échéant, vous permet d inscrire votre entreprise dans notre base de données; vous assure une utilisation optimale de nos formulaires électroniques.!!!! Un seul mot de passe par entreprise. * Le n d entreprise correspond à votre ancien n de TVA précédé d un zéro. 4

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6 LA BASE DE DONNÉES D ENTREPRISES EXPORTATRICES : DES SERVICES EN LIGNE PERSONNALISÉS Une fois authentifié, vous accédez à une plate-forme sécurisée, contenant les données personnelles de votre entreprise. 1 Grâce aux fonctions de recherche, vous pouvez notamment visualiser l historique de vos relations avec l AWEX : vos participations à nos actions de prospection, vos rendez-vous avec les Attachés économiques et commerciaux ou vos demandes d incitants financiers. 2 Grâce aux fonctions de maintenance, vous pouvez corriger (ou encoder dans le cas d une inscription) en ligne les informations signalétiques relatives à votre entreprise. Grâce à votre collaboration, l AWEX dispose en permanence de données actualisées sur votre société. 6

7 1 Passez d onglet en onglet, puis validez! 2 7

8 LA BASE DE DONNÉES D ENTREPRISES EXPORTATRICES : POUR UN SUIVI DE VOS DOSSIERS D INCITANTS FINANCIERS EN TOUTE TRANSPARENCE 1 La fonction de recherche vous permet de consulter la liste de tous vos dossiers d incitants financiers. 2 Cliquez sur le dossier recherché. 3 Vous connaissez immédiatement l état d avancement de ce dossier. 4 Ouvrez la pièce jointe : elle contient le document de référence correspondant au stade actuel de traitement de ce dossier. Nous agissons en toute transparence!!!! Service opérationnel au printemps

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10 DES MAILINGS CONVIVIAUX ET INTERACTIFS. Grâce à son système de diffusion sélective de l information (DSI), l AWEX peut adresser à votre entreprise divers types d information par mailing : Opportunités d affaires; Annonces d actions de prospection commerciale; Propositions de rendez-vous avec nos Attachés économiques et commerciaux. 1 Le champ «Expéditeur» indique clairement que le mailing émane de l AWEX. 2 Le champ «Objet» précise la nature du mailing, le marché concerné et le sujet de l envoi. 3 Le corps du mailing s ouvre directement à l écran. Son contenu est standardisé, synthétique et propre à chaque type de mailings. 4 Pour les mailings vous invitant à participer à nos actions de prospection ou à rencontrer nos représentants économiques et commerciaux, un lien pointant directement sur la bonne page de notre site vous permet d accéder : à toutes les informations complémentaires; au formulaire électronique d inscription. Chaque mail est envoyé individuellement à chaque entreprise. Il ne peut de ce fait se confondre avec un spam! 10

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12 DES MAILINGS MIEUX CIBLÉS : PRÉCISEZ-NOUS LES INFORMATIONS QUE VOUS SOUHAITEZ RECEVOIR. Afi n de communiquer à votre entreprise ce qui l intéresse réellement, l AWEX vous offre la possibilité de préciser les informations que vous souhaitez recevoir par voie électronique. Ces précisions doivent être communiquées à votre Centre régional, soit par mail, soit par téléphone. Le dispositif d exclusion porte sur : les types d envoi : AWEX-Info (mensuel électronique d information de l AWEX); Mailings «opportunités d affaires»; Mailings «actions» et «audiences» (rendez-vous avec les Attachés économiques et commerciaux); Enquêtes sur le suivi donné aux envois d opportunités d affaires. et/ou certains critères de sélection : Information non relative à vos marchés d exportation ou d intérêt; Information non relative à vos secteurs d activités.!!! Votre centre régional réagit à votre demande. 12

13 Remarque : cet écran est réservé aux seuls services de l AWEX. 13

14 LES NOUVEAUX FORMULAIRES ÉLECTRONIQUES : TRAVAILLEZ EN TOUTE SÉCURITÉ POUR VOTRE FACILITÉ. Sur le site des formulaires électroniques sont à votre disposition pour solliciter les principaux soutiens offerts par l AWEX aux entreprises : Participations aux actions de prospection commerciale; Rencontres avec les Attachés économiques et commerciaux; Dossiers d incitants financiers. 1 Pour utiliser de façon optimale ces nouveaux formulaires, travaillez en mode sécurisé! Pour ce faire, il vous suffit d employer les mêmes login et mot de passe que pour accéder à vos informations personnelles dans la base de données centrale de l AWEX. Quel avantage? Une fois identifié, vous ne devez ressaisir aucune information déjà en notre possession. Un gain de temps appréciable! 2 Vous pouvez récupérer un formulaire existant ou partir d un nouveau formulaire. Bien entendu, vous avez tout loisir de modifier les données récupérées, soit pour les actualiser, soit pour les adapter en fonction de votre demande. 14

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16 ENVOYEZ DES DOSSIERS COMPLETS POUR UN TRAITEMENT PLUS RAPIDE. Chaque type de formulaire est divisé en trois volets à remplir les uns après les autres : 1 Votre entreprise : reprend une série d informations signalétiques sur votre société. Ces renseignements sont directement récupérés de notre base de données centrale. 2 Personne de contact : identifie le membre de votre entreprise qui introduit la demande. Par défaut, le système propose les coordonnées de la dernière personne ayant effectué une demande à l AWEX. 3 Votre demande : permet d introduire votre dossier proprement dit (cfr saisie d écran cicontre). Pour chaque famille de formulaires, des champs ont été ajoutés à ce dernier volet. Leurs fonctionnalités d encodage intelligent et interactif vous permettent de nous adresser des dossiers complets et davantage documentés pour nous faciliter un traitement immédiat. Quelques exemples d informations nouvelles? Formulaires d inscription aux actions commerciales (exemple ci-contre) : informations budgétaires (A), nom du délégué de votre société durant l action (B), notice de présentation de votre entreprise pour la brochure des participants (C), renseignements commerciaux (D); Formulaires de demande d incitants financiers: éléments budgétaires détaillés; Formulaires de demande de rencontres avec les Attachés économiques et commerciaux : nom du délégué de votre entreprise pour le rendez-vous, détail de votre demande. Une démarche globale avec un seul formulaire! 16

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18 NOUVEAUX FORMULAIRES ÉLECTRONIQUES VÉRIFIÉS, SAUVEGARDÉS, ENVOYÉS ET TRAITÉS. Vous avez terminé l encodage de votre demande? Vous êtes prêt à nous envoyer le formulaire. Vous pouvez : 1 Vérifier (et le cas échéant corriger) votre travail, avant l envoi, grâce à l onglet Résumé; 2 Sauvegarder le formulaire sur votre PC au format PDF; 3 Imprimer votre demande; 4 Envoyer votre formulaire à l AWEX. Dès l envoi, votre dossier est adressé simultanément à chaque département concerné de l AWEX! 18

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20 L AWEX TÉLÉVISION, POUR UNE APPROCHE VISUELLE ET PÉDAGOGIQUE DES SERVICES DE L AWEX ET DES TECHNIQUES D EXPORTATION. Complément du site l AWEX TELEVISION apporte une dimension nouvelle à la communication de l AWEX à l attention des entreprises : Synthèses de séminaires d information; Présentations d actions de prospection; Renseignements sur les incitants financiers ou d autres soutiens à l export (avec témoignages d entreprises); Techniques du commerce extérieur;... Adresse : 20

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22 On a les moyens de vous exporter 22

23 SUPPORT EN LIGNE OU PAR TÉLÉPHONE: En cas de problèmes techniques : Service informatique Tél.: 02/ / informatique@awex.be Centres régionaux de l AWEX : Centre AWEX du Brabant wallon Tél.: 067/ Mme Régine Pangaert r.pangaert@awex.be Centre AWEX de Charleroi Tél.: 071/ Mme Emmanuelle Dienga e.dienga@awex.be Centre AWEX de Libramont Tél.: 061/ Mme Dominique Tourneur d.tourneur@awex.be Centre AWEX de Liège Tél.: 04/ M. Michel Kempeneers m.kempeneers@awex.be Centre AWEX de Mons Tél.: 065/ Mme Marie-Christine Thiry m.thiry@awex.be Centre AWEX de Namur Tél.: 081/ Mme Dominique Tourneur d.tourneur@awex.be W A L L O N I A E X P O R T & I N V E S T M E N T 23

24 W A L L O N I A E X P O R T & I N V E S T M E N T