Encoder, est-ce dépassé? Vive le zéro papier!

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1 Encoder, est-ce dépassé? Vive le zéro papier! Baudouin Stevens, ABS Computer, Libramont ATELIER INVESTSUD 20 MARS

2 AGENDA Qu en est-il de la facturation électronique? Législation Comment? Archivage Avantages Dématérialisation des documents: est-ce de la science-fiction? Concrètement, ça fonctionne comment? Pour qui, pourquoi? Les nouvelles technologies provoqueront-elles une crise de l emploi? Questions pratiques? ATELIER INVESTSUD 20 MARS

3 Croissance exponentielle! Quelques chiffres pour commencer Sur environ un milliard de factures en 2013 : Evolution % de factures électroniques 15,61 12,63 22,52 18,5 33,44 31, entreprises 15,61 22,52 33,44 particuliers 12,63 18,5 31,88 Source : belgium.be ATELIER INVESTSUD 20 MARS

4 La facturation électronique: que dit la loi? Depuis le 1er janvier 2013, les factures électroniques et papier sont traitées de façon égale. Cela signifie qu à partir de cette date, les données d une facture peuvent être envoyées et reçues aussi bien sur papier qu au format électronique. Ce principe provient d une directive européenne. L administration belge de la TVA a aussi inscrit ce principe dans la législation belge. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

5 La facture doit répondre aux concepts suivants Authenticité de l origine Via un contrôle de gestion (flux de documents) ou simplement l enregistrement dans une comptabilité Intégrité Contenu non modifié (contenu et non format!) Lisibilité La facture doit rester lisible jusqu à la fin de sa période de conservation Acceptation implicite (via le paiement de la facture) ou explicite (contrat, courrier spécifique ) ATELIER INVESTSUD 20 MARS

6 Comment facturer électroniquement (envoi)? D une boîte mail vers une autre boite mail, au moyen d un PDF D un logiciel vers un autre s ils sont les mêmes ou qu ils utilisent le même format (EDI) D un fournisseur de services vers un logiciel (Zoomit, ) Autres (portail Web par exemple, Certione, Basware ) ATELIER INVESTSUD 20 MARS

7 Réception des factures ATELIER INVESTSUD 20 MARS

8 Réception des factures Il n est pas obligatoire d imprimer les factures électroniques. En cas d utilisation d un service Provider, il faut exiger les garanties. L entreprise reste responsable de la gestion et l archivage des factures. Les factures sont supposées avoir été délivrées à partir du moment où elles sont mises à disposition du client. Etantdonnéquel'utilisationdelafactureélectroniquedépenddeson acceptation par le destinataire, un fournisseur / prestataire de services ne peut jamais obliger à utiliser des factures électroniques. Une facture électronique est à tous niveaux identique à une facture papier. Une facture électronique peut donc être refusée selon les mêmes moyens et raisons qu'une facture papier. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

9 Le traitement des factures Comment gérer la coexistence papier/électronique? Création de 2 flux (papier et électronique) Ramener à un seul flux : Numérisation de tous les documents papier Corollaire : impression de toutes les factures électroniques ATELIER INVESTSUD 20 MARS

10 La relation avec mon (expert) comptable externe Transmission du PDF possible Mise à disposition au comptable de l accès au portail internet du provider Le comptable ne doit pas imprimer les factures électroniques ATELIER INVESTSUD 20 MARS

11 Archivage ATELIER INVESTSUD 20 MARS

12 Archivage Les factures peuvent être conservées sur support papier ou électronique, quel que soit le format d origine (papier ou électronique) de la facture reçue. Conserver un contenant un lien vers une facture ne suffit pas (même si c est possible juridiquement parlant). C est la facture que vous devez conserver. Cloud? Le lieu de conservation des factures peut être choisi librement, pour autant que les factures puissent être mises à la disposition de l administration fiscale sans retard indu, et sur toute réquisition de sa part. Un assujetti établi en Belgique est toutefois tenu de conserver ses factures en Belgique, à moins qu il ne conserve celles-ci par une voie électronique garantissant un accès complet et en ligne à ces factures en Belgique. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

13 Les avantages ATELIER INVESTSUD 20 MARS

14 Avantages: 1. L économie Des études ont montré que le prix coûtant pour l'envoi d'une facture papier peut aller jusqu'à 11 par facture. En fonction du niveau d'automatisation que permet la facturation électronique, l'économie peut atteindre 60%. Des études ont montré que le prix coûtant pour recevoir et traiter une facture peut aller jusqu'à 17 par facture. En fonction du niveau d'automatisation que permet la facturation électronique, l'économie peut atteindre 60%. L économie est maximale si vos logiciels comptables permettent une lecture automatique de la facture électronique, qui ne doit plus être encodée manuellement. L Agence pour la Simplification administrative a calculé que le remplacement de toutes les factures papier par des factures électroniques permettraient de réduire les charges administratives de 3,37 milliards. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

15 Avantages: 2. Meilleure gestion Rapidité Les divergences à propos d une facture peuvent dès lors être communiquées et corrigées plus rapidement. Le raccourcissement du temps de traitement des factures conduit à un cycle de paiement plus court. Archivage moins lourd. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

16 Avantages: 3. Durabilité Environ 1 milliard de factures sont envoyées et reçues chaque année en Belgique. Les grandes entreprises conservent jusqu à 6 copies de leurs factures. Les économies en matière de consommation de papier et donc d arbres utilisés sont énormes. A côté de cela, les coûts de transport et donc les émissions de CO2 afin d apporter les factures chez le client disparaissent. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

17 La dématérialisation ATELIER INVESTSUD 20 MARS

18 Avantages et fonctionnement: un exemple via Winbooks et Virtual Invoice Virtual Invoice offre une solution unique en combinant la technique «FreeForm» et «Layout based». De plus, Virtual Invoice est le premier à vous offrir une utilisation révolutionnaire des possibilités de l internet à savoir le partage de définitions de masque entre utilisateurs: les taux de reconnaissance augmentent continuellement. Enfin, l option Reconnaissance Premium permet de reconnaître les mentions comptables de vos factures à 99%. Le scanning est également optimisé pour offrir la meilleure qualité d image au moteur de reconnaissance optique. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

19 Rendez-vous directement en encodage de factures : vous visualisez la facture scannée. Toutes les zones reconnues sont automatiquement transférées dans l écran d encodage. Toutes les validations comptables sont opérationnelles et les ajustements restent possibles avant enregistrement définitif. Même les factures les plus compliquées sont «avalées» en un clin d oeil, grâce à l implémentation de la technique des dictionnaires d écritures. Enormes gains de productivité en perspective. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

20 Avantages Les documents scannés sont attachés à l écriture comptable. L utilisateur peut donc les consulter à volonté: d un clic, la pièce comptable justificative apparaît. Très efficace lors d un contrôle de gestion, ou pour une utilisation à distance. Avec le scanning intègre, le document scanné est marqué et signé définitivement par une signature électronique avancée : l intégrité et l authenticité du document scanné sont garantis. Le service internet Reconnaissance Premium reconnaît les mentions comptables des factures à 100 %. L utilisateur scanne ses factures et les envoie via internet sur le serveur Reconnaissance Premium. Celles-ci sont prises en charge par le service. Traitement terminé, l utilisateur se voit notifier par et termine l encodage en complétant les imputations comptables proposées par WinBooks Virtual Invoice permet d opérer différents types de recherche sur base des textes indexés car il reconnait tout le texte de chaque facture. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

21 Fluidité dans le contrôle et le suivi et le paiement Plutôt que de faire circuler les photocopies de facture dans les bureaux pour approbation, celles-ci sont scannées puis approuvées par le responsable d un clic de souris après notification par , qu il soit au bureau ou en déplacement. Au départ, le service comptabilité déclenche la génération automatique ou manuelle des demandes d approbation, suivant des «règles» prédéfinies. Tous les scenarii d approbation sont possibles, du plus simple au plus sophistiqué. ATELIER INVESTSUD 20 MARS

22 Questions? ATELIER INVESTSUD 20 MARS

23 Merci de votre écoute ATELIER INVESTSUD 20 MARS