Gestion des flux courriers multi formats entrants et sortants

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1 Suivre Partager Optimiser Dématérialiser GEC Gestion des flux courriers multi formats entrants et sortants La plateforme d échange du courrier terrestre et électronique de l entreprise Valoriser les contenus écrits, parlés ou filmés C - Technopole Izarbel Bidart France Tél : SARL capital ,20 RCS B APE 722C TVA INTRA FR

2 UNE SOLUTION FIABLE ET PERFORMANTE Les Entreprises et les Administrations manipulent chaque jour un grand nombre de courriers en entrée ou en sortie, tant aux formats papier que bureautique, auxquels viennent s ajouter les flux de la messagerie électronique, les fax Du temps passé à trier, consulter, traiter, photocopier, archiver, dispatcher Avec un risque de perte, d oubli ou de retard de traitement. Suivre, tracer, superviser, raccourcir les délais de traitement, réduire les coûts de papier et d impression, éviter les navettes de circulation et archiver tous les courriers Voici la solution proposée par SynchroCourrier. Ce produit, simple d utilisation, exploite une technologie éprouvée par de nombreuses mairies, conseils généraux et grandes entreprises. UN PRODUIT «TOUT EN UN» SYNCHROCOURRIER possède tous les fondamentaux de la GEC avec son Workflow intégré et un Système d'archivage Électronique (SAE) très complet permettant de répondre à de nombreux besoins. Il est conçu pour offrir l'ouverture de ses fonctionnalités vers de la GED de production documentaire. Ses qualités de modularité vous permette de le faire évoluer en fonction de vos besoins et de vos contraintes calendaires. La Gestion Électronique de Documents GED GEC SAE La Gestion Électronique de Courriers La Gestion des Archives Électroniques et Physiques

3 UN PRODUIT COMPLET Permettant d'optimiser votre réactivité, votre rationalisation des coûts et de fiabiliser vos échanges. SynchroCourrier est une version étendue du logiciel Open Source édité par la Société Maarch, permettant de répondre à l ensemble des exigences en matière de Gestion Electronique de Courrier. Sur le socle de Maarch, DIS intègre des modules complémentaires à forte valeur ajoutée : o La saisie automatique des informations descriptives des documents avec MERCURE, o L approbation du document par la signature électronique avec o La messagerie instantanée avec ColiBri. Capture & Saisie assistée Approbation Signature Messagerie Instantanée, ColiBri Socle Maarch

4 DES FONCTIONNALITES DE GEC EVOLUEES Numériser, Capturer Traiter Organiser Rechercher Administrer Archiver Coupler Garantissant la traçabilité, l'archivage automatique, la sécurisation Et permettant aussi l'ouvrir vers les fonctionnalités d'une GED plus générique (l'activation de s'effectue via un paramétrage spécifique). Numériser, capturer NumNumérisation rapide des documents (afficher les détails) et indexation automatique - La numérisation des documents n'a jamais été aussi rapide. Le module MERCURE permet la récupération des flux numériques (documents electroniques natifs ou document scannés) et l aide à la saisie des descripteurs (informations nécessaires au rangement, à la circulation des courriers et à leur traitement). - Mercure, comme l ensemble de «SynchroDoc» est une application Full Web accessible par un simple navigateur Internet. 5 fonctions clés : o Numérisation en mode unitaire ou par lots de courriers avec et sans utilisation de séparateurs, o Récupération de fichiers numérisés ou au format numérique natifs dans des répertoires d attente, o Pré-saisie en mode automatique de données descriptives indispensable au classement et à la circulation des dossiers (date, émetteur, destinataire,.), o Vérification des données descriptives et la saisie des actions. o Le gestionnaire peut, d un simple clic, regrouper les pages d un même document via un séparateur virtuel de document. Date limite de traitement optionnelle - Certains courriers ne demandent pas de traitement (par exemple une note de service). Lors de l'enregistrement d'un courrier, il est possible de désactiver la date limite de traitement. Traiter Affectation automatique du traitement à l agent concerné, - Après l'enregistrement du document, celui-ci est instantanément envoyé, dans sa version numérique, à l'agent qui doit le traiter. Plus de dépendant par rapport aux circuits de circulation ou

5 de validation des documents. Diffusion instantanée des dossiers aux bons services - Fini les innombrables copies pour chaque acteur projet! avec SynchroDoc diffusion instantanée. Rediffusion des courriers - Votre traitement est terminé, mais un autre agent doit aussi le traiter? La réponse au courrier doit être validée par un autre service? Rediffusez le courrier : associez une nouvelle liste de diffusion à l'affaire, modifiez-la, rediffusez! Approbation et signature en ligne = - Dans la plupart des organisations, la secrétaire du service prépare un parapheur formé par un classeur à intercalaires contenant la liste des courriers à signer. Elle fait signer son responsable et expédie les courriers après avoir effectué une photocopie qu elle range dans ses dossiers papier. - «SynchroCourrier» propose une solution intégrée de Electronique mise au point par DIS qui repose sur les ressources de WorkFlow et de rangement en banettes natifs de Maarch Entreprise. - La signature des documents est au choix du responsable selon les modes suivants un combinaison possible d actions telles que : Imprimer le document vierge avant de le signer, transmettre celui-ci à la secrétaire pour numérisation du document signé, enregistrement dans «SynchroCourrier» et expédition du courrier physique. Signer numériquement le courrier, le transmettre à sa secrétaire qui l imprime et l expédie au destinataire. Signer et chiffrer numériquement le document via les outils MSOffice /OpenOffice afin de garantir son intégrité avant de le transmettre au destinataire final ou à sa secrétaire pour expédition Signer numériquement et le lié à un certificat électronique obtenu d un tiers. Consultation des documents à traiter dans votre corbeille virtuelle - Retrouvez à tout moment vos courriers ou dossier projet à traiter, ceux en retard ou ceux à valider en un clin d'œil grâce au système de corbeilles virtuelles. Utilisation de modèles de courriers dans l éditeur intégré - SynchroCourrier vous offre la possibilité de définir des modèles de courrier type. Vous pouvez ainsi générer rapidement les réponses à certains types de courrier récurrents, et les éditer dans l'éditeur intégré. Retrouver facilement tous vos courriers avec la recherche avancée - Ne perdez plus de temps à rechercher un courrier entrant ou sortant dans vos archives (même s'il est dans votre bureau!). Grâce aux fonctionnalités de recherche avancée, vous pouvez retrouver en quelques secondes un courrier à partir de ses index.

6 Suppression des documents enregistrés par erreur - Il se peut que des documents soient injectés par erreur. Il est possible, pour les utilisateurs autorisés à le faire, de supprimer des documents. - Pour des raisons de sécurité et de traçabilité, cette suppression n'est cependant que logique : le document reste dans le coffre électronique, mais il est désactivé dans la base et ne sera donc pas visible. Piloter Notifications et alertes - Vous recevez automatiquement des notifications de courriers à traiter et des alertes pour vous avertir si vous avez des courriers en retard de traitement. Gestion des absences - Un collaborateur part en congés? Il peut signaler son départ et rediriger son courrier vers la personne qui le remplacera! Suivi du traitement - Vous pouvez à tout moment consulter l'état d'avancement du traitement d'un courrier. Historique des actions - Toutes les actions effectuées sont enregistrées dans un historique, que ce soit la simple consultation d'un courrier ou son traitement! Administrer Gestion des utilisateurs et de leurs droits - Une réelle politique de confidentialité : grâce à sa gestion des droits très souple, SynchroCourrier permet d'affecter des droits spécifiques à chaque utilisateur, groupe d'utilisateurs ou service. Statistiques - Pour suivre efficacement l'activité courrier de votre organisation, SynchroCourrier fourni des statistiques à visualiser ou à exporter pour traitement dans un logiciel tiers. Synchronisation annuaire - Synchronisation automatique aux annuaires de l organisation (LDAP, active directory ) ou SSO, Organisation workflow - Les caractéristiques du workflow par bannette de SynchroDoc sont : - Traçabilité totale : toutes les transitions sont enregistrées. On peut connaitre les acteurs du workflow. - Un formulaire spécifique peut être associé à une étape de traitement dans les bannettes. Le formulaire est une relation entre le groupe utilisateur et la bannette.

7 Archiver Sauvegarde et archivage - Comme pour toutes les données numériques, mais encore plus pour la documentation, qui est un élément vital de l'entreprise, il est indispensable de mettre en place un système de sauvegarde journalier des documents et des données intégrées dans SynchroDoc. La solution est l'une des rares solution d'archivage à calculer systématiquement au versement une empreinte MD5, et valider l'intégrité du document à chaque affichage. Archivage sans numérisation - Un code barre peut être imprimé, reprenant : le numéro de dossier et le numéro de boite d'archive dans lequel le dossier papier est rangé. - Le module d archivage gère des sites, allées, colonnes, et étagères. Tous les libellés et termes sont modifiables par fichier de paramétrage. Il gère aussi les demandes de restitution, les retours, les espaces, les éditions et statistiques. - Ainsi, on peut savoir exactement où sont situés les originaux papiers des documents électroniques en ligne. UNE ERGONOMIE AGREABLE SynchroDoc comporte des interfaces homme/machine d une ergonomie simple et efficace dès la 1 ère mise en main, tant pour les gestionnaires de courriers, les utilisateurs finaux, que pour l administrateur de la solution Ecran d accueil Maarch Menu déroulant apparaissant dynamiquement au passage de souris, avec rappel de l utilisateur connecté. Les items du menu dépendent des profils utilisateur. 2. Bannière d accueil personnalisable.

8 3. Boutons de raccourci sur les fonctions les plus courantes, paramétrable. 4. Liste des corbeilles de workflow avec mention de la cardinalité. 5. Accès direct à fonction recherche par mots clés. - Les écrans appelés occupent une place maximale (le menu et les fonctions non indispensables s escamotent). - L application est utilisée par une association de non-voyants. L ergonomie est pensée pour un accès direct et clair à l information recherchée, tout à fait adapté aux besoins de production. PILOTER UN SCANNER, RECUPERER DES FICHIERS Mercure numérise directement des documents en mode full Web via un scanner à plat ou à défilement TWAIN. Le mode de regroupement des pages numérisées formant une pièce documentaire est choisi via l interface utilisateur (mode utilisateur). L affectation des pages à un premier niveau de description est réalisée d un clic ; par type de document, par affectation à un organigramme ou par placement direct dans un plan de classement Mercure permet de récupérer en réseau des documents numérisés ou des fichiers électroniques (PDF, MS Office, OpenOffice,) en dehors de l application (scanner réseau, photocopieur numérique ou serveur de fax).

9 ASSISTER L ENREGISTREMENT DES COURRIERS Mercure extrait automatiquement les informations nécessaires à l enregistrement d une pièce documentaire : - Date du document - Coordonnées du destinataire service ou personne - Coordonnée de l émetteur service ou personne - Objet du courrier - Étiquette du courrier (numéro, identifiant ) - Type de document -.

10 Les champs présents dans le courrier, sont détectés préalablement. Le gestionnaire de courrier n a plus qu à valider ou compléter les informations manquantes. La détection automatisée des entités s améliore par auto-apprentissage à chaque fois qu un document est validé ou corrigé. Le temps moyen de saisie sur des flux récurrents se fait en quelques clics et quelques secondes seulement. REGROUPER LES PAGES D UN DOCUMENT En numérisant en mode tout venant le contenu du chargeur du scanner sans intercalaire, Mercure réduit le travail de préparation et permet une productivité accrue. L opérateur regroupe les pages formant chaque document unique en déplaçant d un clic les frontières virtuels gauche et droite (traits blancs et jaunes sur les vignettes). DES SERVICES SUR MESURE

11 PARAPHER LES DOCUMENTS ELECTRONIQUES GERER LE CIRCUIT PAPIER Pour les utilisateurs habitués à l utilisation de support papier assure les séquences impression signature physique numérisation d un circuit de signature classique et permet de rapprocher sans saisie spécifique les versions signées numérisées à la version électronique vierge d un document Le signataire retrouve dans sa bannette «Document du parapheur» une liste d où il demande l impression des documents à signer. Lorsque le document concerne plusieurs service, génère une liasse formée des documents classés par service et intercalaires associés. Le contenu de la bannette migre vers une nouvelle bannette «documents à signer et à numériser» : Lorsque le document papier a reçu sa (ses) signature(s), il doit être numérisé. rattache alors la réponse avec signature au dossier grâce au numéro identifiant unique spécifié sur les courriers APPROUVER ET SIGNER NUMERIQUEMENT Pour signer numériquement les documents, offre une gestion par lot des pièces en attente dans la bannette «parapheur» associée à chaque utilisateur. automatise sur l ensemble du parapheur ou sur une sélection approuvée de documents les opérations d incrustation d objets de signature (tampon, signature numérisée du responsable, certificat électronique ). Les documents modifiés changent de bannette pour être dirigés vers le prochain signataire ou expédiés.

12 EXPEDIER LES DOCUMENTS VERS LES DESTINATAIRES EXTERNES Dernière étape du circuit de transmission permet d expédier les réponses. Pour les réponses papier expédiées par courrier postal, le gestionnaire de courrier enregistre le départ en pointant d un clic la liste des courriers dans la bannette d expédition. Les réponses par changent également d état lors de leur envoi par le dernier signataire ou par la responsable courrier. ADMINISTRER LES POUVOIRS ET DELEGATIONS DE SIGNATURE L administrateur de la solution Maarch règle l association entre le nom de l utilisateur, son mode de signature (papier, numérique) et les instruments de signature (signature numérisée, tampon, horodatage et certificat utilisé). Les chemins de circulation des documents sortants sont également définis par les outils d administration Maarch ( workflow et bannettes)

13 CONFIGURATION RECOMMANDEE Poste de travail utilisateur Windows XP, Vista ou Seven pour le poste de numérisation Linux ou Windows pour les postes de consultation Internet Explorer 8, FireFox 3.5 à 5 Acrobat Reader 8 ou plus Ecran plat 17`` plat 1280 x 1024 mini Configuration serveur Serveur Web Apache ou IIS + PHP Base de données PostgreSQL, MySQL, SQLServer ou Oracle OS Microsoft Server 2003 SP2 ou Linux Au moins 10 Go réservé à l espace de stockage des images courrier

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