aalto Collaborative Pour le gestionnaire,

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2 aalto Collaborative aalto est une solution collaborative full web, regroupant tous les aspects de la gestion de documents et des process dans l'entreprise, développée avec la technologie xpages d xworkserver d'ibm. Toutes les fonctions essentielles, liées aux informations de l'entreprise sont regroupées dans un seul et même outil avec une ergonomie étudiée et soignée. Annuaire d'établissements et de contacts Gestion collaborative de documents Création et suivi d actions (qui, quoi, quand) s entrants et sortants associés aux documents Process et Tableaux de bord & Diagramme de Gantt Le document, élément central, utilise des formulaires dynamiques, des requêtes, des modèles pré-organisés, des fichiers Ms-Office pour une productivité sans égale. Un onglet BUREAU - les favoris, les actions en cours et des raccourcis fonctionnels. Un onglet DOCUMENT recherche à partir du document. Un onglet CONTACT recherche à partir de l'établissement (client, fournisseur,..) Un onglet REQUETE requêtes et export vers Excel. Pour le gestionnaire, création de formulaires création de listes de valeurs (affichées dans les boites à liste, case à cocher, ) création de fichiers modèles et mapping de champ (formulaire <-> word, excel) création de modèles (classement, droits d accès, formulaire, fichier, commandes) création de process (documents, actions, règles de gestion) création de requêtes (export vers excel en un clic) création de tableaux de bord croisés à 5 dimensions création de diagramme de Gantt création de documents compte-rendu de type CoDir avec production de rapports word croisés (rapport d une période plusieurs items, rapport d un item plusieurs périodes) aalto Collaborative est disponible soit sur un serveur local dans votre entreprise, soit en mode cloud chez un hébergeur spécialisé. Les données des documents, des process peuvent être synchronisées avec les SGBDR du marchés (Oracle, Sybase, DB2, MS-SQL Server) avec leur protocoles natifs ou via ODBC pour les autres Bases de données.

3 aalto Collaborative - BUREAU : les documents favoris, les actions à faire, L onglet BUREAU de l'utilisateur regroupe les documents favoris, les actions à faire affichées sur un calendrier glissant de 15 jours. L accordéon «Créer un document» regroupe les modèles de document qui vous concerne. Vous retrouvez facilement et rapidement vos derniers documents, vos mails envoyés, vos actions distribuées dans l accordéon «mes dernières activités» Un nuage de mots pour un accès plus rapide aux documents et aux tableaux de bord les plus fréquemment utilisés.

4 aalto Collaborative - DOCUMENT : Recherche discriminante de documents. La recherche d un document peut se faire à partir d un n importe quel point d entrée : Nature, Tiers, Période, Classeur, Dossier, Auteur, Service et aussi une recherche par mots clés. L originalité d aalto Collaborative est son mode de sélection des documents. La sélection d une valeur dans une boîte entraine la mise à jour des autres boîtes de façon discriminante. Dès que le résultat est inférieur à 50 documents, la liste s affiche. aalto Collaborative respecte la notion de droits d accès, chère à Lotus, et chacun ne voit que les documents qui le concerne. En effet, chaque document possède un auteur, des acteurs et des lecteurs. La liste affichée peut être triée dans chacune des colonnes et elle peut également faire l objet de sélection additionnelle pour n afficher que les documents «En Cours» par exemple. Des indicateurs visuels montrent le type de fichier, les mails, les actions et l état du document.

5 aalto Collaborative - CONTACT : la vision 360 des informations du Tiers. A partir d un établissement, s affichent toutes les informations : fiche Etablissement liste des Contacts fiche Contact liste des Documents liste de Mails liste des Actions Les «boîtes» inter-agissent entre-elles, un document sélectionné affiche les s et les actions dépendantes un contact sélectionné affiche les s et les actions dépendantes.

6 aalto Collaborative - REQUETE : des requêtes exportées d un clic vers Excel. Un nombre de requêtes illimité regroupées par application et accessibles aux personnes concernées. Chaque requête possède ses critères de sélection avec des colonnes définies par des champs ou des formules puissantes. Une seule et même requête prend en compte la notion d utilisateur connecté, permettant ainsi d avoir accès à «ses» contrats quelques soit l utilisateur connecté. Toutes les colonnes sont triables en ordre croissant ou décroissant. Le résultat de la requête est exportable automatique dans un fichier Excel, tout en conservant les attributs de présentation.

7 aalto Collaborative - Le Document : véritable conteneur d objets (formulaire, texte, forum, fichier, mails, actions, versions, classement, accès) Des droits d accès Auteur, Acteurs, Lecteurs pour assurer la sécurité et la confidentialité. Le panneau de «Contrôle» affiche tous les composants du document. Une gestion totalement intégrée des outils MS-Office avec download, upload automatique des fichiers et mapping bi-directionnel des champs entre formulaire et fichiers.

8 aalto Collaborative Tableaux de bord & Gantt Des tableaux de bord dynamiques, multi-dimensionnels et paramétrables permettant de voir l information selon plusieurs angles. La couleur indique l état du document. Le document est accessible à partir du tableau de bord. Vous pouvez créer autant de tableau de bord que vous le souhaitez. Chaque tableau de bord dispose de ses critères de recherche et d affichage. Vous pouvez également définir des diagrammes de Gantt selon plusieurs angle de vision. Un tableau de bord ou un Gantt peut également afficher un ensemble d informations appartenant à plusieurs tableaux de bord ou Gantt, pour synthétiser l information.

9 aalto Collaborative - Process : des actions à faire. Un process est constitué d un ensemble de documents - étapes, d actions - tâches (avec un rôle associé) et des règles de gestion qui décrivent le circuit des actions. Chaque acteur intervient selon les règles définies dans le cadre du process et reçoit les alertes nécessaires pour réaliser son action. Les règles des process permettent une automatisation complète du process, des documents et des actions associées. Rien de plus pour l utilisateur, celui-ci ouvre l action à faire, rempli les champs et valide. Des tableaux de bord cross-process peuvent afficher l information selon la pertinence recherchée.

10 Exemple de schéma d un process d approbation commerciale d une affaire Les actions sont distribuées par mail et affichées sur le bureau de l utilisateur au fur et à mesure du déroulement du process. Elles peuvent s enchaîner de manière séquentielle et/ou parallèle comme on le voit sur le schéma. Les données des actions des process sont saisies dans des formulaires totalement paramétrables et celles-ci peuvent être utilisées dans les tableaux et les requêtes de données.

11 aalto Collaborative : Un concept innovant et des fonctions puissantes. Selon le constat que chaque information était créée par copie d un document existant. Nous avons pérennisé cet état de fait par la création de modèles auxquels on associe des objets (fichiers, formulaire, droit d accès, classement) et des règles de gestion. Ainsi l utilisateur ne voit que les modèles qui le concernent, il remplit le formulaire, il ouvre les fichiers associés pour transférer automatiquement les données du formulaire et lors de l enregistrement du document, les règles de gestion s appliquent pour classer, titrer le document. Le document est sécurisé, la confidentialité assurée et une traçabilité totale est réalisée. A l image d un cube, le document est accessible à partir de tous ses points de classements et ceci sans hiérarchie. Les droits sont respectés, grâce aux notions d auteur, d acteurs et de lecteurs du document. Un puissant générateur de formulaire associé aux règles de gestion permet une définition et une automatisation complète du document. Le document permet aussi l envoi de mails internes et externes, évitant ainsi d encombrer les messageries et surtout de garder unique l information produite. Les s entrants provenant des réponses des tiers peuvent être associés aux documents. Et pour plus de réactivité et de suivi, des actions ad hoc peuvent être créées et distribuées aux personnes concernées selon des échéances bien précises. Enfin, pour certaines activités dont le déroulement doit être parfaitement maîtrisé, il est souhaitable d utiliser les process qui vont complètement automatiser la chaîne de distribution des actions selon les règles de gestion que vous aurez au préalable définies. aalto Collaborative est l outil idéal pour les entreprises qui veulent maîtriser leurs informations sans que celles-ci se perdent dans les serveurs de fichiers et les boites mails de chacun.