Bienvenue au petit-déjeuner débat

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1 Bienvenue au petit-déjeuner débat Les exposés débutent dans quelques instants

2 Comment profiter des avantages de la facture électronique? Fanny COTON Maxime FABRY 20 juin 2014

3 Quels sont les avantages de la facture électronique? Comment émettre une facture électronique valable? Comment traiter et payer la facture électronique d un fournisseur? Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures?

4 Quels sont les avantages de la facture électronique?

5 Situation Monsieur CONSTRUITOUT possède une petite PME familiale(8 ouvriers, un secrétaire-comptable). Il songeà se lancer dans la facturation électronique

6 Unefacture électronique, qu est-ce que c est? Facture adressée ET réceptionnée par voie électronique

7 Quels sont les avantages de la facture électronique? - Accélération du processus d encodage et de traitement, libération de l espace Diminution des coûts (jusque 70 % d économie!) - Ecologie - Nécessaire adaptation à l évolution technologique

8 Quels sont les inconvénientsde la facture électronique? Prudence concernant l archivage!

9 Comment émettre une facture électronique valable?

10 Comment émettre une facture électronique valable? Obligation de facturer de façon électronique? NON Démarcheparticulièreauprèsde l administration fiscale? NON Possible pour un client particulier? OUI Mix possible? OUI

11 Comment émettre une facture électronique valable? 2 interlocuteurs à prendre en compte Administration fiscale Client

12 Comment émettre une facture électronique valable? Administration fiscale Loidu 17 décembre2012 (transposition directive 2010/45) Principe: Facture électronique = facture papier Mêmesrèglespour les 2 types de factures

13 Comment émettre une facture électronique valable? 3 exigencesapplicablesà toutefacture: Authenticité de l origine Intégrité du contenu Lisibilité

14 Comment émettre une facture électronique valable? Mesures techniques /pratiques légalement imposées? Non Moyens techniques àtitre d exemple dans directive Code de conduite e-invoicing(asa)

15 Comment émettre une facture électronique valable? La preuve du respect des 3 exigences incombe au fournisseur ET au client Peuvent s organiser chacun de leur côté ou collaborer

16 Comment émettre une facture électronique valable? Est-cequeMonsieur CONSTRUITOUT peutenvoyerun avec sa facture dansle corps du texte? NON Sauf si signature électronique

17 Comment émettre une facture électronique valable? Monsieur CONSTRUITOUT peut émettre sa facture de diverses manières: - EnvoiePDF par Système basique à moindre coût

18 Comment émettre une facture électronique valable? Signature électronique Permetd assurerqu aucunemodification ultérieure du document envoyé On fonctionne habituellement avec une signature électronique qualifiée (on obtientun certificat auprès d un prestataire de certification)

19 Comment émettre une facture électronique valable? Autres possibilités: - Portail web (souvent avec un fournisseur de services) - Fournisseur de services - De logicielà logiciel(edi : échangede données informatisées) Concerneles grosses structures travaillantsurle long terme avec un fournisseur(gestion de stocks)

20 Comment émettre une facture électronique valable? Attention: les moyens techniques ne dispensent pas le fournisseuroule client de démontrerla réalitéde l opérationqui fait l objetde la facture (Circulaire AGFisc 14/2014) Art. 60, 5 CTVA: Tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services, est de nature à donner l assurance de l authenticité/intégrité/lisibilité

21 Comment émettre une facture électronique valable? Contrôle de gestion qui établit une piste d audit fiable Monsieur CONSTRUITOUT va constituer un flux documentéd uneopérationdu début (ex: bon de commande), à la fin de celle-ci(enregistrement dans la comptabilité) Sytèmeclassique: liaison ( matching ) entre la facture et les diverses pièces justificatives

22 Comment émettre une facture électronique valable? Vis à visdu client Accord du client sur la facturation électronique (peut être implicite) Comment s assurer de l accord préalable du client? Contrat Conditions générales Courrier circonstancié

23 Comment émettre une facture électronique valable? Aussi pour client public? Difficulté d obtenir l accord du pouvoir adjudicateur Directive européenne du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics Future norme européenne à transposer pour 2018 (modèle des éléments essentiels d une facture électronique)

24 Comment émettre une facture électronique valable? Communication de la facture au client MAIL : Accusé de réception FACTURE A TELECHARGER : Accessibilité en ligne durant un temps raisonnable et en envoyantun de notification (+accusé de réception)

25 Comment traiter et payer la facture électronique d un fournisseur?

26 Comment traiter et payer la facture électronique d un fournisseur? Obligé de recevoir une facture électronique? NON Accord exprès ou tacite

27 Comment traiter et payer la facture électronique d un fournisseur? Comment contester une facture électronique? Notamment si ne répond pas aux trois exigences

28 Comment traiter et payer la facture électronique d un fournisseur? Comment payer une facture électronique?

29 Comment traiter et payer la facture électronique d un fournisseur? A partir de quand suis-je censé avoir connaissance de la facture? envoi du mail / miseà disposition online

30 Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures?

31 Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures? Archivage par fournisseur ET par client

32 Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures? Pendant combien de temps? Pendant 7 ans à partirdu 1 er janvierqui suit l émission de la facture

33 Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures? Comment? Sous quel format? 3 principes: Authenticité Intégrité Lisibilité:

34 Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures? Obligation d imprimer? NON Coexistence papier/électronique Obsolescence Risque de destruction/de perte

35 Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures? Où? Propre serveur Cloud

36 Où, comment et pendant combien de temps archiver mes factures? Sanctions Non-déductibilité Amendes (2 x TVA en jeu)

37 Nous allons à présent répondre à vos questions

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