Archiver des messages

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1 Tutoriel fonctions avancées de Gmail : gestion des messages. Ce tutoriel est le deuxième d une série sur l utilisation avancée de la messagerie de Google, après avoir étudié les fonctions propres à la rédaction des messages, nous présentons les outils de gestion de mails : archivage, libellés, filtres et recherches. Archiver les messages Gmail permet d archiver les messages dans un dossier nommé tous les messages. Il s agit de là de mails que vous souhaitez conserver mais faire disparaître de votre boite de réception. Cette action équivaut à classer les messages. L intérêt est d éviter d avoir une boite de réception trop encombrée. Archiver des messages Classer des messages dans des libellés Les libellés de Gmail sont des sortes de dossier permettant de classez vos messages. Contrairement à un dossier, les messages peuvent être classés dans plusieurs libellés. Les libellés sont propres à chaque compte Google, vous pouvez donc les nommer comme vous le souhaitez : travail, famille, asso, recettes Pour créer un libellé, cliquez sur Plus dans la zone de gauche contenant la liste des dossiers puis sur : Créer un libellé. Créer un libellé Indiquez le nom souhaité pour votre libellé. Comme des dossiers, les libellés peuvent être imbriqués les uns aux autres. Exemple : Sports Judo Tennis Hand

2 Nommer un libellé Une fois créée, vos libellés s affichent sur la gauche de l écran dans l ordre alphabétique. Si vous souhaitez déterminer un classement spécifique, ajoutez simplement des numéros devant le nom de chaque libellé. Visualiser un libellé Pour modifier un libellé, placez la souris devant et cliquez sur la flèche noir située à droite du libellé. Modifier un libellé

3 Il est possible à partir de ce menu de préciser une couleur pour chaque libellé. Vous disposez également d options d affichage de messages. Vous pouvez modifier, supprimer ou créer un sous-libellé. Pour appliquer un libellé à un message, sélectionnez le mail concerné puis cliquez sur l icône attribuer le libellé pour sélectionnez le ou les libellés concernés. Cliquez ensuite sur Appliquer. Attribuer un libellé Gmail vous indique alors que le libellé a été appliqué. Le nom et la couleur du libellé s affiche à côté du mail. Tant qu il n est pas archivé, le mail se situe à la fois dans la boite de réception et dans le libellé concerné. Message associé à un libellé Il est possible d appliquer un libellé et d archiver un message simultanément depuis l icône Déplacer vers.

4 Déplacer vers un libellé Créer des filtres sur vos messages L utilisation des filtres permet de faciliter la gestion des messages reçus en vous offrant des possibilités d archivage automatique, de suppression ou de transfert. Il est possible, par exemple, de classer automatiquement dans un libellé des messages provenant d un expéditeur précis. Pour créer un filtre à partir d un message, sélectionnez le mail concerné puis cliquez sur l icône Plus et Filtrer les messages similaires. Filtrer les messages Les critères du filtre s affichent. Vous pouvez filtrer vos mails à partir de l expéditeur, du destinataire, de l objet ou à partir de mots. Validez votre filtre en cliquant sur Créer un filtre à partir de cette recherche.

5 Règles de filtrage L étape suivante consiste à déterminer les fonctions du filtre. Dans notre exemple, nous allons archiver automatiquement le message et lui appliquer le libellé «Vacances. Cliquez sur Créer un filtre pour valider. Gmail nous informe aussi qu il a trouvé 13 messages correspondant à nos critères de filtre. Il est donc possible d appliquer automatiquement notre filtre sur ces conversations. Fonctions du filtre La gestion des filtres s effectue ensuite depuis les paramètres de Gmail. Cliquez sur la route dentée en haut à droite de l écran > Paramètres > Filtres. Vous pouvez alors modifier ou supprimer vos filtres enregistrés.

6 Lliste des filtres Recherche de messages La fonction première de Google étant la recherche de site Internet, cette fonctionnalité présente également tout son intérêt dans Gmail. Le champ de recherche situé en haut de l écran permet de saisir un mot clé. Google propose des suggestions de contenus présents dans vos mails. La recherche s effectue dans tous les dossiers / libellés hormis la corbeille. Pour effectuer une recherche dans la corbeille, ouvrez ce dossier et saisissez vos mots clés dans la zone de recherche après in:trash. Rechercher des messages La flèche située à droite du champ de recherche permet d affiner la recherche par expéditeur, destinataire, objet, mots ou encore date.

7 Fonctions de recherche avancée des messages Certains opérateurs de recherche avancée peuvent également être utilisés dans la barre de recherche. Vous trouverez ici la liste complète des opérateurs disponibles : Dans un prochain tutoriel, nous étudierons certains outils facilitant l utilisation de Gmail.