GUIDE DU CAHIER DES CHARGES

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1 GUIDE DU CAHIER DES CHARGES - EDITION

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3 Guide du cahier des charges / Etat de Vaud TABE DES MATIERES Introduction... 2 I. Définitions Cahier des charges et organisation Cahier des charges et entretien d appréciation Cahier des charges et fiche emploi-type... 3 II. Etablissement d un cahier des charges... 4 III. Précisions techniques... 9 Foire Aux Questions (FAQ) «Il [e Conseil d Etat] veille à ce que chaque poste soit décrit par un cahier des charges.» (Pers, art. 17 al. 2) «autorité d engagement établit le cahier des charges. Elle adapte ce document à l évolution du poste.» (RPers, art. 30) Service du personnel Etat de Vaud Edition

4 INTRODUCTION e cahier des charges permet de connaître de manière précise et concise la position occupée, les attentes professionnelles et les responsabilités inhérentes au poste. Il décrit l ensemble des activités exercées. e formulaire édition 2010 s inscrit dans une logique poste. Sur la base des missions et prestations du service, l autorité d engagement définit les missions et activités des postes qui vont permettre de mener à bien les prestations de son service. Ainsi, il s agit avant tout de décrire de manière factuelle les activités du poste afin d identifier son contenu. I nscrit dans un ensemble d outils de gestion des ressources humaines (GRH), le cahier des charges est à utiliser en complémentarité avec les autres outils, en particulier le plan des postes, l organigramme de l entité, l entretien d appréciation et la fiche emploi-type. e cahier des charges constitue un outil indispensable à la GRH. Il intervient à plusieurs étapes de son processus, à savoir : organisation du service. a détermination de la collocation du poste, et par conséquent, du niveau de classe salariale. e recrutement et la sélection. appréciation. a formation. Schéma 1. Modèle de gestion intégrée des ressources humaines. 2 Service du personnel Etat de Vaud Edition 2010

5 Guide du cahier des charges / Etat de Vaud I. DEFINITIONS 1. Cahier des charges et organisation e cahier des charges décrit le poste qui s inscrit dans une organisation formalisée par le plan des postes. e plan des postes est un document officiel fixant la structure organisationnelle (organigramme), l'effectif total et le niveau des postes d'une entité (en principe un service ou un office) en regard des missions qui lui sont attribuées. 2. Cahier des charges et entretien d appréciation e cahier des charges est une description factuelle des missions, activités et exigences liées à un poste. Il constitue un document de référence lors de l entretien d appréciation sur lequel il est possible de s appuyer pour clarifier les attentes réciproques entre le/la responsable hiérarchique et le/la collaborateur-trice. E n outre, l entretien d appréciation constitue l occasion appropriée pour traiter de l évolution du cahier des charges d un poste. Il peut s agir d une mise à jour des missions et/ou des activités du poste. e/la collaborateur-trice et le/la responsable dressent respectivement la liste de toutes les prestations et activités supplémentaires de nature permanente et non formalisées dans le cahier des charges depuis sa dernière révision, ainsi que les activités abandonnées. 3. Cahier des charges et fiche emploi-type e cahier des charges et la fiche emploi-type sont deux outils distincts et complémentaires. a fiche emploi-type est une description générique d un métier. Elle décrit le contenu d un emploi-type au travers de : Sa mission. Ses activités essentielles. Ses compétences. Son parcours professionnel. Son contexte. Ses tendances et facteurs d évolution. e cahier des charges et la fiche emploi-type ne peuvent pas se substituer l un à l autre. eur objectif est différent, le cahier des charges s attachant à décrire non pas un métier mais un poste, soit une situation de travail bien spécifique. Service du personnel Etat de Vaud Edition

6 II. ETABISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES e cahier des charges est défini par plusieurs rubriques : Actualisation. Identification du poste. Mission générale du poste. Conduite (ETP directement subordonné-s). Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire. Missions et activités. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire. Exigences requises. Astreintes particulières. Signatures. Rubriques du formulaire Commentaires / Indications 1. Actualisation Etabli le Date de création ou de mise à jour du document. Par Nom et prénom (ou fonction) de la personne qui a établi le cahier des charges. En principe, il s agit du/de la supérieur-e direct-e, par délégation de l autorité d engagement. Il ou elle peut se faire appuyer par un-e CoRH ou un-e RRH. Remplace la version du Date de la version précédente, le cas échéant. Motif d actualisation Exemples : Réorganisation de l entité / du service Evolution de la mission / des tâches Création du poste Suite à l entretien d appréciation 2. Identification du poste Département Service Entité N de poste (division, secteur, établissement, office ) Intitulé du poste dans l entité Choisir dans la liste déroulante le département auquel est rattaché le poste. Choisir dans la liste déroulante le service auquel est rattaché le poste. Toute subdivision du service à laquelle est rattaché le poste. Numéro du poste de référence figurant dans le plan des postes du service auquel est rattaché le poste. 'intitulé du poste peut être différent du libellé de l'emploi-type en fonction notamment de l'organisation du service. 4 Service du personnel Etat de Vaud Edition 2010

7 Guide du cahier des charges / Etat de Vaud II. ETABISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES N Emploi-type e Répertoire des EMplois-types est accessible sur le site Internet de l Etat de Vaud. ibellé Chaîne Niveau e Répertoire des EMplois-types est accessible sur le site Internet de l Etat de Vaud. a grille des fonctions est accessible sur les sites Internet et Intranet de l Etat de Vaud, ainsi que sur Padoc (otus Notes). 3. Mission générale du poste Il s agit de la raison d être du poste à décliner en cinq éléments principaux maximum. Elément de mission 1 Chaque élément de mission est défini par : un verbe d impact : - assurer, garantir, maintenir, veiller, lorsque le titulaire est seul responsable du résultat - contribuer, participer, concourir, lorsque le titulaire partage avec d autres la responsabilité du résultat un résultat une ou des actions qui expriment comment le résultat est obtenu Elément de mission 2 Elément de mission 3 Elément de mission 4 Elément de mission 5 Exemple : Responsable financier Mission générale 1 : Coordonner et diriger l ensemble des activités de l unité financière. Mission générale 2 : Contribuer à la prévention, à la maîtrise des risques financiers de l unité et à la recherche des irrégularités éventuelles. Mission générale 3 : Apporter un appui technique en gestion comptable et financière. N.B. : Exemple à titre indicatif et non exhaustif Ces éléments de mission doivent permettre de répondre à la question : «Pourquoi ce poste a-t-il été créé?». 'insertion automatique dans les champs de la rubrique 6 a lieu dès que vous passez au champ suivant à l'aide des flèches du clavier. 4. Conduite : ETP directement subordonné-s Préciser le nombre d'etp directement subordonné-s. On peut également indiquer les types de poste concernés mais pas les noms des titulaires. Pour le détail, se référer au plan des postes ou à l'organigramme qui peut être annexé au formulaire. Exemple : 3.5 ETP de gestionnaire de dossiers 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Préciser le n du poste chargé du remplacement. Pour le détail, se référer au plan des postes ou à l'organigramme du service. Il s agit ici d indiquer plutôt les modes Service du personnel Etat de Vaud Edition

8 II. ETABISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES de remplacement connus du service (ex. : un adjoint du ou de la directeur-trice de l entité). Dans ce cas, la mission dévouée à ce remplacement figure dans le cahier des charges du poste concerné. 6. Missions et activités Il s agit ici de détailler, en étant factuel et descriptif, les diverses activités et tâches attendues en vu de l accomplissement des missions générales décrites au point 3. Ainsi, les activités décrites doivent rendre compte du contenu du poste. es activités indiquent ce que le poste exige d accomplir pour atteindre les objectifs du service. a définition des activités d un poste est formulée par un verbe d action et l objet sur lequel il s applique. Exemples de verbe d action : contrôler, conduire, conseiller, réparer, élaborer, construire, informer, animer, mettre en place, planifier, évaluer, etc. es activités seront utilisées comme références lors de l entretien d appréciation notamment dans le Bilan de la période écoulée, ainsi que la Fixation et planification des objectifs de la future période. Il est donc important de cerner correctement les activités du poste. Exemple fictif: Responsable financier Ne pas mentionner : «être responsable du budget» mais... Mission générale 1 : Coordonner et diriger l ensemble des activités de l unité financière. Activité 1 : Etablir le budget de son entité et le faire valider par son/sa supérieur-e Activité 2 : S assurer du respect des délais et du suivi des tâches Activité 3 : Organiser et répartir les activités au sein de l unité Activité 4 : Informer, motiver, développer, participer au recrutement et apprécier le personnel de l unité Mission générale 2 : Contribuer à la prévention, à la maîtrise des risques financiers de l unité et à la recherche des irrégularités éventuelles Activité 1 : Définir les procédures internes et veiller à leurs applications Activité 2 : Mettre en place, promouvoir et développer des processus modernes de gestion financière Activité 3 : Vérifier, consolider et analyser les états financiers (bilan, comptes de fonctionnement, etc.) Activité 4 : Suivre l exploitation du budget, les demandes d autorisation de dépassement Activité 5 : Planifier et participer aux séances d examen du budget et des comptes bouclés 6 Service du personnel Etat de Vaud Edition 2010

9 Guide du cahier des charges / Etat de Vaud II. ETABISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES Mission générale 3 : Apporter un appui technique en gestion comptable et financière Activité 1 : Préparer et effectuer le suivi des budgets des entités répondantes Activité 2 : Transmettre et commenter les directives budgétaires et de bouclement aux entités répondantes Activité 3 : Informer et former les différent-e-s intervenant-e-s sur les procédures financières Activité 4 : Renseigner les instances de contrôle interne ou externe et préparer les documents nécessaires dans le cadre de la préparation du budget, de son exploitation et du bouclement des comptes Il est indispensable de : Décrire les activités du poste qui reflètent les missions et prestations de l organisation Se concentrer sur le travail exigé par le poste et non sur ce que la personne aimerait faire ou sur la façon dont vous pensez qu elle pourrait ou devrait faire à l avenir N énoncer aucune capacité ou qualité personnelle Un poste bien structuré comprend entre trois et cinq activités par mission générale. Préciser le pourcentage que couvre chaque mission sur le taux d activité total. 'addition des sous-totaux mentionnés doit être équivalente à 100%, quel que soit l ETP (taux d activité). 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire Cas particulier : il s'agit de la seule rubrique qui présente un lien avec le ou la titulaire et non avec le poste. Ces responsabilités particulières disparaissent au départ du ou de la titulaire. Exemple : siège au conseil d'administration de tel organisme, etc. 8. Exigences requises Formation de base Mentionner si CFC, ES, Bachelor, Master... et l'intitulé du diplôme. Préciser si ce diplôme-là est exigé ou souhaité pour occuper le poste. Formation complémentaire Mentionner le titre exact de la formation complémentaire. Préciser si il s agit d une formation souhaitée ou exigée pour occuper le poste. Expérience professionnelle Mentionner les références en termes de domaines d'activité, de types d organisations... précédentes nécessaires pour occuper le poste. Service du personnel Etat de Vaud Edition

10 II. ETABISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES Préciser le nombre d années exigé le cas échéant. Connaissances et capacités particulières Mentionner ici toutes capacités particulières exigées ou souhaitées pour occuper le poste. On peut également utiliser cette rubrique pour indiquer les 5 compétences clés (max. 7) nécessaires pour occuper le poste, en se basant sur le référentiel de compétences utilisé lors de l entretien d appréciation ou figurant sur les fiches emplois-types. Cette indication est notamment utile pour le recrutement, l appréciation et la formation des collaborateur-trice-s. Exemples : Permis de conduire ou langues : déterminer pour chaque langue l aptitude demandée et son niveau (communication écrite et orale et compréhension écrite et orale). 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Si besoin, préciser ici de manière succincte les astreintes inhérentes au poste. Exemple : Service de piquet 10. Signatures e contenu du cahier des charges relève de la responsabilité du ou de la chef-fe de service en qualité d autorité d engagement (le/la chef-fe de département ou le/la président-e du Tribunal Cantonal pour les fonctions de chef-fe de service). Il lui incombe donc de signer le document. Selon l organisation de l entité, il ou elle peut déléguer, sous sa responsabilité, la signature à une personne de son choix en indiquant la mention pour ordre «P/O». Par sa signature, le ou la titulaire du poste atteste avoir pris connaissance du contenu de son cahier des charges. 8 Service du personnel Etat de Vaud Edition 2010

11 Guide du cahier des charges / Etat de Vaud III. PRECISIONS TECHNIQUES e formulaire contient des macros. Avant toute utilisation, assurez-vous qu elles ne sont pas désactivées sur votre logiciel Word, en procédant comme indiqué ci-dessous : Si en sélectionnant votre département/service, un message s affiche vous indiquant que les macros sont désactivées, nous vous invitons à procéder comme suit : - ouvrez le formulaire sous Word, - allez dans "Outils", - puis dans "Options", - dans l onglet "Sécurité", - cliquer sur "Sécurité des macros", - cocher la case "Basse". Service du personnel Etat de Vaud Edition

12 FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) a Foire Aux Questions (FAQ) est également disponible sur l Intranet de l Etat de Vaud où elle est mise à jour, en fonction des demandes. Q1 : Est-il possible d ajouter ou de supprimer des activités à la rubrique «6. Missions et activités»? R1 : e formulaire est un document verrouillé. Il n est donc pas possible de modifier ou supprimer des cases. Si vous aviez plus de cinq activités/tâches dans le précédent cahier des charges, vous êtes contraint de les réorganiser en les classant sous les différentes missions générales du poste ou de les regrouper par activités faisant appel au même type ou au même niveau de compétence. Q2 : Pourquoi le volet «compétences» a-t-il été supprimé? R2 : e cahier des charges est une photographie du poste la plus descriptive et factuelle possible. Son rôle est de décrire de manière neutre la situation du poste dans l entité, ainsi que ses missions et activités qui en découlent. En outre, il s avère que cette rubrique était souvent mal remplie et n était finalement que très peu exploitée. Par ailleurs, un nouveau référentiel de compétences est actuellement en cours de projet et sera développé à moyen terme au sein de l ACV. Néanmoins, pour mesurer au mieux l adéquation poste-personne lors d un recrutement, de l appréciation ou de la détermination de formation, il est possible d utiliser la rubrique «8.4. Connaissances et capacités particulières» pour indiquer les 5 compétences clés (max. 7) nécessaires pour occuper le poste, en se basant sur le référentiel de compétences utilisé lors de l entretien d appréciation. Il est à noter que les compétences génériques d un métier sont également indiquées sur les fiches emploi-types du REM. Q3 : Pourquoi la signature du supérieur hiérarchique a-t-elle été supprimée? R3 : e ou la chef-fe de service est responsable de la bonne facture des prestations délivrées par son service. Il ou elle définit les objectifs du service. Il lui appartient donc de poser la meilleure organisation pour remplir ses missions compte tenu des moyens mis à disposition. C est pour cette principale raison que la signature du ou de la supérieur-e hiérarchique a été supprimée. Cependant, la référence à ce dernier n est pas pour autant inexistante puisqu il est possible d y faire mention en tant qu auteur du cahier des charges dans le cartouche «Actualisation». Aussi, la signature de l autorité d engagement peut être remplacée par celle du ou de la supérieur-e hiérarchique si ce celui-ci ou celle-ci dispose d une délégation à la signature et en précédant celle-ci de l abréviation «P/O». Néanmoins, qu elle soit aidée ou pas dans l établissement de sa structure organisationnelle, c est l autorité d engagement qui la porte et qui en est la garante. Q4 : Comment indiquer les délégations de compétences/relations internes et externes au service? R4 : Il est possible de mentionner ces informations en termes de missions ou d activité aux rubriques «3. Mission générale du poste» et «6. Missions et activités». Q5 : Pourquoi le taux d activité a-t-il été supprimé? R5 : es caractéristiques organisationnelles du poste, dont le taux d activité, sont définies dans le plan des postes. e cahier des charges, quant à lui, s attache principalement à décrire les activités du poste en cohérence avec le taux d activité qui y est rattaché. De plus, la suppression de la référence au taux d activité évite toute confusion avec la répartition des taux pour chaque mission à la rubrique «6. Missions et activités». En effet la somme des taux de chaque mission doit être toujours égale à 100 % quelque soit le taux d activité. 10 Service du personnel Etat de Vaud Edition 2010

13 Guide du cahier des charges / Etat de Vaud FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) Q6 : Est-il possible d activer l option «Suivi des modifications» dans le nouveau formulaire? R6 : Il n est pas possible d activer cette option dans un formulaire verrouillé. Afin de faire un suivi des modifications, il s agira d enregistrer plusieurs versions du formulaire. Q7 : Pourquoi le contenu des champs de la rubrique 3 ne se reportent pas automatiquement dans les champs de la rubrique 6? R7 : Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou. Q8 : Est-il possible de mettre en gras ou de souligner certains textes dans un formulaire verrouillé? R8 : Il est impossible de souligner ou de mettre en gras les champs du formulaire. Ce dernier a été repensé de sorte qu'il contienne uniquement les informations essentielles. Ainsi, une emphase marquée par un style de police particulier ne devient plus indispensable. Q9 : Pourquoi le nouveau formulaire ne fait plus mention de l information «le titulaire remplace»? R9 : e nouveau formulaire du cahier des charges fait avant tout référence au poste et à l'organisation. Il a donc été décidé de traiter du mode de remplacement à partir du poste à remplacer et non pas à partir du ou de la titulaire qui remplace. Ainsi, cette information est mentionnée dans la rubrique "est remplacé par" dans le cahier des charges du poste à remplacer. Néanmoins, si cette responsabilité de remplacer un poste en particulier signifie un certain nombre de tâches spécifiques et différentes du cahier des charges initial, tâches pour lesquelles le ou la titulaire est bien identifié-e par ses collaborateurs ou par l'extérieur comme E ou A remplaçant-e (ex. : chef-fe de service adjoint-e), et si ces tâches représentent un taux d'activité significatif, alors il est possible d'y faire mention dans la rubrique "6. Missions et activités". Q10 : Est-il possible de supprimer les sauts de section? R10 : Il n est pas possible de supprimer les sauts de section dans le formulaire verrouillé. Cependant, certaines sections ont été déverrouillées de sorte que l on puisse espacer ou rapprocher les rubriques. C est le cas entre les rubriques 5 et 6, ainsi que 6 et 7. Q11 : Plusieurs versions du formulaire existent depuis son entrée en vigueur le 1 er janvier Quelle version utiliser? R11 : Depuis son entrée en vigueur et sa diffusion sur Padoc et Intranet, le formulaire a subi plusieurs ajustements techniques mais aucune modification sur le contenu n a été effectuée. Afin de s assurer qu il s agisse de la dernière version, veuillez utiliser la version diffusée sous Padoc et Intranet. Q12 : Est-il possible d indiquer un niveau de fonction avec un taux de rétribution réduit (A)? R12 : Selon l'article 6 du règlement du 28 novembre 2008 relatif au système de rétribution, "lorsque, à titre exceptionnel, l Etat doit recourir à l'engagement d un collaborateur ne répondant pas aux exigences nécessaires à l exercice de la fonction (absence de titre), sa rétribution fait l objet d une réduction, correspondant à une classe de salaire". Ainsi la mention du "A/B" fait référence au titulaire et non pas au poste. C'est pour cette raison que le champ du niveau de fonction a été limité à 2 caractères. Service du personnel Etat de Vaud Edition

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