SELECTION D UN CONSULTANT CHARGE DE LA MISE EN PLACE DES REFERENTIELS DE CONTROLE INTERNE ET DE LA MISE A JOUR DES MANUELS DE PROCEDURES DU GIM-UEMOA

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1 TERMES DE REFERENCE SELECTION D UN CONSULTANT CHARGE DE LA MISE EN PLACE DES REFERENTIELS DE CONTROLE INTERNE ET DE LA MISE A JOUR DES MANUELS DE PROCEDURES DU GIM-UEMOA TDR : REFERENTIELS ET PROCEDURES DU GIM-UEMOA Page : 1/9

2 1. PRESENTATION DU GIM-UEMOA 1.1. Présentation générale L Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) est une zone intégrée regroupant les Etats membres suivants : Bénin, Burkina Faso, Côte d Ivoire, Guinée Bissau, Mali, Niger, Sénégal et Togo. Elle présente les caractéristiques essentielles ci-après : environ 97 millions d habitants ; une centaine de banques, établissements financiers et postaux ; un Institut d émission commun aux huit Etats, la Banque Centrale des Etats de l Afrique de l Ouest (BCEAO) ; une monnaie unique, une même langue et une politique commune monétaire et de crédit. Ces spécificités constituent un atout considérable pour le développement de la monétique dans la région. Cependant, les marchés monétiques nationaux des pays francophones d Afrique de l Ouest sont pour la plupart à l état embryonnaire et caractérisés par une absence d interbancarité entre les systèmes existants, mais leur potentiel d évolution pour les services monétiques est important. Aussi, la BCEAO a-t-elle initié un important projet de modernisation des systèmes et moyens de paiement dont l un des volets principaux est la mise en place d un système interbancaire de paiement et de retrait par carte au sein des huit Etats membres. Dans le cadre de ce volet pour lequel la BCEAO joue un rôle fédérateur, la mise en place dudit système est assurée pour le compte des banques, établissements financiers et postaux et institutions de micro finance membres par le GIM-UEMOA. Le GIM-UEMOA est la structure de gouvernance, de tutelle et de traitement de la monétique régionale. Il a été constitué en février 2003, sous forme de Groupement d'intérêt Economique doté d un capital et dénommée le Groupement Interbancaire Monétique de l Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (GIM-UEMOA). Le GIM-UEMOA regroupe à ce jour 108 membres qui sont des banques, établissements financiers et postaux et de monnaie électronique et institutions de microfinance de l UEMOA. L objectif principal visé par le projet monétique interbancaire régional est de faire de la carte bancaire GIM le premier instrument de paiement dans la zone UEMOA. Les banques, établissements financiers et postaux et institutions de micro finance de l UEMOA, membres du GIM-UEMOA, parties prenantes au système interbancaire de paiement par carte ou tout autre moyen de paiement électronique au sein de l'union, visent à travers la mise en place de l interbancarité régionale à : développer de manière efficace des moyens modernes de paiement, afin d augmenter leur productivité interne, d apporter de nouveaux services à la clientèle, et de promouvoir l utilisation des moyens de paiement modernes ; mettre en commun les moyens nécessaires pour le traitement des opérations monétiques, et ainsi éviter la multiplication des investissements, aussi bien humains que matériels ; réaliser en commun ou partager la charge des investissements, particulièrement coûteux en monétique. En initiant le projet monétique interbancaire, les membres du GIM-UEMOA, promoteurs du projet se sont fixé les missions ci-après : TDR : REFERENTIELS ET PROCEDURES DU GIM-UEMOA Page : 2/9

3 assurer de manière efficace et efficiente la gestion du système monétique interbancaire pour le compte et dans l intérêt des membres ; promouvoir les systèmes et moyens de paiement électroniques auprès des secteurs bancaires et financiers, des administrations et des populations de l UEMOA ; être le garant de l application des principes de gouvernance et de régulation de la monétique régionale ; assurer l interopérabilité, la compensation et la sécurité des transactions électroniques entre les acteurs ; assurer une veille technologique et réglementaire efficace et la conformité aux normes régionales et internationales Organisation Organes du GIM-UEMOA Assemblée Générale Assemblée Générale Ordinaire L'Assemblée Générale Ordinaire annuelle entend les rapports du Directeur Général, du Conseil d Administration et du Commissaire aux Comptes. Elle approuve ou redresse les comptes et fixe les clés de répartition des frais communs engagés par le Groupement pour le compte de ses adhérents-commettants. L'Assemblée Générale Ordinaire définit la politique générale du Groupement proposée par le Conseil d Administration. Assemblée Générale Extraordinaire L'Assemblée Générale Extraordinaire modifie le contrat du Groupement et son règlement intérieur dans toutes ses dispositions. Elle se prononce sur le transfert du siège en tout autre lieu, la prorogation de la durée du Groupement ou de sa dissolution anticipée ainsi que sur les demandes d'exclusion des membres sur proposition du Conseil d Administration. Conseil d'administration Le Conseil d Administration veille au bon fonctionnement et à la bonne gestion du GIM-UEMOA. Il est chargé notamment : de la définition d'une politique générale à suivre par le GIM-UEMOA ; de la définition d'une gamme de produits et services interbancaires régionales ; du choix des marques à déposer par le GIM-UEMOA ; de la validation des normes, règles et procédures du GIM-UEMOA ; de la validation du cadre organisationnel et des textes régissant le personnel du Groupement ; de la surveillance du dispositif de contrôle interne du GIM-UEMOA. A cet effet, le Conseil d'administration met en place un Comité d'audit ; TDR : REFERENTIELS ET PROCEDURES DU GIM-UEMOA Page : 3/9

4 de la validation du choix du ou des prestataires de services ; de la nomination du Directeur Général du Groupement ; de l'adoption du budget du Groupement sur la proposition du Directeur Général ; de l'arrêté des comptes. Comité d Audit Il a pour missions principales la surveillance de la régularité de : La gestion comptable, du suivi budgétaire et de la production des états financiers ; La gestion des risques, du contrôle interne et des missions relatives à l Audit interne L examen des rapports du commissaire aux comptes et autres auditeurs externes et l analyse d éventuelles observations et suggestions effectués par ces derniers. Comité des Experts Dans le cadre de la réforme du Comité des Experts, l'assemblée Générale du GIM-UEMOA tenue le 15 Décembre 2007 à Cotonou au Bénin a adopté la mise en place dans chaque pays de l'uemoa d un Comité Monétique National dont le Président et le Vice-président constituent les membres dudit Comité des Experts. Ils sont au nombre de Seize (16) Organigramme général du GIM-UEMOA DIRECTION GENERALE Assistante du Directeur Général Chef du Projet GIM-Academy Direction de l Audit Interne Chauffeur du Directeur Général Secrétariat Général Responsable des Ressources Humaines Responsable Sécurité des Systèmes d Information Responsable Communication institutionnelle Direction Financière, Comptable et du Budget Direction Technique et de la Production Informatique Direction de l Exploitation et des Normes Monétiques Direction du Développement du Réseau et du Marché Monétique TDR : REFERENTIELS ET PROCEDURES DU GIM-UEMOA Page : 4/9

5 1.3. Dispositif de contrôle interne et de management des risques Au cours de l année 2013, Le GIM-UEMOA a finalisé un ensemble de chantiers relatifs à la mise en place de son dispositif de contrôle interne et de management des risques. Il s agit notamment de : la cartographie des risques l émission des premières versions des manuels de procédures du Groupement la mise en place du système de comptabilité analytique. Le Dispositif de contrôle permanent Des contrôles permanents opérationnels de premier niveau sont réalisés au sein des directions opérationnelles. Tous les contrôles effectués ne sont pas systématiquement formalisés dans les manuels de procédures ; ils portent notamment sur le correct dénouement des opérations. Dans le cadre de l amélioration du dispositif de contrôle interne, un réseau de correspondants risque et contrôle interne, désigné en vue de prendre en charge le contrôle permanent de second niveau a été mis en place. Ces derniers ont pour mission d intervenir sur les principales familles de risques encourus par le GIM-UEMOA, et rendent compte sur ces volets à la Direction de l Audit Interne, parallèlement à leurs supérieurs hiérarchiques respectifs. Le contrôle périodique Les missions d audit sont réalisées par des équipes dédiées, conformément à un plan annuel validé par la Direction Générale et le Comité d Audit. Les missions visent à s assurer du respect des règles externes et internes, de la maîtrise des risques, de la fiabilité et l exhaustivité des informations et des systèmes de mesure des risques. Elles portent en particulier sur les dispositifs de contrôle permanent et de contrôle de la conformité. Avec la finalisation de la cartographie des risques, le plan annuel d audit s inscrit dans un cycle pluriannuel, visant à l audit régulier et selon une périodicité aussi rapprochée que possible, de toutes les activités et entités du périmètre de contrôle interne. Les missions réalisées par la Direction de l Audit Interne, ainsi que par tout audit externe (autorités de tutelle, cabinets externes) font l objet d un dispositif formalisé de suivi. Pour chacune des recommandations formulées à l issue de ces missions, ce dispositif permet de s assurer de l avancement des actions correctrices programmées, mises en œuvre selon un calendrier précis, en fonction de leur niveau de priorité, défini par le Comité d Audit. 2. DESCRIPTION DE LA PRESTATION DEMANDEE 2.1. Objet de la présente consultation Dans le cadre de la mise en œuvre de son dispositif de contrôle interne et de management des risques, le Groupement Interbancaire Monétique de l UEMOA lance une consultation en vue de s attacher les services d un cabinet chargé de l élaboration des référentiels de contrôle interne et de la mise à jour des manuels de procédures du Groupement. TDR : REFERENTIELS ET PROCEDURES DU GIM-UEMOA Page : 5/9

6 2.2. Lieu et périmètre de l intervention La mission s effectuera dans les locaux du GIM-UEMOA, situé à Dakar, au Sénégal, siège provisoire du Groupement et couvrira l ensemble des entités, fonctions et processus du GIM-UEMOA Diligences à mettre en œuvre et résultats attendus du Cabinet Effectuer une revue des référentiels de contrôle interne existants ; Effectuer une revue des manuels de procédures existants ; Elaborer les référentiels de contrôle interne non existants ; Mettre à jour et harmoniser les manuels de procédures existants, sur la base de la cartographie des risques du GIM-UEMOA ; Elaborer les procédures non existantes ; Former le réseau de correspondants risques et contrôle internes (CRCI) et de la Direction de l Audit Interne (DAIN) à l utilisation des outils d élaboration et de mise à jour des référentiels de contrôle interne et de manuels de procédures ; Contribuer à la sensibilisation des équipes du GIM-UEMOA, aux enjeux d un contrôle interne et d un management par les risques Méthodologie La méthodologie préconisée par le Cabinet devra tenir compte de la spécificité du domaine d intervention du GIM-UEMOA Durée de la Mission La mission du Cabinet devra être finalisée au plus tard le 30 octobre Profil du soumissionnaire et des intervenants Pour la présente consultation, il est fait appel à des cabinets spécialisés dans les métiers du contrôle interne et du Management des risques. Le Cabinet soumissionnaire devra fournir une attestation de bonne exécution pour chacune des missions réalisées dans le domaine du Contrôle Interne, du Management des risques et de la mise en place de services d audit interne, notamment au cours des cinq (5) dernières années. Les intervenants sur la mission devront répondre d une expérience avérée dans le domaine de l élaboration de référentiels de contrôle interne et de manuels de procédures. Un des experts devra justifier d une expérience d au moins sept (7) ans en monétique et en informatique. Les CV présentés devront être accompagnés, pour chaque mission réalisée, d une fiche synthétique indiquant entre autres, l objet, la durée et le rôle de l intervenant dans la mission réalisée. La langue de travail du GIM-UEMOA étant le français, tout soumissionnaire devra s y conformer. TDR : REFERENTIELS ET PROCEDURES DU GIM-UEMOA Page : 6/9

7 3. LIVRABLES ATTENDUS DU CONSULTANT A l issue de ses interventions, le consultant retenu devra fournir au GIM-UEMOA : 1. Un rapport détaillé sur le déroulement de la mission ; 2. Les référentiels de contrôle interne ; 3. Les manuels de procédures mis à jour ; 4. Un support et une attestation à l endroit de chaque participant à la formation 4. PREPARATION ET PRESENTATION 4.1. Préparation de la soumission Pour la préparation de sa soumission et pour toutes informations complémentaires, le Consultant peut s'adresser au GIM-UEMOA joignable aux contacts ci-après : Groupement Interbancaire Monétique de l'uemoa (GIM-UEMOA) Adresse : Lot P10, Ouest Foire, Route de l'aéroport Face Cité BCEAO Boîte Postale : 8853 Dakar Yoff (Sénégal) Tél. (221) (221) Fax (221) ; Site internet : Présentation de la soumission Le soumissionnaire fournira dans trois enveloppes séparées une offre technique, une offre financière et un avant-projet de contrat : - L offre technique comprendra une note de compréhension des termes de référence, la méthodologie et planning proposés, la qualification du personnel chargé de la mission et les références du soumissionnaire. Elle doit être sur support papier en cinq exemplaires et sur CD ROM au format PDF. L enveloppe portera la mention «Offre technique». - L offre financière donnera le coût total de la prestation libellé en FCFA en HT et TTC. Elle doit être sur support papier en cinq exemplaires et sur CD ROM en format PDF. L enveloppe portera la mention «Offre financière». - Un avant-projet de contrat. Le soumissionnaire proposera un avant-projet de contrat de prestation de service. [Il est porté à la connaissance des soumissionnaires relativement audit contrat, que le règlement des litiges sera soumis à la chambre de conciliation et d arbitrage de Dakar à défaut d un accord amiable. Le contrat est de ce fait régi par la loi sénégalaise. Aucune dérogation ne sera admise.] TDR : REFERENTIELS ET PROCEDURES DU GIM-UEMOA Page : 7/9

8 Les trois enveloppes seront insérées dans une grande enveloppe portant les mentions suivantes : [Offre pour «Sélection d un consultant chargé de la mise en place des référentiels de contrôle interne et de la mise à jour des manuels de procédures du GIM-UEMOA - A n ouvrir qu en séance d Ouverture de plis] Et adressée à : Monsieur le Directeur Général du GIM-UEMOA Lot P10, Ouest Foire, Route de l'aéroport Face Cité BCEAO Boîte Postale : 8853 Dakar Yoff (Sénégal) Cette grande enveloppe ne devra comporter aucun marquage extérieur permettant de reconnaître le soumissionnaire Validité des offres Le soumissionnaire reste engagé par son offre pendant une durée de soixante (60) jours Conditions de paiement Les conditions de paiement seront discutées d accord parties Délai et lieu de dépôt Les offres devront être déposées au GIM-UEMOA ou envoyées à : Monsieur le Directeur Général du GIM-UEMOA Lot P10, Ouest Foire, Route de l'aéroport Face Cité BCEAO Boîte Postale : 8853 Dakar Yoff (Sénégal) La date limite de dépôt des offres est fixée au mardi 17 juin Toute offre parvenue après la date limite indiquée sera considérée comme irrecevable. 5. MODALITES DE SELECTION Le Consultant sera choisi par une commission composée de représentants des différentes directions du GIM- UEMOA. La grille de notation qui sera appliquée pour évaluer les offres est la suivante : TDR : REFERENTIELS ET PROCEDURES DU GIM-UEMOA Page : 8/9

9 1. Offre Technique 70 Expérience générale dans le domaine 10 Qualifications et compétences 20 Références 20 Méthodologie Offre Financière 30 Total 100 L'examen des offres financières est conditionné par l'obtention d'une note minimale de l'offre technique de 50/70 Ainsi la note définitive sera N = (70* N. Tech + 30 * N. Fin) / 100. FIN DU DOCUMENT TDR : REFERENTIELS ET PROCEDURES DU GIM-UEMOA Page : 9/9

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