DOSSIER D'APPEL D'OFFRES

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1 DOSSIER D'APPEL D'OFFRES N 2014/AO/AM/010 FOURNITURE D'ÉQUIPEMENTS DE VIDÉOCONFÉRENCE «POLYCOM» ET DE LA SOLUTION DE RÉSERVATION DE SALLES «MyVRM» MAI 2014 Avenue Abdoulaye FADIGA BP 3108 Dakar - Sénégal Tel. (221) / Fax. (221)

2 2 PREMIERE PARTIE : DISPOSITIONS GENERALES 1. Contexte La Banque Centrale des Etats de l'afrique de l'ouest (BCEAO) est l'institut d'émission commun aux huit (8) Etats membres de l'union Monétaire Ouest Africaine (UMOA) que sont le Bénin, le Burkina, la Côte d'ivoire, la Guinée-Bissau, le Mali, le Niger, le Sénégal et le Togo. La BCEAO exerce ses activités à travers : le Siège et le Centre de Formation (COFEB), sis à Dakar; une Direction Nationale dans chacun des Etats membres comprenant une Agence Principale et une ou plusieurs Agences Auxiliaires ; le Secrétariat Général de la Commission Bancaire (SGCB) de l'umoa, sis à Abidjan ; la Représentation auprès de la Commission de l'uemoa (RCUEMOA), sise à Ouagadougou ; la Représentation auprès des Institutions Européennes de Coopération (RIEC), sise à Paris. 2. Objet Dans le cadre du renforcement de ses infrastructures de vidéoconférence, la BCEAO lance un appel d'offres pour la fourniture d'équipements de vidéoconférence «POLYCOM» et de la solution de réservation des salles «MyVRM». Le présent dossier d'appel d'offres définit les clauses administratives à respecter par les soumissionnaires ainsi que les spécifications techniques des équipements de vidéoconférence «POLYCOM» et de la solution de réservation des salles «MyVRM» à fournir. 3. Allotissement L'appel d'offres comporte les deux (2) lots distincts : lot 1 : solution de réservation de salles «MyVRM» ; lot 2 : équipements et solution de vidéoconférence POLYCOM. 4. Visite des lieux Il n'est pas prévu de visite des lieux. Toutefois, pour l appréciation des prestations, notamment pour l établissement de son prix, le soumissionnaire reconnaît avoir eu connaissance des lieux sur la base de laquelle il a établi son offre. Sous peine de rejet pour non conformité, les conditions et modalités de soumission ci-après doivent être respectées. 5. Période de validité des offres La durée de validité des offres est de cent vingt jours (120) à compter de la date limite de remise des offres. 6. Langue de soumission Les offres, ainsi que toutes les correspondances et tous les documents concernant la soumission, échangés entre le soumissionnaire et la Banque Centrale, seront rédigés en langue française. 7. Frais de soumission Le soumissionnaire supportera tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de son offre et la Banque Centrale n est en aucun cas responsable de ces frais ni tenue de les régler, quels que soient le déroulement et l issue de la procédure d appel d offres.

3 3 8. Monnaie de soumission et de paiement La monnaie utilisée est le franc CFA. Toutefois, l'euro est accepté. 9. Régime fiscal En vertu des dispositions de l'article 28 du Traité de l Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA), en date du 20 janvier 2007, l'article 7 des Statuts de la BCEAO, l'article 10, paragraphe 10-1 du Protocole relatif aux privilèges et immunités de la BCEAO, annexé audit Traité et l'article 8 de l'accord de Siège conclu le 21 mars 1977 entre le Gouvernement de la République du Sénégal et la BCEAO, la Banque Centrale bénéficie, dans le cadre du présent marché, du régime de l exonération de tous impôts, droits, taxes et prélèvements d'effet équivalent dus dans les Etats membres de l UMOA. A cet égard, les formalités d'obtention du titre d'exonération des droits de douane seront accomplies par la Banque Centrale, à la réception de la facture pro forma. 10. Actualisation des offres techniques Compte tenu des évolutions technologiques du marché de matériels de réseau informatique, il sera demandé au soumissionnaire retenu de réviser son offre pour répercuter les évolutions technologiques éventuelles, si un délai de six (6) mois s'écoule entre le lancement de l'appel d'offres et la signature du contrat de marché. 11. Formation Les soumissionnaires devront intégrer dans leurs offres la formation qui sera dispensée sur site au Siège de la BCEAO à Dakar pour quatre (4) participants et devra être certifiée par le concepteur de la solution. 12. Présentation des offres Sous peine d'être considérées comme nulles, les offres, établies en trois (03) exemplaires (un original et deux copies), devront être présentées sous double enveloppe fermée, l'enveloppe externe portant la mention «Fourniture d'équipements de vidéoconférence POLYCOM et de la solution de réservation de salles «MyVRM». Les enveloppes intérieure et extérieure doivent être adressées à l'adresse suivante : MONSIEUR LE DIRECTEUR DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES BCEAO SIEGE, AVENUE ABDOULAYE FADIGA BP DAKAR SENEGAL Les enveloppes intérieures comporteront en outre le nom et l adresse du soumissionnaire. Chaque exemplaire des offres sera présenté en trois parties distinctes comme suit : 1. présentation de la société ; 2. offre technique ; 3. offre financière. Chaque partie devra être sous enveloppe fermée portant le titre de ladite partie. Le nonrespect de ces dispositions pourrait entraîner le rejet de l'offre pour non-conformité Présentation de la société et/ou des sous-traitants La présentation de la société comprendra : une présentation générale succincte ; les références techniques similaires ; les personnes chargées du dossier (qualification et expérience).

4 Offre technique L'offre technique comprendra : la description détaillée des équipements et de la solution proposés ; une présentation générale des caractéristiques des équipements et de la solution ; avis et remarques ; compléments jugés utiles. L'offre technique sera constituée : d'une composition détaillée de l'offre de base ; d'une composition des offres complémentaires optionnelles Offre financière : Les prix doivent être établis en hors taxes et hors douane et comprendre tous les frais relatifs pour chaque lot. Les prix indiqués par le soumissionnaire seront fermes et non révisables. Les prix prévus comprennent l'ensemble des dépenses, fourniture et livraison, y compris toutes les sujétions particulières découlant de la nature des prestations, des lieux de livraison et des circonstances locales telles que : les frais de livraison ; tous frais nécessaires non explicitement cités. Ils comprennent aussi le bénéfice du fournisseur. L'utilisation éventuellement de moyens de livraison exceptionnels, même avec l accord d autorités administratives, ne saurait ouvrir au fournisseur un droit quelconque à supplément ou indemnité : Les offres financières devront comprendre pour chacun des trois lots : un devis détaillé de l'offre de base pour les équipements et les services de personnalisation et/ou de développements complémentaires ; le coût annuel des services d assistance et support (mise à jour, réparation) ; un devis détaillé des options et services connexes ; les quantités ; les prix unitaires ; le coût total ; le taux de remise ; le total net. En outre l'offre financière devra faire ressortir le coût de la formation sur place à Dakar, pour quatre (4) participants. 13. Lettre type de soumission Le soumissionnaire présentera son offre en remplissant le formulaire joint en annexe (Formulaire de soumission). 14. Date et lieu de dépôt des offres Les offres devront être déposées au Siège de la BCEAO, à l'avenue Abdoulaye FADIGA BP 3108 DAKAR - Sénégal, au bureau 509 du 5 e étage de la Tour le vendredi 27 juin 2014 à 17 heures TU au plus tard, délai de rigueur. En ce qui concerne les offres transmises par courrier, le cachet de l'expéditeur (Poste, DHL, CHRONOPOST, EMS...) indiqué sur le pli fera foi.

5 5 15. Ouverture de plis et évaluation des offres Une Commission des Marchés procédera à l'ouverture des plis, à la vérification de la conformité, à l'évaluation et au classement des offres reçues. Il n'est pas exigé de garantie de soumission. Les pièces administratives et financières attestant de la régularité de l'entreprise soumissionnaire ainsi que de sa capacité financière pourraient être exigées avant la passation du marché. S il y a contradiction entre le prix indiqué en lettres et en chiffres, le montant en lettres fera foi. Si le candidat ayant présenté l offre évaluée la moins-disante n accepte pas les corrections apportées, le cas échéant, son offre sera écartée. Pour l'évaluation des offres, la Banque Centrale prendra en compte les ajustements apportés au prix, le cas échéant, pour rectifier les erreurs arithmétiques. 16. Attribution du marché Le marché sera attribué pour chaque lot au soumissionnaire dont l offre financière aura été évaluée la moins-disante et l'offre technique jugée conforme au dossier d appel d offres. La BCEAO se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute offre, et d'annuler l'appel d'offres en rejetant toutes les offres, à tout moment, avant l'adjudication du marché. Aucune réclamation ne pourra être faite à la BCEAO quant à la justification de ses choix lors de l'adjudication. Par ailleurs, la Banque pourra exiger du fournisseur de prouver l'origine ainsi que l'état neuf des équipements à livrer. Chaque soumissionnaire dont l'offre n'a pas été retenue en sera informé par écrit. 17. Notification Le marché sera notifié au soumissionnaire retenu et un contrat de marché pourrait lui être soumis pour signature. La date de signature du contrat par les deux parties constitue le point de départ des délais contractuels d'exécution du marché. 18. Lieu de livraison Les équipements commandés doivent être livrés et installés dans les huit (08) Directions Nationales et au Siège de la BCEAO, selon la répartition indiquée aux points 3.1 et 3.2 de la deuxième partie du présent cahier des charges.

6 6 Les adresse de livraison se présentent comme ci-après : Pays Bénin Burkina Côte d'ivoire Guinée-Bissau Mali Niger Sénégal (Agence Principale de Dakar) Togo RIEC- France Sénégal- Siège Adresse Direction Nationale de la BCEAO pour le Bénin, Cotonou, Avenue Jean-Paul II Direction Nationale de la BCEAO pour le Burkina, Ouagadougou, Avenue Gamal Abdel Nasser. Direction Nationale de la BCEAO pour la Côte d'ivoire, Abidjan, Angle Boulevard Roussel, Avenue Abdoulaye Fadiga. Direction Nationale de la BCEAO pour la Guinée Bissau, Bissau, Avenue du 14 Novembre. Direction Nationale de la BCEAO pour le Mali, Bamako, Boulevard du 22 Octobre Direction Nationale de la BCEAO pour le Niger, Niamey, Rue de l'uranium Direction Nationale de la BCEAO pour le Sénégal, Dakar, Boulevard Général de Gaulle, Angle Triangle Sud Direction Nationale de la BCEAO pour le Togo, Lomé, Rue Abdoulaye Fadiga Siège de la BCEAO à Dakar, Avenue Abdoulaye Fadiga Dakar Sénégal Représentation de la BCEAO auprès des Institutions Européennes de Coopération 29 Rue du Colisée Paris France 19. Délai de livraison 19.1 Le délai de livraison doit être indiqué dans la soumission et commencera à courir à compter de la date de signature du marché Ce délai doit être scrupuleusement respecté sous peine d'application d'une pénalité égale à 1/1000 du montant de la commande, par jour calendaire de retard. Toutefois, le montant de ces pénalités ne peut excéder trois pour cent (3%) du prix du marché. 20. Réception Dans le cadre de la réception du matériel, des tests pour la vérification de bon fonctionnement seront réalisés. La réception du matériel sera effectuée en deux temps selon la procédure ci-après : réception provisoire, constatant la conformité au descriptif de l'offre des équipements fournis ; réception définitive après la réception provisoire et la constatation du bon fonctionnement des équipements, sans que le délai puisse excéder douze (12) mois à compter de la livraison. La réception définitive interviendra sur demande du fournisseur. Chaque réception fera l objet d un procès-verbal signé par les deux parties.

7 7 21. Démonstration et visite de site Dans le cadre de l'évaluation des offres, la Banque Centrale se réserve le droit de demander aux soumissionnaires d'effectuer une démonstration de leur solution. Par ailleurs, la Banque Centrale pourrait demander aux soumissionnaires d'organiser une visite d'expérience sur site, dans l'une des sociétés de référence où leur solution a été déployée. 22. Garantie, Maintenance et Appui Technique Tous les équipements doivent être livrés avec les dernières versions logicielles en date. Les équipements de marque Polycom doivent bénéficier d'une couverture Polycom «Premier» pour au moins un an. La durée de la garantie pour la plateforme matérielle ( serveur rackable) sera de 3 ans. Cette garantie s'entend pièces et main d'œuvre dans les locaux du Siège de la BCEAO à Dakar et des autres sites. 23. Agrément Les soumissionnaires revendeurs doivent fournir dans leur soumission la preuve de l'agrément de(s) l'équipementier(s) dont les matériels sont fournis. 24. Assurances Les fournisseurs et/ou leurs sous-contractants devront, à leur charge, souscrire à des polices d'assurance valables pendant toute la durée du contrat et couvrant au moins les risques de transport, d'installation et de responsabilité de tiers. 25. Modalités de paiement 25.1 Le montant total du marché est réglé par virement bancaire après l'installation, attestée par un test de bon fonctionnement et sur présentation de la facture en trois (03) exemplaires originaux, accompagnée des pièces justificatives (bon de commande et bordereau de livraison ) Toutefois, si le fournisseur le souhaite, les modalités de règlement suivantes pourront être appliquées : 30% d avance forfaitaire de démarrage, contre remise d'une lettre de garantie à première demande de montant équivalent, délivrée par une banque de premier ordre agréée par la BCEAO ; 50% après livraison conforme du matériel, attestée par un bordereau de livraison signé des deux parties ; 15% après constat du bon fonctionnement des équipements et formation, le cas échéant, attesté par un procès-verbal de réception provisoire signé des deux parties ; 5% de retenue de garantie libérable à la fin de la période de garantie. La garantie commence à la réception provisoire. 26. Litiges et contestations 26.1 Tout litige sera réglé à l'amiable. A défaut de règlement à l'amiable, tout différend sera, de convention expresse, soumis à l'arbitrage selon le Règlement d'arbitrage de la Cour Commune de Justice et d'arbitrage (CCJA) de l'organisation pour l'harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) et tranché par un (1) arbitre ad hoc désigné par la CCJA L'arbitrage se déroulera en langue française, à Dakar au Sénégal, et selon le droit sénégalais Les frais de l'arbitrage sont à la charge de la partie succombante.

8 8 27. Informations complémentaires 27.1 Pour toute demande d'éclaircissement, les soumissionnaires pourront prendre l'attache de la Direction des Affaires Administratives, par courriel au moins dix (10) jours avant la date limite de remise des offres à l'adresse : courrier.zdaad@bceao.int. Toute demande de renseignements parvenue au-delà du délai précité ne sera pas prise en compte Les questions formulées ainsi que les réponses apportées seront systématiquement mises en ligne sur le site internet de la BCEAO à l'adresse A ce titre, les candidats sont invités à visiter régulièrement le site.

9 9 DEUXIEME PARTIE : DESCRIPTION DES PRESTATIONS 1. Lot n 1 : Solution de réservation de salles «MyVRM» La présente section décrit les solutions techniques et équipements requis pour le lot n 1 dans le cadre de cette consultation. 1.1 : Spécifications techniques L'infrastructure de vidéoconférence de la BCEAO est bâtie autour des solutions Polycom RealPresence avec les ressources suivantes : un pont de vidéoconférence Polycom RMX-4000 ; un serveur de gestion Polycom CMA-5000 ; 14 salles dotées de systèmes Polycom HDX-8000 ou 9000 ; 15 salles dotées de systèmes Polycom HDX A terme, l'infrastructure comprendra vingt-trois salles dotées de systèmes HDX-7000 (Cf Lot 2) et intègrera la plateforme Polycom CloudAxis. Dans le cadre de l'amélioration du service de gestion des salles de vidéoconférence, la BCEAO souhaite acquérir la solution de réservation des salles «MyVRM». La solution «MyVRm» sera livrée avec une licence pour au moins trente-sept (37) salles et devra supporter les fonctionnalités minimales suivantes : l'accès au service de réservation des salles de vidéoconférence et au calendrier au travers d'un navigateur WEB ( Firefox, Internet Explorer, Google Chrome etc...) ; l'accès public en consultation au calendrier des réservations sans contrainte d'authentification ; l'interfaçage avec l'annuaire de type LDAP (OpenLDAP) ; la définition de profils d'utilisateur avec une affectation de rôles pour la création, la modification et la suppression des réservations ; la capacité de connexion automatique des salles au travers du pont de vidéoconférence Polycom RMX-4000 et de la plateforme Polycom CloudAxis ; la génération d'alerte en cas de conflit de réservation des ressources ; la transmission de notifications par « » aux participants à une réunion planifiée ; la génération de rapport d'utilisation des salles et des ressources. Les composants de l'interface graphique devront être en langue «française» avec la possibilité d'une personnalisation conforme à la charte graphique de la BCEAO. La plateforme matérielle (serveur rackable) pour l'hébergement du logiciel de réservation «MyVRM» sera fournie avec les interfaces pour la connexion au réseau IP et les licences associées au système d'exploitation requis. 1.2 : Compatibilité avec le système d'information de la Banque La solution proposée doit être compatible avec le système d'information de la Banque Centrale. Ce dernier repose sur des plateformes ouvertes, dans un environnement de haute disponibilité avec une infrastructure SAN et un site de secours. Les réseaux des sites de la Banque, de type Ethernet 100/1000 sont interconnectés à l'aide d'un réseau de télécommunication de type VSAT. Les soumissionnaires doivent préciser dans leur offre, les débits recommandés pour un accès optimal aux systèmes, et le cas échéant, les mécanismes à mettre en place afin d'éviter des goulots d'étranglement sur des liaisons de faible débit telles que les VSAT ou Internet. Les systèmes de base utilisés actuellement par la Banque sont :

10 10 les systèmes d'exploitation Linux et Unix pour les serveurs et Microsoft Windows pour les postes de travail ; les systèmes de gestion de base de données Oracle et MySQL ; le serveur web Apache ; l'annuaire de type LDAP (OPENLDAP) ; les suites bureautiques OpenOffice et Microsoft Office ; le client de messagerie ThunderBird associé à un serveur Qmail sous unix ; les navigateurs web Mozilla et Internet Explorer. Les soumissionnaires doivent fournir tous les systèmes de base nécessaires au bon fonctionnement de la solution proposée, y compris, le cas échéant, les licences pour les Systèmes de Gestion des Bases de Données et les systèmes d'exploitation des serveurs. 1.3 : Prestations Les prestations attendues sont : l'installation, le paramétrage et la mise en service de la solution de réservation ; l'élaboration de la configuration initiale, des documents associés et des documents d'exploitation des modules déployés ; la personnalisation de l'interface graphique ; la formation et le transfert de compétences. La formation sera dispensée sur site au Siège de la BCEAO à Dakar pour quatre (4) participants et devra être certifiée par le concepteur de la solution. 2. Lot n 2 : Équipements et Solutions Polycom La présente section décrit les solutions techniques et les équipements requis pour le lot n 2 dans le cadre de cette consultation. 2.1 : Plateforme Polycom CloudAxis Afin d'étendre les capacités de collaboration vidéo avec ses partenaires externes, la BCEAO souhaite acquérir la suite Polycom RealPresence CloudAXIS. Cette suite sera livrée avec une licence pour cinquante (50) utilisateurs. La solution CloudAxis devra s'intégrer aisément avec l'infrastructure de vidéoconférence de la BCEAO comprenant : un pont de vidéoconférence Polycom RMX-4000 ; un serveur de gestion Polycom CMA-5000 ; des salles dotées de systèmes HDX-7000, HDX-8000 et HDX Les soumissionnaires devront inclure dans leur offre les composants matériels et logiciels requis pour une intégration effective de la plateforme CloudAxis à l'infrastructure existante. Les composants de l'interface graphique de la plateforme CloudAxis devront être en langue «française» avec la possibilité d'une personnalisation conforme à la charte graphique de la BCEAO. La plateforme matérielle (serveur rackable) pour la solution Polycom CloudAxis sera fournie avec les interfaces pour la connexion au réseau IP et les licences associées au système d'exploitation requis. 2.2 : Polycom HDX-7000 La BCEAO souhaite acquérir huit (8) codecs Polycom HDX-7000 avec les spécifications ciaprès :

11 11 H.264, H264 High Profile IP ; H.239/Polycom People+Content ; H263++,H261 ; People+Content IP. Chaque codec HDX 7000 sera livré avec les éléments suivants : une caméra «Polycom Eagle Eye III» ; un microphone HDX ; un câble de rallonge microphone (3 m) ; un câble DVI mâle to VGA mâle (People+content) ; les câbles audio et vidéo HD requis pour le raccordement aux téléviseurs ( Cf section 2.4). 2.3 : Pack Polycom HDX-Media center Il sera fourni un Pack Polycom HDX-Media center avec les spécifications suivantes : codec HDX-6000 avec caméra Eagle Eye, câble, microphone et télécommande ; un écran plasma ou LED 50'' ; le meuble en version sur pied. 2.4 : Téléviseurs LED ou PLASMA Il sera fourni seize (16) écrans LED ou PLASMA 42 pouces (107 cm) HD 1080 P. Les interfaces d'entrée audio et vidéo HD des écrans fournis devront être compatibles avec les interfaces de sortie audio et vidéo HD des codecs Polycom HDX Les écrans devront être fournis avec les accessoires de fixation adaptés au support «Polycom Media Cart Dual Display Kit) utilisé pour le meuble «Polycom Media Center ». Le meuble «Polycom Media Center» et le Kit de fixation «Polycom Media Cart Dual Display» ne seront pas fournis pour les téléviseurs. 2.5 : Prestations Les prestations attendues sont : l'installation, le paramétrage et la mise en service de la suite Polycom RealPresence CloudAXIS ; l'élaboration de la configuration initiale, des documents associés et des documents d'exploitation de la suite Polycom RealPresence CloudAXIS ; la formation et le transfert de compétences. La formation sera dispensée sur site au Siège de la BCEAO à Dakar pour quatre (4) participants et devra être certifiée par Polycom. 3 : Quantités et livrables 3.1 : Lot n 1-Solution MyVRM Le logiciel «MyVRM» et les composants matériels associés seront livrés au Siège de la BCEAO à Dakar. 3.2 : Lot n 2-Equipements et solutions Polycom Le tableau ci-après précise les livrables attendus et les quantités par sites pour les équipements du Lot n 2.

12 12 Tous les équipements seront livrés avec une alimentation électrique V-50 Hz et cordons prise mâle type E/F (Norme CEE 7/7). Pays Solution Polycom CloudAxis Polycom HDX et accessoires Pack HDX Media Center Ecrans TV Bénin Burkina Côte d'ivoire Guinée-Bissau Mali Niger Sénégal (Agence Principale de Dakar) Togo RIEC- France Siège-Sénégal

13 13 ANNEXE : Formulaire de soumission (indiquer le lieu et la date) A l' attention de : MONSIEUR LE DIRECTEUR DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES BP 3108 DAKAR BCEAO/SIEGE Objet : Fourniture de solutions et d'équipements de réseau informatique Nous, soussignés...soumettons par la présente, une offre de prix pour la fourniture d'équipements de vidéoconférence «POLYCOM» et de la solution de réservation des salles «MyVRM» selon les conditions suivantes : Lot n 1 : solution de réservation de salles «MyVRM» pour un montant de...fcfa HT/HD ; Lot n 2 : équipements et solution de vidéoconférence POLYCOM pour un montant de...fcfa HT/HD. Nous déclarons par la présente que toutes les informations et affirmations faites dans cette offre sont authentiques et acceptons que toute déclaration erronée puisse conduire à notre disqualification. Notre proposition engage notre responsabilité et, sous réserve des modifications résultant des négociations du marché, nous nous engageons, si notre proposition est retenue, à commencer la prestation, au plus tard à la date convenue lors des négociations. Signataire mandaté Nom et titre du signataire