Charte de contrôle interne

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1 Dernière mise à jour : 05 mai 2014 Charte de contrôle interne 1. Organisation générale de la fonction de contrôle interne et conformité 1.1. Organisation Le Directeur Général de la Société, Monsieur Sébastien Grasset, est en charge du Contrôle Interne de la Société (contrôles permanents de second niveau et contrôles périodiques). Il est ainsi nommé RCCI (Responsable de la Conformité et du Contrôle Interne). Il réalise à ce titre les différentes missions du contrôle. Les travaux du Directeur Général portent tant sur les activités de gestion que sur l ensemble de l organisation de la Société et la manière dont les opérations sont effectuées et contrôlées (cf. liste des principaux contrôles en Annexe). Le Directeur Général est secondé dans certaines missions de contrôles permanents de second niveau et de contrôles périodiques par le Directeur Administratif et Financier et par le Directeur des Risques de la Société. Il bénéficie en outre de l assistance externe, en tant que de besoin, de la société Procédures et Contrôle Interne (PCI) : Le Directeur des Risques complète le dispositif de contrôles, en matière de gestion des risques et de suivi du risque opérationnel. Il s appuie, en tant que de besoin, sur la société GéTéRisk ( Les missions de contrôle interne et de conformité sont ainsi assurées à 100% en interne avec l appui, en tant que de besoin, de consultants spécialisés Reporting Le Directeur Général, RCCI dirigeant, reporte régulièrement au Président de la Société, Monsieur Stanislas Bernard, autre personne en charge de la direction effective et de la détermination de l orientation de la Société. Une à deux fois par mois, une réunion regroupant le Président de la Société, le Directeur Général, le Directeur des Risques et le Directeur des Gestions de la Société est tenue. Cette réunion permet de faire le point sur les sujets de contrôle interne, d audit et de compliance méritant l attention de la Direction de la Société. D autres réunions plus informelles peuvent être organisées à l initiative de la Direction Générale. Le Directeur Général, RCCI dirigeant, rédige un rapport annuel sur la conformité, le contrôle des risques et le contrôle périodique indiquant en particulier si des mesures appropriées ont été prises en cas de défaillances. Il est secondé dans cette mission par le Directeur des Risques de la Société et peut s appuyer, sur certains sujets, sur le Directeur Administratif et Financier. Ce rapport est communiqué au Directoire de la Société. Les sociétés PCI et GéTéRisk peuvent être sollicitées pour fournir un rapport spécifique sur un ou plusieurs sujets déterminés sur le(s)quel(s) le Directeur Général estime qu une expertise extérieure est nécessaire. Ce rapport externe est communiqué au Directoire de la Société. Charte de contrôle interne TWENTY FIRST CAPITAL Mai /8

2 Conformément à l article du Règlement général de l AMF, le Conseil de Surveillance de la Société est également destinataire (i) du rapport annuel sur la conformité (i.e. le rapport interne réalisé par le Directeur Général, RCCI dirigeant) et (ii) du ou des rapport(s) spécifique(s) demandé(s) à PCI et/ou GéTéRisk Moyens humains L équipe de Contrôle Interne et de Conformité est composée du Directeur Général et du Directeur Administratif et Financier, Monsieur Jérôme Nadal (qui seconde le Directeur Général sur une partie des contrôles) Moyens matériels Le Contrôle Interne a accès à l ensemble des informations disponibles auprès des services opérationnels et (en lecture) à l ensemble des logiciels utilisés par le Front. Les procédures de contrôles sont centralisées dans un dossier dont les droits de modification ont été accordés uniquement au Directeur Général. Les travaux de contrôle font l objet de rapports formalisés sous forme de notes internes (chronos) dont l accès est réservé en lecture seule au Président de la Société et en lecture et modification au Directeur Général. Ces chronos sont communiqués aux membres du Directoire et peuvent, si cela s avère utile, être communiqués aux opérationnels concernés. Le Contrôle Interne s appuie sur la réglementation en vigueur et notamment sur le Règlement général de l AMF et le Code monétaire et financier. Il s appuie également sur les normes de Place relayées par les associations professionnelles (e.g. AFG). Sur des sujets précis, le Contrôle Interne peut être amené à faire appel à des consultants spécialisés. Il est rappelé que la société PCI peut intervenir, sur demande, en appui du Contrôle Interne Principaux comités Le Contrôle Interne, dans le cadre de ses fonctions, participe aux comités suivants : _Comité contreparties / brokers ; _Comité de Contrôle des Risques ; _Comité de Développement ; _Comité de Coordination ; _Comité consultatif pour les Fonds Professionnels de Capital Investissement ; _Pour le Fonds Professionnel de Capital Investissement dénommé «Avenir PME Obligations» : comité annuel de revue des investissements ; comité semestriel de vérification de l allocation ; comité trimestriel de revue des investissements ; comité hebdomadaire avec chacun des délégataires. Le Contrôle Interne a accès aux PV des Comités de Crédit de chacun des délégataires traitant des investissements escomptés par le Fonds Professionnel de Capital Investissement dénommé «Avenir PME Obligations» ; _Pour les autres Fonds Professionnels de Capital Investissement (le cas échéant) : Comité préinvestissements / Comité d investissements / Comité de valorisation des sous-jacents / Comité Modèles. Le Contrôle Interne peut également participer, en tant que de besoin, aux : _Comités de Gestion (CG) ; _Comités d Allocation (CA). Il a, en tout état de cause, accès aux PVs de ces comités. Charte de contrôle interne TWENTY FIRST CAPITAL Mai /8

3 1.6. Les autres personnes impliquées ponctuellement dans le dispositif de contrôle interne Fonction permanente de gestion des risques Le Risk Management de la Société est assuré par Monsieur Jean-François Klein (Directeur des Risques), ici le «Risk Manager». Le Risk Manager dispose d une compétence et d une expertise professionnelle et de systèmes et techniques adaptés à la complexité des stratégies mises en place et aux instruments utilisés dans les placements collectifs et les portefeuilles gérés sous mandat. Il est indépendant des unités opérationnelles. La fonction de gestion des risques est encadrée par l instruction AMF n du 1 er février 2012 (telle que modifiée le 21 février 2014) relative à l organisation de l activité de gestion de placements collectifs et du service d investissement de gestion de portefeuille pour le compte de tiers en matière de gestion des risques. La mission première du Risk Manager a trait à l identification des risques de marché et de divergence par rapport aux contraintes financières des véhicules de gestion, qu il s agisse d OPCVM, de FIA ou encore de mandats de gestion. Pour cela, il se doit de proposer une mesure appropriée pour tous les risques mesurables, dont il est le garant de la qualité. Le Risk Manager peut échanger, en tant que de besoin, avec la société GéTéRisk qui peut intervenir dans le cadre d une mission de consulting et d assistance. Dans le cadre du contrôle du suivi des risques opérationnels liés à l activité de la Société et du suivi des risques de marché, le Directeur Général sollicitera le Risk Manager. Formellement, la mission du Risk Manager consiste principalement à : - contrôler la politique d investissement des OPCVM, des FIA et des mandats de gestion, en s assurant de la conformité des instruments financiers utilisés et du respect des limites fixées en termes d exposition, de diversification, etc - veiller au respect rigoureux des ratios réglementaires (ratio de diversification, ratio d engagement, ratio d emprise, etc) ; - contrôler les indicateurs de risque de marché et de contrepartie ; - veiller à l exactitude de l'indicateur synthétique de risque et de rendement (SRRI) de chaque OPCVM géré ; - contrôler la liquidité et vérifier que la liquidité des instruments financiers traités par les OPCVM et FIA est suffisante pour leur permettre de tenir leurs engagements de liquidité vis-à-vis de leurs investisseurs ; - fournir des alertes de crédit et en assurer le suivi ; - réaliser des scénarios de «stress test» afin d évaluer l impact d événements extrêmes (notamment sur la liquidité des portefeuilles) ; Charte de contrôle interne TWENTY FIRST CAPITAL Mai /8

4 - suivre la consommation des budgets de risque alloués lors des Comités d Allocation et surveiller le risque de concentration («Hot Spots») des investissements au sein des portefeuilles ; - participer au calibrage des nouveaux processus de gestion et à la validation des objectifs de rendement/risque avant tout lancement ; - mesurer le risque global des OPCVM et FIA ; - contrôler le processus de valorisation en (i) testant et validant la méthodologie de valorisation (sources de données/prix, modèles et calibrage) au préalable de toute utilisation opérationnelle, en (ii) vérifiant, validant ou contestant les valorisations retenues par l équipe de gestion et en (iii) assurant une revue périodique de la méthodologie de valorisation (sources de données/prix, modèle, calibrage) ; - assurer la fonction d évaluation indépendante pour les FIA. Le Risk Manager définit, suit et valide un certain nombre d indicateurs de suivi des risques. Ces indicateurs sont utilisés selon leur pertinence pour tel ou tel véhicule de gestion. Il établit et met en œuvre une cartographie des risques et un mécanisme de génération d alertes permettant de prévenir et de détecter les dépassements de limites de risques. Il veille à ce qu une réponse rapide soit apportée aux dépassements des limites réalisés ou anticipés. Par ailleurs, il convient de noter que le Risk Manager participe aux Comités de Gestion et aux Comités d Allocation. La présence du Risk Manager à ces deux comités vise à : - prévenir, a priori, toutes expositions à un risque (ou support financier) jugé non conforme aux contraintes des véhicules d investissement concernés ; - lui assurer une information de première main sur les nouvelles orientations de la gestion, lui permettant ainsi une meilleure réactivité dans la mise en place des procédures de contrôle des risques ; - contrôler, a posteriori, la bonne application des décisions de gestion Consultants Le Directeur Général peut être amené à solliciter l avis de consultants reconnus sur la place afin de relire et proposer des axes d amélioration des procédures de contrôle de la Société ou encore de mener des missions de contrôles thématiques ou d assistance sur des sujets spécifiques. En date de rédaction de la présente charte : - le Contrôle Interne recourt, en tant que de besoin, aux services d assistance fournis par la société Procédures et Contrôle Interne (PCI) (assistance sur des points spécifiques) ; - le Risk Manager s appuie, en tant que de besoin, sur la société GéTéRisk pour l accompagner sur des questions spécifiques. Il convient de noter que la Société a eu recours aux services de PricewaterhouseCoopers pour sa mise en conformité avec la Directive AIFM. Charte de contrôle interne TWENTY FIRST CAPITAL Mai /8

5 2. Les différents «métiers» du contrôle interne 2.1. Le contrôle permanent de second niveau Le contrôle permanent de premier niveau est effectué par les services opérationnels. Il est intégré dans les procédures opérationnelles pour permettre aux collaborateurs concernés de faciliter leur contrôle. Les procédures précisent notamment les points de contrôle, la périodicité et la traçabilité des contrôles, les modalités de formalisation et d archivage et le reporting en cas d anomalie détectée. Le contrôle permanent de second niveau apparaît essentiellement comme un contrôle réalisé a posteriori, selon une fréquence adaptée aux risques des différentes activités exercées par la Société. Il porte principalement sur l effectivité et la qualité des contrôles de premier niveau. Ce contrôle est assez fréquemment réalisé sur la base de sondages appropriés. Il peut avoir un caractère exclusif lorsque le contrôle de premier niveau ne peut exister en raison de la prise en compte de risques spécifiques, d une nécessité de confidentialité, Il convient de souligner que certains contrôles permanents de second niveau, de par leur fréquence sont assimilables à des contrôles périodiques Le contrôle périodique Le contrôle périodique est assimilable à la notion «d audit» dont la définition de référence retenue est : «l audit interne est une fonction d évaluation à la disposition d une organisation pour examiner et apprécier le bon fonctionnement, la cohérence et l efficience de son contrôle interne. A cet effet, l auditeur interne examine les différentes activités de l organisation, évalue les risques et le dispositif mis en place pour les maîtriser, s assure de la qualité de la performance dans l accomplissement des responsabilités confiées et fait ses recommandations pour améliorer sa sécurité et accroître son efficacité» (source IFACI sept. 1998). Pour une société de gestion, le contrôle périodique a essentiellement deux objectifs : - s assurer que le contrôle permanent est correctement mis en place, ce qui suppose notamment, pour les contrôle de second niveau mis en œuvre au sein de la Société, de s assurer qu ils sont pertinents, exhaustifs, tracés et pratiqués avec une périodicité raisonnable et adaptée au niveau des risques encourus ; - effectuer des contrôles ciblés sur un process, une activité, un type d opération Le contrôle périodique est formellement divisé en deux parties : - le contrôle périodique «récurrent» : il s agit des contrôles portant notamment sur certaines spécificités liées aux activités de la Société. La fréquence de ces contrôles est prédéfinie et espacée dans le temps (semestriel, annuel selon la nature du contrôle). On se rapproche ici du contrôle permanent de second niveau ; - le contrôle périodique ponctuel : il s agit des contrôles inopinés qui peuvent survenir lors de la mise en place de nouvelles activités, ou à la suite d un incident. Par définition, ces contrôles ne peuvent être programmés. En cas de recours à des délégataires de gestion financière, des contrôles spécifiques sur les activités déléguées sont menés en application de la position - recommandation AMF n Il en va de même en cas de recours à des conseillers en investissements. Charte de contrôle interne TWENTY FIRST CAPITAL Mai /8

6 2.3. La déontologie du personnel La déontologie du personnel repose principalement sur les points suivants : Règlement déontologique : - mise à jour en fonction des évolutions règlementaires et organisationnelles de la Société, - sensibilisation des collaborateurs aux obligations déontologiques. Personnel «concerné» (anciennement appelé «personnel sensible») : - mise à jour de la liste du personnel «concerné» en fonction des entrées et sorties de personnel, - information du personnel «concerné» sur les obligations attachées à cette qualification, - contrôle des cadeaux et avantages reçus par le personnel «concerné», - contrôle des portefeuilles titres du personnel «concerné». Détection et gestion des conflits d intérêts : - mise à jour et contrôle de la politique de détection et de gestion des conflits d intérêts, - proposition de solutions au Directoire en cas de situations susceptibles de générer un conflit d intérêts, - tenue du registre des éventuels conflits d intérêt détectés. Autres points divers : - détermination des fonctions nécessitant des postes téléphoniques enregistrés, - contrôle des cadeaux offerts par la Société à ses principaux clients, prestataires, partenaires, - contrôle des dons à des associations caritatives, associations reconnues d utilité publique, - contrôle des activités de sponsoring, - contrôle de la politique des droits de vote La conformité Il est généralement admis que la fonction conformité ne concerne que les réglementations relatives aux métiers «exercés» en l occurrence pour les sociétés de gestion de portefeuille essentiellement la gestion pour compte de tiers et les autres activités ayant donné lieu à l agrément de l AMF. Une grande partie des contrôles de conformité est effectuée au travers du contrôle permanent de second niveau (contrôle de conformité des process opérationnels via la vérification des contrôles de premier niveau). La réglementation relative à la conformité a introduit également de nouvelles prérogatives : - le Contrôle Interne est impliqué dans le process de création de produit, tant dans la phase amont (décision de lancer ou non un nouveau produit) que dans la phase aval (lancement opérationnel du produit) ; - le Contrôle Interne participe à des missions de conseil (amélioration des processus opérationnels, assistance à la mise ne place de nouvelles procédures opérationnelles, ) ; - le Contrôle Interne veille à la formation des collaborateurs sur la lutte anti-blanchiment, le démarchage financier, la MiFID, la directive AIFM, le Règlement européen EMIR Il convient de noter que le Directeur Général de la Société est membre de la Commission Juridique de l Association Française de la Gestion Financière (AFG). La réglementation prévoit par ailleurs un dispositif de remontée à la Conformité de tout dysfonctionnement relevé par tout collaborateur. Le Directeur Général (RCCI dirigeant) recense ces remontées au sein d un dossier dont il a l accès partagé avec le Président de la Société. Outre un Charte de contrôle interne TWENTY FIRST CAPITAL Mai /8

7 classement par thématique (conflits d intérêts, contrôle interne, déontologie, réclamations clients ), cette base permet également de suivre les éventuelles actions correctrices entreprises. Enfin, le Contrôle Interne conseille et assiste l ensemble des personnes concernées afin que ces dernières se conforment à leurs obligations professionnelles, aux dispositions réglementaires, aux usages et aux règles internes La lutte contre le blanchiment Le Directeur Général a été nommé correspondant TRACFIN de la Société. Le dispositif de la Société en matière de lutte contre le blanchiment repose sur les points suivants : - mise à jour de la cartographie des risques de blanchiment pour l ensemble des activités ; - intégration de la vigilance «LAB» et des contrôles afférents dans les procédures internes ; - organisation de séances de formation pour sensibiliser le personnel Abus de marché Ce sujet est traité de façon similaire à la lutte contre le blanchiment : - sensibilisation des salariés concernés via la mise à disposition d informations ; - mise en place de procédures de vigilance et de déclaration à l AMF en cas d incident, - mise en place de contrôles pour détecter les éventuelles opérations à risque Traitement des réclamations clients La Société a établi et met en œuvre une procédure efficace et transparente de traitement des réclamations adressées par ses clients, existants ou potentiels, et enregistre chaque réclamation et les mesures prises en vue du traitement de chaque réclamation. Cette procédure est conforme à l instruction AMF n du 13 juillet 2012 (telle que modifiée). Elle a pour objet de permettre un traitement égal et harmonisé des réclamations. Toutes les réclamations reçues par la Société seront centralisées auprès du Contrôle Interne, qui se rapprochera alors de toute expertise nécessaire pour le meilleur traitement des réclamations Relations avec l AMF Le Contrôle Interne a la charge d établir les rapports de contrôle à destination de l AMF. Il est en relation avec l AMF dans le cadre du processus de création et de suivi des produits ainsi que dans le cadre plus général des échanges avec l AMF sur la vie de la Société. *** Charte de contrôle interne TWENTY FIRST CAPITAL Mai /8

8 ANNEXE Plan de contrôles [Document réservé] Charte de contrôle interne TWENTY FIRST CAPITAL Mai /8

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