APPELS D OFFRE: COMMENT BIEN DÉFINIR VOS BESOINS EN AMONT

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1 APPELS D OFFRE: COMMENT BIEN DÉFINIR VOS BESOINS EN AMONT POUR NE PAS LE REGRETTER ENSUITE? POUR UNE MISE EN PLACE SEREINE MICHAEL MONCHALIN INGÉNIEUR COMMERCIAL EUDONET JENNIFER STEPHENSON RESPONSABLE DE LA COMMUNICATION TOULOUSE SCHOOL OF ECONOMICS

2 QUI SOMMES- NOUS?

3 800 RÉFÉRENCES CLIENTS 15 ANS D EXPÉRIENCES + 9 M DE CHIFFRE D AFFAIRES EFFECTIFS 110 PERSONNES IMPLANTATIONS FRANCE ( COURBEVOIE, LYON, NANTES) CANADA (MONTRÉAL) LE PRESTATAIRE 3

4 TSE : AU CŒUR DES SCIENCES ÉCONOMIQUES UN CENTRE DE RECHERCHE ET D ENSEIGNEMENT EN ÉCONOMIE, RÉGULIÈREMENT CLASSÉ PARMI LES MEILLEURS MONDIAUX. ADOSSÉ À L UNIVERSITÉ TOULOUSE 1 CAPITOLE, SOUTENUE PAR LE CNRS, L INRA, L EHESS ET DES ENTREPRISES PARTENAIRES. 150 ENSEIGNANTS-CHERCHEURS, 100 DOCTORANTS 2400 ÉTUDIANTS + DE 2000 DIPLÔMÉS, DONT 50% À L ÉTRANGER 90 NATIONALITÉS 4 PRIX NOBEL AU CONSEIL SCIENTIFIQUE, DONT LE PRÉSIDENT JEAN TIROLE 25 ANS DE LIEN ENTRE LA RECHERCHE ET L INDUSTRIE LE CLIENT 4

5 NOTRE EXPÉRIENCE COMMUNE UN PEU PLUS D UN AN DE PROJET COLLABORATIF AUTOUR D UN APPEL D OFFRES «CRM» : BASE DE DONNÉES POUR GÉRER LES RELATIONS AVEC LES CLIENTS

6 QU EST-CE - QU UN CRM?

7 UN CRM EST PLUS QU UN OUTIL. C EST UNE DÉMARCHE COLLABORATIVE QUI VISE A RENDRE LISIBLE LA RELATION AVEC LES CONTACTS. LA PLUPART DU TEMPS, ELLE S ACCOMPAGNE DE L UTILISATION D UNE BASE DE DONNÉES SPÉCIALISÉE. QU EST-CE QU UN «CRM»?

8 Mettre en place une SOLUTION COLLABORATIVE intégrant les fonctionnalités qui répondent à vos besoins À VOTRE IMAGE CENTRALISER LES CONTACTS PILOTER VOS ACTIONS DE COMMUNICATION / EVÈNEMENTS GÉRER LES OPPORTUNITÉS INTERAGIR ET ANALYSER CENTRALISATION DES PARTENAIRES ENTREPRISES, CANDIDATS, DONATEURS, ANCIENS SUIVI DES PARCOURS PROFESSIONNELS ET ÉTUDIANTS SEGMENTATION DES CONTACTS et essentiel pour le fundraising! MISE EN PLACE DE CAMPAGNES DE DIFFUSION CIBLÉES PILOTAGE DE VOS EVÈNEMENTS, ENQUÊTES MESURE DES RETOMBÉES ET STATISTIQUES EDITIONS DE DOCUMENTS, INGS MISE EN ŒUVRE D ESPACES WEB DÉDIÉS (ETUDIANTS, PARTENAIRES, CANDIDATS, ) COLLECTE DE LA TAXE D APPRENTISSAGE ET DE DONS GESTION DES STAGES (OFFRES ET CANDIDATURES) PROMOTION DU CATALOGUE DE FORMATIONS (FORMATION CONTINUE, FORMATION INITIALE, APPRENTISSAGE) GESTION DES PARTENARIATS SUIVI DES RELATIONS INTERNATIONALES QU EST-CE QU UN «CRM»?

9 UN APPEL D OFFRE, C EST

10 RAPPEL UN APPEL D'OFFRES (AO) : C EST L EXPRESSION D'UN BESOIN FORMALISÉ PAR UN MAÎTRE D OUVRAGE. LA RÉPONSE : C EST LA PROPOSITION DU SAVOIR-FAIRE DU/DES PRESTATAIRE(S). LE MAÎTRE D OUVRAGE, DOIT RÉALISER UNE ANALYSE AFIN DE DÉFINIR SES BESOINS, D IDENTIFIER SES CONTRAINTES TECHNIQUES, INFORMATIQUES OU HUMAINES, ET DE VÉRIFIER L ADÉQUATION DE CES BESOINS AVEC LES MOYENS FINANCIERS ET HUMAINS DONT IL DISPOSE. UN APPEL D OFFRE, C EST

11 UN CONSTAT LA RÉALITÉ EST PARFOIS ÉLOIGNÉE DE CETTE SITUATION IDÉALE ET LES 2 PROTAGONISTES RENCONTRENT DES DIFFICULTÉS À CE STADE. PLUSIEURS OBSTACLES: BESOINS FLOUS, MAL EXPRIMÉS OU MAL FORMALISÉS EVOLUTION DES BESOINS AU COURS DU PROJET DIFFICULTÉS INTERNES (D ORDRE POLITIQUE, FREINS, ) DIFFICULTÉS D ORGANISATION (RESSOURCES, ) CONTRAINTES ADMINISTRATIVES (DÉLAIS, PROCÉDURES, ) UN APPEL D OFFRE, C EST

12 Comment réussir son AO «CRM» LES PHASES PRÉPARATOIRES LES CLÉS DE LA RÉUSSITE ET APRÈS

13 LES PHASES PRÉPARATOIRES : AVANT-PROJET

14 Le client doit bien définir ses besoins ne pas se reposer sur le prestataire! LA DEMANDE DES UTILISATEURS NE PAS OUBLIER D IMPLIQUER LE SERVICE DES MARCHÉS LES PHASES PRÉPARATOIRES LA FAISABILITÉ DU PROJET LE PÉRIMÈTRE INITIALE DU PROJET ET SES ÉVOLUTIONS FUTURES NE PAS OUBLIER D IMPLIQUER LE SERVICE INFORMATIQUE LES PHASES PRÉPARATOIRES : AVANT-PROJET

15 un chef de projet interne «fort» est clé! VALIDER LA DEMANDE DES UTILISATEURS PAR RAPPORT AUX OBJECTIFS GÉNÉRAUX DE L'ORGANISATION. DÉFINIR LE PÉRIMÈTRE DU PROJET DÉFINIR LES PORTEURS INTERNES (SPONSORS) DU PROJET ÊTRE ÉVENTUELLEMENT ACCOMPAGNÉ PAR UN CONSULTANT EXTÉRIEUR ANALYSER LA FAISABILITÉ DU PROJET (FONCTIONNEL ET TECHNIQUE) RENCONTRER LES SPÉCIALISTES DU MARCHÉ (À PLUSIEURS REPRISES) FORMALISER UNE ÉTUDE AMONT ANALYSER L EXISTANT (DONNÉES, SOLUTIONS MÉTIER, SYSTÈME D INFORMATION) savoir arbitrer, tout n est pas mieux! VALIDER LE PÉRIMÈTRE INITIALE DU PROJET ET SES ÉVOLUTIONS FUTURES PRODUIRE UNE EXPRESSION DES BESOINS ANALYSER LES RÉPONSES DES PRESTATAIRES RETENIR LA SOLUTION RÉPONDANT LE PLUS AUX ENJEUX

16 Quels BÉNÉFICES attendent les utilisateurs lors de la mise en place de cette base de données? LE PARTAGE LA SIMPLICITÉ LA MOBILITÉ L AUTOMATISATION LES PHASES PRÉPARATOIRES : AVANT-PROJET

17 ORGANISMES LOGICIEL DE SCOLARITÉ EVÈNEMENTS COMMUNICATION CONTACTS LOGICIEL DE COMPTABILITÉ LOGICIEL DE STAGE PÉTITIONS / ENQUÊTES OPPORTUNITÉS LOGICIEL DE FORMATION FORMATION CONTINUE BASE DE DONNÉES CRM PARRAINAGES BÉNÉVOLAT DONS EN LIGNE INTRANET EXTRANET STAGES / EMPLOIS SUIVI DU PARCOURS COLLECTE TA / DONS Identifier vos ressources et leur provenance LES PHASES PRÉPARATOIRES : AVANT-PROJET tout le monde a des contacts!

18 PRODUIRE UNE EXPRESSION DES BESOINS (MAIS PAS SEULEMENT) LES PHASES PRÉPARATOIRES : AVANT-PROJET

19 demandezmoi un exemple! Exemple de cahier des charges LES PHASES PRÉPARATOIRES : AVANT-PROJET 19

20 notre cas : le public vs. privé RÉDACTION DU DCE UN RÈGLEMENT DE CONSULTATION (RC) UN CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIÈRES (CCAP) UN CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES (CCTP) UN ACTE D ENGAGEMENT (AE) UN BORDEREAU DES PRIX (BP) Facultatif UN CCP (FUSION DU CCTP ET CCAP) UN CADRE DE RÉPONSE TECHNIQUE ET FONCTIONNELLE (CRTF) UN DÉTAIL QUANTITATIF ESTIMATIF (DQE) ET / OU UNE SIMULATION DE PRIX IL EXISTE PLUSIEURS TYPES DE PROCÉDURES: LES MARCHÉS À PROCÉDURE ADAPTÉE (MAPA) LES APPELS D'OFFRES OUVERTS LES APPELS D'OFFRES RESTREINTS LES DIALOGUES COMPÉTITIFS RAPPROCHEZ-VOUS DE VOS SERVICES ADMINISTRATIFS POUR VOUS FAIRE CONSEILLER. Le Dossier de Consultation des Entreprises DCE LES PHASES PRÉPARATOIRES : AVANT-PROJET 20

21 ANALYSER LES RÉPONSES DES PRESTATAIRES (MAIS PAS SEULEMENT) LES PHASES PRÉPARATOIRES : AVANT-PROJET

22 LES CLÉS DE LA RÉUSSITE DE VOTRE APPEL D OFFRE

23 1 AVOIR UNE VISION DES ENJEUX DU PROJET ET AU DELÀ 2 CHOISIR LES PILOTES DE VOTRE PROJET PRODUIRE UNE EXPRESSION DE VOS BESOINS A VOTRE IMAGE MOBILISER LES ÉQUIPES / RESSOURCES avant, pendant, après! 3 COMMUNIQUER AUPRÈS DES FUTURS UTILISATEURS SUR : LES ENJEUX ET OBJECTIFS DU PROJET LES DIFFÉRENTES ÉTAPES DU PROJET (ÉTATS D AVANCEMENT) 4 MAÎTRISER LE PLANNING DU PROJET DÉGAGER DES RESSOURCES ET RESPECTER LES JALONS QUE VOUS VOUS ÊTES FIXÉS Les 4 points clés de votre projet LES CLÉS DE LA RÉUSSITE

24 ET APRÈS

25 CHOIX DE LA SOLUTION TEST PAR UN ÉCHANTILLON D UTILISATEUR BILAN DU PROJET 1 À 2 MOIS APRÈS AUDIT INTERNE EN VUE DE L OPTIMISATION DE LA SOLUTION ANALYSE DE LA SITUATION ACTUELLE DANS VOTRE ORGANISATION REFORMULATION DES BESOINS DE L ORGANISATION INFORMATION DE L AVANCEMENT DU PROJET À LA STRUCTURE MISE EN PLACE EN PRODUCTION FORMATION DE PERFECTIONNEME NT DÉFINITION DES OBJECTIFS DU PROJET PAR LES RESPONSABLES RÉCEPTION DES PROPOSITIONS (DEVIS / APPELS D OFFRES) FINALISATION DU PROJET PAR LE PRESTATAIRE MISE EN PLACE DE LA SOLUTION CRM DANS UN ENVIRONNEMENT DE TEST OPTIMISATION CONTINUE DE LA SOLUTION. ETUDE DES BESOINS AUPRÈS DES OPÉRATIONNELS ANALYSE DES LOGICIELS DISPONIBLES DU MARCHÉ Après l appel d offre LES PHASES DU PROJET PRÉSENTATION DU PROJET AUX EMPLOYÉS DE L ENTREPRISE FORMATION DES UTILISATEURS toujours remotiver les troupes!

26 MERCI POUR VOTRE ÉCOUTE ET VOTRE PARTICIPATION JENNIFER STEPHENSON MICHAEL MONCHALIN +33(0) (0)

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