Pour une gestion active du patrimoine

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1 Pour une gestion active du patrimoine Présentation CETE du

2 sommaire 1. Introduction 2. La gestion active du patrimoine : qu est-ce que c est? 3. Une nouvelle organisation 4. Le Plan Stratégique Immobilier 2

3 INTRODUCTION 3

4 Esquisse d une Introduction La problématique Pourquoi avoir entamé cette démarche, il y a plus de 5 ans à la ville de Montpellier? Une Démarche organisationnelle Absence d une culture d entretien Organisation éclatée et chaotique Absence de vision globale sur le patrimoine Patrimoine vieillissant Une recherche de solution face aux enjeux liés à l évolution de la réglementation Dans le contexte Montpelliérain Population en forte croissance Mobilisation financière très importante pour l investissement Constitution de réserves foncières importantes, et accroissement du patrimoine non stratégique 4

5 QU EST-CE QUE LA GAP? 5

6 Une définition Pour une Gestion Active du Patrimoine Qu est-ce que la gestion active du patrimoine - Un mode de gestion qui s est construit petit à petit. - C est une approche globale, par l économique, qui considère l immobilier sous l angle de la qualité du service public rendu. Elle vise à fournir des ressources immobilières à l action publique. Elle doit être dynamique, posséder des capacités d anticipation. Elle se traduit par : Une recherche constante de valorisation des immobilisations de la Ville Une recherche d une meilleure efficacité budgétaire La recherche d une adéquation entre un stock disponible et un service offert de qualité Une programmation du renouvellement du stock dans des conditions optimales. 6

7 Qu est-ce que la gestion active du patrimoine La GAP se construit autour de 3 piliers : Un patrimoine considéré comme un support de services publics de qualité Une gestion de la propriété unique et centralisée, Une stratégie immobilière, Elle se gère donc à partir d une approche à trois niveaux : La gestion de la stratégie, La gestion de la propriété, La gestion de l occupation. Elle nécessite une organisation de gestion claire avec la séparation des fonctions propriétaire/gestionnaire/occupant A partir d une description spécifique, le référentiel. 7

8 Le cycle de vie du patrimoine FACILITY Exploitation. Maintenance. Qualité des services rendus.. Grosses réparations Stratégie Pour une Gestion Active du Patrimoine Qu est-ce que la gestion active du patrimoine Démolition. occupation. Vente Propriété. Achat ASSET. Construction. Gestion technique de la propriété. Baux et loyers. Gestion de l occupation PROPERTY 8

9 La Gestion de l actif Pour une Gestion Active du Patrimoine Qu est-ce que la gestion active du patrimoine C est la gestion stratégique - Analyse financière globale - Recherche du rendement économique - Propositions d achats, de cessions - Propositions de constructions, démolitions 9

10 La Gestion de la Propriété Pour une Gestion Active du Patrimoine Qu est-ce que la gestion active du patrimoine Gestion des baux et des contrats Gestion technique du propriétaire pour la garantie de la valeur du bien La conformité réglementaire (accessibilité, thermique,.. ) La gestion de la connaissance du patrimoine 10

11 La Gestion de l Occupation Pour une Gestion Active du Patrimoine Qu est-ce que la gestion active du patrimoine - La recherche des conditions d occupation au meilleur coût, - L entretien, la maintenance quotidienne et l exploitation, - La qualité du service public rendu, 11

12 L organisation de l activité Pour une Gestion Active du Patrimoine Qu est-ce que la gestion active du patrimoine L activité s organise à partir de ces 3 niveaux de gestion piloter la fonction immobilière Gestion de l'actif Gestion de la Propriété Gestion de l'occupation Exploitation DEFINIR LA VENDRE MAINTENIR LA ASSURER LE CONDUIRE LES STRATEGIE CONNAISSANCE RESPECT DES INSTALLATIONS ACQUERIR OBLIGATIONS TECHNIQUES GERER LES MOYENS PILOTER LES REGLEMENTAIRES DE L' DECIDER DES GROSSES OPERATIONS DE ORGANISATION OPERATIONS SUR LE GROSSE REALISER LA PETITE PATRIMOINE MAINTENANCE MAINTENANCE SUIVRE LES ET DE INDICATEURS MONTER DES RENOVATION GERER L' OPERATIONS OCCUPATION GERER CONDUIRE LES ADMINISTRATIVEMENT ASSURER LES SERVICES OPERATIONS ASSOCIES 12

13 les objectifs généraux La feuille de route donnée à la DAI : Pour une Gestion Active du Patrimoine Qu est-ce que la gestion active du patrimoine Optimiser l ensembles des processus de gestion : occupation, construction, opérations neuves;.. Offrir un meilleur service public par le patrimoine Tendre vers une performance économique de la gestion du patrimoine, Comme toute organisation à caractère économique, la gestion de patrimoine doit concevoir son action en termes de performance : rapport coût/service, efficience des investissements,.. Faire de la gestion immobilière un levier au service des objectifs généraux de la ville. 13

14 La fonction immobilière se pilote Pour une Gestion Active du Patrimoine Qu est-ce que la gestion active du patrimoine Il a fallu, pour mettre en place les conditions d une gestion active du patrimoine, restructurer la fonction immobilière de la ville et définir un mode de pilotage. Cela nécessite de : Mettre en place une organisation adéquate Mettre en place un système d information Mettre en place les moyens de pilotage Mettre en place une stratégie Immobilière 14

15 En résumé, La GAP : Pour une Gestion Active du Patrimoine Qu est-ce que la gestion active du patrimoine Nouvelle approche de gestion du patrimoine par l économique, et non uniquement le technique; La séparation gestion de la propriété et gestion de l occupation Délégation de la gestion de la propriété à la DAI La création d une mission d asset manager et de property manager Un outil commun de gestion du patrimoine (Astech). De nouvelles procédures 15

16 UNE NOUVELLE ORGANISATION 16

17 Une nouvelle Organisation L organisation d origine (théorique) DG Services techniques DGA DGA DGST Maisons Pour Tous Culture Petite enfance Sports Réussite éducative Patrimoine et architecture Service <technique Service Technique Service technique Service technique Service technique Services à la population 17

18 Une nouvelle Organisation La mise en place de l outil de gestion La mise en place d un outil de gestion est indispensable : le logiciel de gestion du patrimoine Il doit être compatible avec la structure du référenciel décidé Travail itératif La problématique de la reprise des données Sa mise en place n est pas sans conséquence sur l organisation, et tous les services de la collectivité doivent y être impliqués. 18

19 Une nouvelle Organisation La création du référenciel Le référenciel est la base de données des biens décrits selon le même principe, quelque soit ce bien : Selon un mode de description du bâti unique et partagé par tous, C est la description de tous les biens composant le patrimoine (exhaustivité) C est la nécessité de connaître et de décrire complètement son patrimoine (complétude) 19

20 Une nouvelle Organisation La description des biens : Et, bien entendu, une analyse de l état. 20

21 Une nouvelle Organisation Le logiciel de gestion du patrimoine A la suite de la démarche présentée cidessus, la ville a acquis en 2007, le logiciel de gestion de patrimoine AsTech de SBCG.

22 Esquisse d une Une nouvelle Organisation Page de saisie de données 22

23 Une nouvelle Organisation L organisation cible La DAI : La DAI devient la direction unique gestionnaire de l actif et de la propriété. Ses missions : La valorisation de l actif et définition de la stratégie ; la gestion technique de la propriété; L assistance à la MOA et la conduite d opérations; Les missions d expertise transversales; les Directions occupantes : La maîtrise d ouvrage pour la réalisation d équipements supports de leurs activités L entretien, maintenance et l exploitation des biens occupés. En fonction de leur rôle vis-à-vis de la gestion du patrimoine, les directions ont des missions spécifiques : 23

24 Le rôle des différents Acteurs DAI DUOP Pour une Gestion Active du Patrimoine Une nouvelle Organisation Directions occupantes DEMT, DSI piloter la fonction immobilière Gestion de l'actif Gestion de la Propriété Gestion de l'occupation Exploitation DEFINIR LA VENDRE MAINTENIR LA ASSURER LE CONDUIRE LES STRATEGIE CONNAISSANCE RESPECT DES INSTALLATIONS ACQUERIR OBLIGATIONS TECHNIQUES GERER LES MOYENS PILOTER LES REGLEMENTAIRES DE L' DECIDER DES GROSSES OPERATIONS DE ORGANISATION OPERATIONS SUR LE GROSSE REALISER LA PETITE PATRIMOINE MAINTENANCE MAINTENANCE SUIVRE LES ET DE INDICATEURS MONTER DES RENOVATION GERER L' OPERATIONS OCCUPATION GERER CONDUIRE LES ADMINISTRATIVEMENT ASSURER LES SERVICES OPERATIONS ASSOCIES 24

25 Esquisse d une Une nouvelle Organisation La mission de chacun par type d intervention Occupant DAI Maintenance niv1 Réalise avec sa régie Pas d intervention Maintenance niv 2 Maintenance niv 3 Maintenance niv 4 et petits travaux Maintenance niv 5 Gestion Réglementaire Gros Travaux de Rénovations Gestion de l usage Opérations neuves - Intervient avec sa régie ou en entreprise - gère l intervention via AsTech - Intervient - gère l intervention via AsTech -L occupant fait la demande d intervention à C&M - obtient le budget - C&M réalise les travaux de maintenance - C&M gère l intervention via Astech - Occupants demandent l inscription au budget - donnent un avis sur la proposition d intervention de la DAI (avec C&M éventuellement) -Participent à l élaboration du planning - Occupant accompagne les contrôleurs - C&M réalise les petits travaux de levée de réserves - C&M gère l intervention via Astech - Occupantfait la demandepour inscription budgétaire, - L occupant peut mandater C&M pour cette mission - Occupant valide le timing - Occupant informe des modifications intervenues selon tableau d analyse -C&M peut assister le MOA dans la définition de son besoin, et représenter le MOA dans ses missions Pas d intervention Pas d intervention - Peut s autosaisir pour des travaux de sécurité, ou liés à la gestion de la propriété, - réalise les travaux en coordination avec C&M - Gère l intervention via Astech -Décide des interventions en fonction de son plan de travaux - finance l intervention - gère l intervention via AsTech - Peut confier la réalisation des travaux à C&M - planifie les interventions, - réalise les travaux de levées de réserves sur ses budgets lorsqu ils sont importants, -gère l intervention via AsTech -Décide de la réalisation en fonction du plan de travaux - finance les travaux -gère l intervention via AsTech -Elabore les tableaux d analyse - Elabore les reporting - met à jour Astech - Reçoit mandat de l occupant et conduit l opération 25

26 Une nouvelle Organisation La répartition des missions selon le type le patrimoine géré ASSET PROPERTY FACILITY EXPLOITATION Pat scolaire, petite enfance Maison Pour Tous Autres patrimoines stratégiques Patrimoine non stratégique DAI DAI DTMAS DEMT/DSI DAI DAT DAT DEMT/DSI DAI DAI DAI DEMT/DSI DAI PRESTATAIRE PRESTATAIRE PRESTATAIRE 26

27 Une nouvelle Organisation La nécessité d une gouvernance Les décisions concernant la gestion de la propriété sont prises en : Sont concernés : GROUPE DE TRAVAIL GAP La valorisation du patrimoine La mise en conformité réglementaire (Access.) La politique de développement durable Les plans pluriannuels de travaux (avancement, choix des patrimoines, etc...) Le suivi du Plan Stratégique Immobilier Y participent : - L élu délégué à la Gestion Active du Patrimoine et à l Economie des ressources; - Le DGD - Le DGA Equipements et Services - Les Directeurs concernés 27

28 Une mise en place sur plusieurs années Pour une Gestion Active du Patrimoine Une nouvelle Organisation CHOIX DU LOGICIEL MISE AU POINT DU REFERENTIEL DEVELOPPEMENT DU LOGICIEL REPRISE DES DONNEES - INTEGRATION DES AUTRES DIRECTIONS MODIFICATION DES ORGANIGRAMMES PREMIER GROUPE DE TRAVAIL GAP REALISATION DU PLAN STRATEGIQUE IMMOBILIER CONSULTATION POUR UN AMO PSI INTEGRATION DANS LES BUDGETS DU PSI 28

29 LE PLAN STRATEGIQUE IMMOBILIER 29

30 Construire le Plan Stratégique Immobilier Pour une Gestion Active du Patrimoine Le Plan Stratégique Immobilier Volonté politique - optimiser les dépenses sur le patrimoine - Disposer d une marge de manœuvre sur le patrimoine -S engager dans une démarche environnementale volontariste Réalité --> Etat du patrimoine bâti Echéance 2014 Evolution réglementaire Analyse financière de la fonction immobilière Elaboration d une stratégie patrimoniale (grands principes) Possibilités Financières Echéance 2020 Plan Stratégique Immobilier (opérationnel) 30

31 Le Plan Stratégique Immobilier Le Cahier des Charges de l AMO Analyser le patrimoine immobilier sous son aspect financier Définir la valeur du patrimoine bâti (valeur locative et valeur vénale) Estimer le coût de la fonction immobilière en remontant si possible sur plusieurs années, sur l ensemble de ses coûts y compris les gros travaux, en y incluant les coûts cachés (frais généraux) ; Croisement des données financières avec les données techniques existantes (diag accessibilité, qualité thermique, état général, ) Bilan, structure financière de la dépense et évolution, et adéquation aux politiques publiques ; Définir une stratégie immobilière Analyser le patrimoine au regard de ratios communément acceptés Assister à la définition d objectifs chiffrés Proposer des scénarios à partir de plusieurs simulations intégrant l efficacité énergétique et l accessibilité Proposer la stratégie Le Plan Stratégique Immobilier Aide à la mise en place d outils financier (portage, modes de gestion, partenariats, ) Etablir un schéma directeur du redéploiement du portefeuille immobilier, avec un plan d action et les impacts budgétaires prévisibles, et avec les objectifs en termes de maîtrise des investissements, et les pistes d économies; Impôts et taxes Analyser la structure des impôts et taxes versées chaque années et faire des propositions d économies. 31

32 Pour une Gestion Active du Patrimoine Mise en location de biens : La mise en application de la notion de temps de retour sur investissement Ventes de biens liées au déménagement de la mairie Opération Boussinesq Modification de la carte scolaire et abandon d une école liée à la problématique de l accessibilité handicapés Vente du domaine de la Pompignane Vente des locaux du MHFC Opération maison des séniors Opération Le Capoulié Opération GS Malraux Le Plan Stratégique Immobilier Quelques exemples d opérations menées dans le cadre de la gap : Opérations ayant dégagé environ 10 M de financement liès à la vente, et rapportant 700 K de loyers annuels. 32

33 Je vous remercie de votre attention 33