Site de repli et mitigation des risques opérationnels lors d'un déménagement

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1 Site de repli et mitigation des risques opérationnels lors d'un déménagement Anne Claire PAULET Responsable Risques Opérationnels GASELYS

2 AGENDA PRÉSENTATION GASELYS LES RISQUES OPÉRATIONNELS CONTINUITÉ D ACTIVITÉ SITE DE REPLI UTILISATEUR GASELYS RISQUES LIÉS AU DÉMÉNAGEMENT ASSURANCES ET MITIGATION DES RISQUES CONCLUSIONS

3 PRÉSENTATION GASELYS Gaselys est une filiale à 100% de GDF Suez depuis le 1 er octobre Elle développe ses activités de trading, de gestion des risques et d'optimisation d'actifs en s'appuyant sur une expérience reconnue dans la finance et l'énergie. Ces activités s articulent autour de 3 axes - Trading Gaz et électricité en Europe (marchés physiques et dérivés) Pétrole et produits pétroliers, charbon et quotas de CO2 (produits financiers uniquement) Market making et trading pour compte propre - Activité commerciale / Risk Management Offre sur mesure de gestion de risque de prix (multi-énergie) En accompagnement des offres de GDF SUEZ Pour le compte de clients directs - Arbitrage / Optimisation d actifs Actifs physiques (stockages de gaz, centrales électriques, capacités de transport ) Actifs contractuels (contrats d achat et de vente d énergie)

4 LES RISQUES OPÉRATIONNELS (1/2) Introduction Quelques faits importants : - A la fin des années 80, pour éviter les crises systémiques, et pour assurer la solvabilité des banques, les régulateurs ont imposé aux banques des limites de risques en fonction de leur fonds propres. -La multiplication des scandales financiers ont poussé les organismes de tutelles à renforcer leurs dispositifs de contrôle et de surveillance. Régulation et obligations - La prise en compte du risque opérationnel dans le calcul des ratios de solvabilité (Mac Donough) a été imposé (réglementation BALE II). L exigence en fonds propres (calculé en méthode standard ou interne) s applique donc aux risques de marchés, aux risques de crédit et aux risques opérationnels. Le pilier 2 de cette réglementation a renforcé la surveillance prudentielle et le contrôle interne. - Le Règlement n du 21 février 1997 relatif au contrôle interne des établissements de crédit et des entreprises d investissement applicable depuis le 1 er octobre 1997 définit entre autre le cadre du système de contrôle des opérations et des procédures internes, l organisation comptable et du traitement de l information, les systèmes de mesure des risques et des résultats les systèmes de surveillance et de maîtrise des risques

5 LES RISQUES OPÉRATIONNELS (2/2) Conséquences C est dans ce dernier cadre que les entreprises assujetties doivent se doter de moyens adaptés à la maîtrise des risques opérationnels, y compris juridiques. Elles doivent aussi mettre en place une gouvernance et des méthodologies en matières de gestion des risques adaptées à la société. Définition Le règlement CRBF stipule que le risque opérationnel est le risque résultant d une inadaptation ou d une défaillance imputable à des procédures, personnels et systèmes internes ou à des événements extérieurs y compris d événements de faible probabilité d occurrence mais à fort risque de perte. Le risque opérationnel inclut les risques de fraude interne et externe tels que définis à l annexe IV de l arrêté du 20 février 2007 Organisation Responsable de la mise en place et du respect de la politique en matière de Risques Opérationnels Responsable de la surveillance, de la mesure et du reporting de ces risques, Responsable de la bonne adéquation entre les pratiques Gaselys en termes de suivi et de couverture du risque et les obligations réglementaires liées au statut de l'entreprise. En charge de la continuité d activité chez Gaselys. Fonction indépendante de l audit.

6 CONTINUITÉ D ACTIVITÉ (1/2) Plan de Continuité d Activité (PCA) chez Gaselys: - Définition Ensemble de mesures visant à assurer, selon divers scénarios de crises, y compris face à des chocs extrêmes, le maintien, le cas échéant de façon temporaire selon un mode dégradé, des prestations de services ou d autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes de l entreprise puis la reprise planifiée des activités. - Objectifs Anticiper au mieux la survenance d incidents rares entrainant une perte élevée et ce dans le but d en réduire l impact. Analyser et réduire les impacts potentiels d une interruption d activité ( financiers, organisationnels, humains et réputationnels). - Obligations «les entreprises assujetties déterminent le niveau de sécurité informatique jugé souhaitable par rapport aux exigences de leurs métiers. Elles veillent au niveau de sécurité retenu et à ce que leurs systèmes d information soient adaptés» Article 14 «Les entreprises assujetties doivent : a) disposer de Plan de Continuité d Activité ; b) s assurer que leur organisation et la disponibilité de leurs ressources humaines, immobilières, techniques et financières font l objet d une appréciation régulière au regard des risques liés à la continuité de l activité ; c) s assurer de la cohérence et de l efficacité des plans de continuité de l activité dans le cadre d un plan global qui intègre les objectifs définis par l organe exécutif et, le cas échéant, par l organe délibérant». Art 14-1

7 CONTINUITÉ D ACTIVITÉ (2/2)

8 SITE DE REPLI UTILISATEUR GASELYS (1/2) Historique FIN ER SEMESTRE 2006 SEPTEMBRE 2006 JUIN 2007 DEPUIS 2008 Identification des scénarios et dimensionnement Rédaction du cahier des charges et Soumission de l appel d offre Choix des prestataires Premier test utilisateurs complet du site de repli 2 tests Utilisateurs par an Fonctionnement Au regard de la réglementation IBM est considéré par Gaselys comme un prestataire de services externalisés. Les activités externalisées sont définies comme étant «les activités pour lesquelles l entreprise assujettie confie à un tiers, de manière durable et à titre habituel, la réalisation de prestations de services ou d autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes par sous-traitance» Maintenance en conditions opérationnelles et Gestion des évolutions Les besoins business et la gestion des évolutions sont prises en charge par le département Risques Opérationnels qui est identifié comme le point de contact principal des différents métiers. La coordination entre ces besoins et les équipes IT est assurée par le coordinateur IT qui est chargé du maintien en conditions opérationnelles des postes sur site de repli. Il gère les procédures IT, les plans d actions IT et les changements relatifs au site.

9 SITE DE REPLI UTILISATEUR GASELYS (2/2) Scénarii Les scénarii de pertes de moyen d exploitation sont «assurés» par l utilisation du site de repli qui a déjà été activé par le passé en situation réelle de sinistre. Site principal : Salle des marchés avec : * Architecture SI dédiée : réseau autonome et informatique hébergée hors du site principal. * Architecture téléphonique spécifique et dédiée : Platines Etrali avec obligation d enregistrement des conversations. Site secondaire de secours IBM Salle dédiée * activités essentielles secourues * téléphonie ETRALI Salle Mutualisée * permet de faire face à une montée en charge en cas d immobilisation longue et d inclure toutes les fonctions supports de la salle des marchés.

10 RISQUES LIÉS AU DÉMÉNAGEMENT (1/2) Des scénarii spécifiques existent chez Gaselys. Le déménagement réalisé en Février 2010 entre le site de la Porte de Saint Ouen et celui de La Défense (Tour T1) a fait l objet d une étude spécifique et d une gestion de type projet. Description du Scénario. Le scénario est de type pertes de moyens d Exploitation. Il prévoit une impossibilité constatée au cours du déménagement ou post déménagement pour Gaselys de mener à bien ses activités, due notamment à des problèmes liés au bâtiment, au réseau informatique, au matériel transporté ou à la téléphonie. L objectif était donc de faire en sorte qu en cas de problème majeur, Gaselys puisse assurer la continuité de ses activités à partir de son site de repli. Survenance Le survenance était avérée le vendredi après midi (début du déménagement) puisque les équipes ont du faire place aux déménageurs dans leurs locaux et que dans ce cadre l activité devait se dérouler à partir du site de repli; Elle était possible après transports du matériel et installation sur site les samedi et dimanche. Elle restait possible le lundi et les jours suivants (réseaux, téléphone, évacuation bâtiment.) ainsi que lors de la monté en charge sur la tour. Gravité L impossibilité pour Gaselys de ne pas pouvoir travailler pendant une durée significative fait porter un risque financier important notamment vis-à-vis de l activité clientèle, de la volatilité des marchés et de l activité physique (Gas&Power).

11 RISQUES LIÉS AU DÉMÉNAGEMENT (2/2) Contraintes supplémentaires : Premiers arrivés sur la Tour T1. Spécificité sur immeuble de type «Grande Hauteur» (Sécurité et Condition d évacuation). Environnements neuf s pour le réseau, les liens avec le centre de production. Architecture Téléphonie salle des marchés et téléphonie standard (IP) neuves. Nouvelle numérotation à gérer pendant le déménagement. Assurances La décision d assurer ces risques par l utilisation du site de repli Utilisateur a été prise et le déploiement opérationnel a démarré dès décembre 2009, dans l objectif de pouvoir reprendre nos activités depuis le site de repli le plus rapidement possible en cas de sinistre. La mise en œuvre s est effectuée avec IBM notamment pour adapter le dispositif aux demandes supplémentaires ou particulières. Elle s est également appuyée sur l expérience acquise par Gaselys sur son site de repli et sur l expertise d IBM.

12 ASSURANCES ET MITIGATION DES RISQUES (1/2) Organisation Préparatoire IBM/Gaselys Réunion de cadrage et Rétro planning (début Janvier). Organisation : interlocuteurs dédiés Gaselys et IBM Projet Déménagement incluant le Risque Opérationnel Détermination des besoins spécifiques Gaselys et validation de sa faisabilité par IBM. Schéma de communication intégrant IBM au suivi du déménagement. Les scénarios pris en compte doivent permettre de

13 ASSURANCES ET MITIGATION DES RISQUES (2/2) Organisation et déploiement sur site Les équipes IBM et Gaselys sont restées mobilisées pendant presque 8 jours. Les deux salles ont été occupées pendant 3 jours dont une demi journée de production. SALLE DÉDIÉE SALLE MUTUALISÉE TOTAL NB PER. UTILISATION NB PER. UTILISATION NB PER. UTILISATION JEUDI 11 FÉVRIER 21p 81% 12p 22% 33p 41% VENDREDI 12 FÉVRIER 25p 96% 32p 58% 57p 70% LUNDI 15 FÉVRIER 17p 65% 11p 20% 28p 35% Les équipes d IBM sont restées en pré alerte durant toute la semaine suivant le déménagement.

14 CONCLUSIONS Tests et Production Forte capitalisation sur les tests précédents ( IT, Utilisateurs, IBM) Support technique et résolution des problèmes de dernière minute par IBM. Rétro planning précis et partagé permettant un certain confort avant le déménagement Déménagement Aucun problème lors du déménagement Départ des opérateurs comme prévu le lundi en fin de matinée et site maintenu en pré-alerte. Prise en compte des demandes particulières ( notamment sur la partie mutualisée) Partage des scénarii Organisation Importance de la structure dédiée côté Gaselys et côté IBM. Implication importante du management et des équipes. Importance du travail préparatoire dans le cas de test spécifique. Partage des scénarios avec IBM permet une efficacité renforcée et une sensibilité accrue des deux côtés.

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16 Smarter planet: Thinking and acting in new ways to make our systems more efficient, productive and responsive. NEW INTELLIGENCE SMART WORK GREEN AND BEYOND DYNAMIC INFRASTRUCTURE 16