Les 10 Etapes de la conduite de projet

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1 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet Les 0 Etapes de la conduite de projet (Eléments méthodologiques pour la définition et la réalisation d un projet de communication basés sur le Guide Méthodologique de la Conduite de Projet réalisé en 009 par Envie d Agir) Peter Stockinger INALCO CFI 0

2 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet Les 0 Etapes Etapes à 5 => DDP / Clarifier l idée du projet / Faire l état des lieux 3/ Définir le contenu du projet («Formaliser l objet du projet») 4/ Bâtir le plan d action et définir la structure de gestion du projet 5/ Elaborer le budget prévisionnel Etapes à 5 => DDP

3 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet Etape 6 à 0 => Réalisation du projet / Trouver des partenaires 7/ Réaliser et «piloter» le projet 8/ Evaluer et Rendre Compte 9/ Communiquer (= Valorisation, dissémination) 0/ Prolonger l action Etape 6 à 0 => Réalisation du projet

4 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 4 Rappel Naissance d un projet. Projet Initiative personnelle (ou collective) Initiative personnelle (ou collective) Demande/commande d un «maître d ouvrage» pour lequel on cherche un cadre favorable à la réalisation en réponse à un appel à projets en interne à l intérieur d une institution (entreprise, association, collectivité territoriale, ) externalisé A l adresse d une société externe (de conseil, ), d une association,

5 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 5 / Clarifier l idée du projet C est la première étape : Selon le contexte - «on» a envie, l intention de monter un projet autour de / sur /pour ; - «on» veut/doit répondre à tel ou tel appel ; - «on» dit répondre à une commande/demande de./ Réfléchir sur l objet du projet, définir le «concept général» de l objet/du produit : i) c est quoi (intitulé et indication du type/genre) ii) quels sont ses traits généraux («concept général) : il «ressemble à quoi? quelles sont ses principales fonctions? iii) son intérêt : son caractère innovant?.) Se familiariser avec le contexte de l éventuel projet : le public et les objectifs du projet,.3/ Faire le point sur les éventuels besoins (ressources humaines, matérielles et financières).4/ Rédiger un synopsis du projet (une «note de cadrage»).

6 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 6 ) Comment : - Réunions de groupe : brainstorming («grattage de méninges»), «focus groupe» - Recherche documentaire - Enquêtes ponctuelles (collègues, personnes expérimentées, ) ) Résultat : - Vision générale du projet 3) Documentation : - Synopsis du projet («note de cadrage») : document de 3 à 4 pages

7 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 7 / Faire l état des lieux Si l idée, l envie (étape ) semble être suffisamment convaincante, il faut réunir tout un ensemble d informations pour bâtir un projet viable, i.e. un projet qui a une chance d être financé (soutenu) et réalisé../ Le contexte du projet : le public, les habitudes, les besoins,..) Les objectifs.3/ L existant.4/ Faisabilité et opportunité du projet.

8 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 8./ Spécifier, expliciter le contexte du projet : le public, attentes, besoins,. ) le public (= le destinataire, le bénéficiaire, le client, ) ) les habitudes et attitudes (= traditions, pratiques, comportements, : ce que le public fait, pense et comment il juge ) 3) les besoins et les attentes, (= les manques, les désirs, => «niches») => Etudes de marché (étude ponctuelle, observatoire, panel, ) ; => Analyses de besoins ) Comment : - Enquêtes, réunions de groupe, - Recherche documentaire ) Résultat : - Connaissance du public visé («typologie» ; données quantitatives) et de ses habitudes ; - Typologie et hiérarchie des besoins définis et décrits 3) Documentation : - Rapport(s), - Données qualitatives et quantitatives, - Références,

9 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 9.) Les objectifs ) les objectifs stratégiques de communication (= les «missions» du projet) ) les objectifs techniques de communication (= la ou les réalisations du projet) 3) les objectifs de délai (= la durée pour réaliser les objectifs de communication) 4) les objectifs de coûts (= les limites de dépenses, d investissements) => Analyse des objectifs ) Comment : - Base : données des études de marché et des besoins - Réunions de brainstorming - Méthode particulière : méthode SMART un objectif doit être «Specifique» «Mesurable» «Ambitieux» «Réaliste» «Temporel» ) Résultat : - Typologie et hiérarchie des objectifs (définis, décrits et caractérisés) 3) Documentation : - Rapport/liste commentée des objectifs - Références,

10 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 0.3/ L existant ) Projets, programmes qui existent déjà et ) qu il faudrait modifier, améliorer, adapter, pour les faire correspondre aux objectifs du projet => Analyse de l existant ) Projets, programmes qui existent déjà et ) dont on peut s inspirer, qui peut servir de «levier» => Méthode du Benchmarking («étalonnage») : comparer les réalisations de son projet avec celles d autres projets, programmes, 3) Compétences métier et savoir faire utiles (et pouvant être utilisés pour la réalisation du projet) 4) Codes de bonnes pratiques à prendre en considération/à respecter (lois, règles, standards, coutumes, ) => Etudes des bonnes pratiques

11 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet ) Comment : - Base : résultats de l étude de marché et des objectifs - Recherches documentaires ; veille d information ; annuaires et réseaux professionnels,. - Réunions de groupe ; ) Résultat : - Pour ) : connaissances des modifications, adaptations, à réaliser - Pour ) : connaissances de projets/programmes pouvant servir de référentiel et, éventuellement, système de benchmarking - Pour 3) : identification de personnes, (organismes, sociétés, ) ou de sources d information pertinentes - Pour 4) : connaissances des règles, lois, etc. à respecter éventuellement 3) Documentation : - Rapports/listes commentés, - Références bibliographiques/webographiques

12 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet.4/ Faisabilité et opportunité ) Le projet est il réalisable et/ou opportun? (en comparant avec l existant, quelles sont les chances du projet de réaliser/ne pas réaliser ses objectifs?) => Etude de faisabilité (technique, budgétaire, ) et d opportunité ) Qu apporte le projet ce que les autres n apporte pas? (quelles sont les caractéristiques qui distinguent positivement le projet d autres projets/programmes, actions, ) => Analyse de la valeur «ajoutée» du projet

13 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 3 ) Comment : - Base : résultats de l étude de marché, des objectifs et de l existant - Réunions de groupe et «simulations sur papier» - Méthode particulière : ) méthode SWOT analyser le projet par rapport à ses : «Strengths» (Forces) «Weaknesses» (Faiblesses) «Opportunities» (Opportunités) «Threats» (Menaces) - Méthode particulière : ) méthode PESTEL analyser les opportunités/menaces du projet par rapport à l environnement «Politique» (opportunité/menace) ; «Economique» (opportunité/menace) ; «Socioculturel» (opportunité/menace) ; «Technologique» (opportunité/menace) ; «Ecologique» (opportunité/menace) ; «Législation» (opportunité/menace) ; - Recherche documentaire et veille d information ) Résultat : - Analyse matricielle SWOT avec les deux axes (éventuellement : Analyse matricielle PESTEL (opportunité/menace ) ; - Argumentaire pour défendre la faisabilité, l opportunité et la valeur ajoutée du projet - Argumentaire également montrant la prise en compte d éventuels risques, 3) Documentation : - Rapport (analyses, argumentaires) - Références bibliographiques, webographiques,

14 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 4 3/ Définir le contenu du projet («Formaliser le projet») / Objet d un projet de communication Rappel : Objet d un projet de communication Evénement (salon, fête, spectacle, exposition «Solution pérenne» (institution) Support de communication (livre, journal, site web, ) Service (de traduction, de rédaction, d accompagnement, De veille, )

15 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 5 / Définition/description de l objet : => «Product design» (au sens large du terme, i.e. au sens de «produit/service» de communication) => «Conception du produit» Note : la conception du produit/de l objet se réalise, habituellement, en deux temps : Première étape : Conception générale avant le lancement du projet ; Deuxième étape : Conception détaillée (suivi de sa réalisation à proprement parler) pendant la réalisation du projet => La conception générale qui doit être suffisamment précise fait partie du Dossier de présentation, du Dossier technique => La conception détaillée constitue, normalement, une activité spécifique lors de la réalisation du projet

16 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 6 3) 3 types de «Modèle» ou «Scénario» pour définir et décrire l objet d un projet (i.e. un événement, un support, un service, ) / Modèle d organisation («organigramme», «structure» ; modèle structural) / Modèle fonctionnel (de prestation) : ce que l objet propose, offre au public et comment cela corrobore avec les objectifs du projet 3/ Modèle d appropriation («Use cases»): comment le public peut en jouir, peut «consommer» l objet du projet et comment cela corrobore avec les objectifs

17 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 7 / Modèle d organisation («organigramme», «structure», ) D une manière très simple :. Les différents éléments qui composent l objet ;. Intégration de ces éléments en un tout (organigramme, scenario, parcours, 3. Forme (visuelle, audiovisuelle) du tout. Exemples : - Un site web : pages/rubriques d un site + - Un documentaire : séquences filmées + musique, + storyboard - Une fête : contributions + activités + parcours (agencement temporel) - Un service de traduction/rédaction : activités spécifiques + organisation dans le temps - Une association : activités + comités/organigramme Outils de représentation : graphiques. Arborescent (site web, ouvrage, institution, ). Piste/bande temporelle (film) 3. «Chemin de fer» (ouvrage, journal, magazine, ) 4. Diagrammes d action (événement, service, ) 5..

18 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 8 / Modèle fonctionnel («diagramme prestation/objectif») D une manière très simple Intitulé/type de l objet 3 Prestation/offre Public et objectifs du projet

19 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 9 3/ Modèle d appropriation/de consommation («scénario d usage») Définir les usages possibles de l objet (et évaluer en relation avec les objectifs) Usage Intitulé de l usage Rôles/participants Qui est concerné par l usage Description de l usage Objectif de l usage Description d un scénario d usage concret Exemple concret de l usage identifié

20 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 0 4/ Bâtir le plan d action (Définir la structure de gestion du projet) La réalisation du projet nécessite l'utilisation d'outils appropriés : 4.) Organigramme technique du projet (OTP) 4.) Description et planification temporelle des lots de travail (tâches du projet). 4.3) Définition de la structure de gestion du projet

21 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 4.) Organigramme technique du projet (OTP) A) Décomposition du projet en activités et tâches de travail : Tout projet est composé d un ensemble d activités identifiées/regroupées sous forme de «tâches de travail» ou «lots de travail» («work package» WP en anglais) : qui entretiennent des relations fonctionnelles entre elles (i.e. il y a des dépendances entre les différentes activités) qui doivent être réalisées (avec succès) à un moment précis pendant la durée du projet Il faut donc :. identifier les principales tâches/activités du projet et, éventuellement, les décomposer en des sous tâches plus spécialisées ;. définir les dépendances entre les différentes tâches/activités (méthode PERT); 3. définir le calendrier de réalisation pour chaque tâche/activité (méthode GANTT)

22 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet B) Types de tâche/activités d un projet : En règle générale, tout projet est composé de plusieurs grands types de tâches/activités : A) La ou les tâches techniques du projet / la tâche/sous tâche de conception et de spécification détaillée de l objet (de l événement, du support, ) / la tâche/sous tâche réalisation de l objet 3/ la tâche/sous tâche de test et de validation 4/ éventuellement la tâche/sous tâche de modification B) La ou les tâches de prise en compte/du suivi de l environnement du projet / la tâche/sous tâche relatives au public (bénéficiaires, destinataires du projet) / la tâche/sous tâche relatives aux parties prenantes et autres acteurs C) La ou les tâches de communication, valorisation et capitalisation / la tâche/sous tâche pour parler du projet, disséminer ses résultats, / la tâche/sous tâche pour capitaliser les expériences, D) La tâche du pilotage du projet / la sous tâche du suivi/du pilotage «interne» du projet (technique, humain, financier, ) / la sous tâche du suivi/du pilotage «externe» du projet (avec le maître d ouvrage, les parties prenantes, les bénéficiaires, les publics potentiels)

23 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 3 C) Décomposition technique de toutes ces tâches/activités soit sous forme de graphe arborescent (cf. exemple ci après); soit sous forme d un tableau analytique. Projet X Activités de conceptionréalisation de. Activités de prise en compte du contexte du projet Activités de communication, valorisation et capitalisation du projet Activités de gestion du projet

24 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 4 4.) Description et planification temporelle des lots de travail (tâches du projet). Description de chaque tâche. Responsable de la tâche :. Objectif général de la tâche : 3. Description synthétique du travail à réaliser : 4. Durée de la tâche et période de sa réalisation : 5. Jalons pour cette tâche (et permettant donc d évaluer sa progression) : 6. Description détaillée : 7. Livrables pour cette tâche 8. Relation fonctionnelle : /tâche(s) dont celle ci dépend (qui lui sert d «input») et / tâche(s) pour lesquelles celle ci est importante Calendrier du projet : diagramme GANTT (simple) Calendrier + dépendances fonctionnelles (+ «battements», i.e. temps libre à gérer) : diagramme PERT

25 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 5 Exemple : TACHE X DU PROJET : INTITULE. Responsable de la tâche :. Objectif général de la tâche : 3. Description synthétique du travail à réaliser : 4. Durée de la tâche : mois de T 0 à T 5. Points stratégiques devant être traiter d une manière satisfaisante par la tâche (et permettant donc d évaluer sa progression) : 6. Description détaillée : Sous Tâche Objectifs Résumé des activités et des méthodes employées Risques/solutions de repli Jalons Durée Sous tâche X. T 0 T Sous tâche X. T 4 T 7. Livrables pour cette tâche 8. Relation fonctionnelle : /tâche(s) dont celle ci dépend (qui lui sert d «input») et / tâche(s) pour lesquelles celle ci est importante N Type de livrable Intitulé provisoire Contenu Identifiant du livrable Date de fourniture Rapport technique RT 0 T Ressource enligne RE 0 T

26 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 6 GANTT Diagramme st year nd Year 3rd Year T0: Management T T. T. T.3 T T. T. T.3 T3 T3. T3. T3.3 T3.4 T4 T4. T4. T4.3 T5 T5. T5. T st year nd Year 3rd Year (Figure 3.: GANTT diagram)

27 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 7 3) Définir structure et méthodes de gestion du projet. ) Définir les équipes et les responsabilités ) Définir et décrire les méthodes de travail adopté dans le projet : Réunions (type, périodicité), Documents (types, émissions, diffusion) Les normes internes : 3) Définir un système de reporting interne et externe (et avec le maître d ouvrage). 4) Définir un plan de qualité (de vérification, de tests, d avancement de réalisation de l objet ; de gestion de risques et de litiges, )

28 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 8 5/ Elaborer le budget prévisionnel Dépenses Euros Recettes TTC Euros Personnel Missions Equipement Fonctionnement (Logistique) Autres postes : Traduction, Communication,

29 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 9 6/ Trouver des partenaires Typologie : Soutien financier : Mécène, Sponsor, Subvention, Prix, Aide en nature Parrainage médiatique Conseil Caution morale Procédures pour trouver des financements (selon le contexte qui a donné naissance au projet ). «Démarchage» (vous faites des propositions). Appel à projet (vous répondez à une proposition)

30 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 30 7/ Réaliser et «piloter» un projet Une fois le dossier technique accepté, les financements nécessaires trouvés et le contrat de mise en œuvre signé, le projet peut entrer réellement dans la phase de sa réalisation. Réalisation du projet veut bien dire :. Réalisation de l objet du projet. en conformité à la description fourni dans le dossier technique et pour lequel un contrat de réalisation a été signé entre le porteur du projet et son maître d ouvrage. Les données de référence principales ici sont : / la description de l objet du projet ; / la description des tâches et le diagramme de GANTT (ou PERT) 3/ la description de la structure du management du projet

31 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 3 La réalisation/ une activité de réalisation :. se fait en équipe ou seul(e),. elle s inscrit obligatoirement dans une tâche identifiée dans le dossier de présentation, 3. elle doit être conforme à ce qui est décrite dans la tâche, 4. elle doit se mettre en œuvre au moment précis identifié dans le diagramme de GANTT, 5. elle doit avoir comme résultat le ou les livrables (la fourniture) annoncés dans le dossier de présentation, 6. elle doit être documentée selon le reporting system établi pour le projet, 7. elle doit être présentée et évaluée selon le plan de qualité établi par le chef de projet, 8. elle donne lieu à rémunération selon le budget fixé une fois seulement qu elle est terminée avec succès (i.e. d une manière conforme au dossier de présentation).

32 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 3 La réalisation pour le chef du projet (le «manager» ou le responsable) veut dire surtout. 7./ Le pilotage «technique» du projet 7.) Le pilotage «stratégique» («politique») du projet 7.3/ La gestion des ressources humaines 7.4/ La gestion comptable du projet 7.5/ La gestion de litiges

33 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 33 Quelques points importants pour un «bon» pilotage : A) Réunions / Pour démarrer officiellement le projet, organiser une réunion de lancement du projet («kickoff meeting») La réunion de lancement ( à jours, selon le cas) doit se faire en présence de tous les acteurs impliqués au projet. Il permet de clarifier tous les points essentiels relatifs au projet. En général, le responsable du projet aborde, seul ou avec les différents acteurs concernés, les points suivants :. Rappel du contexte du projet (contenu, objectifs, périmètre, enjeux, ) ;. Les grandes tâches à réaliser, le plan qualité décidé et les responsabilités ; 3. Question de gestion et de suivi : tableau de bord (accessible aux acteurs du projet) et reprenant la définition/description des tâches ainsi que le calendrier ; système de reporting interne, fourniture des livrables ; réunions régulières, gestion d éventuels litiges, ; 4. Question relative à la gestion comptable du projet ; 5. Le planning des actions à mener pendant la période entre la réunion de lancement jusqu à la prochaine réunion : liste d actions + calendrier + responsabilités 6. Questions ouvertes, discussions, 7. (plus d informations) / Réunions régulières Différents types de réunions : - Réunion de coordination du projet (de son suivi, de sa gestion) ; - Réunion de travail consacré à la réalisation de l objet - Réunion avec partenaires du projet : public, parties prenantes,.

34 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 34 B) Reporting system Documents (rapports «internes») présentant l avancement du travail («management report») Documents financiers Documents techniques autre Le reporting system : doit être rappelé lors du kickoff meeting doit être installé par le responsable du projet et rendu accessible à tous les acteurs (système de gestion documentaire) doit être vérifiés dans toutes les autres réunions de coordination du projet doit être assumé par tous les acteurs du projet

35 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 35 C) Budget / Créer un compte bancaire pour le projet! / Utilisation du budget conforme à la définition de son emploi pour permettre la réalisation du projet 3/ Confier la gestion budgétaire, si possible, à un agent comptable 4/ Méthodes Le budget et sa gestion constitue un thème dans chaque réunion ; lors du kick off meeting, le responsable rappelle sa structure ; les dépenses pouvant être effectuées quand, pour quel poste et à quelle hauteur attention : chaque dépense doit être justifiée et documentée!! dans des projets qui ont durée de vie plus longue ( and ou +), des rapports financiers intermédiaires sont normalement demandés au responsable du projet ; d une manière plus générale, une analyse périodique de l évolution des coûts et un reporting financier périodique est fort recommandé ; à la fin du projet un audit peu être réalisé ; dans des projets plus importants, le maître d ouvrage retient jusqu à 0% du budget global qui ne seront versés au maître d œuvre une fois le rapport financier final validé par le maître d œuvre.

36 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 36 D) Questions juridiques Attention Le chef de projet et l institution (association, fondation, société, ) qu il représente), sont juridiquement responsables (le contrat défini les responsabilités!) Il est recommandé de s assurer d un conseil juridique Dans des projets internationaux, il faut également s assurer de la législation des pays concernés ainsi que déterminer laquelle, en cas de litige prévaut

37 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 37 8/ Evaluer et Rendre Compte Tout projet doit réaliser une conformité aux spécifications données dans le dossier de présentation (le DDP) qui devient le document de référence, une fois le contrat de réalisation signé! La conformité :. du produit (de l objet du projet). du budget (des dépenses et des recettes) La conformité du produit (de l objet) : - Technique (selon sa définition dans le dossier de présentation) ; - Fonctionnelle (satisfaction du public visé, comme décrit dans le dossier de présentation) Méthodes : - mise en œuvre du plan de qualité défini dans le dossier de présentation (tests, vérifications, ) - documentation régulière (cf. reporting system ; chapitre 7)

38 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 38 A) «Plan qualité». Méthodes et/ou procédures de validation de l avancement du projet. Méthode/procédures de gestion de risques et d obstacles 3. Méthodes/procédures de gestion d éventuels délais/dépassements budgétaires Les méthodes de qualité : - doivent être rappelées lors du kickoff meeting ; - doivent être assumées par tous les acteurs notamment dans leur travail de réalisation de l objet du projet (qualité de l objet, conformité de l objet réalisé à sa définition, ) ; - doivent être mises en œuvre pour toutes les tâches et constituer un chapitre particulier dans les «management reports»

39 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 39 B) Attention à certaines «maladies de projet» - tentation de perfectionnisme ; - érosion des activités ; - absence de prise de responsabilité réelle, - le «projet choc sans/malgré le public, - etc. Toutes ces «maladies» peuvent entraîner des dépassements des délais, une baisse de la qualité du travail effectué, voir l arrêt du projet.

40 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 40 9/ Communiquer (= Valorisation, dissémination) Tour projet doit communiquer sur lui, son travail, ses objectifs, ses réalisations, afin de : - Valoriser son travail ; - Transmettre et partager ses connaissances et savoir faire ; - Servir d «incubateur» pour d autres projets/programmes ; - Attirer sur lui l intérêt d investisseurs éventuels ; -... Possibilités très variées pour communiquer - Conférences, colloques, - Médias (journaux, ) - Internet et médias sociaux - Communication directe (flyer, prospectus, mailing, ) Attention : en général, on demande un effort de communication à tout responsable de projet

41 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 4 0/ Prolonger l action Un projet connaît un début et une fin, mais ses résultats et conséquences dépassent, bien sûr, sa durée de vie Deux aspects à prendre ici en considération : ) Pérennisation des résultats du projet (pour le public visé, ) grâce à de nouveaux financements, une prise en main par une institution, la création d une structure plus pérenne (association,.) ) Capitalisation de l expérience acquise grâce au projet, sous forme de gestion : de la notoriété du profil professionnel de tel ou tel acteur engagé dans le projet, du «plan de carrière» professionnel.

42 Peter Stockinger, Les 0 Etapes de la conduite de projet 4

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