Passer le relais au sein de son association. Création- Fonctionnement STRUCTURER

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1 Création- Fonctionnement Passer le relais au sein de son association Une association est une organisation. Et comme toute organisation humaine, elle est soumise au cours de son existence à des changements et des transformations qui peuvent la fragiliser, mais qui sont nécessaires à son adaptation : renouvellement des administrateurs à des fréquences variables, départ subi d un ou plusieurs administrateurs/bénévoles importants, développement rapide des activités, baisse de financements, réorganisation interne L association est composée de personnes qui interagissent, mettent des moyens en commun, développent des ressources en vue d accomplir des objectifs définis. Cette organisation n est pas naturelle et nécessite d être réfléchie. Elles s appuient sur différents outils, méthodes et techniques qui permettent une bonne communication entre les personnes. Disposer d une bonne organisation, d une circulation efficace de l information constituent des conditions à la pérennité de son association. Cela permet également de capitaliser les savoir- faire et donc d éviter de refaire les mêmes erreurs. Pour ces raisons et afin de vivre ces changements le plus sereinement possible, il est essentiel de ne pas négliger certains outils et modes de fonctionnement, parmi lesquels : // se doter d un projet associatif rédigé clair (histoire, organisation, partenaires, objectifs ) // s appuyer sur des outils d administration : compte- rendu de réunion, de CA, outils comptables, fichier des contacts, calendrier, diagramme d organisation, rapport d activités annuel, fiche projet, document d évaluation de projet, courrier- type // écrire des procédures ou des modes de fonctionnement pour un projet (cela permet pour les néophytes de s approprier assez rapidement le fonctionnement d un projet, d un événement). Bien sûr, plus la taille de l association sera importante, plus ces outils deviendront indispensables. A l inverse, leur négligence peut générer de la désorganisation et mettre en péril la pérennité de la structure. Les outils et usages numériques permettent également de faciliter la transmission de ces données et documents au fil des ans. Encore faut il transmettre aux bonnes personnes les identifiants et mots de passe. STRUCTURER 1/ Se doter d un projet associatif Nous défendons la nécessité pour toute association de se doter d un projet associatif qui présente dans un document les perspectives de travail pour les années à venir. L écriture d un projet associatif fonctionne comme un véritable outil de communication interne et externe : il permet de présenter l histoire de l association, ses grandes dates, les valeurs qui l animent, les partenaires, les objectifs et les actions que l organisation souhaite développer à moyen ou long termes. C est un document de quelques pages qui peut par exemple être remis à chaque nouveau bénévole. Il est préférable de l actualiser régulièrement.

2 Comment? - Définition des objectifs - Planification des projets à réaliser - Fiche projet décrivant sommairement les objectifs, moyens et résultats attendus - Répartition des rôles et des missions - Carte des partenaires - Diagramme d organisation (ou organigramme) - Budgétisation - Evaluation : définition d indicateurs permettant de mesurer la réussite ou non du projet, et auquel cas comprendre les causes et les analyser. 2/ Les documents et outils de l association // Les documents statutaires se composent : - des statuts associatifs - des récépissés de déclaration à la Préfecture - de la parution au journal officiel (accessible en ligne officiel.gouv.fr/association pour les associations créées après (éventuellement des acquisitions de patrimoine immobilier) L activité a minima d une association se caractérise par la tenue d une assemblée générale annuelle réunissant l ensemble des adhérents et par des réunions du conseil d administration, lequel vise à organiser et mettre en place les objectifs et moyens validés par l AG. // Le rapport d activités annuel permet de rendre compte de l activité de l association sur une période donnée : il présente des éléments narratifs sur les actions menées (préférer un style d écriture simple et synthétique), des indicateurs d évaluation qualitatifs, quantitatifs et financiers, ainsi qu un bilan financier (autrement appelé compte de résultats). Ne négligez pas cet outil car, au delà de constituer la mémoire de l association, il représente un outil de communication et de transparence, tant à l interne (adhérents, membres ) qu à l externe (partenaires, financeurs ). Accordez de l importance au visuel autant que possible, de façon à le rendre attractif.

3 // les comptes rendus de réunion : rédiger un compte- rendu synthétique formalisant les prises de décision facilite grandement la diffusion et le suivi de l information au sein d une organisation. C est un exercice parfois contraignant mais indispensable. Là encore, il ne s agit pas de restituer de façon linéaire l ensemble des propos tenus au cours des échanges mais bien de consigner les idées majeures et les décisions prises. - le retroplanning : cet outil permet de préciser les grandes échéances de l association et donc que chaque responsable/bénévole se dote d une vision globale de l activité et anticipe autant que possible : évènements à organiser, demandes de financements, AG, CA, campagne de communication Dans le cas d un fort renouvellement des responsables, cet outil est essentiel. - les documents administratifs et comptables : factures de téléphone, garanties, souches de chéquiers et récépissés de lettres : 3 ans ; factures d électricité et de gaz : 5 ans ; déclaration de TVA, taxes sur les salaires, avis d imposition, certificats de travail, quittances de loyer, factures d impression, souches de billetterie et contrats d assurance : 6 ans ; documents comptables (compte de résultats, bilans) et justificatifs (factures, devis, contrats ) : 10 ans - les demandes de subvention et bilans : les financeurs sont multiples et exigent la plupart du temps d élaborer des dossiers différents les uns des autres. La production d un document d évaluation qualitatif, quantitatif et financier est désormais devenue une exigence chez la plupart des financeurs. - les courriers : l association est en interaction avec son environnement et reçoit régulièrement des courriers ou courriels qui ont une valeur administrative et organisationnelle forte. Il est donc nécessaire de les conserver et de les archiver selon une logique connue de tous. 3/ Ecrire les modes de fonctionnement Rédiger le déroulé et l organisation d un projet ou d un événement permet d une année sur l autre de capitaliser les connaissances et l expérience acquises. C est encore une fois un travail conséquent mais qui a toute son utilité à long terme. TRANSMETTRE Recruter des bénévoles et favoriser leur investissement est un travail particulièrement délicat mais pour autant nécessaire à la pérennité de l association. Ils sont les ambassadeurs et les porteurs du projet associatif. L ensemble des outils décrits précédemment constitue une base indispensable mais pas unique : savoir recruter ses bénévoles, leur donner envie et les fidéliser est un enjeu important pour une association. Cela nécessite certains savoir- faire. 1/ Recruter et fidéliser de nouveaux bénévoles Le bénévole est la pierre angulaire d une association. Si l engagement bénévole des français se porte plutôt bien, le bénévole peut constituer une denrée rare, car le nombre d associations ne cesse de croître, autant que les besoins sociétaux.

4 De plus, la recherche de bénévoles compétents sur des domaines précis (communication, financements, animation, relationnel ) accompagne le développement récent du secteur associatif, parfois jusqu à sa professionnalisation (16% des associations disposent d au moins un salarié). Par ailleurs, le bénévole d aujourd hui recherche une contrepartie dans son engagement (découverte, constitution d un réseau social, acquisition de compétences ). La notion de plaisir est également très présente dans la motivation d un bénévole à s engager. Ces éléments sont donc à bien considérer car la qualité de l investissement d un bénévole dans une association dépend de la façon dont il est considéré et intégré, du degré de liberté dont il dispose, mais aussi de la contrepartie qu il va pouvoir en retirer. Enfin, l engagement étant un processus, les futurs responsables d une association sont la plupart du temps les nouveaux bénévoles. Il est donc nécessaire de : - bien identifier les besoins en bénévole de votre association et d établir éventuellement des fiches de mission (cet outil est malgré tout à utiliser avec précaution car il peut faire peur aux nouveaux arrivants). - d accueillir et de prendre le temps de l intégration : première étape importante, celle d accueillir le nouveau venu et de participer à son intégration. Ceci passe par un bon relationnel, de l écoute de la part des responsables associatifs et de la convivialité. Vous pouvez organiser chaque début d année un moment convivial d accueil avec les nouveaux bénévoles. Dans un second temps, un entretien avec un responsable de l association permettra au nouveau bénévole de comprendre l association, son histoire, son projet, ses valeurs, ses actions, son organisation, les événements qui ponctuent l année, et lui remettre des documents de fonctionnement : projet associatif, plaquette, livret d accueil, organigramme, rapport d activités - d accompagner le bénévole dans son processus d intégration : est il satisfait de son implication en tant que bénévole? Se sent il intégré? Compris? Valorisé? A t- il des éléments à faire remonter? Dispose t- il d espaces d initiatives? 2/ Favoriser la prise de responsabilités 42% des associations rennaises déclarent avoir des difficultés à renouveler les membres de leur conseil d administration. En d autres termes à renouveler les responsables de l association. Il s agit de rendre possible la prise d initiatives pour les simples membres, de se sentir écouté, de créer un cadre de confiance et de disposer des bons outils et des bonnes informations. Il est donc nécessaire de former ce nouvel élu en lui présentant avec précision les différents projets, les relations partenariales, institutionnelles, les conflits ou zones de tension éventuelles Il en va de la crédibilité de l association. Repartir les rôles en fonction des envies, de la motivation, capacités, affinités, possibilités Le dirigeant associatif mobilise aujourd hui un certain nombre de compétences utiles à l exercice de sa fonction : soit il dispose déjà des compétences requises, soit possibilité lui est donnée en interne de se former ou de renforcer une ou plusieurs compétences. Il existe en effet sur Rennes un ensemble de dispositifs financièrement accessibles (formations, soirée d infos, de partage d expériences ) qui permettent d accompagner la prise de responsabilités et de former les dirigeants associatifs.

5 3/ Organiser des moments forts au long de l année Soirées conviviales, pique- nique, week- end d intégration, temps de passation entre nouveaux et anciens élus, AG Memento Déclarer le changement de bureau à la Préfecture du département Changement de signature à la banque Communiquer sur les nouveaux noms auprès de vos partenaires Mettre à jour vos outils de communication LES OUTILS PRATIQUES // Google docs : suites bureautiques web gratuites et accessibles en ligne qui permet d héberger des documents et qui permet également le travail collaboratif en temps réel. // La plate- forme d hébergement «votre compte association» : possibilité d y héberger tout document relatif à l association, d y entrer les coordonnées et même de réaliser des demandes de subvention en ligne. https://compteasso.service- public.fr/ // Assobase.org : plate- forme rennaise d enregistrement en ligne de son association et des documents statutaires. Permet également d effectuer les demandes de subvention de fonctionnement. // les services d hébergement des fichiers numérisés «cloud» // le classeur «à l ancienne» simple mais efficace // une clé USB // Annuaire, fichier contacts (excel) Source : Bug - crva Mise à jour : septembre 2014

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