Comment organiser et animer. Jeudi 1 er Juin 2006

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1 une Assemblée e Générale G Jeudi 1 er Juin 2006

2 L Assemblée e Générale G : Une corvée e Une cérémonie c Un spectacle

3 L assemblée e générale g est le moment oùo l ensemble de ceux qui ont passé convention entre eux, se retrouve pour valider l action qui a été engagée e par eux même et envisager les perspectives du travail à produire

4 Le principe de l association l veut que chacun dispose d un d droit identique à ses associés, s, pour administrer la structure. Pratiquement, des organes exécutifs sont élus pour procéder à l administration courante de l association, mais l exercent l sous la responsabilité politique de l ensemble des membres.

5 Aussi, l assembll assemblée e générale, g c est-à-dire la réunion r de l ensemble des adhérents, dispose de tous les pouvoirs qui n ont pas été délégués à d autres instances internes.

6 Même si quelques contraintes viennent rythmer son organisation et son déroulement, l assembll assemblée générale constitue avant tout, le reflet du message que les membres de l association l veulent donner à leurs travaux

7 Les contraintes: Les contraintes de la loi de 1901 Les contraintes internes Les contraintes liées à l activité de l association.

8 Les contraintes de la loi de 1901

9 Les contraintes internes Ce sont celles que chaque association s impose s au terme de ses statuts: La fréquence Le quorum L ordre du jour Les modes de convocation

10 Les contraintes liées à l activité de l association: Elles sont inhérentes: à la reconnaissance de la structure par les institutions publiques (R.U.P, agrément de l Etatl Etat, ) au type d activitd activité exercée e (Ex. de la contrainte annuelle pour le secteur sportif..)

11 Organiser son A.G : les principes Qui inviter Quand convoquer Quoi présenter Quoi faire voter Qui faire voter Quoi consigner

12 Qui inviter L ensemble des personnes qui ont été membres de l association l au cours de la période p de référence r rence pour laquelle l assembll assemblée e va délibérer, doit être invité,, selon les modalités s fixées par les statuts (Convocation individuelle, affichage, voie de presse )

13 Quand convoquer La plupart du temps, les statuts fixent ces conditions, auxquelles il convient de se référer. r rer. A défaut, d les délais d utilisés doivent permettre aux membres de pouvoir prendre leurs dispositions pour participer aux travaux. Les conditions de publicité doivent également être adaptées au public concerné.

14 Quoi présenter Les points qui font l objet l d une d présentation en assemblée e générale g sont l ensemble l de ceux pour lesquels aucun autre organe de l association l n est habilité à statuer. L assemblée e générale g étant le lieu d exercice de la transparence et de l animation de la vie démocratique d de l association, elle porte à la fois sur le bilan de gestion de l exercice l écoulé et la validation des orientations par les administrateurs.

15 Quoi présenter Le rapport moral qui retrace les grands évènements et actions de l association, relate les décisions d les plus importantes prises par chacune des instances exécutives, évoque le suivi des orientations qui avaient été validées lors de la précédente assemblée e générale. g Il est présent senté par le Président, en ouverture de travaux.

16 Quoi présenter Le rapport d activitd activités qui reprend de manière plus exhaustive, la réalitr alité des activités s de l association l sur la période visée. Il est présent senté,, la plupart du temps, par le Secrétaire Général de l association. l Les rapports de commissions, de groupes de travail ne constituent que des compléments ments techniques du rapport d activitd activités.

17 Quoi présenter Le rapport financier qui reprend les informations utiles à la compréhension des comptes par tous les membres, dans un souci de vie démocratique d et de transparence. Ainsi, pour répondre r à ce principe, le conseil suivant peut être fait: - communiquer avec la convocation, les tableaux financiers correspondant aux comptes de résultat, r bilan, situation des comptes bancaires (ou mise à disposition des données lors de l A.Gl A.G)

18 Quoi présenter Le rapport financier - communiquer lors de l assembll assemblée e générale, g des données clés s qui permettront à chaque participant, de comprendre les éléments majeurs de la gestion financière de la structure, et de prendre ensuite des décisions éclairées, dans le cadre de la gestion de l association. l «Présenter l intl intégralité des chiffres sous une forme complexe n est n pas systématiquement synonyme de transparence»

19 Salaires Déplacement Matériel Administratif Récompenses Communication Affiliation Assurances Excédent Dépenses 18489, , , ,78 495, , ,00 834, ,91 Cotisations Subv. Etat Subv. Collect. Sponsors CNASEA Recettes 7214, , , , ,43 Erreur de calcul de 1000 euros Total 34043,43 Total 34043,43

20 Donner quelques clefs permet davantage d orienter les échanges : Exemple: Recettes: 21% des cotisations 43% des subventions 29% des aides publiques emploi 07% des sponsors Quelle perspective pour diversifier les ressources de la structure et quelle pérennitp rennité pour poursuivre les actions

21 Quoi faire voter Le rapport moral doit être voté dans la mesure oùo il retrace la gestion de l association pour la période p de référence, r rence, dans ses grands axes. L approuver, L c est c valider et se porter solidaire de l action l qui a été menée e par les organes exécutifs de l association. Si le rapport d activitd activités s a vocation à compléter le rapport moral, il peut être voté.. S il S ne s agit s qu une une présentation technique des actions menées, es, sa mise aux voix n est n pas utile sauf si les statuts le prévoient

22 Quoi faire voter Le rapport financier doit être voté après que les commissaires aux comptes ou vérificateurs aux comptes ont porté leurs conclusions à la connaissance de tous et après s qu il ait été répondu aux diverses questions posées. Le quitus donné au trésorier, vaut reconnaissance du caractère re régulier de la gestion, et le décharge d de sa responsabilité personnelle pour devenir une responsabilité collective -, toutefois susceptible d être d remise en cause en cas de démarche d frauduleuse.

23 Quoi faire voter L ensemble des autres délibd libérations pour lesquelles les statuts prévoient que l assemblée e générale g délibd libère. Ainsi, certaines associations ont prévu que le budget prévisionnel de la structure serait validé par l assembll assemblée e générale, g d autres d le font valider par une instance exécutive (C.A, bureau ) Les renouvellements de membres des instances exécutives, les modifications de statuts

24 Qui faire voter L ensemble des membres de l association pour lesquels les statuts prévoient le droit de vote. Ainsi il convient de distinguer l ensemble des membres qui sont invités à participer à l assemblée générale de ceux autorisés à voter (Distinction dûe à l âge, à la durée e de l adhésion, à la qualité de membre )

25 L organisation d une d assemblée générale à travers la lecture de statuts: L exemple d un comité de jumelage

26 Article 3 L'association se compose de membres de droit, de membres d adhd adhérents et de membres d honneur. d Pour adhérer à l'association, il faut être d'accord avec les présents statuts et payer une cotisation annuelle fixée e par l'assemblée e Générale. G Cette disposition implique l inscription à l ordre du jour de chaque A.G,le vote de la cotisation.

27 Titre III - Assemblée e GénéraleG Article 5 L'Assemblée e Générale G se compose de tous les membres de l'association, chaque membre dispose d'une voix. Elle se réunit r une fois par an en session ordinaire. L'ordre du jour est proposé par le Conseil d'administration. Des sessions extraordinaires peuvent avoir lieu sur convocation du Conseil d'administration ou à la demande des deux tiers des membres de l'association. L assemblée est annuelle et chaque personne présente a le droit de vote, quelle que soit sa qualité

28 Article 6 L'Assemblée e Générale G ordinaire : 1. délibd libère sur les questions à l'ordre du jour, 2. reçoit le compte rendu des travaux du Conseil d'administration et les comptes du Trésorier, 3. statue sur leur approbation, 4. statue sur toutes les questions relatives au fonctionnement du Comité de jumelage 5. vote le budget 6. élit le Conseil d'administration 7. donne au Conseil d'administration tous pouvoirs nécessaires n pour accomplir sa mission L A.G doit voter les comptes ainsi que le rapport d activité du C.A L A.G doit voter le budget prévisionnel

29 Article 6 L'Assemblée e Générale G ordinaire : 1. délibd libère sur les questions à l'ordre du jour, 2. reçoit le compte rendu des travaux du Conseil d'administration et les comptes du Trésorier, 3. statue sur leur approbation, 4. statue sur toutes les questions relatives au fonctionnement du Comité de jumelage 5. vote le budget 6. élit le Conseil d'administration 7. donne au Conseil d'administration tous pouvoirs nécessaires n pour accomplir sa mission L A.G doit voter toutes les décisions portant sur le fonctionnement, et donne des pouvoirs au C.A

30 Article 7 Chaque année, l'assemblée e Générale G élit une commission de contrôle de trois membres choisis en dehors du Conseil d'administration, qui a la charge de contrôler les recettes et les dépenses d de l'association. Elle établit un rapport, présent senté à l'assemblée e Générale G annuelle. L A.G vote également la constitution de la commission de contrôle et étudie le rapport de contrôle

31 Article 8 Les statuts ne pourront être modifiés s que par une Assemblée e Générale G extraordinaire, sous réserve r de l'accord des deux tiers des membres de l'association. Mise en place d un quorum pour les modifications de statuts, avec la nécessité de tenir une assemblée générale

32 Article 9 L'association est administrée e par un Conseil d'administration composé de membres adhérents, élus par l'assemblée e Générale. G Le Conseil d'administration se réunit r au moins une fois par trimestre, pour délibd libérer de toutes les affaires concernant l'association. L élection des membres s effectue par l A.G Confusion complète avec les pouvoirs conférés à l A.G

33 A travers la seule lecture des statuts peut être déterminée e la structuration de l A.Gl de cette association: Rapport moral et vote Rapport d activitd activités s et vote Présentation des comptes Présentation du rapport de la commission de contrôle Approbation des comptes Vote du montant des cotisations Présentation du budget prévisionnel et vote Election des membres du Conseil d Administration Modifications de statuts en A.G extraordinaire

34 Les dispositions statutaires et celles rendues obligatoires de par le champ d intervention de l association, l sont à respecter, mais ce ne sont pas elles qui permettent de donner une tonalité aux travaux de l assembll assemblée e générale. g La tonalité générale est donnée e par l équipe des dirigeants et plus globalement par les membres de l association. l Dès s lors que l organisation l technique est également fixée e par les statuts, s interroger s sur la pertinence des statuts est également une priorité à avoir à l esprit.

35 Quelques conseils: Inviter formellement l ensemble l des membres de l associationl Déterminer explicitement, avant l ouverture des travaux, celles et ceux qui disposent d un d droit de vote Déterminer auparavant, les différentes missions à assurer au cours de l A.Gl et les répartir r ( Ex: Accueil Vérification des pouvoirs et des droits de vote; Scrutateurs; Secrétaire de séance; s Animateur des travaux )

36 Quelques conseils: Fixer un temps, même indicatif, pour aborder chaque point inscrit à l ordre du jour; Respecter tant que possible, les prises de parole programmées ( Durée, positionnement durant les travaux ); Ne pas relire les rapports rédigr digés s et remis aux participants, hormis le rapport moral. Répartir les temps de présentation des rapports et les temps d éd échange avec l ensemble des membres.

37 Quelques conseils: Rédiger un Procès s verbal de l A.Gl A.G,, qui aura à être approuvé par les membres, lors des travaux suivants, et qui actera les décisions d prises; Utiliser des modes de communication innovants, et facilitant les échanges Réduire la partie formelle de l assemblée e générale g au minimum, pour laisser la place à différents types d échange et de réflexion r possibles: L intervention d un d expert Le débat d sur une orientation Le point d éd étape sur le fonctionnement assoc. L analyse d un d temps fort de l association. l

38 Poursuivre un objectif: Rendre compte aux adhérents de l action réalisr alisée e par l association; l Débattre du passé,, du présent et de l avenir; Prendre les décisions d qui relèvent de la compétence de tous les membres; Renforcer la notoriété de l association à travers un temps original, convivial et enrichissant.

39 L Assemblée e Générale G : Une corvée e Une cérémonie c Un spectacle

40 Si l assembll assemblée e générale g est ce que l on veut en faire: Une formalité; Un temps de restitution; Un moment d éd échange; Un temps ressource pour l association. l A chacun son choix.

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