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1 FICHE MÉTIER ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) POLYVALENTE CHARCUTIER-TRAITEUR Il/Elle assiste le chef d entreprise dans la gestion au quotidien de l entreprise. Que doit-il savoir-faire? Réaliser le secrétariat du chef d entreprise Communiquer et travailler en équipe Réaliser le suivi administratif des commandes et des stocks Compétence à la carte, en fonction de l activité et de l organisation de l entreprise : Réaliser le suivi comptable et le suivi clients Réaliser le suivi des dossiers du personnel de l entreprise Page 1 sur 8

2 FICHE MÉTIER DÉTAILLÉE POURQUOI ET COMMENT S EN SERVIR? Vous pouvez adapter cette fiche et l utiliser : Pour rédiger une annonce de recrutement et pour présenter le poste lors de l entretien de recrutement Pour donner une fiche métier à un chef de poste ou à un salarié que vous souhaitez faire évoluer vers ce métier : Afin qu il sache ce que vous attendez de lui Pour faire le point lors d un entretien sur les activités réalisées- ce qui est bien fait et ce qui est à améliorer ou à apprendre et sur les besoins en formation 1 Adapter cette fiche métier à votre organisation : ajouter et enlever des compétences : choisissez ce que vous attendez de vos salariés 2 - Utilisation pour le recrutement Pour rédiger une annonce de recrutement Pour présenter le poste lors de l entretien de recrutement 3 - Utilisation pour le management Lors d un entretien avec un salarié exerçant le métier, la fiche du poste peut servir de base pour : o Dire ce que vous attendez de lui o Reconnaitre ce qui est bien réalisé o Dire clairement au salarié ce qu il doit acquérir et échanger avec lui sur ce point Lors d un entretien avec un salarié que vous souhaitez faire évoluer vers ce métier, la fiche du poste peut servir de base pour : o Dire en quoi consiste le poste et ce que vous attendez de votre futur chef de poste o Echanger avec votre salarié sur les compétences qu il doit acquérir et voir avec lui comment les acquérir Page 2 sur 8

3 FICHE MÉTIER DÉTAILLÉE MISSION ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) POLYVALENTE CHARCUTIER-TRAITEUR Assister le chef d entreprise dans la gestion au quotidien de l entreprise. ACTIVITÉS Secrétariat du chef d entreprise Suivi des dossiers de l entreprise RELATIONS PROFESSIONNELLES Avec le chef d entreprise Avec l équipe de vente Avec l équipe de fabrication Avec les clients Avec les fournisseurs Avec l expert-comptable COMPÉTENCES Réaliser le secrétariat du chef d entreprise Accueillir les différents interlocuteurs (clients, fournisseurs ) physiquement ou au téléphone, les orienter, prendre des messages et fixer des rendez-vous Suivre le planning du chef d entreprise Effectuer le tri, l enregistrement et la distribution des courriers Elaborer des documents (courriers, documents de communication ), selon les consignes du chef d entreprise, en utilisant les outils bureautiques appropriés Réaliser le classement et l archivage des documents selon les consignes Elaborer les procédures de classement, de mise à jour et d archivage des documents de l entreprise Page 3 sur 8

4 Réaliser le suivi administratif des commandes et des stocks Mettre à jour et classer les offres des fournisseurs Réaliser les commandes des fournitures de bureau et le suivi des stocks selon les consignes du chef d entreprise Passer et suivre les commandes des matériels et produits destinés à la fabrication et à la vente selon les consignes des ventes, du laboratoire et du chef d entreprise Mettre à jour l état des stocks selon les consignes Préparer les inventaires : élaborer les supports permettant de réaliser les inventaires, rechercher les prix Rechercher de nouveaux fournisseurs selon les consignes du chef d entreprise Anticiper les commandes afin d éviter les risques de rupture de stocks Communiquer et travailler en équipe S approprier des consignes et les appliquer Transmettre les informations appropriées aux autres membres de l équipe Organiser son activité en prenant en compte les contraintes des membres de l équipe Favoriser la communication et l échange de connaissance dans l équipe Compétence à la carte, en fonction de l activité et de l organisation de l entreprise : Réaliser le suivi comptable et le suivi clients Renseigner et mettre à jour les fichiers clients en utilisant le logiciel approprié Etablir des devis et des factures en utilisant le logiciel approprié, les transmettre et les classer Réaliser un état de suivi des règlements et les relances des clients Contrôler les factures reçues et les classer Préparer les paiements des factures et les transmettre au chef d entreprise Préparer les éléments à remettre à l expert-comptable (déclarations TVA, tableaux de suivi ) Identifier toute erreur et alerter Préparer les pièces comptables et enregistrer les mouvements comptables en utilisant le logiciel approprié Etablir le rapprochement bancaire Identifier toute erreur et prendre les mesures adaptées Page 4 sur 8

5 Réaliser le suivi des dossiers du personnel de l entreprise Mettre à jour et classer les dossiers individuels du personnel dans le respect de la législation et des conventions en vigueur Renseigner les documents administratifs (URSSAF, retraite, médecine du travail ) et les transmettre dans les délais Recueillir les éléments pour élaborer la paie Identifier toute erreur et alerter Réaliser le suivi des absences et des congés du personnel à l aide d outils appropriés Elaborer et contrôler les dossiers individuels du personnel Elaborer des outils de suivi des absences et congés du personnel Etablir les fiches de paie Page 5 sur 8

6 EVALUER ET DÉVELOPPER LES COMPÉTENCES. Mener un entretien d évaluation avec un salarié A QUOI SERT UN ENTRETIEN D ÉVALUATION? Faire évoluer votre entreprise en faisant évoluer les compétences des salariés : L entretien est un moment privilégié qui permet d écouter le salarié, d échanger avec lui, de dresser le bilan des activités réalisées, de reconnaitre les résultats obtenus et les compétences acquises et de fixer des objectifs pour l année à venir : des objectifs de performance et des objectifs de développement des compétences Pour le salarié, l entretien permet de s exprimer, d avoir un retour sur son travail, de faire le point sur ce qu il sait bien faire et sur ses axes de progrès, d exprimer ses besoins en formation, ses souhaits d évolution, Cela permet de motiver et fidéliser les salariés. 1 Préparer l entretien Le responsable informe le salarié et lui explique l objectif de l entretien en amont de l entretien Le responsable fait le point sur l activité du salarié en amont de l entretien 2 Conduire l entretien à partir de l outil d évaluation ci-après : Pour les principaux domaines de compétences : Echanger ce que réalise le salarié : De votre point de vue, comment ça se passe pour cette activité? Apporter un retour au salarié : ce qu il fait, ce qu il ne fait pas ou avec plus de difficultés Indiquer les compétences acquises et les compétences à développer Souligner les compétences acquises Indiquer les compétences à développer comme des axes de progrès qui vont apporter un plus au salarié et à l entreprise Echanger sur les souhaits d évolution du salarié Fixer des objectifs à partir du bilan qui vient d être réalisé Les objectifs peuvent être très simples Ils sont utiles uniquement si le salarié y adhère Echanger sur les actions à mener pour réaliser ces objectifs : formation? nouvelles activités confiées?. 3 Assurer un suivi des objectifs fixés et des actions à mener Page 6 sur 8

7 EVALUER ET DÉVELOPPER LES COMPÉTENCES. D un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalente Charcutier traiteur Domaines de compétences Réaliser le secrétariat du chef d entreprise Réaliser le suivi administratif des commandes et des stocks Communiquer et travailler en équipe Compétences (être capable de ) Accueillir les différents interlocuteurs (clients, fournisseurs ) physiquement ou au téléphone, les orienter, prendre des messages et fixer des rendez-vous Suivre le planning du chef d entreprise Effectuer le tri, l enregistrement et la distribution des courriers Elaborer des documents (courriers, documents de communication ), selon les consignes du chef d entreprise, en utilisant les outils bureautiques appropriés Réaliser le classement et l archivage des documents selon les consignes Elaborer les procédures de classement, de mise à jour et d archivage des documents de l entreprise Mettre à jour et classer les offres des fournisseurs Réaliser les commandes des fournitures de bureau et le suivi des stocks selon les consignes du chef d entreprise Passer et suivre les commandes des matériels et produits destinés à la fabrication et à la vente selon les consignes des ventes, du laboratoire et du chef d entreprise Mettre à jour l état des stocks selon les consignes Préparer les inventaires : élaborer les supports permettant de réaliser les inventaires, rechercher les prix Rechercher de nouveaux fournisseurs selon les consignes du chef d entreprise Anticiper les commandes afin d éviter les risques de rupture de stocks S approprier des consignes et les appliquer Transmettre les informations appropriées aux autres membres de l équipe Organiser son activité en prenant en compte les contraintes des membres de l équipe Favoriser la communication et l échange de connaissance dans l équipe Evaluation Compétence à la carte, en fonction de l activité et de l organisation de l entreprise : Renseigner et mettre à jour les fichiers clients en Réaliser le utilisant le logiciel approprié suivi Etablir des devis et des factures en utilisant le comptable et logiciel approprié, les transmettre et les classer le suivi clients Réaliser un état de suivi des règlements et les relances des clients Page 7 sur 8

8 Réaliser le suivi des dossiers du personnel de l entreprise Contrôler les factures reçues et les classer Préparer les paiements des factures et les transmettre au chef d entreprise Préparer les éléments à remettre à l expertcomptable (déclarations TVA, tableaux de suivi ) Identifier toute erreur et alerter Préparer les pièces comptables et enregistrer les mouvements comptables en utilisant le logiciel approprié Etablir le rapprochement bancaire Identifier toute erreur et prendre les mesures adaptées Mettre à jour et classer les dossiers individuels du personnel dans le respect de la législation et des conventions en vigueur Renseigner les documents administratifs (URSSAF, retraite, médecine du travail ) et les transmettre dans les délais Recueillir les éléments pour élaborer la paie Identifier toute erreur et alerter Réaliser le suivi des absences et des congés du personnel à l aide d outils appropriés Elaborer et contrôler les dossiers individuels du personnel Elaborer des outils de suivi des absences et congés du personnel Etablir les fiches de paie OBJECTIFS : Page 8 sur 8

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