La gestion administrative des temps de travail

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1 BAC PRO Gep Éditions / Eyrolles Éducation, 2013 ISBN : BAC PRO Pôles 2& 4 Karine Allart-Bouriche Nadine Perrot

2 2 La gestion administrative des temps de travail Cas n Compétence visée Décompter et planifier le temps de travail Performance attendue Complexité Aléas Résultats attendus Contrôle de décompte d heures Conception de planning. Modifications et modulations de congés (congés spéciaux). Les temps de présence et d absence sont décomptés et les plannings tenus à jour. L agence de communication COM & VILLE est une entreprise spécialisée dans la recherche de clients-annonceurs pour la création de carnets de bons de réduction auprès des commerçants des centres-ville. Le but est de redynamiser les centres-ville, désertés au profit des zones commerciales en périphérie. Le principe est que l annonceur paie son emplacement dans le carnet et propose des réductions. Cela lui permet de se faire connaître du public et d attirer ainsi une nouvelle clientèle. L entreprise est jeune : elle a été créée il y a à peine six mois (au 1 er septembre). Son premier carnet a vu le jour il y a trois mois, et a rencontré un franc succès auprès des habitants du département. L objectif de l agence est désormais de développer son activité dans tout le Sud de la France, sur la ligne Bordeaux-Nice. Elle envisage la création et l édition de quatre carnets par an sur les deux premières années d exercice. Fiche d identité Adresse : 18 rue des Oiseaux Perpignan Code APE : 7311Z N URSSAF : Chiffre d affaires : Non calculé, création il y a 6 mois Forme juridique : EURL au capital de Exercice comptable : du au COM & VILLE Effectif : 9, embauches au 1 er septembre et au 1 er octobre Horaires d ouverture : 8 h 18 h Tél. : Fax : Mél : com&ville@free.fr Immatriculation : RCS B Perpignan N SIREN :

3 Organigramme de la société COM & Ville Gestionnaire administrative et du personnel Magalie Perle Gestionnaire comptable et financier Martin Lemarc (temps partiel 20 h) Directeur Thomas Pilot Office Manager Pierre Marcé Infographiste Justine Monfort Maquettiste Julia Garnier Employée (travailleur handicapé) Reponsable commercial Didier Portal Commercial Laurence Galy Employée Mise en situation Vous êtes en première professionnelle Gestion-Administration et durant les vacances scolaires d hiver (du 25 février au 8 mars), vous avez signé un Contrat de travail à durée déterminée (CDD) au sein de cette entreprise. Vous êtes l assistant(e) de Magalie Perle, gestionnaire administrative et du personnel. Vos missions sont principalement basées sur la mise à jour des dossiers du personnel et les formalités liées, dans le respect de la législation du travail. Vous avez à votre disposition un bureau équipé d un ordinateur muni d une suite bureautique (Microsoft Office, Open Office ), un accès à Internet, une imprimante laser couleur, un scanneur et un poste téléphonique. Commercial Éric Roman Employé 26 Partie 1 La gestion administrative courante du personnel

4 Mission 1 Le décompte du temps de travail effectif des salariés Nous sommes le mardi 5 mars. Vous devez poursuivre le travail de Magalie, en arrêt pour 15 jours, et procéder au décompte du nombre d heures effectuées par les employés au mois de février pour détecter les heures supplémentaires éventuellement accomplies. Selon la documentation fournie et sachant que l agence n a pas d accord de branche particulier, ce sont les taux fixés par la loi qui sont appliqués. Vous devez achever la rédaction de trois fiches de décompte des heures manquantes, à transmettre à l expert-comptable avant la fin de la journée pour établissement des bulletins de paie et virement des salaires. Document 1 Le calcul des heures supplémentaires Les heures supplémentaires se définissent comme les heures effectuées au-delà de la durée légale du travail : 35 heures par semaine. Elles donnent lieu à une majoration de salaire dont le taux est fixé par convention ou accord collectif et ne peut être inférieur à 10 %. À défaut d accord ou de convention, le taux de majoration est fixé à : 25 % pour les 8 premières heures ; 50 % à partir de la 44 e heure. En outre, depuis le 1 er octobre 2007, le taux de majoration applicable de la 36 e à la 39 e heure est fixé dans les entreprises de 20 salariés et moins comme dans les autres entreprises, à 25 % (au lieu de 10 % auparavant), sauf accord collectif fixant un taux différent qui peut être de 10 %. Seuls sont concernés : les ouvriers, les employés, les agents de maîtrise. Sont exclus du dispositif : les cadres dirigeants, les cadres intermédiaires. Source : Cas n 2 La gestion administrative des temps de travail 27

5 Annexe A MOIS DE : FÉVRIER NOM : ROMAN PRÉNOM : Éric DÉCOMPTE DES HEURES EMPLOI : Commercial QUALIFICATION : Employé MATIN APRÈS-MIDI HEURES EFFECTUÉES Semaine de janvier 28 HEURES NORMALES HEURES SUP 25 % HEURES SUP 50 % V 1 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 7 S 2 D L 4 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 30 M 5 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 6 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 30 J 7 8 h 30 à 12 h h 00 à 18 h 30 V 8 9 h 00 à 12 h h 00 à 17 h 00 S 9 D 10 L 11 8 h 30 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 12 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 30 M 13 8 h 30 à 12 h h 30 à 18 h 30 J 14 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 30 V 15 8 h 30 à 12 h h 30 à 16 h 30 S 16 D 17 L 18 8 h 30 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 19 8 h 30 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 20 8 h 30 à 12 h h 00 à 18 h 00 J 21 9 h 00 à 12 h h 00 à 17 h 00 V 22 8 h 30 à 12 h h 30 à 16 h 30 S 23 D 24 L 25 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 26 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 27 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 J 28 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 V 1 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 S 2 D 3 Total des heures du mois 28 Partie 1 La gestion administrative courante du personnel

6 Annexe B DÉCOMPTE DES HEURES MOIS DE : FÉVRIER NOM : GALY EMPLOI : Commercial PRÉNOM : Laurence QUALIFICATION : Employé MATIN APRÈS-MIDI HEURES EFFECTUÉES HEURES NORMALES HEURES SUP 25 % HEURES SUP 50 % Semaine de janvier 28 V 1 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 7 S 2 D 3 L 4 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 5 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 6 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 J 7 8 h 30 à 12 h h 00 à 18 h 30 V 8 9 h 00 à 12 h h 00 à 17 h 00 S 9 D 10 L 11 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 12 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 30 M 13 8 h 30 à 12 h h 30 à 18 h 30 J 14 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 V 15 8 h 30 à 12 h h 30 à 16 h 30 S 16 D 17 L 18 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 19 8 h 30 à 12 h h 00 à 18 h 30 M 20 8 h 30 à 12 h h 00 à 18 h 00 J 21 9 h 00 à 12 h h 00 à 17 h 30 V 22 8 h 30 à 12 h h 30 à 16 h 30 S 23 D 24 L 25 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 26 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 M 27 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 J 28 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 V 1 9 h 00 à 12 h h 00 à 18 h 00 S 2 D 3 Total des heures du mois Cas n 2 La gestion administrative des temps de travail 29

7 Mission 2 La conception d un planning pour la gestion des congés payés Vous aviez convenu avec Magalie Perle de réaliser ensemble le planigramme des congés d été. Aussi, vous prenez l initiative de de vous avancer dans le travail en réalisant cette tâche. Vous en aviez déjà discuté avec elle et aviez convenu la structure du planigramme suivante : partage en deux tableaux (un pour chacun des deux mois d été), indication des jours de la semaine avec la date (le 1 er juillet sera un lundi), indication des noms des neuf salariés. Vous utilisez votre tableur habituel et créez le planigramme des congés payés. Annexe A Nom du répertoire et du fichier créé Unité de stockage et répertoire :... Fichier :... Mission 3 La tenue du planning des congés payés Quelques jours après, vous récupérez les fiches de vœux de congés de l ensemble des salariés de l agence. Il convient d analyser au plus près chaque demande (en notant toute remarque en observation sur la fiche) avant de renseigner le planning précédemment créé. Vous relisez les notes prises lors d échanges avec Magalie Perle. Document 1 Réglementation des congés payés Vérifier les principales dispositions à ce sujet en consultant les sites suivants : Consignes pour les congés d été La maquettiste et l infographiste ne doivent pas être absentes en même temps. Les deux commerciaux ne doivent pas prendre leurs congés en même temps. Privilégier, dans le choix des dates, les salariés ayant des enfants. Cas n 2 La gestion administrative des temps de travail 31

8 Annexe A Résultats de votre recherche Annexe B Nom Prénom Emploi Situation de famille Nombre d enfants 2 Pilot Thomas Directeur Marié Téléphone Date d entrée dans l entreprise 1 er septembre Nombre de jours acquis jusqu au 30/06 Nombre de jours pris 4 jours Nombre de jours à prendre Dates souhaitées : du 08/07 au 14/07 et du 12/08 au 18/08 Remarque : Nom Prénom Marcé Pierre Emploi Office manager Situation de famille Vie maritale Nombre d enfants 1 Téléphone Date d entrée dans l entreprise 1 er septembre Nombre de jours acquis jusqu au 30/06 Nombre de jours pris 6 jours Nombre de jours à prendre Dates souhaitées : du 01/07 au 07/07 et du 29/07 au 03/08 Remarque : Nom Prénom Perle Magalie Emploi Gestionnaire administrative et du personnel Situation de famille Mariée Nombre d enfants 2 Téléphone Date d entrée dans l entreprise 1 er octobre Nombre de jours acquis jusqu au 30/06 Nombre de jours pris 5 jours Nombre de jours à prendre Dates souhaitées : du 29/07 au 11/08 Remarque : 32 Partie 1 La gestion administrative courante du personnel

9 Mission 4 La validation des congés payés Votre activité sur la gestion administrative des temps de travail se termine. Vous devez, pour la finaliser, après validation du planning par Thomas Pilot, directeur, informer chaque salarié des congés accordés. Document 1 Annexe A Consignes pour le document de validation Créer le courrier type à en-tête avec : le nom et prénom du salarié, l emploi et la qualification du salarié, les dates de congés d été accordés, les dates éventuelles de congés spéciaux, les dates de formation envisagée, une case pour la signature du directeur, une case pour la signature du salarié. Nom du répertoire et du fichier créé Unité de stockage et répertoire : Fichier : Mission 5 Le calcul du solde des congés payés Martin Lemarc, gestionnaire comptable et financier, souhaite avoir une vision globale de la position de chaque salarié en termes de congés payés. Vous faites le nécessaire en suivant ses consignes laissées par mémo. Document 1 Annexe A MÉMO À : Assistant(e) gestionnaire administratif(ve) et du personnel De : Martin Lemarc, gestionnaire comptable et financier Cc : Date : 7 mars Objet : Calcul du solde des congés payés Commentaires : Cher(e) assistant(e), Créer un tableau récapitulatif de tous les salariés avec : les congés acquis pour l année précédente jusqu au 31/05, les congés acquis pour l année en cours jusqu au 30/06, les congés pris, inclus les congés d été, le solde des congés à prendre. Merci de réaliser ce document au plus tôt. Martin Lemarc Nom du répertoire et du fichier créé Unité de stockage et répertoire : Fichier : Partie 1 La gestion administrative courante du personnel